仕 様 書 １．件名 五大特許庁長官会合等開催業務 ２．契約期間 （１）契約締結日から平成２８年６月３０日（木）まで （２）開催日 平成２８年５月３１日（火）～６月２日（木） ３．業務の主な内容 （１）五大特許庁長官会合等（※）開催に関する契約締結日から開催日前日までの業務 ①業務運営マニュアル作成に関する業務 ②庁担当者との打ち合わせに関する業務 ③会場の下見に関する業務 ④会場・備品等借用に関する業務 ⑤インターネット環境の構築に関する業務 ⑥同時通訳業務、逐次通訳の準備に関する業務 ⑦ミニッツライターの手配に関する業務 ⑧スクリーン投影用データの準備に関する業務 ⑨ネームホルダー及びネームプレートの作成に関する業務 ⑩文房具の手配に関する業務 ⑪吊り看板の作成に関する業務 ⑫写真撮影準備に関する業務 ⑬移動手段の手配に関する業務 ⑭五大特許庁長官会合等の資料集の作成について （２）五大特許庁長官会合等開催に関する当日運営業務 （３）五大特許庁長官会合等開催日以降の業務 ※五大特許庁長官会合、五大特許庁ユーザー会合及び五大特許庁副長官会合のほか、各 国・団体とのワーキングランチ・レセプション、各国との意見交換などを含む一連の 予定をまとめて「五大特許庁長官会合等」とする。 ４．五大特許庁長官会合等に関する業務実施者（以下、 「請負者」という。）の体制につ いて （１）業務統括責任者 庁担当者との一元的な窓口として、契約期間中は業務統括責任者を配置すること。 また、業務統括責任者は庁担当者との各打ち合わせに参加し、業務の進行・内容の 管理を行う。なお、業務統括責任者は庁担当者からの問い合わせ及び指示に対して、 迅速に回答、対応できるように業務全体について常に管理を行うこと。 1 （２）業務担当者 本業務に関する開催運営に関する業務の実施・管理・確認を行う業務担当者を契 約期間中に配置すること。業務担当者は、五大特許庁長官会合等期間中に海外から の出席者に対応する可能性があることから、英語を話せる者（ＴＯＥＩＣ８６０点 以上）を少なくとも１名含めること。なお、上記業務統括責任者と同一の者としな いこと。 （３）会場スタッフ 円滑な開催運営にするために、参加者（最大１１０名程度）規模に応じた適切な人 数（８名以上）の会場スタッフを配置すること。会場スタッフには、海外からの出席 者に対応するため、英語を話せる者（ＴＯＥＩＣ７３０点相当以上）を少なくとも５ 名以上含めること。 シェラトン都ホテル東京の担当者と当日の動線についてよく連絡・調整を行うこと。 （４）体制名簿 契約締結後速やかに、業務統括責任者、業務担当者、会場スタッフの体制名簿（氏 名、同様の規模の会合等運営業務の経験の有無を記載）を作成し、庁担当者に提出し て了解を得ること。 （５）会場緊急連絡体制 緊急事態等への対処を遅滞なく円滑に行うため、業務統括責任者、業務担当者は 携帯電話等を用意する。また、役職、氏名、携帯電話番号を記載した緊急時連絡先 を記した書類を作成して、庁担当者に提出すること。この書類は遅くとも五大特許 庁長官会合等開催日の１０日前までに庁担当者に提出すること。加えて、業務担当 者は、庁担当者の緊急連絡先（携帯電話番号等）を把握し、常に連絡が取れる状態 を確保しておくこと。 ５．五大特許庁長官会合等の開催に向けた業務 ５－１．業務運営マニュアルの作成について 本業務についての基本構想、基本計画、会合全体の立案から運営に至るまでが記載さ れている五大特許庁長官会合等開催業務運営マニュアル案を、庁担当者が貸与する業務 運営マニュアルのサンプルを元に契約締結後速やかに作成し、庁担当者に提示して了解 を得ること。当該マニュアルは、少なくとも以下の項目を含み、庁担当者の指示に基づ き必要に応じて順次修正、追加記載する必要があることに留意されたい。 ① 全体スケジュールの概要 ② プログラム、座席表、会場レイアウト図（※）、運営体制、当日作業分担表、 通訳者のリスト・スケジュール、ミニッツライターのリスト・スケジュール、 会場周辺の情報 ③ 会場情報（情報環境、飲食、喫煙、コピーサービス、機材・荷物の郵送）、 機材・備品リスト（会場手配分及び持込分）、連絡先一覧 ④ その他注意事項 ※会場受付、会場レイアウト（参加者席を明示したもの）、控え室、意見交換用 会場、ワーキングランチ・レセプション会場、看板、案内のレイアウト図等 2 業務統括責任者は、会合開催までに業務担当者に当該マニュアルの内容を十分に理解 させるとともに、会場スタッフ全員に業務運営マニュアルの内容を周知徹底させること。 ５－２．庁担当者との打ち合わせについて 庁担当者と原則として３回以上、以下内容を参考として資料を作成し、打ち合わせを 特許庁にて行うこと（なお、必要に応じて打合せが増える可能性があることに留意され たい）。 資料：スケジュール、方針確認、事前準備事項、開催直前・当日開催運営等 第１回 ・業務スケジュール、方針確認等について 第２回以降 ・事前準備事項、業務の進捗状況等について ・資料集の作成 ・開催直前～当日開催運営等について ５－３．会場の下見について 業務を円滑に開催するため、必要な場合、業務統括責任者又は業務担当者は庁担当者 から許可を得て指定された期日までに会場等の下見を行うこと。会場等の下見には庁担 当者が同行することがある。 