6
Grundlagen für Qualitätsaudits
Zertifizierungsvorgaben für VDA 6.1, VDA 6.2, VDA 6.4
6. überarbeitete Ausgabe, Februar 2016
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Qualitätsmanagement
in der Automobilindustrie
VDA QMC Gelbband 2016
Verband der
Automobilindustrie
6. überarbeitete Ausgabe, Februar 2016
Verband der Automobilindustrie e.V. (VDA)
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Zertifizierungsvorgaben für VDA 6.1, VDA 6.2, VDA 6.4
VDA QMC Gelbband 2016
Grundlagen für Qualitätsaudits
Verband der Automobilindustrie e.V. (VDA)
Qualitäts Management Center (QMC)
10117 Berlin, Behrenstraße 35
Gesamtherstellung:
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Gedruckt auf chlorfrei gebleichtem Papier
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Copyright 2015 by
VDA QMC Gelbband 2016
ISSN 0943-9412
Gelbband: Online-Dokument Feb. 2016
Auch die VDA 6.1-, VDA 6.2- und VDA 6.4-Regelwerke stellen eine Empfehlung dar, die jedermann frei zur Anwendung stehen. Wer sie allerdings
rd
im Rahmen einer 3 party Zertifizierung anwendet, hat für die voll umfängliche Umsetzung des VDA Bandes 6 „Grundlagen für Qualitätsaudits“ Sorge
zu tragen.
Dieser VDA-Band berücksichtigt den zum Zeitpunkt der jeweiligen Ausgabe
herrschenden Stand der Technik. Durch das Anwenden der VDA-Empfehlungen entzieht sich niemand der Verantwortung für sein eigenes Handeln.
Jeder handelt insoweit auf eigene Gefahr. Eine Haftung des VDA und derjenigen, die an VDA-Empfehlungen beteiligt sind, ist ausgeschlossen.
Jeder wird gebeten, wenn er bei der Anwendung der VDA-Empfehlung auf
Unrichtigkeiten oder die Möglichkeit einer unrichtigen Auslegung stößt, dies
dem VDA umgehend mitzuteilen, damit etwaige Mängel beseitigt werden
können.
Urheberrechtsschutz
Diese Schrift ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der
engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des VDA
unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in
elektronischen Systemen.
Übersetzungen
Diese Schrift wird auch in anderen Sprachen erscheinen. Der jeweils aktuelle Stand ist im Web-Shop des VDA QMCs ersichtlich.
Vorwort
Kürzere Modellzyklen und Entwicklungszeiten, sich verstärkender internationaler Wettbewerb und steigender Kostendruck verlangen in der Automobilindustrie nach neuen Organisationsformen und kürzeren Informationswegen. Es werden höhere Erwartungen an die Produkte gestellt und die
3
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Der Verband der Automobilindustrie (VDA) empfiehlt seinen Mitgliedern, die
VDA-Regelwerke bei der Einführung und Aufrechterhaltung von QM-Systemen anzuwenden.
VDA QMC Gelbband 2016
Haftungsausschluss und unverbindliche Empfehlung des VDA
In der 2. Auflage wurde der Weiterentwicklung von QualitätsmanagementSystemen im Rahmen der internationalen Harmonisierung und den damit
eingehenden Anpassungen der internationalen Normen und Regelwerke in
der Automobilindustrie Rechnung getragen. Es wurden die Neuausgabe der
Normenreihe DIN EN ISO 9000 ff. und Forderungen aus den Regelwerken
E.A.Q.F. (Evaluation d’Apitude Qualite Fournisseurs, Frankreich) und
AVSQ (Associazione nazionale dei Valutatori di Sisterni Qualità, Italy) integriert.
Im Rahmen der gegenseitigen Anerkennung von Audits sowohl zwischen
den Automobilherstellern und Lieferanten untereinander als auch von Zertifikaten durch unabhängige, anerkannte Zertifizierungsgesellschaften war es
erforderlich, die Forderungen, Regeln und Abläufe in einem eigenen Band
näher zu beschreiben und für alle Betroffenen aktuell zur Verfügung zu stellen.
Dieser Band richtet sich deshalb an:

Organisationen, die ein Qualitätsmanagementsystem nach einem der
VDA-Qualitätsstandards einrichten und zertifizieren lassen wollen,

Organisationen, die ein Qualitätsmanagementsystem nach einem der
VDA-Qualitätsstandards auditieren lassen wollen,

Organisationen, die die QM-Systeme, Prozesse und Produkte ihrer
Lieferanten nach der in diesem Band enthaltenen Bewertungssystematik bewerten wollen und

vom VDA QMC zugelassene Zertifizierungsgesellschaften.
In dem Band sind folgende Forderungen geregelt:

Qualifikation der Auditoren von Systemaudits bei Zertifizierungsgesellschaften, Automobilherstellern und Zulieferanten,

Vorgehen bei der Auditierung von QM-Systemen,

Ablauf des Zertifizierungsverfahrens.
4
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Bereits die ersten Ausgaben des 1991 herausgegebenen Bandes 6 der
VDA-Schriftenreihe „QM in der Automobilindustrie“, der auf der Basis der
Normen DIN ISO 9001:1989 und DIN ISO 9004:1989 von Herstellern und
Zulieferanten gemeinsam erarbeitet wurde, fand in ganz kurzer Zeit eine
überzeugende Resonanz.
VDA QMC Gelbband 2016
Produkthaftung von einer neuen Rechtsgrundlage betrachtet. Um den Forderungen gerecht zu werden, hat der VDA seine Qualitätsstandards in den
Rot- und Blau-Gold-Bänden beschrieben.
Die 4. Auflage ersetzte zum 01. Mai 2006 die 3. Auflage des VDA-Bandes
6 „Grundlagen für Qualitätsaudits – Auditierung und Zertifizierung“ aus dem
Jahr 2004.
Diese 5. Auflage ersetzt zum 01. Januar 2009 die 4. Auflage des VDABandes 6 „Grundlagen für Qualitätsaudits – Auditierung und Zertifizierung“
aus dem Jahr 2006.
Diese 6. Auflage ersetzt zum 01. Januar 2017 die 5. Auflage des VDABandes 6 „Grundlagen für Qualitätsaudits – Auditierung und Zertifizierung“
rd
aus dem Jahr 2008. Spätestens ab diesem Datum sind alle 3 party-Audits
nach VDA 6.1, 6.2 und 6.4 gemäß dieser 6. Auflage durchzuführen.
In dem vorliegenden Band sind die bis zum Redaktionsschluss vorliegenden Umfänge berücksichtigt, die auf die VDA-Auditierung und VDAZertifizierung Einfluss haben:

Ergänzungen, Erkenntnisse und Hinweise der Zertifizierungsgesellschaften,

Ergänzungen und Erkenntnisse aus den VDA-Arbeitskreisen,

Erweiterungen aus dem Bereich anderer VDA-Regelwerke,

„Abgestimmte Auslegung / Interpretation“ (SI)

„Häufig gestellte Fragen” (FAQ)
5
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Die 3. Auflage ersetzte zum 01. April 2004 die 2. Auflage des VDA-Bandes
6 „Grundlagen für Qualitätsaudits – Auditierung und Zertifizierung“ aus dem
Jahr 1999.
Die Synopsen mit den Forderungen der VDA-Bände, die auf unterschiedlichen Regelwerken basierten, sind in den jeweiligen VDA-Bänden enthalten
und wurden nicht mehr Bestandteil dieser Ausgabe.
In der Ausgabe wurden die bis zum Redaktionsschluss vorliegenden Ergänzungen und Erweiterungen aus den VDA-Arbeitskreisen, der Weiterentwicklung der QM-Systeme sowie die Erweiterungen aus dem Bereich
der Norm ISO/TS 16949, soweit sie auf die VDA-Auditierung und VDAZertifizierung Einfluss haben, berücksichtigt.
VDA QMC Gelbband 2016
Von den VDA Bänden können nicht nur Organisationen aus der Automobilbranche profitieren. Auch über die Automobilindustrie hinaus können Unternehmen für den Auf- bzw. Ausbau ihrer QM-Systeme daraus viele Anregungen entnehmen.
Die mitgeltenden Unterlagen zu diesen Vorgaben werden ggf. in den nachstehenden Regeln: „Abgestimmte Auslegungen / Interpretationen“ (SI) und „Häufig gestellte Fragen” (FAQ) festgelegt, die durch den VDA QMC in Abstimmung mit dem VDA QMC-Arbeitskreis 6 nach Bedarf herausgegeben werden:

eine „Abgestimmte Auslegung / Interpretation“ (SI) ändert oder ergänzt Vorgabe(n),

