E‑POSTBUSINESS BOX
Anwenderhandbuch
Version 1.02 zu Release 2.2
Impressum
Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche
Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder
anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben
vorbehalten.
Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln.
Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen
Eigentümer.
© 2015 Deutsche Post AG
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
Inhalt
1 Zu diesem Dokument
1
1.1 Symbole, Auszeichnungen
1
1.2 Release-Information
2
2 Kurzanleitung zum Schnellstart
3
3 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
4
3.1 Überblick und typisches Vorgehen
4
3.2 Elektronisches Briefpapier einrichten
5
3.3 Dokumentvorlage anpassen und testen
13
3.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden
19
3.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten muss?
19
3.4.2 Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen
22
3.4.3 Sperrflächen im Adressfeld einhalten
23
3.4.4 Falzmarken entfernen, die in Sperrflächen hineinragen
24
3.4.5 Empfängeradresse formal korrekt erfassen
25
3.4.6 Grafiken korrekt formatieren und aus Sperrflächen heraushalten
26
3.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen
28
3.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen
28
3.5.2 Regulären Ausdruck als Steuerungsinformationen zum Trennen von Serienbriefen festlegen
30
3.6 Dokumentvorlage zentral bereitstellen
31
4 E‑POSTBRIEFE versenden
33
4.1 Dokumentvorlage herunterladen
33
4.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen
33
4.2.1 Fehler beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN beheben
37
4.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
38
4.3 Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller versenden
41
4.3.1 Troubleshooting: Fehler im Zusammenhang mit PDF-Dateien identifizieren
43
4.4 Serienbriefe erstellen
43
4.5 Anhänge anfügen
47
4.6 Rechnungen mit ZahlungsPLUS senden
50
4.7 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden
55
5 Postfach verwalten
61
5.1 Postfach öffnen und bedienen
61
5.2 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen
62
5.3 Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfen
64
5.4 E‑POSTBRIEFE verarbeiten
65
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E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
5.5 E‑POSTBRIEFE freigeben
66
5.6 E‑POSTBRIEFE archivieren
66
5.7 E‑POSTBRIEFE stornieren
68
6 Administrative Aktivitäten ausführen
69
6.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOX-Server
69
6.2 Client-Anwendungen installieren
69
6.3 Passwort ändern
75
6.4 Neues Passwort anfordern
76
6.5 Support-Funktionen nutzen
77
7 Troubleshooting und Fehlermeldungen
78
7.1 Ein versendeter E‑POSTBRIEF erscheint nicht im Postausgang
78
7.2 Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstürze in der Anwendung oder Fehlermeldungen
78
7.3 Die Druckqualität von Grafiken in E‑POSTBRIEFEN ist unbefriedigend
79
7.4 „While executing securitray ...“
79
8 Anhang
80
8.1 Zugehörige Dokumente
80
8.2 Support
81
8.3 Drucken von E‑POSTBRIEFEN
81
Index
83
Figures
87
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E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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Zu diesem Dokument
1 Zu diesem Dokument
Das Anwenderhandbuch E‑POSTBUSINESS BOX erläutert alle Themen rund um die Erstellung und Verwaltung von E‑POSTBRIEFEN.
Mit der E‑POSTBUSINESS BOX versenden Sie digitale Einzel- oder Serienbriefe einfach
und bequem – mit der Sicherheit und dem Komfort, den Ihnen der E‑POSTBRIEF bietet. Hat
ein Empfänger noch keine E‑POSTBRIEF Adresse, wird Ihr E‑POSTBRIEF automatisch von
der Deutschen Post AG gedruckt, kuvertiert und per Post zugestellt.
Zielgruppe Zielgruppe dieses Dokuments sind Mitarbeiter Ihres Unternehmens, die z. B. als Sachbearbeiter mit Geschäftspartnern korrespondieren und die E‑POSTBUSINESS BOX zum Erstellen und Lesen elektronisch oder physisch versendeter Briefe nutzen wollen.
Typischerweise werden E‑POSTBRIEFE auf der Grundlage von Dokumentvorlagen erstellt.
Das Anwenderhandbuch richtet sich auch an Personen, die in Ihrem Unternehmen Dokumentvorlagen für Geschäftsbriefe erstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter 8.1 Zugehörige Dokumente.
ACHTUNG
Ist in Ihrem Unternehmen die Marketing-Abteilung oder ein externer Dienstleister für das
Erstellen von Dokumentvorlagen zuständig? Dann stellen Sie sicher, dass auch diese Kollegen ein Exemplar des Anwenderhandbuchs mit den Anleitungen und Checklisten zum
Erstellen von Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE erhalten.
Laden Sie die aktuelle Version des Anwender-Handbuchs im Download-Center unter
www.epost.de > Hilfe > Für Unternehmen > Download-Center > E‑POSTBUSINESS
BOX herunter.
1.1 Symbole, Auszeichnungen
In dieser Anleitung werden Symbole und Auszeichnungen verwendet, um Ihnen einen
schnellen Zugriff auf Informationen zu ermöglichen.
Symbol
Beschreibung
Voraussetzung, die erfüllt sein muss, um eine Handlung ausführen zu können
Handlung mit einem Schritt oder mehreren Schritten, deren Reihenfolge nicht
relevant ist
1.
Handlung mit mehreren Schritten, deren Reihenfolge relevant ist
2.
3.
▪
▪
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Aufzählung erster Ebene
▪
Aufzählung zweiter Ebene, auch in Handlungsanweisungen
Abbildung :
<Nr.>, Position <Nr.>)
Die Positionsnummer beschreibt die Position z. B. eines Elements der Benutzeroberfläche in einer Abbildung:
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Symbol
Beschreibung
Abbildung 1.1-1 Positionsnummer
Die Positionsnummern in Abbildungen sind im Uhrzeigersinn angeordnet, die
Anordnung entspricht nicht der Reihenfolge der Aktionen.
Tabelle 1.1-1 Symbole und Auszeichnungen
HINWEIS
Wichtige Information zum Verständnis oder zum Optimieren der Abläufe.
ACHTUNG
Hinweis auf Situationen, in denen besondere Aufmerksamkeit erforderlich ist. Es drohen
beispielsweise Datenverlust oder Dateninkonsistenzen.
1.2 Release-Information
Mit Release 2.2 können Sie folgende neuen oder geänderten Funktionen nutzen. Mit Release 2.2.1 haben wir Fehler behoben.
Neue Funktionen für Anwender
Änderung
Nutzen
Weitere Informationen in HandbuchKapitel
Mehrere Briefe gleichzeitig freigeben
Geben Sie als Freigeber mehrere Briefe
gleichzeitig frei (statt jeden Brief einzeln).
5.5 E‑POSTBRIEFE freigeben
Belegschlüssel bei
Rechnungen anpassen
Ändern Sie bei Bedarf den Belegschlüssel
auf dem Überweisungsträger. Standardmäßig ist auf Zahlungsträgern der Belegschlüssel 08 (sogenannter SEPA-Überweisungs-/
Zahlscheinvordruck, neutral/Lotterie) eingestellt.
4.6 Rechnungen mit ZahlungsPLUS senden
Tabelle 1.2-1 Neue und geänderte Funktionen zu Release 2.2
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2
Kurzanleitung zum Schnellstart
2 Kurzanleitung zum Schnellstart
Folgende Schritte sind notwendig, um einen E‑POSTBRIEF zu senden. Sie können dabei
festlegen, ob ein E‑POSTBRIEF elektronisch oder physisch zugestellt wird. Hat der Empfänger keine E‑POSTBRIEF Adresse, wird der Brief in jedem Fall gedruckt, kuvertiert und physisch versendet.
Vorgehen 1. Melden Sie sich am E‑POSTBUSINESS BOX-Server mit den Zugangsdaten, die Ihnen
der fachliche Betreuer persönlich oder per E-Mail mitgeteilt hat, an und ändern Sie Ihr
Passwort (siehe Kapitel 6.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOX-Server).
2. Installieren Sie die Client-Anwendungen Connect (zum Senden) und Mailbox (zum Empfangen) auf Ihrem Arbeitsplatzrechner (siehe Kapitel 6.2 Client-Anwendungen installieren).
3. Um eine Dokumentvorlage herunterzuladen und mit Ihrem bevorzugten Textverarbeitungsprogramm ein Anschreiben zu erstellen, wählen Sie (unter Microsoft Windows)
Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect und wählen den Menüpunkt
Datei > Vorlagen (siehe Kapitel 4.1 Dokumentvorlage herunterladen).
4. Erstellen Sie mit der heruntergeladenen Dokumentvorlage ein Anschreiben, und starten
Sie einen Druckauftrag mit dem E‑POSTBUSINESS BOX Printer (siehe Kapitel
4.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen).
Ihre E‑POSTBUSINESS BOX startet und prüft Ihr Anschreiben.
5. Korrigieren Sie ggf. das Layout Ihres Anschreibens, bis es den Anforderungen des Systems entspricht, und wiederholen Sie Schritt 3, bis die Schaltfläche Senden aktiv ist
(siehe Kap. 4.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen).
Das Programm stellt automatisch sicher, dass Sie nur Anschreiben versenden können,
die korrekt verarbeitet werden können.
6. Legen Sie die gewünschten Versandoptionen fest und wählen Sie die Schaltfläche Senden. Ihr E‑POSTBRIEF wird auf den E‑POSTBUSINESS BOX-Server übertragen (siehe
Kapitel 4.7 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden ).
7. Optional: Um Ihr Postausgangsfach auf dem E‑POSTBUSINESS BOX-Server zu prüfen,
wählen sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Mailbox (siehe Kapitel
5.2 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen).
Ihr E‑POSTBRIEF wird in Ihrem Postausgang angezeigt. Mehrmals täglich werden die
auf dem E‑POSTBUSINESS BOX-Server gesammelten E‑POSTBRIEFE auf den Server
der Deutschen Post DHL übertragen und an die Empfänger gesendet. Ein
E‑POSTBRIEF kommt also nicht sofort beim Empfänger an, Sie müssen Zeit für die Abholintervalle und die Verarbeitung im Rechenzentrum der Deutschen Post AG einkalkulieren. Die Abholintervalle legt Ihr fachlicher Betreuer fest.
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
3 Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier
erstellen und zentral bereitstellen
Durch das Bereitstellen von Dokumentvorlagen stellen Sie sicher, dass E‑POSTBRIEFE die
Designvorgaben Ihres Unternehmens einhalten und ohne manuelles Nachbearbeiten von
der E‑POSTBUSINESS BOX versendet werden können.
HINWEIS
Damit die Deutsche Post AG Ihre E‑POSTBRIEFE nicht nur elektronisch, sondern auch
auf herkömmliche Weise drucken und per Post zustellen kann, müssen Sie sicherstellen,
dass sich auf bestimmten Sperrflächen der ersten Seite des Anschreibens weder Text
noch Grafiken oder andere Objekte befinden. Die Sperrflächen sind für Verarbeitungsinformationen reserviert, die das automatisierte Drucken und Kuvertieren ermöglichen. Die
Sperrflächen sind durch die Norm DIN 5008 definiert.
Die Regeln für Sperrflächen gelten sowohl für Dokumentvorlagen als auch für elektronisches Briefpapier.
HINWEIS
Um eine Dokumentvorlage oder elektronisches Briefpapier zentral bereitzustellen, müssen
Sie auf die E‑POSTBUSINESS BOX zugreifen. Dafür benötigen Sie die Autorisierung als
technischer oder fachlicher Betreuer.
3.1 Überblick und typisches Vorgehen
Möglichkeiten Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, haben Sie folgende Möglichkeiten:
▪
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Sie können die mitgelieferten Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE im Format DIN A4
an Ihre Bedürfnisse anpassen. Damit schaffen Sie auf einfache Weise die Voraussetzungen für einen reibungslosen Betrieb:
▪
Anwender müssen ihre E‑POSTBRIEFE nicht manuell nachbearbeiten, damit die
Client-Anwendung Connect sie verarbeiten kann.
▪
Auch E‑POSTBRIEFE, die physisch versendet werden, können automatisiert verarbeitet werden.
▪
Sie können Ihre bereits existierenden unternehmensspezifischen Dokumentvorlagen anpassen, damit sie mit den Anforderungen für das Versenden mit der
E‑POSTBUSINESS BOX kompatibel ist.
▪
Sie können eine in Ihrem Unternehmen existierende Dokumentvorlage weiterverwenden
und erstellen elektronisches Briefpapier, auf dem Sie Ihr Logo und andere GrafikElemente platzieren.
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
HINWEIS
Sie finden die mitgelieferten Dokumentvorlagen zum Download auf Ihrer
E‑POSTBUSINESS BOX.
Voraussetzung Um testen zu können, ob eine Dokumentvorlage oder elektronisches Briefpapier von der
E‑POSTBUSINESS BOX akzeptiert wird, müssen Sie damit einen E‑POSTBRIEF erstellen.
Dazu
▪
hat der fachliche Betreuer Sie als Anwender angelegt
▪
sind die Client-Anwendungen Connect und Mailbox auf Ihrem Rechner installiert
Vorgehen Typischerweise führen Sie die in den folgenden Kapiteln beschriebenen Prozess-Schritte
beim Erstellen von Dokumentvorlagen aus:
1. Wenn Sie eine existierende Dokumentvorlage weiterbenutzen wollen, richten Sie sich
elektronisches Briefpapier ein.
2. Passen Sie eine von der E‑POSTBUSINESS BOX heruntergeladene Dokumentvorlage
unternehmensspezifisch an, und testen Sie die Dokumentvorlage.
3. Analysieren Sie die Ursache von Fehlern, die das System anzeigt, und passen Sie das
Layout der Dokumentvorlage an.
4. Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3, bis das System keine Fehler mehr anzeigt.
5. Optional: Damit Anwender die Dokumentvorlage für das Erstellen von Serienbriefen nutzen können, fügen Sie eine Steuerungsinformation hinzu.
6. Um die Dokumentvorlage allen Anwendern zentral bereitzustellen, laden Sie die Dokumentvorlage in die E‑POSTBUSINESS BOX hoch. Für diese Aktivität müssen Sie auf die
E‑POSTBUSINESS BOX zugreifen. Dafür benötigen Sie die Autorisierung als technischer oder fachlicher Betreuer.
3.2 Elektronisches Briefpapier einrichten
Erstellen Sie leere Seiten im Format PDF, auf denen Sie z. B. ein Unternehmens-Logo und
andere Grafik-Elemente so platzieren, wie es den Design-Vorgaben Ihres Unternehmens
oder Ihrer Organisation entspricht.
Dies ist z. B. sinnvoll,
▪
wenn Sie sicherstellen wollen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE, die mit einer Textverarbeitungsanwendung wie MS Word erstellt werden, mit optimaler Farbtreue gedruckt werden. Der Druckprozess der Deutschen Post AG setzt in diesem Fall voraus, dass Ihr Dokument im CMYK-Farbraum umgesetzt ist.
▪
wenn solche Elemente bisher auf Ihrem gedruckten Briefpapier enthalten waren. Auf diese Weise können Sie Ihre existierende Dokumentvorlage, mit der Sie z. B. die Adressdaten platzieren, ohne Änderungen weiterbenutzen.
▪
wenn Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst. Sie können jeweils ein
elektronisches Briefpapier z. B. mit einem spezifischen Logo oder Design verwenden. So
können Sie jeder Einzel- oder Massensendung ein passendes Briefpapier zuordnen.
Damit Sie Ihre Korrespondenz flexibel und grafisch anspruchsvoll gestalten können, hinterlegen Sie bis zu drei verschiedene Dateien als elektronisches Briefpapier, und zwar für
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▪
die erste Seite eines Anschreibens
▪
die Folgeseiten
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
▪
die Rückseiten, wenn Sie Duplex-Druck verwenden
HINWEIS
Adressaten, die Ihren E‑POSTBRIEF elektronisch erhalten und ihn drucken, drucken
ihn ggf. nur einseitig aus. Es kann also sinnvoll sein, nur eine einzige Folgeseite zu
gestalten, die sowohl für Simplex- wie für Duplexdruck geeignet ist.
HINWEIS
Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang in
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief an.
Voraussetzung ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass in Ihrer bestehenden Dokumentvorlage, die Sie weiterbenutzen
wollen, die Sperrflächen freigehalten sind (siehe Kapitel 3.4 Troubleshooting: Fehler in
Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden).
2. Legen Sie eine Datei für die erste Seite Ihres elektronischen Briefpapiers an:
a. Erstellen Sie mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm eine Seite im Format DIN A4,
die nur Ihr Firmenlogo und andere statische Elemente wie z. B. Fußzeilen enthält.
ACHTUNG
▪
Verwenden Sie als elektronisches Briefpapier eine möglichst einfach strukturierte PDF-Datei.
▪
Stellen Sie sicher, dass das Dokument ohne Beschnitt (zusätzlicher Seitenrand) angelegt ist. Andernfalls kann kein PDF im Format DIN A4 erzeugt werden.
▪
Vermeiden Sie die folgenden vom System bisher nicht voll unterstützten PDFEigenschaften:
▪
Objekte, die teilweise außerhalb des Papierbereichs liegen
▪
Bilder, die sich überlappen
▪
Bilder, die nicht in Originalgröße eingebunden, sondern herunterskaliert
sind (Clipping-Pfade)
b. Optional: Um zu prüfen, ob die Sperrflächen freigehalten sind, zeigen Sie das elektronische Briefpapier in der Client-Anwendung Connect in der Vorschau an. Mögliche
Fehler werden spätestens beim Hochladen in die E‑POSTBUSINESS BOX angezeigt.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.3 Dokumentvorlage anpassen und testen.
Ihr elektronisches Briefpapier ist erstellt.
c. Exportieren Sie Ihr elektronisches Briefpapier als PDF-Datei.
Stellen Sie dabei Folgendes sicher:
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
▪
Die PDF-Datei hat das Dateiformat PDF/A-1b. Schriften (Fonts) sind dann eingebettet. Sind die Schriften nicht eingebettet, kann Ihre PDF-Datei im Rechenzentrum nicht verarbeitet werden.
ACHTUNG
Schriften einbetten
Wenn sich Ihr elektronisches Briefpapier nicht im Format PDF/A-1b exportieren lässt, dann stellen Sie sicher, dass die im Dokument enthaltenen Schriften
in die PDF-Datei eingebettet werden. Dies ist eine Standardoption Ihres Textverarbeitungssystems (z. B. Microsoft Word, OpenOffice, LibreOffice und so
weiter). Sie müssen dazu sicherstellen, dass die Schrift auf dem Arbeitsplatzrechner installiert ist.
▪
Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi.
▪
Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDFDatei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat
Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.
HINWEIS
Warum den Farbraum CMYK verwenden?
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach
CMYK (entweder in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienstleister). Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen
der Farbwerte kommen.
▪
Die maximale Dateigröße ist 1 MB.
3. Wiederholen Sie Schritt 2., um bei Bedarf ein elektronisches Briefpapier für die Folgeseiten und/oder die Rückseiten (für den Duplexdruck) anzulegen.
4. Machen Sie das elektronische Briefpapier verfügbar:
a. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Briefpapier.
Sie gelangen in die Sicht Briefpapier (Abbildung 3.2-1 auf Seite 8).
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Abbildung 3.2-1 Sicht Briefpapier
b. Erfassen Sie im Feld Name die Bezeichnung, unter der die Anwender das Briefpapier in der Client-Anwendung Connect oder beim Konfigurieren des Sammelkorbs
wählen können (Abbildung 3.2-1 auf Seite 8, Position 1).
c. Wählen Sie Durchsuchen (Abbildung 3.2-1 auf Seite 8, Position 2), und laden Sie
die PDF-Datei mit dem Briefpapier für die erste Seite Ihrer E‑POSTBRIEFE hoch.
d. Wählen Sie Hinzufügen (Abbildung 3.2-1 auf Seite 8, Position 3).
Das Briefpapier erscheint in der Liste (Abbildung 3.2-2 auf Seite 9, Position 1) und
wird in der Vorschau (Abbildung 3.2-2 auf Seite 9, Position 2) angezeigt.
Wenn Sperrflächen verletzt sind, wird das in einer Fehlermeldung angezeigt. Briefpapier, das mit einem roten Ausrufezeichen als fehlerhaft markiert ist, steht in der
Client-Anwendung Connect nicht zur Verfügung.
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Abbildung 3.2-2 Briefpapiervorschau
e. Wenn Sie dasselbe Briefpapier auch für die Folgeseite oder die Rückseite verwenden wollen, wählen Sie in der Liste Seite übernehmen für den entsprechenden Eintrag (Abbildung 3.2-2 auf Seite 9, Position 4) und bestätigen mit OK (Abbildung 3.2-2
auf Seite 9, Position 3).
Das Briefpapier wird in der Vorschau angezeigt (unter Folgeseiten oder Rückseiten
(nur Duplex).
f.
Wenn Sie für das ausgewählte Briefpapier eine vorbereitete Folgeseite hinzufügen
möchten, wählen Sie unter Folgeseiten die Schaltfläche Durchsuchen und ordnen
sie zu (Abbildung 3.2-2 auf Seite 9, Position 5).
g. Wenn Sie für das ausgewählte Briefpapier eine vorbereitete Rückseite hinzufügen
möchten, wählen Sie unter Rückseiten (nur Duplex) die Schaltfläche Durchsuchen und ordnen sie zu.
Das Briefpapier für erste Seite, Folgeseiten und Rückseiten ist zugeordnet und wird
in der Vorschau angezeigt (Abbildung 3.2-3 auf Seite 10).
