QUALITÄTSMANAGEMENT IM FOKUS INHALTSVERZEICHNIS Überblick über die NEXUS / CURATOR-Zusatzmodule ++ Dokumentenlenkung Die „Dokumentenlenkung“ des NEXUS / CURATOR bietet die strukturierte Basis für ein gelebtes Qualitätsmanagement. ++ Intranet Im eigenen „Intranet“ können neben der üblichen QM-Dokumentation tagesaktuelle Inhalte veröffentlicht und dezentral verwaltet werden. ++ Meldewesen Mit dem „Meldewesen“ erhalten Sie die Möglichkeit verschiedenste Meldearten in einem System zu erfassen, zu verteilen, organisieren und auszuwerten. ++ Risikomanagement Die Softwarelösung „Risikomanagement“ unterstützt mit einer klar strukturierten Darstellung von Risiko informationen, den durchgängigen Risikomanagementprozess der Risikoidentifikation, Analyse und Bewertung. ++ Fortbildungsmanagement Mit dem „Curriculum“ verwalten Sie sämtliche interne und externe Fortbildungen des Unternehmens. Das Fortbildungsangebot kann so allen Mitarbeitern des Hauses zur Verfügung gestellt werden. ++ Geräteverwaltung Organisieren und strukturieren aller Ereignisse rund um die Geräte der Einrichtung. Verwalten von Medizingeräte und Medizinprodukte entsprechend der einschlägigen Gesetze und Verordnungen mit der „Geräteverwaltung“. ++ Vertragsmanagement Mit dem „Vertragsmanagement“ lassen sich alle betriebsrelevanten Vereinbarungen, über mehrere Standorte hinweg, zentralisieren, strukturieren und steuern. ++ Prozessmodellierung und Wissensmanagement Erfassen, strukturieren und verwalten von Dokumenten sowie die Zuordnung zu Prozessen mit „Prozessmodellierung und Wissensmanagement“. ++ SOP-Labor Eine automatisierte Erstellung von dynamischen Methoden-SOPs direkt aus dem Labor-InformationsSystem (LIS) sowie Filtermöglichkeiten und Übersichten der SOPs sind mit dem „SOP-Labor“ möglich. ++ Auditplanung Die „Auditplanung“ ermöglicht eine vollständiges Verwalten der kompletten Jahresplanung. Audits und Begehungen sowie Verfahrensanweisungen, Begehungen und Maßnahmen können geplant, dokumentiert und überwacht werden. NEXUS / CURATOR Dokumentenlenkung Eine strukturierte Dokumentenlenkung ist nicht nur im Rahmen der ISO-Zertifizierung ein wichtiges Thema. Auch im täglichen Arbeitsleben profitiert das Personal von einem direkten Zugriff auf Arbeitsdokumente. Verfahrensanweisungen oder Leitlinien in Kürze finden, Übersichtslisten und News jederzeit aktuell zur Verfügung zu haben, das QM-Handbuch als lebendige Wissensdatenbank: Die Dokumentenlenkung des NEXUS / CURATOR bietet die strukturierte Basis für ein gelebtes Qualitätsmanagement. UNABHÄNGIGES INFORMATIONSPORTAL Der NEXUS / CURATOR ist ein webbasiertes Portal, welches das Management und das Personal im Qualitätsmanagement bei der Lenkung bzw. Veröffentlichung von Informationen innerhalb des Unternehmens unterstützt. Mitarbeiter haben die Möglichkeit, unabhängig von Ort und Zeit, jede relevante Information schnell und einfach zu finden. Anhand einer einfachen „Suche“ und vorbereiteter Filter ist das schnelle Finden der gewünschten Information garantiert. LENKEN, VERSIONIEREN, ERINNERN Der NEXUS / CURATOR ermöglicht organisatorische Abläufe und interne Strukturen effizient und flexibel zu gestalten und die gesamte Qualität der Organisation weiter zu steigern. Anhand eines definierten Freigabeprozesses wird gewährleistet, dass jeder Inhalt bereits bei der Erstellung geprüft wird und damit nur formal korrekte Informationen in der Organisation verteilt werden. Die Versionisierung erfolgt automatisch und im Bedarfsfall mit hinterlegter Lesebestätigung. Darüber hinaus ermöglicht das rollenbasierte Berechtigungssystem alle Mitarbeiter und Kollegen sich an der Pflege der Inhalte zu beteiligen. Die automatische Erinnerungsfunktion meldet auslaufende oder zu aktualisierende Dokumente, Maßnahmen, Verträge oder anstehende Aufgaben dem jeweilig Verantwortlichen. Mit personalisierten Wiedervorlagelisten kann sich jeder Mitarbeiter individuell an seine Aufgaben erinnern lassen und so stets den Überblick behalten. Auf diese Weise schafft NEXUS / CURATOR die Basis für