なお、下見の際の確認事項については、事前に庁担当者と協議し、下見の結果につい ては速やかに庁担当者に報告すること。 ５－４．会場・備品等の借用について （１）会場 五大特許庁長官会合等開催場所は以下のとおりである。ただし、会合等の時間は、現 時点の想定であり、時間の変更や延長又は短縮があり得る。 ① 会場（本会合、ロジ室、バイ会談会場、５月３１日昼食・６月１日昼食・６月１ 日夕食会場）※予約済み シェラトン都ホテル東京 〒108-8640 東京都港区白金台 1-1-50 ② 会場（５月３１日夕食会場） 場所未定（都内） ③ 会場（６月 ２日昼食会場） 場所未定（シェラトン都ホテル東京近辺） ＜醍醐（西・東） （会議場）＞ ５月３１日（火）９：００～２２：００ （注）醍醐西のみ 五大特許庁副長官会合（開催時間 １３：３０～１７：３０） ６月 １日（水）９：００～２２：００ （注）醍醐西・東 五大特許庁ユーザー会合（開催時間 １０：００～１７：３０） ６月 ２日（木）９：００～１８：００ （注）醍醐西のみ 五大特許庁長官会合（開催時間 ９：００～１２：００） 3 ＜三笠（ロジ室）＞ ５月３１日（火）９：００～２１：００ ６月 １日（水）７：００～２０：００ ６月 ２日（木）７：００～１５：００ ※ロジ部屋は、庁担当者、請負者共にロジ部屋として共同で使用することとする。 ＜若草（バイ会談会場）＞ ５月３１日（火）９：００～２１：００ ６月 １日（水）９：００～２０：００ ６月 ２日（木）９：００～１５：００ ＜嵯峨（西・東）（５月３１日ワーキングランチ・６月１日ワーキングランチ・６月 １日レセプション会場）＞ ５月３１日（火）１２：００～２０：００ ワーキングランチ （開催時間 １２：００～１３：３０）（注）嵯峨西のみ ６月 １日（水） ９：００～２０：００ ワーキングランチ （開催時間 １２：００～１３：３０）（注）嵯峨西・東 レセプション （開催時間 １７：３０～２０：００）（注）嵯峨西・東 ＜場所未定（５月３１日レセプション会場、都内）＞ ５月３１日（火）１７：３０～２１：００ ＜場所未定（６月 ２日ワーキングランチ会場、シェラトン都ホテル東京近辺）＞ ６月 ２日（木）１２：００～１６：００ （２）必要備品等 五大特許庁長官会合等の開催のため、現時点で想定している必要な備品は以下のと おりである。ただし、音響・映像・照明機材及び机・椅子の設営、操作及び撤収につ いては基本的にシェラトン都ホテル東京が行う。 【シェラトン都ホテル東京が手配する備品等】（実費精算） 備品 数量 映像設備（スクリーン、プロジェクター、 一式 ＲＧＢ分配器、映像ケーブル、その他必 要となる周辺機器） 会議マイクシステム（有線マイク１１０ 一式 本程度、ミキシングコンソール１台、オ ペレーター１名） 音響設備（有線マイク２本ワイヤレスマ 一式 イク１本程度） 同時通訳システム 一式 4 備考 （赤外線送信機：一式、同時通訳者ブー ス：一式、調整用ミキシングコンソール： １台、赤外線受信機：１１０個程度、２ ｃｈメモリー／ＣＤ－Ｒレコーダー：１ 台、オペレーター：１名以上で必要数、 その他必要となる周辺機器） 音響照明オペレーター 1 名以上必要 数 出席者用机・椅子 適宜 醍醐、嵯峨、若草 受付用机・椅子 適宜 作業用机・椅子 適宜 三笠 ４０型液晶モニター 8 コピー・プリンター複合機（A4 対応、カ 2 ラープリンタ対応、両面印刷対応、穴空 け機能、ホチキス機能付き） ミネラルウォーター（330ml） ・コップ 500 程度 1 日目：100 程度、2 日目 200 程度、3 日目：100 程度 会場案内板 適宜 【請負者が手配する備品等（実費精算） 】 備品 数量 インターネット環境（無線 LAN） 一式 ノートパソコン（パワーポイント、ワー 5（プレゼン資 ド、Adobe Reader 等のソフトウェアを使 料用 1 台、ス 用可のもの） クリーン管理 用 1 台、ROD 作成用 3 台） PC 画面切換器 必要数 スライド送り用リモートコントローラー 1 レーザーポインター 2 延長コード 吊り看板 ネームホルダー（首下げタイプ） 会合用卓上ネームプレート 5 月 31 日及び 6 月 1 日ワーキングランチ 並びに 6 月 1 日レセプション用（嵯峨） の卓上ネームプレート 5 月 31 日レセプション用（場所未定、都 内）の卓上ネームプレート 6 月 2 日ワーキングランチ用（場所未定、 備考 下記５－５．参照 必要な機器を接続すること により、遠隔でパワーポイ ントのスライド送りが可能 であること スライド送り用リモートコ ントローラーと兼用しても よい。 必要数 1 110 程度 110 個程度 110 個程度 下記５－１１参照 下記５－９参照 下記５－９参照 下記５－９参照 60 個程度 下記５－９参照 60 個程度 下記５－９参照 5 シェラトン都ホテル東京近辺）の卓上ネ ームプレート A4 コピー用紙（再生上質紙） 500 枚×10 録音に必要な機材（日本語・英語） 一式 無線インターカム等、五庁長官会合等の 15 個程度 開催期間中にスタッフ間で使用する連絡 手段 シェラトン都ホテル東京と 要調整 庁担当者の承認を得た上で 手配すること。 