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Abbildung 3.2-3 Vorschau auf separat für Folgeseiten und Rückseiten erstellte Briefpapiere
Alternativ: Um das Briefpapier für die Folgeseiten auch für die Rückseiten zu verwenden, wählen Sie in der Liste Seite übernehmen für den Eintrag Rückseiten (nur
Duplex) und bestätigen mit OK.
h. Markieren Sie das Briefpapier in der Liste (Abbildung 3.2-4 auf Seite 11, Position 1), und wählen Sie in der Auswahlliste eine der folgenden Optionen (Abbildung
3.2-4 auf Seite 11, Position 2):
▪
Als Standard: Das Briefpapier ist in der Client-Anwendung Connect und im Sammelkorb als Standard-Briefpapier voreingestellt.
▪
Auswählbar: Anwender können das Briefpapier in der Client-Anwendung Connect einem E‑POSTBRIEF zuweisen.
▪
Nicht auswählbar: Der fachliche oder technische Betreuer kann das Briefpapier
beim Konfigurieren eines Sammelkorbs verwenden.
Anwendern steht das Briefpapier in der Client-Anwendung Connect nicht zur Verfügung, insofern ist es „nicht auswählbar“.
HINWEIS
Verfügbarkeit ändern
Sie müssen aus technischen Gründen einen Umweg gehen, um den Zustand von
Standard auf Auswählbar zu ändern: Ordnen Sie dem als Standard festgelegten
Briefpapier erst den Status Nicht auswählbar zu und dann erst den Status Auswählbar.
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Abbildung 3.2-4 Briefpapier verfügbar machen
i.
Bestätigen Sie mit OK (Abbildung 3.2-4 auf Seite 11, Position 3).
Sie können beliebig viele Briefpapiere definieren.
5. Wenn Sie mehrere Briefpapiere benötigen (z. B. für mehrere Marken oder Filialen eines
Unternehmens), tun Sie Folgendes:
a. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 für alle Briefpapiere, die Sie benötigen.
b. Legen Sie ggf. fest, welches Briefpapier das System standardmäßig verwenden soll.
Dazu wählen Sie unter Verfügbare Briefpapiere Eintrag Als Standard (Abbildung
3.2-4 auf Seite 11, Position 2).
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter StandardEinstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
6. Legen Sie unter E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Versand die StandardVersandoptionen passend zum Briefpapier fest:
▪
Wenn Sie farbiges Briefpapier angelegt haben, wählen Sie im Feld Vorauswahl
Farbtyp den Eintrag farbig.
HINWEIS
Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang in
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief
an.
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
▪
Wenn Sie dediziertes Briefpapier nicht nur für Folgeseiten, sondern auch für die
Rückseiten von E‑POSTBRIEFEN hinterlegt haben, wählen Sie im Feld Vorauswahl Drucktyp den Eintrag beidseitig (nur bei Duplex-Druck).
Ergebnis Die gewählten Briefpapiere stehen den Anwendern für das Zuordnen in der ClientAnwendung Connect (Abbildung 3.2-5 auf Seite 12) oder im Sammelkorb (Abbildung 3.2-6
auf Seite 13) zur Verfügung.
Das als Standard gesetzte Briefpapier ist in der Spalte In Verwendung entsprechend gekennzeichnet.
Die Anwender haben jetzt folgende Möglichkeiten:
▪
Client-Anwendung Connect: Der Anwender ordnet das gewünschte Briefpapier zu (Abbildung 3.2-5 auf Seite 12, Position 1), wählt die Druckoption (Position 2), und wählt
Anzeigen (Position 3), um das Briefpapier in der Vorschau zu sehen.
Das einem E‑POSTBRIEF zugeordnete Briefpapier lässt sich jederzeit ändern, solange
das Senden nicht gestartet wurde.
▪
Sammelkorb: Der fachliche oder technische Betreuer wählt u. a. Druckoption (Abbildung
3.2-6 auf Seite 13, Position 1) und Briefpapier (Position 2).
Abbildung 3.2-5 Briefpapier in der Client-Anwendung Connect einem E‑POSTBRIEF zuordnen
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Abbildung 3.2-6 Briefpapier einem Sammelkorb zuweisen
Das System fügt die in Ihrer PDF-Datei enthaltenen Informationen allen E‑POSTBRIEFEN
als Hintergrund hinzu.
3.3 Dokumentvorlage anpassen und testen
Stellen Sie sicher, dass eine Dokumentvorlage, die Sie verwenden wollen, zum Erstellen von
E‑POSTBRIEFEN mit der E‑POSTBUSINESS BOX geeignet ist.
Voraussetzung ü Die Client-Anwendungen sind auf Ihrem Arbeitsplatzrechner installiert.
Vorgehen 1. Wählen Sie unter MS Windows Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect, oder klicken Sie auf die gleichnamige Desktop-Verknüpfung.
2. Empfohlen: Um eine mitgelieferte Dokumentvorlage für Einzel- oder Serienbriefe zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:
a. Wählen Sie den Menüpunkt Datei > Vorlagen.
b. Speichern Sie die Dokumentvorlage unter einem anderen Dateinamen auf Ihrem
Rechner.
c. Platzieren Sie Ihre unternehmensspezifischen Daten an den gewünschten Stellen
der Dokumentvorlage.
Stellen Sie Folgendes sicher:
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▪
Grafik- und Bildobjekte haben ausschließlich das Format JPG.
▪
Die Sperrflächen am linken Seitenrand (12 mm) und im Adressfeld sind freigehalten.
▪
Der obere und untere Randabstand beträgt mindestens 7 mm.
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
▪
An den Falzpositionen sind keine Texte oder Grafiken platziert, die nicht geknickt
werden sollen (siehe Abbildung 3.4-1 auf Seite 20, Position 3).
Beim automatischen Kuvertieren liegen die Falzpositionen bei 10,5 und 21 cm
vom oberen Seitenrand.
Abbildung 3.3-1 Sperrflächen Seite 1
d. Optional: Passen Sie die Standard-Druckeinstellungen für E‑POSTBRIEFE an, die
physisch versendet werden.
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter StandardEinstellungen für Absenderadresse, Textvorlage und Versandoptionen festlegen.
3. Stellen Sie sicher, dass Schriften (Fonts) eingebettet sind.
Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation Ihres Textverarbeitungsprogramms.
Beispiel 1: Tun Sie unter MS Word 2003 Folgendes:
a. Wählen Sie Extras > Optionen.
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Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
b. Markieren Sie auf der Registerkarte Speichern das Kontrollkästchen Nur verwendete Zeichen einbetten (Abbildung 3.3-2 auf Seite 15).
Abbildung 3.3-2 Beispiel: Schriften einbetten unter MS Word 2003
Beispiel 2: Wählen Sie in Word 2013 Datei > Optionen > Speichern > Schriftarten in
der Datei einbetten, und markieren Sie das Kontrollkästchen Nur im Dokument verwendete Zeichen einbetten.
4. Erstellen Sie mit Ihrer existierenden oder neu erstellten Dokumentvorlage einen Brief:
a. Wählen Sie (z. B. im Fall von Microsoft Word) Datei > Drucken.
b. Wählen Sie E‑POSTBUSINESS BOX Printer.
c. Wählen Sie in der Taskleiste E‑POSTBUSINESS BOX Connect.
Abbildung 3.3-3 Taskleiste mit Symbol E‑POSTBUSINESS BOX Connect
Ihr E‑POSTBRIEF wird in der Vorschau angezeigt. Mögliche Fehlermeldungen werden
angezeigt (Abbildung 3.3-4 auf Seite 16, Position 3):
▪
Rot: Es liegt ein Layout-Fehler vor, den Sie beheben müssen.
▪
Grün: Die automatische Fehlerkorrektur weißt einen Bereich am linken Seitenrand,
der von Text oder Grafik freigehalten werden muss. Es ist technisch möglich, ein
solches Anschreiben zu versenden, aber es gehen möglicherweise Informationen
verloren.
In unserem Beispiel erkennt das System keine Postleitzahl (Abbildung 3.3-4 auf Seite
16, Position 1) und markiert den Fehler rot (Abbildung 3.3-4 auf Seite 16, Position 3).
Um den Fehler zu beheben, würden Sie die Platzhalter für die Adressinformationen einige Millimeter nach oben verschieben. Das Logo am unteren Seitenrand reicht in die
Sperrfläche am linken Seitenrand hinein. Die automatische Fehlerkorrektur überdeckt
das Logo deshalb teilweise mit weißer Farbe (Abbildung 3.3-4 auf Seite 16, Position 2).
Um den Fehler zu beheben, könnten Sie das Logo verkleinern oder nach rechts verschieben.
Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf
muss ich achten?
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Abbildung 3.3-4 Anschreiben mit Fehlern
Damit Sie Texte und Grafiken korrekt platzieren können, gibt Ihnen das System in der
Vorschau durch farbige Rahmen Anhaltspunkte.
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Abbildung 3.3-5 Farbige Rahmen unterstützen des Platzieren von Grafik- und Textelementen
Die farbigen Markierungen haben folgende Bedeutung:
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
▪
Blauer Rahmen (Abbildung 3.3-5 auf Seite 17, Position 1): Innerhalb dieses Adressbereichs prüft das System, ob die Adresse folgende Merkmale hat:
▪
Die Anschrift hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
In der letzten Adresszeile ist eine 5-stellige Postleitzahl vorhanden. Ausnahme:
Die letzte Zeile enthält eine Länderkennung für Auslandsbriefe (beispielsweise
SCHWEIZ).
TIPP
Positionieren Sie die Adresse innerhalb des Adressfelds so hoch wie möglich und
technisch zulässig.
Hintergrund: Die Briefhüllen für Standardbriefe sind für bis zu 9 Blätter ausgelegt.
Wenn weniger Blätter enthalten sind, ergeben sich einige Millimeter Spiel. Dadurch
kann es in Ausnahmefällen dazu kommen, dass der untere Bereich des Adressfelds nicht vollständig im Sichtfenster des kuvertierten Briefs sichtbar ist.
▪
Grauer Rahmen (Abbildung 3.3-5 auf Seite 17, Position 3): Befindet sich eine optionale Absenderangabe innerhalb dieses Bereichs, so ist sie im Fensterbriefumschlag
lesbar.
▪
Grüner Rahmen (Abbildung 3.3-5 auf Seite 17, Position 5): Befindet sich eine optional einzugebende E‑POSTBRIEF Adresse des Empfängers in diesem Bereich, liest
das System die E‑POSTBRIEF Adresse aus. Sie können hier in einer Briefvorlage
z. B. für einen Serienbrief ein Serienbrieffeld platzieren, das die E‑POSTBRIEF Adresse automatisch einfügt.
▪
Roter Rahmen (Abbildung 3.3-5 auf Seite 17, Position 2, 4 und 6): Innerhalb dieser
Sperrbereiche dürfen sich weder Texte noch Bilder (auch keine transparenten Bilder)
befinden.
Grafik- und Textelemente, die in die Sperrflächen am linken Seitenrand hineinragen,
werden jedoch durch die automatische Layout-Korrektur geweißt. Trotz solcher Fehler ist das Versenden des Briefs damit technisch möglich.
5. Um Layout-Anpassungen vorzunehmen, die das System als erforderlich anzeigt, tun Sie
Folgendes:
a. Wählen Sie Abbrechen (siehe Abbildung 3.3-4 auf Seite 16, Position 3).
b. Passen Sie das Layout des Anschreibens an.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden.
6. Wiederholen Sie die Schritte 2. bis 5., bis die Sperrflächen frei sind und das System keine Fehler mehr anzeigt.
7. Speichern Sie die Dokumentvorlage. Stellen Sie sicher, dass der Dateiname keine Umlaute enthält.
Nächste Schritte: Wenn Sie Serienbriefe erstellen wollen, stellen Sie sicher, dass eine Steuerungsinformation zum Trennen der Briefe eingefügt ist (3.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen). Laden Sie die fertige Dokumentvorlage in die E‑POSTBUSINESS BOX
hoch (3.6 Dokumentvorlage zentral bereitstellen ).
Siehe auch 3.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen auf Seite 28
3.6 Dokumentvorlage zentral bereitstellen auf Seite 31
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
3.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und
E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden
Beheben Sie die Ursachen von Fehlern eines E‑POSTBRIEFS oder einer Dokumentvorlage
für E‑POSTBRIEFE.
Hintergrund: Die E‑POSTBUSINESS BOX stellt sicher, dass nur Druckaufträge, die den
Vorgaben der automatisierten Verarbeitung entsprechen, auf den E‑POSTBUSINESS BOX
Server gelangen und verarbeitet werden. Damit Ihre Geschäftsbriefe einwandfrei als
E‑POSTBRIEFE verschickt werden, müssen Ihre Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFE
den standardisierten Gestaltungsregeln für die Textverarbeitung entsprechen (DIN 5008).
Dieses Kapitel beschreibt, wie Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentvorlagen typische
Fehlerursachen identifizieren und beheben. Es beschreibt insbesondere
▪
die Position von Sperrflächen, die Sie von Text oder grafischen Elementen freihalten
müssen
▪
die genaue Position des Adressfelds
▪
formale Merkmale der Adresse des Empfängers
▪
typische Probleme, die bei der Verwendung von Grafiken auftreten
Wenn das System Fehler anzeigt, prüfen Sie Schritt für Schritt die folgenden möglichen
Ursachen.
ACHTUNG
LibreOffice 4.0
Wenn Sie den Serienbrief-Assistenten in LibreOffice 4.x verwenden, kommt es zur Verletzung von Sperrflächen.
Wählen Sie eine alternative Art, Serienbriefe zu erstellen.
3.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten
muss?
Die folgenden Abbildungen geben einen Überblick über die Sperrflächen, die in ein- und
mehrseitigen E‑POSTBRIEFEN freizuhalten sind, damit das System die E‑POSTBRIEFE
verarbeiten kann.
Die nicht druckbaren Bereiche am rechten sowie an den oberen und unteren Seitenrändern sind unkritisch und werden vom System nicht geprüft. Aus technischen Gründen kann
jedoch nicht garantiert werden, dass sie bedruckt werden. Wir empfehlen, Dokumentvorlagen und elektronisches Briefpapier so zu gestalten, dass diese drucktechnischen Toleranzbereiche frei sind. So vermeiden Sie ungewünschte Layout-Effekte (z. B. sichtbare weiße
Streifen).
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Abbildung 3.4-1 Maße für Sperrflächen und Adressposition
▪
Position 1: Absenderadresse
▪
Position 2: Sperrfläche für DV-Freimachung
▪
Position 3: Position der Falzmarke, die bei postalischer Zustellung automatisch ermittelt
wird
▪
Position 4: E‑POSTBRIEF Adresse
▪
Position 5: Sperrfläche für DV-Freimachung
Bei mehrseitigen Dokumentvorlagen müssen Sie die Sperrflächen wie folgt berücksichtigen:
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
▪
Erste Seite: Seitenränder, Falzmarken, Adressfeld, Feld für DV-Freimachung.
Abbildung 3.4-2 Sperrflächen Seite 1
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
▪
Zweite Seite und folgende: nur Seitenränder und Falzmarken
Abbildung 3.4-3 Sperrflächen Seite 2 und folgende
HINWEIS
Das System weißt die für technische Informationen reservierten Sperrflächen automatisch. Weitere Informationen zur automatischen Fehlerkorrektur finden Sie im Anwenderhandbuch unter 4.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?.
3.4.2 Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen
Stellen Sie das richtige Papierformat ein, und halten Sie die Sperrflächen an den Seitenrändern von Text oder Grafik frei.
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Vorgehen
‣
Stellen Sie Folgendes sicher:
▪
Das Papierformat ist DIN A4 Hochformat.
▪
Auf allen Seiten eines Briefs (einschließlich Anhängen) sind die Sperrflächen an den
Seitenrändern freigehalten von Zeichen oder Grafiken:
ACHTUNG
Grafiken sind z. B. Logos, aber auch unsichtbare (z. B. weiße oder transparente)
Hintergründe, die über die sichtbaren grafischen Elemente hinausragen.
▪
Linker Seitenrand: Die Sperrfläche am linken Seitenrand beginnt 90 mm unterhalb des oberen Seitenrands. Sie ist 12 mm breit und reicht bis zum unteren Seitenrand.
▪
Oberer/unterer Seitenrand: Der Abstand zum oberen und unteren Seitenrand
beträgt mindestens 7 mm.
▪
Rechter Seitenrand: Der Abstand zum rechten Seitenrand beträgt mindestens
2,5 mm.
Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 3.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die
Sperrflächen, die ich beachten muss?
3.4.3 Sperrflächen im Adressfeld einhalten
Prüfen Sie, ob auf der ersten Seite der Sendung das Adressfeld an der richtigen Position
steht, und ob die Sperrflächen für die DV-Freimachung von Text oder Grafik freigehalten
sind.
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Vorgehen
‣
Stellen Sie Folgendes sicher:
▪
▪
▪
Das Feld für die Absenderadresse (siehe Abbildung 3.4-1 auf Seite 20, Position 1)
hat
▪
einen Abstand von 45 mm zum oberen Seitenrand
▪
einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
▪
eine Höhe von 8 mm
Für Informationen zur DV-Freimachung sind unter der Absenderadresse folgende
zwei Sperrflächen freigehalten:
▪
6x43 mm (siehe Abbildung 3.4-1 auf Seite 20, Position 5)
▪
13x28 mm (siehe Abbildung 3.4-1 auf Seite 20, Position 2)
Das Feld für die E‑POSTBRIEF Adresse (Abbildung 3.4-1 auf Seite 20, Position 4)
hat
▪
einen Abstand von 90 mm zum oberen Seitenrand
▪
einen Abstand von 20 mm zum linken Seitenrand
▪
eine Höhe von 15 mm
▪
eine Breite von 130 mm
HINWEIS
Das System kann die E‑POSTBRIEF Adresse nur erkennen, wenn sie vollständig
innerhalb des definierten Bereichs steht.
Auf eine bestimmte Platzierung der E‑POSTBRIEF Adresse in diesem Bereich
kommt es nicht an. Auch kann anderer Text darin platziert sein, solange er nicht
wie eine E‑POSTBRIEF Adresse (nach dem Schema <vorname>.<nachname>.<Zähler>@epost.de oder <vorname>.<nachname>@<firma>.epost.de) aufgebaut ist.
‣
‣
Um die Absenderadresse vollständig im Bereich des Sichtfensters zu platzieren, wählen Sie für Ihre Absenderadresse eine passende Schriftgröße.
Um sicherzustellen, dass Briefinhalte nicht im Sichtfenster sichtbar werden, haben Sie
unterhalb des Adressbereichs genügend Abstand zum restlichen Text des Briefes eingefügt.
3.4.4 Falzmarken entfernen, die in Sperrflächen hineinragen
Entfernen Sie Falzmarken, die in die Sperrflächen hineinragen.
Das Entfernen der Falzmarken ist wünschenswert, aber nicht zwingend notwendig, weil die
Ränder automatisch geweißt werden. Weitere Informationen finden Sie unter 4.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Vorgehen
‣
Stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumentvorlage oder E‑POSTBRIEF keine Falzmarken
enthält.
Falzmarken sind kleine waagrechte Striche am linken Seitenrand, die in die linke Sperrfläche hineinragen. Es sind Hilfslinien, die beim manuellen Falzen (Knicken) eines Briefes helfen sollen, den Brief so zu falten, dass der Adressbereich sich im Sichtfenster des
Briefumschlags befindet. Bei der automatischen Kuvertierung sind diese Marken nicht
notwendig.
Beim automatischen Kuvertieren durch das E‑POST System werden die Falzpositionen
automatisch ermittelt und liegen bei 105 mm und 210 mm vom oberen Seitenrand (Abbildung 3.4-1 auf Seite 20, Position 3). Falzpositionen werden nur dann ermittelt, wenn Ihre
Briefe postalisch zugestellt werden.
ACHTUNG
Platzieren Sie an den Falzpositionen keine Texte oder Grafiken, die nicht geknickt
werden sollen.
‣
Wenn Ihr Programm zur Dokumentenerstellung Falzmarken automatisch in die Dokumentvorlage einfügt, deaktivieren Sie diese Funktion.
3.4.5 Empfängeradresse formal korrekt erfassen
Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht.
Vorgehen
‣
Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen
entspricht:
▪
Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen.
▪
Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl oder eine Länderbezeichnung.
▪
Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des
Empfängers passen (siehe Abbildung 3.4-1 auf Seite 20, grauer Bereich: Feld für Anschrift des Empfängers).
▪
Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort. Korrekt ist
(ohne Leerzeile) z. B.:
"Beispielstraße 5
12345 Musterstadt"
‣
Beispiel
▪
Die Schriftfarbe ist schwarz.
Bei Inlandsbriefen verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder
ISO-Codes wie „D“ oder „DE“.
Falsch ist: „D-12345 Musterstadt“
Richtig ist: „12345 Musterstadt“
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25
3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
‣
Beispiel
Stellen Sie bei Auslandsbriefen Folgendes sicher:
▪
Sie haben die Länderbezeichnung in Großbuchstaben auf Deutsch, Englisch oder
Französisch in die letzte Zeile der Adresse geschrieben (z. B. „SCHWEIZ“ oder
„SWITZERLAND“ oder „SUISSE“).
▪
Sie haben den Ortsnamen in Großbuchstaben möglichst in der Schreibweise des
Bestimmungslands geschrieben (z. B. „MILANO“ statt „MAILAND“).
▪
Sie verwenden keine Länderkennzeichen oder ISO-Codes (z. B. „BE“ für Belgien,
„FR“ für Frankreich, „IT“ für Italien).
Falsch ist: „IT-20100 MILANO“.
Richtig ist:
"20100 MILANO
‣
ITALIEN"
Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich. Stellen Sie dazu Folgendes sicher:
▪
Sie verwenden Standardschriften wie z. B. Arial mit Schriftgröße 9 oder 10.