eine „Häufig gestellte Frage” (FAQ) ist eine Erklärung einer bestehenden Regel oder Vorgabe,
Diese Regelungen (SI / FAQ inkl. Berechnungsbeispiele für Manntage)
werden nach Veröffentlichung dieser Ausgabe über die VDA QMCHomepage zur Verfügung gestellt und haben ab dem Zeitpunkt der Veröffentlichung einen verbindlichen Charakter.
Wir danken all denen, die an der Ausarbeitung dieses Bandes mitgewirkt
haben und uns Anregungen bei der Erarbeitung und zur Verbesserung gegeben haben.
Berlin, im Februar 2016
VDA QMC Gelbband 2016
VERBAND DER AUTOMOBILINDUSTRIE E.V. (VDA)
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In dieser Ausgabe sind die Zertifizierungsvorgaben für die VDA 6.1, VDA 6.2
und VDA 6.4 (im Folgenden auch „VDA 6.x-Regelwerke“ genannt) festgelegt.
6
1
Allgemeines
13
1.1
QM-System (QM-System) in der Automobilindustrie
13
1.2
Regelwerke der Automobilindustrie
15
1.3
Dokumentation eines QM-Systems
15
1.4
Auditierung im Qualitätsmanagement
15
1.4.1
Systemaudit
16
1.4.2
Prozessaudit
16
1.4.3
Produktaudit
17
1.4.4
Unterscheidungskriterien System-, Prozess- und Produktaudit
17
1.5
Audittypen
19
1.6
Geltungsbereich der VDA-Regelwerke 6.1, 6.2 und 6.4
19
1.6.1
Geltungsbereich VDA 6.1
19
1.6.2
Geltungsbereich VDA 6.2
20
1.6.3
Geltungsbereich VDA 6.4
20
1.7
Allgemeiner Überblick über die ersten 3 Jahre des
Zertifizierungszyklus von VDA 6.1, VDA 6.2 und VDA 6.4
21
2
Anforderungen an Zertifizierungsgesellschaften
22
2.1
Anforderungen an Zertifizierungsgesellschaften zur Zulassung
durch das VDA QMC
22
2.2
Sicherstellung der Unbefangenheit und Unabhängigkeit
23
2.2.1
Gefährdung der Unbefangenheit und Unabhängigkeit
24
2.3
Vertragliche Anforderungen des VDA QMC
24
2.3.1
Vertragsgeschäftsstelle der Zertifizierungsgesellschaft
25
2.4
Aufrechterhaltung der VDA QMC-Zulassung
26
2.4.2
Geschäftsstellen-Audits
28
2.4.3
Abweichungsmanagement
29
7
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Seite
VDA QMC Gelbband 2016
Inhaltsverzeichnis
30
Anforderungen an das Managementsystem einer
Zertifizierungsgesellschaft
31
2.7
Managementbewertung der Zertifizierungsgesellschaft
33
2.8
Interne Systemaudits der Zertifizierungsgesellschaft
33
2.9
Einsprüche und Beschwerden
35
2.10
Meldung von Änderungen durch die Zertifizierungsgesellschaft
35
3
Anforderungen an den Vertrag zwischen der
Zertifizierungsgesellschaft und dem Klienten
36
3.1
Zertifizierungsvereinbarung mit Klienten
36
3.2
Meldung von Änderungen durch den Klienten
37
4
Anforderung an Ressourcen
38
4.1
Qualifikation von Personen mit Vetorecht
2.6
4.2
4.3
rd
Antragsprozess und Kriterien für 3 party Auditoren
rd
Qualifizierungsprozess für 3 party Auditoren
rd
38
39
40
4.3.1
Erst-Qualifizierungsprozess für 3 party Auditoren
4.3.2
Requalifizierungsprozess / Aufrechterhaltung (Verlängerung)
rd
der Qualifikation für 3 party Auditoren
41
4.3.3
1 /2
4.4
Der interne Witness-Auditprozess der Zertifizierungsgesellschaft 43
4.5
Qualifikation interner Systemauditoren der
Zertifizierungsgesellschaft
st
nd
party Auditor (VDA 6.1, VDA 6.2, VDA 6.4)
40
42
45
5
Allgemeine Anforderungen an den VDA 6.x Auditprozess 46
5.1
Audit- und Zertifikatszyklen
46
5.1.1
Auditzyklus
47
5.1.2
Zertifikatszyklus
48
5.3
Ermittlung der Audittage - Konzernschema
52
8
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Prozess zur Aberkennung der Zulassung als VDA QMCZertifizierungsgesellschaft
VDA QMC Gelbband 2016
2.5
55
5.4.1
Ohne Entwicklungsverantwortung
55
5.4.2
Zertifizierung von Dienstleistungsorganisationen mit Filialnetzen nach VDA 6.2.
55
5.5
Unterstützungsstandort / Unterstützungsfunktion
59
5.6
Festlegung des Auditteams
60
5.7
Auditplanung für alle Audits
61
5.7.1
Informationen des Klienten für die Auditplanung
62
5.7.2
Auditplan
62
5.8
Auditdurchführung
63
5.9
Auditfeststellungen und die Bewertung der Feststellungen
65
5.9.1
Auditfeststellungen
65
5.9.2
Bewertung der Feststellungen
68
5.9.2.1
Bewertung der Feststellungen für Audits nach VDA 6.1,
VDA 6.2 und VDA 6.4
68
5.9.2.2
Bewertungssystematik nach VDA 6.1 – Zusatzanforderungen 69
5.9.2.3
Bewertungssystematik nach VDA 6.2 – Zusatzanforderungen 72
5.9.2.4
Bewertungssystematik nach VDA 6.4 – Zusatzanforderungen 72
5.10
Auditberichterstellung
73
5.10.1
Abschlussbesprechung und -Bericht
74
5.11
Abweichungsmanagement
74
5.11.1
Verantwortung des Klienten
74
5.11.2
Verantwortung der Zertifizierungsgesellschaft
75
5.11.3
Verifizierung vor Ort
76
5.12
Zertifizierungsentscheidung
77
5.13
Erteilung des VDA-Zertifikates
78
5.13.1
Erteilung des VDA-Zertifikates nach VDA 6.1
78
5.13.2
Erteilung des VDA-Zertifikates nach VDA 6.2
79
5.13.3
Erteilung des VDA-Zertifikates nach VDA 6.4
79
9
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Ermittlung der Audittage - zulässige Reduzierungen
VDA QMC Gelbband 2016
5.4
79
6
Audits
82
6.1
Antrag auf VDA-Zertifizierung
82
6.2
Antragsprüfung
83
6.3
Voraudit
84
6.4
Erstzertifizierungsaudit
84
6.5
Stufe 1 der Erstzertifizierung (Bereitschaftsbewertung)
85
6.5.1
Planung der Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung)
85
Aktivitäten der Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung)
86
6.5.3
Entscheidung über die Bereitschaft
87
6.6
Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits
88
6.6.1
Aktivitäten der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits
88
6.6.2
Informationen für die Erteilung des VDA-Zertifikates bei
Erstzertifizierung
88
6.7
Überwachungsaudit / Aktivitäten bei der Überwachung
89
6.8
Re-Zertifizierungsaudit
90
6.8.1
Aktivitäten bei der Re-Zertifizierung
90
6.8.2
Informationen für die Erteilung des VDA-Zertifikates bei ReZertifizierungsaudit
91
7
Weitere Auditarten
93
7.1
Transferaudit
93
7.1.1
Aktivitäten vor dem Start des Transferaudits
93
7.1.2
Aktivitäten nach Abschluss des Transferaudits
95
7.2
Außerordentliche Audits
95
8
De-Zertifizierungsprozess zur Aberkennung des VDAZertifikates
97
6.5.2
10
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Der Inhalt des VDA 6.x-Zertifikates
VDA QMC Gelbband 2016
5.13.4
97
8.2
Analyse der Situation
98
8.3
Entscheidung zur Suspendierung des VDA-Zertifikates
98
8.4
Verifizierung
99
8.5
Entscheidung über Wiedereinsetzung oder Entzug
100
8.6
Entzug des VDA-Zertifikates
100
8.7
Wiedereinsetzung des VDA-Zertifikates
101
9
Geforderte Aufzeichnungen der Zertifizierungsgesellschaft
103
9.1
Aufzeichnungen über das Zertifizierungsverfahren
103
9.2
Personalakten
104
10
Begriffe und Definitionen
105
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Einleitung des De-Zertifizierungsprozesses
VDA QMC Gelbband 2016
8.1
11
12
VDA QMC Gelbband 2016
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QM-System (QM-System) in der Automobilindustrie
Der Begriff „Qualität“ veränderte seinen Inhalt schon immer im Wa ndel
der Zeit und verändert sich ständig weiter. Die Unternehmensstruktur mit ihrer Wirkung auf die Mitarbeiter und die Kunden wird immer stärker einbezogen, so dass die Entwicklung von der Produktqualität zu einer Unternehmensqualität klar erkennbar ist.
Unternehmensqualität kann nur mit einem ganzheitlichen Qualitätsmanagement innerhalb einer Organisation etabliert werden, welches alle Bereiche, Mitarbeiter, Kunden, Prozesse und die daraus resultierenden Ergebnisse einschließt, realisiert werden. Die herkömmlichen QM-Systeme
(QM-Systeme) und deren Auditierung bzw. Zertifizierung reichen hierfür
nicht mehr aus.
Das Managementsystem umfasst heute alle Bereiche einer Organisation
und alle seine Funktionen in horizontaler und vertikaler Gliederung. Managementsysteme (z. B. auch über integrierte Qualität-, Arbeitssicherheit- und
Umweltsysteme) regeln die Zusammenarbeit aller beteiligten Bereiche, decken Verbesserungspotenzial auf und beeinflussen damit entscheidend das
Unternehmensergebnis.
Eine Organisation, die auf dem Markt erfolgreich bestehen will, wird eine
Qualitätspolitik entwickeln, welche die Grundlage für den Aufbau und die
zweckmäßige Anwendung eines QM-Systems bildet. Die daraus abzuleitenden Qualitätsziele sind auf die Kundenanforderungen und -erwartungen
abzustimmen. Sie bringen die Qualitätskultur als Teil der gesamten Unternehmenskultur zum Ausdruck und sind Vorgaben für die Leistungen der
Organisation.
Es gibt kein Muster-(Qualitäts-)Managementsystem, das für jeden Anwendungsfall gleichermaßen die optimale Lösung darstellt. Das QM-System
kann nur durch das betroffene Unternehmen festgelegt werden.
Das QM-System ist funktionsfähig, wenn es folgende Bedingungen erfüllt:
-
das System ist verstanden, verwirklicht, wird aufrechterhalten, ist wirksam und wird ständig verbessert
13
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1.1
Allgemeines
VDA QMC Gelbband 2016
1
-
die Anforderungen der Gesellschaft (Arbeitssicherheit, Umweltschutz
usw.) werden einbezogen
-
das Hauptaugenmerk wird auf die Vermeidung von Risiken gelegt und
nicht auf ihre Entdeckung nach dem Auftreten von Problemen
Seine Umsetzung muss systematisch überwacht werden.
Die Qualitätsstrategie des VDA versteht sich als ganzheitliches Qualitätsmanagement entlang der Wertschöpfungskette, d.h. die Qualität von Produkten und Dienstleistungen wird als Gesamtergebnis aller Tätigkeiten in
allen Unternehmensprozessen dargelegt.
Um den Automobilherstellern, deren Lieferanten und den angegliederten
Dienstleistungs- und Servicebetrieben eine einheitliche und vergleichbare
Bewertung ihrer QM-Systeme, Prozesse, Produkte und Dienstleistungen zu
ermöglichen, hat der VDA für diese einen Qualitätsstandard der Automobilindustrie erarbeitet, der in den VDA 6-Bänden beschrieben ist (TAB 1.1):
Tabelle 1.1: Qualitätsstandards QM-System-, Prozess- und Produktaudits
QUALITÄTSSTANDARD
DER AUTOMOBILINDUSTRIE (VDA 6.x-Reihe)
VDA 6
VDA 6 QM-Systemaudit
Teil 1 (Serienprodukte)
Grundlagen für
Qualitätsaudits
VDA 6 Prozessaudit
Teil 3 Serienproduktion und Dienstleistungen
Zertifizierungsvorgaben
VDA 6
Produktaudit
Teil 5
14
VDA 6 QM-Systemaudit
Teil 2 Dienstleistungen
VDA 6 QM-Systemaudit
Teil 4 Produktionsmittel
VDA 6 Prozessaudit
Teil 7 Einzelproduktion
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die Produkte und Dienstleistungen erfüllen die Kundenanforderungen
und -erwartungen, die in den jeweiligen „Kundenspezifischen Anforderungen“ vorgegeben werden
VDA QMC Gelbband 2016
-
Mit der Herausgabe der ISO 9000-Familie ist eine Grundlage zum Aufbau
von branchenspezifischen QM-Systemen geschaffen worden, die ohne die
spezifischen Ergänzungen den Anforderungen der Automobilindustrie jedoch nicht gerecht wurde.
Deshalb wurden in der Vergangenheit international automobilspezifische
Regelungen ausgearbeitet (z. B.: VDA 6.x, EAQF, AVSQ, QS 9000, ISO/TS
16949), welche die Anforderungen der Norm branchenspezifisch erweiterten.
st
Diese Fragenkataloge und Regelwerke hatten zunächst nur für 1 party und
nd
2 party Audits (Kunden / Lieferanten) Gültigkeit. Zur Förderung der gegenseitigen Anerkennung wurden diese Regelungen für die Zertifizierung
rd
(3 party) durch zugelassene Zertifizierungsgesellschaften freigegeben.
1.3
Dokumentation eines QM-Systems
Die Dokumentation eines QM-Systems muss den Gegebenheiten des jeweiligen Unternehmens entsprechen, weil sie ein unternehmensspezifisches Regelwerk darstellt. Die zweckmäßige Dokumentation sämtlicher Arbeitsprozesse und Tätigkeiten bietet die Möglichkeit für:
-
die Darlegung der Beherrschung der Prozesse (Die Organisation muss
entsprechend der eigenen Festlegung Prozesse definieren und dafür
die Eigner einschließlich deren Aufgaben, Befugnisse / Kompetenzen
und Verantwortung festlegen)
-
die Kompetenz und Bewusstsein von Mitarbeitern
-
die Realisierung von Verbesserungsprogrammen
1.4
Auditierung im Qualitätsmanagement
Die ISO 19011 gibt eine umfassende Definition für ein Audit: „ein systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind“.
Diese Definition beschreibt treffend für alle Arten von Audits deren Zweck
und Zielsetzung, unabhängig von wem sie in welchem Auftrag auch immer
15
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Regelwerke der Automobilindustrie
VDA QMC Gelbband 2016
1.2
1.4.1
Systemaudit
Das Systemaudit bezieht sich auf die grundsätzlichen Festlegungen und Erfordernisse zum QM-System und deren praktischer Anwendung. Es berücksichtigt Gesichtspunkte der Struktur und der Funktion und betrachtet im
entscheidenden Maße das Zusammenwirken von Querschnittsfunktionen
und Querschnittsaufgaben. Bei der Auditierung werden die Vollständigkeit,
Durchgängigkeit und Wirksamkeit des installierten QM-Systems geprüft.
Die Managementfunktionen sind fester Bestandteil eines jeden Systemaudits. Abweichungen, die innerhalb eines Systemaudits festgestellt werden
und zunächst keinen systematischen Charakter erkennen lassen, sollten
innerhalb von Prozess- und/oder Produktaudits weiter verfolgt werden.
Die Grundlagen für die Auditierung von QM-Systemen gemäß den branchenspezifischen Forderungen der Automobilindustrie sind in den VDARegelwerken VDA 6.1, VDA 6.2 und VDA 6.4 ausführlich beschrieben.
1.4.2
Prozessaudit
Das Prozessaudit ist eine Methode zur unabhängigen Analyse und Beurteilung der Performance der Produktentstehungsprozesse und deren Wirksamkeit für festgelegte Produkte.
Ziel des Prozessaudit ist es potenzielle Schwachstellen betrachteter Prozesse/Prozessschritte zu identifizieren. Erkannte Schwachstellen werden
als Auditfeststellungen dokumentiert und mit Bezug auf das Produktrisikound/oder Prozessrisiko bewertet. Bewertungsrelevant ist dabei inwieweit
aus der Auditfeststellung potenzielle nichtkonforme Produkte zu erwarten
sind sowie das hieraus resultierende Risiko.
Die Auditergebnisse sind geeignet -nach Ursachenanalyse und Einführung
von Korrekturmaßnahmen- die Wirksamkeit der Prozesse zu optimieren
und damit kontinuierliche Verbesserung zu unterstützen.
16
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Nachfolgend werden die drei Auditarten Systemaudit, Prozessaudit und
Produktaudit behandelt, die sich bei entsprechender Planung sinnvoll ergänzen lassen.
VDA QMC Gelbband 2016
durchgeführt werden bzw. mit welchem Objekt oder Merkmal sie sich befassen.
1.4.3
Produktaudit
Das Produktaudit dient der Bewertung der Konformität des Produktes, der
festgelegten Produktmerkmalen im Produktrealisierungsprozess und darüber hinaus der Beurteilung der Wirksamkeit der QM-Maßnahmen an einem bestimmten Produkt in seinen verschiedenen Realisierungsstufen.
Das Produktaudit beurteilt anhand von festgelegten Qualitätsmerkmalen die
Konformität bzw. der Dienstleistung und damit die Wirksamkeit der vorhandenen qualitätssichernden Maßnahmen.
Die Grundlagen für die Auditierung von Produkten gemäß den branchenspezifischen Anforderungen der Automobilindustrie sind im VDA-Regelwerk
VDA 6.5 beispielhaft beschrieben.
1.4.4
Unterscheidungskriterien System-, Prozess- und Produktaudit
Die an sich eigenständigen und getrennt anwendbaren Auditarten weisen
Schnittmengen auf und ergänzen sich bei einer Gesamtbeurteilung der
Qualitätsfähigkeit einer Organisation.
VDA QMC Gelbband 2016
Wichtige Unterscheidungskriterien sind in der TAB 1.4.4 anhand von Beispielen dargestellt.
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Grundlagen für die Auditierung von Prozessen gemäß den Anforderungen
der Automobilindustrie sind im VDA-Regelwerk VDA 6.3 bzw. VDA 6.7 beschrieben.
17
Titel
Systemaudit
Prozessaudit
Objekt
Systeme, Prozesse des
QM-Systems,
Ablauforganisation,
Dokumentation
Prozesse, Maschinen und Produkte, Materialien,
Anlagen, Fertigungs-,
Teile und Baugruppen,
Prüf- und MontageEndprodukte/ Fahrzeuge,
prozesse, Dienstleistungs- Dienstleistungen
prozesse
Merkmale
Systemeigenschaften,
Vollständigkeit,
Wirksamkeit,
Durchführung,
Richtigkeit
Prozesseigenschaften,
Parameter,
Wirkungsgrade,
Abläufe,
Organisation
Produkteigenschaften,
Identität, Abmessungen,
Oberflächenbeschaffenheiten, Werkstoffeigenschaften, Dienstleistungsergebnisse
Unterlagen
Systembeschrei-bungen,
Handbücher und QMUnterlagen, Gesetze und
gesetzliche Vorschriften,
Geschäftspläne und
-strategien,
Kundenspezifische Anforderungen
Prozessbeschreibungen
und –vorschriften,
Fertigungs- / Prüf- und/
oder Produktionslenkungspläne,
Maschineneinstellungen,
Wartungspläne,
Prozessvorschriften,
Gesetze sowie kundenspezifische Anforderungen
Produktbeschreibungen,
Spezifikationen und /oder
Zeichnungen,
Beurteilungsmaßstäbe,
Muster, Gesetze,
Kundenspezifische Anforderungen
Forderungen
Erfüllt das System die
Forderungen der Normen,
Richtlinien und internen
Zielsetzungen sowie des
Kunden?
Ist der Prozess geeignet,
das Produkt / die Dienstleistung reproduzierbar
darzustellen?
Erfüllt der Prozess die Anforderungen des Kunden?
Entspricht das Produkt / die
Dienstleistung der vorgegebenen Spezifikation?
Erfüllt das Produkt / die
Dienstleistung die Anforderungen des Kunden?
Zweck, Ziel
Analyse von Systemen, Analyse von Prozessen,
Feststellung der System- Prozessverbesserung
konformität
Bestätigung der erreichten
Produkteigenschaften
Art
Managementwerkzeug
Technisches Controlling
Personalqualifikation
Ingenieur / Techniker oder Meister / Techniker oder Facharbeiter,
vergleichbar
vergleichbar mit prozess- Qualitätsprüfer oder verspezifischen Fachkennt- gleichbar
nissen
Auditorenqualifikation
Siehe Kapitel 4
Siehe Kapitel 4
Siehe Kapitel 4
Umfang
Gemäß Auditplan
Gemäß Auditplan
Gemäß Festlegung der Organisation im Produktionslenkungsplan, QM- bzw.
Auditplan
Dauer
Tage
Stunden bis Tage
Stunden
18
Managementwerkzeug
Produktaudit
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Gegenüberstellung Auditarten
VDA QMC Gelbband 2016
Tabelle: 1.4.4:
Es wird zwischen internen und externen Audits unterschieden:
st
Interne Audits werden als 1 party Audits bezeichnet und werden innerhalb
des jeweiligen QM-Geltungsbereiches oder eines Konzerns durchgeführt.
nd
nd
Lieferantenaudits werden als 2 party Audits bezeichnet. 2 party Audits
werden von Kunden oder von Personen im Namen der Kunden durchgeführt. Diese Audits können ggf. auch von anderen Kunden akzeptiert werden.
Externe Audits dienen dem Nachweis der Qualitätsfähigkeit gegenüber Dritrd
ten. Sie werden als 3 party Audits durchgeführt.
rd
3 party Audits werden von unabhängigen Organisationen (Zertifizierungsrd
gesellschaften) durchgeführt. Beim 3 party Audit werden externe Audits
von einer unabhängigen, akkreditierten und vom VDA QMC für VDA 6.1,
6.2 oder 6.4 zugelassenen Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt.
1.6
Geltungsbereich der VDA-Regelwerke 6.1, 6.2 und 6.4
Die Anforderungen an Stellen die Zertifizierungen durchführen sind in ISO
17021, festgelegt. Das Regelwerk VDA 6 legt die für die Regelwerke VDA
6.1, 6.2 und 6.4 besondere bzw. weitergehende Forderungen fest. Diese
Anforderungen sind in Bezug auf die VDA-Zertifikate zu erfüllen.
Der Nachweis der Erfüllung der Forderungen aus dem jeweiligen VDA 6.xRegelwerk erfolgt somit über ein VDA-Zertifikat.
1.6.1
Geltungsbereich VDA 6.1
VDA 6.1 bezieht sich auf die Qualität der materiellen Produkte der Automobilindustrie und deren Ergebnisse.
Zielgruppe sind Organisationen (Einheiten) der Automobilbranche (Automobillieferkette) die:
-
Pkw, LKW (leichte, mittlere und schwere), Busse, Motorräder sowie
andere Fahrzeuge, denen eine Straßenzulassung erteilt werden kann
-
Baugruppen, Produktionsmaterialien, Produktions- / Ersatzteile für die
oben genannte Produkte herstellen (fertigen).
19
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Audittypen
VDA QMC Gelbband 2016
1.5
1.6.2
Geltungsbereich VDA 6.2
VDA 6.2 bezieht sich auf die Qualität der Dienstleistungsprozesse die damit
die Entwicklung und Herstellung von Fahrzeugen und Fahrzeugteilen unterstützen und damit die Qualität der Produkte der Automobilindustrie beeinflussen.
Zielgruppe sind Dienstleistungs-Organisationen deren Dienstleistung direkt
oder auch indirekt die Prozesse der Automobilhersteller und Lieferanten unterstützen (z. B. Logistikdienstleister, Entwicklungsdienstleister, Labordienstleister, Messtechnikdienstleister …).
1.6.3
Geltungsbereich VDA 6.4
VDA 6.4 dient zur Bewertung von QM-Systemen im Bereich der Produktionsmittel, also der Herstellung von Maschinen, Anlagen, Vorrichtungen,
Werkzeugen und Prüfmitteln.
VDA QMC Gelbband 2016
Zielgruppe sind Organisationen (Einheiten) der Produktionsmittelherstellung
und Produktionsmittel-Lieferanten, die Einzelanfertigungen (Sondermaschinen, etc.) sowie Serienherstellung (Komponenten bzw. Standardprodukte)
und Kombinationen daraus umfassen kann.
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Darüber hinaus können sich die Organisationen, die Wärmebehandlungs-,
Schweiß-, Lackier-, Beschichtungs- oder andere Bearbeitungs- und produktionsnahe Dienstleistungsprozesse (nicht aber der Fahrzeugreinigung,
Kommissionierung, Bandbelieferung etc.) an den oben genannten Umfängen durchführen, nach der Vorgabe des Bandes zertifizieren lassen.
20
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Allgemeiner Überblick über die ersten 3 Jahre des Zertifizierungszyklus von VDA 6.1, VDA 6.2 und VDA 6.4
VDA QMC Gelbband 2016
1.7
21
2.1
Anforderungen an Zertifizierungsgesellschaften zur Zulassung
durch das VDA QMC
Eine Zertifizierungsgesellschaft muss durch das VDA QMC zugelassen sein
und einen gültigen Vertrag mit dem VDA QMC abgeschlossen haben, um
die jeweiligen VDA 6.x-Zertifikate an Klienten ausstellen zu dürfen und darauf das VDA QMC-Logo zu verwenden. Die Beantragung und der Prozess
zur Erlangung der VDA QMC-Zulassung obliegen dem VDA QMC und sind
nicht Gegenstand dieser Zertifizierungsvorgaben. Die Liste der von dem
VDA QMC zugelassenen Zertifizierungsgesellschaften für VDA 6.x Regelwerke ist verfügbar unter www.vda-qmc.de.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss eine juristische Person oder ein eindeutig definierter Bereich einer juristischen Person sein, die für alle ihre
Zertifizierungsaktivitäten rechtlich verantwortlich gemacht werden kann.
Eine Zertifizierungsgesellschaft und andere Teile derselben juristischen
Person dürfen nicht gleichzeitig als Zertifizierungsgesellschaft für QMSysteme und als Akkreditierungsgesellschaft für QM-Systeme tätig sein.
Eine Zertifizierungsgesellschaft und andere Teile derselben juristischen
Person dürfen keine Managementsystemberatung anbieten oder erbringen.
Wird eine Zertifizierungsgesellschaft Teil einer Körperschaft, darf keine
andere vom VDA QMC zugelassene Zertifizierungsgesellschaft Teil derselben Körperschaft sein.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss nachweisen können, dass sie die
