広告代理店、 広告代理店、ウェブ制作会社 ウェブ制作会社の 制作会社の方へ ディレクタスのＥメール配信業務代行サービス クライアントのメルマガ配信業務をディレクタスに委託してみませんか？ 御社の元でメルマガ配信業務を代行いたします。 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] ディレクタスのＥメール配信業務代行サービス Ｅメール配信業務でお困りではありませんか？ ディレクタスは、Ｅメール配信業務における初期設計から本番配信業務、 レポーティング業務までをフルサポートします。 御社スタッフ 御社スタッフの スタッフの業務を 業務を格段に 格段に軽減 煩雑なEメール配信業務をディレクタスに委託すること で、御社のスタッフは売上や効果をさらに上げること に時間を使うことができます。 正確な 正確なオペレーションで オペレーションで安定した 安定した配信 した配信 配信専門の担当者がオペレーションを行っていま すので、ミスのない安定したＥメール配信が行えま す。 個人情報漏洩の 個人情報漏洩のリスクを リスクを管理 配信オペレーションは、セキュリティルーム内で運 営されているため、不特定者が個人情報を取り扱う ことはありません。 1 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] ディレクタスのＥメール配信業務代行サービス ディレクタスは、Ｅメール配信業務における初期設計から本番配信業務、 レポーティング業務までをフルサポートします。 ディレクタスのＥメール配信業務代行サービス １ 2 初期設計サービス （運用設計～DB設定） 3 メール配信代行サービス （配信設定～本番配信） オプション （レポート作成など） ディレクタスは、さまざまなＡＳＰサービスの配信システムを利用しており、国内の主要な配信システムの オペレーションを行うことができます。ＡＳＰサービスの配信システムを利用中でも、自社独自の配信シス テムを利用中でも配信業務をご依頼いただくことが可能です。弊社は独自でメール配信システムを保有し ておりませんので、お客様のビジネス形態にあった配信システムをお勧めできます。 2 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] 自社内でメルマガを配信しているとこんなに危険！ 御社内で担当者自身がメルマガを配信していませんか？ 個人情報管理やリスク管理の観点から、それはとても危険なことなのです。 危険１ 危険２ メールを配信した後に記載した金額が 間違っていたことに気づいた！確認か ら漏れていたミスがあった・・・。 原稿を間違って配信してしまった！お得意さ まだけのセール情報の原稿だったのにすべ てのお客さまへ配信してしまった・・・。 配信時間のギリギリまで原稿を作ることもしばし ば。そのようなときに原稿のチェックがおろそか になりがちです。 メルマガ担当者、配信担当者の確認モレにより、 配信対象のリストとメール原稿のセッティングを 間違えることで、この事故が発生します。 価格や製品名、お取引先企業名やお客様のお 名前などの記載ミスは自社の信頼を大きく損ね てしまいます。 すでに購入いただいているお客さまに同一商品 のご案内を送ることは、重大なクレームにつなが ります。 3 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] 自社内でメルマガを配信しているとこんなに危険！ 危険３ 危険４ 席を離れている間にメルマガが勝手に配 信された！まだ原稿は完成してなかった のにー！誰が私のパソコンを触ったの？ メールは配信しているけれども、うまくいっ ているのかよくわからない・・・。 Ｅメール配信業務は担当者を厳密に管理して いないと、事故が起こったときに原因や被害範 囲を特定できません。 忙しい担当者の方はついつい前回の配信結 果レポートを見ないまま、さまざま業務に追わ れて惰性的に次の原稿を作ってしまいます。 第三者が操作を行った場合、悪意がなくとも重 要な情報が流出する危険性があります。 前回の配信結果より「何が成功したか」「どの 点が悪かったか」というような振り返りをするこ とがなく、効果の低いメールをムダに出し続け ることになってしまいます。 誰が個人情報にアクセスできるのか、誰が配 信オペレーションを行ったか、管理しておく必要 があります。 4 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] 自社内でメルマガを配信しているとこんなに危険！ 危険５ 危険６ 自分のパソコンがウイルスに感染！ お客様の情報が流出！！ 