▪
Sie verwenden keine kursiven oder unterstrichenen Schriften.
▪
Sie verwenden keine Zierschriften oder sonstige Schriften mit Sondereffekten.
▪
Sie verwenden keine Rahmen- oder Tabellenlinien im Adressbereich.
3.4.6 Grafiken korrekt formatieren und aus Sperrflächen heraushalten
Wenn Sie Grafiken (z. B. ein Logo oder ein Hintergrundbild) verwenden, prüfen Sie, ob die
Grafiken oder z. B. unsichtbare Teile von Grafiken die Sperrflächen verletzen.
Zur genauen Lage der Sperrflächen siehe 3.4.1 Übersicht: Wo genau liegen die Sperrflächen, die ich beachten muss?
Vorgehen
‣
‣
‣
Stellen Sie sicher, dass Sie nur Grafiken im JPG-Format verwenden.
Stellen Sie sicher, dass Grafik- und Bildobjekte eine Auflösung von mindestens 300 dpi
haben. Prüfen Sie die Auflösung z. B. mit einem kostenlosen Programm wie IrfanView.
Stellen Sie sicher, dass Grafiken nicht herunterskaliert, sondern in Echtgöße in Ihre Dokumentvorlage eingefügt sind. Prüfen Sie dazu z. B. in Microsoft Word unter Grafik formatieren > Größe > Skalieren, ob für Höhe und Breite jeweils 100% eingestellt ist.
Wenn die reale Größe größer ist als die sichtbare Größe, dann können die Sperrflächen
verletzt werden.
HINWEIS
Um die reale Größe einer Grafik zu ermitteln, können Sie z. B. ein (kostenloses) Programm wie IrfanView benutzen.
‣
Prüfen Sie, ob unsichtbare (z. B. transparente) Grafiken die Sperrflächen verletzen:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grau-weiß
gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Probleme mit transparenten Grafiken treten häufig bei PDF-Dokumenten auf, die mit
Bildbearbeitungsprogrammen wie Adobe Photoshop erstellt wurden oder aus gescannten Dokumenten stammen.
Abhilfe: Verwenden Sie gängige Textverarbeitungsprogramme wie z. B. Microsoft
Word, Open Office Writer, Libre Office oder DTP-Programme wie Adobe InDesign.
‣
Stellen Sie sicher, dass Sie keine ganzseitigen Hintergrundbilder verwenden.
Ganzzeitige oder großflächige Hintergrundbilder führen zu Fehlern bei der DruckVorprüfung, weil das System auch den „weißen“ oder transparenten Bildanteil als Bild erkennt, das Sperrflächen verletzt.
Um zu prüfen, ob ein großflächiges Hintergrundbild eine Sperrfläche verletzt, tun Sie Folgendes:
1. Erzeugen Sie aus Ihrem Dokument eine PDF-Datei, und öffnen Sie es mit einem
PDF-Viewer (z. B. Adobe Acrobat Reader).
2. Markieren Sie unter Bearbeiten > Voreinstellungen > Seitenanzeige das Kontrollkästchen Transparenzraster anzeigen.
Sie können eine Grafik verwenden, wenn im Bereich der Sperrflächen eine grau-weiß
gekachelte Fläche zu sehen ist.
TIPP
Teilen Sie große Grafiken in kleinere
1. Wenn eine großflächige Grafik (etwa Hintergrundbilder, welche die Fußzeile und
ein Logo am oberen Seitenrand sowie z. B. die Absenderadresse beinhalten) zu
groß ist, teilen Sie sie in zwei oder mehr getrennte Bilder auf.
2. Platzieren Sie die Bilder so, dass sie nicht in den Adressbereich hineinragen.
‣
Stellen Sie sicher, dass sich Grafiken nicht gegenseitig überlagern.
Bei der Umsetzung von PDF-Dateien für den Druck können aus überlappenden Bildern
neue, größere Bildobjekte entstehen, die in ihrer neuen Größe freizuhaltende Sperrflächen überdecken.
TIPP
Um beim Anordnen Ihrer Grafik- und Bildelemente Überlappungen zu vermeiden,
schneiden Sie diejenigen Randbereiche der Einzelelemente ab, die inhaltlich irrelevant sind.
TIPP
Ordnen Sie grafische Elemente in der Vorlage so an, dass sie von den Anwendern
nicht verschoben werden können. Erstellen Sie z. B. in Microsoft Word Dokumentvorlagen, in welchen die Grafiken in der Kopf- und Fußzeile eingebettet sind.
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
‣
Stellen Sie sicher, das „unsichtbare“, z. B. weiße Text- oder Bildelemente nicht die
Sperrflächen verletzen:
1. Um zu prüfen, ob Bilder (z. B. eingefügte Unterschriften) größer sind als der davon
sichtbare Teil, wählen Sie in einem kostenlosen Programm wie z. B IrfanView den
Menüpunkt Image > Information.
‣
2. Um eventuell versteckte Texte zu lokalisieren, benutzen Sie z. B. in Microsoft Word
die „Alles Markieren“-Funktion.
Vermeiden Sie es, Grafiken mit der Methode der Clipping-Pfade aus DTP-Programmen
zu beschneiden.
Clipping-Pfade aus DTP-Programmen, mit denen Ausschnitte aus Bildern bestimmt wurden, werden in der Druckvorbereitung nicht berücksichtigt.
Wenn Sie Ihre Dokumentenvorlagen mit Hilfe von Bildbearbeitungs- oder DTPProgrammen (z. B. Photoshop, QuarkXPress, FreeHand, InDesign) erstellen, und die
Methode der Clipping-Pfade verwenden, um Ausschnitte aus größeren Bildelementen als
zu druckende Bereiche zu definieren, dann wird bei der Umsetzung der PDF-Dateien für
den Druck möglicherweise das Bild in seiner Gesamtgröße umgesetzt und nicht nur der
durch den Clipping-Pfad definierte Ausschnitt.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Wandeln Sie Ihre Grafik mit einem Bildbearbeitungsprogramm in ein JPG-Bild um,
und bringen Sie es auf die Größe, wie Sie die Grafik 1:1 in die Dokumentvorlage einbauen wollen.
▪
Wenn Sie aus einem größeren Bild nur einen Teilbereich sichtbar in der Dokumentenvorlage verwenden wollen, dann schneiden Sie diesen Teilbereich aus und fügen
ihn als eigene Bilddatei in die Dokumentenvorlage ein.
HINWEIS
Beschneiden Sie Grafiken in einem Bildbearbeitungsprogramm. Verwenden Sie dazu
nicht die „Beschneiden“-Funktion z. B. von Microsoft Word.
3.5 Steuerungsinformation für Serienbriefe festlegen
Um eine Dokumentvorlage zum Erstellen von Serienbriefen benutzen zu können, fügen Sie
eine Steuerungsinformation ein oder legen einen regulären Ausdruck als Steuerungsinformation fest. Damit stellen Sie sicher, dass das System einzelne Anschreiben eines Serienbriefs unterscheiden und trennen kann.
3.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen
Wenn Sie eine Dokumentvorlage neu erstellen oder eine bestehende Dokumentvorlage anpassen, fügen Sie die Steuerungsinformation, die das System zum Trennen der Briefe benötigt, ins Dokument in weißer Schriftfarbe auf weißem Grund ein, so dass sie im gedruckten
Brief nicht sichtbar ist.
HINWEIS
Das System akzeptiert Weißtext-Steuerungsinformationen ausschließlich für das Trennen
von Serienbriefen.
Voraussetzung ü Sie haben eine funktionierende Dokumentvorlage erstellt.
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3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Vorgehen 1. Fügen Sie die Steuerungsinformation, z. B. [[NeuerBrief]], in die Dokumentvorlage
Ihres Anschreibens ein (siehe Abbildung 3.5-1 auf Seite 29, Position 1) und stellen Sie
dabei Folgendes sicher:
a. Die Steuerungsinformation hat die Form [[NeuerBrief]] (Abbildung 3.5-1 auf Seite
29, Position 2). Halten Sie die Schreibweise mit doppelten Blockklammern und
ohne Leerzeichen ein.
b. Die Steuerungsinformation steht ausschließlich auf der ersten Seite jedes Anschreibens und kommt dort nur ein einziges Mal vor.
c. Die Steuerungsinformation steht nicht im Adressfeld.
d. Die Steuerungsinformation hat mindestens 5 Zeichen.
e. Die Steuerungsinformation enthält keine Umlaute, Leer- oder Sonderzeichen.
f.
Empfehlung: Damit die Steuerungsinformation unsichtbar ist, ist die Schriftfarbe
weiß.
Um eine bereits eingefügte Steuerungsinformation (Abbildung 3.5-1 auf Seite 29,
Position 2) sichtbar zu machen, markieren Sie den Text mit Strg+A und wählen die
Schriftfarbe schwarz (Abbildung 3.5-1 auf Seite 29, Position 1).
Beispiel
Abbildung 3.5-1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlagen für Serienbriefe sichtbar machen
g. Empfehlung: Sie verwenden eine Standard-Schriftart wie Arial oder Times New Roman.
h. Empfehlung: Der Schriftgrad hat einen Wert zwischen 1 und 12.
2. Wenn Sie Anwender sind: Stellen Sie im E‑POSTBUSINESS BOX-Client sicher, dass
das System die Steuerungsinformation erkennt:
a. Um den E‑POSTBUSINESS BOX-Client zu starten, wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.
b. Wählen Sie den Menüpunkt Brief > Brieftrenner anpassen.
Ein Dialogfenster erscheint (Abbildung 3.5-2 auf Seite 30).
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
29
3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Abbildung 3.5-2 Brieftrenner festlegen
c. Stellen Sie sicher, dass im Feld Brieftrenner (Abbildung 3.5-2 auf Seite 30, Position 1) der Ausdruck eingetragen ist, den Sie als Steuerungsinformation in die Dokumentvorlage eingefügt haben, in unserem Beispiel der Ausdruck [[NeuerBrief]].
d. Wählen Sie OK (Abbildung 3.5-2 auf Seite 30, Position 2).
3. Um mit ZahlungsPLUS Rechnungen zu versenden, fügen Sie Variablen für Rechnungsdaten in Form von Weißtext ein.
Folgen Sie der Anleitung im E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS unter Rechnungsdaten als Weißtext in Dateien einfügen.
3.5.2 Regulären Ausdruck als Steuerungsinformationen zum Trennen
von Serienbriefen festlegen
Wenn Sie eine bestehende Dokumentvorlage unverändert weiterbenutzen oder Serienbriefe
automatisiert versenden möchten, legen Sie einen beliebigen Ausdruck fest, den das System als Steuerungsinformation benutzt.
Voraussetzung ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Konfiguration > Korrektur.
2. Geben Sie im Eingabefeld Trennmarke einen regulären Ausdruck ein, der ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens vorkommt, z. B. „geehrte“ aus der Anrede oder „Bonn,“ aus der Datumszeile.
Voreingestellt ist der Ausdruck [[NeuerBrief]]. Diesen Ausdruck verwenden Sie, wenn
Sie eine Dokumentvorlage erstellt haben, in die Sie diesen Ausdruck als weiß (und damit
unsichtbar) formatierte Steuerungsinformation eingefügt haben. Beachten Sie beim Erfassen eines regulären Ausdrucks folgende Richtlinien:
Version 1.02 zu Release 2.2
▪
Der Ausdruck kommt ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens
und dort nur ein einziges Mal vor.
▪
Der Ausdruck besteht aus einem einzigen Wort, er enthält keine Leerzeichen.
▪
Der Ausdruck hat mindestens 5 Zeichen.
▪
Der Ausdruck enthält keine Umlaute oder Sonderzeichen.
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
30
3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
▪
Wenn Ihre Organisation ZahlungsPLUS nutzt, um Rechnungen mit der Serienbrieffunktion zu versenden, dann fügen Sie die Rechnungsdaten als Weißtext in Ihre
Rechnungen ein. Der Brieftrenner muss dann in [[doppelten eckigen Klammen]]
stehen. Einen solchen Ausdruck fügen Sie am besten wie die Rechnungsdaten ebenfalls in Form von Weißtext in Ihre Dokumentvorlage ein.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.
3. Sichern Sie Ihre Eingabe.
4. Prüfen Sie nach dem Trennen, ob das System die korrekte Anzahl an Anschreiben
erzeugt hat.
Links unten zeigt das System die Anzahl der Briefe an.
3.6 Dokumentvorlage zentral bereitstellen
Stellen Sie eine Dokumentvorlage, die Sie erstellt haben, allen Anwendern in Ihrem Haus
bereit. Anwender finden die Dokumentvorlage in der Client-Anwendung Connect unter dem
Menüpunkt Datei > Vorlagen.
Voraussetzung ü Sie haben eine gültige Dokumentvorlage erstellt, mit der sich E‑POSTBRIEFE versenden lassen. Weitere Informationen zum Testen Ihrer Dokumentvorlage finden Sie unter
3.3 Dokumentvorlage anpassen und testen.
ü Sie sind als technischer oder fachlicher Betreuer angemeldet.
Vorgehen 1. Wählen Sie E‑POSTBRIEF > Poststelle > Vorlagen.
2. Um Ihre Dokumentvorlage zu wählen, wählen Sie Durchsuchen.
3. Wählen Sie Hinzufügen.
Ihre Dokumentvorlage steht den Anwendern zum Herunterladen bereit.
4. Optional: Um eine nicht mehr benötigte Dokumentvorlage zu löschen, tun Sie Folgendes:
a. Markieren Sie die Dokumentvorlage (Abbildung 3.6-1 auf Seite 32, Position 3).
b. Wählen Sie in der Liste den Eintrag Vorlage entfernen (Abbildung 3.6-1 auf Seite
32, Position 2).
c. Bestätigen mit OK (Abbildung 3.6-1 auf Seite 32, Position 1).
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
31
3
Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen
Abbildung 3.6-1 Vorlage entfernen
5. Optional: Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, können Sie die BeispielDokumentvorlagen ausblenden, die standardmäßig mit der E‑POSTBUSINESS BOX
ausgeliefert werden.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
32
4
E‑POSTBRIEFE versenden
4 E‑POSTBRIEFE versenden
In diesem Kapitel finden Sie alle Informationen zum Erstellen, Drucken und Versenden von
E‑POSTBRIEFEN mit der Client-Anwendung Connect..
Voraussetzung ü Sie oder Ihr technischer Betreuer haben die Client-Anwendungen zum Senden und Lesen von E‑POSTBRIEFEN auf Ihrem Arbeitsplatzrechner installiert. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 6.2 Client-Anwendungen installieren.
ü Ein Textverarbeitungs-Programm ist installiert (z. B. MS Word, OpenOffice, LibreOffice).
ü Ein PDF-Viewer (z. B. Adobe Reader) ist installiert.
Sie haben grundsätzlich folgende Möglichkeiten beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN: Sie
können
▪
E‑POSTBRIEFE elektronisch oder physisch zustellen.
▪
Einzel- oder Serienbriefe versenden.
▪
E‑POSTBRIEFE optional einem sogenannten Freigeber zuordnen, der sie vorher prüft.
Je nach Konfiguration kann es sein, dass aus Gründen der Qualitätssicherung automatisch ein Freigeber zugeordnet ist. Weitere Informationen finden Sie im
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Freigeber festlegen.
▪
Wenn Sie ZahlungsPLUS nutzen: Rechnungen mit vorausgefüllten Überweisungsträgern
versenden.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS.
4.1 Dokumentvorlage herunterladen
Um sicherzustellen, dass Ihre E‑POSTBRIEFE den Designvorgaben Ihres Unternehmens
entsprechen, laden Sie eine Dokumentvorlage herunter, die Ihrem Corporate Design entspricht und direkt von der E‑POSTBUSINESS BOX versendet werden kann.
Voraussetzung ü Sie oder Ihr fachlicher Betreuer haben mindestens eine unternehmensspezifische Dokumentvorlage erstellt und als fachlicher Betreuer zentral bereitgestellt. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 3. Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen
und zentral bereitstellen.
Vorgehen 1. Wählen Sie (unter Microsoft Windows) den Menüpunkt
Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.
2. Wählen Sie den Menüpunkt Datei > Vorlagen.
Ein Dialogfenster erscheint.
3. Öffnen Sie eine der angezeigten Dokumentvorlagen und speichern Sie sie im Vorlagenverzeichnis Ihres Textverarbeitungsprogramms. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren fachlichen Betreuer.
4.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen
Erstellen Sie einen E‑POSTBRIEF, und stellen Sie technisch und inhaltlich sicher, dass er
versendet werden kann.
Zum Erstellen von E‑POSTBRIEFEN haben Sie folgende Möglichkeiten. Sie können
Version 1.02 zu Release 2.2
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33
4
E‑POSTBRIEFE versenden
▪
E‑POSTBRIEFE physisch oder elektronisch zustellen
▪
Einzel- oder Serienbriefe erstellen
▪
E‑POSTBRIEFE sofort versenden oder sie einem sogenannten Freigeber zuordnen, der
sie vorher prüft und für die Zustellung freigibt
▪
Wenn Sie ZahlungsPLUS nutzen: Rechnungen mit vorausgefüllten Überweisungsträgern
versenden.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS.
Voraussetzung ü Sie haben mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm (z. B. MS Word, OpenOffice) ein Anschreiben im Format DIN A4 Hochformat erstellt und sichergestellt, dass Schriften
(Fonts) eingebettet sind.
TIPP
Nutzen Sie die unternehmensspezifische Dokumentvorlage. Weitere Informationen
finden Sie in Kapitel 4.1 Dokumentvorlage herunterladen.
ACHTUNG
Wenn Sie Ihre E‑POSTBRIEFE im Format PDF erzeugen (z. B. um sie in diesem Format auch zu archivieren), müssen Sie sie mit der Funktion Verzeichnis einlesen versenden. Würden Sie sie wie im Folgenden beschrieben mit dem Drucker
E‑POSTBUSINESS BOX Printer versenden, wäre die Druckqualität beeinträchtigt.
Weitere Informationen über die Funktion Verzeichnis einlesen finden Sie unter
4.3 Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller versenden.
ü Sie haben sichergestellt, dass Ihr Brief einschließlich Anhang den Umfang eines Großbriefs nicht überschreitet:
ü maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck
ü maximal 188 Seiten bei Duplex-Druck
ü Wenn Sie unter Apple OS X eine Textverarbeitungsanwendung wie LibreOffice oder
OpenOffice benutzen, haben Sie sichergestellt, dass die Anwendung den systemweiten
Druckdialog nutzt. Dazu haben Sie den anwendungseigenen Druckdialog ausgeschaltet.
Weitere Informationen finden Sie unter 6.2 Client-Anwendungen installieren.
Vorgehen 1. Wählen Sie Datei > Drucken.
2. Wählen Sie den Drucker:
▪
Unter Microsoft Windows (z. B. im Fall von Microsoft Word) mit E‑POSTBUSINESS
BOX Printer.
Das Dialogfenster Drucker einrichten erscheint.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
34
4
E‑POSTBRIEFE versenden
▪
Unter Apple OS X mit An E‑POSTBUSINESS BOX Connect senden (Abbildung
4.2-1 auf Seite 35).
Abbildung 4.2-1 Anschreiben unter OS X mit An E‑POSTBUSINESS BOX Connect senden drucken
3. Starten Sie den Druckauftrag.
Ein Anmelde-Dialogfenster erscheint.
4. Melden Sie sich mit Ihrem E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort an,
die Sie per E-Mail oder von Ihrem technischen Betreuer persönlich erhalten haben (voreingestellt ist Ihre Windows-Kennung).
Die Client-Anwendung Connect prüft im Hintergrund Ihren E‑POSTBRIEF und erscheint
nach einigen Sekunden am Bildschirm.
Ihr E‑POSTBRIEF wird in der Vorschau angezeigt (siehe Abbildung 4.2-2 auf Seite 36).
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
35
4
E‑POSTBRIEFE versenden
Abbildung 4.2-2 Anschreiben versandfertig machen
5. Prüfen Sie Ihr Anschreiben in der Vorschau.
ACHTUNG
Möglicher Informationsverlust am linken Seitenrand
Warum müssen Sie Ihre E‑POSTBRIEFE vor dem Versenden prüfen? Während des
Druckprozesses werden am linken Seitenrand jedes Blatts Informationen aufgedruckt,
die für die automatische Verarbeitung nötig sind. Damit das möglich ist, überdeckt die
Client-Anwendung Connect die Sperrflächen am linken Seitenrand automatisch mit
weißer Farbe. Typischerweise betrifft das nur Falzmarken. Es kann aber beispielsweise auch vorkommen, dass Grafik- oder Text-Elemente in Ihrem Anschreiben die
Sperrfläche am linken Seitenrand berühren. In Einzelfällen können also Informationen
verloren gehen. Weitere Informationen über die automatische Fehlerkorrektur finden
Sie unter 4.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?.
6. Wenn die Vorschau Fehlermeldungen anzeigt oder wenn die automatische Fehlerkorrektur zu unerwünschten Ergebnissen führt, wählen Sie Abbrechen (siehe Abbildung
4.2-2 auf Seite 36, Position 2) und passen das Layout Ihres Anschreibens an.
Wenn das Anschreiben technisch fehlerfrei ist, ist die Schaltfläche Senden aktiv (siehe
Abbildung 4.2-2 auf Seite 36, Position 3).
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
36
4
E‑POSTBRIEFE versenden
Weiteres Vorgehen
Wenn das Anschreiben fehlerfrei ist, können Sie die Versandoptionen festlegen und den
E‑POSTBRIEF versenden. Weitere Informationen finden Sie im Kapitel 4.7 E‑POSTBRIEF
prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden.