wesentlichen Risiken, die aus ihren Zertifizierungsaktivitäten entstehen,
bewertet hat und dass sie über geeignete Absicherungsmaßnahmen verfügt (z. B. Versicherungen oder Rücklagen), um in Übereinstimmung mit
den Haftungsgesetzen in allen geografischen Regionen, in denen sie tätig
ist, die Verbindlichkeiten die aus ihren Tätigkeiten entstehen, abzudecken.
Eine Zertifizierungsgesellschaft muss die Gesetze und Regelungen des jeweiligen Landes, in dem sie tätig ist, einhalten.
22
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Anforderungen an Zertifizierungsgesellschaften
VDA QMC Gelbband 2016
2
Die Zertifizierungsgesellschaft muss alle internen und externen Mitarbeiter
verpflichten, jede ihnen bekannte Situation offen zu legen, die sie selbst
oder die Zertifizierungsgesellschaft in einen Interessenkonflikt bringen
könnte. Die Zertifizierungsgesellschaft muss diese Informationen nutzen,
um jede Gefahr von Befangenheit zu identifizieren, die durch die Tätigkeit
dieser Mitarbeiter oder durch die Organisation, die diese Mitarbeiter
beschäftigt, auftritt. Die Zertifizierungsgesellschaft darf nur interne sowie
externe Mitarbeiter einsetzen, die nachweisen können, dass kein Interessenkonflikt vorliegt.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss als Reaktion auf jede Beeinträchtigung
ihrer Unbefangenheit und Unabhängigkeit, die von Verhaltensweisen anderer Personen, Gesellschaften oder Organisationen ausgeht, Maßnahmen
einleiten.
Die Zertifizierungsgesellschaft, sowie ihre festangestellten und freiberuflichen Auditoren, und jeder Bereich der gleichen juristischen Person darf ihren zertifizierten Klienten in einem Zeitraum von zwei (2) Jahren vor Vertragsabschluss weder Managementsystemberatung noch standortspezifisches Auditorentraining oder interne Audits anbieten und erbringen. Diese
Einschränkung, die dazu führen kann, dass die Gültigkeit oder Zuverlässigkeit eines Audits aufgrund von Beratungsverhältnissen in Frage gestellt
werden kann, bezieht sich auch auf vorgenannte Aktivitäten von Gesellschaften derselben Körperschaft.
Die Durchführung von Schulungen, die Entwicklung von Dokumentationen
oder die Unterstützung bei der Implementierung von Managementsystemen
und damit verbundene Schulungen (z. B. Methoden nach VDA Band 4, Reifegradabsicherung) für einen einzelnen Klienten gilt als Beratung.
Nicht als Beratung gelten öffentlich zugängliche Schulungsveranstaltungen,
die nicht für einen einzelnen Klienten durchgeführt werden.
Die Entscheidungen der Zertifizierungsgesellschaft müssen auf objektiven
Nachweisen der Konformität (oder Nichtkonformität), die von der Zertifizierungsgesellschaft ermittelt werden, basieren, und die Entscheidungen dürfen nicht durch andere Interessen oder Parteien beeinflusst werden.
23
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Sicherstellung der Unbefangenheit und Unabhängigkeit
VDA QMC Gelbband 2016
2.2
Die Zertifizierungsgesellschaft muss jegliche Gefährdung der Unbefangenheit und Unabhängigkeit vermeiden, die auch, aber nicht ausschließlich
folgendes beinhaltet:
a)
Eigene Interessen: Gefährdungen, die durch eine Person oder eine Institution entstehen, die im eigenen Interesse handelt. Im Zusammenhang mit Zertifizierungen können dies finanzielle Eigeninteressen sein
b)
Überprüfung und Bewertung der eigenen Leistungen: Gefährdungen,
die durch eine Person oder Institution entstehen, die die eigenen Leistungen überprüft und bewertet. Das Auditieren des Managementsystems eines Klienten, zu welchem die Zertifizierungsgesellschaft zuvor
eine entsprechende Beratung erbracht hat, wäre eine Überprüfung und
Bewertung der eigenen Leistung
c)
Vertrautheit oder Vertrauen: Gefährdung, die dadurch entsteht, dass
eine Person oder Institution allzu vertraut oder vertrauensvoll mit der
anderen Person ist, anstatt Nachweise im Audit zu ermitteln
d)
Einschüchterung: Gefährdungen, die darauf zurückzuführen sind, dass
sich eine Person oder Institution offen oder insgeheim bedrängt fühlt,
wie z. B. durch die Bedrohung ersetzt zu werden, oder an eine Aufsichtsperson gemeldet zu werden.
2.3
Vertragliche Anforderungen des VDA QMC
Die Zertifizierungsgesellschaft muss mit dem VDA QMC kooperieren und
erforderliche Aktivitäten zur Umsetzung und Überwachung des VDA QMCZertifizierungsschemas unternehmen.
Die Zertifizierungsgesellschaft darf weder gegen das Copyright von
VDA QMC-Dokumenten verstoßen noch gegen das Urheberrecht von Markenzeichen des VDA QMC oder diese missbrauchen. Die Zertifizierungsgesellschaft darf das VDA QMC-Logo ausschließlich auf VDA 6.x-Zertifikaten
verwenden.
Die Untervergabe von Zertifizierungsaktivitäten durch die Zertifizierungsgesellschaft ist nicht zulässig. Der Einsatz einzelner Auditoren und technischer Experten stellt keine Untervergabe dar.
24
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Gefährdung der Unbefangenheit und Unabhängigkeit
VDA QMC Gelbband 2016
2.2.1
Rechtsform
b)
Eigentumsverhältnisse (z. B. Fusionen, Übernahmen anderer Zertifizierungsgesellschaften)
c)
Handelsrechtlicher Status (z. B. Kooperationsverträge, Untervergabe
an andere Zertifizierungsgesellschaften)
d)
Organisationsstruktur (z. B. Führungsstruktur, Aufbau- und Ablauforganisation)
e)
Erweiterung der Akkreditierung für die Zertifizierung von Managementsystemen
f)
Verlust oder Suspendierung der Akkreditierung für die Zertifizierung
von Managementsystemen
Die Zertifizierungsgesellschaft muss einem VDA QMC-Repräsentanten erlauben, dem Prozess der VDA 6.x-Zertifikatsentscheidung beizuwohnen
oder diesen zu überprüfen.
2.3.1
Vertragsgeschäftsstelle der Zertifizierungsgesellschaft
Eine vom VDA QMC zugelassene Zertifizierungsgesellschaft muss eine
Geschäftsstelle als Vertragsgeschäftsstelle benennen und diese durch das
VDA QMC genehmigen lassen. Diese Vertragsgeschäftsstelle muss eine
dort ansässige Person berufen, die als Kontaktperson zwischen dem VDA
QMC und der Zertifizierungsgesellschaft fungiert.
Unterhält eine Zertifizierungsgesellschaft mehrere Geschäftsstellen, die am
VDA 6.x-Zertifizierungsprozess beteiligt sind, ist die VDA QMC zugelassene Vertragsgeschäftsstelle verantwortlich für die Steuerung aller VDA
6.x-Zertifizierungsaktivitäten. Die Vertragsgeschäftsstelle muss dem VDA
QMC ein Verzeichnis unter Angabe der Namen und Kontaktadressen der
anderen Geschäftsstellen mitteilen.
Die Vertragsgeschäftsstelle muss das VDA QMC jährlich schriftlich über alle Änderungen bezüglich der Aktivitätsumfänge der regionalen Geschäftsstellen informieren.
25
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a)
VDA QMC Gelbband 2016
Die Zertifizierungsgesellschaft muss dem VDA QMC jede Änderung schriftlich innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen melden, bezüglich:
a)
Festlegen von Ressourcen (siehe Abschnitt 4.0)
b)
Berufungsprozess für Personen, die Zertifizierungsentscheidungen
treffen (siehe Abschnitt 4.1)
c)
Antragsprozess für VDA 6.x-Auditoren (siehe Abschnitt 4.2)
d)
Interner Witness-Auditprozess (siehe Abschnitt 4.4)
e)
Prozess für die fortlaufende Freigabe und Sperrung von VDA 6.xAuditoren (siehe Abschnitt 4.4)
Die Vertragsgeschäftsstelle der Zertifizierungsgesellschaft mit Verantwortung für die Zertifizierungsentscheidung und Ausstellung von VDAZertifikaten muss von einer nationalen Akkreditierungsstelle nach ISO
17021 akkreditiert sein um die Durchführung von ISO 9001-Zertifizierungen
aufrecht zu erhalten.
Die Vertragsgeschäftsstelle muss auf Anfrage dem VDA QMC relevante Informationen über ihre Klienten zur Verfügung stellen.
2.4
Aufrechterhaltung der VDA QMC-Zulassung
Die VDA QMC-Zulassung der Zertifizierungsgesellschaft muss fortwährend
durch Verifizierungsaktivitäten des VDA QMC aufrechterhalten werden.
Dazu gehören grundsätzlich: Witness-Audits und Geschäftsstellen-Audits.
Es gibt jeweils zwei Arten von Witness- und Geschäftsstellen-Audits: geplante (auf Jahresbasis) und außerordentliche Audits (auf Grund besonderer Ereignisse), die zusätzlich zu den geplanten Audits durchgeführt werden
können. Die Gründe für ein außerordentliches Audit können sein: fehlender
Abschluss der Korrekturmaßnahmen aus einem vorhergehenden Audit, eine VDA QMC- und/oder OEM-Beschwerde, wesentliche organisatorische
und unternehmensrechtliche Veränderungen unter Beachtung VDABestimmungen usw.
26
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Die Vertragsgeschäftsstelle muss insbesondere die folgenden Prozesse
überwachen und steuern:
VDA QMC Gelbband 2016
Die Vertragsgeschäftsstelle ist dafür verantwortlich, ein QM-System für den
Bereich VDA 6.x einzuführen, zu dokumentieren, zu erhalten, zu steuern
und zu überwachen sowie zu verbessern, unabhängig davon, wo diese Aktivitäten stattfinden (siehe Abschnitt 2.6).
Das VDA QMC plant die Witness-Audits gemäß der TAB 2.4.
Witness-Audits werden an einem Produktionsstandort und/oder einem Unterstützungsstandort (Unterstützungsfunktion) und/oder Baustellenaudit
(nach VDA 6.4) eines Klienten durchgeführt. Hierbei wird ein Auditor bzw.
Auditteam der Zertifizierungsgesellschaft während eines VDA 6.x-Audits
beobachtend begleitet. Ein Witness-Audit kann mehrere Standorte eines
Klienten (z. B. Produktionsstandort und zugehörige Unterstützungsstandorte (Unterstützungsfunktionen) umfassen.
Ein Witness-Audit dient der Verifizierung der Konformität der auditierten
Zertifizierungsgesellschaft mit den Anforderungen der
a)
hier beschriebenen Zertifizierungsvorgaben und der zugehörigen
Sanktionierten Interpretationen (SIs) und Häufig gestellten Fragen
(FAQs)
b)
Schlüsselprozesse und Prozessstandards der Zertifizierungsgesellschaft (siehe Abschnitt 2.6)
um zu bestätigen, dass zertifizierte Klienten ein robustes und zuverlässiges
QM-System gemäß des jeweiligen VDA Regelwerkes, den dazugehörigen
Sanktionierten Interpretationen (SIs) und maßgeblichen kundenspezifischen Anforderungen implementiert haben. Der Witness-Auditor darf nicht
in das Audit eingreifen.
Die Mindestanzahl der Witness-Audits (pro Jahr) ergibt sich aus der folgenden Tabelle 2.4.1:
Anzahl aller gültigen
VDA 6.x-Zertifikatsergänzungene der
Zertifizierungsgesellschaft
1-10
11-25
26-75
76-150
151-300
>301
1
1
1
2
3
4
alle 3
Jahre
alle 2
Jahre
pro Jahr
pro Jahr
pro Jahr
pro Jahr
(zum Stichtag 30.09.)
Mindestanzahl der
Witness-Audits
27
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Witness-Audits
VDA QMC Gelbband 2016
2.4.1
Wurde ein Witness-Audit bereits angekündigt, muss das VDA QMC über
jegliche Änderungen informiert werden. Änderungen dürfen nur in Abstimmung mit dem VDA QMC vorgenommen werden.
2.4.2
Geschäftsstellen-Audits
Die Geschäftsstellen-Audits werden in den Geschäftsstellen der Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt. Begutachtet werden alle Prozesse und Aktivitäten innerhalb der Zertifizierungsgesellschaft, zwischen der Zertifizierungsgesellschaft und der zu auditierenden Organisation sowie in Bezug
auf die Zertifizierungsauditoren der Zertifizierungsgesellschaft.
Des Weiteren dient das Geschäftsstellen-Audit der Verifizierung der Konformität der auditierten Zertifizierungsgesellschaft mit den Anforderungen
der
a)
hier beschriebenen Zertifizierungsvorgaben und zugehörigen Sanktionierten Interpretationen (SIs) und Häufig gestellten Fragen (FAQs)
b)
Schlüsselprozesse und Prozessstandards der Zertifizierungsgesellschaft (siehe Abschnitt 2.6)
Ergebnisse des Geschäftsstellen-Audits können zusätzliche Audits in der
Vertragsgeschäftsstelle oder anderen regionalen Geschäftsstellen zur Folge haben.
Hat eine Zertifizierungsgesellschaft mehrere Geschäftsstellen mit Verantwortung für Zertifizierungsentscheidungen, müssen diese mindestens einmal innerhalb von drei (3) Jahren auditiert werden. Andere Geschäftsstellen, wie z. B. Vertriebsbüros, werden nach dem Ermessen des VDA QMC
auditiert.
28
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Die Zertifizierungsgesellschaft muss auf Verlangen des VDA QMC die
Übersicht der geplanten Audits zur Verfügung stellen.
VDA QMC Gelbband 2016
Witness-Audits werden so ausgewählt, dass möglichst viele verschiedene
Zertifizierungsauditoren beobachtet werden und dabei die unterschiedlichen
Auditarten (Stufe 1 und/oder Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits, Überwachungsaudit, Re-Zertifizierungsaudit, Transferaudit und außerordentliches
Audit) abgedeckt werden können. Die globale Verteilung dieser WitnessAudits sollte gemäß der regionalen Verteilung der VDA-Aktivitäten erfolgen.
Eine Abweichung kann entweder in einem Geschäftsstellen-Audit, einem
Witness-Audit oder als außerordentliche Abweichung wegen leistungsrelevanter Themen, Beschwerden durch ein VDA QMC-Mitglied oder Verletzung der hier beschriebenen Zertifizierungsvorgaben festgestellt werden.
Wenn Abweichungen festgestellt werden, muss die Zertifizierungsgesellschaft unverzüglich eine risikobezogene Analyse der Situation durchführen.
Die Analyse (Problemuntersuchung) muss eine Bewertung der Abweichung
und deren Auswirkung auf alle regionale Geschäftsstellen der Zertifizierungsgesellschaft, alle Auditoren und alle auditierten Klienten einschließen.
Bei Hauptabweichungen muss diese Analyse Abstellmaßnahmen (einschließlich Sofortmaßnahmen) beinhalten und muss innerhalb von maximal
zwanzig (20) Kalendertagen nach Feststellung abgeschlossen und an das
VDA QMC übermittelt werden.
Innerhalb von maximal neunzig (90) Kalendertagen nach der Feststellung
der Abweichung muss die Zertifizierungsgesellschaft Nachweise der Analyse (Problemuntersuchung), der Abstellmaßnahmen (falls notwendig), Ursachenanalyse, systemischen Korrekturmaßnahmen und der Verifizierung ihrer wirksamen Umsetzung, an das VDA QMC zur Anerkennung schicken.
Das VDA QMC muss die wirksame Umsetzung der Korrekturmaßnahmen
verifizieren. Diese Verifizierung kann bei einem außerordentlichen Audit
oder beim nächsten Geschäftsstellen-Audit oder Witness-Audit stattfinden.
Sollte eine Zertifizierungsgesellschaft innerhalb von neunzig (90) Kalendertagen nach Feststellung einer Abweichung den Nachweis diesbezüglich
umgesetzter Korrekturmaßnahmen nicht erbringen können oder sollte eine
Hauptabweichung in diesem Zeitraum nicht geschlossen werden können,
muss das VDA QMC den Prozess zur Aberkennung der Zulassung der Zertifizierungsgesellschaft einleiten (siehe Abschnitt 2.5) und besondere Überwachungsaktivitäten durchführen.
Die VDA QMC behält sich das Recht vor, zusätzliche Aktivitäten (wie z. B.
außerordentliche Witness-Audits oder Geschäftsstellen-Audits) zur Nachverfolgung von Korrekturmaßnahmen oder aufgrund ungenügender Leistung durchzuführen.
29
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Abweichungsmanagement
VDA QMC Gelbband 2016
2.4.3
Die Zertifizierungsgesellschaft:
a)
darf gegen keine Festlegung des Vertrags mit dem VDA QMC verstoßen
b)
darf nicht gegen diese hier beschriebenen Zertifizierungsvorgaben
verstoßen
c)
muss die ISO 17021-Akkreditierung zur Durchführung von ISO 9001Zertifizierungen aufrechterhalten
d)
muss die “VDA 6.x certfication database“ sorgfältig und vollständig
pflegen und die Zeitvorgaben für Einträge in die „VDA 6.x certfication
database“, die in diesen Zertifizierungsvorgaben gefordert sind, einhalten
e)
muss die Umsetzung des Prozesses zur Weiterbildung der Auditoren
sicherstellen
f)
muss sich an die Gesetze und Regelungen der Länder, in welchen sie
tätig ist, halten
g)
muss ein akzeptables Leistungsniveau des Abweichungsmanagements (d.h. rechtzeitiges Einreichen von Maßnahmen und deren erstmalige Akzeptanz, usw.) beibehalten und
h)
muss systemische Korrekturmaßnahmen wirksam einführen
Ein Versagen bei der Umsetzung, Aufrechterhaltung oder Einhaltung, einer
oder mehrerer dieser Anforderungen, führt zur Einleitung des Prozesses
zur Aberkennung der Zulassung als VDA QMC-Zertifizierungsgesellschaft.
Einzelheiten des Prozesses zur Aberkennung der VDA QMC-Zulassung obliegen dem VDA QMC und sind nicht vollständiger Bestandteil dieser Zertifizierungsvorgaben.
Eine suspendierte Zertifizierungsgesellschaft darf für das durch die Suspendierung betroffene VDA-Regelwerk keine:
-
neuen Angebote für weitere Zertifizierungen abgeben
-
Bereitschaftsbewertungen im Rahmen von Erstzertifizierungen durchführen
-
Stufe 2-Erstzertifizierungsaudits durchführen
30
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Prozess zur Aberkennung der Zulassung als VDA QMCZertifizierungsgesellschaft
VDA QMC Gelbband 2016
2.5
Überwachungsaudits für bestehende Klienten durchführen
-
Re-Zertifizierungsaudits für bestehende Klienten durchführen
-
Transferaudits durchführen, wenn der Vertrag zwischen dem Klienten
und der Zertifizierungsgesellschaft vor dem offiziellen Suspendierungsdatum geschlossen wurde
-
muss außerordentliche Audits durchführen (siehe Abschnitt 7.2).
Das VDA QMC kann der Zertifizierungsgesellschaft zusätzliche Auflagen
erteilen.
Die endgültige Entscheidung der Aberkennung der Zulassung einer VDA
QMC-Zertifizierungsgesellschaft führt zur Kündigung des Vertrages mit dem
VDA QMC.
2.6
Anforderungen an das Managementsystem einer Zertifizierungsgesellschaft
Die Zertifizierungsgesellschaft muss ihre Organisationsstruktur, einschließlich Verantwortlichkeiten, Zuständigkeiten und Befugnisse der Leitung, weiterer Zertifizierungsmitarbeiter sowie aller Ausschüsse und Gremien,
schriftlich dokumentieren.
Die Organisationsstruktur muss alle Weisungsbefugnisse der Vertragsgeschäftsstelle enthalten.
Die Vertragsgeschäftsstelle muss sicherstellen, dass Rollen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der gesamten Zertifizierungsgesellschaft
bekannt sind.
Wenn die Zertifizierungsgesellschaft ein eindeutig definierter Bereich einer
juristischen Person ist, muss die Darstellung der Organisationsstruktur alle
Hierarchieebenen, einschließlich aller zuständigen und handelnden Personen, sowie die Beziehungen zu anderen Bereichen innerhalb derselben juristischen Person umfassen.
In Ausnahmefällen, in denen eine durch das VDA QMC zugelassene Zertifizierungsgesellschaft durch Joint Venture(s) - auf Grund von nationalen oder
lokalen Rechtsvorschriften - mit einer oder mehreren anderen Zertifizie-
31
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-
VDA QMC Gelbband 2016
Sie ist verpflichtet weiterhin:
Die Zertifizierungsgesellschaft muss ihre Schlüsselprozesse sowie ihre Verfahrensanweisungen für die zutreffenden VDA 6.x Regelwerke, ihre Prozessabfolge, Wechselwirkungen, Kennzahlen für die Effektivität und Effizienz einschließlich angemessener Ziele festlegen.
Die Vertragsgeschäftsstelle ist verantwortlich dafür, einen dokumentierten
Prozess für ein wirksames Abweichungsmanagement einschließlich Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahme-Planung einzuführen. Dieser Prozess
muss durch Kundenreklamationen, interne Reklamationen, interne
Witness- und Systemaudits und externe Audits ausgelöst werden.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die oberste Leitung (Vorstand, bzw.
Geschäftsführung, Gremium oder Einzelpersonen) ausweisen, die die
Gesamtvollmacht und Verantwortung für folgende Punkte trägt:
a)
Entwicklung der Unternehmenspolitik in Bezug auf die Geschäftstätigkeit
b)
Steuerung und Überwachung der Umsetzung von Richtlinien und Verfahren
c)
Steuerung und Überwachung der Finanzen
d)
Entwicklung von Dienstleistungen und zugehörigen Schemata für die
Zertifizierung von Managementsystemen
e)
Überwachung der Effektivität und Effizienz der Schlüsselprozesse
bezüglich der jeweiligen Ziele,
f)
Leistungsbewertung von Audits und Zertifizierungen, sowie den Umgang mit Beschwerden
g)
Zertifizierungsentscheidungen
32
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"Zertifizierungsaktivitäten" (siehe Abschnitt 10.0) umfassen alle relevanten
Aktivitäten, um einen Klienten nach VDA 6.1, VDA 6.2 oder VDA 6.4 zu zertifizieren.
VDA QMC Gelbband 2016
rungsgesellschaften verbunden ist, muss die Darstellung der Organisationsstruktur alle Hierarchieebenen einschließlich aller zuständigen und handelnden Personen umfassen, die in VDA 6.x-Zertifizierungsverfahren eingebunden sind.
i)
Vertragliche Vereinbarungen
j)
Bereitstellung ausreichender Ressourcen für die Durchführung von
Zertifizierungsaktivitäten
k)
Interne Audits
2.7
Managementbewertung der Zertifizierungsgesellschaft
Die oberste Leitung der Vertragsgeschäftsstelle der Zertifizierungsgesellschaft muss das Managementsystem der Organisation in geplanten Abständen bewerten, um dessen fortdauernde Eignung, Angemessenheit und
Wirksamkeit, einschließlich der festgelegten Unternehmenspolitik und Ziele
zur Erfüllung dieser Zertifizierungsvorgaben, sicherzustellen.
"Oberste Leitung" ist definiert als die oberste Führungskraft (oder ihr Beauftragter), die für Systemzertifizierungen weltweit verantwortlich ist. Managementbewertungen müssen mindestens einmal im Jahr durchgeführt werden. Die Häufigkeit der Managementbewertung sollte erhöht werden, wenn
die Leistung dies erfordert.
Der Prozess der Durchführung der Managementbewertung ist gemäß der
Vorgaben der ISO 9001 durchzuführen, muss aber über die konkrete Informationen zur Aktivitäten des VDA 6.x-Zertifizierungsprozesses der Zertifizierungsgesellschaft ergänzt werden.
2.8
Interne Systemaudits der Zertifizierungsgesellschaft
Die Zertifizierungsgesellschaft muss über einen Prozess für die Durchführung von internen Audits verfügen, um die wirksame Umsetzung der festgelegten Schlüsselprozesse und Verfahrensanweisungen zu überprüfen.
Der Prozess zur Durchführung interner Systemaudits muss an die Zertifizierungsaktivitäten der Vertragsgeschäftsstelle der Zertifizierungsgesellschaft
gerichtete Systemaudits vorsehen, um deren Konformität mit den hier beschriebenen Zertifizierungsvorgaben nachzuweisen.
33
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Bevollmächtigung von Gremien oder Einzelpersonen, die bei Bedarf
festgelegte Tätigkeiten in ihrem Auftrag ausführen
VDA QMC Gelbband 2016
h)
a)
interne Audits von qualifizierten Mitarbeitern durchgeführt werden (siehe Abschnitt 4.6)
b)
ein Auditplan für jedes Audit erstellt wird
c)
interne Audits prozessorientiert durchgeführt werden
d)
bei der Auditorenauswahl Unabhängigkeit und Objektivität gewährleistet sind
e)
ein angemessener Zeitrahmen eingeplant wird, um alle relevanten
Prozesse und Verfahren zu prüfen, sowie auch eine angemessene