ein umfängliches Wissensmanagement und gewährleisten, dass alle entscheidenden Informationen zur Kenntnis genommen werden. Durch elektronische Formulare wird ein einheitliches Erscheinungsbild der Organisation aufrechterhalten und Inhalte strukturiert abgelegt, so dass diese auch in auswertbarer Form zur Verfügung stehen. Ansicht der Dokumentenstruktur Aufgabenliste im NEXUS / CURATOR DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK ++ Beliebige Dokumente webbasiert veröffentlichen ++ Mit Genehmigungsworkflow und Versionierung lenken ++ Dokumente ordnen und thematisch strukturieren ++ Volltextsuche über alle MS-Office- und indexierbare PDF-Dokumente NEXUS / CURATOR Intranet Krankenhäuser benötigen, genauso wie andere Organisationen, eine zentrale Plattform, um verschiedenste Informationen auszutauschen. Ein Intranet dient als Sammel- und Verteilstelle von Wissen und Dokumenten. Das im NEXUS / CURATOR integrierte Intranet stellt die Grundlage für eine reibungslose Kommunikation und stetigen Informationsfluss. KLINIKSPEZIFISCHES INFORMATIONSPORTAL Das integrierte Intranet im NEXUS / CURATOR kann sowohl qualitätsmanagementrelevante Dokumente als auch weitere innerbetriebliche Informationen darstellen. Über die Plattform erhalten die Mitarbeiter zentral an einer Stelle alles Wissenswerte und können sich einfach und schnell informieren. Die moderne Architektur von NEXUS / CURATOR ermöglicht, auch ohne HTML-Kenntnisse, verschiedene Themen zu erstellen und kontinuierlich zu pflegen, wie beispielsweise: ++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ ++ Eingebettete Genehmigungs- und Freigabeprozesse sind die Grundlage für ein lebendiges Intranet. Sie ermöglichen sowohl eine zentrale, wie auch dezentrale Pflege der Inhalte und garantieren eine kontrollierte Veröffentlichung von Informationen. Mit vordefinierten Templates und Schnittstellen zu Vorsystemen, wie z.B. Telefonanlage, ist eine Anpassung des Layouts an das Corporate Design rasch möglich, sodass die Projekteinführung schnell und unkompliziert vollzogen werden kann. Telefonbuch Speiseplan Fortbildungskalender Bildergalerien Videos Newsmeldungen Interne Stellenangebote Schwarzes Brett Kommunikationsplattform NEXUS / CURATOR Das Intranet des NEXUS / CURATOR DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK ++ Zentrale, einheitliche Plattform für Intranet und Qualitätsmanagement ++ Templates für Telefonlisten, Speisepläne, Pressesplitter, Wetter, News, Termine, Schwarzes Brett, etc. ++ Individuelles Webdesign und Anpassung an Corporate Design ++ Redaktionssystem mit Genehmigungs- und Freigabeprozess NEXUS / CURATOR Meldewesen Im Rahmen des Qualitätsmanagements werden in Einrichtungen des Gesundheitswesen oft verschiedene Softwaresysteme und Insellösungen für unterschiedliche Meldungen eingeführt: vom CIRS, zum Erfassen von Beinaheunfällen, über das Vorschlagswesen, bis hin zu Beschwerdemanagement-Systemen. Das Meldewesen des NEXUS / CURATOR bündelt all diese Meldungsarten in einer Oberfläche und zur zentralen Datenbasis. So ermöglicht es den Anwendern diese Informationen einfach zu melden sowie den Verantwortlichen diese strukturiert zu bearbeiten und auszuwerten. MELDEWESEN Das im NEXUS / CURATOR integrierte Meldewesen vereint unterschiedliche Meldeformulare zur Erfassung, Bearbeitung, Überwachung und Auswertung verschiedenster Ereignisse. Unter Anderem werden folgende Meldungstypen bereits vorbereitet zur Verfügung gestellt: ++ ++ ++ ++ CIRS Verbesserungsvorschlag Beschwerde und Lob Besonderes Vorkommnis Darin enthalten sind vordefinierte Übersichts-, Aufgaben- und Wiedervorlagelisten sowie Auswertungen, Statistiken und Diagramme. Diese können nach Microsoft Excel exportiert und dort weiterbearbeitet werden. Darüber hinaus ermöglicht der Formulardesigner des NEXUS / CURATOR die vorgefertigten Formulare zu ändern oder vollständig neue Meldeformulare zu erstellen. Einzelne Felder können als Pflichtfelder gekennzeichnet werden, um ein Mindeststandard bei der Erfassung von Meldungen zu gewährleisten. Dies