庁担当者用：5 個程度 シェラトン都ホテル東京 用：2 個程度 請負者用：最低 8 個 （３）会場・備品等借用について 請負者は、上記（１）の時間帯で予約しているシェラトン都ホテル東京の各会場の 借用及び上記（２）に記載の必要備品等の借用にかかる手続を庁担当者の指示に従っ て速やかに行う。 シェラトン都ホテル東京の会場及び備品等の借用については、請負者がシェラトン 都ホテル東京と連絡調整を行う。請負者は、上記（１）及び（２）に記載のシェラト ン都ホテル東京の会場及び必要備品を確認し、追加で必要な会場・備品等がある場合 は速やかにリストアップし、庁担当者の承認を受けた上で予約の追加を行うこと。不 足分の備品については原則としてシェラトン都ホテル東京のものを使用すること。ま た、上記（１）及び（２）に記載の会場・備品等のうち、不要な会場・備品等がある 場合も速やかにリストアップし、庁担当者の承認を受けた上で予約の取消を行うこと。 会場及び備品等借用にかかる費用は実費精算とする。なお、上記５－４． （１）②の コピー・プリンター複合機使用に伴う会合中のコピーカウント料金及びパソコンとプ リンターの接続料金を含め、費用は実費精算とする。また、空調使用料が発生した場 合は実費精算とする。 ５－５．インターネット環境の構築について 特許庁が予約している以下の会場でのインターネット環境整備・利用申し込みを行 うこと。インターネット環境利用者は ID 及びパスワードの入力のみでインターネット に接続できるようにすること。なお、費用は実費精算とする。 ①醍醐（会議場） （５月３１日（火）７：００～６月２日（木）１８：００） インターネット通信料が低額であり、最大１１０台程度のパソコンが同時に接続 できる高速の無線 LAN インターネット環境を構築し、パソコン（持ち込み）の接 続に必要な機器（電源コンセント含む）の手配をホテルに依頼すること。 ②三笠（ロジ室） （５月３１日（火）７：００～６月２日（木）１６：３０） インターネット通信料が低額であり、１０台程度のパソコンが同時に接続できる 高速の無線 LAN インターネット環境を構築し、パソコン（持ち込み）の接続に必 要な機器（電源コンセント含む）の手配をホテルに依頼すること。 ③若草（バイ会談（未定）用）（５月３１日（火）７：００～６月２日（木）１５： ００） 6 インターネット通信料が低額であり、最大１５台程度のパソコンが同時に接続で きる高速の無線 LAN インターネット環境を構築し、パソコン（持ち込み）の接続 に必要な機器（電源コンセント含む）の手配をホテルに依頼すること。 ５－６．同時通訳業務、逐次通訳の準備について （１）通訳者の手配 請負者は、特許・知財関連の専門用語について同時通訳できる者であり、十分な同時 通訳経験を有する日英同時・逐次通訳者、日中同時通訳者及び日韓同時通訳者を契約締 結後速やかに手配し、事前に庁担当者の了解を得ておくこと（通訳経験や略歴等を提示 する）。 請負者は、入手した講演資料等を可及的速やかに事前に同時・逐次通訳者に提供し、 事前に確認するよう依頼すること。 ※通訳の食費、宿泊費等は庁では負担しない。 （２）同時通訳（日英・日中・日韓）業務 日⇔英同時通訳３名／日、日⇔中同時通訳３名／日、日⇔韓同時通訳３名／日の計９ 名／日体制とする。別紙の時間帯で会合を行うので、各時間帯に必要な通訳者を手配す る。会合時間は予定であり延長することもあり得るため、延長分の超過勤務については、 契約時に提出される見積り内訳に応じて支払う。なお、超過勤務単価は会社で設定して いる基準額を上回らない額とする。 同時通訳は、日本語⇔英語、日本語⇔中国語、日本語⇔韓国語により実施し、五大特 許庁長官会合等の期間中、全ての会合を同一の通訳者により実施する。 当業務において求められる重要な役割は、各国特許庁等からの政策的な意見や個別具 体的な指摘等に用いられる産業財産権に特化した専門用語を十分に理解した上で、議論 全体を的確かつ明瞭に通訳し、議論の進展に寄与することである。 （３）同時通訳業務の実施 同時通訳業務の実施にあたり必要となる通訳機材の設営・撤去、及びエンジニアの手 配はシェラトン都ホテル東京が用意し行うため、請負者による手配は原則として不要。 通訳機材は、シェラトン都ホテル東京が用意する以下の項目にて運用し、業務を実施す ること。ただし、機材に不足があった場合は速やかに不足分をリストアップし庁担当者 に報告すること。不足分についてはシェラトン都ホテル東京のものを使用すること。 シェラトン都ホテル東京（五大特許庁副長官会合、五大特許庁ユーザー会合、五大特許 庁長官会合） －同時通訳者ブース 一式 －赤外線受信機（レシーバー） １１０個 －赤外線送信機 一式 －会議マイクシステム 一式 －会議マイク（有線） ２本 －会議マイク（無線） １本 －調整用ミキシングコンソール １台 －エンジニア １名以上で必要数 7 －設営及び撤去 一式 （４）逐次通訳（日英）業務 日⇔英逐次通訳１名／日の計１名体制。下記５－６（７）に記載される時間帯でのバ イ会談、ワーキングランチ・レセプションに同行する通訳者を手配すること。逐次通訳 者は同時通訳者から手配しても良い。延長した場合の超過勤務料金は契約時に提出され る見積り内訳に応じて支払う。