4.2.1 Fehler beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN beheben
Die folgende Tabelle zeigt mögliche Fehlermeldungen, deren Ursachen Sie selbst beheben
können.
Fehlermeldung
Bedeutung
Lösung
Die Adresse hat weniger
als zwei Zeilen!
Die Mindestanzahl erforderlicher Adresszeilen (z. B. bei
Großkunden: Empfänger und
PLZ/Ort) ist unterschritten.
Adresse prüfen und Mindestanzahl an Zeilen angeben.
Die Adresse hat mehr als
sechs Zeilen!
Die maximal erlaubte Anzahl
an Adresszeilen ist überschritten.
Adresse neu anordnen, um Zeilen
einzusparen.
Die letzte Zeile der Adresse enthält keine gültige
Postleitzahl oder Länderbezeichnung!
Die Adressüberprüfung findet
keine 5stellige Postleitzahl
oder gültige Länderkennung.
Adresse auf korrekte Postleitzahl
und eventuell vorhandene Länderkennung prüfen.
Ursachen:
Position der Adresse prüfen.
▪
Ungültiges Adressformat
▪
Falsche Position der Adressangaben
Verwendete Schriftart im Bereich
der Adresse prüfen:
▪
Prüfen, ob die EmpfängerAdresse vollständig im Adressfenster positioniert ist.
▪
Verwenden Sie beispielsweise
Standard- Schriftarten wie Arial oder Times New Roman.
▪
Vermeiden Sie Formatierungen wie unterstrichen, kursiv
oder Fonts in „Schreibschrift“
▪
Vermeiden Sie Farben, Hintergrundfarben, Raster und sonstige Verzierungen
▪
Verwenden Sie ganzzahlige
Schriftgrößen.
▪
Vermeiden Sie Bilder.
Nicht-auswertbare Schriftart
im Adressbereich
In den Adresszeilen wird
Eine ungültige Schriftart verhin- Verwendete Schriftart prüfen. Verein nicht unterstützter Font dert die Auswertung der Adres- wenden Sie beispielsweise
verwendet!
sangaben.
Standard-Schriftarten wie Arial
oder Times New Roman.
Kein Adressbereich für
diese Falz definiert!
Für den angegebenen Falztyp
wird keine Adresse gefunden.
Fehler in der Konfiguration der
Adressüberprüfung.
Technischen Betreuer benachrichtigen.
Ein Bild befindet sich im
Adressbereich!
Version 1.02 zu Release 2.2
Ein Bildelement oder eine zum
Bild umgesetzte Schrift befindet sich im Adressbereich.
Alle grafischen Elemente aus dem
Bereich des Adressfelds entfernen.
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
37
4
E‑POSTBRIEFE versenden
Fehlermeldung
Bedeutung
Lösung
Linker Seitenrand auf Seite x überschritten
Der Seitenrand der Vorlagen
überschreitet die vom System
vorgegebenen Abstände zum
Seitenrand.
Linken Seitenrand anpassen.
Seitenverhältnis nicht DIN
A4 auf Seite x
Das Dokument oder eine Seite
des Dokuments ist nicht im
Format DIN A4.
Seitenformate auf DIN A4 anpassen.
Leerräume für Datamatrix
verletzt
Im Adressbereich wird die
Adresse an die vorgegeben SperrSperrfläche für das Aufdrucken flächen anpassen.
einer sogenannten Datamatrix
verletzt. Die Datamatrix wird
beim Drucken des
E‑POSTBRIEFS im Rechenzentrum benötigt.
Tabelle 4.2-1 Fehlermeldungen E‑POSTBUSINESS BOX
Weitere Informationen finden Sie unter 3.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen
und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden.
4.2.2 Automatische Fehlerkorrektur – worauf muss ich achten?
Aus technischen Gründen ist es nötig, dass bestimmte Sperrflächen im Adressfeld und am
linken Rand nicht bedruckt sind. Die Client-Anwendung Connect korrigiert Layout-Fehler in
Ihren Anschreiben automatisch, wenn die Sperrflächen am linken Seitenrand berührt sind.
Den Inhalt von Anhängen, die Sie hinzufügen, verkleinert er nötigenfalls im erforderlichen
Maß. Außerdem zeigt er Layout-Fehler im Adressfeld an, die er nicht automatisch korrigieren kann. Dieses Kapitel beschreibt die Wirkungsweise der automatischen Fehlerkorrektur
und zeigt, worauf Sie achten müssen.
Die automatische Korrektur von Layout-Fehlern ist hilfreich, wenn Sie auf das Layout von
Briefen keinen Einfluss haben. Das ist beispielsweise der Fall, wenn Sie
▪
Briefe versenden, die Sie als PDF-Dateien von einem Dienstleister erhalten (z. B. Gehaltsabrechnungen)
▪
Briefe mit einem Dokumentenmanagement-System erzeugen, das sich nur unter großem
Aufwand anpassen ließe
ACHTUNG
Warum Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE erstellen?
Bei der automatischen Fehlerkorrektur können Informationen verloren gehen oder anders
als gewünscht dargestellt werden. Wenn Sie das Layout Ihrer E‑POSTBRIEFE beeinflussen können, empfehlen wir deshalb, alle Briefe mit Hilfe von Dokumentvorlagen oder
elektronischem Briefpapier zu erstellen. Damit stellen Sie sicher, dass das Layout sowohl
den Vorgaben des E‑POST Systems wie auch Ihren eigenen Design-Vorgaben entspricht
und alle Informationen wunschgemäß gedruckt werden.
Weitere Informationen finden Sie unter 3. Dokumentvorlage und elektronisches Briefpapier erstellen und zentral bereitstellen.
Die automatische Fehlerkorrektur wirkt auf zweierlei Weise. Wenn die Client-Anwendung
Connect feststellt, dass Text- oder Grafikelemente die Sperrflächen
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
38
4
E‑POSTBRIEFE versenden
▪
im Anschreiben überdecken (am linken Seitenrand aller Seiten), dann weißt er die betreffenden Stellen. Hier können also Informationen verloren gehen.
▪
in nachträglich zugefügten Anhängen überdecken (am linken Seitenrand), dann verkleinert er die betreffenden Seiten und verschiebt sie nach rechts. Hier können Informationen nicht verloren gehen.
Fehlerkorrektur In seltenen Fällen können durch das Weißen inhaltliche Informationen verloren gehen. Damit
durch Weißen Sie das prüfen und vermeiden können, zeigt die Client-Anwendung Connect an, wo Stellen
geweißt werden. Die folgenden Beispiele illustrieren, worauf Sie achten müssen.
Beispiel 1: Ein Logo ragt in die Sperrfläche am linken Seitenrand hinein (Abbildung 4.2-3
auf Seite 39, Position 1). Das System zeigt die Ursache der Fehler in grüner Schrift an
(Abbildung 4.2-3 auf Seite 39, Position 2).
Abbildung 4.2-3 Automatisch korrigierte Fehler
Beispiel 2: Die Adresse ist zu weit unten, das System findet keine Postleitzahl (Abbildung
4.2-4 auf Seite 40, Position 2). Es ist in diesem Fall technisch nicht möglich, den Brief zu
versenden. Eine rote Fehlermeldung beschreibt die Ursache des Fehlers (Abbildung 4.2-4
auf Seite 40, Position 1).
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
39
4
E‑POSTBRIEFE versenden
Abbildung 4.2-4 Nicht automatisch korrigierbarer Layout-Fehler
Fehlerkorrektur Beim Verkleinern von Anhängen erscheint eine Meldung (Abbildung 4.2-5 auf Seite 40,
durch Verkleinern Position 1).
Abbildung 4.2-5 Fehlerkorrektur: Meldung bei Verkleinern
Wenn Sie den Anhang in der Vorschau prüfen, stellen Sie in unserem Beispiel Folgendes
fest (Abbildung 4.2-6 auf Seite 41):
Version 1.02 zu Release 2.2
▪
Die erste Seite des Anhangs wird verkleinert und nach rechts verschoben, weil der Text
in die Sperrfläche am unteren Teil des linken Seitenrands hineinragt.
▪
Die zweite Seite des Anhangs bleibt unverändert, weil der Text aufhört, bevor die Sperrfläche am unteren linken Seitenrand beginnt (sie erstreckt sich ungefähr über die beiden
unteren Drittel der Seite).
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
40
4
E‑POSTBRIEFE versenden
Abbildung 4.2-6 Verkleinern von Seiteninhalten
4.3 Massensendungen im PDF-Format generieren und schneller
versenden
Versenden Sie mehrere Anschreiben, die Sie im PDF-Format erzeugt haben, indem Sie sie
in die E‑POSTBUSINESS BOX hochladen. Sie verkürzen damit die Zeit, welche die
E‑POSTBUSINESS BOX für die Verarbeitung benötigt.
Hintergrund: E‑POSTBRIEFE, die Sie z. B. aus MS Word heraus versenden, muss die
Client-Anwendung Connect in PDF-Dateien umwandeln, um sie versenden zu können. Dabei kann es zu einem vorübergehenden (unkritischen) Einfrieren der Anwendung kommen.
E‑POSTBRIEFE dagegen, die bereits im Format PDF vorliegen, kann die
E‑POSTBUSINESS BOX schneller verarbeiten.
Voraussetzung ü Sie haben ein oder mehrere Anschreiben im Format DIN A4 Hochformat erstellt und als
PDF-Datei(en) gespeichert.
ü Sie haben sichergestellt, dass Ihr Brief einschließlich Anhang den Umfang eines Großbriefs nicht überschreitet:
ü maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck
ü maximal 188 Seiten bei Duplex-Druck
ü Damit das System einzelne Anschreiben innerhalb einer einzigen PDF-Datei unterscheiden kann, ist eine Steuerungsinformation wie bei Serienbriefen integriert.
Vorgehen 1. Wählen Sie (unter Microsoft Windows) Start > Programme > E‑POSTBUSINESS
BOX > Connect.
2. Wählen Sie Datei > Verzeichnis einlesen.
3. Wählen Sie das Verzeichnis mit den PDF-Dateien Ihrer Anschreiben
Die Dateien des Verzeichnisses werden in die Benutzeroberfläche geladen und dabei
analysiert. Mit dem Briefzähler können Sie prüfen, ob alle Briefe vollständig geladen wurden (siehe Abbildung 4.4-1 auf Seite 46, Position 4).
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
41
4
E‑POSTBRIEFE versenden
4. Wenn Sie eine einzige PDF-Datei mit einem Serienbrief geladen haben, gehen Sie folgendermaßen vor:
a. Prüfen Sie, ob das System die einzelnen Anschreiben korrekt getrennt hat.
b. Um gegebenenfalls den zusammenhängenden Serienbrief aufzutrennen, wählen Sie
den Menüpunkt Brief > Brieftrenner setzen
Ein Dialogfenster erscheint.
c. Legen Sie im Eingabefeld Brieftrenner einen Ausdruck fest, der auf jeder ersten
Seite eines Anschreibens vorkommt (z. B. den Ausdruck „geehrte“ aus der Anrede).
Beachten Sie beim Festlegen des Ausdrucks folgende Richtlinien:
▪
Der Ausdruck kommt ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens
und dort nur ein einziges Mal vor.
▪
Der Ausdruck besteht aus einem einzigen Wort, er enthält keine Leerzeichen.
▪
Der Ausdruck hat mindestens 5 Zeichen.
▪
Der Ausdruck enthält keine Umlaute oder Sonderzeichen.
▪
Wenn Ihre Organisation ZahlungsPLUS nutzt, um Rechnungen mit der Serienbrieffunktion zu versenden, dann fügen Sie die Rechnungsdaten als Weißtext in
Ihre Rechnungen ein. Der Brieftrenner muss dann in [[doppelten eckigen
Klammen]] stehen. Einen solchen Ausdruck fügen Sie am besten wie die Rechnungsdaten ebenfalls in Form von Weißtext in Ihre Dokumentvorlage ein.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.
d. Wählen Sie die Schaltfläche Brief auftrennen.
e. Prüfen Sie über den Briefzähler, ob alle Briefe vollständig und korrekt getrennt wurden.
5. Um die E‑POSTBRIEFE zu versenden, wählen Sie die Schaltfläche Senden.
Ergebnis Eine Versandbestätigung erscheint. Die Client-Anwendung Connect verarbeitet Ihre
E‑POSTBRIEFE. Sie können sie in der Client-Anwendung Mailbox im Postausgangsfach
prüfen.
HINWEIS
Die Client-Anwendung reagiert nicht?
Beim Versenden großer Massensendungen kann es vorkommen, dass die ClientAnwendung Connect einfriert und nicht mehr auf Eingaben reagiert. In diesem Fall verarbeitet das System Ihre E‑POSTBRIEFE korrekt, es zeigt dies aber nicht durch eine Fortschrittsanzeige an.
Für das Verarbeiten eines E‑POSTBRIEFS, den Sie mit dem E‑POSTBRIEF Druckertreiber erstellen, benötigt die Anwendung etwa eine Sekunde, für das Verarbeiten einer
PDF-Datei, die Sie als Anhang hinzufügen, zusätzlich etwa je eine Sekunde. Für das Verarbeiten von z. B. eines Serienbriefs mit 3600 Anschreiben mit je einem PDF-Anhang
würde die Anwendung also etwa zwei Stunden benötigen.
Während der Verarbeitungszeit dürfen Sie die Anwendung nicht beenden oder den Arbeitsplatzrechner herunterfahren. Sie werden erst nach 8 Stunden Inaktivität automatisch
von den Client-Anwendungen Connect und Mailbox abgemeldet. Damit ist sichergestellt,
dass länger dauernde Prozesse nicht abgebrochen werden.
.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
4.3.1 Troubleshooting: Fehler im Zusammenhang mit PDF-Dateien
identifizieren
Sie identifizieren und beheben Ursachen von Fehlern in PDF-Dateien.
4.3.1.1 Elektronische E‑POSTBRIEF Adresse in PDF-Datei nicht ermittelbar
Das System kann in einer PDF-Datei die elektronische E‑POSTBRIEF Adresse nicht ermitteln.
Abhängig von der internen Struktur einer PDF-Datei und der genauen Schreibweise der postalischen Adresse kann das System manchmal keine E‑POSTBRIEF Adresse zuordnen.
Vorgehen
‣
Erfassen Sie die digitale E‑POSTBRIEF Adresse manuell. Weitere Informationen finden
Sie im Kapitel 4.7 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden.
4.3.1.2 Grafiken werden aus PDF-Dokumenten entfernt
Um Probleme im Druck zu vermeiden, kann das System Grafiken aus einem PDF-Dokument
entfernen.
Es kann zum Beispiel der Fall sein, dass sich Teile von Grafiken außerhalb des Seitenbereichs einer DIN A4-Seite befinden. In der Vorschau in der Client-Anwendung Connect wird
das nicht dargestellt.
4.3.1.3 Layout eines PDF-Dokuments weicht vom Layout des Quelldokuments ab
Wenn Sie kundenspezifischer Fonts verwenden oder spezielle Laufweiten eingestellt haben,
kann die Darstellung des Textes im PDF-Dokument vom Layout des Quelldokuments abweichen.
Vorgehen
‣
Stellen Sie sicher, dass Ihre kundenspezifischen Fonts in Ihre PDF-Dokumente eingebettet sind.
4.4 Serienbriefe erstellen
Versenden Sie einen Serienbrief als E‑POSTBRIEF.
Damit die Client-Anwendung Connect einen Serienbrief in einzelne Briefe aufteilen kann,
muss auf der ersten Seite jedes Anschreibens eine Steuerungsinformation platziert sein. Sie
haben folgende Möglichkeiten, die Steuerungsinformation einzufügen:
▪
Empfohlen: Benutzen Sie eine vom fachlichen Betreuer zentral gepflegte und bereitgestellte Dokumentvorlage, die entsprechende Steuerungsinformation enthält. Weitere Informationen finden Sie unter 3.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.
▪
Legen Sie einen wiederkehrenden Ausdruck als Steuerungsinformation fest (z. B. den
Ausdruck „geehrte" aus der Anrede oder einen Teil der Datumszeile, etwa „Bonn,“).
▪
Wenn die E‑POSTBRIEFE Ihres Serienbriefs alle die gleiche Seitenzahl haben, geben
Sie die Anzahl der Seiten an, nach der das System einen E‑POSTBRIEF vom nächsten
trennen soll.
Voraussetzung ü Sie haben einen Serienbrief erstellt.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
ACHTUNG
LibreOffice 4.0
Wenn Sie den Serienbrief-Assistenten in LibreOffice 4.x verwenden, kommt es zur Verletzung von Sperrflächen.
Wählen Sie eine alternative Art, Serienbriefe zu erstellen.
Vorgehen 1. Wenn Sie keine Dokumentvorlage mit integrierter Steuerungsinformation verwenden,
können Sie einen wiederkehrenden Ausdruck oder eine feste Seitenzahl festlegen:
a. Wahlen Sie (unter Microsoft Windows) Start > Programme > E‑POSTBUSINESS
BOX > Connect.
b. Wählen Sie den Menüpunkt Brief > Brieftrenner anpassen.
c. Wenn die Seitenzahl der E‑POSTBRIEFE unterschiedlich sein kann, erfassen Sie
als Steuerungsinformation einen Ausdruck, der auf jeder ersten Seite des Anschreibens vorkommt, beispielsweise „geehrte“, „geehrter“ aus der Anrede oder einen Teil
der Datumszeile, etwa „Bonn, den“. Beachten Sie dabei folgende Richtlinien:
▪
Der Ausdruck kommt ausschließlich auf jeder ersten Seite eines Anschreibens
und dort nur ein einziges Mal vor.
▪
Der Ausdruck besteht aus einem einzigen Wort, er enthält keine Leerzeichen.
▪
Der Ausdruck hat mindestens 5 Zeichen.
▪
Der Ausdruck enthält keine Umlaute oder Sonderzeichen.
▪
Wenn Ihre Organisation ZahlungsPLUS nutzt, um Rechnungen mit der Serienbrieffunktion zu versenden, dann fügen Sie die Rechnungsdaten als Weißtext in
Ihre Rechnungen ein. Der Brieftrenner muss dann in [[doppelten eckigen
Klammen]] stehen. Einen solchen Ausdruck fügen Sie am besten wie die Rechnungsdaten ebenfalls in Form von Weißtext in Ihre Dokumentvorlage ein.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.5.1 Steuerungsinformation in Dokumentvorlage für Serienbriefe einfügen.
d. Wenn Sie sicher sind, dass alle Einzelbriefe des Serienbriefs die gleiche Seitenzahl
haben, erfassen Sie die Anzahl der Seiten, nach der das System trennen soll.
Beispiel: Wenn alle Einzelbriefe nur aus einem jeweils 1-seitigen Anschreiben bestehen, erfassen Sie 1.
HINWEIS
Anhänge werden nicht mitgezählt
Beispiel: Wenn Sie an einen 1-seitigen Serienbrief über die Client-Anwendung
Connect 2-seitige Anhänge anhängen, erfassen Sie als Angabe für die Trennung
des Serienbriefs trotzdem 1.
Typischerweise gehen Sie wie folgt vor:
i.
Briefe trennen
ii. Trennung kontrollieren
iii. Anhänge an die Einzelbriefe anhängen
e. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Vorliegende Druckdaten auftrennen
markiert ist.
f.
Version 1.02 zu Release 2.2
Bestätigen Sie mit OK.
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
44
4
E‑POSTBRIEFE versenden
2. Öffnen Sie Ihr Dokument mit Ihrem Textverarbeitungsprogramm und starten Sie den Seriendruck mit der entsprechenden Funktion Ihrer Software.
3. Wählen Sie den Drucker E‑POSTBRIEF Printer.
Das Dialogfenster Drucker einrichten erscheint.
HINWEIS
In Open Office oder Libre Office das Hinzufügen von Leerseiten vermeiden
4.
Die allgemeinen Druckoptionen können sich auf das Erscheinungsbild des
E‑POSTBRIEFS auswirken. Beim Seriendruck in LibreOffice oder OpenOffice beispielsweise werden bei Einzelbriefen mit ungeraden Seitenzahlen dem
E‑POSTBRIEF automatisch eingefügte Leerseiten zugefügt.
Um das Hinzufügen von Leerseiten zu vermeiden, gehen Sie in LibreOffice oder
OpenOffice folgendermaßen vor:
a. Wählen Sie die Schaltfläche Optionen.
Das Dialogfenster Drucken erscheint.
b. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Automatisch eingefügte Leerseiten drucken deaktiviert ist.
c. Bestätigen Sie Ihre Eingaben.
Starten Sie den Druckauftrag.
Die Client-Anwendung Connect startet und teilt Ihren Serienbrief in einzelne Briefe auf.
Der Vorschaubereich zeigt Ihnen die erste Seite des jeweiligen Anschreibens (siehe Abbildung 4.4-1 auf Seite 46, Position 1).
Die Anzahl der einzelnen Anschreiben wird in der Statuszeile angezeigt (siehe Abbildung
4.4-1 auf Seite 46, Position 5).
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
Abbildung 4.4-1 Serienbrief mit Steuerungsinformation
5. Kontrollieren Sie im Vorschaubereich (siehe Abbildung 4.4-1 auf Seite 46, Position 1) die
einzelnen Anschreiben. Um mögliche Abweichungen von den Layout-Vorgaben des
Systems zu beheben, welche in der Client-Anwendung Connect angezeigt werden, tun
Sie Folgendes.
a. Stellen Sie sicher, dass Sie die korrekten Dokumentvorlagen zum Erstellen Ihrer
E‑POSTBRIEFE verwendet haben.
b. Bei weiteren Problemen beim Anpassen der Serienbriefe für das Versenden kontaktieren Sie den Ersteller der Dokumentvorlagen oder den technischen Betreuer.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen
und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden und 4.2.1 Fehler beim Erstellen von
E‑POSTBRIEFEN beheben.