Anzahl an Zertifizierungsverfahren von Klienten (einschließlich Stufe 1
und Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits, Überwachungsaudits, ReZertifizierungsaudits, außerordentlichen Audits und Transferaudits)
und dabei auch eine Überprüfung der Einträge in der „VDA 6.x certfication database“ vorgenommen werden kann.
f)
die für die auditierten Prozesse verantwortlichen Personen über das
Ergebnis des Audits informiert werden
g)
interne Systemauditberichte mindestens folgendes enthalten:
h)
-
eine Liste der Schlüsselprozesse und Verfahren, die auditiert wurden
-
die Zertifizierungsverfahren von Klienten, die während des Audits
überprüft wurden
-
die gefundenen Feststellungen (Abweichungen)
alle Maßnahmen, die aus internen Audits resultieren, in einer angemessenen Frist und Art und Weise ausgeführt werden
Das VDA QMC behält sich das Recht vor, interne Systemaudits zu überwachen und zusätzliche Maßnahmen zur Verfolgung von Korrekturmaßnahmen, oder basierend auf der Leistung, zu fordern.
34
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Die Vertragsgeschäftsstelle muss das interne Auditprogramm so planen,
umsetzen und nachverfolgen, um sicher zu stellen dass:
VDA QMC Gelbband 2016
Das interne Systemauditprogramm muss jährlich aufgestellt werden.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss über einen Prozess für den Umgang
mit Einsprüchen des Klienten und Beschwerden aller Interessensgruppen
verfügen. Dieser Prozess muss, sofern zutreffend, folgende Tätigkeiten
einschließen:
a)
Empfang, Validierung und Untersuchung
b)
Durchführung der Ursachenanalyse
c)
Sicherstellung, dass alle notwendigen Fehlerbeseitigungen und systemischen Korrekturmaßnahmen durchgeführt werden
d)
Bereitstellung und Verteilung von Status- und Ergebnisberichten mit
festgelegten Terminen und Verantwortlichkeiten
e)
Aufbewahrung von Aufzeichnungen zu Einsprüchen, Forderungen und
durchgeführten Maßnahmen
Der Prozess zum Umgang mit Einsprüchen und Beschwerden darf die Einhaltung der Zeitvorgaben des Abweichungsmanagements (siehe Abschnitt
5.11) oder des De-Zertifizierungsprozesses (siehe Abschnitt 8.0) nicht beeinträchtigen.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss sicherstellen, dass angemessene
Ressourcen zur Verfügung stehen und die am Prozess zum Umgang mit
Einsprüchen und Beschwerden beteiligten Personen nicht dieselben sind,
die die Audits durchgeführt haben und entsprechende Zertifizierungsentscheidungen getroffen haben.
2.10
Meldung von Änderungen durch die Zertifizierungsgesellschaft
Die Zertifizierungsgesellschaft muss ihre Klienten rechtzeitig über Änderungen bezüglich der Zertifizierungsaktivitäten und -anforderungen informieren.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss verifizieren, dass jeder Klient die neuen Anforderungen erfüllt.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss ihren Klienten Änderungen der Eigentumsverhältnisse oder die Aberkennung der VDA QMC-Zulassung melden.
35
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Einsprüche und Beschwerden
VDA QMC Gelbband 2016
2.9
3.1
Zertifizierungsvereinbarung mit Klienten
Die Zertifizierungsgesellschaft muss eine rechtlich durchsetzbare Vereinbarung über die Durchführung des Zertifizierungsverfahrens mit dem Klienten
treffen. Außerdem muss die Zertifizierungsgesellschaft für den Fall, dass es
mehrere Geschäftsstellen einer Zertifizierungsgesellschaft oder mehrere
Standorte eines Klienten gibt, sicherstellen, dass es eine rechtlich durchsetzbare Vereinbarung gibt zwischen der Zertifizierungsgesellschaft, die die
Zertifizierung durchführt und das VDA-Zertifikat ausstellt, und allen Standorten im Geltungsbereich dieser Zertifizierung.
Der Vertrag zwischen der Zertifizierungsgesellschaft und dem zu zertifizierenden Klienten muss die folgenden Punkte berücksichtigen:
a)
der Klient muss die Zertifizierungsgesellschaft über jegliche Änderung
informieren (siehe Abschnitt 3.2)
b)
der Klient darf ein VDA QMC-Witness-Audit der Zertifizierungsgesellschaft nicht ablehnen
c)
der Klient darf die Anwesenheit eines internen Witness-Auditors der
Zertifizierungsgesellschaft nicht ablehnen
d)
der Klient muss einem VDA QMC-Repräsentanten bzw. dessen Vertretern Zugang gewähren
e)
der Klient darf nicht ablehnen, dass die Zertifizierungsgesellschaft den
Auditbericht dem VDA QMC zur Verfügung stellt
f)
das VDA QMC-Logo darf ausschließlich auf dem von der Zertifizierungsgesellschaft ausgegebenen VDA-Zertifikat abgebildet werden.
Jede andere Nutzung des VDA QMC-Logos ist nicht zulässig.
Der Klient darf Kopien seines VDA-Zertifikates mit dem VDA QMCLogo zu Marketing- und Werbezwecken anfertigen.
g)
es dürfen keine Berater des Klienten zum Zeitpunkt des Audits in irgendeiner Art und Weise am Audit teilnehmen (siehe auch Abschnitt
5.8)
Das Auditteam muss die rechtlich durchsetzbare Vereinbarung mit dem Klienten kennen.
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Anforderungen an den Vertrag zwischen der Zertifizierungsgesellschaft und dem Klienten
VDA QMC Gelbband 2016
3
Die Zertifizierungsgesellschaft muss rechtlich durchsetzbare Vereinbarungen treffen, um sicherzustellen, dass der Klient die Zertifizierungsgesellschaft unverzüglich über alle Angelegenheiten informiert, die die Fähigkeit
des QM-Systems, die Anforderungen der zutreffenden VDA 6.x-Regelwerke
und der hier beschriebenen Zertifizierungsvorgaben weiterhin zu erfüllen,
beeinträchtigen könnte. Dazu gehören z. B. Änderungen bezüglich:
a)
Rechtsform
b)
Handelsrechtlicher Status (z. B. Joint Venture, Untervergabe an andere
Organisationen)
c)
Eigentumsverhältnisse (z. B. Fusionen und Übernahmen)
d)
Organisation und oberste Leitung (z. B. Geschäftsleitung, Entscheidungsträger oder Fachkräfte)
e)
Postanschrift oder Standort
f)
Umfang der Geschäftstätigkeit bzw. Produktpalette innerhalb des zertifizierten Managementsystems
g)
Mitteilung eines besonderen Kundenstatus (siehe Abschnitt 8.0)
h)
wesentliche Änderungen am Managementsystem und an den Prozessen
i)
Darstellung des Anwendungsbereiches des QM-Systems (QMGeltungsbereiches) mit Angabe der verlängerten Werkbänke
Wird die Zertifizierungsgesellschaft vom Klienten nicht über entsprechende
Änderungen informiert, wird dies als Vertragsbruch angesehen und kann
den Entzug des zutreffenden VDA-Zertifikates des Klienten durch die Zertifizierungsgesellschaft zur Folge haben.
37
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Meldung von Änderungen durch den Klienten
VDA QMC Gelbband 2016
3.2
Die Zertifizierungsgesellschaft muss über einen Prozess verfügen, um die
erforderliche Kompetenz für jede Funktion, die in VDA 6.x-Zertifizierungsaktivitäten eingebunden ist, unter Berücksichtigung der jeweiligen geografischen Region, in der sie agiert, festzulegen.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss Möglichkeiten für den Nachweis der
Kompetenz festlegen, bevor bestimmte Aufgaben ausgeführt werden, mindestens jedoch für:
a)
Personen mit Vetorecht,
b)
VDA-Auditoren (einschließlich Auditorkandidaten)
c)
“VDA 6.x certfication database“ Benutzer
d)
interne Witness-Auditoren
e)
interne Systemauditoren
f)
technische Experten
4.1
Qualifikation von Personen mit Vetorecht
Die Zertifizierungsgesellschaft muss über einen Prozess verfügen, um
Kandidaten zu Personen mit Vetorecht auszubilden und zu nominieren
(siehe Abschnitt 5.12). Die Kandidaten müssen folgende Kriterien erfüllen:
a)
feste Mitarbeiter der Zertifizierungsgesellschaft sein (siehe Abschnitt
10.0)
b)
fachliche Kompetenz durch den erfolgreichen Abschluss der 3 party
Prüfung für das zutreffende VDA Regelwerk nachweisen - entweder
rd
als 3 party Auditor oder als Person ohne Auditorstatus, und
c)
Fachkompetenz bezüglich interner Prozesse der Zertifizierungsgesellschaft nachgewiesen haben
rd
Die Zertifizierungsgesellschaft muss potentielle Personen mit Vetorecht, die
die aufgeführten Kriterien erfüllen, dem VDA QMC zur Freigabe vorlegen,
bevor diese das Vetorecht ausüben dürfen.
38
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Anforderung an Ressourcen
VDA QMC Gelbband 2016
4
rd
Die Qualität von 3 party Auditergebnissen wird wesentlich durch die Qualifikation der Auditoren beeinflusst. Damit der Qualifikationsstand verglichen
werden kann, sind die Qualifikationsprofile für die Auditoren in den folgenden Abschnitten festgelegt.
rd
Die 3 party Auditoren haben die Aufgabe, für die zugelassenen Zertifizierungsgesellschaften Systemaudits nach VDA 6.1, VDA 6.2 bzw. VDA 6.4
entsprechend den Vorgaben durchzuführen. Diese Auditoren empfehlen im
Falle eines erfolgreich durchgeführten Audits die Erteilung des jeweiligen
VDA-Zertifikates.
Grundsätzlich können Auditoren für mehrere Zertifizierungsgesellschaften
tätig sein. Jede Zertifizierungsgesellschaft muss die Freigabe eines Auditors für jedes Regelwerk beim VDA QMC vor Einsatz des Auditors beantrard
gen. Dem Antrag zum 3 party Auditor ist der Qualifikationsnachweis des
Auditors beizufügen.
Um zu dieser Ausbildung und Prüfung zugelassen zu werden, müssen
fachliche, berufliche und praktische Voraussetzungen erfüllt sein.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss über einen Prozess zur Auswahl von
neuen Auditorkandidaten zur Zulassung zum VDA QMC Auditor Qualifizierd
rungsprozess verfügen. Der 3 party Auditorkandidat muss folgende Auswahlkriterien erfüllen:
3rd party Auditorkandidat
VDA 6.1
VDA 6.2
VDA 6.4
Fachliche
Erfahrung
Qualifizierung gemäß ISO 19011 und den relevanten Vorgaben und Regeln der Akkreditierungsstelle für ISO 9001-Audits.
Berufliche
Erfahrung
5 Jahre Industrieerfahrung als Mitarbeiter im
produzierenden
Gewerbe der Automobilindustrie, davon 2 Jahre in einer QMTätigkeit. Die Beendigung der Tätigkeit darf
nicht länger als 6 Jah-
5 Jahre Berufserfahrung im Dienstleistungsbereich
einer
Branche, die dem Geltungsbereich der VDA
6.2 entspricht, davon
mindestens 2 Jahre in
einer
QM-Tätigkeit.
Die Beendigung der
5 Jahre Industrieerfahrung als Mitarbeiter im produzierenden Gewerbe, davon
2 Jahre in der Produktionsmittelindustrie und 1 Jahr in einer
QM-Tätigkeit.
Die Beendigung der
39
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Antragsprozess und Kriterien für 3 party Auditoren
VDA QMC Gelbband 2016
rd
4.2
Tätigkeit darf nicht
länger als 6 Jahre
zurückliegen.
Praktische
Auditerfahrung
Auditerfahrung nach ISO 9001 mit mindestens 4 vollständigen 3rd party
Audits (mit mindestens 10 Audittagen vor Ort) als leitender Auditor.
Anmerkung 1
Auditerfahrung als 1st party Auditor innerhalb eines Konzerns der Automobilindustrie oder als 2nd party Auditor in der Automobilindustrie kann
ggf. berücksichtigt werden.
Anmerkung 2
Erfahrung in ähnlichen
Branchen, wie der
Chemie-, Elektro- oder
Metallindustrie, kann
ggf.
berücksichtigt
werden.
---
---
Die Vertragsgeschäftsstelle der beantragenden Zertifizierungsgesellschaft
muss für jeden Kandidaten ein vollständig ausgefülltes Anmeldeformular
sowie alle diesbezüglichen Informationen und Nachweise dem VDA QMC
zur Freigabe vorlegen, um eine Zulassung zu dem VDA ErstQualifizierungsprozess zu erhalten.
rd
4.3
Qualifizierungsprozess für 3 party Auditoren
4.3.1
Erst-Qualifizierungsprozess für 3 party Auditoren
rd
rd
Der Erst-Qualifizierungsprozess zur Zulassung für die 3
VDA 6.2- und VDA 6.4-Auditoren beinhaltet Folgendes:
party VDA 6.1-,
1)
schriftliche Anmeldung durch die Zertifizierungsgesellschaft mit den erforderlichen Unterlagen
2)
das VDA QMC entscheidet über die Zulassung und meldet dieses der
Zertifizierungsgesellschaft
3)
die Ausbildung nach VDA 6.1, VDA 6.2 und VDA 6.4 erfolgt durch das
VDA QMC oder einem von ihm lizenzierten Vertragspartner
40
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Tätigkeit darf nicht
länger als 6 Jahre zurückliegen.
VDA QMC Gelbband 2016
re zurückliegen.
5)
bei bestandener Prüfung erteilt das VDA QMC entsprechend das Zertifikat:
rd
- „3 party Auditor VDA 6.1“
rd
- „3 party Auditor VDA 6.2“
rd
- „3 party Auditor VDA 6.4“
Das Zertifikat hat eine Gültigkeitsdauer von 5 Jahren. Das VDA QMC behält
sich jedoch vor zusätzliche Qualifizierungsmaßnahmen aufgrund von Regelwerksänderungen zu verlangen.
4.3.2
Requalifizierungsprozess / Aufrechterhaltung (Verlängerung)
rd
der Qualifikation für 3 party Auditoren
rd
Der Verlängerungsantrag für 3 party Auditoren muss vor Ablauf der Gültigkeit der Auditorenzulassung über die Zertifizierungsgesellschaft eingereicht werden.
Anträge, die nach Ablauf der Gültigkeit eingereicht werden, werden zurückgewiesen. In diesen Fällen ist zur Wiedererlangung der Auditorenzulassung
eine Erstqualifikation erforderlich.
Folgende Anforderungen gelten für die Aufrechterhaltung:
3rd party
Auditor
VDA 6.1
VDA 6.2
VDA 6.4
Erfolgreiche Teilnahme an einem Re-Qualifikationsseminar für das jeweilige Regelwerk.
Nachweis des
Gültigkeitszeitraumes
Kopie des gültigen Zertifikates oder der Auditorenkarte für dem betreffenden VDA Regelwerk (VDA 6.1, VDA 6.2 oder VDA 6.4).
Nachweis der
Auditerfahrung
Nachweis von mindestens 5 externen 3rd party Audits im Gültigkeitszeitraum.
Bei Audits nach VDA 6.1, ISO/TS 16949 (gilt nur für VDA 6.1), VDA 6.2
oder VDA 6.4 unter Berücksichtigung aller jeweils zutreffenden Prozesse
erfolgt der Nachweis durch Vorlage einer durch die Zertifizierungsgesell-
41
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die Ausbildung wird mit einer Prüfung abgeschlossen. Diese Prüfung
wird durch das VDA QMC oder die vom VDA QMC lizenzierte Schulungsorganisation (den lizenzierten Vertragspartner) durchgeführt
VDA QMC Gelbband 2016
4)
Schulungsnachweis
Zwei QM-spezifische Weiterbildungsmaßnahmen im Gültigkeitszeitraum
(die Teilnahme an einem VDA QMC Symposium wird als Weiterbildungsmaßnahme anerkannt).
Die Nichterfüllung dieser Anforderungen führt zum Entzug der Auditorenzulassung. Der Auditor wird vom VDA QMC als „inaktiv“ eingestuft, und die
Zertifizierungsgesellschaft ist verpflichtet diesen Status in ihren Datenbanken zu übernehmen.
4.3.3
st
st
nd
1 /2
party Auditor (VDA 6.1, VDA 6.2, VDA 6.4)
nd
1 /2 party Auditoren nach dem jeweiligen VDA-Standard sind Auditoren
der Organisation, die entsprechende Systemaudits intern, und/oder bei externen Lieferanten durchführen.
Qualität und Vergleichbarkeit von Auditergebnissen wird wesentlich durch
die Qualifikation dieser Auditoren beeinflusst. Die von der jeweiligen Organisation festzulegenden Qualifikationskriterien für Auditoren müssen folgende Mindestanforderungen berücksichtigen:
1) Kenntnisse der Qualitätswerkzeuge- und Methoden (z. B. Auditverfahren, FMEA, 8D-Methode, PPF, SPC, FTA)
2) Kenntnis der zutreffenden Kundenspezifischen Anforderungen
3) Kenntnis der zutreffenden Managementsystem-Anforderungen (DIN
EN ISO 9001, VDA 6.1, VDA 6.2, VDA 6.4)
4) Kompetenz zur Durchführung von Audits gemäß DIN EN ISO
19011
5) Kenntnis und Verständnis des prozessorientierten Ansatzes in der
Automobilindustrie
42
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Können mindestens die Hälfte der erforderlichen Audits ggf. Audittage
zu dem VDA-Regelwerk nachgewiesen werden, so können zusätzliche
Audits nach ISO 9001 (ISO/TS 16949-Audits werden nur für VDA 6.1
akzeptiert) als Ersatz anerkannt werden.
VDA QMC Gelbband 2016
schaft(en) bestätigten Auditnachweisliste (separate Liste) mit Angabe
von Auditart, Regelwerk, auditierter Organisation, Auditdatum (von / bis
und Manntagen vor Ort), Funktion im Audit (Lead- / Co-Auditor) sowie
mit autorisierter Bestätigung.
Die Auditorenkompetenz ist - zum Zweck der Freigabe, Aufrechterhaltung
und Verbesserung - nach einer von der Organisation festzulegenden, dokumentierten Vorgehensweise (z. B. Beobachtung während der AuditDurchführung) kontinuierlich zu bewerten.
Fachlicher Nachweis:
Erfolgreiche Teilnahme (bestandene Lernkontrolle) an einer vom VDA QMC
oder dessen Lizenzpartner durchgeführten Qualifizierung (entsprechend
dem Geltungsbereich des auditierten QM-Systems / Bereiches).
Bei 1st-party-Auditoren (internen Auditoren) kann die Qualifizierung auch
durch hierfür von der Organisation nachweislich zugelassenen und qualifizierten Trainern erfolgen.
2nd-party-Auditoren müssen ergänzend eine Auditorenqualifikation auf Basis der ISO 19011 (z.B. 1st/2nd party Auditor ISO TS 16949, 9001 oder
VDA 6.3) nachweisen.
Die Aufrechterhaltung der Befähigung ist mit Nachweis zu belegen.
Die Qualifikation der Auditoren muss durch mindestens 3 vollständige Audits innerhalb von 3 Jahren und interne Weiterbildung nachgewiesen werden.
4.4
Der interne Witness-Auditprozess der Zertifizierungsgesellschaft
Die Zertifizierungsgesellschaft muss über einen internen WitnessAuditprozess verfügen. Dieser Prozess muss folgende Festlegungen enthalten:
a)
Benennung aktiver VDA 6.x-Auditoren, die über entsprechende Zulassung verfügen und die mit den internen Prozessen der Zertifizierungsgesellschaft vertraut sind. Die benannten Auditoren müssen dem VDA
QMC zur Freigabe als interne Witness-Auditoren gemeldet werden
43
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7) Berufserfahrung
VDA QMC Gelbband 2016
6) Persönliche Eigenschaften, wie z. B. Integrität, Urteilsvermögen,
analytische Fähigkeit, Aufgeschlossenheit
c)
jeder Auditor wird innerhalb von zwölf (12) Monaten nach seiner Erstqualifizierung einem Witness-Audit unterzogen. Jede weitere Zulassung des Auditors für eine andere Zertifizierungsgesellschaft ist von
dieser einer Erstqualifizierung gleichzusetzen
d)
einen laufenden Prozess zur kontinuierlichen Leistungsüberwachung
der Auditoren, einschließlich früherer interner Witness-Audits, Leistung
bei VDA QMC Witness-Audits, “VDA 6.x certfication database“ Analysen zu festgestellten Abweichungen, Mindestanzahl an durchgeführten
Audits und Audittagen pro Jahr, auditbezogene Befragungsergebnisse,
sowie Rückmeldungen von Klienten und deren Kunden. Basierend auf
der kontinuierlichen Analyse dieser Daten muss die Zertifizierungsgesellschaft die Witness-Audits priorisieren und deren zeitlichen Abstand
begründen. Es dürfen maximal sechs (6) Jahre zwischen zwei Witness-Audits liegen
e)
Fokussierung auf die Auditierungsfertigkeiten sowie die Fachkompetenz bezüglich des prozess-orientierten Ansatzes der Automobilindustrie, des angewandten VDA 6.x-Regelwerkes, der hier beschriebenen
Zertifizierungsvorgaben (inkl. SI und ggf. FAQ), der mitgeltenden VDA
Regelwerken (z. B. VDA Band 2, VDA Band 4 usw.), der kundenspezifischen Anforderungen der OEM und der Prozesse der Zertifizierungsgesellschaft
f)
angemessene Stichprobe aus allen Auditarten (Stufe 2 der Erstzertifizierung, Überwachung, Re-Zertifizierung und Transferaudits)
g)
die Dauer dieser Witness-Audits richtet sich an der Dauer des Audits
beim Kunden und muss mindestens zwei (2) aufeinanderfolgende Audittage betragen und die Begleitung über die gesamte Auditdauer einschließen. Der Witness-Auditor darf nur einen (1) Auditor je Audit beobachten
h)
Sicherstellung der Unabhängigkeit und Objektivität des WitnessAuditors. Witness-Auditoren dürfen nicht als Auditteammitglied am
Audit teilnehmen. Witness-Audits anderer Organisationen (z. B. VDA
QMC, Nationale Akkreditierungsstelle, usw.) dürfen nicht als Teil des
44
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alle Auditoren mit einer VDA 6.x-Zulassung, sowohl festangestellte als
auch freiberufliche, müssen im zweijährigen Witness-Auditplan enthalten sein. Auditoren, die für mehr als eine Zertifizierungsgesellschaft tätig sind, müssen von jeder Zertifizierungsgesellschaft beobachtend
begleitet werden
VDA QMC Gelbband 2016
b)
i)
4.5
Erstellung eines Berichtes, der schriftliche Nachweise zu Stärken und
Schwächen des Auditors enthält (siehe Abschnitt 4.4 e) und für die
Aufrechterhaltung der Zulassung als Auditor (siehe Abschnitt 4.5) verwendet wird
Qualifikation interner Systemauditoren der Zertifizierungsgesellschaft
Die Zertifizierungsgesellschaft muss dem VDA QMC interne VDA 6.xSystemauditoren zur Freigabe übermitteln, die die folgenden Kriterien erfüllen:
nachgewiesenes Fachwissen zur ISO 17021
b)
fachliche Kompetenz die durch die VDA 6.x Zulassung nachgewiesen
ist - entweder als Auditor oder als Person ohne Auditorenstatus, und
c)
Fachkompetenz bezüglich interner Prozesse der Zertifizierungsgesellschaft
VDA QMC Gelbband 2016
a)
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Witness-Auditprozesses der Zertifizierungsgesellschaft angerechnet
werden
45
Es wurde keine Gültigkeitsbegrenzung für VDA 6.1- / VDA 6.2- / VDA 6.4Regelwerke definiert, d.h. so lange die Standards selbst gültig sind, können
VDA-Zertifikate ausgestellt werden.
Die nachfolgend festgelegten Forderungen sind für alle Zertifizierungsgesellschaften verbindlich, um sicherzustellen, dass die Auditergebnisse untereinander vergleichbar sind.
5.1
Audit- und Zertifikatszyklen
Das Auditprogramm besteht aus einem 3-jährigen Auditzyklus und einem
3-jährigen Zertifikatszyklus wie in Bild 5.1 dargestellt.
Abbildung 5.1: Audit- und Zertifikatszyklus
46
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Allgemeine Anforderungen an den VDA 6.x Auditprozess
VDA QMC Gelbband 2016
5
Der erste Auditzyklus muss ein zweistufiges Erstzertifizierungsaudit (Stufe 1
und Stufe 2) beinhalten, sowie jährliche Überwachungsaudits und ein ReZertifizierungsaudit im dritten Jahr.
VDA 6.4 verlangt bei jedem Zertifizierungs- und Re-Zertifizierungsaudit sowie in einem der beiden Überwachungsaudits mindestens 1 Baustelle vor
Ort zu auditieren.
Der erste 3-jährige Auditzyklus beginnt mit dem letzten Tag der Stufe 2 des
Erstzertifizierungsaudits. Jeder darauf folgende Auditzyklus beginnt mit dem
letzten Tag des Re-Zertifizierungsaudits.
Überwachungsaudits müssen vom letzten Tag der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits bzw. vom letzten Tag des Re-Zertifizierungsaudits geplant
werden.
Das Intervall zur Durchführung von Überwachungsaudits beträgt 12 Monate
und ist in einem Zeitfenster von -3 Monaten / +1 Monat – gerechnet ab dem
letzten Tag des vorangegangenen Erst- oder Re-Zertifizierungsaudits durchzuführen. Das Datum des ersten Überwachungsaudits, das der Erstzertifizierung folgt, darf nicht mehr als 12 Monate nach dem letzten Tag des
Audits der Stufe 2 liegen.
Für die Fälle, in denen das zulässige Zeitfenster des Überwachungsaudits
überschritten wird, muss die Zertifizierungsgesellschaft den DeZertifizierungsprozess einleiten (siehe Abschnitt 8.1 e).
Der letzte Tag eines Re-Zertifizierungsaudits darf drei (3) Jahre (-3 Monate,
+0 Tage)