ist besonders für den späteren Vergleich zur statistischen Auswertungen wichtig. Um die Mitarbeiter am Meldewesen zu beteiligen und die Fehlerkultur positiv zu beeinflussen, kann jeder Mitarbeiter eine Meldung abgeben und auch den Stand der Bearbeitung „seiner Meldung“ nachverfolgen. Speziell im Bereich Critical-Incident-Reporting-System (CIRS) ist gewährleistet, dass das Ereignis strukturiert und anonymisiert gemeldet wird. Die Workflowkomponente des NEXUS / CURATOR ermöglicht es unterschiedliche Meldungsarten einzelnen Mitarbeitern zuzuordnen und in verschiedenen Stufen zu bearbeiten. Die strukturierte Erfassung und Analyse von Ereignissen jeglicher Art stellt damit den ersten Schritt für ein umfängliches, klinisches Risikomanagement in der Organisation dar. CIRS-Meldung im NEXUS / CURATOR Auswertung der eingegangenen Meldungen DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK ++ Ein Meldewesen für unterschiedliche Meldungsarten ++ Flexible Meldungsformulare ++ Workflow und Genehmigungsstufen der unterschiedlichen ++ Meldungen ++ Einfache Übersichtslisten und Auswertung der Meldungen ++ Exportmöglichkeit zur Analyse und Weiterbearbeitung ++ Systematische Erfassung potentieller Risiken NEXUS / CURATOR Risiken transparent machen mit dem Risikomanagement Risiken transparent und damit beherrschbar machen! Eine große Aufgabe für viele Unternehmen der Gesundheitsbranche. Dafür müssen die Risiken identifiziert und bewertet werden, Maßnahmen zur Risikohandhabung ausgewählt und umgesetzt werden. Das Modul Risikomanagement im NEXUS / CURATOR unterstützt mit einer klar strukturierten Darstellung von Risikoinformationen sowie den durchgängig einbezogenen Risikomanagementprozess: Identifikation – Analyse – Bewertung. RISIKOMANAGEMENT ERFOLGREICH UMSETZEN RISIKOIDENTIFIZIERUNG Der Risikokatalog (oder: Risikoatlas) wurde gemeinsam mit praxiserfahrenen Risikomanagern aus somatischen Krankenhäusern entwickelt. Dieser Atlas wird bei der Identifizierung der Risiken herangezogen. Standardmäßig dienen folgende Kriterien als Grundlage für die Erkennung: ++ ++ ++ ++ ++ ++ Beschreibungen Ursachen Frühwarnindikatoren Mögliche Maßnahmen Standardfragen Beispiele RISIKOBEWERTUNG Die Risikobewertung erfolgt mittels FMEA-Formblatt (Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse), in welchem alle relevanten Fehlerbewertungskriterien, wie ++ Fehlerort / -merkmal ++ Potentieller Fehler ++ Fehlerfolge ++ Fehlerursache Risikobewertung mittels FMEA-Formblatt Risikoüberwachung durch mehrere Standardauswertungen dokumentiert werden können. Ein wesentlicher Bestandteil des FMEA-Formblattes ist die Dokumentation des derzeitigen Zustands. Dieser wird gemäß der Auftretens- und Entdeckungswahrscheinlichkeit sowie seiner Bedeutung beurteilt. Die Risiko-Prioritätszahl (RPZ1) wird anschließend automatisch entsprechend der Parameter berechnet. Ein weiterer wichtiger Aspekt des FMEA-Formblattes ist die Dokumentation der empfohlenen und getroffenen Maßnahmen (mit Zuweisung der Verantwortlichkeiten). Der erreichte, verbesserte Zustand wird ebenfalls anhand der Auftretens-, Entdeckungswahrscheinlichkeit und Bedeutung mit einer RPZ2 gemessen. Mit Hilfe der Maßnahmenverwaltung im NEXUS / CURATOR erhält der einzelne Anwender bzw. Verantwortliche eine detaillierte Übersicht der anstehenden Aktivitäten. RISIKOÜBERWACHUNG Der Fehlerkritikalitätsindex (FKI) zeigt in graphischer Form das Verhältnis zwischen RPZ1 und RPZ2. Anhand der Übersicht kann schnell und einfach die aktuelle Situation eingeschätzt bzw. die Schwachstellen und Risikopotential ermittelt werden. Neben dem FKI steht außerdem die FMEA-Risikomatrix, als Dreidimensionale Übersicht, zur Risikoüberwachung zur Verfügung. Darin sind die Auswirkungen der ergriffenen Maßnahmen veranschaulicht. RISIKOKOMMUNIKATION Entscheidender Faktor des Risikomanagements ist die Kommunikation der Risiken. Das webbasierte Risikomanagement im NEXUS / CURATOR gewährt allen Mitarbeitern Zugang zum System und stellt durch frei definierbare Workflows den