なお、超過勤務単価は会社で設定している基準額を上回 らない額とする。 当業務において求められる重要な役割は、各国特許庁からの政策的な意見や個別具体 的な指摘等に用いられる産業財産権に特化した専門用語を十分に理解した上で、議論全 体を的確かつ明瞭に通訳し、議論の進展に寄与することである。 （５）逐次通訳（日中）業務 五大特許庁副長官会合等の開催期間中に海外知財庁からの出席者とのバイ会談を行 う場合がある。受託業務者は、庁担当者からの指示があった場合には、そのバイ会談に 逐次通訳者 1 名を手配すること（現時点の予定は下記５－６（７）を参照）。 逐次通訳者は同時通訳者から手配しても良い。また、費用は、契約時に締結される見 積り内訳（設定している基準額）に準じ、実費精算とする。 当業務において求められる重要な役割は、各国特許庁からの政策的な意見や個別具体 的な指摘等に用いられる産業財産権に特化した専門用語を十分に理解した上で、議論全 体を的確かつ明瞭に通訳し、議論の進展に寄与することである。 （６）逐次通訳（日韓）業務 五大特許庁副長官会合等の開催期間中に海外知財庁からの出席者とのバイ会談を行 う場合がある。受託業務者は、庁担当者からの指示があった場合には、そのバイ会談に 逐次通訳者 1 名を手配すること（現時点の予定は下記５－６（７）を参照）。 逐次通訳者は同時通訳者から手配しても良い。また、費用は、契約時に締結される見 積り内訳（設定している基準額）に準じ、実費精算とする。 当業務において求められる重要な役割は、各国特許庁からの政策的な意見や個別具体 的な指摘等に用いられる産業財産権に特化した専門用語を十分に理解した上で、議論全 体を的確かつ明瞭に通訳し、議論の進展に寄与することである。 （７）各会合の予定及び出席予定者 各会合の予定及び各会合等への出席者は以下のとおりである（別紙も参照） 。ただし、 人数は現時点での想定であり、変動があり得る。また、会合等の時間は、現時点の想定 であり、時間の変更や延長又は短縮があり得る。さらに、以下に示したもの以外のバイ 会談等が別途追加される可能性がある。 ①五大特許庁副長官会合 出席者数は、最大６０名を予定 （日本語を使用する者１８名、英語を使用する者２２名、中国語を使用する者１０ 名、韓国語を使用する者１０名） 8 －日本語を使用する者 日本国特許庁：１８名 －英語を使用する者 European Patent Office（欧州特許庁）；１０名 United States Patent and Trademark Office（米国特許商標庁） ；１０名 World Intellectual Property Office（世界知的所有権機関）；２名 －中国語を使用する者 State Intellectual Property Office of the People’s Republic of China（中 国知識産権局）；１０名 －韓国語を使用する者 Korean Intellectual Property Office（韓国特許庁）；１０名 ②五大特許庁ユーザー会合 出席者数は、最大１１０名を予定 （日本語を使用する者２８名、英語を使用する者４２名、中国語を使用する者２０ 名、韓国語を使用する者２０名） －日本語を使用する者 日本国特許庁：１８名 日本知的財産協会：１０名 －英語を使用する者 European Patent Office（欧州特許庁）；１０名 United States Patent and Trademark Office（米国特許商標庁） ；１０名 World Intellectual Property Office（世界知的所有権機関）；２名 BUSINESS EUROPE（欧州経営者連盟）；７名 American Intellectual Property Law Association（米国知的財産権法協会）； ７名 Intellectual Property Owners Association（知的財産権者協会） ；６名 －中国語を使用する者 State Intellectual Property Office of the People’s Republic of China（中 国知識産権局）；１０名 Patent Protection Association of China (中国専利保護協会)；１０名 －韓国語を使用する者 Korean Intellectual Property Office（韓国特許庁）；１０名 Korea Intellectual Property Association（韓国知識財産協会） ；１０名 ③ 五大特許庁長官会合 出席者数は、最大６０名を予定 （日本語を使用する者１８名、英語を使用する者２２名、中国語を使用する者１０ 名、韓国語を使用する者１０名） －日本語を使用する者 日本国特許庁：１８名 9 －英語を使用する者 European Patent Office（欧州特許庁）；１０名 United States Patent and Trademark Office（米国特許商標庁） ；１０名 World Intellectual Property Office（世界知的所有権機関）；２名 －中国語を使用する者 State Intellectual