ab dem letzten Tag der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits
oder

ab dem letzten Tag des vorangegangenen Re-Zertifizierungsaudits
nicht überschreiten.
Ist dieses Zeitfenster überschritten, muss ein neues Erstzertifizierungsaudit
(Stufe 1 und Stufe 2) durchgeführt werden.
Die Planung des Re-Zertifizierungsaudits muss ausreichend Zeit vorsehen,
um jede während des Re-Zertifizierungsaudits festgestellte Abweichung zu
schließen oder 100%ig zu lösen (siehe Abschnitt 5.11). Die Zertifizierungsentscheidung muss vor dem Ablaufdatum des bestehenden VDAZertifikates erfolgen (siehe Abschnitt 5.12).
47
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Auditzyklus
VDA QMC Gelbband 2016
5.1.1
Der 3-jährige Zertifikatszyklus beginnt mit dem Datum der Zertifizierungsentscheidung (siehe Abschnitt 5.12). Das Datum der Zertifizierungsentscheidung muss dem Ausgabedatum des VDA-Zertifikates entsprechen.
Mit dem Datum der Re-Zertifizierungsentscheidung beginnt ein neuer 3jähriger Zertifikatszyklus. Die Zertifizierungsentscheidung muss vor Ablauf
des existierenden VDA-Zertifikates getroffen werden.
Das Datum der Re-Zertifizierungsentscheidung muss dem Ausgabedatum
des neuen VDA-Zertifikates entsprechen. Das bestehende VDA-Zertifikat
wird ab diesem Datum ersetzt.
Das Ablauflaufdatum des VDA-Zertifikates darf einen Zeitraum von maximal drei (3) Jahren minus einen (1) Tag ab dem Datum der Zertifizierungsentscheidung bzw. der Re-Zertifizierungsentscheidung nicht überschreiten.
Ein VDA-Zertifikat behält seine Gültigkeit bis es abläuft, ersetzt, annulliert
oder entzogen wird.
5.2
Festlegung der Audittage
5.2.1
Allgemeines
Die Zertifizierungsgesellschaft muss über einen dokumentierten Prozess
zur Festlegung der Mindestanzahl von Audittagen verfügen.
Für jeden Klienten muss die Zertifizierungsgesellschaft so viele Tage festlegen, wie für die Planung und Durchführung eines vollständigen und effektiven Audits des Managementsystems des Klienten notwendig sind.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss zur Berechnung der Mindestanzahl von
Audittagen die TAB 5.2 anwenden. Die Tabellenwerte sind Mindestwerte.
Die von der Zertifizierungsgesellschaft festgelegte Gesamtanzahl von Audittagen und die zugehörige Berechnung einschließlich der zugrunde gelegten
Daten müssen für jedes Audit dargelegt und dokumentiert werden.
Bei der Festlegung der Anzahl der Audittage muss die Zertifizierungsgesellschaft unter anderem folgende Aspekte berücksichtigen:
48
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Zertifikatszyklus
VDA QMC Gelbband 2016
5.1.2
b)
die Anzahl an Audittagen darf nicht dadurch reduziert werden, dass pro
Audittag mehr als acht (8) Stunden auditiert wird. Die einzige Ausnahme sind Audittage, an denen eine dritte Schicht auditiert wird (d.h. eine
Schicht, die außerhalb der normalen Geschäfts- bzw. Bürozeit des
Standortes liegt). Die zusätzliche Zeit, die aufgewendet wird um die
dritte Schicht zu auditieren, darf nicht mehr als einen halben (0,5)
Audittag (d.h. 4 Stunden) je Audit betragen
c)
die auditierte Einheit umfasst die Gesamtzahl an Mitarbeitern am
Standort (einschließlich Voll- und Teilzeitarbeitskräfte)
d)
für die Erstellung des Auditberichtes dürfen max. 10% der gesamten
Auditzeit verwendet werden
e)
wenn ein Teil des Produktionsstandortes ausschließlich Produkte für
die Automobilindustrie herstellt, kann der Anteil dieser Mitarbeiter als
Grundlage zur Audittageberechnung herangezogen werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:
-
Freigabe des VDA QMC vor Auditdurchführung
-
alle automobilspezifischen Produktionsprozesse sind von anderen
Produktionsprozessen physisch getrennt (z. B. separates Gebäude, feste Absperrung zwischen Produktionslinien/-maschinen,
usw.)
-
Mitarbeiter, die in automobilspezifischen Produktionsprozessen
arbeiten, sind diesen fest zugeordnet,
Anmerkung: Sind automobile Produktionsprozesse in Produktionshallen integriert, in denen nicht-automobile Produktionsprozesse ausgeführt werden,
kann diese Anforderung nicht angewendet werden.
f)
die Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung), 1
bis 2 Tage vor Ort, muss zu den Audittagen der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits gemäß TAB 5.2 hinzu gerechnet werden
g)
falls ein Voraudit durchgeführt wurde, dürfen diese Audittage nicht auf
die Gesamtaudittage aufgerechnet werden (siehe 6.3)
49
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ein Audittag ist üblicherweise ein normaler, ganzer Arbeitstag mit acht
(8) Stunden. Ein halber Audittag ist dementsprechend ein Arbeitstag
mit vier (4) Stunden
VDA QMC Gelbband 2016
a)
i)
die einzigen erlaubten Reduzierungsmöglichkeiten für Audittage sind in
Abschnitt 5.3 und 5.4 aufgeführt
j)
wenn beim Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudit der Geltungsbereich der Zertifizierung erweitert wird, muss die Zertifizierungsgesellschaft die Anzahl der Audittage erhöhen. Die Begründung für eine
Aufstockung an Audittagen aufgrund eines erweiterten Geltungsbereiches muss in der Auditplanung dokumentiert werden
k)
die Zertifizierungsgesellschaft muss ein Audit so planen, dass jeder
Auditor eines Auditteams mindestens 0,5 Tage auditiert
l)
wenn die Anzahl der erforderlichen Audittage fünf (5) Tage überschreitet, muss die Zertifizierungsgesellschaft ein Team mit mindestens zwei
(2) Auditoren einsetzen.
m) bei der Berechnung der Audittage muss das Ergebnis auf den nächsten halben Tag aufgerundet werden (z. B.: 2,20  2,50)
n)
verändert sich die Gesamtzahl der Mitarbeiter des Standortes vor oder
während des Audits, muss die Mindestanzahl der Audittage neu berechnet werden. Wenn sich die Mindestanzahl an Audittagen verändert, muss auch das aktuelle Audit angepasst werden. Dies muss dokumentiert werden
o)
Für die Berechnung der Auditdauer bei Behindertenwerkstätten muss
die komplette Anzahl der Betreuer plus 1/10 der zu betreuenden Mitarbeiter herangezogen werden
p)
Bei der Berechnung der Audittage im Fall einer verlängerten Werkbank
sind die Anzahl der Mitarbeiter des dazugehörigen Standortes und die
der verlängerten Werkbank zu addieren (siehe auch Kapitel 10)
q)
Bei unterschiedlichen Gegebenheiten hinsichtlich:
50
-
der Struktur der Organisation (des Unternehmens)
-
der Vielfalt der Produktgruppen
| www.vda-qmc.de/publikationen/gelbdrucke | Alle Rechte vorbehalten.
die Gesamtzahl der Überwachungsaudittage im ersten und zweiten
Jahr (je nach vereinbartem Überwachungsintervall - siehe TAB 5.1)
muss der Anzahl der Audittage der TAB 5.2 entsprechen und gleichverteilt sein. Es muss mindestens ein (1) Überwachungsaudit pro Jahr
stattfinden (siehe auch Abschnitt 6.7)
VDA QMC Gelbband 2016
h)
der unterschiedlichen Prozesse entlang der Wertschöpfungskette
-
der Standorte (z. B. bei VDA 6.4 auch Baustellen)
-
der Arbeitsplätze (Schichtmodell)
können Zuschläge (zu den in der TAB 5.2 genannten Mannaudittagen)
erforderlich werden.
Beispiele zur Berechnung der Audittage sind auf der Internetseite des VDA
QMC veröffentlicht: www.vda-qmc.de
Zur Sicherstellung des Mindestumfangs eines Audits vor Ort gilt die nachfolgend angeführte VDA 6.1- / 6.2- / 6.4-Basis TAB 5.2, die auch die spezifischen Forderungen aus den Auditvorgaben (Akkreditierung nach ISO
17021) für die Zertifizierung nach ISO 9001 berücksichtigt.
Die Berechnung von Manntagen bei den VDA-Regelwerken erfolgt somit
gemäß der Basis TAB 5.2:
Tabelle 5.2: Auditaufwand vor Ort
Basis nach VDA 6.1 / VDA 6.2 / VDA 6.4
Auditaufwand vor Ort (in Manntagen zu je 8 h )
Kombination ISO 9001 mit VDA 6.x im Rahmen einer Erstzertifizierung (mögliche Reduktionen siehe Anmerkungen)
1 – 10
11 – 25
26 – 45
46 – 65
66 – 85
86 – 125
126 – 175
176 – 275
276 – 425
426 – 625
626 – 875
876 – 1175
Erstzertifizierung
Stufe 1
Bereitschaftsbewertung
Stufe 2
Zertifizierungs-audit
Überwachungsaudits
ReZertifizierungsaudit
(mind. 1x jährlich)
(nach drei Jahren)
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
0,5
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
1,0
2
3,0
3,5
4,0
5,5
6,0
6,5
7,0
8,0
9,0
10,0
11,0
1,0
1,5
2,0
2,0
3,0
3,0
3,5
3,5
4,0
4,5
5,0
5,5
2
2,5
2,5
3,0
4,0
4,5
5,0
5,5
6,0
7,0
7,5
8,0
VDA QMC Gelbband 2016
Anzahl
Mitarbeiter
(ständig beschäftigt in der Organisation, einschließlich
Leiharbeiter)
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-
51
5.3
Ermittlung der Audittage - Konzernschema
Die Zertifizierungsgesellschaft muss während der Angebotsphase festlegen, in wieweit das unter das Konzern-Auditschema fallende Unternehmen
mit mehreren Standorten diese Vorgaben erfüllt.
Ein Konzern-Auditschema kann angewendet werden, wenn mehrere Produktions- bzw. Dienstleistungsstandorte zusammen mit Unterstützungsstandorten (Unterstützungsfunktionen) im Hinblick auf die Anwendung des
Konzern- Auditschemas beurteilt werden.
Bei Anwendung dieses Konzernschemas sind in der „VDA 6.x certfication
database“ unter Support Function für jeden Standort die unterstützenden
Funktionen einzutragen.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die sich aus der TAB 5.2 ergebenden
Audittage als absolute Mindestansätze behandeln. Weitere Reduktionen
sind nicht zulässig. Für externe unterstützende Funktionen (keine Produktionsstandorte) gilt, dass die jeweiligen Mitarbeiter prozentual den jeweiligen
Werken / Bereichen zuzuordnen und im Auditverfahren entsprechend zu
berücksichtigen sind.
Die nachstehenden, zusätzlichen Regeln gelten, wenn eine Zertifizierungsgesellschaft ein Konzern-Auditschema nach VDA 6 anwendet.
Um ein QM-System angemessen beurteilen zu können, ist es notwendig,
jeden Standort jedes Jahr zu auditieren; es liegt jedoch in der Verantwort52
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ab 17001
1,5
12,0
6,0
8,5
1,5
13,0
6,5
9,0
1,5
14,0
7,0
10,0
1,5
15,0
7,5
10,5
1,5
16,0
8,0
11,0
2,0
17,0
8,5
12,0
2,0
18,0
9,0
12,5
2,0
19,0
9,5
13,5
2,5
20,0
10,0
14,0
2,5
21,0
10,5
15,0
2,5
22,0
11,0
15,5
3,0
23,0
11,5
16,0
Der Auditaufwand bleibt unabhängig von der Mitarbeiterzahl konstant.
VDA QMC Gelbband 2016
1176 – 1550
1551 – 2025
2026 – 2675
2676 – 3450
3451 – 4350
4351 – 5450
5451 – 6800
6801 – 8500
8501 – 10700
10701 – 13500
13501 – 17000
> 17000
Zu den Bedingungen, die erfüllt werden müssen, sodass die Organisation
ein Konzern-Auditschema (jeder auditierte Standort erhält ein VDAZertifikat) anwenden kann, gehören:
a)
Das QM-System muss zentral strukturiert und geführt werden, und alle
Standorte müssen jährlich internen, vollständigen Systemaudits unter
Anwendung der Bewertungssystematik nach dem VDA-Band 6 unterzogen werden
b)
Zu den gleich gewichteten Aktivitäten, die zentral geleitet werden könnten, gehören:
-
Strategische Planung, Grundsatzentscheidungen
-
Vertragsprüfung, wenn der Standort Aufträge annehmen darf
-
Zulassung von Lieferanten
-
Schulungsbedarfsermittlung (Schulungsbedarf)
-
QM-System-Dokumentation (Ebene 1 und Ebene 2) und Änderungsmanagement
-
Management-Bewertung (standortspezifisch und darüber hinaus
zentral)
-
Bewertung von Korrekturmaßnahmen
-
Interne Auditplanung und Bewertung der Ergebnisse: standortinterne Audits sowie zentralveranlasste interne Überwachungsaudits
-
Qualitätsplanung und kontinuierliche Verbesserungsaktivitäten (Aktivität kann lokal ausgerichtet sein)
-
Konstruktions- / Entwicklungsaktivitäten (bzw. Beschaffungs-, Planungs-, Logistikaktivitäten)
53
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Da auch zu einem späteren Zeitpunkt neue Organisationen in ein KonzernAuditschema aufgenommen werden können, ist immer der Mindestaufwand
für jeden Standort zu ermitteln (VDA 6.1- / 6.2- / 6.4-Basis TAB 5.2 – anwendbare Reduktion, gerundet auf den jeweils nächsten vollen oder halben
Tag); d.h., es können nicht die Mitarbeiter aller Standorte ermittelt und addiert werden und der sich daraus ergebende Aufwand (abzgl. der möglichen
Reduktion) nachfolgend auf die einzelnen Standorte aufgeteilt werden.
VDA QMC Gelbband 2016
lichkeit der Zertifizierungsgesellschaft, einen Auditplan zu entwickeln, der
die Mindestzeiten für jeden Standort angemessen berücksichtigt. Eine
Stichprobenauswahl von Standorten ist nicht zulässig.
Tabelle 5.3:
Reduzierung der Audittage für ein Konzernschema:
Anzahl der Standorte
prozentuale Reduzierung
(gilt nur für die Erst- und ReZertifizierungsaudits)
2 -9
20
10 - 19
30
20 und mehr
40
Die prozentuale Reduzierung darf nur bei der Audittageberechnung, der
Erst- und Re-Zertifizierung erfolgen. Die Anzahl der Audittage für nachfolgende Überwachungsaudits ergibt sich aus dieser reduzierten Audittageberechnung der Erstzertifizierung. Weitere Reduzierungen sind nicht zulässig.
Es liegt in der Verantwortung der Zertifizierungsgesellschaft, einen Auditplan mit der Gesamtanzahl der Audittage basierend auf der Mindestkalkulation zu erstellen (siehe TAB 5.2).
Für jeden Standort eines Konzernschemas muss folgendes erstellt und verfügbar sein:
c)
eine eigene Auditplanung und ein eigener Auditplan (siehe Abschnitt
5.7)
d)
einen eigenen Auditreport (siehe Abschnitt 5.10)
e)
eine eigene Zertifizierungsentscheidung (siehe Abschnitt 5.12)
f)
ein eigenes VDA-Zertifikat (siehe Abschnitt 5.13). Ein VDA-Zertifikat,
dass alle Standorte beinhaltet bzw. eine Erstellung eines KonzernVDA-Zertifikates ist nicht zulässig
54
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Für die angemessene Verteilung der Audittage zwischen den Standorten
und allen Unterstützungsstandorten (Unterstützungsfunktionen) ist die Zertifizierungsgesellschaft verantwortlich. Weicht die Zertifizierungsgesellschaft
signifikant von der Berechnung auf Basis der Mitarbeiterzahl ab, muss der
Auditplanung eine entsprechende schriftliche Erläuterung hinzugefügt werden.
VDA QMC Gelbband 2016
Anmerkung: Andere Gegebenheiten können entsprechend der Größe
und/oder der Organisationsstruktur anerkannt werden.
Bei der Festlegung der Audittage ist eine Reduzierung in folgenden Fällen
zulässig:
5.4.1
Ohne Entwicklungsverantwortung
Bei einer Zertifizierung ohne Entwicklungsverantwortung, also ohne Produkt- (VDA 6.1 oder VDA 6.4) bzw. Dienstleistungsentwicklung (VDA 6.2),
können die Mindestwerte um 15 % (siehe Abschnitt 5.2) reduziert werden.
5.4.2
Zertifizierung von Dienstleistungsorganisationen mit Filialnetzen nach VDA 6.2.
Bei Organisationen mit einer Vielzahl gleicher Dienstleistungsstandorte (z.
B. Logistikcenter, Handelshäuser …) ist die nachfolgend beschriebene
Sonderlösung bei Erfüllung genannter Voraussetzungen zulässig:
- Alle Standorte/Filialen werden durch eine zentrale Organisation geleitet und gelenkt.
- Aufbauorganisation und Strukturen sowie angebotene Dienstleistungen der Filialen sind identisch.
- Für alle Filialen gelten gleiche Vorgaben für Prozesse, Ausstattungen, Anweisungen und Corporate Identity
- es erfolgen jährlich interne Systemaudits aller Filialen, verantwortlich
durchgeführt von der Zentrale
Sonderlösung:
a)
Die Zentrale muss jährlich auditiert werden. Jede Filiale muss vor der
Aufnahme in das Gesamtzertifikat mit dem Umfang eines ReZertifizierungsaudits auditiert werden. Hiernach ist die Filiale jeweils
einmal im Zertifikatzyklus mit dem Aufwand eines Überwachungsaudits zu überprüfen.
b)
Die Bereitschaftsbewertung (Stufe 1) erfolgt in der Zentrale sowie vor
Ort in den Filialen der Organisation. Als Berechnungsgrundlage für den
Aufwand der Bereitschaftsbewertung der Filialen werden 10% der entsprechenden Filialen zu Grunde gelegt (Beispiel: 20 Filialen ergeben 2
Standorte für die Bereitschaftsbewertung vor Ort)
55
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Ermittlung der Audittage - zulässige Reduzierungen
VDA QMC Gelbband 2016
5.4
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die sich aus der TAB 5.2 ergebenden
Audittage als absolute Mindestansätze behandeln. Die Reduzierungsmöglichkeiten sind nachfolgend beschrieben:
a)
Eine Reduzierung der Mindestzeiten vor Ort bei der Bereitschaftsbewertung ist nur in Verbindung mit einem Konzern-Auditschema zulässig, wenn die Bedingungen hierfür (siehe 5.3) innerhalb der Organisation erfüllt sind. In diesem Fall ist für die Zentrale der Organisation von
100% der Vorgabe aus der TAB 5.2 auszugehen.
Für die einzelnen Standorte kann der Aufwand für die Bereitschaftsbewertung (vor Ort in Abhängigkeit von der Größe des Standortes) bei
einem Konzern-Schema reduziert werden auf:
b)
0,5 MT bei
1
bis
275
Mitarbeiter
1,0 MT bei
276
bis
2025
Mitarbeiter
1,5 MT bei
2026
bis
8500
Mitarbeiter
2,0 MT bei
8501
bis
17000
Mitarbeiter
2,5 MT bei
> 17000
Mitarbeiter
Bei bereits vorhandener ISO 9001-Zertifizierung (Upgrade- / Aufstockungsaudit) kann der Aufwand (gemäß Vorgabe aus der TAB 5.2) für
die Stufe 2 um maximal 20% der in TAB 5.2 vorgegebenen Audittage
reduziert werden. Sollte die Produkt- / Dienstleistungsentwicklung nicht
relevant sein, kann in diesem Fall um weitere 10% reduziert werden.
Dabei ist zu beachten, dass bei der Berechnung der Audittage das
Endergebnis der Reduzierung auf den nächsten halben oder vollen
Tag aufgerundet werden muss. Bei der Stufe 1 des Audits ist keine
Reduzierung zulässig.
Eine Aufstockung ist nur zulässig, wenn sie von derselben Zertifizierungsgesellschaft, die für die ISO 9001-Zertifizierung verantwortlich ist,
durchgeführt wird. Wechselt ein Klient die Zertifizierungsgesellschaft,
muss mindestens ein (1) Überwachungsaudit nach ISO 9001 von der
neuen Zertifizierungsgesellschaft durchgeführt werden, bevor eine
Aufstockung auf VDA 6.1, 6.2 oder 6.4 vorgenommen werden kann
56
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Weitere Reduzierungsmöglichkeiten bzw. Zuschläge
VDA QMC Gelbband 2016
5.4.3
d)
Reduzierung bei Konzern-Auditschema (siehe Abschnitt 5.3)
e)
Reduzierung bei Auditierung mit Unterstützungsstandorten (Unterstützungsfunktionen)
f)
-
Option 1: wenn mehrere Zertifizierungsgesellschaften an der Zertifizierung von Unterstützungsstandorten (Unterstützungsfunktionen)
beteiligt sind, darf die Zertifizierungsgesellschaft, die die Unterstützungsstandorte (Unterstützungsfunktionen) nicht auditiert, die Audittage um den Betrag reduzieren, der für das Audit des Unterstützungsstandortes (Unterstützungsfunktion) zu verwenden gewesen
wäre.
-
Option 2: wenn eine Organisation weitere Unterstützungsstandorte
bzw. Unterstützungsfunktionen (z. B. Produktentwicklung, Beschaffung, Lager usw.) nachweislich darlegen kann (z. B. über gemeinsame Projekte, Umfänge usw.), können die Audittage um den Betrag reduziert werden, der für das Audit des Unterstützungsstandortes (Unterstützungsfunktion) zu verwenden gewesen wäre. Die Voraussetzung hierfür ist aber, dass die aufgeführten Unterstützungsstandorte bzw. Unterstützungsfunktionen mindestens ein Zertifikat
nach ISO 9001 mit entsprechendem Geltungsbereich aufweisen
und durch eine Zertifizierungsgesellschaft auditiert werden (siehe
Abschnitt 5.5). Eine entsprechende Reduzierung der Audittage vor
Ort darf 15 % nicht überschreiten.
im Falle von sehr einfachen Produktionsprozessen oder nachgewiesen
konstant guter Prozessleistung. Wenn die Zertifizierungsgesellschaft
auf Grund ihrer Erfahrung für ein solches Unternehmen eine Reduzierung der Audittage für die Überwachungsaudits für den aktuellen Auditzyklus vorschlägt, muss sie diese nachvollziehbar begründen und vor
dem nächsten Überwachungsaudit beim VDA QMC zur Freigabe vorlegen. Eine Reduzierung für das Erstzertifizierungs- und das ReZertifizierungsaudit ist in diesem Fall nicht zulässig und die in TAB 5.2
vorgegebenen Audittage müssen angewendet werden.
57
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bei einer Erweiterung des Geltungsbereichs dürfen die Audittage nicht
reduziert werden. Es sind 100% der geforderten Audittage für das
Erstzertifizierungsaudit anzusetzen
VDA QMC Gelbband 2016
c)
h)
Kombinationsaudits ISO/TS 16949 und VDA 6.2
Falls ein Unternehmen eine Zertifizierung nach beiden Standards
wünscht, müssen die Audittage wie folgt kalkuliert werden:
ISO/TS 16949 = 100% der Audittage nach IATF Zertifizierungsvorgaben (Rules) und VDA 6.2 = nach TAB 5.2 ermittelte Audittage können
um max. 1/3 (= 33,3%) reduziert werden.
Davon abweichende Festlegungen müssen vom VDA QMC genehmigt
werden.
i)
Kombinationsaudits ISO/TS 16949 bzw. VDA 6.1 mit VDA 6.4
Grundsätzlich kann diese Kombination angewendet werden. Zulässige
Ausnahme:
Sollten Produkte, Prozesse und deren Anlagen für den Geltungsbereich ISO/TS 16949 bzw. VDA 6.1 und / oder VDA 6.4 nachweislich
identisch sein, so können die Audittage nach ISO/TS 16949 bzw. VDA
6.1 berechnet werden. Für die spezifischen Anforderungen des VDA
6.4 sind zusätzlich 20% bzw. mind. 1 Tag zu berücksichtigen.
j)
Kombinationsaudits mit nicht-automotiven Standards (z. B. ISO 14001
/ OHSAS / ISO 18001 oder ähnlich).
Bei etwaiger Kombination mit anderen, nicht-automotiven Standards
gilt für die Berechnung der Mindestzeiten vor Ort stets die Vorgabe aus
der TAB 5.2 unter Berücksichtigung der möglichen Reduktionsregelungen, d.h. es ist immer von einer mindestens 100%-Abdeckung der
automotiven Forderungen auszugehen.
Werden Reduzierungen entsprechend der oben genannten Punkte a) bis g)
kombiniert, kann die Gesamtanzahl der Audittage um maximal 50% reduziert werden.
58
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Kombinationsaudits ISO/TS 16949 und VDA 6.1
Falls ein Unternehmen eine Zertifizierung nach beiden Standards
wünscht, müssen die Audittage wie folgt kalkuliert werden:
ISO/TS 16949 = 100% der Audittage nach IATF Zertifizierungsvorgaben (Rules) und VDA 6.1 = 50% der Audittage nach VDA 6, maximal 2
zusätzliche Audittage.
VDA QMC Gelbband 2016
g)
Unterstützungsstandorte / Unterstützungsfunktionen vor Ort oder an entfernten Standorten (z. B. Produktentwicklung, Vertragsprüfung, Beschaffung, Lager usw.) müssen so auditiert werden, wie sie den Produktionsstandort unterstützen. Sie müssen in der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits auditiert werden und mindestens ein weiteres Mal während des Überwachungsauditzyklus und im Rahmen des Re-Zertifizierungsaudits.
Ist dies nicht der Fall, müssen entfernte Unterstützungsstandorte /funktionen bei der Planung der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits berücksichtigt werden und vor dem Audit des Produktionsstandortes auditiert
werden.
Zusätzliche Audits an entfernten Unterstützungsstandorten / -funktionen
können aufgrund von (während des Audits am Produktionsstandort) festgestellter mangelnder Unterstützungsleistung notwendig werden.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss dokumentieren, wie die Anzahl der
Audittage zwischen den Produktionsstandorten und allen Unterstützungsstandorte / -funktionen am Produktionsstandort oder an den entfernten Unterstützungsstandorte / -funktionen aufgeteilt wird.
Wenn die Unterstützungsstandorte / -funktionen an entfernten Standorten
mehrere Produktionsstandorte unterstützen und diese Produktionsstandorte
von mehreren Zertifizierungsgesellschaften auditiert werden, hat der Klient
zwei Optionen:
Option 1:
Jede Zertifizierungsgesellschaft auditiert die entfernten Unterstützungsstandorte / -funktionen gemäß den festgestellten Schnittstellen (Produktionsstandort – Unterstützungsfunktion) und unterstützenden Prozessen.
Option 2:
Eine Zertifizierungsgesellschaft erkennt das Audit einer anderen Zertifizierungsgesellschaft am entfernten Unterstützungsstandort / -funktion an.
Dabei müssen folgende Bedingungen berücksichtigt und vor dem Audit erfüllt werden:
59
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Unterstützungsstandort / Unterstützungsfunktion
VDA QMC Gelbband 2016
5.5
2)
Die Unterstützungsstandorte / -funktionen sind im Anhang des VDAZertifikates unter Angabe der Adresse, des Geltungsbereiches und der
Zertifikatsnummer des Unterstützungsstandortes aufzuführen (siehe
Abschnitt 5.13.4)
Falls die oben genannten Voraussetzungen nicht erfüllt werden können,
muss die Zertifizierungsgesellschaft den Klienten darüber informieren und
Option 1 wählen.
5.6
Festlegung des Auditteams
Die Zertifizierungsgesellschaft muss über einen Prozess zur Auswahl und
Festlegung der Auditoren, des Auditteams und des jeweiligen Auditteamleiters verfügen. Dabei ist die Kompetenz, die zur Erreichung der Auditziele
notwendig ist, zu berücksichtigen. Wenn nur ein Auditor festgelegt wird,
muss dieser über Auditteamleiter-Kompetenz (Berufung) verfügen.
Bei der Auswahl der Auditoren ist zu beachten, dass mindestens ein Auditor
die Zulassung für die „fachliche Ausrichtung“ (Branche/Scope) der zu
auditierenden Organisation haben muss. Die Auditoren müssen für das
jeweilige Regelwerk vom VDA QMC zugelassen sein. Jeder in der Audittageberechnung berücksichtigte Auditor muss von der beauftragenden Zertifizierungsgesellschaft über eine gültige Berufung als Auditor verfügen. Die
beauftragende Zertifizierungsgesellschaft muss vom VDA QMC für die Zertifizierung nach dem entsprechenden VDA-Standard zugelassen sein.
Das Auditteam muss sich aus VDA 6.x qualifizierten Auditoren zusammensetzen, die ein gültiges Zertifikat besitzen, um im Namen dieser Zertifizierungsgesellschaft Audits durchführen zu können. Dies muss entsprechend
in der “VDA 6.x certfication database“ eingetragen sein. Das Auditteam
muss über relevante, branchenspezifische Erfahrungen, bezogen auf den
Geltungsbereich der Zertifizierung des Klienten, verfügen und für die entsprechenden Branchen zugelassen sein.
Die Fähigkeiten des Auditteams können durch technische Experten und
Dolmetscher, die dem Teamleiter unterstellt sind, ergänzt werden. Werden
60
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der Klient stellt der Zertifizierungsgesellschaft vor dem Audit ein ISOZertifikat bzw. ein VDA-Zertifikat des entfernten Unterstützungsstandortes / -funktion einer anderen Zertifizierungsgesellschaft zur Verfügung. Diese Zertifizierungsgesellschaft muss über entsprechende Akkreditierung / Zulassung verfügen
VDA QMC Gelbband 2016
1)
Die Zertifizierungsgesellschaft muss für das Erstzertifizierungsaudit (Stufe 1
und 2) ein Auditteam benennen, welches den Klienten in den vergangenen
drei (3) Jahren nicht auditiert hat. Die Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits
(Bereitschaftsbewertung) muss von einem Mitglied des Auditteams durchgeführt werden, welches auch die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits auditieren wird, vorzugsweise vom Auditteamleiter.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss mindestens einen Auditor des Auditteams der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits in allen Überwachungsaudits des 3-jährigen Auditzyklus einsetzen.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss bei der Berechnung der Audittage die
Anforderungen für den Einsatz von Auditteams berücksichtigen (siehe Abschnitt 5.2).
5.7
Auditplanung für alle Audits
Die Zertifizierungsgesellschaft muss über einen Prozess verfügen, um sicherzustellen, dass die Auditplanung vor Beginn des Audits am Produktionsstandort abgeschlossen ist.
Für die Auditplanung des Zertifizierungs- / Re-Zertifizierungsaudits sind alle
Bereiche / Prozesse (Schnittstellen inkl. Unterstützengfunktionen) gemäß
Geltungsbereich des VDA-Zertifikates zu berücksichtigen. Es erfolgt eine
vollumfängliche Gesamtbewertung des QM-Systems.
Die Durchführung des Audits erfolgt prozess- und nicht checklistenorientiert. Die Auditierung erfolgt entlang der organisationsspezifischen Prozessketten. Dabei ist von jenen Prozessen auszugehen, die als Ergebnis eine
an externe Kunden zu erbringende Dienst- oder Sachleistung erbringen
(kundenorientierte Prozesse).