6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5, bis die Schaltfläche Senden aktiv ist (siehe Abbildung 4.4-1 auf Seite 46, Position 2).
Um zwischen den einzelnen Anschreiben eines Serienbriefs oder zwischen verschiedenen Einzelschreiben, die Sie gemeinsam versenden wollen, vorwärts oder rückwärts zu
blättern, benutzen Sie die Pfeiltasten (siehe Abbildung 4.4-1 auf Seite 46, Position 4).
7. Um ein einzelnes Anschreiben Ihres Serienbriefs zu löschen (wenn ein Brief z. B. fehlerhaft ist), wählen Sie Löschen (siehe Abbildung 4.4-1 auf Seite 46, Position 3).
Version 1.02 zu Release 2.2
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
8. Um geänderte Einstellungen (z. B. die Farbeinstellung), für alle Anschreiben des Serienbriefs zu übernehmen, tun Sie Folgendes:
a. Wählen Sie Auf alle Briefe anwenden (Abbildung 4.4-1 auf Seite 46, Position 4).
Das Dialogfenster Einstellungen übernehmen öffnet sich.
b. Markieren Sie die Daten, die für alle Briefe gelten sollen, und bestätigen Sie mit Auf
alle Briefe anwenden.
HINWEIS
Eine Änderung der Einstellungen (z. B. Auswahl des Farbtyps oder angepasstes
Anschreiben) gilt standardmäßig immer nur für den aktuell angezeigten Brief.
4.5 Anhänge anfügen
Fügen Sie (a) einem oder mehreren Anschreiben (Briefen) identische Anhänge (weitere
Seiten) hinzu. Oder fügen Sie (b) einem einzelnen schon bestehenden Anschreiben (Brief)
weitere individuelle Anhänge (z. B. eine Rechnung) hinzu.
Ihre Anhänge können wiederum aus unterschiedlichen Quellen stammen. Sie können
▪
als PDF-Dateien vorliegen.
▪
in Systemen zum Generieren von Dokumenten (z. B. Textverarbeitungssystem) vorliegen. In diesem Fall können Sie einen Anhang direkt aus Ihrem System heraus anfügen,
ohne vorher PDF-Dateien erzeugen zu müssen.
E‑POSTBRIEFE können mehrere Anlagen haben.
Wenn ein E‑POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortsetzung des E‑POSTBRIEFS gedruckt. Eine Anlage ist also Teil des E‑POSTBRIEFS und ist an
das Anschreiben angehängt. Die Seitenzahl des E‑POSTBRIEFS wird um die Seitenzahl der
Anlage erhöht.
ACHTUNG
Größenbegrenzung
▪
Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E‑POSTBRIEFS können Sie
E‑POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB versenden.
▪
Physisch zugestellte E‑POSTBRIEFE können darüber hinaus maximal den Umfang eines Großbriefs haben:
▪
maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck
▪
maximal 188 Seiten bei Duplex-Druck
Voraussetzung ü Sie haben einen E‑POSTBRIEF erstellt, der in der Client-Anwendung Connect in der
Vorschau angezeigt wird.
ü Sie haben sichergestellt, dass Schriften (Fonts) eingebettet sind.
ü Sie haben sichergestellt, dass Ihr Brief einschließlich Anhang den Umfang eines Großbriefs nicht überschreitet:
ü maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck
ü maximal 188 Seiten bei Duplex-Druck
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
ü Sie haben sichergestellt, dass die Sperrflächen an den Seitenrändern des Anhangs
nicht bedruckt sind. Weitere Informationen über die Layout-Anforderungen, die Ihre Dokumente erfüllen müssen, finden Sie unter 3.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden.
HINWEIS
Das System bricht die Verarbeitung des Serienbriefs ab, wenn ein Anhang den
Layout-Anforderungen nicht genügt. Der Anhang lässt sich dann nicht löschen.
Version 1.02 zu Release 2.2
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
ü Bei Anlagen im Format PDF haben Sie Folgendes sichergestellt:
ü Die PDF-Datei hat Hochformat DIN A4.
ACHTUNG
Querformate sind nicht möglich. Sie müssen die gleichen Sperrflächen an den
Seitenrändern beachten, die Sie auch für das Anschreiben beachten müssen.
ü Wenn Sie die PDF-Datei z. B. mit Adobe Acrobat Distiller erstellen, haben Sie in den
PDF-Einstellungen Folgendes beachtet:
ü Die PDF-Datei hat das Dateiformat PDF/A-1b. Schriften (Fonts) sind dann eingebettet. Sind die Schriften nicht eingebettet, kann Ihre PDF-Datei im Rechenzentrum nicht verarbeitet werden.
ACHTUNG
Schriften einbetten
Wenn sich Ihr elektronisches Briefpapier nicht im Format PDF/A-1b exportieren lässt, dann stellen Sie sicher, dass die im Dokument enthaltenen Schriften
in die PDF-Datei eingebettet werden. Dies ist eine Standardoption Ihres Textverarbeitungssystems (z. B. Microsoft Word, OpenOffice, LibreOffice und so
weiter). Sie müssen dazu sicherstellen, dass die Schrift auf dem Arbeitsplatzrechner installiert ist.
ü Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns
empfohlene Druckauflösung von 300 dpi.
ü Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDFDatei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat
Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest.
HINWEIS
Warum den Farbraum CMYK verwenden?
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach
CMYK (entweder in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienstleister). Dabei kann es passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen
der Farbwerte kommen.
ü Die maximale Dateigröße ist 1 MB.
ü Sie haben die PDF-Datei entweder lokal gespeichert oder sie auf einem Netzlaufwerk abgelegt, das über eine Verbindung mit Laufwerksbuchstaben verbunden ist.
Vorgehen 1. Wählen Sie Anhang hinzufügen.
Das Dialogfenster Empfang weiterer Seiten aktiv erscheint.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
49
4
E‑POSTBRIEFE versenden
2. Optional: Wenn der Anhang nicht auf einem neuen Blatt beginnen soll, sondern auf der
nächsten freien Seite Ihres Anschreibens, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Auf
neuem Blatt beginnen.
Beispiel: Ihr Anschreiben umfasst 1 Seite. Standardmäßig beginnt der Anhang auf
Blatt 2, also auf Seite 3. Wenn Sie das Kontrollkästchen deaktivieren, beginnt der Anhang auf Seite 2.
3. Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
▪
Wenn Sie eine PDF-Datei als Anhang hinzuzufügen wollen, wählen Sie Datei auswählen, und selektieren Sie die PDF-Datei.
▪
Um den Anhang allen Briefen eines Serienbriefs hinzuzufügen wollen, markieren Sie
das Kontrollkästchen Zu allen Briefen hinzufügen. Andernfalls wird der Anhang nur
dem aktuellen Brief hinzugefügt.
▪
Wenn Sie den Anhang (z. B. eine Rechnung) aus einem anderen System zum Generieren von Dokumenten (z. B. MS Word) heraus anhängen wollen, tun Sie Folgendes:
ACHTUNG
Sie dürfen beim Wechseln zu Ihrem System, mit dem Sie die Anhänge generieren, das Dialogfenster Empfang weiterer Seiten aktiv nicht schließen, es muss
geöffnet sein.
a. Stellen Sie sicher, dass Schriften (Fonts) eingebettet sind (z. B. bei Word 2010
unter Datei > Optionen > Speichern > Schriftarten in der Datei einbetten).
b. Drucken Sie die Datei aus Ihrem System mit dem E‑POSTBRIEF-Drucker.
Das Dialogfenster Anhang wurde angenommen erscheint.
c. Bestätigen Sie mit OK.
d. Optional: Um zu prüfen, ob der Anhang korrekt hinzugefügt wurde, wählen Sie
Anzeigen.
HINWEIS
Das Anfügen von Anhängen bei einem Serienbrief kann bei einer größeren Zahl von
Briefen einige Minuten dauern.
4.6 Rechnungen mit ZahlungsPLUS senden
Nutzen Sie ZahlungsPLUS, eine optionale Zusatzfunktion der E‑POSTBUSINESS BOX, um
typische Rechnungen ohne weitere Vorbereitungen zu versenden.
ZahlungsPLUS unterstützt
▪
elektronische Rechnungen bis zu einem Betrag von maximal 5.000,00 Euro.
▪
postalisch versendete Rechnungen ohne Begrenzung des Rechnungsbetrags.
Der Rechnungsempfänger begleicht die Rechnung:
▪ mit einem vorausgefüllten Überweisungsträger (bei klassischem Versand)
– oder –
▪
per E‑POSTZAHLUNG ohne Medienbruch mit Mausklick (bei elektronischem Versand)
Die E‑POSTBUSINESS BOX lässt verschiedene Methoden zu, die Rechnungsdaten (Verwendungszweck, Betrag) mitzugeben. Wir beschreiben in diesem Kapitel nur den
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E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
einfachsten Fall, die sogenannte heuristische Methode: Das System erkennt Rechnungsdaten automatisch, Sie prüfen das Ergebnis und passen es an. Das System behält Ihre Einstellungen für den nächsten Brief.
Bei Bedarf passen Sie den Belegschlüssel an. Beispiel: Als Kassenwart einer gemeinnützigen Organisation erinnern Sie Ihre Mitglieder an den Jahresbeitrag: Auf den Überweisungsträgern soll der Belegschlüssel 06 für Spenden erscheinen.
Voraussetzung ü Der fachliche oder technische Betreuer hat ZahlungsPLUS aktiviert und die heuristische
Methode konfiguriert. Weitere Informationen finden Sie im Dokument
E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS unter Rechnungsdaten
mit Heuristik erkennen.
Vorgehen 1. Erstellen Sie eine Rechnung. Damit die Heuristik die Rechnungsdaten ermitteln kann,
stellen Sie darin Folgendes sicher:
▪
Der Rechnungsbetrag erfüllt folgende Anforderungen:
ACHTUNG
Beachten Sie folgende Anforderungen
▪
Der Rechnungsbetrag hat zwei Dezimalstellen, z. B. „1200,00“.
Sie dürfen die Cent-Beträge nicht durch ein Minuszeichen („-“) ersetzen. In unserem Beispiel wäre also „1200,-“ ungültig.
▪
Der Rechnungsbetrag hat keine vorangestellten Nullen. Nicht zulässig ist z. B.
„01,00“.
▪
Tausendertrennzeichen sind nicht zulässig.
▪
Der E‑POSTBRIEF enthält genau 2 Verwendungszwecke: z. B. Kundennummer
und Rechnungsnummer.
▪
Die Zeichenfolgen für die Verwendungszwecke folgen dem SEPA-Standard, z. B.
„Rechnungsnummer 12345“ und „Kundenummer 54321“.
HINWEIS
Der Verwendungszweck darf maximal 40 Zeichen umfassen. Folgende Zeichen
sind nach dem EBICS-Standard (Anlage 3 der Schnittstellenspezifikation für die
Datenfernübertragung zwischen Kunde und Kreditinstitut gemäß DFÜ-Abkommen)
für SEPA-Überweisungen zulässig:
a b c d e f
A B C D E F
0 1 2 3 4 5
' : ? , - (
Leerzeichen
▪
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g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
6 7 8 9
+ . ) /
(Space)
Die Zahlen für Rechnungsnummer und Kundennummer haben mindesten 5 Stellen.
Fügen Sie gegebenenfalls führende Nullen hinzu, z. B. „Rechnungsnummer 02345“
und „Kundenummer 04321“ (Abbildung 4.6-1 auf Seite 52, Position 1).
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
Abbildung 4.6-1 Beispiel: Rechnung mit Rechnungsdaten
2. Drucken Sie die Rechnung, um sie in der Client-Anwendung Connect in der Vorschau
anzuzeigen.
Weitere Informationen finden Sie im Anwenderhandbuch unter „4.2 E‑POSTBRIEF erstellen und anzeigen“.
3. Markieren Sie auf der Registerkarte Zahlungs Plus (Abbildung 3, Position 1) das Kontrollkästchen Automatische Ermittlung verwenden (Abbildung 3, Position 2).
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E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
Abbildung 4.6-2 Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen
Das System zeigt Rechnungsdaten an, die es automatisch ermittelt.
In unserem Beispiel schlägt das System für Verwendundungszweck2 („Kundennummer“)
korrekt 04321 als Kundennummer vor (Abbildung 3, Position 3).
Die Heuristik schlägt aber auch mehrere Kandidaten vor, die ebenfalls als Kundennummern in Frage kommen:
▪
12345: in unserem Beispiel die Postleitzahl des Absenders
▪
54321: die Postleitzahl des Empfängers
▪
01234: die Rechnungsnummer
4. Wählen Sie in den Listen Rechnungsbetrag (EUR) und Verwendungszweck die Einträge, die den tatsächlichen Rechnungsdaten entsprechen.
Das System ist lernfähig und speichert das Muster, mit dem das System die Rechnungsdaten erfolgreich identifiziert hat. Bei der nächsten Rechnung sind die Listen Rechnungsbetrag (EUR) und Verwendungszweck mit den entsprechenden Werten vorbelegt.
In unserem Beispiel schreiben Sie „Kunden-Nummer“ (mit Bindestrich). Die Heuristik
schlägt aber „Kundennummer“ vor: Das ist die Einstellung aus einem vorigen Brief, die
das System sich gemerkt hat. Prüfen Sie also Schreibweise und Wert der
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
vorgeschlagenen Verwendungszwecke. Beispiel: Im nächsten Brief versenden Sie eine
Mitgliedsbeitrags-Rechnung. „Kundennumer“ korrigieren Sie in „Mitgliedsnummer“. Die
„Rechnungsnummer“ korrigieren Sie in „Jahresbeitrag“, das Jahr „2015“ erfassen Sie
manuell (weil das System nur mindestens 5-stellige Zeichenfolgen automatisch erkennen
kann).
ACHTUNG
Die Heuristik der Mustererkennung erleichtert das Erstellen von Rechnungen. Wir
können jedoch keine Gewähr geben, dass das Ergebnis der Mustererkennung korrekt
ist. Prüfen Sie jede Rechnung einzeln.
5. Optional: Wählen Sie den Belegschlüssel an, der auf dem gedruckten Überweisungsträger erscheinen soll (Abbildung 4, Position 1).
Abbildung 4.6-3 Belegschlüssel wählen
6. Um den vorausgefüllten SEPA-Überweisungsträger zu prüfen, der bei physischem Versand gedruckt und der Rechnung beigelegt wird, wählen Sie Anzeigen.
7. Damit das System automatisch eine Leerseite einfügt, um das Drucken des Formulars
auf der Briefrückseite zu verhindern, tun Sie Folgendes:
a. Wenn Sie mehrere Briefe versenden: Markieren Sie auf der Registerkarte Ihr
E‑POSTBRIEF das Kontrollkästchen alle Briefe anpassen.
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E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
b. Wählen Sie auf der Registerkarte Ihr E‑POSTBRIEF unter Dokumenteinstellungen
die Produktionsart beidseitig.
8. Um die Rechnungsdaten für mehrere Rechnungen automatisch zu ermitteln (z. B. bei
Serienbriefen oder einem Verzeichnis mit Rechnungen im Format PDF, das Sie einlesen), tun Sie Folgendes:
a. Markieren Sie auf der Registerkarte Ihr E‑POSTBRIEF das Kontrollkästchen alle
Briefe anpassen.
b. Bestätigen Sie die Abfrage.
c. Prüfen Sie, ob das System die Rechnungsdaten korrekt ermittelt hat.
Stellen Sie bei einem Rechnungsbetrag von mehr als 5.000 Euro sicher, dass die Rechnung
postalisch versendet wird. Weitere Informationen finden Sie unter 4.7 E‑POSTBRIEF prüfen,
Zustelloptionen anpassen und versenden, Schritt 3.
4.7 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden
Nachdem Sie Ihren Einzel- oder Serienbrief als E‑POSTBRIEF erstellt und eventuell Anhänge hinzugefügt haben, prüfen Sie den E‑POSTBRIEF und legen Zustelloptionen fest.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
▪
Sie können festlegen, ob der E‑POSTBRIEF elektronisch oder physisch zugestellt werden soll.
▪
Sie können die E‑POSTBRIEF Adresse des Absenders festlegen, welche das System
für den Versand Ihres elektronischen E‑POSTBRIEFS nutzt. Dabei können Sie entweder
Ihre persönliche E‑POSTBRIEF Adresse wählen oder die eines Gruppenpostfachs.
▪
Für den Fall der physischen Zustellung können Sie Druckoptionen (Farbe/SchwarzWeiß, Einseitiger Druck/Duplex) festlegen.
▪
Mithilfe der Freigabe-Funktion können Sie E‑POSTBRIEFE einem weiteren Anwender
zuordnen, der sie nach dem Vier-Augen-Prinzip prüft und freigibt. Weitere Informationen
zur Freigabe-Funktion finden Sie unter 5.5 E‑POSTBRIEFE freigeben.
▪
Sie können den vom fachlichen Betreuer vorgegebenen Standardtext (Trägernachricht)
für das Anschreiben Ihres E‑POSTBRIEFS individuell anpassen (gilt nur für elektronisch zugestellte E‑POSTBRIEFE).
▪
Sie können eine Belegkopie anfordern.
Sie können am Ende wählen, welchen der Einstellungen das System für alle geladenen
Briefe (z. B. eines Serienbriefs) anwenden soll.
Voraussetzung ü Die Schaltfläche Senden ist aktiv.
Vorgehen 1. Um den gesamten E‑POSTBRIEF anzuzeigen und inhaltlich zu prüfen, wählen Sie Anzeigen (siehe Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 8).
Der E‑POSTBRIEF wird als PDF-Dokument angezeigt. Weitere Informationen zu Behebung möglicher Fehler finden Sie unter
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▪
3.4 Troubleshooting: Fehler in Dokumentvorlagen und E‑POSTBRIEFEN identifizieren und vermeiden
▪
4.3.1 Troubleshooting: Fehler im Zusammenhang mit PDF-Dateien identifizieren
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
Abbildung 4.7-1 E‑POSTBRIEFE‑POSTBRIEF versenden
2. Wenn Ihr fachlicher Betreuer ein Gruppenpostfach (z. B. service@<firmenname>.epost.de) angelegt hat, dem Sie als Anwender zugeordnet sind, können Sie unter
Von die E‑POSTBRIEF Adresse des Absender wählen: Ihre persönliche E‑POSTBRIEF
Adresse oder die des Gruppenpostfachs (siehe Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 2).
HINWEIS
Standardmäßig ist Ihre persönliche E‑POSTBRIEF Adresse als Absenderadresse voreingestellt.
3. Um den Zustellweg zu steuern, haben Sie folgende Möglichkeiten:
▪
Um den E‑POSTBRIEF im Rechenzentrum zu drucken und physisch zuzustellen,
markieren Sie das Optionsfeld ausschließlich postalisch (siehe Abbildung 4.7-1
auf Seite 56, Position 3).
Beispiel: Sie nutzen ZahlungsPLUS und möchten Zahlungen über einen Betrag von
mehr als 5.000 Euro ermöglichen. Rechnungen über Beträge bis 5.000 Euro können Sie auch elektronisch versenden. Weitere Informationen finden Sie unter
4.6 Rechnungen mit ZahlungsPLUS senden.
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E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
▪
Wenn Sie die E‑POSTBRIEF Adresse Ihres Empfängers kennen und den
E‑POSTBRIEF elektronisch zustellen wollen, tragen Sie sie in das Eingabefeld bevorzugt elektronisch ein (siehe Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 5). Das System legt als Versandweg automatisch bevorzugt elektronisch fest (siehe Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 1).
Um die E‑POSTBRIEF Adressen direkt aus Ihrer Textverarbeitung einzulesen, können Sie diese auch in den Bereich unterhalb des Adressfelds einfügen, der in der
Vorschau grün umrandet ist (siehe Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 4).
▪
Wenn Sie die E‑POSTBRIEF Adresse Ihres Empfängers nicht kennen und den
E‑POSTBRIEF dennoch elektronisch zustellen wollen, gehen sie folgendermaßen
vor:
▪
Lassen Sie das Eingabefeld Adresse elektronisch leer.
▪
Stellen Sie sicher, dass als Versandweg bevorzugt elektronisch festgelegt ist
(siehe Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 1).
Die Deutsche Post AG führt einen automatischen Adressabgleich mit dem
E‑POSTBRIEF Nutzerverzeichnis durch. Wenn der Empfänger eine E‑POSTBRIEF
Adresse besitzt, wird Ihr E‑POSTBRIEF elektronisch zugestellt. Wenn der Empfänger keine E‑POSTBRIEF Adresse besitzt, wird Ihr E‑POSTBRIEF physisch zugestellt.
Sie können den Versand des E‑POSTBRIEFS durch das System prüfen. Weitere Informationen finden Sie unter 5.2 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen.
4. Optional: Wenn Ihr E‑POSTBRIEF physisch zugestellt werden soll, können Sie unter
Druckeinstellungen die vom fachlichen Betreuer festgelegten Standardeinstellungen
anpassen und festlegen, ob der E‑POSTBRIEF z. B. beidseitig und/oder in Farbe gedruckt werden soll (siehe Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 6).
HINWEIS
Sie müssen ggf. Duplex-Druck wählen, wenn Sie einen Großbrief senden. Beachten
Sie folgende Einschränkungen für E‑POSTBRIEFE einschließlich Anhang:
▪
maximal 94 Blätter bei einseitigem Druck
▪
maximal 188 Seiten bei Duplex-Druck
HINWEIS
Wenn Sie die vom fachlichen Betreuer festgelegten Standardeinstellungen ändern,
beachten Sie die unterschiedlichen Preise für Schwarz-Weiß-/Farbdruck sowie
Simplex-/Duplexdruck.