Kommunikationsfluss sicher. Ein ausgereiftes Berechtigungssystem ermöglicht eine unabhängige und dezentrale Zusammenarbeit bei gleichzeitig zentraler Lenkung. Einfaches Suchen und Finden sowie Aufbereiten von Informationen erhöht die Akzeptanz der Mitarbeiter mit dem System zu arbeiten. RISIKOMANAGEMENT ALS TEIL EINES UMFASSENDEN CONTENT MANAGEMENT SYSTEMS Der webbasierte NEXUS / CURATOR bildet den technologischen Rahmen für eine Vielzahl administrativer Aufgaben und sorgt für eine professionelle, organisationsbezogene Kommunikation in Ihrem Unternehmen. Die modularen Erweiterungen des NEXUS / CURATOR ermöglichen den Ausbau vom Qualitätsmanagementsystem, über die Wissensdatenbank eines Unternehmens, hin zum Organisationsmanagementsystem. NEXUS / CURATOR-MODULE In den vergangenen Jahren hat NEXUS gemeinsam mit Kunden eine Vielzahl komplementärer Module entwickelt, die den NEXUS / CURATOR zu einem vollwertigen System heranwachsen lassen haben. Neben dem Qualitätsmanagement selbst und den typischen QM- begleitenden Prozessen, stehen heute eine Fülle weiterer Module zur Unterstüzung Ihrer organisatorischen Prozesse im NEXUS / CURATOR zur Verfügung. NEXUS / CURATOR-Zusatzmodule im Überblick DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK ++ Speziell für Kliniken entwickeltes Risikomanagement ++ Risikoanalyse und -bewertung nach FMEA-Modell ++ Durchgängiger, workflowgestützter Prozess ++ Webbasiert für alle Mitarbeiter ++ Lebendige Wissensdatenbank / modular erweiterbar NEXUS / CURATOR Fortbildung im Team transparent planen Schlüsselfaktor im Unternehmen ist der Mensch, sein Potenzial und die Entwicklung seines Wissens. Daher sollte der Bildungsprozess auf Unternehmensziele ausgerichtet sein, anstatt nur Kosten aufzustellen und zu kontrollieren. WEITERBILDUNG IM TEAM Die im NEXUS / CURATOR integrierte Fortbildungsverwaltung CURRICULUM optimiert Ihre Weiterbildungsmaßnahmen. Durch intelligente Unterstützung aller erforderlichen Prozesse von der Planung, über die Durchführung bis hin zur Auswertung von Fortbildungen, Seminaren, Schulungen, etc. – intern und extern. Stellen Sie den Mitarbeitern Ihres Unternehmens Fortbildungen und Veranstaltungen zu unterschiedlichen Themen, je Abteilung und Einrichtung, zur Verfügung. Die Benutzer können sich selbst und einfach dazu eintragen, an- bzw. abmelden. Dies ermöglicht eine Kalenderübersicht sowie kategorisierte Übersichtslisten. Suchen und finden Sie angebotene Fortbildungen im thematisch geordneten Seminarkatalog. Zu jeder Veranstaltung können relevante Informationen wie Lehrmittel, Ort, Dokumente, etc. hinterlegt werden. Erhalten Sie Auswertungen und Übersichtslisten über die Teilnahme an Fortbildungen, Punkteübersicht und weiteres. Ein Dienstreiseantrag für die Teilnahme an externen Fortbildungen sowie ein Feedback-Bogen steht zur Verfügung und rundet das Angebot ab. Die Fortbildungsverwaltung ist im NEXUS / CURATOR integriert und nutzt so die gleiche Berechtigungs- und Benutzerverwaltung sowie die Dokumentenlenkungsfunktionalität. Detailierte Fortbildungsbeschreibung Alle Fortbildungen auf einen Blick in Listenform Startmenü im Fortbildungsmanagement DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK ++ Veranstaltungen jeglicher Art (Fortbildung, Training, Seminar), intern und extern ++ Schnelle An- und Abmeldung durch den Mitarbeiter selbst ++ Strukturierte und kategorisierte Übersichtslisten und Auswertungen ++ Integriert in den NEXUS / CURATOR ++ Flexibel gestaltbare Formulare NEXUS / CURATOR Geräteverwaltung Organisieren und strukturieren Sie alle Ereignisse rund um die Geräte der Einrichtung – integriert im NEXUS / CURATOR. Verwalten Sie Medizingeräte und Medizinprodukte entsprechend der einschlägigen Gesetze und Verordnungen, wie Betreiberverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, MedizinProdukte-Gesetz und den VDE-Vorschriften. QUALITÄTS- UND EFFIZIENZSTEIGERUNG DURCH DEN EINSATZ DER RICHTIGEN TOOLS Erfassen Sie Ihre Geräte strukturiert und übersichtlich, in selbstdefinierten Formblättern. Fragen Sie