61
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Wenn technische Experten eingesetzt werden, gelten sie nicht als Teil des
Auditteams.
VDA QMC Gelbband 2016
Dolmetscher eingesetzt, müssen diese so ausgewählt werden, dass sie das
Audit nicht unzulässig beeinflussen. In diesem Fall muss für den Teil des
Audits, in dem der Dolmetscher eingesetzt wird, der Zeitaufwand um mindestens 20% erhöht werden.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss den Klienten verpflichten, folgende Informationen als Grundlage für die Auditplanung zur Verfügung zu stellen:
a)
Dokumentation über das QM-System des Klienten, einschließlich der
Nachweise der Konformität mit den Anforderungen des zutreffenden
VDA-Regelwerkes, sowie die Schnittstellen zu und Wechselwirkungen
mit Unterstützungsstandorten / -funktionen) und / oder verlängerten
Werkbänken
b)
erteilte besonderen Kundenstatus seit dem letzten Audit
c)
Mitteilung über neue Kunden seit dem letzten Audit
d)
Berichte von internen Audits und Managementbewertungen seit dem
letzten Audit
Anmerkung: Für außerordentliche Audits sind eventuell nicht alle Informationen notwendig.
5.7.2
Auditplan
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die vom Klienten geforderten Informationen (siehe Abschnitt 5.7.1) analysieren, um basierend darauf kritische
Bereiche zu ermitteln und im Hinblick auf Kundenrisiko, Leistungstrends
und kritische Prozesse zu priorisieren.
Anmerkung: Die Zertifizierungsgesellschaft soll eine Überprüfung des Internetauftritts des Klienten in Betracht ziehen, um die übermittelten Informationen zu verifizieren (d.h. Organisationsstruktur, Kunden, Unterstützungsstandorte (Unterstützungsfunktionen), Geltungsbereich der Zertifizierung,
Benutzung des VDA QMC-Logos, usw.).
Ein Mitglied des Auditteams muss einen prozessbasierten Auditplan für jedes Audit (Erstzertifizierungs-, Überwachungs-, Re-Zertifizierungs-, Transferaudits und außerordentliche Audits) entwickeln.
Sind nicht alle erforderlichen Informationen vom Klienten vor Erstellung des
Auditplans zur Verfügung gestellt worden, muss der Auditplan angemessene Zeit vorsehen, um die fehlenden Informationen vor dem Start der Eröffnungsbesprechung mit dem Management des Standortes zu sammeln und
zu bewerten oder der De-Zertifizierungsprozess muss eingeleitet werden
62
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Informationen des Klienten für die Auditplanung
VDA QMC Gelbband 2016
5.7.1
a)
die Bezeichnung der Prozesse des Klienten, die auditiert werden, ausweisen
b)
die Wechselwirkungen mit Unterstützungsstandorten (Unterstützungsfunktionen) ausweisen
c)
die Benennung jedes Produktionsprozesses der auditiert wird ausweisen
d)
kundenspezifische Anforderungen ausweisen, die auditiert werden
e)
die Gesamtanzahl der auditierten Stunden pro Tag und die Gesamtanzahl der Audittage erfassen
Bei der Erstellung des prozessbasierten Auditplanes muss der Auditpfad
entlang der Prozessabfolge so gestaltet werden, dass mehrfache, unnötige
Besuche desselben Prozesses vermieden werden.
Der Auditplan muss dem Klienten vor dem Audit übermittelt werden. Änderungen des übermittelten Auditplans müssen als Teil der Aufzeichnungen
zum Audit aufbewahrt werden (siehe Abschnitt 9.1).
5.8
Auditdurchführung
Jedes Audit (Stufe 2 der Erstzertifizierung, Überwachung, Re-Zertifizierung
und Transfer) muss mindestens die Überprüfung und Beurteilung folgende
Punkte berücksichtigen:
a)
Informationen und Nachweise der Konformität mit den Anforderungen
des zutreffenden VDA-Regelwerkes
b)
Verantwortung des Managements für die Unternehmenspolitik und
-strategie
c)
Ergebnisse der Managementbewertung hinsichtlich Effektivität und zugehöriger Maßnahmen
63
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Jeder Auditplan muss:
VDA QMC Gelbband 2016
(siehe Abschnitt 8.1 g). Die Bewertung der fehlenden Informationen vor Ort
muss zu der geplanten Auditzeit addiert werden.
e)
prozessorientierte interne Audits und Analyse der Effektivität durchgeführter Korrekturmaßnahmen
f)
Verifizierung der Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen seit dem letzten Audit
g)
Überprüfung der Kundenbeanstandungen und der Reaktionen des Klienten (für Re-Zertifizierung siehe Abschnitt 6.8) seit dem letzten Audit
einschließlich Überprüfung der maßgeblichen (Online-) Kundenleistungsreports der OEMs (z. B. Kundenbewertungen, besonderer Kundenstatus)
h)
wie sichergestellt wird, dass Schlüsselziele der Kunden erreicht werden und dass Korrekturmaßnahmenpläne vorhanden sind, wenn diese
Ziele nicht erreicht werden
i)
Umsetzung aller Anforderungen neuer Kunden seit dem letzten Audit
j)
Prozess des Klienten zur Erfassung, Verteilung und Umsetzung von
gesetzlichen, behördlichen und kundenspezifischen Anforderungen
k)
Informationen und Nachweise über kundenspezifische Anforderungen
an Qualitätsmanagementsysteme, einschließlich der bereits auditierten
kundenspezifischen Anforderungen. Kundenspezifische Anforderungen sind stichprobenartig auf ihre wirksame Umsetzung hin über den
3-jährigen Auditzyklus zu auditieren
l)
Prozesse des Klienten, Abfolge und Wechselwirkungen der Prozesse
(Inputs und Outputs), die Leistung entsprechend der definierten Messgrößen, mit Fokus auf die Prozesse, die direkte Auswirkungen auf
Kunden haben können. Die Prozesse sind dort zu auditieren, wo sie
stattfinden
m) operative Steuerung und Überwachung der Prozesse
64
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Verknüpfung zwischen der Qualitäts-, Unternehmenspolitik und strategie, Leistungszielen und –vorgaben (Kennzahlensystematik für
die definierten Prozesse), Verantwortlichkeiten, Kompetenzen der Mitarbeiter, Abläufen, Verfahren, Leistungsdaten, Feststellungen und Bewertungen aus internen Audits und Änderungen an der Organisation
oder des Managements des Klienten
VDA QMC Gelbband 2016
d)
o)
die wirksame Umsetzung von QM-Plänen, FMEA und anderen dazugehörigen Dokumenten während des Audits der Produktionsprozesse
p)
Korrektheit der in dem VDA-Zertifikat enthaltenen Informationen und
Anlagen
q)
Die Stellung der für die Belange des QM-Systems verantwortlichen
Funktion (Festeinstellung) muss durch den Auditor verifiziert werden,
z. B. Organisationsplan, Stellen-/ Funktionsbeschreibung, Schulungsplan, etc.)
r)
Wurden die Abweichungen, Feststellungen und Hinweise des letzten
Audits umgesetzt bzw. beachtet?
s)
Welche Änderungen innerhalb des Systems haben sich ergeben?
t)
Ist ein Kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess (KVP) eingeführt und
wirksam umgesetzt?
u)
Gibt es Verbesserungen hinsichtlich der Mitarbeiter- und Kundenzufriedenheit in der Organisation?
Das Auditteam muss den Klienten regelmäßig während des Audits über
den Stand bzw. Fortschritt des Audits informieren.
Das Auditteam muss objektive Nachweise für die Erfüllung bzw. NichtErfüllung von Anforderungen in den Notizen dokumentieren, diese müssen
als Teil der Aufzeichnungen des Audits aufbewahrt werden (siehe Abschnitt
9.1).
5.9
Auditfeststellungen und die Bewertung der Feststellungen
5.9.1
Auditfeststellungen
Das Auditteam muss sowohl Konformität als auch, wenn festgestellt, Abweichungen von Auditkriterien dokumentieren, um den Zertifizierungsentscheidungsprozess zu unterstützen (siehe Abschnitt 5.12).
Das Auditteam muss alle Abweichungen und die entsprechenden Nachweise identifizieren und den Klienten darüber informieren. Wenn Abweichun65
| www.vda-qmc.de/publikationen/gelbdrucke | Alle Rechte vorbehalten.
Verknüpfungen zwischen Kundenbelangen und den entsprechenden
Prozessdokumenten (d.h. QM-Plan, FMEA, usw.) einschließlich der
wirksamen Umsetzung jeglicher Änderungen
VDA QMC Gelbband 2016
n)
1)
die Beschreibung der Abweichungsfeststellung
2)
die Anforderung oder spezifische Referenz zur VDA Anforderung
3)
den objektiven Nachweis (die objektive Nachweise), der die Abweichungsfeststellung belegt
4)
Begründung der Klassifizierung der Abweichung
Anmerkung: Eine Abweichung kann mehrere "*-Fragen" oder „muss-Anforderungen“ umfassen.
Das Auditteam darf dem Klienten keine Lösungsvorschläge für die festgestellten Abweichungen aufzeigen. Wenn grundsätzliche Konformität vorliegt, können Verbesserungspotentiale aufgezeigt werden (siehe Abschnitt
10.0).
Schwerwiegende Hauptabweichungen mit einer „0-Punkten-Bewertung“
(siehe auch Abschnitt 5.9.2.1 und 10.0) können zum Abbruch des Audits
durch den Auditteamleiter nach Abstimmung mit dem Klienten und der Zertifizierungsgesellschaft führen. Wenn der Klient dem Abbruch zustimmt,
muss der Auditteamleiter das Audit umgehend beenden. Ein Auditbericht
muss erstellt und dem Klienten ausgehändigt werden (siehe Abschnitt
5.10).
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die Gründe für den Abbruch in der
“VDA 6.x certfication database“ vermerken und den Abbruch dem VDA
QMC schriftlich mitteilen. Im Fall eines Abbruchs gelten folgende Regelungen:
a)
66
wird die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits abgebrochen, muss der
Klient erneut mit der Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) beginnen
| www.vda-qmc.de/publikationen/gelbdrucke | Alle Rechte vorbehalten.
Eine Abweichung muss in vier klar abgegrenzten Teilen dokumentiert werden:
VDA QMC Gelbband 2016
gen festgestellt werden, müssen diese als Haupt- oder Nebenabweichung
bzw. Verbesserungspotenzial gemäß den Definitionen in Abschnitt 10.0,
klassifiziert werden. Festgestellte Abweichungen dürfen nicht als Verbesserungspotentiale dargestellt werden und dürfen nicht während des Audits
geschlossen werden.
c)
wird ein Re-Zertifizierungsaudit abgebrochen, muss der Klient ein
erneutes Re-Zertifizierungsaudit in Übereinstimmung mit Abschnitt
5.1.1 durchführen. Ist das definierte Zeitfenster überschritten, muss
der Klient mit einem Erstzertifizierungsaudit (Stufe 1 und Stufe 2) neu
beginnen
d)
wird ein Transferaudit abgebrochen, muss der Klient mit einem Erstzertifizierungsaudit (Stufe 1 und Stufe 2) neu beginnen
| www.vda-qmc.de/publikationen/gelbdrucke | Alle Rechte vorbehalten.
wird ein Überwachungsaudit abgebrochen, muss das VDA-Zertifikat
suspendiert werden (siehe Abschnitt 8.1 f) und ein komplett neues
Überwachungsaudit muss innerhalb von neunzig (90) Kalendertagen
nach dem Abschlussgespräch wiederholt werden
VDA QMC Gelbband 2016
b)
67
5.9.2.1
Bewertung der Feststellungen für Audits nach VDA 6.1, VDA
6.2 und VDA 6.4
Tabelle 5.9.2.1:
Bewertung der Feststellungen
Ist-Situation
Bewertung der Feststellungen
im QM-System
vollständig
festgelegt
ja
nein
in der Praxis
wirksam nachgewiesen
ja
ja
überwiegend *)
Punktanzahl
10
8
6
4
0
Risikoabschätzung innerhalb
des Prozesses
Kein
Risiko
geringes
Risiko
deutliches
Risiko
hohes
Risiko
sehr hohes
Risiko
Mögliche Definition der Feststellung
Grün / i.O.
(ggf. mit
Potenzial
/ Hinweis)
Gelb /
Nebenabweichung
Rot /
Nebenabweichung
Rot /
Hauptabweichung
Rot /
Schwerwiegende
Hauptabweichung
Auswirkung der
Feststellung
Verifizierung
vor Ort
*)
Erteilung eines
VDA-Zertifikates
ja
nein
ja/nein
nein
Keine Erteilung des
VDA-Zertifikates
Verifizierung vor Ort nicht unbedingt
notwendig
Verifizierung vor Ort notwendig
Unter "überwiegend" wird verstanden, dass alle zutreffenden Forderungen in mehr als
ca. 3/4 aller relevanten Anwendungsfälle wirksam nachgewiesen sind und kein spezielles Risiko gegeben ist.
10 Punkte:
Im QM-System vollständig festgelegt und auch wirksam
nachgewiesen. Es besteht kein Risiko innerhalb des Prozesses (ggf. mit Potenzial / Hinweis)
8 Punkte:
Im QM-System nicht vollständig festgelegt und wirksam
nachgewiesen. Es besteht ein geringes Risiko innerhalb
des Prozesses
68
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Bewertung der Feststellungen
VDA QMC Gelbband 2016
5.9.2
4 Punkte:
Im QM-System nicht vollständig festgelegt, aber überwiegend wirksam nachgewiesen. Es besteht ein hohes Risiko
innerhalb des Prozesses
0 Punkte:
Nicht wirksam nachgewiesen, unabhängig von der Vollständigkeit der Festlegung im QM-System Es besteht ein
sehr hohes Risiko innerhalb des Prozesses
Der Auditor beurteilt Festlegung und Wirksamkeit der Maßnahmen entsprechend der Erfüllung der jeweiligen Forderungen, indem er zunächst
feststellt:
-
Ist der Fragengegenstand (Prozess) im QM-System, in Abläufen, Zusammenhängen und Zuständigkeiten schriftlich festgelegt?
Dann hat er weiter zu bewerten:
-
Ist der Fragengegenstand (Prozess) in der Praxis wirksam nachgewiesen?
Im Rahmen der Bewertung der Fragen (Prozesse) sind folgende Aspekte
(Zertifizierungs-, Überwachungs- und Re-Zertifizierungsaudit) zu auditieren:
Abfolge und Wechselwirkung der Prozesse, Kennzahlen (KPI), Input und
Output der Prozesse sowie die Risikobetrachtung.
Gemäß der aufgeführten Bewertungssystematik (siehe TAB 5.9.2.1) führt
die Beurteilung der festgestellten Situation zu einer Bewertung jeder zutreffenden Frage / jedes zutreffenden Prozesses. Diese Bewertung kann je
Frage / Prozess mit 0, 4, 6, 8 oder 10 Punkte bewertet werden.
5.9.2.2
Bewertungssystematik nach VDA 6.1 – Zusatzanforderungen
Bei der zusammenfassenden Bewertung eines Elements wird jeder Frage
das gleiche Gewicht zugeordnet. Nicht zutreffende Fragen werden bei der
Bewertung nicht berücksichtigt.
69
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Im QM-System vollständig festgelegt und überwiegend
wirksam nachgewiesen. Es besteht ein deutliches Risiko
innerhalb des Prozesses
VDA QMC Gelbband 2016
6 Punkte:
Die Elementbewertung EE ergibt sich als Prozentsatz aus der Gesamtpunktezahl aller zutreffenden Fragen bezogen auf die Gesamtzahl der möglichen Punkte aller zutreffenden Fragen.
Sind alle zutreffenden Fragen eines Elements mit 10 Punkten bewertet, so
beträgt der Erfüllungsgrad EE =100 %.
E
E
=
Summe aller erzielten Punkte der zutreffenden Fragen
—————————————————————————
x 100 [%]
Summe aller möglichen Punkte der zutreffenden Fragen
b)
Gesamtbewertung des Auditergebnisses
Für die beiden Auditteile U (Unternehmensführung) und P (Produkt und
Prozess) werden zuerst die Erfüllungsgrade EU und EP ermittelt. Sie errechnen sich als Durchschnittswerte aus den Erfüllungsgraden der jeweils bewerteten Elemente:
Summe der Erfüllungsgrade der zutreffenden Elemente
EU bzw. EP = ———————————————————————————
Anzahl der bewerteten Elemente
[%]
Die beiden Erfüllungsgrade EU und EP werden zu einem Gesamterfüllungsgrad zusammengeführt, bei dem der unternehmensspezifische Teil mit einem Drittel und der produkt- und prozessbezogene Teil mit zwei Dritteln
eingeht:
EU + 2 * EP
EGES = ———————— [%].
3
Die Bewertungssystematik kann auch dann angewandt werden, wenn Elemente oder Fragen hinzugefügt oder weggelassen werden. Beziehen sich
zusätzliche Fragen auf Produkt, Dienstleistung oder Technik, so kann es erforderlich sein, das Punkte- und Bewertungssystem entsprechend anzupassen.
70
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Berechnung des Erfüllungsgrades eines Elements:
VDA QMC Gelbband 2016
a)
Unter der Bedingung, dass die 7 Elemente zur Unternehmensführung und
die 16 Elemente zu Produkt und Prozess (aus Kapitel 6) gleichgewichtig in
EGES eingehen, müsste
EGES =
7 * EU + 16 * EP
————————
23
= 0,30 * EU + 0,70 * EP
berechnet werden.
Um eine einfache Formel zu erhalten und um die Elemente aus dem Teil U
etwas stärker zu gewichten, wurde EGES von der Fachgruppe wie oben festgelegt (kein mathematischer Hintergrund). Die Elemente EU sind daher um
den Faktor 0,33/0,30 = 1,1 stärker gewichtet.
Somit gehen Elemente der Unternehmensführung als wesentliche Bestandteile des Qualitätsmanagements in die QM-Systembewertung etwas stärker
ein.
Falls im Rahmen des jeweiligen Audits (Erstzertifizierungs-, Überwachungs-,
Re-Zertifizierungs-, Transferaudits usw.) nach VDA 6.1 die nachfolgenden
Kriterien eingehalten sind, ist ein Nachaudit (Verifizierung vor Ort) erforderlich
1)
maximal eine mit * gekennzeichnete Frage wurde mit 0 Punkten bewertet und/oder
2)
eine oder mehrere mit * gekennzeichnete Fragen wurden mit 4 oder
6 Punkten bewertet und/oder
3)
eine oder mehrere nicht mit * gekennzeichnete Fragen wurden mit
0 Punkten bewertet und/oder
4)
kein Element wurde mit einem Erfüllungsgrad unter 75% bewertet.
71
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Die Formel ist aus folgender Überlegung entstanden:
VDA QMC Gelbband 2016
Anmerkung zur Formel EGES:
Zertifizierungsaudits und des Re-Zertifizierungsaudits
Die Ergebnisse des Zertifizierungsaudits und des Re-Zertifizierungsaudits
nach den Audit-Teilen U (Unternehmensführung) und P (Produkt und Prozess) sind darzustellen. Die Erfüllungsgrade aller Elemente einzeln sowie
die Zusammenfassungen zum Teil U und P, sowie der Gesamterfüllungsgrad sind auszuweisen.
Überwachungsaudits (Aufrechterhaltung des VDA-Zertifikates)
Für die Aufrechterhaltung des VDA-Zertifikates gelten die nachstehenden
Regelungen:
Im Rahmen eines Überwachungsaudits nach VDA 6.1 sind folgende Prozesse (Elemente) des Regelwerkes immer zu auditieren:
1)
Elemente 01, 02, 03, 04, 05, 06
2)
Element Z1 Unternehmensstrategie
3)
Elemente 08 (falls zutreffend), 09, 14 und 18 (aktuelle Kundenreklamationen)
4)
Weitere stichprobenartig ausgewählte QM-Elemente entlang der Wertschöpfungskette (unter Berücksichtigung der Ergebnisse aus dem letzten Audit)
5)
Es erfolgt keine Neuberechnung des Gesamt-Erfüllungsgrades wie bei
dem Zertifizierungsaudit bzw. Re-Zertifizierungsaudits
6)
Die Ergebnisse des Überwachungsaudits sind auszuwerten. Eine Berechnung des Erfüllungsgrades des Überwachungsaudits ist formell
durchzuführen und zu dokumentieren. Nicht bewertete Fragen sind zu
kennzeichnen (z. B. „nb“) und dürfen nicht mitberechnet werden
Bitte beachten:
5.9.2.3
Bewertungssystematik nach VDA 6.2 – Zusatzanforderungen
5.9.2.4
Bewertungssystematik nach VDA 6.4 – Zusatzanforderungen
Die Bewertungssystematik für VDA 6.2 und 6.4 wird derzeit von den jeweiligen Arbeitskreisen überarbeitet und harmonisiert!
72
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Ergebnisübersicht nach VDA 6.1
VDA QMC Gelbband 2016
c)
Das Auditteam muss alle während des Audits gesammelten Informationen
und Auditnachweise analysieren und sich auf ein Auditergebnis verständigen. Die Zertifizierungsgesellschaft muss dem Klienten beim Abschlussgespräch des Audits an jedem Produktionsstandort oder entfernten Unterstützungsstandorten / -funktionen) einen schriftlichen Auditbericht (Entwurf oder Endfassung) zur Verfügung stellen. Der Entwurf des Auditberichts muss
bereits eine Beschreibung aller Feststellungen / Abweichungen, Verbesserungspotentiale (siehe Abschnitt 5.9) und die Empfehlung des Auditteams
an die Zertifizierungsentscheidungsfunktion der Zertifizierungsgesellschaft
enthalten.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die Endfassung des Auditberichts innerhalb von fünfzehn (15) Kalendertagen nach jedem Audit herausgeben.
Dieser Auditbericht muss von einem Vertreter des Managements des Klienten anerkannt werden (z. B. durch eine handschriftliche Unterschrift, eine
datierte E-Mail, usw.).
Die Endfassung des Auditberichts muss auf Basis der in der ISO 17021
enthaltenen Vorgaben erstellt werden und folgende Informationen beinhalten:
a)
Geltungsbereich, Produkte und die Liste aller Kunden der Automobilindustrie, deren Anforderungen innerhalb des Auditzyklus auditiert wurden
b)
Gesamtanzahl der Mitarbeiter des Standortes, einschließlich aller Vollund Teilzeitarbeitskräfte, freier Mitarbeiter sowie Zeitarbeiter und unständig Beschäftigter
c)
eine Übersicht aller Kunden der Automobilindustrie und, falls zutreffend, des Revisionsstandes ihrer kundenspezifischen Anforderungen
d)
eine Zusammenfassung der Leistung des Klienten (d.h. Produktqualität, Lieferungen, besonderer Kundenstatus) bezüglich der OEMKunden und schriftliche Information über Maßnahmen, die implementiert wurden, wenn die geforderte Leistung nicht erreicht wurde
e)
Zusammenfassung der auditierten Prozesse
f)
eine Zusammenfassung aller auditierten Produktionsprozesse
g)
Abweichungen und Verbesserungspotentiale, die während des Audits
festgestellt wurden
73
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Auditberichterstellung
VDA QMC Gelbband 2016
5.10
i)
Bezug der Abweichungen zu den relevanten Abschnitten des jeweiligen VDA-Regelwerkes und des Managementsystems des Klienten
j)
wenn der Auditbericht Informationen zu entferntem Unterstützungsstandort (Unterstützungsfunktion) enthält, muss der Bericht deren Adresse, Funktion beinhalten
k)
die Empfehlung des Auditteams an die Zertifizierungsentscheidungsfunktion der Zertifizierungsgesellschaft
5.10.1
Abschlussbesprechung und -Bericht
In einer Abschlussbesprechung zum Systemaudit teilt der Auditor der Leitung des auditierten Unternehmens mit, welche Feststellungen vorliegen
und inwieweit Korrekturmaßnahmen erforderlich sind. Diese werden in einem Übersichtsblatt "Abweichungen/Korrekturmaßnahmen" dargestellt.
Nach Abschluss des jeden Audits erstellt der Auditor einen Auditbericht und
legt mit dem auditierten Unternehmen einen Terminplan für die Korrekturmaßnahmen fest. Gegebenenfalls werden die Termine für die weiteren
Schritte im Rahmen des Abweichungsmanagements festgelegt.
Die Endfassung des Auditberichts muss auch eine Liste aller Unterstützungsstandorte (Unterstützungsfunktionen) enthalten.
Der VDA QMC behält sich die Einsichtnahme in den Auditbericht vor. Dieses muss vertraglich zwischen der Zertifizierungsgesellschaft und der auditierten Organisation festgelegt werden.
5.11
Abweichungsmanagement
Der Klient und die Zertifizierungsgesellschaft haben die Verantwortung für
den wirksamen Abschluss des Abweichungsmanagements wie nachfolgend
beschrieben. Weitere Schritte siehe auch Abschnitt 8.
5.11.1
Verantwortung des Klienten
Die Zertifizierungsgesellschaft muss den Klienten verpflichten, innerhalb
von maximal sechzig (60) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch vor
Ort, Nachweise zu folgenden Punkten zu übermitteln:
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Name von jedem Mitglied des Auditteams, technischen Experten und
Dolmetscher, sofern beteiligt
VDA QMC Gelbband 2016
h)
b)
Implementierung von Abstellmaßnahmen
c)
Grundursachen, einschließlich der angewendeten Analysemethode
und -ergebnisse
d)
implementierte systemische Korrekturmaßnahmen um jede Abweichung nachhaltig zu beseitigen, einschließlich der Berücksichtigung
von Auswirkungen auf ähnliche Prozesse und Produkte
e)
Verifizierung der Wirksamkeit umgesetzter Korrekturmaßnahmen
5.11.2
Verantwortung der Zertifizierungsgesellschaft
Abhängig vom Risiko und der Folgewirkung der Nichtkonformität (z. B. Auslieferung von fehlerhaften Teilen oder Dienstleistungen) können auch Sofortmaßnahmen eingefordert werden. Es ist weiter zu beachten, dass eine
Korrektur der Feststellung innerhalb des Audits vor Ort nicht zulässig ist.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss innerhalb von neunzig (90) Kalendertagen nach dem Abschlussgespräch vor Ort die vom Klienten übermittelten
Informationen bewerten und entscheiden, ob sie akzeptabel sind.
Sofern akzeptabel, muss die Abweichung geschlossen werden und die Zertifizierungsgesellschaft muss die wirksame Umsetzung der Korrekturmaßnahmen im nächsten Audit verifizieren (siehe Abschnitt 5.8 f).
Sofern nicht akzeptabel, muss die Zertifizierungsgesellschaft den Klienten
dazu anhalten, die offenen Punkte innerhalb von neunzig (90) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch vor Ort zu beseitigen. Wenn die offenen
Punkte nicht beseitigt werden können, muss das abschließende Auditergebnis als nicht bestanden gewertet und die “VDA 6.x certfication database“
entsprechend aktualisiert werden. Die Zertifizierungsentscheidung muss
negativ ausfallen (siehe Abschnitt 5.12 a bis d) und der Klient muss mit einem Erstzertifizierungsaudit (Stufe 1 und Stufe 2) neu beginnen. Das gültige VDA-Zertifikat muss unverzüglich entzogen werden.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die wirksame Implementierung der
festgelegten Korrekturmaßnahmen im nächsten Audit verifizieren (siehe
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Für jede Abweichung muss die Organisation, in Konformität zu den
Branchen- / Kundenvorgaben (Methodik), eine grundlegende Ursachenanalyse durchführen und entsprechende Korrektur- / Präventivmaßnahmen ableiten, die so bald wie möglich einzuführen und umzusetzen sind
VDA QMC Gelbband 2016
a)
5.11.3
Verifizierung vor Ort
Eine erneute Durchführung des Audits (Nachaudit / Verifizierung vor Ort)
beinhaltet immer eine Überprüfung der eingeleiteten Korrekturmaßnahmen.
Diese Verifizierung vor Ort muss innerhalb von maximal neunzig (90) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch vor Ort abgeschlossen sein und ist
für Hauptabweichungen zwingend erforderlich.
Für den Fall, dass ein akzeptierter Maßnahmenplan für eine Hauptabweichung als nicht wirksam implementiert bewertet wird, muss das abschließende Auditergebnis als nicht bestanden (engl.: failed) gewertet und die
“VDA 6.x certfication database“ entsprechend aktualisiert werden. Das
VDA-Zertifikat muss entzogen werden (siehe Abschnitt 8.4).
Die Zertifizierungsgesellschaft entscheidet auf Basis ihrer Erfahrung, ob eine Nebenabweichung eine Verifizierung der Korrekturmaßnahmen vor Ort
innerhalb von maximal neunzig (90) Kalendertagen nach dem Abschlussgespräch vor Ort erfordert (siehe Abschnitt 8.4).
Für den Fall, dass ein akzeptierter Maßnahmenplan für eine Nebenabweichung als nicht wirksam implementiert bewertet wird, muss eine neue
Hauptabweichung gegen den Korrekturmaßnahmenprozess festgestellt und
die vorangegangene Nebenabweichung als neue Hauptabweichung klassifiziert werden.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss nach Abschluss der Verifizierung der
Korrekturmaßnahmen einen ergänzenden Bericht für den Klienten erstellen,
welcher die Einzelheiten der Verifizierung jeder einzelnen Abweichung enthält.
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Die wirksame Umsetzung muss zusätzlich im Rahmen des nächsten Audits
(Nachaudit, Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudit) gezielt überprüft
werden.
VDA QMC Gelbband 2016
Abschnitt 5.8 f). Für den Fall, dass ein akzeptierter Maßnahmenplan als
nicht wirksam implementiert bewertet wird, muss eine neue Hauptabweichung gegen den Korrekturmaßnahmenprozess festgestellt und die vorangegangene Nebenabweichung als neue Hauptabweichung klassifiziert werden.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss mindestens eine Person der Zertifizierungsentscheidungsfunktion bestimmen, die das Vetorecht zur Zertifizierungsentscheidung für die VDA-Regelwerke ausübt. Personen mit Vetorecht müssen durch das VDA QMC freigegeben werden (siehe Abschnitt
4.1).
Eine Zertifizierungsentscheidung (d. h. VDA-Zertifikat erteilen, nicht erteilen
oder aufrechterhalten) muss bei folgenden Audits getroffen werden:
1)
erstmalige Erteilung nach Erstzertifizierungsaudits
2)
Aufrechterhaltung der Zertifizierung nach jedem Überwachungsaudit
oder außerordentlichen Audit
3)
erneute Erteilung nach Re-Zertifizierungsaudits
4)
Erteilung nach Durchführung von Transferaudits
Die Zertifizierungsentscheidungsfunktion muss, bevor die Zertifizierungsentscheidung getroffen wird, bestätigen, dass:
a)
die Informationen im endgültigen Auditbericht bezüglich der Zertifizierungsanforderungen und des Geltungsbereiches der Zertifizierung
ausreichend sind
b)
jedes aufgezeigte Verbesserungspotenzial durch den dokumentierten
objektiven Nachweis der Konformität untermauert wird (siehe Abschnitt