HINWEIS
Es ist nicht möglich, innerhalb desselben Druckauftrags zwischen Simplex- und Duplex-Druck zu wechseln. Starten Sie separate Druckaufträge.
HINWEIS
Es ist nicht möglich, beispielsweise nur die erste Seite farbig und einen Anhang in
Schwarz/Weiß zu drucken. Das Entgelt für Farbdruck fällt für den gesamten Brief an.
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E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
5. Wählen Sie ein elektronisches Briefpapier (siehe Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 7):
▪
Wenn Sie Ihre Briefe mit einer Dokumentvorlage erstellen, die bereits alle LayoutElemente (z. B. Logo, Kopfzeile etc.) enthält, dann müssen Sie sicherstellen, dass
das System nicht zusätzlich ein eventuell hinterlegtes elektronisches Briefpapier verwendet. Das kann der fachliche Betreuer z. B. für das automatische Versenden von
Massensendungen so konfiguriert haben. Wählen Sie Kein Briefpapier.
▪
Wenn Ihre Organisation verschiedene Briefpapiere benutzt, wählen Sie das zum Anlass passende Briefpapier.
Wenn z. B. Ihre Organisation mehrere eigene Marken umfasst, können Sie jeweils
ein elektronisches Briefpapier z. B. mit jeweils einem spezifischen Logo verwenden.
So können Sie jeder Einzel- oder Massensendung ein passendes Briefpapier zuordnen.
Weitere Informationen finden Sie unter 3.2 Elektronisches Briefpapier einrichten.
6. Legen Sie den Mitarbeiter fest, der nach dem Vier-Augen-Prinzip Ihren E‑POSTBRIEF
prüfen und freigeben soll:
a. Markieren Sie das Kontrollkästchen Zur Prüfung vorlegen (siehe Abbildung 4.7-1
auf Seite 56, Position 11).
b. Wählen Sie in der Auswahlliste Freigabe durch den Namen des Mitarbeiters, der Ihren E‑POSTBRIEF prüfen soll (siehe Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 9).
Die freigebende Person sieht Ihren E‑POSTBRIEF in ihrem E‑POSTBUSINESS BOX
Postfach. Sie gibt den E‑POSTBRIEF frei oder lehnt das Versenden ab und beschreibt,
was Sie verbessern müssen. Bis zur Freigabe sehen Sie den E‑POSTBRIEF mit dem
Status Warten auf Freigabe in Ihrem Postausgang. Weitere Informationen finden Sie
unter 5.5 E‑POSTBRIEFE freigeben.
7. Optional: Um das E‑POSTBRIEF Standard-Anschreiben anzupassen, wählen Sie die
Registerkarte Erweitert (gilt nur für elektronisch zugestellte E‑POSTBRIEFE) (siehe Abbildung 4.7-2 auf Seite 59, Position 1).
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
Abbildung 4.7-2 E‑POSTBRIEF Standard-Anschreiben anpassen
8. Wenn das System für einen elektronisch versendeten E‑POSTBRIEF eine Belegkopie
senden soll, markieren Sie das Kontrollkästchen Belegkopie anfordern (siehe Abbildung 4.7-2 auf Seite 59, Position 3).
Eine Belegkopie weist nach, dass der E‑POSTBRIEF zugestellt werden kann. Sie ist keine Empfangsbestätigung. Die Belegkopie ist kostenlos.
Belegkopien lassen sich nur für einzelne E‑POSTBRIEFE mit E‑POSTBRIEF Adresse
anfordern, für die von vornherein der Versandweg bevorzugt elektronisch festgelegt
wurde (Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 1). Wird erst physischer Versand gewählt
und der Versandweg nachträglich geändert, wird keine Belegkopie erzeugt. Für Sendungen ohne E‑POSTBRIEF Adresse oder für E‑POSTBRIEFE in Massensendungen (z. B.
Serienbriefe) mit und ohne E‑POSTBRIEF Adressen (hybride Einlieferung) ist keine Belegkopie möglich.
Wenn Sie die Option Belegkopie aktiviert haben, erhalten Sie die Belegkopie standardmäßig in Ihrem Postfach, oder sie wird an ein zentrales Postfach gesendet, das der fachliche Betreuer festgelegt hat. Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS
BOX Administratorhandbuch unter Belegkopien in einem zentralen Postfach sammeln.
9. Optional: Übernehmen Sie Ihre Einstellungen für alle Anschreiben z. B. eines Serienbriefs:
a. Wählen Sie Auf alle Briefe anwenden (siehe Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 10).
Das Dialogfenster Einstellungen übernehmen öffnet sich.
b. Markieren Sie die Daten, die für alle Briefe gelten sollen, und bestätigen Sie mit Auf
alle Briefe anwenden.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
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4
E‑POSTBRIEFE versenden
HINWEIS
Eine Änderung der Einstellungen (z. B. Auswahl des Farbtyps oder angepasstes
Anschreiben) gilt standardmäßig immer nur für den aktuell angezeigten Brief.
10. Um den E‑POSTBRIEF zur weiteren Verarbeitung und Zustellung auf den
E‑POSTBUSINESS BOX Server zu übertragen, klicken Sie auf Senden (siehe Abbildung 4.7-2 auf Seite 59, Position 2).
Es erscheint eine Meldung, dass Ihr E‑POSTBRIEF für den Versand bereitgestellt wurde.
HINWEIS
Die Client-Anwendung reagiert nicht?
Beim Versenden großer Massensendungen kann es vorkommen, dass die ClientAnwendung Connect einfriert und nicht mehr auf Eingaben reagiert. In diesem Fall
verarbeitet das System Ihre E‑POSTBRIEFE korrekt, es zeigt dies aber nicht durch eine Fortschrittsanzeige an.
Für das Verarbeiten eines E‑POSTBRIEFS, den Sie mit dem E‑POSTBRIEF Druckertreiber erstellen, benötigt die Anwendung etwa eine Sekunde, für das Verarbeiten einer PDF-Datei, die Sie als Anhang hinzufügen, zusätzlich etwa je eine Sekunde. Für
das Verarbeiten von z. B. eines Serienbriefs mit 3600 Anschreiben mit je einem PDFAnhang würde die Anwendung also etwa zwei Stunden benötigen.
Während der Verarbeitungszeit dürfen Sie die Anwendung nicht beenden oder den Arbeitsplatzrechner herunterfahren. Sie werden erst nach 8 Stunden Inaktivität automatisch von den Client-Anwendungen Connect und Mailbox abgemeldet. Damit ist sichergestellt, dass länger dauernde Prozesse nicht abgebrochen werden.
Ihr Schreiben wird auf der E‑POSTBUSINESS BOX gespeichert, ist aber noch nicht dem
Empfänger zugestellt worden. Um die Durchlaufzeiten Ihrer E‑POSTBRIEFE bis zur Zustellung beim Empfänger möglichst kurz zu halten, übermittelt die E‑POSTBUSINESS
BOX Ihre E‑POSTBRIEFE mehrfach täglich an das E‑POSTBRIEF System der Deutschen Post AG. Erst das E‑POSTBRIEF System der Deutschen Post AG stellt Ihre
E‑POSTBRIEFE den Empfängern zu.
Ein E‑POSTBRIEF kommt also nicht sofort beim Empfänger an, Sie müssen Zeit für die
Abholintervalle und die Verarbeitung im Rechenzentrum der Deutschen Post AG einkalkulieren. Die Abholintervalle werden durch Ihren Administrator festgelegt. Weitere Informationen finden Sie unter 5.2 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen.
Ihr fachlicher Betreuer kann ein Versandjournal anzeigen und exportieren. Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Journal
(Posteingangs- und Postausgangsbuch) anzeigen und herunterladen.
Weitere Informationen finden Sie unter
Version 1.02 zu Release 2.2
▪
5.2 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen
▪
8.3 Drucken von E‑POSTBRIEFEN
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
60
5
Postfach verwalten
5 Postfach verwalten
Um z. B. keine Fristen zu versäumen, prüfen Sie regelmäßig, ob elektronische
E‑POSTBRIEFE von Geschäftspartnern eingegangen sind, oder ob andere Mitarbeiter Ihnen
als Freigeber E‑POSTBRIEFE zur Prüfung zugeordnet haben.
Wenn Sie einem E‑POSTBRIEF als Freigeber zugeordnet sind, müssen Sie den freizugebenden E‑POSTBRIEF prüfen und freigeben (oder ggf. ablehnen und damit zur erneuten Bearbeitung an den Ersteller zurücksenden). Das System kann den E‑POSTBRIEF sonst nicht
auf den Server der Deutschen Post AG übertragen.
In Ihrem Postausgang können Sie den Status Ihrer E‑POSTBRIEFE prüfen.
HINWEIS
Gruppenpostfächer
Ihr fachlicher Betreuer kann mehrere Anwender einer Gruppe zuordnen. Wird ein
E‑POSTBRIEF an diese Gruppe gesendet, können alle Mitglieder dieser Gruppe diesen
Brief sehen und bearbeiten.
HINWEIS
Löschen von E‑POSTBRIEFEN
Sie können versendete oder fehlerhafte E‑POSTBRIEFE nicht manuell löschen. Die Löschung erfolgt automatisch. Die Vorhaltezeit kann der technische Betreuer einstellen.
(Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter Versandintervalle und
automatisches Löschen konfigurieren).
5.1 Postfach öffnen und bedienen
Führen Sie Aktivitäten wie z. B. das Sortieren, Weiterleiten usw. Ihrer E‑POSTBRIEFE aus.
Voraussetzung ü Ihr fachlicher Betreuer hat Sie als Anwender angelegt
ü Sie kennen Ihren E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort.
Vorgehen 1. Um Ihr Postfach zu öffnen, wählen Sie unter MS Windows
Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Mailbox.
Ein Anmelde-Dialogfenster erscheint.
2. Melden Sie sich mit Ihrem E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort an.
Standardmäßig ist Ihre Windows-Kennung vorbelegt.
Mithilfe von Windows-Standardfunktionen können Sie Folgendes tun:
Version 1.02 zu Release 2.2
▪
Spalten mit gedrückter linker Maustase anordnen
▪
Durch Klicken auf die Spaltenbezeichnung E‑POSTBRIEFE auf- oder absteigend
sortieren
▪
Einzelne oder mehrere E‑POSTBRIEFE mit gedrückter Shift- oder Strg-Taste markieren
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
61
5
Postfach verwalten
▪
Im Kontextmenü eine der folgenden Aktionen wählen:
Im Posteingang:
▪
Als PDF-Dokument anzeigen
▪
Status auf Gelesen setzen
▪
Löschen
▪
Weiterleiten
▪
Exportieren
Im Postausgang:
▪
Als PDF-Dokument anzeigen
▪
Stornieren
▪
Freigeben
▪
Ablehnen
Welche Aktionen möglich sind, hängt vom Status des E‑POSTBRIEFS ab.
Optional: Um E‑POSTBRIEFE z. B. nach Zustand oder anderen Bedingungen zu filtern,
wählen Sie das Filter-Symbol (siehe Abbildung 5.1-1 auf Seite 62, Position 1) und erfassen die Filterkriterien (siehe Abbildung 5.1-1 auf Seite 62, Position 2, 3).
Abbildung 5.1-1 E‑POSTBRIEFE filtern
5.2 Versendete E‑POSTBRIEFE prüfen
Prüfen Sie beispielsweise, ob beim Versenden eines E‑POSTBRIEFS Fehler aufgetreten
sind (z. B. überfülltes Postfach des Empfängers) und welcher Zustellweg tatsächlich gewählt
wurde (elektronisch oder physisch).
Sie sehen in Ihrem Postausgang nur Ihre eigenen, von Ihnen versendeten E‑POSTBRIEFE.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
62
5
Postfach verwalten
Voraussetzung ü Sie haben als Anwender die Client-Anwendung Connect gestartet.
ü Um E‑POSTBRIEFE zu prüfen, die unter der Standard-Absender-Adresse versendet
wurden, haben Sie als fachlicher oder technischer Betreuer die Client-Anwendung Connect gestartet.
Vorgehen
‣
‣
‣
Um E‑POSTBRIEFE in Ihrem Postausgang zu prüfen, wählen Sie die Registerkarte
Postausgang (Abbildung 5.2-1 auf Seite 63, Position 1).
Um E‑POSTBRIEFE zu prüfen, die im Namen einer Gruppe versendet wurden, wählen
Sie Vertretung > <Name der Gruppe>.
Sie sehen die E‑POSTBRIEFE aller Gruppen, denen Sie zugeordnet sind.
Um als fachlicher Betreuer E‑POSTBRIEFE zu prüfen, die im Namen der StandardAbsender-Adresse versendet wurden, wählen Sie Vertretung > Poststelle.
Ergebnis Der Status, der Versandweg und andere Daten der versendeten E‑POSTBRIEFE werden in
den entsprechenden Spalten angezeigt, siehe Abbildung 5.2-1 auf Seite 63.
Abbildung 5.2-1 Postausgang prüfen
Je nach Verarbeitungszustand eines E‑POSTBRIEFS haben Sie folgende Möglichkeiten
(siehe Tabelle Tabelle 5.2-1 Zustände von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang auf Seite
63):
Version 1.02 zu Release 2.2
Zustand
Bedeutung
Aktion
Freigegeben
Der E‑POSTBRIEF wird beim
nächsten Start der Verarbeitung auf
der E‑POSTBUSINESS BOX in den
Verarbeitungsprozess übernommen. Der Verarbeitungsprozess
nimmt alle freigegebenen
E‑POSTBRIEFE und sendet sie an
das E‑POSTBRIEF System der
Deutschen Post AG.
Warten auf Freigabe
Der E‑POSTBRIEF wartet auf die
Freigabe durch den Freigeber, den
Sie zugeordnet haben.
Abgelehnt
Der E‑POSTBRIEF wurde vom Frei- Korrigieren Sie den
geber nicht freigegeben, sondern
E‑POSTBRIEF und versenden Sie
ihn zur erneuten Prüfung und
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
63
5
Postfach verwalten
Zustand
Bedeutung
Aktion
abgelehnt. In diesem Status wird
der E‑POSTBRIEF nicht versendet.
Freigabe. Hinweise zur Korrektur
oder den Grund der Ablehnung
finden Sie im Feld Hinweis (siehe
Abbildung 5.2-1 auf Seite 63, Position 2).
In Verarbeitung
Der E‑POSTBRIEF wird gerade auf
der E‑POSTBUSINESS BOX verarbeitet. Zusammen mit allen anderen
E‑POSTBRIEFEN wird der
E‑POSTBRIEF für das
E‑POSTBRIEF System aufbereitet.
In Übertragung
Der E‑POSTBRIEF wird nach der
Verarbeitung auf der
E‑POSTBUSINESS BOX in das
E‑POSTBRIEF System der Deutschen Post AG übertragen.
Versendet
Der E‑POSTBRIEF wurde durch
das E‑POSTBRIEF System der
Deutschen Post AG erfolgreich versendet.
Storniert
Der E‑POSTBRIEF wurde storniert
und wird nicht gedruckt oder versendet.
Erstellen Sie den E‑POSTBRIEF
neu.
Der E‑POSTBRIEF hat im Lauf des
Verarbeitungsprozesses einen Fehler erzeugt, z. B. konnte der Brief
nicht zugestellt oder nicht verarbeitet werden.
Informieren Sie Ihren technischen
Betreuer.
Fehlerhaft
Stornierte E‑POSTBRIEFE werden automatisch von der
E‑POSTBUSINESS BOX gelöscht.
Tabelle 5.2-1 Zustände von E‑POSTBRIEFEN im Postausgang
5.3 Empfangene E‑POSTBRIEFE prüfen
Prüfen Sie, ob Sie E‑POSTBRIEFE erhalten haben, die Sie bearbeiten müssen.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
64
5
Postfach verwalten
Vorgehen
‣
An Sie persönlich adressierte E‑POSTBRIEFE anzeigen: Wählen Sie die Registerkarte
Posteingang.
Der Zustand, der Versandweg und andere Daten der empfangenen E‑POSTBRIEFE
werden angezeigt (siehe Tabelle 5.3-1 Zustände von E‑POSTBRIEFEN im Posteingang
auf Seite 65):
‣
Zustand
Bedeutung
Aktion
Empfangen
Im Posteingang befindet sich ein
neuer E‑POSTBRIEF.
Prüfen Sie den Inhalt des
E‑POSTBRIEFS.
Gelesen
Sie haben den E‑POSTBRIEF als
gelesen markiert.
Archivieren Sie den
E‑POSTBRIEF gegebenenfalls,
und löschen Sie ihn.
Tabelle 5.3-1 Zustände von E‑POSTBRIEFEN im Posteingang
E‑POSTBRIEFE anzeigen, die an eine Gruppe adressiert sind, deren Mitglied Sie sind:
Wählen Sie Vertretung > Gruppe: <Name der Gruppe>.
HINWEIS
Falsch adressierte Briefe
Briefe, die ein Absender falsch adressiert, landen in der sogenannten Poststelle. Ihre Organisation muss organisatorisch sicherstellen, dass ein fachlicher Betreuer dieses Postfach regelmäßig (möglichst täglich) prüft und die nicht zugeordneten E‑POSTBRIEFE an
die zuständigen Mitarbeiter weiterleitet.
Erscheint ein erwarteter Brief nicht in Ihrem persönlichen oder Gruppenpostfach, bitten
Sie Ihren fachlichen Betreuer, die Poststelle zu prüfen.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter Nicht persönlich zugeordnete E‑POSTBRIEFE identifizieren und weiterleiten.
5.4 E‑POSTBRIEFE verarbeiten
Markieren Sie einen oder mehrere E‑POSTBRIEFE, die Sie erhalten haben, als gelesen, leiten Sie sie weiter oder löschen Sie sie.
Vorgehen
‣
‣
Um einen E‑POSTBRIEF als gelesen zu markieren, wählen Sie die Schaltfläche Gelesen.
Um einen E‑POSTBRIEF an einen anderen Anwender weiterzuleiten, wählen Sie die
Schaltfläche Weiterleiten
HINWEIS
Das Weiterleiten innerhalb Ihres Hauses ist kostenlos.
‣
Version 1.02 zu Release 2.2
Um einen verarbeiteten und ggf. archivierten E‑POSTBRIEFE zu löschen, wählen Sie
die Schaltfläche Löschen. Weitere Informationen zum Archivieren finden Sie in Kapitel
5.6 E‑POSTBRIEFE archivieren.
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
65
5
Postfach verwalten
5.5 E‑POSTBRIEFE freigeben
Prüfen Sie, ob sich in Ihrem Postausgang E‑POSTBRIEFE im Zustand Warten auf Freigabe
befinden, denen Sie als Freigeber zugeordnet sind.
Das Freigeben von E‑POSTBRIEFEN löst den E‑POSTBRIEF Versand aus. Wenn Sie einem E‑POSTBRIEF als Freigeber zugeordnet sind, müssen Sie die den freizugebenden
E‑POSTBRIEF prüfen und freigeben (oder ggf. ablehnen und damit zur erneuten Bearbeitung an den Ersteller zurücksenden). Das System kann den E‑POSTBRIEF sonst nicht auf
den Server der Deutschen Post AG übertragen.
Weitere Informationen zum Weiterleiten von E‑POSTBRIEFEN an einen Freigeber finden
Sie in Kapitel 4.7 E‑POSTBRIEF prüfen, Zustelloptionen anpassen und versenden.
Voraussetzung ü In Ihrem Postausgang befindet sich ein E‑POSTBRIEF im Zustand Warten auf Freigabe.
Vorgehen 1. Prüfen Sie den oder die freizugebenden E‑POSTBRIEFE.
2. Sind die freizugebenden E‑POSTBRIEFE fehlerfrei, selektieren Sie sie mit gedrückter
Strg-Taste, und wählen Sie die Schaltfläche Freigeben (siehe Abbildung 5.5-1 auf Seite
66, Position 3).
Die freigegebenen E‑POSTBRIEFE werden bei der nächsten Abholung vom E‑POST
BUSINESS BOX Server auf den Server der Deutschen Post AG übertragen und dem
Empfänger zugestellt.
3. Um einen fehlerhaften E‑POSTBRIEF zur Bearbeitung an den Ersteller zurückzusenden, gehen Sie wie folgt vor:
a. Wählen Sie die Schaltfläche Ablehnen (siehe Abbildung 5.5-1 auf Seite 66, Position 2).
Ein Dialogfenster erscheint.
b. Erfassen Sie einen Ablehnungsgrund und bestätigen Sie Ihre Eingabe.
Der Ablehnungsgrund erscheint im Hinweisfeld (siehe Abbildung 5.5-1 auf Seite 66,
Position 1).
Der Ersteller erstellt den E‑POSTBRIEF neu.
Abbildung 5.5-1 Freigabefunktion nutzen
5.6 E‑POSTBRIEFE archivieren
Archivieren Sie Ihre elektronische Eingangs- und Ausgangspost bequem und einfach z. B.
im Format PDF.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
66
5
Postfach verwalten
ACHTUNG
Begrenzte Vorhaltezeit von E‑POSTBRIEFEN auf der E‑POSTBUSINESS BOX
E‑POSTBRIEFE werden aus systemischen Gründen automatisch gelöscht. Die Vorhaltezeit kann der technische Betreuer einstellen. (Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter Versandintervalle und automatisches Löschen konfigurieren).
Die E‑POSTBUSINESS BOX ist keine Archivierungslösung, sondern unterstützt Sie beim
Versenden Ihrer Briefe.