担当者が自分の使用しているパソコンでメール 配信を行っていると悪意のあるウイルスに感染 した場合、パソコン内に入っているお客様の情 報が流出する場合があります。 メール配信業務においては、正しく管理されて いるパソコンで操作する必要があります。また お客様の個人情報はセキュリティの確保された 環境で操作する必要があります。 関係ない人にお客様の個人情報を メールで送ってしまった！ お客さまの個人情報が記載されたファイルを担当 者にメールに添付して送ったつもりが、間違えて 他社の人に送ってしまった・・・。 個人情報はセキュリティのかかっているサーバに 保存されているから安全と思っていませんか？個 人情報の漏洩はこのような初歩的ミスで発生する ケースが多く、担当者の個人情報取り扱いに対す る意識の低さに原因があります。 ディレクタスのＥメール配信業務代行サービスなら安心してメール配信を実施できます。 安心できるディレクタスの管理体制については9ページ以降に掲載！ 5 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] ディレクタスのＥメール配信業務代行サービス １ 2 初期設計サービス （運用設計～DB設定） 配信システムの選定 • ビジネス形態にあった最適なシステム を選定 • 国内の主な配信ASPサービスに対応可 能 運用設計 • 入稿～本配信までのフロー設計 • 配信スケジュール • 個人情報取り扱いルール 仕様書作成 • データ項目（フィールド型、フィールド名、 byte数など） • from、reply-toアドレス • DBの抽出ルール 配信システム設定 • 仕様書をもとに設定 3 メール配信代行サービス （配信設定～本番配信） 配信リスト設定 • • • • • 配信リストの整形 重複データ、機種依存文字等のチェック 抽出条件設定 データWチェック データ処理完了（配信予定数）の報告 配信原稿設定 • 原稿・件名・fromの設定 • ディレクタス内部でのテスト配信による メールのチェック・Wチェック • メーラー検証 • 最終的な配信設定確認・承認 テスト配信 オプション （レポート作成など） レポート 配信レポート：配信数、エラー数（率）、 開封数（率）、クリック数（率） アンケートレポート（単純集計、クロス集 計など） フォーム制作 ※設問設計・デザインは含みません アンケートフォーム 登録情報変更フォーム オプトアウトフォーム データクリーニング モバイルメール配信 • 各関係者宛てにテスト配信（必要に応じ た日時・回数にて配信） • テスト配信完了の報告 本番配信 • クライアント承認 • 配信完了（配信件数・配信処理開始時 刻・配信処理完了時刻）の報告 6 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] ディレクタスのＥメール配信業務代行サービス ディレクタスにＥメール配信業務を委託するメリット メリット１ 正確な配信オペレーションで安定した 配信ができる トレーニングを受けた専門スタッフが業務を行っています。ディレク タスでは原稿確認も行うことができますので、ＵＲＬの記載ミスや価 格表記のミス ミスなどを ミスなどを未然 などを未然に 未然に防ぐことができます。配信オペレーショ ぐことができます ンをディレクタスに委託することによって、Wチェックの体制を作るこ ともできます。 メリット３ 御社スタッフの業務を格段に軽減 メルマガ配信にかかる作業時間だけで平均してひとつのメールあ たり3.5時間とも言われています。そのほか、原稿の制作を含める とかなりの時間を作業に費やすことになります。煩雑 煩雑な 煩雑な配信業務を 配信業務を ディレクタスに ディレクタスに委託することで 委託することで、 することで、御社の 御社のスタッフは スタッフは売上や 売上や効果をさら 効果をさら に上げるために「 げるために「考えること」 えること」に時間を 時間を使うことができます。 メリット２ 個人情報漏洩のリスクを管理できる 配信オペレーションは、セキュリティルーム セキュリティルーム内 セキュリティルーム内で運営されてい 運営されてい て個人情報に 個人情報にアクセスできる アクセスできる人 人 が 制限されているため 制限 されているため、 できる されているため、不特 定者が 定者が個人情報を 個人情報を取り扱うことはありません。また、担当スタッ うことはありません フはプライバシーマークに基づき個人情報管理について厳格 な運用を実施しています。 メリット４ プライバシーマークを取得済み ディレクタスはダイレクトマーケティング事業を運営する上で個 人情報の運用が非常に重要であると認識しています。