10). Eine Abweichung darf nicht als Verbesserungs-potential klassifiziert oder so formuliert werden, dass dies als Beratung oder als Empfehlung für die Beseitigung einer Abweichung verstanden werden kann
Anmerkung:
Das VDA QMC wertet den Missbrauch oder die unsachgemäße Verwendung eines Verbesserungspotentials als Hauptabweichung
gegen die Zertifizierungsgesellschaft.
c)
die während des Audits festgestellten Abweichungen überprüft und
anerkannt wurden sowie die dokumentierten Nachweise bezüglich der
Wirksamkeit von Abstellmaßnahmen, Ursachenanalysen, Korrekturmaßnahmen verifiziert wurden
d)
die Entscheidung des Auditors, eine Abweichung zu schließen zu akzeptieren, die Anforderungen in Abschnitt 5.11.2 erfüllt
77
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Zertifizierungsentscheidung
VDA QMC Gelbband 2016
5.12
5.13
Erteilung des VDA-Zertifikates
Die VDA-Zertifikate nach VDA 6.1, VDA 6.2 bzw. VDA 6.4 dürfen nur durch
Zertifizierungsgesellschaften ausgestellt werden, die hierfür von VDA QMC
zugelassen sind.
5.13.1
Erteilung des VDA-Zertifikates nach VDA 6.1
rd
Ein VDA 6.1-Zertifikat (3 -party) wird erteilt ab einem Erfüllungsgrad von
90% (der Erfüllungsgrad [%] wird auf dem VDA 6.1-Zertifikat nicht angegeben).
Ein VDA 6.1-Zertifikat wird nicht erteilt, wenn:
a)
ein oder mehrere Elemente einen Erfüllungsgrad unter 75% erreichen
oder
b)
eine oder mehrere mit * gekennzeichnete Fragen mit weniger als
8 Punkten oder
c)
eine nicht gekennzeichnete Frage mit 0 Punkten
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Die Zertifizierungsgesellschaft muss sicherstellen, dass alle Personen, die
an der Zertifizierungsentscheidungsfunktion für Erstzertifizierungs-, Überwachungs-, Re-Zertifizierungs-, Transfer- oder außerordentlichen Audits
teilnehmen, nicht an der Durchführung des Audits beteiligt waren.
VDA QMC Gelbband 2016
Die Zertifizierungsentscheidungsfunktion muss diese Entscheidung auf Basis einer abschließenden Beurteilung der Auditfeststellungen und bewertungen, sowie aller weiteren relevanten Informationen (z. B. öffentliche Informationen, Kommentare des Klienten zum Auditbericht usw.) treffen. Bevor eine Zertifizierungsentscheidung getroffen wird, kann die Zertifizierungsentscheidungsfunktion weitere zusätzliche Informationen einfordern, um alle offenen Punkte des Auditberichtes zu klären.
Die Zertifizierungsentscheidung muss innerhalb von maximal 120 Kalendertagen ab dem letzten Audittag des Stufe 2-Erstzertifizierungs-, Überwachungs-, Re-Zertifizierungs-, Transfer- oder außerordentlichen Audits (siehe Abschnitt 5.1.1) und vor Ablauf des vorherigen VDA-Zertifikates getroffen werden. Das Vor- oder Rückdatieren der Zertifizierungsentscheidung ist
nicht zulässig. Wird das zulässige Zeitfenster für die Zertifizierungsentscheidung überschritten, muss der Klient mit einer Erstzertifizierung (Stufe
1 und Stufe 2) neu beginnen.
Nach einem Nachaudit / der Verifizierung vor Ort darf ein VDA 6.1-Zertifikat
nicht erteilt werden, wenn mehr als eine mit * gekennzeichnete Frage mit 0
Punkten bewertet wurde (Status: nicht bestanden).
Bitte beachten:
5.13.2
Erteilung des VDA-Zertifikates nach VDA 6.2
5.13.3
Erteilung des VDA-Zertifikates nach VDA 6.4
Diese Kriterien werden vom jeweiligen Arbeitskreis VDA 6.2 / VDA 6.4
derzeit überarbeitet
5.13.4
Der Inhalt des VDA 6.x-Zertifikates
Ein VDA-Zertifikat muss, nachdem eine positive Zertifizierungsentscheidung getroffen wurde, erstellt werden. Der Inhalt des VDA-Zertifikates:
a)
muss in der vom Klienten festgelegten Sprache ausgestellt werden.
Auf Verlangen können jedoch andere Sprachversionen zur Verfügung
gestellt werden
b)
Der Geltungsbereich auf dem Zertifikat nach VDA 6.1, VDA 6.2 oder
VDA 6.4 muss eindeutig definiert sein
c)
muss den Ausgabestand des zutreffendes VDA-Regelwerkes enthalten
d)
muss das Ausstellungsdatum (Datum der Zertifizierungsentscheidung
der Zertifizierungsgesellschaft) und das Ablaufdatum des VDAZertifikates (Ausstellungsdatum plus maximal 3 Jahre minus 1 Tag)
enthalten.
Falls zusätzlich ein ISO 9001-Zertifikat ausgestellt wird, ist die Gültigkeitsdauer des ISO 9001-Zertifikates dem VDA-Zertifikat entsprechend
anzupassen
e)
muss zulässige Ausschlüsse enthalten, sofern vorhanden
79
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Nach einem Nachaudit / der Verifizierung vor Ort darf ein VDA 6.1-Zertifikat
erst dann erteilt werden, wenn alle mit * gekennzeichneten Fragen mit mindestens 8 Punkten, die nicht gekennzeichneten Fragen mit mindesten 4
Punkten bewertet wurden.
VDA QMC Gelbband 2016
bewertet wurden.
g)
muss Seitenzahlen enthalten (d.h. Seite 1 von 3) falls das VDAZertifikat Anhänge umfasst. Jeder Anhang muss mit der VDA QMCNummer und dem VDA-Zertifikat der Zertifizierungsgesellschaft versehen sein
h)
muss ein Druck- / Ausgabedatum oder eine Fußnote zur Dokumentenlenkung des VDA-Zertifikates und der Anhänge enthalten
i)
muss im Anhang des VDA-Zertifikates die entfernten Unterstützungsstandorte (Unterstützungsfunktionen) enthalten (z. B. Entwicklung, Beschaffung, Vertragsprüfung, usw.), die Teil des QM-Systems sind oder
den Standort unterstützen (siehe auch Abschnitt 5.5), ihre Adresse und
Funktion sowie (falls zutreffend) das ISO 9001 und / oder VDAZertifikatsnummer und der dazugehörige QM-Geltungsbereich
j)
Die aufgelisteten Unterstützungsstandorte (Unterstützungsfunktionen)
müssen den in der “VDA 6.x certfication database“ gelisteten Unterstützungsstandorten / -funktionen entsprechen. Wenn ein entfernter
Unterstützungsstandort (Unterstützungsfunktionen) mehr als einen
Produktionsstandort unterstützt, muss der entfernte Unterstützungsstandort (die Unterstützungsfunktion) in der Anlage zum VDA-Zertifikat
eines jeden solchen Produktionsstandortes erscheinen (siehe auch
5.13.4 j)
k)
muss den Namen und die vollständige Adresse der Vertragsgeschäftsstelle der Zertifizierungsgesellschaft enthalten
l)
muss das VDA QMC-Logo enthalten, in der gleichen Ausprägung und
Größe wie das Logo der Zertifizierungsgesellschaft auf jeder Seite des
VDA-Zertifikates
m) muss jeweils separates VDA-Zertifikat für jeden Produktionsstandort
im Konzernschema ausstellt werden mit einer gemeinsamen Zertifikatsnummer der Zertifizierungsgesellschaft und einem Suffix
n)
muss beide Zertifikatsnummern, d.h. die der Zertifizierungsgesellschaft
und die VDA QMC-Nummer, enthalten
o)
muss (sofern vorhanden) durch
Zertifikatsnummern ausweisen
80
Angabe
des
ISO
9001-
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muss auf dem Deckblatt den Namen und die vollständige Adresse des
zertifizierten Standorts aufführen. Eine Postfachadresse als Adresse
ist nicht zulässig. Mehrere Namen für einen einzelnen Standort sind
zulässig
VDA QMC Gelbband 2016
f)
Das VDA-Zertifikat muss innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen, nachdem die Zertifizierungsinformation in die “VDA 6.x certfication database“
eingetragen wurde, übertragen (engl.: upload) werden. Wird ein VDAZertifikat geändert, muss das geänderte Zertifikat innerhalb von zwanzig
(20) Kalendertagen in die “VDA 6.x certfication database“ übertragen werden.
Das Format des in die „VDA 6.x certfication database“ zu übertragenden
VDA-Zertifikates muss folgende Anforderungen erfüllen:
es muss sich um eine deutschsprachige Version handeln (zweisprachige Versionen sind zulässig)
-
es muss alle Anhänge des VDA-Zertifikates enthalten (es kann nur eine Datei übertragen werden)
-
es muss sich um eine schwarz/weiß-, farbige oder grauskalierte Version handeln,
-
es muss als PDF-Datei übertragen werden (alle anderen Dateiformate
werden nicht angenommen)
-
die Dateigröße darf 2 MB nicht überschreiten (inklusive aller Anhänge)
VDA QMC Gelbband 2016
-
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Das Ausstellungsdatum des VDA-Zertifikates ist das Datum der Zertifizierungsentscheidung (siehe Abschnitt 5.12). Die Zertifikatsinformation muss
innerhalb von sieben (7) Kalendertagen ab Zertifizierungsentscheidung im
festgelegten Format in die “VDA 6.x certfication database“ eingetragen
werden.
81
6.1
Antrag auf VDA-Zertifizierung
Die Zertifizierungsgesellschaft muss von einer vertretungsberechtigten Person des beantragenden Klienten die notwendigen Informationen einfordern,
um die Zertifizierungsgesellschaft in die Lage zu versetzen, ein vollständiges Angebot auf Basis folgender Angaben zu erstellen:
a)
gewünschter Geltungsbereich der Zertifizierung
b)
allgemeine Kenndaten des antragstellenden Klienten einschließlich
des Namens und der Adresse des Produktionsstandortes sowie aller
zugehörigen unterstützenden Standorte als auch die wesentlichen Aspekte seiner Prozesse und Geschäftstätigkeit und alle relevanten gesetzlichen Verpflichtungen
c)
allgemeine Informationen zum antragstellenden Klienten, die für den
beantragten Geltungsbereich der Zertifizierung relevant sind, wie z. B.
seine Geschäftstätigkeit, personelle und technische Ressourcen,
Funktionen und Beziehungen innerhalb eines größeren Unternehmens
- sofern zutreffend
d)
Informationen über alle vom Klienten ausgegliederten Prozesse, die
Auswirkungen auf die Erfüllung der Anforderungen haben können
e)
Informationen über in Anspruch genommene Beratung bezüglich des
Managementsystems
f)
Information über Verantwortung für Produktentwicklung
g)
Information über Kunden der Automobilindustrie einschließlich der
OEM Lieferanten-Codes
h)
Gesamtanzahl der Mitarbeiter des Standortes, einschließlich aller Vollund Teilzeitarbeitskräfte, freier Mitarbeiter sowie Zeitarbeiter und unständig Beschäftigter
Bei der Feststellung der Verantwortung für Produktentwicklung muss die
Zertifizierungsgesellschaft zwischen diesen beiden Möglichkeiten wählen:
1)
82
Verantwortung beim Klienten, einschließlich ausgelagerter Entwicklung, oder
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Audits
VDA QMC Gelbband 2016
6
Wenn der Klient nachweislich keine Produktentwicklungsverantwortung hat,
muss die Zertifizierungsgesellschaft entsprechende Umfänge (Produktentwicklung), vom Auditumfang des Klienten ausschließen.
Basierend auf den vorgelegten Informationen des antragstellenden Klienten
muss die Zertifizierungs-gesellschaft entscheiden, ob der gewünschte Geltungsbereich der Zertifizierung die Anforderungen zum Anwendungsbereich
(Geltungsbereich) des jeweiligen VDA-Regelwerkes erfüllt (siehe Abschnitt
1.6).
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die schriftlichen Nachweise, dass die
Anforderungen dieses Abschnittes erfüllt wurden, aufbewahren.
6.2
Antragsprüfung
Bevor es zur rechtsverbindlichen Vereinbarung (siehe Abschnitt 3.1) mit
Klienten kommt, muss die Zertifizierungsgesellschaft das vorliegende Angebot und alle zugehörigen Informationen zur Zertifizierung prüfen, um sicherzustellen, dass:
a)
die Informationen über den beantragenden Klienten und sein Managementsystem für die Auditplanung ausreichen
b)
die Zertifizierungsbedingungen eindeutig definiert und dokumentiert
sind und dem beantragenden Klienten zur Verfügung gestellt wurden
c)
alle Unklarheiten zwischen Zertifizierungsgesellschaft und beantragenden Klienten ausgeräumt wurden
d)
die Zertifizierungsgesellschaft die Kompetenz und Fähigkeit besitzt,
das Zertifizierungsverfahren durchzuführen
e)
der Geltungsbereich der angestrebten Zertifizierung, die Betriebsstätten des antragstellenden Klienten, der erforderliche Auditzeitaufwand
und alle anderen Punkte, die Einfluss auf das Zertifizierungsverfahren
haben (Sprache, Sicherheitsvorschriften, Zweifel an der Unbefangenheit, usw.), berücksichtigt wurden
f)
Aufzeichnungen, die die Entscheidung das Audit durchzuführen begründen, aufbewahrt werden
83
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Verantwortung beim Kunden
VDA QMC Gelbband 2016
2)
Voraudit
Die Zertifizierungsgesellschaft kann auf Anfrage eines Klienten nur ein
"Voraudit" vor der Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) durchführen. Das Voraudit ist ein Audit; es ist aber keinesfalls ein Bestandteil der Erstzertifizierung (Stufe 1 und Stufe 2).
Ein für das Voraudit eingesetzter Auditor darf nicht Mitglied des Auditteams
für das Erstzertifizierungsaudit (Stufe 1 und 2) sein.
Im Voraudit können unverbindliche Feststellungen herausgearbeitet werden. Es dürfen jedoch keine Lösungsvorschläge oder Empfehlungen gegeben werden.
6.4
Erstzertifizierungsaudit
Die Erstzertifizierung muss in zwei Stufen durchgeführt werden: Stufe 1 des
Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) am Produktionsstandort
und Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits am Produktionsstandort einschließlich aller entfernten Unterstützungsstandorten (Unterstützungsfunktionen) sofern keine Ausnahmen vorliegen (siehe Abschnitt 5).
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) am Produktionsstandort des Klienten durchführen. Die Festlegungen der Manntage vor Ort sind in der TAB 5.2 aufgestellt.
In begründeten Ausnahmefällen kann die Zertifizierungsgesellschaft eine
Sonderfreigabe beim VDA QMC beantragen für:
a) die Durchführung der Bereitschaftsbewertung ohne Besuch des Standortes des Klienten oder
b) die Durchführung der Bereitschaftsbewertung ohne Besuch aller Standorte eines Konzernschemas.
Die Entscheidung keinen Besuch durchzuführen, muss begründet und dokumentiert werden und vom VDA QMC genehmigt werden. Solche Ent-
84
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6.3
VDA QMC Gelbband 2016
Auf Basis der Antragsprüfung muss die Zertifizierungsgesellschaft die für
das Auditteam (siehe Abschnitt 5.6) und die Zertifizierungsentscheidung
notwendigen Kompetenzen festlegen (siehe Abschnitt 4.1 und 4.2).
Stufe 1 der Erstzertifizierung (Bereitschaftsbewertung)
Die Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) muss
von einem Mitglied des für das Erstzertifizierungsaudit (Stufe 1 und 2) vorgesehenen Auditteams durchgeführt werden, vorzugsweise vom Auditteamleiter.
6.5.1
Planung der Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung)
Die Zertifizierungsgesellschaft muss vom Klienten folgende zur Überprüfung notwendige Unterlagen einfordern:
a)
Beschreibung entfernter Unterstützungsstandorte (Unterstützungsfunktionen) und Art der Unterstützung, die diese liefern oder erhalten
b)
Beschreibung der Prozesse, deren Abfolge und Wechselwirkung, einschließlich der Identifikation der entfernten Unterstützungsstandorten
(Unterstützungsfunktionen) und der ausgegliederten Prozesse
c)
Schlüsselindikatoren und Leistungstrends / Kennzahlen (KPI)
d)
Nachweis, dass alle Anforderungen des jeweiligen VDA-Regelwerkes
durch die Prozesse des Klienten adressiert werden
e)
Darstellung der Wechselwirkungen mit den entfernten Unterstützungsstandorten (Unterstützungsfunktionen) des Produktionsstandortes (sofern vorhanden)
f)
Nachweis eines vollständigen internen Audits gemäß der Anforderung
des jeweiligen VDA-Regelwerkes sowie einer darauf basierenden Managementbewertung
g)
Liste der qualifizierten internen Auditoren und deren Qualifikationskriterien
85
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6.5
VDA QMC Gelbband 2016
scheidungen sind, basierend auf der Unternehmensgröße des Klienten,
seinem Standort, Risikoabschätzungen, Erfahrungen und gleichartigen Prozessen an mehreren Standorten, zu begründen. Der Klient muss jedoch
darüber informiert werden, dass die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits
möglicherweise nicht sorgfältig genug geplant werden kann.
i)
Übersicht der Kundenreklamationen und die entsprechenden Reaktionen, Kundenbewertungen sowie besonderer Kundenstatus
6.5.2
Aktivitäten der Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung)
Die Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) muss
durchgeführt werden:
a)
um die Dokumentation des Managementsystems des Klienten, einschließlich der Beziehungen und Verknüpfungen zu jeglichen entfernten Unterstützungsstandorten (Unterstützungsfunktionen) oder ausgelagerten Prozessen zu bewerten
b)
um die standortspezifischen Gegebenheiten des Klienten zu bewerten,
sowie mit Mitarbeitern vor Ort zu sprechen, um so die Bereitschaft für
die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits festzustellen
c)
um den Ist-Zustand bezüglich des Verständnisses der Anforderungen
des Standards des Klienten zu bewerten, insbesondere bezüglich der
Festlegung von Leistungskennzahlen oder wichtigen Aspekten, Prozessen, Zielen und des Funktionierens des Managementsystems
d)
um notwendige Informationen bezüglich des Geltungsbereiches des
Managementsystems, der Prozesse und der Standorte des Klienten,
zugehörige gesetzliche und behördliche Aspekte, sowie deren Einhaltung (z. B. bezüglich Qualität, Umwelt, rechtlicher Aspekte der Geschäftstätigkeit des Klienten, verbundene Risiken, usw.) zu sammeln
e)
um die Zuordnung der Ressourcen für die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits zu überprüfen und mit dem Klienten die Details für die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits zu vereinbaren
f)
um Schwerpunkte für die Planung der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits zu ermitteln durch hinreichendes Verständnis des Managementsystems des Klienten und der Geschäftstätigkeit am Standort im
Hinblick auf mögliche wichtige Aspekte
86
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Liste der Kunden der Automobilindustrie und deren kundenspezifische
Anforderungen (sofern vorhanden)
VDA QMC Gelbband 2016
h)
h)
um zu überprüfen, dass sowohl der Klient als auch seine Entwicklungsdienstleister befähigt sind, die Anforderungen des jeweiligen
VDA-Regelwerkes in ihrer Gesamtheit, einschließlich der Schnittstellen zwischen Klient und Dienstleistern, zu erfüllen
6.5.3
Entscheidung über die Bereitschaft
Auf Basis der während der Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) gesammelten Informationen muss das Auditteam entscheiden, ob der Klient ausreichende Bereitschaft nachgewiesen hat, um
mit der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits fortzufahren. Der Produktionsstandort ist als bereit einzustufen, es sei denn das Auditteam kommt zu
dem Schluss:
a)
die geforderten Punkte sind nicht vorhanden oder unvollständig oder
b)
ein Sachverhalt könnte während der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits zu einer Hauptabweichung hinsichtlich der wirksamen Implementierung des Managementsystems führen.
Das Auditteam muss dem Klienten seine Entscheidung in einem Bericht zur
Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) schriftlich
mitteilen.
Dieser schriftliche Bericht muss die folgenden Informationen enthalten:
1)
detaillierte Informationen aller unter 6.1 a) bis h) genannten Punkte
2)
alle Sachverhalte, die in Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits als
Haupt- bzw. Nebenabweichung eingestuft werden könnten, und
3)
die Empfehlung des Auditteams (d.h. "bereit" oder "nicht bereit" um
fortzufahren)
Der Bericht zur Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) darf keine Abweichungen aufweisen.
87
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um zu bewerten, ob die internen Audits und die Managementbewertung geplant und durchgeführt wurden und ob der Stand der Umsetzung des Managementsystems die Bereitschaft des Klienten für die
Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits untermauert
VDA QMC Gelbband 2016
g)
6.6
Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits
6.6.1
Aktivitäten der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits
Das Ziel der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits ist eine prozessbasierte
Bewertung der Implementierung des Managementsystems eines Klienten,
einschließlich ihrer Wirksamkeit. Die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits
muss vor Ort durchgeführt werden.
Bei der Festlegung des Zeitraumes zwischen Stufe 1 und Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits muss berücksichtigt werden, dass der Klient Zeit zur
Bearbeitung der in Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) festgestellten Sachverhalte benötigt. Die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits muss innerhalb von neunzig (90) Kalendertagen ab der Bestätigung der Bereitschaft der Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) beginnen.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits
alle erforderlichen Angaben zum Audit in die “VDA 6.x certfication database“ eingeben.
6.6.2
Informationen für die Erteilung des VDA-Zertifikates bei
Erstzertifizierung
Die der Entscheidungsfunktion der Zertifizierungsgesellschaft durch das
Auditteam zur Verfügung gestellten Informationen müssen mindestens folgendes umfassen:
a)
88
Schriftliche Berichte der Stufe 1 und Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits
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Der Auditplan der Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits muss auf Basis der
in der Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) bewerteten Informationen erstellt werden.
VDA QMC Gelbband 2016
Falls das Auditteam den Klienten als "nicht bereit" für die Stufe 2 des Erstzertifizierungsaudits einstuft, muss der Klient erneut die Stufe 1 des Erstzertifizierungsaudits (Bereitschaftsbewertung) durchlaufen.
c)
Empfehlung, ob das VDA-Zertifikat erteilt werden kann oder nicht, sowie jegliche Auflagen oder Beobachtungen des Auditteams
Die Zertifizierungsentscheidung muss auf Basis der Anforderungen in Abschnitt 5.12 getroffen werden.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss den Klienten über die Zertifizierungsentscheidung informieren und das VDA-Zertifikat ausstellen. Die Zertifikatsinformation muss innerhalb von sieben (7) Kalendertagen nach der Zertifizierungsentscheidung in der “VDA 6.x certfication database“ im vorgegebenen Format eingetragen werden.
Das VDA-Zertifikat muss innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen nach
Eintrag der Zertifikatsinformation in die “VDA 6.x certfication database“
übertragen werden.
6.7
Überwachungsaudit / Aktivitäten bei der Überwachung
Die Überwachungsaktivitäten erfordern ein Audit vor Ort um zu bewerten,
ob das Managementsystem des zertifizierten Klienten die festgelegten Anforderungen erfüllt. Dieses Audit muss nicht notwendigerweise ein vollständiges Systemaudit sein.
Die Gesamtzahl der Audittage für die Überwachungsaudits während der
Gültigkeitsdauer des Zertifikats muss der Anzahl der Tage des Zertifizierungsaudits entsprechen, wie in der TAB 5.2 aufgeführt.
Beispiel gemäß TAB 5.2: Zertifizierungsaudit 6,5 MT -> Überwachungsaudit
3,25 MT -> gerundet auf den jeweils nächsten vollen oder halben Tag = 3,5
MT).
Falls die Zertifizierungsgesellschaft eine Hauptabweichung feststellt, muss
am letzten Audittag der Prozess zur De-Zertifizierung (siehe Abschnitt
8.1.c) eingeleitet werden. Dabei muss die Zertifizierungsgesellschaft den
Klienten zu einer Ursachenanalyse und der Umsetzung von Abstellmaßnahmen innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch des Audits auffordern (siehe Abschnitt 8.2 und 8.3).
89
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festgestellte Abweichungen und deren Abstellmaßnahmen, Ursachenanalysen und Korrekturmaßnahmen des Klienten
VDA QMC Gelbband 2016
b)
6.8
Re-Zertifizierungsaudit
6.8.1
Aktivitäten bei der Re-Zertifizierung
Ein Re-Zertifizierungsaudit muss geplant und durchgeführt werden, um die
kontinuierliche Erfüllung aller Anforderungen des jeweiligen VDARegelwerkes zu bewerten. Das Ziel des Re-Zertifizierungsaudits ist die Bestätigung der kontinuierlichen Konformität und Wirksamkeit des gesamten
Managementsystems und seiner kontinuierlichen Bedeutung und Anwendbarkeit bezüglich des Geltungsbereichs der Zertifizierung.
Der Auditteamleiter muss einen Auditplan, wie im Abschnitt 5.7 beschrieben, erstellen. Als Eingabe für den Auditplan muss eine Überprüfung der
Leistung des Managementsystems während der Gültigkeitsdauer des VDAZertifikates berücksichtigt werden, sowie eine Überprüfung der Berichte der
vorausgegangenen Überwachungsaudits.
Re-Zertifizierungsaudits müssen die in den Abschnitten 5.8 und 6.8 festgelegten Anforderungen erfüllen.
Die Re-Zertifizierung erfordert ein Audit vor Ort, welches folgende Punkte
adressiert:
a)
90
die Wirksamkeit des gesamten Managementsystems im Hinblick auf
interne und externe Veränderungen sowie seine Bedeutung und Anwendung bezüglich des Geltungsbereichs der Zertifizierung
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Die Zertifizierungsgesellschaft muss die erforderlichen Angaben zum Audit
sowie jede Änderung des Zertifikatsstatus innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch des Überwachungsaudits in die
“VDA 6.x certfication database“ eintragen. Diese Informationen müssen im
vorgegebenen Format eingegeben werden.
VDA QMC Gelbband 2016
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die Zertifizierung aufrechterhalten,
wenn der Nachweis erbracht wurde, dass der Klient weiterhin die Anforderungen des jeweiligen VDA-Regelwerkes erfüllt. Dies bedingt eine positive
Entscheidung der Zertifizierungsentscheidungsfunktion der Zertifizierungsgesellschaft (siehe Abschnitt 5.12).
c)
ob und inwieweit das Funktionieren des zertifizierten Managementsystems zur Erreichung der Unternehmenspolitik und -ziele des Klienten
beiträgt
d)
das effektive Zusammenspiel von allen innerhalb des QM-Systems definierten Prozessen sowie die Gesamterfüllungsgrad des Managementsystems
Bei einer Hauptabweichung muss die Zertifizierungsgesellschaft den Klienten zu einer Ursachenanalyse und der Umsetzung von Abstellmaßnahmen
innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch des
Audits auffordern (siehe Abschnitt 8.2 und 8.3).
Die Zertifizierungsgesellschaft muss den Zeitrahmen für Korrekturmaßnahmen so festlegen, dass die Umsetzung dieser Maßnahmen vor dem Ablaufdatum des VDA-Zertifikates gewährleistet ist. Dies kann ggf. zur Verkürzung der Frist gegenüber der im De-Zertifizierungsprozess vorgesehenen maximal zulässigen Frist führen (siehe Abschnitt 8.0).
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die erforderlichen Angaben zum Audit
und jegliche Änderung des Zertifikatsstatus innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch des Re-Zertifizierungsaudits in die
“VDA 6.x certfication database“ eintragen. Diese Informationen müssen im
vorgegebenen Format eingegeben werden.
6.8.2
Informationen für die Erteilung des VDA-Zertifikates bei
Re-Zertifizierungsaudit
Die Zertifizierungsgesellschaft muss auf Basis der Ergebnisse des ReZertifizierungsaudits, sowie der Überprüfung des Systems über die gesamte Laufzeit des VDA-Zertifikates, eine Entscheidung über die erneute Erteilung eines VDA-Zertifikates treffen.
Die Zertifizierungsentscheidung ist gemäß den Anforderungen des Abschnitts 5.12 zu treffen.
91
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das nachweisliche Engagement für und Bekenntnis zur Aufrechterhaltung der Effektivität des Managementsystems und seiner Verbesserung zur Steigerung der Gesamtleistung
VDA QMC Gelbband 2016
b)
VDA QMC Gelbband 2016
Das VDA-Zertifikat muss innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen nach
Eintrag der Zertifikatsinformation in die “VDA 6.x certfication database“
übertragen werden.
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Die Zertifizierungsgesellschaft muss den Klienten über die Zertifizierungsentscheidung informieren und das VDA-Zertifikat ausstellen. Die Zertifikatsinformation muss innerhalb von sieben (7) Kalendertagen nach der Zertifizierungsentscheidung in der “VDA 6.x certfication database“ im vorgegebenen Format eingetragen werden.
