CSR 文書管理規程 （目的） １ この規程は、主として、株式会社リバティーエステート（以下、当社という） の取得若しくは保有する業務等に関する企業情報、個人データに係る文書の登録（入力） 、 保管（保存）又は廃棄（消去）等の管理について必要な事項を定めるものとする。 （定義） ２－１ 本規程において「文書」とは、当社の業務上作成し、又は取得した文書、図画及 び電磁的記録であって、組織的に用いるものとして、当社が保有しているものをいう。 ２－２ 本規程において「部署」とは、次に掲げる部、課等をいう。 経営戦略室 営業部 事業部 総務・経理部 管理部 なお、上記部署担当が繁忙期等において他の部署を兼任することがある。 （総括文書管理者） ３－１ 当事務所、文書管理に関する事務を統括し、文書管理に関する事務の指導監督及 び研修等を行うため、総括文書管理者１人を置く。 ３－２ 総括文書管理者は、当社が取得又は保有する文書について、業務若しくは事務の 性質・内容等に応じた以下の分類基準を作成・確認する。 （分類基準） ※物件情報 個人データ共通 電子媒体で物件毎の、フォルダを作成したうえで、 文書の作成、入力をする。入力後の資料はプリント・アウトの上 添付資料等の外部資料と共に書庫に施錠保管する。 ※物件情報の保管と検索について 物件情報については、契約書・重要事項説明書等、契約・販売に関わる書類は物件 ファイルに保管する。 また、取引記録の検索については、契約書→重要事項説明書→物件謄本等の綴の順 で確認。 ※個人データの保管と検索について 本人確認書類の控えはファイルに綴って保管する。 また、本人確認書類の検索については、決済日順で確認。 （文書の登録（入力） ） ４－１ 各部署が取得した文書を文書ファイル（個人情報の検索可能なもの）若しくはデ ータベースに登録（編綴することを含む）又は入力する場合においては、部署担当者が 登録又は入力に係る作業責任者となる。 ４－２ 前項の登録又は入力は、作業担当者のみが作業可能な場所において行うことがで きる。ただし、総括文書管理者が特に承認を与えた者については、この限りでない。 ４－３ 総括文書管理者は、登録又は入力に係る作業を行う場所の鍵又はセキュリティシ ステム等を管理する。 ４－４ 登録又は入力に係る作業が行われる前において、総括文書管理者および作業担当 者は、必ずＩＤ及びパスワードによる認証システムに基づき、作業をする権限を有する こと確認するものとする。 （文書の保管（保存） ） ５ 文書ファイル若しくはデータベースに登録（編綴することを含む）又は入力された文 書は、各部署において、以下の方法で保管又は保存する。 （１） 電子記録になっていない書面等 本人確認・取引台帳・物件ファイルは施錠できる棚に保管する。 （２） 電子記録になっているデータ フロッピーディスク、メモリーなどの媒体やサーバー上により保存する。 （保管（保存）期間） ６ 文書保管（保存）期間は、次のとおりとする。 （１）１０年 予算、決算及び会計に関する諸帳簿、伝票類、領収書、請求書、満了し た重要な契約書・物件資料及びこれらに準ずるもの （２）７年 本人確認や、取引台帳及びこれらに準ずるもの （３）３年 業務上の軽易な事項に関する文書、文書の写し・控え及びこれらに準ず るもの （４） （１）に属さない簡易な文書は、事務処理上必要な１年未満の期間 （保管（保存）作業） ７－１ 各部署が取得した文書の保管又は保存については、作業担当者が、保管又は保存 に係る作業を行う作業責任者となる。 ７－２ 総括文書管理者は、保管若しくは保存する部屋又は保管庫等の鍵又はセキュリテ ィシステム等を管理する。 ７－３ 保管又は保存に係る作業は、原則として総括文書管理者及び作業担当者のみが行 うことができる。 ただし、総括文書管理者が特に承認を与えた者については、この限りでない。 ７－４ 総括文書管理者又は作業担当者以外の者は、文書の保管又は保存について、原則 としてその作業を作業担当者に任せなければならない。 ７－５ 保管又は保存に係る作業は、３－３で作成した文書分類基準に基づき分類された 文書ごとに、作業担当者が行い、総括文書管理者がこれを監督する。 （文書の廃棄（消去） ） ８－１ 保管又は保存期間の経過した文書については、各部署が廃棄する。 ８－２ 総括文書管理者は、保管又は保存期間の経過した文書について業務の遂行上必要 があると認めるときは、一定の期間を定めて保管又は保存期間を延長することができる。 （廃棄（消去）作業） ９－１ 各部署の文書の廃棄又は消去については、各部署が、廃棄又は消去に係る作業を 行う作業責任者となる。 ９－２ 廃棄又は消去に係る作業は、原則として総括文書管理者及び作業担当者のみが行 うことができる。 ただし、総括文書管理者が特に承認を与えた者については、この限りでない。 ９－３ 廃棄又は消去は、７に定める方法で保管若しくは保存された書面又は媒体等をシ ュレッダー、メディアシュレッダー等で破壊し、又は焼却、若しくは融解するなど復元 できない方法により行うものとする。 ９－４ 前項の方法は、７に定める方法で保管又は保存された媒体等のデータを消去する 方法で行うこともできる。ただし、消去されたデータが決して復元されることのない方 法で行わなければならない。 （文書管理） １０ 総括文書管理者は、各部書に文書管理の内容を定期的に（一年ごとに）確認させ、 期限管理とともに刷新するものとする。 また、最新情報の識別ならびに過去情報の検索については３の検索によって確認し、過 去の情報との誤用がないものとする。 以上
© Copyright 2024 ExpyDoc