alle relevanten Daten, wie Typbezeichnung, Liefer- und Herstellerfirma, Einweisungen, Funktionsprüfungen sowie Anschaffungs- und Folgekosten, die im Rahmen der Medizingeräteverordnung benötigt werden, ab. Auf diese Weise gewährleisten Sie eine stets aktuelle Übersicht über alle eingesetzten Geräte. Informieren Sie sich aktiv über aktuelle Ausfälle oder Sperrungen Ihrer Geräte sowie über Ausweichmöglichkeiten auf andere Geräte. Nutzen Sie Verweise, um die Dokumentation ähnlicher Geräte miteinander zu verknüpfen und geben Sie Meldungen über Wartungen oder Störungen ab, die über Aktuelles informieren. Fällige Wartungen oder Überprüfungen gehen nicht mehr unter, da Sie anhand der automatisierten Erinnerungsfunktion in Ihrer Aufgabenliste zu jeder Zeit auf anstehende Termine hingewiesen und über ablaufende Fristen informiert werden. Grenzen Sie anhand des Berechtigungskonzepts ab, wer welche Inhalte sehen und wer bei der Bearbeitung der Dokumentation beteiligt sein darf. Aufgrund des FreigabeWorkflows können Sie Aufgaben delegieren und dennoch stets sicherstellen, dass keine falschen Informationen in Umlauf kommen. Geben Sie Ihren Kollegen und Mitarbeitern die Möglichkeit, Anleitungen gezielt und schnell in der stets aktuellsten Version zu finden. Mit der indexierten Volltextsuche lassen sich alle Geräte und zugehörigen Dokumente in kurzer Zeit finden. Personal, das mit oder an einem Gerät arbeitet, muss durch den Hersteller oder eine beauftragte Person, anhand der Bedienungsanleitung geschult sein. In diesem Zusammenhang sind mehrere Aspekte zu beachten: ++ Der Betreiber muss einen Mitarbeiter benennen, der vom Hersteller für den ordnungsgemäßen Umgang mit dem Gerät unterwiesen wurde. ++ Die Namen der geschulten Personen müssen dokumentiert werden. ++ Die durchgeführte Funktionsprüfung des Gerätes muss durch den Hersteller dokumentiert werden. ++ Durchführung der vorgeschriebenen Kontrollen sowie die Unterweisung der Mitarbeiter müssen dokumentiert und aufbewahrt werden. Mit der Dokumentenlenkung im NEXUS / CURATOR können Gebrauchsanweisungen oder Prüfprotokolle zu jedem Gerät integriert, versioniert und historisiert. Geräteverwaltung im NEXUS / CURATOR DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK ++ Schnelle Information über Geräte, Einweisungen, Inbetriebnahmen ++ Schnelle Information über Störungen und Instandhaltung sowie Kosten ++ Steigerung der Sicherheit, Qualität und Verfügbarkeit ++ Integriert in den NEXUS / CURATOR NEXUS / CURATOR Vertragsmanagement Vereinbarungen über unternehmerisches Handeln werden oft in Verträgen festgelegt. Die genaue Kenntnis über Laufzeiten, Volumina und Risiken sind für das planerische handeln im Management unverzichtbar. Die Vielzahl an Verträgen und Übereinkünften lässt sich zumeist nur noch IT-gestützt strukturieren, um Verpflichtungen transparent, Chancen realisierbar und Risiken abwägbar zu machen. Mit dem Vertragsmanagement im NEXUS / CURATOR lassen sich alle betriebsrelevanten Vereinbarungen des Unternehmens strukturieren, verwalten, verteilen und steuern. STANDORTÜBERGREIFEND Die Webtechnologie des NEXUS / CURATOR ermöglicht standort- und abteilungsübergreifend, von jedem Arbeitsplatz aus, in bestehende Verträge Einsicht zu nehmen, um Doppeltregelungen zu vermeiden. bereiche oder auch gesamte Organisationsbereiche ermöglicht. Darüber hinaus können über ein frei gestaltbares Formularwesen zusätzliche Kategorisierungsinformationen dem Vertrag zur Strukturierung hinterlegt werden. Damit ist ein erheblicher Anstieg der Produktivität möglich. Berechtigtes Personal kann sich mit Hilfe der indexierten Volltextsuche eine Übersicht über die relevanten Themen und Verträge anzeigen lassen. Mitarbeiter finden dadurch schnelle Antworten auf ihre Fragen. AUTOMATISIERTE BENACHRICHTIGUNGEN DIGITALISIERUNG NEXUS / CURATOR versendet rechtzeitig E-Mail-Benachrichtigungen über auslaufende Fristen an die verantwortlichen Mitarbeiter und/oder Teammitglieder bzw. Stellvertreter. Somit können Verträge rechtzeitig neu verhandelt und