Um Ihre ein- und ausgehenden Briefe zu archivieren, müssen Sie eine dedizierte Archivierungslösung (z. B. Ihr Dateisystem oder eine separate Software) verwenden. Beim Archivieren können Sie die in diesem Kapitel beschriebenen Funktionen zum Export Ihrer PDFoder ZIP-Dateien verwenden.
Vorgehen
‣
Um E‑POSTBRIEFE zu archivieren, tun Sie Folgendes:
1. Optional: Filtern Sie die E‑POSTBRIEFE (Abbildung 5.6-1 auf Seite 67, Position 1).
Abbildung 5.6-1 E‑POSTBRIEFE exportieren
2. Markieren Sie im Posteingang oder Postausgang die E‑POSTBRIEFE, die Sie archivieren möchten (Abbildung 5.6-1 auf Seite 67, Position 3).
Markieren Sie den ersten Brief, halten Sie die Shift-Taste gedrückt, und markieren
Sie den letzten gewünschten Brief. Oder markieren Sie einzelne Briefe mit gedrückter Strg-Taste.
3. Wählen Sie die Schaltfläche Exportieren (Abbildung 5.6-1 auf Seite 67, Position 2).
4. Wählen Sie das Verzeichnis, in dem Sie die E‑POSTBRIEFE speichern wollen, und
bestätigen Sie mit OK.
Das System erzeugt für jeden E‑POSTBRIEF eine ZIP-Datei, die Folgendes enthält:
Version 1.02 zu Release 2.2
▪
E‑POSTBRIEF als PDF-Datei
▪
Anhänge (z. B. Bilddateien, Programmdateien usw.)
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
67
5
Postfach verwalten
▪
Bei Briefen im Posteingang: E‑POSTBRIEF als Microsoft Outlook-Nachricht
(.eml-Datei)
HINWEIS
Ihr fachlicher Betreuer kann einen Versendungsnachweis herunterladen. Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter Fachliche Administration > Poststelle überwachen > Versendungsnachweis anzeigen und herunterladen.
HINWEIS
Löschen von E‑POSTBRIEFEN
E‑POSTBRIEFE sind sowohl in der E‑POSTBUSINESS BOX in Ihrem Unternehmen als
auch auf dem zentralen Server, der die E‑POSTBRIEFE verarbeitet, gespeichert.
E‑POSTBRIEFE werden auf dem zentralen Server erst dann gelöscht, wenn Sie sie explizit in der Client-Anwendung Mailbox löschen.
5.7 E‑POSTBRIEFE stornieren
Schließen Sie einen E‑POSTBRIEF, der bereits auf die E‑POSTBUSINESS BOX übertragen
wurde, von der Verarbeitung aus.
Beispiel: Sie stellen fest, dass eine Empfänger-Adresse nicht korrekt ist oder Anschreiben
falsch zugeordnet wurden.
Voraussetzung ü Der E‑POSTBRIEF hat den Status „freigegeben“ (oder wartet auf Freigabe oder wurde
abgelehnt) und ist noch nicht von der E‑POSTBUSINESS BOX an den Server der Deutschen Post AG verschickt worden. Die Intervalle der Übertragung kann der fachliche Betreuer Ihrer E‑POSTBUSINESS BOX einstellen.
Vorgehen 1. Markieren Sie im Postausgang den E‑POSTBRIEF, den Sie stornieren möchten.
Wenn Sie mehrere Briefe markiert haben, dann lassen sie sich nur stornieren, wenn alle
Briefe stornierbar sind.
2. Wählen Sie die Schaltfläche Stornieren.
3. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage.
Die stornierten E‑POSTBRIEFE sind im Programmfenster in der Spalte Zustand mit
dem Eintrag storniert gekennzeichnet.
Nach einer bestimmten Zeitspanne werden die stornierten E‑POSTBRIEFE automatisch
von der E‑POSTBUSINESS BOX gelöscht.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
68
6
Administrative Aktivitäten ausführen
6 Administrative Aktivitäten ausführen
Sie können die folgenden administrativen Tätigkeiten ausführen oder von Ihrem fachlichen
oder technischen Betreuer ausführen lassen.
6.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOX-Server
Bevor Sie E‑POSTBRIEFE schreiben können, melden Sie sich an der E‑POSTBUSINESS
BOX an.
Voraussetzung ü Der fachliche Betreuer hat Sie als Anwender auf der angelegt.
ü Sie haben (z. B. per E-Mail) den Benutzernamen und das Passwort für die
E‑POSTBUSINESS BOX erhalten.
Vorgehen 1. Öffnen Sie die ZurBox.html-Datei, die Sie von Ihrem fachlichen Betreuer erhalten haben.
2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein, und klicken Sie auf das Pfeilsymbol (siehe Abbildung 6.1-1 auf Seite 69, Position 1).
Sie gelangen auf die Willkommensseite.
Abbildung 6.1-1 Anmeldung
6.2 Client-Anwendungen installieren
Wenn nur wenige Anwender die Client-Anwendungen auf ihren Arbeitsplatzrechnern benötigen, installieren Sie sie manuuell.
Voraussetzung ü Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
69
6
Administrative Aktivitäten ausführen
ü Auf dem Arbeitsplatzrechner ist eines der folgenden Betriebssysteme installiert:
ü Microsoft Windows:
ü Microsoft Windows XP (32 Bit)
ü Microsoft Windows 2003 32 Bit
ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows 8 (32 Bit oder 64 Bit)
ü Microsoft Windows Server 2003, 2008, 2008 R2, 2012 und 2012 R2 (jeweils
32 Bit oder 64 Bit)
ACHTUNG
Folgende Microsoft Windows-Versionen werden nicht unterstützt:
ü Vista
ü me Millennium Edition
ü NT
ü 9x
ü 3.x
ü Apple OS X 10.7 oder höher
HINWEIS
Betriebssysteme wie beispielsweise Linux werden nicht unterstützt.
ü Der Arbeitsspeicher ist mindestens 512 MB groß.
ü Der Prozessor ermöglicht ein zügiges Arbeiten mit Office-Programmen (ab Intel
Pentium 4).
ü Auf der Festplatte stehen folgende Speicherkapazitäten zur Verfügung:
ü für die Basisinstallation mindestens 30 MB
ü für Dokumente und temporäre Dateien pro Benutzer mindestens 20 MB. Der benötigte Festplattenplatz hängt von der Art und der Anzahl der zu verarbeitenden Briefe
ab und kann wesentlich größer als 20 MB sein.
ü Eine Installations-Partition auf Laufwerk C:\ sowie ein Standard-Temp-Verzeichnis steht
unter C:\Dokumente und Einstellungen\<Benutzer> zur Verfügung.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
70
6
Administrative Aktivitäten ausführen
ü Sie haben ein Textverarbeitungsprogramm installiert, das einen Drucker über den Druckdialog Ihres Betriebssystems ansprechen kann. Zum Erstellen von E‑POSTBRIEFEN
sind z. B. folgende Anwendungen für MS Windows und Apple OS X geeignet:
ü Microsoft Office Versionen 2003, 2007, 2010 oder 2013
ü Office-Suite von OpenOffice.org
ü Office-Suite Libreoffice
ACHTUNG
Apple Pages und TextEdit
Die Apple OS X-Textverarbeitungsprogramme Pages und TextEdit werden nicht unterstützt. Es kommt zu Formatabweichungen.
ACHTUNG
Bilderzeugende Anwendungen
Anwendungen, die Ihre Dokumente zur Ausgabe auf den Drucker in Bilder umwandeln, werden nicht unterstützt.
ü Falls der Zugriff der Client-Anwendungen auf die E‑POSTBUSINESS BOX über eine Firewall erfolgt, hat der technische Betreuer den Zugriff für folgende Ports erlaubt:
ü https-Port 4443 für die Client-Anwendungen Connect und Mailbox
ü https-Port 443 für den Zugriff auf das Web-Frontend der E‑POSTBUSINESS BOX
zum Ändern des Kennworts durch den Anwender
ü Falls Sie einen Proxy-Server für die Kommunikation zwischen den Arbeitsplatzrechnern
mit den Client-Anwendungen und der E‑POSTBUSINESS BOXverwenden, haben Sie
Folgendes sichergestellt:
ü Der Proxy-Server unterstützt das Protokoll HTTP. Das Protokoll SOCKS wird in diesem
Fall nicht unterstützt.
ü Im Proxy-Server sind die IP-Adresse und Port freigegeben wie in Tabelle 1 angegeben.
HINWEIS
Alle Verbindungen sind ausgehend.
ü Das Analysieren der übertragenen Daten durch den Proxy-Server (die sogenannte
Inspection) ist deaktiviert.
ü Sie haben auf dem Arbeitsplatzrechner per Netzwerk Zugriff auf den
E‑POSTBUSINESS BOX-Server.
Vorgehen 1. Stellen Sie sicher, dass der technische Betreuer die Firmware der E‑POSTBUSINESS
BOX aktualisiert und die aktuelle Version der Anwendungs-Software auf die
E‑POSTBUSINESS BOX heruntergeladen hat. Weitere Informationen finden Sie im
Administratorhandbuch unter Software-Aktualisierungen planen und durchführen.
2. Melden Sie sich am E‑POSTBUSINESS BOX Server an.
Weitere Informationen finden Sie unter 6.1 Anmelden am E‑POSTBUSINESS BOXServer.
3. Wählen Sie E‑POSTBUSINESS BOX (siehe Abbildung 6.2-1 auf Seite 72, Position 1).
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
71
6
Administrative Aktivitäten ausführen
Abbildung 6.2-1 Verfügbare Software finden
4. Wählen Sie unter Startseite im Bereich Ihre E‑POSTBRIEF Poststelle den Link
E‑POSTBRIEF (siehe Abbildung 6.2-1 auf Seite 72, Position 2).
Die aktuell verfügbare Software (Installationsdateien) wird angezeigt (Abbildung 6.2-2
auf Seite 72, Position 1).
Abbildung 6.2-2 Software herunterladen
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
72
6
Administrative Aktivitäten ausführen
ACHTUNG
Beachten Sie beim Installieren der Software auf den Arbeitsplatzrechnern die Reihenfolge der folgenden Schritte.
5. Wenn Sie Apple OS X benutzen, stellen Sie sicher, dass bereits ein (beliebiger) Druckertreiber installiert ist.
Textverarbeitungsprogramme unter Apple OS X können andernfalls den E‑POSTBRIEF
Druckertreiber nicht korrekt erkennen.
6. Laden Sie die Datei ghostscript-win-<Release>.msi (Apple OS X: ghostscriptosx-<Release>.dmg) auf den Arbeitsplatzrechner des Anwenders herunter, und installieren Sie Ghostscript.
7. Laden Sie das Anwendungspaket epost_box_workplace-win-<Release>.msi ( Apple OS X: epost_box_workplace-osx-<Release>.dmg) auf den Arbeitsplatzrechner
des Anwenders herunter.
8. Installieren Sie das Anwendungspaket.
Wenn Sie MS Windows benutzen, erscheint das Dialogfenster L-Vin Config.
9. Wenn Sie Apple OS X benutzen, wählen Sie Programme > E-POSTConfig, damit das
Dialogfenster erscheint.
10. Definieren Sie die Verbindung mit der E‑POSTBUSINESS BOX.Sie haben folgende
Möglichkeiten:
▪
Wenn Sie keinen Proxy-Server haben, erfassen Sie auf der Registerkarte Verbindung im Eingabefeld Serveradresse die IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX.
HINWEIS
Die dynamisch generierte IP-Adresse der E‑POSTBUSINESS BOX finden Sie in
der Adresszeile der im HTML-Browser geöffneten Datei ZurBox.html.
▪
Wenn Sie die Client-Anwendungen über einen Proxy-Server mit der
E‑POSTBUSINESS BOX verbinden, erfassen Sie auf der Registerkarte Proxy die
Konfigurationsparameter Ihres Proxy-Servers.
Nach der Installation finden Sie unter Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX
die installierten Anwendungen Mailbox und Config sowie Connect (Abbildung 6.2-3 auf
Seite 73).
Abbildung 6.2-3 Client-Anwendungen unter Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX
Auf Ihrem Desktop sind Verknüpfungen zu Mailbox und Connect angelegt (Abbildung
6.2-4 auf Seite 74). Unter Windows 8 und Windows Server 2012 werden keine Verknüpfungen auf dem Desktop angelegt. Sie finden die Anwendungen bei Windows 8 unter Start > Apps bearbeiten.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
73
6
Administrative Aktivitäten ausführen
Abbildung 6.2-4 Desktop-Icons für Connect und Mailbox
Ein zusätzlicher Drucker E‑POSTBUSINESS BOX Printer ist installiert, über den
E‑POSTBRIEFE versendet werden können.
11. Damit die Client-Anwendungen Mailbox und Connect korrekt starten, stellen Sie sicher,
dass die Umgebungsvariable (typischerweise Home) vorhanden ist (z. B. unter Microsoft
Windows 7 unter Start > Systemsteuerung > System > Erweiterte Einstellungen > Erweitert > Umgebungsvariablen).
Hintergrund: Die Client-Anwendungen benötigen ein Zertifikat. Das Zertifikat muss sich
in einem lokalen Verzeichnis speichern lassen, für das der Anwender Zugriffsrechte hat.
Wenn keine Umgebungsvariable vorhanden ist, dann müssen Sie ein lokales Verzeichnis
für das Zertifikat anlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Abhilfe für den Fehler
"While fetching appinfo: error setting certificate verify location".
12. Wählen Sie Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX > Connect.
Das Dialogfenster Zertifikatsprüfung erscheint.
13. Wählen Sie Akzeptieren.
Es erscheint das Dialogfenster Authentifizierung.
HINWEIS
Das Dialogfenster Authentifizierung erscheint nicht, wenn die Authentifizierung für
die Client-Anwendungen deaktiviert ist (Anwender können sich dann ohne Passwort
anmelden). In diesem Fall erscheint das Dialogfenster Freigabe. Das Dialogfenster
Freigabe erscheint, damit der Anwender sich einmalig authentifiziert. Bei weiterem
Aufrufen der Client-Anwendungen erscheint dieses Fenster nicht mehr. Die ClientAnwendungen Connect und Mailbox öffnen sich dann also ohne Anmeldedialog.
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch unter Authentifizierung für
Client-Anwendungen deaktivieren.
14. Melden Sie sich mit Ihrem E‑POSTBUSINESS BOX-Benutzernamen und Passwort an,
die Sie per E-Mail oder von Ihrem technischen Betreuer persönlich erhalten haben (voreingestellt ist Ihre Windows-Kennung).
Das Zertifikat wird in dem Verzeichnis gespeichert, das der Umgebungsvariablen zugeordnet ist.
15. Prüfen Sie, ob sich die Client-Anwendungen Connect und Mailbox starten lassen.
Wenn sich die Client-Anwendungen trotz vorhandener Umgebungsvariable nicht starten
lassen, dann müssen Sie ein lokales Verzeichnis für das Zertifikat anlegen. Weitere Informationen finden Sie in der Abhilfe für den Fehler "While fetching appinfo: error setting
certificate verify location".
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
74
6
Administrative Aktivitäten ausführen
16. Wenn Sie unter Apple OS X eine Textverarbeitungsanwendung wie LibreOffice, OpenOffice benutzen, stellen Sie sicher, dass die Anwendung den systemweiten Druckdialog
nutzt. Dazu schalten Sie den anwendungseigenen Druckdialog aus:
a. Wählen Sie Einstellungen > <Name der Textverarbeitungsanwendung> > Allgemein.
Sie gelangen in das Dialogfenster Optionen - <Names des Textverarbeitungsprogramms> - Allgemein (Abbildung 6.2-5 auf Seite 75).
Abbildung 6.2-5 Anwendungsspezifischen Druckdialog abschalten
b. Deaktivieren Sie unter Dialog zum Öffnen/Speichern das Kontrollkästchen <Name
der Textverarbeitungsanwendung>-Dialoge verwenden (Abbildung 6.2-5 auf Seite 75, Position 1).
HINWEIS
Wenn Sie MS Office unter Apple OS X verwenden, können Sie den Schritt auslassen.
MS Office nutzt den systemweiten Druckdialog von sich aus.
Ergebnis Die Client-Anwendungen Connect und Mailbox sind auf dem Arbeitsplatzrechner einsatzbereit.
6.3 Passwort ändern
Nachdem der fachliche Betreuer Sie als Anwender angelegt hat, ändern Sie das initial vergebene Passwort bei der ersten Anmeldung an der E‑POSTBUSINESS BOX.
Vorgehen 1. Melden Sie sich am E‑POSTBUSINESS BOX Server an.
2. Führen Sie den Mauszeiger über den Anmeldenamen. Es erscheint der Link Eigenes
Passwort ändern (siehe Abbildung 6.3-1 auf Seite 76).
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
75
6
Administrative Aktivitäten ausführen
Abbildung 6.3-1 Passwort ändern
3. Wählen Sie den Link Eigenes Passwort ändern.
4. Geben Sie Ihr aktuelles Passwort ein.
5. Geben Sie ein Passwort ein, das mindestens 8 Stellen hat und möglichst Zahlen und
Sonderzeichen enthält.
6. Wiederholen Sie die Eingabe des neuen Passworts.
7. Speichern Sie das neue Passwort.
6.4 Neues Passwort anfordern
Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, lassen Sie sich per E-Mail ein neues Passwort an
die bei der Benutzerverwaltung eingerichtete E-Mail-Adresse zusenden.
HINWEIS
Zugangsdaten des technischen Betreuers verloren
Damit Sie auf die E‑POSTBUSINESS BOX auch dann als technischer Betreuer zugreifen
können, wenn die Zugangsdaten verloren sind, können Sie einen temporären Administrator anlegen. Als temporärer Administrator können Sie einen neuen technischen Betreuer
anlegen.
Weitere Informationen finden Sie im Administratorhandbuch im Troubleshooting-Kapitel
„Zugangsdaten des technischen Betreuers sind verloren“.
Voraussetzung ü Der technische Betreuer hat den E-Mail-Versand konfiguriert.
ü Der technische oder fachliche Betreuer hat Sie als Anwender in der E‑POSTBUSINESS
BOX angelegt.
Vorgehen 1. Öffnen Sie die ZurBox.html-Datei, die Sie von Ihrem fachlichen Betreuer erhalten haben.
2. Wählen Sie Passwort vergessen.
3. Erfassen Sie Ihre E‑Mail-Adresse.
4. Wählen Sie Passwort zuschicken.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
76
6
Administrative Aktivitäten ausführen
6.5 Support-Funktionen nutzen
Für Support-Zwecke exportieren Sie auf Nachfrage Fehlermeldungen in eine csv-Datei oder
lassen sich die Daten anzeigen.
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Client-Anwendung Connect den Menüpunkt Fehler > Fehlerliste exportieren.
2. Zeigen Sie auf Nachfrage durch den Support im Hilfemenü z. B. installierte Plugins an.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
77
7
Troubleshooting und Fehlermeldungen
7 Troubleshooting und Fehlermeldungen
In diesem Kapitel finden Sie Lösungen für unerwartetes Verhalten der Client-Anwendungen
oder Einschränkungen ihrer Funktionalität.
Abhilfen zu Fehlern, die beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN auftauchen können, finden
Sie unter 4.2.1 Fehler beim Erstellen von E‑POSTBRIEFEN beheben.
Weitere Problembeschreibungen und Lösungen, die eventuell Administratorrechte auf Ihrem
Rechner voraussetzen, finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch unter
Troubleshooting.
7.1 Ein versendeter E‑POSTBRIEF erscheint nicht im Postausgang
Sie haben einen E‑POSTBRIEF versendet, der aber nicht in Ihrem Postausgang erscheint.
Typische Ursache: Sie sind als Anwender angelegt, aber es ist Ihnen keine individuelle
E‑POSTBRIEF Adresse zugeordnet. Deshalb wird Ihrem E‑POSTBRIEF eine StandardAbsender-Adresse zugeordnet, typischerweise nach dem Schema info@<firmenname>.epost.de. Alle Briefe mit Standard-Absender-Adresse sind nur dem fachlichen Betreuer sichtbar.
Vorgehen 1. Prüfen Sie, ob Sie eine individuelle E‑POSTBRIEF Adresse besitzen:
a. Erstellen Sie in der Client-Anwendung Connect einen neuen E‑POSTBRIEF.
b. Prüfen Sie im Feld Ihre E‑POSTBRIEF Adresse (Abbildung 4.7-1 auf Seite 56, Position 2) die voreingestellte E‑POSTBRIEF Absenderadresse.
Wenn die angezeigte Adresse nicht dem Schema <Name oder Kürzel des Anwenders>@<firmenname>.epost.de entspricht, dann besitzen Sie keine individuelle
E‑POSTBRIEF Adresse.
2. Damit Sie künftig E‑POSTBRIEFE mit individueller Absenderadresse senden können,
bitten Sie Ihren fachlichen Betreuer, eine E‑POSTBRIEF Adresse für Sie anzulegen.
Weitere Informationen finden Sie im E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
unter Anwender und E‑POSTBRIEF Postfächer manuell anlegen.
7.2 Client-Anwendung Connect ist sehr langsam, es gibt Abstürze in der Anwendung oder Fehlermeldungen
Um die Performance zu verbessern, ändern Sie die Grafikeinstellungen.
Tun Sie (z. B. unter Windows 7) Folgendes:
Vorgehen 1. Wählen Sie in der Systemsteuerung unter Geräte und Drucker den E‑POSTBRIEF
Drucker.
2. Wählen Sie im Kontextmenü Druckereigenschaften.
3. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Schaltfläche Einstellungen.