92
7.1
Transferaudit
Ein Transferaudit findet statt, wenn ein nach dem zutreffenden VDARegelwerk zertifizierter Klient sich für einen Wechsel der Zertifizierungsgesellschaft entscheidet.
Die neue Zertifizierungsgesellschaft muss den Klienten anweisen, den Vertrag mit der bestehenden Zertifizierungsgesellschaft nicht vor Abschluss aller Transferaktivitäten zu kündigen.
Ein Transferaudit (Übernahmeaudit) erfordert somit immer einen neuen 3Jahres-Zyklus und ist (unter Beachtung der möglichen Reduktionen) stets
mit dem Mindestaufwand für ein Re-Zertifizierungsaudit nach 3 Jahren
durchzuführen.
Beim Wechsel der Zertifizierungsgesellschaft ist immer ein ReZertifizierungsaudit durchzuführen und ein neues VDA-Zertifikat zu erstellen.
7.1.1
Aktivitäten vor dem Start des Transferaudits
Vor dem Beginn des Transferaudits müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
a)
die neue Zertifizierungsgesellschaft muss durch die VDA QMC zugelassen sein
b)
das bestehende VDA-Zertifikat muss gültig sein. Klienten mit entzogenen oder annullierten VDA-Zertifikat sind nicht zu einem Transferaudit
berechtigt
c)
die Zertifizierungsgesellschaft muss sicherstellen dass Klienten, die
den Wechsel beantragen, innerhalb der letzten drei (3) Jahre nicht von
einer VDA QMC-zugelassenen Zertifizierungsgesellschaft zu einer anderen VDA QMC-zugelassenen Zertifizierungsgesellschaft gewechselt
sind
d)
zwischen zwei Transferaudits müssen mindestens drei (3) Jahre (- 3
Monate), beziehungsweise zwei (2) Jahre und neun (9) Monate liegen
93
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Weitere Auditarten
VDA QMC Gelbband 2016
7
f)
das bestehende VDA-Zertifikat des Klienten darf nicht suspendiert
sein. Wurde das bestehende VDA-Zertifikat innerhalb der letzten zwölf
(12) Monate aufgrund der in Abschnitt 8.1 beschriebenen Anforderungen suspendiert, darf die neue Zertifizierungsgesellschaft den Klienten
nicht übernehmen, bevor die aktuelle Zertifizierungsgesellschaft nicht
mindestens ein Audit vor Ort durchgeführt hat, um die wirksame Implementierung der festgelegten Korrekturmaßnahmen zu verifizieren
g)
der Klient muss der neuen Zertifizierungsgesellschaft die Auditberichte
der letzten drei (3) Jahre und den Nachweis, dass alle Abweichungen
der aktuellen Zertifizierungsgesellschaft für den Produktionsstandort
und ggf. alle entfernten Unterstützungsstandorten (Unterstützungsfunktionen) geschlossen wurden, zur Verfügung stellen
h)
die neue Zertifizierungsgesellschaft muss eine Überprüfung der vorgelegten Auditberichte und Feststellungen durchführen
i)
die neue Zertifizierungsgesellschaft muss eine Dokumentenprüfung
und eine Überprüfung der Schlüsselindikatoren zur Leistung des QMSystems durchführen
j)
die neue Zertifizierungsgesellschaft muss sicherstellen, dass die Mitglieder des Auditteams den Klienten nicht vorher schon auditiert haben
Anmerkung: "Nicht vorher schon" bedeutet, die Mitglieder des Auditteams haben im letzten vollen 3-jährigen Auditzyklus an keinem Audit
dieses Klienten teilgenommen,
Das Transferaudit und die Audittage müssen äquivalent einem ReZertifizierungsaudit (siehe TAB 5.2) sein. Die Planung und Durchführung
eines Transferaudits müssen den in Abschnitt 6.8 definierten Anforderungen entsprechen.
Die neue Zertifizierungsgesellschaft muss alle Transferaktivitäten vollständig abschließen, unter Ein-haltung der Vorgaben 7.1.1 a) bis k), sowie das
Transferaudit vor der Fälligkeit des nächsten, von der vorherigen Zertifizie-
94
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die neue Zertifizierungsgesellschaft darf keine Klienten übernehmen,
die sich in einem besonderen Kundenstatus eines OEM befinden, bevor die aktuelle Zertifizierungsgesellschaft nicht mindestens ein Audit
vor Ort durchgeführt hat, um die wirksame Implementierung der festgelegten Korrekturmaßnahmen zu verifizieren
VDA QMC Gelbband 2016
e)
Aktivitäten nach Abschluss des Transferaudits
Wenn Belege für Abweichungen gefunden werden, muss die Zertifizierungsgesellschaft die entsprechenden Anforderungen des Abweichungsmanagements (siehe Abschnitt 5.11) erfüllen.
Die Zertifizierungsentscheidung muss gemäß den relevanten Anforderungen in Abschnitt 5.12 getroffen werden. Die Zertifizierungsentscheidung
muss innerhalb von maximal 120 Kalendertagen ab dem letzten Tag des
Transferaudits und vor Ablauf des existierenden, gültigen VDA-Zertifikates
getroffen werden.
Wenn alle Anforderungen für eine Zertifizierung erfüllt sind, wird von der
neuen Zertifizierungsgesellschaft ein VDA-Zertifikat ausgestellt und ein 3jähriger Zertifizierungszyklus beginnt.
Die neue Zertifizierungsgesellschaft muss die Zertifikatsinformationen einschließlich der vorherigen VDA QMC-Nummer innerhalb von sieben (7) Kalendertagen nach der Zertifizierungsentscheidung in die “VDA 6.x certfication database“ im vorgegebenen Format eintragen. Das Zertifikat muss innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen nach Eintrag der Zertifikatsinformationen in die “VDA 6.x certfication database“ übertragen werden.
7.2
Außerordentliche Audits
Es kann notwendig werden, dass die Zertifizierungsgesellschaft Klienten
auditieren muss:
-
um Beschwerden bezüglich der Leistung eines Klienten (siehe Abschnitt 8.1 a und b) zu überprüfen
-
aufgrund von Änderungen am QM-System des Klienten (siehe Abschnitt 3.2)
-
aufgrund wesentlicher Änderungen eines Produktionsstandortes des
Klienten, oder
-
als Folge der Suspendierung eines VDA-Zertifikates (siehe Abschnitt
8.3)
95
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7.1.2
VDA QMC Gelbband 2016
rungsgesellschaft geplanten Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudit,
durchführen.
VDA QMC Gelbband 2016
Die Zertifizierungsgesellschaft muss den Klienten über die Bedingungen,
unter welchen diese außerordentlichen Audits durchgeführt werden, vorab
informieren.
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Das außerordentliche Audit und der Grund für dieses Audit müssen innerhalb von zwanzig (20) Kalendertagen ab dem Abschlussgespräch des Audits in die “VDA 6.x certfication database“ eingetragen werden.
96
zur
Aberkennung
des
VDA-
Alle durch das VDA QMC zugelassenen Zertifizierungsgesellschaften müssen über einen definierten Prozess verfügen, der die folgenden Definitionen
und Anforderungen enthält bzw. erfüllt.
8.1
Einleitung des De-Zertifizierungsprozesses
Das Startdatum des De-Zertifizierungsprozesses muss das Datum eines
der im Folgenden gelisteten Ereignisse sein:
a)
die Zertifizierungsgesellschaft erhält eine Beschwerde bezüglich der
Leistung eines Klienten durch einen OEM, durch das VDA QMC oder
durch einen Kunden aus der Automobilindustrie
b)
der Klient benachrichtigt die Zertifizierungsgesellschaft über den Erhalt
eines besonderen Kundenstatus eines OEMs. Diese Benachrichtigung
der Zertifizierungsgesellschaft durch den Klienten muss innerhalb von
zehn (10) Kalendertagen bzw. innerhalb des vom Kunden vorgegebenen Zeitraumes erfolgen
c)
das Datum (letzter Tag) des Überwachungs- oder Re-Zertifizierungsaudits, welches Abweichungen beinhaltet
d)
der Klient beantragt die Suspendierung des VDA-Zertifikates aufgrund
maßgeblicher Änderungen der Eigentumsverhältnisse oder aufgrund
einer Unterbrechung der Produktion von Produkten innerhalb des Anwendungsbereiches der Zertifizierung
e)
das Überwachungsaudit wird nicht innerhalb des zulässigen Zeitfensters durchgeführt (siehe Abschnitt 5.1.1)
f)
das Überwachungsaudit wird abgebrochen
g)
Versäumnisse bei der Übermittlung der geforderten Informationen an
die Zertifizierungsgesellschaft, die für eine effektive Auditplanung erforderlich sind (siehe Abschnitt 5.7)
97
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De-Zertifizierungsprozess
Zertifikates
VDA QMC Gelbband 2016
8
Die Zertifizierungsgesellschaft muss umgehend eine Analyse der vorliegenden Situation vornehmen, um den Ernst der Lage und das Risiko für die
Kunden des zertifizierten Klienten zu ermitteln. Kundenspezifische Anforderungen der betroffenen OEMs müssen - soweit zutreffend - berücksichtigt
werden.
Diese Analyse muss innerhalb von maximal zwanzig (20) Kalendertagen ab
dem Startdatum des De-Zertifizierungsprozesses abgeschlossen sein.
Wenn Hauptabweichungen festgestellt werden, muss die Analyse eine
Überprüfung der vom Klienten vorgelegten Ursachenanalyse und implementierten Abstellmaßnahmen umfassen (siehe Abschnitt 6.7 und 6.8).
Falls der betroffene Produktionsstandort Teil eines Konzernschemas ist,
muss die Analyse eine Überprüfung der Sachlage und ihre Auswirkungen
auf alle anderen Standorte beinhalten.
8.3
Entscheidung zur Suspendierung des VDA-Zertifikates
Auf Basis der Situationsanalyse (siehe Abschnitt 8.2) muss die Zertifizierungsentscheidungsfunktion die Entscheidung treffen, das VDA-Zertifikat zu
suspendieren oder aufrechtzuerhalten. Die Entscheidung ist innerhalb von
maximal zwanzig (20) Kalendertagen ab dem Start des DeZertifizierungsprozesses zu treffen. Im Falle einer Suspendierung des VDAZertifikates innerhalb eines Konzernschemas muss die Begründung für die
Entscheidung dokumentiert und aufbewahrt werden.
Basiert der Start des De-Zertifizierungsprozesses auf Abschnitt 8.1 c oder
8.1 e, muss die Entscheidung der Zertifizierungsentscheidungsfunktion lauten, das VDA-Zertifikat des Klienten zu suspendieren. Wird die Entscheidung getroffen, das VDA-Zertifikat zu suspendieren, muss diese Entscheidung dem Klienten innerhalb von maximal zehn (10) Kalendertagen mitgeteilt und die “VDA 6.x certfication database“ entsprechend aktualisiert werden.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss den Klienten auffordern, innerhalb von
maximal zwanzig (20) Kalendertagen nach Bekanntgabe der Suspendierung des VDA-Zertifikates einen Korrekturmaßnahmenplan zu übermitteln.
98
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Analyse der Situation
VDA QMC Gelbband 2016
8.2
Aufzeichnungen über die Entscheidung, ein VDA-Zertifikat zu suspendieren
oder aufrecht zu erhalten, müssen dokumentiert und aufbewahrt werden
(siehe Abschnitt 9.1).
Die Suspendierung des VDA-Zertifikates ist ein befristeter Status, der maximal 110 Kalendertage andauert (siehe Abschnitt 8.8, Darstellung "Der DeZertifizierungsprozess im Überblick") und entweder in der Wiedereinsetzung oder dem Entzug des VDA-Zertifikates mündet.
Während der Zeit der Suspendierung ist das VDA-Zertifikat weiterhin gültig
und von der VDA QMC anerkannt.
8.4
Verifizierung
Die Zertifizierungsgesellschaft muss die wirksame Implementierung der
festgestellten Korrekturmaßnahmen des zertifizierten Klienten innerhalb
von maximal neunzig (90) Kalendertagen ab dem Start des DeZertifizierungsprozesses verifizieren.
Die Entscheidung, ob die Verifizierung vor Ort erfolgen muss, liegt im Ermessen der Zertifizierungsgesellschaft. Die Begründung dieser Entscheidung muss dokumentiert und aufbewahrt werden.
Wird der De-Zertifizierungsprozess aufgrund von Hauptabweichungen eingeleitet, muss die Verifizierung vor Ort (siehe Abschnitt 5.11.3) in Form eines außerordentlichen Audits erfolgen (siehe Abschnitt 7.2). Diese Information muss in die “VDA 6.x certfication database“ eingetragen werden.
Wird der De-Zertifizierungsprozess eingeleitet weil ein Überwachungsaudit
nicht innerhalb der vorgegebenen Frist durchgeführt wurde (siehe Abschnitt
8.1 e), muss das Audit vor Ort als neu geplantes Überwachungsaudit
99
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In Fällen, in denen entschieden wird, dass das VDA-Zertifikat aufgrund gefundener Nebenabweichungen nicht zu suspendieren, muss die Zertifizierungsgesellschaft den Klienten auffordern, den normalen Prozess zum Abweichungsmanagement (siehe Abschnitt 5.11) zu befolgen. In allen anderen Fällen müssen die Zeitvorgaben, wie unter Abschnitt 8.8 definiert, eingehalten werden.
VDA QMC Gelbband 2016
Wird das Überwachungsaudit nicht innerhalb des zulässigen Zeitfensters
durchgeführt, muss die Zertifizierungsgesellschaft das Überwachungsaudit
innerhalb von neunzig (90) Kalendertagen ab der Suspendierung des VDAZertifikates neu planen und durchführen.
8.5
Entscheidung über Wiedereinsetzung oder Entzug
Die Zertifizierungsgesellschaft muss eine Entscheidung über Wiedereinsetzung oder Entzug des VDA-Zertifikates innerhalb von maximal 110 Kalendertagen ab dem Start des De-Zertifizierungsprozesses treffen. Dies erfordert eine Zertifizierungsentscheidung gemäß Abschnitt 5.12.
Die Entscheidung über Wiedereinsetzung oder Entzug des VDA-Zertifikates
muss unabhängig vom besonderen Kundenstatus des Klienten getroffen
werden.
Die Entscheidung muss dem zertifizierten Klienten innerhalb von maximal
zehn (10) Kalendertagen nach der Entscheidung mitgeteilt werden. Unterlagen zur Entscheidung über Wiedereinsetzung oder Entzug des VDAZertifikates müssen dokumentiert und aufbewahrt werden (siehe Abschnitt
9.1).
Bei Re-Zertifizierungsaudits muss der De-Zertifizierungsprozess vor der
Re-Zertifizierungsentscheidung abgeschlossen sein.
8.6
Entzug des VDA-Zertifikates
Wenn die Zertifizierungsgesellschaft die Entscheidung trifft, das VDAZertifikat zu entziehen, muss sie:
a)
ihren zertifizierten Klienten informieren
b)
den zertifizierten Klienten auffordern, das VDA-Zertifikat zurückzugeben und
c)
die “VDA 6.x certfication database“ aktualisieren
Im Falle eines Entzugs innerhalb eines Konzernschemas gilt der Entzug nur
für betroffene Standorte.
100
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In Fällen, in denen die Korrekturmaßnahmen nicht wirksam implementiert
wurden, muss das Auditteam den Entzug des VDA-Zertifikates empfehlen.
VDA QMC Gelbband 2016
durchgeführt und entsprechend in die “VDA 6.x certfication database“ eingetragen werden.
Ein VDA-Zertifikat kann nur durch eine Neuzertifizierung (Stufe 1 und Stufe 2) wiedererlangt werden.
8.7
Wiedereinsetzung des VDA-Zertifikates
Wenn die Zertifizierungsgesellschaft die Entscheidung trifft, das VDAZertifikat wieder einzusetzen, muss sie:
a) ihren zertifizierten Klienten informieren, und
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b) die “VDA 6.x certfication database“ aktualisieren.
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Im Falle des Entzugs oder der Annullierung wird die zuvor zertifizierte Organisation von der Liste der zertifizierten Unternehmen der Zertifizierungsgesellschaft und in der “VDA 6.x certfication database“ gestrichen.
101
VDA QMC Gelbband 2016
8.8
102
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Der De-Zertifizierungsprozess im Überblick
Die Zertifizierungsgesellschaft muss über dokumentierte Richtlinien und
Verfahren verfügen, die Kennzeichnung, Lagerung, Schutz, Wiederauffindbarkeit, Aufbewahrungszeiten und Verfügbarkeit von Aufzeichnungen regeln. Aufzeichnungen müssen über die Dauer des laufenden 3-jährigen
Zertifizierungszyklus zuzüglich eines weiteren vollständigen 3-jährigen Zertifizierungszyklus aufbewahrt werden.
Anmerkung:
In einigen Rechtssystemen fordert das Gesetz längere Aufbewahrungszeiten.
Die genannten Aufzeichnungen können in Papierform oder elektronisch
aufbewahrt werden und müssen während einer Geschäftsstellenbegutachtung verfügbar sein.
Aufzeichnungen müssen lesbar, leicht identifizierbar und wiederauffindbar
sein und bleiben.
9.1
Aufzeichnungen über das Zertifizierungsverfahren
Die Zertifizierungsgesellschaft muss Aufzeichnungen zu Audits und anderen Zertifizierungsaktivitäten aller zertifizierten Klienten aufbewahren und
solcher, dessen VDA-Zertifikat suspendiert, entzogen oder annulliert wurde,
sowie aller Organisationen, die lediglich Anträge gestellt haben.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss folgende Aufzeichnungen aufbewahren:
a)
Informationen zu Anträgen einschließlich Angeboten, Audittagen und
Audittagessätzen
b)
Berichte der Erstzertifizierungs-, Überwachungs-, Re-Zertifizierungs-,
Transfer- und außerordentlichen Audits
c)
Nachweis der vorhandenen VDA-Zertifizierung (VDA-Zertifikat), die
ggf. von anderen Zertifizierungsgesellschaften für die entfernten Unterstützungsstandorte / -funktionen) durchgeführt wurden (sofern zutreffend)
d)
Auditplanungen, die die Termine, die zugeteilten Auditoren und die Anzahl an Audittagen je zugeteilten Auditor ausweisen
e)
Auditplanungsinformationen (siehe Abschnitt 5.7.2)
103
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Geforderte Aufzeichnungen der Zertifizierungsgesellschaft
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9
g)
Aufzeichnungen des Auditors, die Konformität- und Nicht-Konformität
mit den Anforderungen zeigen
h)
Audittagekalkulation, einschließlich der zu Grunde gelegten Daten
i)
Schriftverkehr mit Klienten, der Nachweise zu Abstellmaßnahmen,
einschließlich der Ursachenanalysen und Korrekturmaßnahmen beinhaltet (siehe Abschnitt 5.11)
j)
Aufzeichnungen über Beschwerden und Einsprüche, sowie jede zugehörige Korrekturmaßnahme, einschließlich der Ursachenanalyse
k)
Beratungen und Entscheidungen der Gremien - sofern zutreffend
l)
Dokumentation der Zertifizierungsentscheidungen
m) Zertifizierungsdokumente, aus denen der Geltungsbereich der Zertifizierung hervorgeht, und
n)
9.2
Aufzeichnungen zu monatlichen Überprüfungen der “VDA 6.x certfication database“ hinsichtlich Genauigkeit und Vollständigkeit und den daraus resultierenden Maßnahmen
Personalakten
Die Zertifizierungsgesellschaft muss Personalakten führen und diese fortlaufend aktualisieren. Die Akten müssen relevante Qualifikationen, Schulungen, Berufserfahrung, Betriebszugehörigkeiten, Position, Kompetenzbereiche enthalten, sowie jede relevante Beratungsleistung, die gegebenenfalls erbracht wurde.
Dies ist auch zutreffend für Mitarbeiter im Management und in der Verwaltung, zusätzlich zu den Mitarbeitern, die Zertifizierungsaktivitäten ausführen.
Die Zertifizierungsgesellschaft muss sicherstellen, dass Qualifikationsnachweise für Auditoren, sowie für technische Experten aufbewahrt werden.
104
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Auditpläne (Zeitpläne), die dem prozessorientierten Ansatz folgen, und
jegliche Änderungen des Auditplans, die während des Audits vorgenommen wurden
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f)
Annullierung eines VDA-Zertifikates
Eine Maßnahme um einen VDA-Zertifikat als ungültig zu erklären. Dies geschieht entweder auf Wunsch des zertifizierten Klienten, den Zertifizierungsvertrag zu kündigen, oder auf Grund der Entscheidung der Zertifizierungsgesellschaft nach dem definitiven Wegfall der Zertifizierungsgrundlage. Die Zertifizierungsgesellschaft muss ein VDA-Zertifikat annullieren,
wenn ein zertifizierter Klient seit zwölf (12) Monaten keine Produkte mehr
herstellt, die zum Geltungsbereich des jeweiligen VDA-Regelwerkes gehören. Die Annullierung eines VDA-Zertifikates ist keine Sanktion.
Auditprogramm / Auditplan
Planung einer Reihe von einem oder mehreren Audits, die für einen festgelegten zeitlichen Rahmen und ein bestimmtes Ziel geplant sind.
Auditteam
Einer oder mehrere Auditoren, die ein Audit durchführen und, sofern erforderlich, von technischen Experten unterstützt werden.
Auditumfang
Festlegung der Einsatzorte, Unternehmenseinheiten, Aufgaben und Prozesse, sowie der benötigten Zeit um das QM-System des Klienten zu auditieren.
Aufrechterhaltung eines VDA-Zertifikates
Die Beibehaltung der Gültigkeit eines VDA-Zertifikates, auf Grundlage von
laufenden Überwachungsaudits, Re-Zertifizierungsaudits und anderen im
Vertrag mit der Zertifizierungsgesellschaft festgelegten Vereinbarungen.
Beratung
Das Durchführen von Trainings, die Erstellung von Dokumentation oder Unterstützung bei der Einführung eines Managementsystems für einen einzelnen Klienten oder dem Klienten einer Zertifizierungsgesellschaft.
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Begriffe und Definitionen
VDA QMC Gelbband 2016
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Einbau
Das Verbauen einer Komponente oder von Zubehör, das nach OEMSpezifikation entwickelt und hergestellt wurde. Der Einbau erfolgt durch das
Händlernetz des OEMs vor der Auslieferung an den Kunden.
Entzug des VDA-Zertifikates
Die endgültige Beendigung der Gültigkeit des VDA-Zertifikates als Sanktion
der Zertifizierungsgesellschaft aufgrund des Verstoßes eines Klienten gegen den Zertifizierungsvertrag. Dies kann auch einen Entzug aus kommerziellen Gründen beinhalten.
Ersatzteile
Als Ersatzteile gelten nur solche Teile, die gemäß OEM-Spezifikation hergestellt werden. Diese Teile werden vom OEM für den Einsatz als Ersatzteil
beschafft oder freigegeben. Gleiches gilt für wiederaufbereitete Teile.
Erteilung eines Zertifikates
Ein von einer Zertifizierungsgesellschaft ausgestelltes VDA-Zertifikat mit einer definierten Gültigkeitsdauer, sowie einem bestimmten Geltungsbereich
der Zertifizierung und ggf. Anlagen (Unterstützungsstandorte / -funktionen).
Feste Mitarbeiter
Einzelpersonen, die direkt bei einer Zertifizierungsgesellschaft angestellt
sind oder bei einer einzelnen Zertifizierungsgesellschaft unter Vertrag stehen.
Geltungsbereich des Zertifikates (siehe auch Abschnitt 1.6)
Die Festlegung zum Geltungsbereich auf dem VDA-Zertifikat. Dieser Geltungsbereich muss alle Entwicklungs- und Produktionstätigkeiten für Produkte und Dienstleistungen, ausschließlich für die Automobilindustrie, beinhalten. Andere Tätigkeiten wie z. B. Produktionstätigkeiten die nicht in den
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Eine Baustelle ist dann vorhanden, wenn Endmontage und Inbetriebnahme
der jeweiligen Produktionsmittel beim Kunden erfolgen. Entscheidend ist,
dass während Endmontage und Inbetriebnahme beim Kunden die geforderten Eigenschaften beeinflusst und sichergestellt werden.
VDA QMC Gelbband 2016
Baustelle nach VDA 6.4
Die gesamte Einheit (einschließlich aller zugehörigen Produktionsstandorte
und entfernten Unterstützungsstandorte / -funktionen), die eine VDAZertifizierung beantragt.
Korrekturmaßnahmen
Maßnahme zur Behebung der systemischen Ursache einer festgestellten
Abweichung.
Von Kunden spezifizierte Serienteile
Teile, die fest in ein Fahrzeug verbaut werden. Obwohl sie diese Definition
nicht erfüllen, sind auch Feuerlöscher, Wagenheber und Fußmatten als von
Kunden spezifizierte Serienteile zu verstehen.
Nichtproduzierender Standort
Entwicklung und Vertrieb von Serienteilen, wobei die Fertigung der Serienteile an einen spezialisierten Hersteller ausgegliedert ist. Nichtproduzierende Unternehmen trennen die Entwicklung von der Fertigung, um sich auf
Forschung und Entwicklung sowie Prüfung zu konzentrieren.
Produktion
Der Prozess der Herstellung von Produktionsmaterialien, von Produktionsoder Ersatzteilen, von Zusammenbauten oder Wärmebehandlung,
Schweißarbeiten, Lackierung, Beschichtung oder andere Oberflächenbehandlung von Teilen für die Automobilindustrie.
Suspendierung des VDA-Zertifikates
Suspendierung ist ein vorübergehender Zustand, der nicht länger als 120
Tage andauert (wenn nicht anders mit VDA QMC vereinbart), der nur durch
die volle Wiedereinsetzung oder durch den Entzug des VDA-Zertifikates
beendet werden kann. Während des Suspendierungszeitraums bleibt das
VDA-Zertifikat gültig. Eine Suspendierung darf nur standortbezogen also
nur für den zutreffenden QM-Geltungsbereich ausgesprochen werden.
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Klient
VDA QMC Gelbband 2016
Geltungsbereich des jeweiligen VDA-Geltungsbereiches fallen, dürfen nicht
im Geltungsbereich des VDA-Zertifikates enthalten sein.
Unterstützungsstandort / -funktion (siehe auch Abschnitt 5.5)
Eine vor Ort oder vom Produktionsstandort entfernt liegende Funktion ohne
Produktionsprozesse, die einen oder mehrere Produktionsstandorte des
gleichen Klienten unterstützt.
Verbesserungspotenzial / Potenzial (siehe auch Abschnitt 5.9.2.1)
Als Verbesserungspotenzial wird eine Situation bezeichnet, in der vorliegende Nachweise zeigen, dass eine Anforderung wirksam umgesetzt wurde, aber auf Basis der Erfahrung und des Wissens des Auditors eine Steigerung der Wirksamkeit und Robustheit durch eine andere Vorgehensweise möglich wäre.
Verfahren zur Aberkennung des VDA-Zertifikates:
Maßnahmen oder Entscheidungen, die die Zertifizierungsstelle zu treffen
hat, wenn Vorkommnisse anzeigen, dass die ursprünglichen Bedingungen
für die Vergabe des VDA-Zertifikates an eine Organisation nicht mehr erfüllt
werden. Auslöser können sein: bedeutende Änderungen der Besitzverhältnisse, Unterbrechung der Tätigkeit, Verschiebungen von Audits (Karenzzeiten) auf Verlangen der Organisation, Nichteinhaltung einer Klausel des Zertifizierungsvertrags durch die Organisation, Kundenbeschwerden (schlechte
Qualitätsleistung der Organisation, …) oder Informationen aus der Gebrauchsphase.
Verlängerte Werkbank (siehe auch Abschnitt 5.2.1 p)
Eine verlängerte Werkbank ist eine reine Produktionsstätte ohne Produkt- /
Prozessentwicklung und mit minimalen unterstützenden Prozessen vor Ort
– wie z. B. Materialhandling, prozessbegleitende Prüfungen, Instandhaltung
(soweit relevant). Sie muss als Bestandteil des zentral geführten QMGeltungsbereiches geführt werden. Ihre organisatorische Einbindung ist in
den QM-Unterlagen darzustellen.
Zertifizierungsaktivitäten
Aktivitäten, die alle relevanten Tätigkeiten zur Zertifizierung umfassen: Marketing, Antragsbearbeitung, Preisangebotserstellung, Vertragsbewertung,
Planung und Durchführung von Audits, Treffen von Zertifizierungsentschei108
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Personen, die Auditteams mit spezifischem Fachwissen und Sachkompetenz unterstützen.
VDA QMC Gelbband 2016
Technische Experten
Zubehörteile
VDA QMC Gelbband 2016
Teile, die nicht vom OEM beschafft oder als Ersatzteile freigegeben wurden, wenngleich diese nach originalen Produktspezifikationen hergestellt
sein können.
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dung und Ausstellung des VDA-Zertifikates, Einträge in die “VDA 6.x certfication database“ vornehmen, usw.
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Abkürzungsverzeichnis
Continuing professional development
DIN
Deutsches Institut für Normung
E
Erfüllungsgrad
EOQ
European Organization for Quality
FAQ
Frequently Asked Questions
ISO
International Organization for Standardization
KPI
Key Performance Indicator
MT
Manntag
OEM
Original Equipment Manufacturer
OHSAS
Organizational Health and Safety Assessment System
QM
Qualitätsmanagement System
QMC
Qualitätsmanagement Center
SI
Sanktionierte Interpretationen
TAB
Tabelle
TS
Technischer Spezifikation
VDA
Verband der Automobilindustrie e.V.
VDA QMC Gelbband 2016
CPD
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Den aktuellen Stand der veröffentlichten VDA Bände zum Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie (QAI) finden Sie im Internet unter
http://www.vda-qmc.de.
Auf dieser Homepage können Sie auch direkt bestellen.
Bezug:
VDA QMC Gelbband 2016
Verband der Automobilindustrie e.V. (VDA)
Qualitäts Management Center (QMC)
Behrenstraße 35, 10117 Berlin
Telefon +49 (0) 30 8978 42-235, Telefax +49 (0) 30 8978 42-605
E-Mail: [email protected], Internet: www.vda-qmc.de
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Qualitätsmanagement in der Automobilindustrie
Bezug von Formularvordrucken:
Henrich Druck + Medien GmbH
Schwanheimer Straße 110, 60528 Frankfurt am Main
Telefon +49 (0) 69 96 777-0, Telefax +49 (0) 69 96777-111
E-Mail: [email protected], Internet: www.henrich.de
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Referent/in für die Abteilung Ausstellungen

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