Property Office of the People’s Republic of China（中 国知識産権局）；１０名 －韓国語を使用する者 Korean Intellectual Property Office（韓国特許庁）；１０名 ④ バイ会談１（５月３１日 ９：００～１０：００ 予定） 出席者数は最大１５名程度を予定 （日本語を使用する者：最大７名程度、英語を使用する者：最大８名程度） ⑤ バイ会談２（５月３１日 １０：００～１１：００ 予定） 出席者数は最大１５名程度を予定 （日本語を使用する者：最大７名程度、英語を使用する者：最大８名程度） ⑥ バイ会談３（５月３１日 １１：００～１２：００ 予定） 出席者数は最大１５名程度を予定 （日本語を使用する者：最大７名程度、韓国語を使用する者：最大８名程度） ⑦ バイ会談４（６月 １日 ９：００～１０：００ 予定） 出席者数は最大１５名程度を予定 （日本語を使用する者：最大７名程度、中国語を使用する者：最大８名程度） ⑧ レセプション（５月３１日 １７：３０～２１：００ 予定） 出席者数は最大６０名程度を予定 （日本語を使用する者２８名、英語を使用する者４２名、中国語を使用する者２０名、 韓国語を使用する者２０名） ⑨ レセプション（６月 １日 １７：３０～２０：００ 予定） 出席者数は最大１１０名程度を予定 （日本語を使用する者２８名、英語を使用する者４２名、中国語を使用する者２０名、 韓国語を使用する者２０名） ⑩ ワーキングランチ（５月３１日 １２：００～１３：３０ 予定） 出席者数は最大６０名程度を予定 （日本語を使用する者１８名、英語を使用する者２２名、中国語を使用する者１０名、 韓国語を使用する者１０名） ⑪ ワーキングランチ（６月 １日 １２：００～１３：３０ 予定） 出席者数は最大１１０名程度を予定 10 （日本語を使用する者２８名、英語を使用する者４２名、中国語を使用する者２０名、 韓国語を使用する者２０名） ⑫ ワーキングランチ（６月 ２日 １２：００～１６：００ 予定） 出席者数は最大６０名程度を予定 （日本語を使用する者１８名、英語を使用する者２２名、中国語を使用する者１０名、 韓国語を使用する者１０名） （８）場所 ①－③（同時通訳） ：シェラトン都ホテル東京 （醍醐） （東京都港区白金台 1-1-50） ④－⑦（逐次通訳）：シェラトン都ホテル東京（若草） ⑨－⑪（逐次通訳）：シェラトン都ホテル東京（嵯峨） ⑧（逐次通訳）：未定（都内） ⑫（逐次通訳）：未定（シェラトン都ホテル東京近辺） ５－７．ミニッツライターの手配について 五大特許庁副長官会合、五大特許庁ユーザー会合及び五大特許庁副長官会合における 発言内容を、日本語及び英語でその場でＰＣに文書化するためのミニッツライターを５ 月３１日及び６月２日についてはそれぞれ２名、６月１日については４名手配すること。 ５－８．スクリーン投影用データの準備について （１） 庁担当者からプレゼン資料データを電子媒体又は電子メール等にて受領し、会 場でその電子データをスクリーンに投影し、プレゼンテーションとして使用できるよう 準備すること。 （２） 五大特許庁長官会合等の開会前、休憩時間等にスクリーンに投影及び参加者に 資料として配布するため、以下の内容を含む留意事項を記した電子データを作成するこ と。 ・会場施設利用上の注意事項（会場内のＷｉ－Ｆｉ接続の方法等） ・お手洗いの場所（必要に応じて） ・休憩時間であることを示したもの（１ページ） （３） 資料や電子データの取扱・管理には十分注意すること。五大特許庁長官会合等 終了後にデータ削除等を行い、庁担当者へ報告を行うこと。 ５－９．ネームホルダー及びネームプレートの作成について 参加者に配付するネームホルダー（首さげタイプ）を参加予定者分（１１０個程度） 作成すること。作成にあたっては、氏名及び所属組織名が記載されたデザイン等を庁担 当者に提示して承諾を得ること。参加者の氏名及び所属組織名は、後日庁担当者から提 供する。なお、ネームホルダーは原則回収しない。 また、参加者の氏名及び所属組織名が記載された、以下で使用する卓上ネームプレー トをそれぞれ作成すること。参加者の氏名及び所属組織名は、後日庁担当者から提供す る。 11 ・会議用：１１０個 ・嵯峨でのワーキングランチ及びレセプション用（５月３１日昼、６月１日昼・夕）： １１０個 ・５月３１日レセプション用（都内）：１１０個 ・６月２日ワーキングランチ用（シェラトン都ホテル東京近辺）：６０個 ５－１０．文房具の手配について 五大特許庁長官会合等参加者が使用する以下の文房具等を配付すること。 全ての文房具等には本会合のタイトル及びロゴマーク等が入ったデザインを印刷（カ ラー）すること。デザインは、庁担当者から提示されるデザインを参考とし、庁担当者 の承諾を得ること。 品名 簡易なバッグ （エコバッグ） ノート 品数 110 程度 仕様（想定） A4 ファイルが入り、マチ付き。 110 程度 A5 サイズの無線綴じノート。A 罫タイプ。 枚数は 30 枚程度。表紙のみカラー刷り。他は一色 刷り。 黒色、青色及び赤色の三色ボールペン。 会合資料を綴じるためのファイル。リング径：３ ｃｍ程度。内ポケット及び背表紙付き。 