gegebenenfalls gekündigt werden. Sperrige Aktenschränke können ersetzt und ineffiziente manuelle Papierprozesse abgelöst werden. Durch automatisiertes Scannen oder Freigabeworkflows werden bestehende Verträge erfasst. Alle Vereinbarungen, die als Word- oder PDF-Datei vorliegen, werden vollindiziert und können über eine Freitextsuche gefunden werden. So wird dem Anwender eine „Wortlautsuche“ im System zur Verfügung gestellt und die Faktenrecherche über einzelne Vertrags- Übersichtlicher Einstieg in das Vertragsmanagement Durch die Zuordnung der Verträge zu Abteilungen und Verantwortlichen wird die erforderliche Vertraulichkeit gewährleistet. Jedem Bereich oder jeder Abteilung steht ein Eingangskorb zur Verfügung. In diesem laufen sämtliche neu zu verwaltenden Verträge auf und werden daraus von den Verantwortlichen zur Verfügung gestellt und klassifiziert. Fristenkontrolle im Vertragsmanagement DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK ++ Volltextsuche zum schnellen Auffinden von Vertragsinformationen ++ Klare Strukturierung der Verantwortlichkeiten ++ Automatische Erinnerungs- und Wiedervorlagefunktionen ++ Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen ++ Abbildung der Organisationsstrukturen mit Hierarchie- und Rechtekonzepten NEXUS / CURATOR Prozessmodellierung und Wissensmanagement Ihr Partner für Prozess- und Unternehmensportal ++ Bereitstellen aller Dokumente rund um Ihre Prozesse ++ Zugriff für Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten nach Berechtigungsschlüsseln ++ Individuelle Darstellung der Inhalte für jeden Anwender ++ Erstellung von Prozessmodellen in verschiedensten Notationen (z.B. EPK, BPMN 2.0, WKD, etc.) und Erstellung von Dokumenten ++ Normengerechte Versionisierung und automatische Historisierung ++ Revisionssichere Archivierung aller Vorgabedokumente Wie können wir Prozesswissen und -dokumentation allen Mitarbeitern übersichtlich und schnell zur Verfügung stellen? Unser Angebot: Das NEXUS / CURATOR Prozess- und Unternehmensportal Erfassen, strukturieren und verwalten Sie Ihre Dokumente mit NEXUS / CURATOR und ordnen Sie diese Ihren Prozessen zu. Über Berechtigungsschlüssel stellen die verschiedenen Zielgruppen wie Mitarbeiter, Kunden und Lieferanten die für sie relevanten Inhalte bereit. Die Benutzeroberfläche kann für jeden Anwender individuell angepasst werden, was den Anreiz, das Portal zu nutzen, weiter erhöht. Damit entsteht eine gelebte Wissensplattform für Ihr Unternehmen, webbasiert und über Standorte hinweg. ++ Das einfache Importieren aller bestehenden Doku- mente stellt ein sofortiges Arbeiten in der neuen Umgebung sicher. ++ Die automatische Wiedervorlage erinnert z.B. an auslaufende Verträge. ++ Jeder Entwurfsstatus eines Dokuments und jede Version werden gekennzeichnet, normengerecht z.B. nach DIN ISO, so dass neu hinzugekommene Informationen schnell ersichtlich sind. ++ Wichtige Dokumente wie Handbücher und Pflichtenhefte können aus Prozessen heraus erstellt werden. ++ Prozessmodellierung auf Basis der ARIS-Systemplattform ++ Die grafische Navigation über Prozesslandschaften und -modelle mit Verlinkung zu Dokumenten stellt die Durchgängigkeit und intuitive Nutzung sicher. ++ Das Workflow-Modul bietet eine Systemgestützte und nachvollziehbare Dokumentenverwaltung und vereinfacht die Zusammenarbeit. Prozessvisualisierung DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK ++ 20 Jahre Partner der Software AG und ARIS-Ausbildungs- partner ++ 20 Jahre Prozess- und Methodenkompetenz ++ Servicepartner der SAP ++ 150 Kunden ++ Die NEXUS AG gehört mit über 800 Mitarbeitern zu den größten Softwareunternehmen in Deutschland ++ Umfangreiche Erfahrung von ARIS-Releasewechseln sowie Migration auf ARIS Connect und Erfahrung aus mehr als 110 nationalen und internationalen Projekten NEXUS / CURATOR Dokumentenklenkung und abgestimmte Methoden-SOPs für die Akkreditierung Fit für die Akkreditierung! Für eine Zertifizierung oder Akkreditierung benötigen Sie ein dokumentiertes Qualitätsmanagementsystem. Hierzu gehört, dass