そのた め、個人情報保護の徹底をはかり、「 「プライバシーマーク」 プライバシーマーク」を取 得し、厳密な運用を行っております。 7 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] コラム Ｅメール配信業務を効率的にする工夫 著者プロフィール 株式会社ディレクタス 株式会社ディレクタス 取締役 荒木慎二 意外と 意外と大変？ 大変？メール配信業務 メール配信業務 運用フロー 運用フロー整理 留意するポイント フロー整理の 整理の際に留意する するポイント （１）細かくし過 かくし過ぎない 運用フローは作業の手順を細かく定義するものではありません。あくまで作業の流れを把握す るものなので、作業手順をマニュアルのように詳細に記載する必要 はありません。ただし、担 当者が複数人にまたがる作業については、簡単な作業でも別の作業工程として区分けした方 がよいです。 実際に携わられた方なら理解できるかもしれませんが、メールの配信業務は意外と苦労 するものです。1つひとつの作業自体の難易度はそこまで高いものではないのですが、 メールコンテンツ、データ（配信するリスト）、配信システムへの設定といった、さまざまな異 なる要素を考慮しなければいけません。 （２）作業工程の 作業工程のインプットと インプットとアウトプットを アウトプットを意識する 意識する 作業工程を考えるとき、その作業工程に必要なもの（インプット）は何か、その工程が完了したと きにできてくるもの（アウトプット）は何かを意識して作成し ます。もし、インプットとアウトプットが 変わらない工程があれば、その工程は実施する意味がないので、削減できるものと考えられま す。 また、 WEBページと違って、コンテンツが完成した後に、配信システムへの設定作業の手 間があるため、スケジュール的にも詰まった進行になることが多い事もその 一因かと思い ます。また、このことがメール配信での作業ミスを誘発する原因となっているのではないで しょうか。 （３）修正（ 修正（手戻り 手戻り）があることを前提 があることを前提で 前提で考える 業務の性質上、メール配信の作業には、必ず何らかの修正（手戻り）が発生することを前提にし た方がよいです。特に修正が発生しそうな工程には、修正が発生 した場合に、どのような対応 となるのかフローの中で考慮しておきます。 それでは、メール配信業務でミスを少なくし、かつ効率的に作業をするためにどのような 工夫ができるでしょうか。その1つとして運用フローを整理することを おすすめします。 全体最適の 全体最適の視点で 視点で改善する 改善する 運用フロー 運用フローとは フローとは 運用フローとは、誰が何をするのか、作業の流れをフローチャートに表したものです。 縦軸を作業者、横軸を時間軸 として、1つの作業工程を1つ のボックスとして作業の流れを まとめたシートとなります。 運用フローを整理する際は次 のことに留意します。 このようにして運用フローをまとめることでどのようなことがわかるでしょうか。 このシートを作ってみると、全体としてどのような作業があるのか、どこにボトルネックがあるの か見通しを立てやすくなります。 例えば、ある作業が同じタイミングで同じ担当者が実施している場合、作業のタイミングをずら せないか、別の担当者が作業できないかなど検討します。また、 手戻りの発生がメール配信業 務の非効率を生んでいる場合が多く見られます。そこで原稿がデグレード（先祖がえり）してしま い、ミスを誘発する原因にもなっているようです。手戻りはある程度発生するのは仕方ないこと ではありますが、それを最小限にする工夫はぜひとも検討すべきことです。 配信をミスなく実施するという意味では、メールを配信するまでの作業が大切なのですが、メー ル配信結果の分析や問合せ対応など、メール配信した後の運用フ ローも重要です。また、メー ル配信の業務が複数同時に進行する場はその業務のかぶりも考慮する必要があるでしょう。 8 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] ディレクタスの管理体制 ディレクタスはＥメール配信業務サービスを 行うにあたって、万全の管理体制を設けております。 御社内で配信業務を行うより、安全で確実な運用が 可能です。 オペレーションルームの監査もお受けしております。下記担当者までお問い合わせください。 オペレーションルーム監査のお問い合わせ・お申し込みはＥメールもしくはお電話で Email: info＠directus.co.jp TEL: 03-5719-7090 担当：金子、金田 他の企業様の個人情報もお預かりしているため、セキュリティルームに入室いただくことはできません。希望日の1ヶ月前までにお申し込 みください。