ボールペン 110 程度 ２穴式Ａ４リン 110 程度 グファイル ５－１１．吊り看板の作成について 請負者は、会場（醍醐）に掲げる吊り看板を作成する。看板には、本会合のタイトル 及びロゴマーク等が入ったデザインを印刷（カラー）すること。デザインは、庁担当者 から提示されるデザインを参考とし、庁担当者の承諾を得ること。 ５－１２．写真撮影準備について ５月３１日の五庁副長官会合、６月１日の五庁長官・ユーザー会合及び６月２日の五 庁長官会合時における参加者全員の集合写真、長官の集合写真（６月２日のみ）、議場 の様子、質問風景を含めた会合の様子が分かる写真画像を一眼レフデジタルカメラによ り撮影するためのカメラマン１名及び必要な機材等を準備すること。 ５－１３．移動手段の手配について 庁担当者から指示があった場合は、５月３１日（火）の東京都内の移動（シェラトン 都ホテル東京からレセプション会場及びレセプション会場からシェラトン都ホテル東 京まで：６０名程度）のためのバス等の必要な移動手段を下記時間帯で手配すること。 ５月３１日（火）１８：３０～２２：００（予定） なお、バス等の移動手段の予約に際しては、庁担当者と相談の上、２者以上の見積も り合わせにより、予約するバス会社を決定すること。 ５－１４．五大特許庁長官会合等の資料集の作成について 12 （１）五大特許庁長官会合等の資料集の作成 ①資料集の体裁 五大特許庁長官会合等の開催当日の資料等を印刷した資料集を、以下の表に記載され た形式に沿って、庁担当者が指定する日時までに印刷又はコピーし、資料の差し換えが 可能な２穴式Ａ４リングファイル（５－１０を参照）に綴じること（用紙等については グリーン購入法に適合すること。 ） 。なお、印刷等のレイアウトは入稿前に庁担当者の了 解を得ること。 想定する部数ページ数は以下のとおりである。 ・目次、プログラム等 １０ページ程度 ・会合資料 ３００ページ程度 印刷方法 中扉 会合資料 総ページ数 Ａ４判縦両面白黒印刷又 表紙と異なる 再生上質紙 ３１０ページ程度を想定 は白黒コピー 色の上質紙 （ロジに関する資料等を （パワーポイント資料に 含む） ついては１ページにつき 両面上下２スライド） ②必要部数 必要部数は１１０部程度とするが、参加者の増減により庁担当者と調整すること。 （２）資料集の事前送付 ２穴式Ａ４リングファイルに綴じた資料集を、庁担当者が指定する日時までにシェラト ン都ホテル東京に送付すること。 ６．五大特許庁長官会合等開催に関する当日運営業務 （１）施設運営 業務統括責任者は、業務担当者及び会場スタッフを活用して、五大特許庁長官会合等 開催会場における運営を円滑に行うこと。適宜、運営・進行状況等を庁担当者に報告す ること。ただし、音響・映像・照明機材及び机・椅子の設営、操作及び撤収については 基本的にシェラトン都ホテル東京が行うこととし、下記運営事項については当日会合開 始前に行うこと。 ① 会議場（醍醐）・ワーキングランチ及びレセプション会場（嵯峨）・バイ会談会 場（若草） ・ロジ室（三笠）の各会場内の机・椅子等の配置確認。 ② 卓上ネームプレート等の配置。ネームプレートは、庁担当者の指示により事前 に作成し（５－９参照） 、庁担当者が作成した座席表に則り配置すること。 ③ 受付用テーブルの確認（醍醐入口に設置予定）。 ④ ＰＣ、プロジェクター等の準備・操作（原則として、プロジェクター及び液晶 モニターとＰＣの接続はシェラトン都ホテル東京が行う）。 ⑤ 各会場（醍醐、嵯峨、若草）入口までの案内板の設置・確認。 ⑥ 同時通訳システム、マイクシステム、その他音響・映像・照明等の動作確認・ 操作。 ⑦ 同時通訳レシーバーの貸出・回収等の管理 13 ⑧ 会合開始３０分前までに、各機器設置と動作確認を済ませておくこと。 ⑨ 庁担当者が指示する配付資料を机上に配布すること。ただし余部は受付周辺に 参加者から見えない形で収納すること。 ⑩ ＰＣ、リモートコントローラー及びレーザーポインターは直ちに使用できるよ うにしておくこと（会合終了時刻まで、操作補助・操作方法の説明が行えるよ うに待機しておくこと） 。 ⑪ スタッフ間で使用する無線インターカムの動作確認（会合終了時刻まで、操作 補助・操作方法の説明が行えるよう待機しておくこと。）。 （２）配付物 ①庁担当者が配付を指示する資料以外の各種資料（広報資料等）は、庁担当者が指定す る日時に庁又は開催会場にて受領し、展示机等に配置するなどして適宜配付すること。 ②受領場所が上記以外となる場合は庁担当者の指示に従う点、各種資料は一括受け渡し とならない点にそれぞれ留意すること。 ③会議場に残った配付物、資料等は、特許庁国際政策課宛てに送付すること。 ④会議場への各種資料、資料集等の配付数、返却数等を管理すること。さらに、庁担当 者からの問い合わせに対して、先の配付数等が迅速に回答できるようにしておくこと。 （３）会場受付 ①各会合とも、開始１時間前から参加者の受付を行うこと。 ②庁担当者が事前に作成した名簿と照合し、参加確認を行うこと。 ③参加者にネームホルダーを配付すること。ネームホルダーは、庁担当者の指示により 事前に作成しておくこと（５－９参照）。 ④参加者が途中入場する場合もあるため、受付時間経過後も受付ができる体制を維持す ること。 （４）参加者等の誘導 休憩時間に、会場スタッフ等がトイレ・喫煙所等への案内説明を行うこと。 （５）スクリーン管理 プレゼン用電子データ、留意事項等を表示したその他の電子データの内容を表示した 画面を、適切なタイミングで表示・切り替えを行い、管理を行うこと。（５－８参照） （６）司会補助 ①開会に先立ち参加者に対してアナウンスにより以下の事項のお知らせを行うこと。 ・スケジュール（休憩時間、食事等含む） ・配布資料の確認 ・その他の留意事項として、会場施設利用上の注意事項（会場内禁煙と所定の場所 での喫煙） 、会場内での Wi-Fi の使用方法。 ・任意配布の各種資料等の展示物の紹介（必要に応じて） ②休憩・終了の際の参加者の誘導 （７）写真撮影 14 会合中の様子が分かる写真画像を一眼レフデジタルカメラにより１００枚程度撮影 すること。５月３１日の五大特許庁副長官会合において、出席者の集合写真を撮影し、 ２Ｌサイズ（127mm×178mm）にて現像し、表紙付き台紙に入れたものを、５月３１日１ ９時までに、庁担当者に１１０枚提出すること。また、６月１日の五大特許庁ユーザー 会合において、出席者の集合写真を撮影し、２Ｌサイズ（127mm×178mm）にて現像し、 表紙付き台紙に入れたものを、６月 １日１９時までに、庁担当者に１１０枚提出する こと。さらに、６月２日の五大特許庁長官会合において、出席者の集合写真を撮影し、 ２Ｌサイズ（127mm×178mm）にて現像し、表紙付き台紙に入れたものを、６月 ２日１ ３時までに、庁担当者に６０枚提出すること。なお、台紙の表紙には、本会合のタイト ル、開催日、五大特許庁会合ロゴを印刷（カラー）すること。納入先はシェラトン都ホ テル東京内に設置するロジ室（三笠）とするが、庁担当者の指示に従うこと。撮影した 写真及びその電子データは庁担当者に提出すること。 （８）議事録作成等 ミニッツライターは、五大特許庁副長官会合、五大特許庁ユーザー会合及び五大特許 庁長官会合における発言内容を、日本語及び英語でその場でＰＣを使い文書化すること。 また、各会合の最後に予定されているＲＯＤセッションにおいて、会合参加者の議場で の発言に応じ、それまでに作成した英語の議事概要に対してリアルタイムに加筆・修正 を加えること。議事概要作成の際には、庁担当者と随時相談し、庁担当者の指示に従う。 作成した議事概要について、５月３１日分については５月３１日 ２０時迄に、６月 １日分については６月１日 ２０時迄に、６月２日分については６月２日 １７時迄に、 庁担当者が指定する形式で庁担当者に提出すること。 また、日本語及び英語について、マイクを通じてレコーダー等電子データにて記録が 残る形で録音を行うよう手配し、６月２日１３時迄に、音声データを保存したＣＤ－Ｒ を庁担当者に提出すること。 （９）ワーキングランチ、レセプション等の開催 シェラトン都ホテル東京の会場「嵯峨」において、５月３１日ワーキングランチ（１ ２：００～１３：３０、６０名程度）、６月２日ワーキングランチ（１２：００－１３： ３０、１１０名程度）、６月２日レセプション（１８：００－２０：００、１１０名程 度）を、それぞれ着式形式での開催を予定している。会場内の机や配膳はシェラトン都 ホテル東京が行う。 ワーキングランチ及びレセプションに際し、請負者は、庁担当者の指示により作成し た卓上ネームプレート（５－９参照）を、庁担当者が作成した座席表に則り配置するこ と。 なお、ワーキングランチ及びレセプションで使用するネームプレートは請負者に返却 しない。また、５月３１日レセプション（１８：００－２０：００、６０名程度、場所 未定）、６月２日ワーキングランチ（１２：００－１５：００）に関する請負者の作業 はない（ただし、逐次通訳は除く。 ）。 （１０）その他の応対等 ①請負者は、会場貸主等からの問い合わせ、指示などに応対すること。 ②参加者からの問い合わせには適切に応対すること。 15 ③急病人が発生した場合には、優先的に対処すること。 ７．五大特許庁長官会合等開催後業務 （１）会合開催後、シェラトン都ホテル東京の指示に従い、開催会場は借用時間内に原 状回復すること。ただし、音響・映像・照明機材及び机・椅子の撤収については基本的 にシェラトン都ホテル東京が行う。 （２）借用機材等は借用時の条件どおりに返却すること。 （３）ＰＣにデータ等を記録（保存）して利用した場合は必ず消去すること。また、Ｃ Ｄ－ＲやＵＳＢメモリ等の記録媒体はＰＣから取り外すこと。 （４）上記作業が終了次第、その旨、庁担当者に連絡すること。 （５）開催会場に残った配付物等（６－２． （２）③参照）、五大特許庁長官会合等の資 料は、特許庁国際政策課宛てに送付すること。 ８．実費精算 実費精算は以下のとおりとすること。 （１）シェラトン都ホテル東京で準備する必要備品使用料を含む会場借料 （２）請負者が準備する必要備品に伴う費用 （３）逐次通訳費 （４）ワーキングランチ、レセプション及びコーヒーブレイク等の会食費 （５）バス借用に伴う費用 また、以下の点に留意すること。 ・かかる費用は実際に払った額のみとし、振り込み手数料その他一切の経費等の発 生はしないものとする。 ・実費精算に該当するものについては、使用料の見積等の写しを、庁担当者及び国 際政策課国際班に提出し確認を得たのち発注すること。また、支払いの事実を確 認できる「見積書」 、 「請求書」、及び「領収書又は振込通知書」等の写しをまとめ て提出すること。 ・実費精算の支払いは契約期間終了前までに済ませておくこと。また、会場・備品 借用について、必要に応じて、シェラトン都ホテル東京と協議し、庁担当者の承 認を得た上で、申込金及び前払金を、シェラトン都ホテル東京が指定する期日ま でにシェラトン都ホテル東京に支払うこと。なお、文書による庁担当者の承認を 得ずに生じた支払いについてキャンセル料等が発生した場合には、請負者が負担 するものとし、庁は負担しない。 ９．留意事項 （１）会合に関連する資料は、会合開始の前日までに庁担当者または会合出席の各国特 許庁から提供をするので、その内容を熟読し理解すること。 （２）全体スケジュール、実施体制、連絡体制について、契約締結後速やかに庁担当者 に書面にて説明すること。 （３）進捗状況等は、庁担当者の指示する形式・頻度にて報告すること。 （４）本業務により知り得た情報を許可なく外部に漏らし又は他の目的に使用しないこ と。 16 （５）実施業務内容について疑義が生じた場合は、庁担当者と協議のうえ、迅速に問題 解決を図ること。また、適宜進行状況を庁担当者へ報告すること。 （６）別途、庁担当者から指示があった場合には、上記記載に関わらず、協議のうえ業 務を遂行すること。 （７）その他、不明な点及び詳細については、庁担当者の指示に従うこと。 １０．提出物 （１）背表紙を作成した２穴式ファイル （２）各会合中の発言内容を文書化したもの（日本語・英語） （３）撮影した写真及びその電子データ （４）各会合の当日配付資料等のデータ（請負者が各国知財庁や団体側から直接受け取 った資料等） （５）作成した五大特許庁長官会合等の業務運営マニュアル （６）その他、庁担当者が指定するデータ等 １１．貸与物 業務運営マニュアルのサンプル １２．納入物 業務実施報告書（修正を加えた業務運営マニュアル、各会合議事録等） （１）紙媒体１部（Ａ４判、ワープロ打ち） （２）ＣＤ－Ｒ等に収納した電子データ（PDF 形式）１部 １３．納入期限 平成２８年６月３０日（木） １４．課室情報セキュリティ責任者 特許庁総務部国際政策課長 （内線２５６０） １５．担当者 特許庁総務部国際政策課調整班長 特許庁総務部国際政策課長補佐 特許庁総務部国際政策課国際班管理係長 （内線２５６８） （内線２５６８） （内線２５６２） 17 別紙 平成28年5月31日－6月2日 五大特許庁長官会合等スケジュール 朝 バイ会談１ 9:00-10:00 @シェラトン都ホテル東京 1日目 5/31(火) 日英逐次通訳１名 9:00-10:00 バイ会談４ 9:00-10:00 @シェラトン都ホテル東京 2日目 6/1(水) 日中逐次通訳１名 9:00-10:00 AM 昼 ワーキングランチ （副長官・長官級） 12:00-13:30 @シェラトン都ホテル東 京 バイ会談２ 10:00-1100 日英逐次通訳１名 （10:00-11:00） コーヒー ブレイク （時間未定） バイ会談３ 11:00-12:00 日英逐次通訳１名 （12:00-13:30） 日英同時通訳、日中同時通訳、 日韓同時通訳各３名、計９名 （10:00-12:00） ワーキングランチ （全参加者） 12:00-13:30 @シェラトン都ホテル東 京 日英逐次通訳１名 （12:00-13:30） 3日目 6/2(木) 日英同時通訳、日中同時通訳、 日韓同時通訳各３名、計９名 （9:00-11:45） 長官・ユーザー会合 13:30-17:30 @シェラトン都ホテル東京 日英同時通訳、日中同時通訳、 日韓同時通訳各３名、計９名 （13:30-17:30） コーヒー ブレイク （時間未定） コーヒー ブレイク （時間未定） 長官会合 9:00-12:00 @シェラトン都ホテル東京 日英同時通訳、日中同時通訳、 日韓同時通訳各３名、計９名 （13:30-17:30） ワーキングランチ （副長官・長官級） 12:00-16:00 @シェラトン都ホテル東 京近辺 日英逐次通訳１名 （12:00-16:00） コーヒー ブレイク （時間未定） ※副長官会合、長官・ユーザー会合及び長官会合の時間帯においては、数度のコーヒーブレイクを設ける予定（時間未定）。ブレイクに通訳は必要ない ※上記スケジュールは予定であり時間の変更及び延長があり得る。 ※バイ会談の逐次通訳は、同時通訳者から手配してもよい。 ※両日とも、会合前に３０分程度の打ち合わせを行うこと。 夜 レセプション （副長官・長官級） 17:30-21:00 @東京都内 日英逐次通訳１名 （17:30-21:00） コーヒー ブレイク （時間未定） 日韓逐次通訳１名 （11:00-12:00） 長官・ユーザー会合 10:00-12:00 @シェラトン都ホテル東京 PM 副長官会合 13:30-17:30 @シェラトン都ホテル東京 レセプション （全参加者） 17:30-20:00 @シェラトン都ホテル東 京 日英逐次通訳１名 （17:30-20:00）
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