4. Wählen Sie auf der Registerkarte Papier/Qualität die Schaltfläche Erweitert.
5. Weisen Sie unter Grafik dem Parameter Druckqualität den Wert 300dpi zu.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
78
7
Troubleshooting und Fehlermeldungen
7.3 Die Druckqualität von Grafiken in E‑POSTBRIEFEN ist unbefriedigend
Die Qualität des Ausdrucks (Auflösung) ist gering, oder die Farben stimmen nicht.
Sie haben folgende Möglichkeiten:
Vorgehen
‣
‣
Um eine hohe Qualität des Ausdrucks sicherzustellen, müssen Sie in Ihren
E‑POSTBRIEFEN oder Dokumentvorlagen für E‑POSTBRIEFE Grafiken mit einer Auflösung von mindestens 300 dpi verwenden. Verwenden Sie ein kostenloses Programm
wie IrfanView, um zu prüfen, welche Auflösung Ihre Grafiken haben.
Um eine optimale Farbtreue sicherzustellen, erstellen Sie elektronisches Briefpapier im
Farbraum CMYK und hinterlegen es als fachlicher Betreuer auf der
E‑POSTBUSINESS BOX.
HINWEIS
Warum den Farbraum CMYK verwenden?
Dokumente, die nicht im CMYK-Farbraum sind (dies gilt auch für Sonderfarben wie
etwa Pantone-Farbräume), konvertiert das System automatisch nach CMYK (entweder in der Client-Anwendung Connect oder beim Druckdienstleister). Dabei kann es
passieren, dass sich die Farben des gedruckten Dokuments von denen des originalen, digitalen Dokuments unterscheiden.
Die meisten Büroanwendungen (z. B. Microsoft Word) verwenden den Farbraum
RGB. Weil der CMYK-Farbraum kleiner ist als der RGB-Farbraum, können im Offsetdruck nicht alle, z. B. am Monitor verfügbaren, Farben reproduziert werden. Bei
E‑POSTBRIEFEN, die Sie mit diesen Anwendungen erstellen, kann es durch das
Konvertieren nach CMYK deshalb zu Verschiebungen der Farbwerte kommen.
Weitere Informationen finden Sie (im Administratorhandbuch) unter 3.2 Elektronisches
Briefpapier einrichten.
Beachten Sie auch die Empfehlungen zu Auflösung, Farbeinstellungen und eingebetteten Schriften bei PDF-Dateien im Anwenderhandbuch unter 4.5 Anhänge anfügen).
7.4 „While executing securitray ...“
Eine-Client-Anwendung lässt sich nicht starten, wenn sie im Hintergrund bereits läuft.
Manchmal wird eine Client-Anwendung nicht korrekt beendet. Sie müssen dann die noch
laufende Instanz der Client-Anwendung beenden, um eine neue starten zu können.
Vorgehen
Version 1.02 zu Release 2.2
‣
Öffnen Sie mit Strg+Alt+Entf den Windows Task Manager und beenden Sie den Prozess securitray.exe.
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
79
8
Anhang
8 Anhang
Folgende Informationen sind wichtig für den korrekten Betrieb der E‑POSTBUSINESS BOX:
8.1 Zugehörige Dokumente
Folgende Dokumente sind Bestandteile der Produktdokumentation der E‑POSTBUSINESS
BOX.
HINWEIS
Die jeweils aktuellste Version der Produktdokumentation finden Sie im Download-Center
unter www.epost.de > Hilfe > Für Unternehmen > DownloadCenter > E‑POSTBUSINESS BOX.
Version 1.02 zu Release 2.2
Zielgruppe
Typische Anwendungsfälle
Dokument
Technischer
Administrator
Klären der technischen und fachlichen
Voraussetzungen für den Einsatz der
E‑POSTBUSINESS BOX
E‑POSTBUSINESS BOX Datenblatt
Technischer
Administrator
Aufstellen der E‑POSTBUSINESS BOX
Betriebsanweisung mit Sicherheitshinweisen (enthalten im Paket mit der
Hardware)
Technischer
Administrator
Inbetriebnahme der
E‑POSTBUSINESS BOX
E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Inbetriebnahme in einfachen ITUmgebungen (auch enthalten im Paket mit der Hardware)
Technischer
Administrator
Inbetriebnahme, Administrieren der
E‑POSTBUSINESS BOX im laufenden
Betrieb, Anbinden eines Output
Management-Systems an die
E‑POSTBUSINESS BOX für Massensendungen
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
Fachlicher
Administrator
Erstellen von Dokumentvorlagen, Anlegen von Anwendern
E‑POSTBUSINESS BOX Administratorhandbuch
Technischer
ZahlungsPLUS zum Versenden von
und FachliRechnungen konfigurieren
cher Administrator
E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden ZahlungsPLUS.
Fachlicher
Administrator
Durchführen von Aktivitäten im
E‑POSTBRIEF Portal (z. B. Veröffentlichen von E‑POSTBRIEF Adressen)
E‑POST Administratorenhandbuch für
Geschäftskunden (im DownloadCenter unter www.epost.de > Hilfe > Für Unternehmen > DownloadCenter > E‑POST)
Grafiker im
Marketing,
externe
Dienstleister
Erstellen von Dokumentvorlagen oder
elektronischem Briefpapier
E‑POSTBUSINESS BOX Kurzanleitung Dokumentvorlagen
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
80
8
Anhang
Zielgruppe
Typische Anwendungsfälle
Dokument
Output
Halb- oder vollautomatische BriefproManagement- duktion implementieren.
Systemadministrator
E‑POSTBUSINESS BOX Einrichtungsleitfaden Versandautomatisierung
Anwender
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
Erstellen und Versenden von
E‑POSTBRIEFEN
Tabelle 8.1-1 Dokumentation E‑POSTBUSINESS BOX nach Anwendungsfällen und Zielgruppen
8.2 Support
Bei Fragen zu technischen Problemen oder bei Fragen zum Thema
E‑POSTBUSINESS BOX oder E‑POSTBRIEF wenden Sie sich an den E-POST Kundenservice für Geschäftskunden.
▪
Tel.: +49 228 76 36 76 06, Mo – Fr 8.00 – 20.00 Uhr (außer an bundeseinheitlichen
Feiertagen)
▪
E‑POSTBRIEF: [email protected]
▪
E-Mail: [email protected]
HINWEIS
Aus Datenschutzgründen prüft der Kundenservice über einen Eintrag im E‑POST Portal in
bestimmten Fällen Ihre Berechtigung. Personen, die bei der Registrierung erfasst wurden
(z. B. Geschäftsführer, Administratoren) sind bereits im E‑POST Portal registriert.
Weitere Informationen zum Anlegen zusätzlicher Mitarbeiter finden Sie im E‑POST Administratorenhandbuch für Geschäftskunden im Download-Center unter www.epost.de > Hilfe > Für Unternehmen > Download-Center > E‑POST.
ACHTUNG
Der E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kann keine Fragen zu Problemen mit
der E‑POSTBUSINESS BOX beantworten, die durch die Verwendung von Software verursacht werden, die nicht von der Deutschen Post AG hergestellt oder explizit für die Nutzung mit der E‑POSTBUSINESS BOX freigegeben ist.
8.3 Drucken von E‑POSTBRIEFEN
Beim Drucken von physischen E‑POSTBRIEFEN nutzt die Deutsche Post AG standardisierte Produktionsverfahren. Die Materialien sind nach Umweltschutzstandards zertifiziert.
Brieftypen Die Typen von E‑POSTBRIEFEN, die Sie versenden können, unterscheiden sich nach Umfang und damit nach Portokosten:
▪
Standardbrief: max. 3 Blätter simplex oder 6 Seiten duplex
▪
Kompaktbrief: max. 9 Blätter simplex oder 18 Seiten duplex
▪
Großbrief: max. 94 Blätter simplex oder 188 Seiten duplex
Die Portokosten finden Sie in Ihrem Vertrag mit der Deutschen Post AG.
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
81
8
Anhang
Papier ▪
▪
Version 1.02 zu Release 2.2
Das Briefpapier kommt von Lieferanten, die nach dem Zertifizierungssystem für nachhaltige Waldbewirtschaftung PEFC arbeiten und nach Umweltmanagement-Standards
(ISO 14001) zertifiziert sind.
Die Umschläge entsprechen dem FSC (Forest Stewardship Council)-Standard.
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
82
Index
A
Adresse
Empfängeradresse formal korrekt erfassen...
............................................................ 25
Adressfeld
Grafiken formatieren und positionieren......26
Sperrflächen im Adressfeld (Grafik)...........19
Sperrflächen im Adressfeld (Maße)........... 23
Anschreiben
Papierformat.............................................. 22
Sperrflächen an Seitenrand und in Adressfeld (Grafik)..........................................19
Sperrflächen im Adressfeld (Maße)........... 23
Anwender
Client-Anwendungen manuell installieren..69
Dokumentvorlage zentral bereitstellen...... 31
Apple OSX
Client-Anwendungen unter OSX installieren.
............................................................ 69
Arbeitsplatzrechner
Dokumentvorlage zentral bereitstellen...... 31
Auflösung (Grafiken)........................................ 26
Hohe Druckqualität sicherstellen............... 79
Ausländische Schriften (Fonts)
Elektronisches Briefpapier einrichten.......... 5
Auslandsbriefe
Empfängeradresse formal korrekt erfassen...
............................................................ 25
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern....38
Automatisierung
Brieftrenner für Serienbriefe festlegen....... 30
B
Beschneidungs-Pfade aus DTP-Programmen
vermeiden
Grafiken formatieren und positionieren......26
Briefe
Dokumentvorlagen erstellen...................... 13
Fehler in Briefen identifizieren .................. 19
Briefe prüfen und freigeben lassen
E‑POSTBRIEFE freigeben.........................66
Briefpapier, elektronisches................................. 5
Falzmarken entfernen................................ 24
Grafiken formatieren und positionieren......26
Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen.................................................. 22
Sperrflächen an Seitenrand und in Adressfeld (Grafik)..........................................19
Version 1.02 zu Release 2.2
Sperrflächen im Adressfeld (Maße)........... 23
Brieftrenner
Regulären Ausdruck zum Trennen von Serienbriefe festlegen................................30
Steuerungsinformation in Dokumentvorlage
einfügen...............................................28
Brieftypen......................................................... 81
Brief- und Umschlagpapier, Umweltschutznormen............................................................ 81
C
Checkliste
Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 13
Client-Anwendung Connect
Versenden beschleunigen......................... 41
Client-Anwendungen
Client-Anwendung Connect sehr langsam/
stürzt ab...............................................78
Clipping-Pfade aus DTP-Programmen vermeiden
Grafiken formatieren und positionieren......26
CMYK
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 79
CMYK-Farbraum
Elektronisches Briefpapier einrichten.......... 5
Connect
Versenden beschleunigen......................... 41
D
DIN 5008............................................................ 4
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX........80
Dokumentvorlage
Alternativ elektronisches Briefpapier einrichten......................................................... 5
Brieftrenner für Serienbriefe festlegen....... 30
Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 13
Dokumentvorlage zentral bereitstellen...... 31
Falzmarken entfernen................................ 24
Fehler in Dokumentvorlagen identifizieren ...
............................................................ 19
Grafiken formatieren und positionieren......26
Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen.................................................. 22
Sperrflächen an Seitenrand und in Adressfeld (Grafik)..........................................19
Sperrflächen im Adressfeld (Maße)........... 23
Steuerungsinformation in Dokumentvorlage
einfügen...............................................28
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
83
Warum Dokumentvorlagen erstellen..........38
DPI (Auflösung von Grafiken)
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 79
Druckqualität
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 79
DTP- und Bildprogramme (InDesign, QuarkXpress, Photoshop)
Grafiken formatieren und positionieren......26
DV-Freimachung
Sperrflächen im Adressfeld (Grafik)...........19
Sperrflächen im Adressfeld (Maße)........... 23
Grafiken formatieren und positionieren......26
Fehlermeldung
While executing securitray ........................ 79
Fonts (Schriften)
Elektronisches Briefpapier einrichten.......... 5
Freimachung
Sperrflächen im Adressfeld (Grafik)...........19
Sperrflächen im Adressfeld (Maße)........... 23
FSC (Forest Stewardship Council)-Standard
Verwendetes Umschlagpapierpapier......... 81
E
I
Einbetten von Schriften (Fonts)
Elektronisches Briefpapier einrichten.......... 5
Einfrieren beim Versenden vermeiden............. 41
Elektronisches Briefpapier
Falzmarken entfernen................................ 24
Grafiken formatieren und positionieren......26
Papierformat und Seitenränder korrekt einstellen.................................................. 22
Sperrflächen an Seitenrand und in Adressfeld (Grafik)..........................................19
Sperrflächen im Adressfeld (Maße)........... 23
Elektronisches Briefpapier einrichten................. 5
Empfängeradresse formal korrekt erfassen..... 25
E‑POSTBRIEF
E‑POSTBRIEFE freigeben.........................66
E‑POSTBRIEFE freigeben............................... 66
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden
kontaktieren............................................... 81
F
Falzmarken
Sperrflächen im Anschreiben (Grafik)........19
Falzmarken entfernen...................................... 24
Farbtreue
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 79
Farbtreue von Dokumenten sicherstellen
Elektronisches Briefpapier einrichten.......... 5
Fehler
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 38
Dokumentvorlagen auf Fehler prüfen ....... 19
Empfängeradresse formal korrekt erfassen...
............................................................ 25
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren..................................81
Version 1.02 zu Release 2.2
G
Grafiken formatieren und positionieren............ 26
InDesign und andere DTP- und Bildprogramme
Grafiken formatieren und positionieren......26
Informationen
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX. 80
Informationsverlust
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 38
Installation
Client-Anwendungen manuell installieren..69
ISO 14001
Verwendetes Briefpapierpapier..................81
K
Kundenservice
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren..................................81
L
Länderkennzeichen
Empfängeradresse formal korrekt erfassen...
............................................................ 25
Layoutfehler
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 38
Layout- und Bildprogramme (InDesign, QuarkXpress, Photoshop)
Grafiken formatieren und positionieren......26
Layout von Anschreiben
Sperrflächen an Seitenrand und in Adressfeld (Grafik)..........................................19
Sperrflächen im Adressfeld (Maße)........... 23
Logos, mehrere
Elektronisches Briefpapier einrichten.......... 5
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
84
M
S
Marken, mehrere
Elektronisches Briefpapier einrichten.......... 5
Microsoft Windows
Client-Anwendungen manuell installieren..69
Mitarbeiter
Client-Anwendungen manuell installieren..69
Schriften (Fonts)
Elektronisches Briefpapier einrichten.......... 5
Seitenrand
Grafiken formatieren und positionieren......26
Maße..........................................................22
Sperrflächen am Seitenrand (Grafik)......... 19
Seitenzahl
Typen von E‑POSTBRIEFEN.................... 81
Serienbrief
Brieftrenner für Serienbriefe festlegen....... 30
Steuerungsinformation in Dokumentvorlage
einfügen...............................................28
Service
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren..................................81
Skalieren
Grafiken formatieren und positionieren......26
Software
Client-Anwendungen manuell installieren..69
Software-Verteilung
Dokumentvorlage zentral bereitstellen...... 31
Sonderfarben konvertieren
Elektronisches Briefpapier im CMYKFarbraum einrichten.............................. 5
Sperrflächen
DIN 5008......................................................4
Grafiken formatieren und positionieren......26
Grafische Übersicht der Sperrflächen........19
Maße der Sperrflächen am Seitenrand......22
Maße der Sperrflächen im Adressfeld....... 23
Support
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren..................................81
O
Optimale Grafik- und Druckqualität
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 79
OSX
Client-Anwendungen unter Apple OSX installieren.............................................. 69
P
PC
Dokumentvorlage zentral bereitstellen...... 31
PEFC-Standard
Verwendetes Briefpapierpapier..................81
Photoshop und andere DTP- und Bildprogramme
Grafiken formatieren und positionieren......26
Portokosten
Typen von E‑POSTBRIEFEN.................... 81
Probleme
E-POST Kundenservice für Geschäftskunden kontaktieren..................................81
Q
Qualitätssicherung
E‑POSTBRIEFE freigeben.........................66
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 79
QuarkXpress und andere DTP- und Bildprogramme
Grafiken formatieren und positionieren......26
R
Rand von Seiten
Randabstände (Maße)............................... 22
Sperrflächen am Seitenrand (Grafik)......... 19
Regulärer Ausdruck
Brieftrenner für Serienbriefe festlegen....... 30
RGB-Farben konvertieren
Elektronisches Briefpapier im CMYKFarbraum einrichten.............................. 5
RGB-Farbraum
Hohe Druckqualität und Farbtreue sicherstellen.................................................. 79
Version 1.02 zu Release 2.2
T
Template
Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 13
Trenner
Steuerungsinformation in Dokumentvorlage
einfügen...............................................28
Troubleshooting
Automatische Korrektur von Layout-Fehlern.
............................................................ 38
Empfängeradresse formal korrekt erfassen...
............................................................ 25
Fehler in Dokumentvorlagen identifizieren ...
............................................................ 19
Grafiken formatieren und positionieren......26
Typen von E‑POSTBRIEFEN...........................81
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
85
U
Umfang
Typen von E‑POSTBRIEFEN.................... 81
Umweltschutz
Verwendetes Papier...................................81
V
Versenden beschleunigen................................ 41
Verteilung
Dokumentvorlage zentral bereitstellen...... 31
Verwendetes Papier......................................... 81
Vorlage
Dokumentvorlagen für Briefe erstellen...... 13
W
Weißtext
Steuerungsinformation in Dokumentvorlage
einfügen...............................................28
Weitere Informationen
Dokumente zur E-POSTBUSINESS BOX. 80
While executing securitray .............................. 79
Windows
Client-Anwendungen manuell installieren..69
Z
Zentrales Bereitstellen von Dokumentvorlagen31
Version 1.02 zu Release 2.2
E‑POSTBUSINESS BOX Anwenderhandbuch
86
Figures
Abbildung
1.1-1
Abbildung
3.2-1
Abbildung
3.2-2
Abbildung
3.2-3
Abbildung
3.2-4
Abbildung
3.2-5
Abbildung
3.2-6
Abbildung
3.3-1
Abbildung
3.3-2
Abbildung
3.3-3
Abbildung
3.3-4
Abbildung
3.3-5
Abbildung
3.4-1
Abbildung
3.4-2
Abbildung
3.4-3
Abbildung
3.5-1
Abbildung
3.5-2
Abbildung
3.6-1
Abbildung
4.2-1
Abbildung
4.2-2
Abbildung
4.2-3
Abbildung
4.2-4
Abbildung
4.2-5
Abbildung
4.2-6
Abbildung
4.4-1
Abbildung
4.6-1
Abbildung
4.6-2
Abbildung
4.6-3
Positionsnummer .
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. 2
Sicht Briefpapier .
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. 8
Briefpapiervorschau .
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. 9
Vorschau auf separat für Folgeseiten und Rückseiten erstellte Briefpapiere .
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.10
Briefpapier verfügbar machen .
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.11
Briefpapier in der Client-Anwendung Connect einem E‑POSTBRIEF zuordnen .
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.12
Briefpapier einem Sammelkorb zuweisen
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.13
Sperrflächen Seite 1 .
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.14
Beispiel: Schriften einbetten unter MS Word 2003 .
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.15
Taskleiste mit Symbol E‑POSTBUSINESS BOX Connect
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.15
Anschreiben mit Fehlern .
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.16
Farbige Rahmen unterstützen des Platzieren von Grafik- und Textelementen
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.17
Maße für Sperrflächen und Adressposition .
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.20
Sperrflächen Seite 1 .
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.21
Sperrflächen Seite 2 und folgende .
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.22
Steuerungsinformation in Dokumentvorlagen für Serienbriefe sichtbar machen .
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.29
Brieftrenner festlegen.
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.30
Vorlage entfernen .
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.32
Anschreiben unter OS X mit An E‑POSTBUSINESS BOX Connect senden drucken .
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.35
Anschreiben versandfertig machen
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.36
Automatisch korrigierte Fehler .
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.39
Nicht automatisch korrigierbarer Layout-Fehler .
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.40
Fehlerkorrektur: Meldung bei Verkleinern.
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.40
Verkleinern von Seiteninhalten .
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.41
Serienbrief mit Steuerungsinformation
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.46
Beispiel: Rechnung mit Rechnungsdaten.
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.52
Rechnungsdaten mit Heuristik erkennen .
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.53
Belegschlüssel wählen .
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.54
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Abbildung
4.7-1
Abbildung
4.7-2
Abbildung
5.1-1
Abbildung
5.2-1
Abbildung
5.5-1
Abbildung
5.6-1
Abbildung
6.1-1
Abbildung
6.2-1
Abbildung
6.2-2
Abbildung
6.2-3
Abbildung
6.2-4
Abbildung
6.2-5
Abbildung
6.3-1
E‑POSTBRIEFE‑POSTBRIEF versenden
.
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.56
E‑POSTBRIEF Standard-Anschreiben anpassen .
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.59
E‑POSTBRIEFE filtern
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.62
Postausgang prüfen .
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.63
Freigabefunktion nutzen .
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.66
E‑POSTBRIEFE exportieren
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.67
Anmeldung .
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.69
Verfügbare Software finden .
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.72
Software herunterladen .
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.72
Client-Anwendungen unter Start > Programme > E‑POSTBUSINESS BOX .
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.73
Desktop-Icons für Connect und Mailbox .
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.74
Anwendungsspezifischen Druckdialog abschalten .
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.75
Passwort ändern .
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.76
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Deutsche Post DHL Group
Deutsche Post AG
Charles-de-Gaulle-Straße 20
53113 Bonn
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