お客様の業種・業態によってお断りする場合もございますので、あらかじめご了承ください。 9 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] ディレクタスの管理体制 個人情報管理/オペレーション体制 ビル/事務所はALSOKによる365日24時間警備、ビル入口各所に監視カメラ有り 事務所は常時施錠しており、社員だけが知る暗証番号によって入室できるようにしております。また、事務所内が無人の時は、ビ ルの入口でカードキーを使わなければ、エレベータで事務所フロア（2階）へ上がることができません。 お客様など、従業員以外の事務所への入室時に、受付表への記入を求めることによって、入退室を管理しております。 オペレーションルームは、オペレーションルームメンバーのみが知る暗証番号によって、入室できる人が限られております。また、 入室者と時刻を記録することによって、入退室管理をしております。 サーバや個人情報保護のためのクライアントPC、印刷された個人情報などは、常時施錠されたオペレーションルーム内に設置す ることによって、事務所内で物理的に隔離しております。 サーバはオペレーションルーム内の施錠されたキャビネット内に設置しております。また、サーバ自体にも施錠することによって、 厳重な盗難対策を行っております。 オペレーションルーム内のPCはワイヤーロック施錠により盗難対策を行っております。 10 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] 株式会社ディレクタス 会社概要/サービス概要 ディレクタスは継続的なPDCAサイクルの実現によってプロジェクトの成功を目指します 会 社 名 ： 株式会社ディレクタス 所 在 地 ： 〒141-0031 Eメールマーケティング 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 設 立 ： 導入サポート・コンサルティング 戦略立案/システム選定支援/コミュニケ―ション設計/運用設計/コンテンツ設計 /PDCAサイクル設計 運用サポート メールコンテンツ企画・制作/配信オペレーション代行/PDCAサイクル運営 1993年9月 効果測定・分析 資 本 金 ： 1,000万円 経 営 陣 ： 代表取締役 岡本 泰治 専務取締役 望月 一茂 取 締 役 荒木 慎二 取 締 役 新名 佐代 取 締 役 西田 徹（Ｅメールマーケティング研究所代表） メールレスポンス分析/ログ分析/顧客分析/アンケート設計・実施・分析 Omniture SiteCatalyst® Omniture SiteCatalyst®導入・運用支援 Omniture SiteCatalyst®×Eメールマーケティング 従 業 員 ： 29名（2009年11月現在） 事業概要 ： Eメールマーケティングに関するコンサルティング・企画・制作・ 運営代行・分析 インターネットマーケティングに関するコンサルティング・企画・ 制作 関連会社 ： 株式会社Ｅメールマーケティング研究所（100％出資子会社） 主要取引先 （敬称略） ： 全日本空輸株式会社 東洋ゴム工業株式会社 日本ユニシス・サプライ株式会社 株式会社リクルートスタッフィング ワールド・ファミリー株式会社 株式会社i.JTB 日産自動車株式会社 万有製薬株式会社 株式会社ワコール ほか eCRM 既存顧客・見込み顧客を対象とした会員制サイトの企画・制作・運営 One-to-Oneメールの企画・制作、パーソナライズドWebページの企画・制作 顧客コミュニケーションコンテンツの企画・制作 印刷物企画・制作 各種キャンペーンの企画・運営管理 効果測定・分析 モバイルマーケティング モバイルメールマーケティング導入・運用支援 モバイルサイト企画・制作 各種プロモーション企画 効果測定・分析 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected] 11 お問い合わせ Ｅメール配信業務代行サービス、Ｅメールマーケティングについての 詳しいお問い合わせ・お申し込みはＥメールもしくはお電話で。 Email: info＠directus.co.jp TEL: 03-5719-7090 担当：金子、金田 12 Copyright(C),2010 Directus Inc. 株式会社ディレクタス 東京都品川区西五反田2-23-5 ジニアスビル2F TEL：03-5719-7090 FAX：03-5719-7091 http://directus.co.jp [email protected]
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