alle Ihre Vorgabedokumente ordnungsgemäß verwaltet, geplant aktualisiert und nachweisbar kommuniziert werden. Mit NEXUS / CURATOR bekommen Sie zum Beispiel für Ihre Verfahrensanweisungen, Formulare oder Methoden-SOPs saubere Lesebestätigungen, einen mehrstufigen Genehmigungsworkflow und eine Wiedervorlage. Machen Sie sich fit für die Akkreditierung und Zertifizierung durch eine DIN-ISO-gerechte Dokumentenlenkung! DIN-ISO-GERECHTE DOKUMENTENLENKUNG Die in MS-Word geschriebenen Dokumente werden automatisch mit einem Kopf und einem Fuß versehen, welcher eine Lenkungszeile mit allen relevanten Informationen enthält. Die lesenden Benutzer bekommen nur ein PDF-Dokument angezeigt. Jede Änderung ist versioniert. Über eine DIFF-Funktion können jederzeit die Unterschiede zwischen den Versionen gesehen werden. Version, Gültigkeit, Freigabe, Autoren und Prüfer sowie eine eindeutige ID sind vorgegeben und nicht durch die Benutzer manipulierbar. Vor Ablauf des Wiedervorlage-Datums erhalten die zuständigen Autoren automatisch Erinnerungen oder auch Mahnungen, damit die Überarbeitung und regelmäßige Überprüfung wie vorgeschrieben erfolgt. Fremde PDF-Dokumente, wie beispielsweise Gesetze oder Richtlinien, können in das System importiert werden. Es werden auch „externe“ Dokumente gelenkt. Hierzu wird in die PDF-Dokumente die Lenkungszeile automatisch per Wasserzeichen am linken Seitenrand eingefügt. Mehrstufige Prüfungsworkflows und Freigabeprozesse sind handhabbar, da das System über Stellvertreterregelungen verfügt („im Auftrag“). Jeder Schritt und jede Veränderung ist nachvollziehbar. DIN-ISO-gerechte Dokumentenlenkung Strukturen nach der DAkkS Für den schnellen Einstieg in eine elektronische Dokumentenlenkung mit NEXUS / CURATOR besteht ein Massendatenimport. Hierbei werden die vorhandenen MS-Word- oder PDF-Dokumente auf einmal als eine Initial-Version übernommen. STRUKTUREN NACH DER DAKKS NEXUS / CURATOR versendet rechtzeitig E-Mail-Benachrichtigungen über auslaufende Fristen an die verantwortlichen Mitarbeiter und/oder Teammitglieder bzw. Stellvertreter. Somit können Verträge rechtzeitig neu verhandelt und gegebenenfalls gekündigt werden. Durch die Zuordnung der Verträge zu Abteilungen und Verantwortlichen wird die erforderliche Vertraulichkeit gewährleistet. Jedem Bereich oder jeder Abteilung steht ein Eingangskorb zur Verfügung. In diesem laufen sämtliche neu zu verwaltenden Verträge auf und werden daraus von den Verantwortlichen zur Verfügung gestellt und klassifiziert. LESEBESTÄTIGUNGEN Über die Zuordnung der Dokumente zu den Arbeitsplätzen und deren in NEXUS / CURATOR dokumentierten Zuständigkeiten erhalten die Mitarbeiter nur noch Lesebestätigungen für Änderungen, die für sie von Bedeutung sind. Die Datenpflege, wer im Labor was an welchem Arbeitsplatz macht und die Rechtepflege werden somit automatisch erledigt. Die Mitarbeiter bekommen wöchentlich eine Sammel-Mail, in der die noch ausstehenden Lesebestätigungen aufgelistet werden. Somit hält sich die Menge an Mails in Grenzen. WISSENSDATENBANK FÜR IHR TEAM Die QM-Dokumentation wird ganz nebenbei zu einer lebendigen Wissensdatenbank für die alltägliche Arbeit. Über eine Volltextsuche und verschiedene zielgruppenorientierte Navigationsbäume finden die Mitarbeiter in einem intranetbasierten Webportal alle Dokumente leichter und schneller. Durch die Zuordnung der Dokumente zu Analysen, Geräten oder Arbeitsplätzen reduziert sich die Anzahl der den Mitarbeitern vorgelegten Dokumente enorm. METHODEN-SOPS UND DATEN IM LIS Eine häufig vorkommende Problematik ist, dass in MethodenSOPs andere Referenzbereiche oder Daten vermerkt sind, als im Labor-Informationssystem (LIS). NEXUS / CURATOR bietet die Möglichkeit, die Methoden-SOPs in einer webbasierten Erfassungsmaske sauber und einheitlich zu pflegen. Einige Daten (z.B. die Referenzbereiche oder Rechenformeln) können direkt aus dem LIS-System befüllt werden. Ändern sich die Parameter im LIS, entstehen automatisch aktualisierte Methoden-SOPs (welche ebenfalls wieder gelenkt werden). Zudem sind die Änderungen versioniert. Die in dem LIS hinterlegten Vorgabe-Inhalte werden mit einem Mal transparent und sind immer abgeglichen mit der QMDokumentation. Ausgeliefert wird zudem ein formularbasiertes Verfahren zur ordnungsgemäßen Abhandlung und Dokumentation von Stammdatenänderungsanträgen in dem LIS. Labor SOP Labor Suche DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK ++ DIN-ISO gerecht lenken ++ Lesebestätigungen nachweisen ++ Methoden-SOPs und LIS verbinden ++ Zeitgesteuerte Datenübernahme aus dem Laborsystem ++ Automatische SOP-Erstellung ++ Verwaltung von Anhängen ++ Automatische Stammdatenübernahme und Zusammen führung mit externen Waschzetteln inklusive Versionierung NEXUS / CURATOR Auditplanung Ein unternehmensweites Auditmanagement erfordert eine strukturierte Systemlösung, die eingebunden in das Qualitätsmanagement, allen Anwendern in der täglichen Arbeit zur Verfügung steht. Mit der Auditplanung ist die Planung von Begehungen, das Verwalten von Audits sowie das Organisieren von Maßnahmen und Abweichungen innerhalb eines Systems möglich. PLANEN VON BEGEHUNGEN UND VERWALTEN VON AUDITS Die zunehmende Bedeutung externer sowie interner Audits setzt die Maßstäbe für eine zeitgemäße, leistungsfähige Softwarelösung zur Verwaltung, Planung und Durchführung sowie Auswertung von Audits. In der Auditplanung des NEXUS / CURATOR kann die komplette Auditjahresplanung gepflegt und verwaltet sowie alle nötigen Informationen den Verantwortlichen zur Überwachung zur Verfügung gestellt werden. Audits und Begehungen der gesamten Organisation oder auch einzelner Abteilungen und Zentren sind einfach zu planen und zu dokumentieren. Zudem können relevante Verfahrensanweisungen bereitgestellt oder Fragen aus einem vordefinierten Katalog hinterlegt werden. Für den schnellen Einstieg in eine elektronische Dokumentenlenkung mit NEXUS / CURATOR besteht ein Massendatenimport. Hierbei werden die vorhandenen MS-Word- oder PDF-Dokumente auf einmal als eine Initial-Version übernommen. ORGANISIEREN VON MASSNAHMEN UND ABWEICHUNGEN Festegestellte Abweichungen und daraus resultierende Maßnahmen können unkompliziert dokumentiert werden. Erforderliche Korrekturmaßnahmen werden, nicht nur festgehalten sondern auch die Durchführung der Korrekturen terminlich überwacht und den Verantwortlichen zugeordnet. NEXUS / CURATOR versendet automatisch Statusmeldungen und erinnert die Beteiligten bei Verzögerungen. Der Auditbericht wird automatisiert erstellt. Die Auditplanung im NEXUS / CURATOR Die Auditplanung im NEXUS / CURATOR DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK ++ Freie Bearbeitung von Fragenkatalogen ++ Erfassung und Festlegung von Korrekturmaßnahmen ++ Zuordnung und Überwachung in zentraler ++ Archivierung aller geplanten und durchgeführten Audits ++ Auditierung der gesamten Organisation und einzelner ++ Übersichtslisten zur Auswertung, Planung und Nach- Maßnahmenliste Abteilungen samt Dokumentation verfolgung Auszug aus unseren Referenzen DIE VORTEILE FÜR SIE AUF EINEN BLICK Lebendige Wissensdatenbank ++ Qualitätsmanagement- und Zertifizierungsdokumentation mit Intranet und Internet in einem Webportal gebündelt Teamarbeit, Pflege und Organisation ++ Dezentrale Pflege mit geregeltem Freigabemodus ++ Genehmigungsworkflow generieren ++ To-Do-Listen und Reports zur Übersicht Verträge zuverlässig managen ++ Übersichtliche und schnelle Suche nach Vertragsinhalten ++ Automatisierte Erinnerungsfunktion Unsere Zertifizierungspartner ++ Unterstützung der DIN ISO 9001: 2008-Struktur ++ NEXUS ist exklusiver Kooperationspartner der KTQ-GmbH und der proCum Cert GmbH ++ Weitere Partner: IQMP, QKA, QKS, Schmerztherapie Unterstützung vieler Prozesse ++ Meldewesen und CIRS ++ Labor SOPs ++ Projektmanagement und Vertragswesen ++ Risikobewertung ++ Personalentwicklung NEXUS AG, Vertriebsniederlassung Frankfurt, Hanauer Landstr. 293, D-60314 Frankfurt am Main, Tel +49 (0)69 583304-200 www.nexus-ag.de, [email protected]
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