豊後高田市公文書適正管理事業仕様書

豊後高田市公文書適正管理事業仕様書
１
基本事項
(１ )
業務の名称
豊後高田市公文書適正管理事業
(２ )
履行場所
豊後高田市役所
高田庁舎書庫
豊後高田市御玉 114 番地及び是永町 39 番地３
(３ )
２
委託期間
契約日から平成 27年 12月 28日（月）まで
書庫の概要
(１ )
既存書庫
ア
位
置
豊後高田市御玉 114番地
イ
書庫内部図
別紙１のとおり
ウ
保存簿冊
約 18,000 冊（有期限文書（永年文書を含
む。））
エ
その他
書庫内の保存簿冊の数は、若干の増減が
考えられるので、考慮すること。
(２ )
３
新庁舎書庫
ア
位
置
イ
配置図
豊後高田市是永町 39番地３
別紙２のとおり
スケジュール（参考）
(１ )
市の担当課が実施する作業
・平成 27年６月
(２ )
書庫内の廃棄簿冊の選別作業
受託者が実施する作業
ア
平成 27年７月
・廃棄簿冊のデータベース化（エクセル等に入力作業）
・廃棄簿冊の確認作業（担当課、総務課に確認を依頼）
イ
平成 27年７月～８月
・簿冊整理作業（簿冊を棚から取り出し、整理作業等）
※ ８月に既存書庫の書架を新庁舎に移動（市が手
1
配する運搬業者が対応）させるが、書架移動後
も引き続き既存書庫で、整理作業の実施
ウ
平成 27年９月～
・保存簿冊のデータベース化（エクセル等に入力作業）
・保存簿冊の整理作業（並び替え作業等）
エ
平成 27年 11月
・搬出準備作業（保存簿冊の箱詰め、整理作業等）
※ただし、運搬作業は除く。
オ
平成 27年 12月
・新庁舎書庫で、収納作業（保存簿冊の箱出し、配架
作業等）
※上記スケジュールは参考であり、効率的に作業が行えるよ
うに考慮すること。
４
業務の内容
(１ )
書庫・公文書整理業務
ア
公文書適正管理事業に係るスケジュールの作成
イ
保存簿冊・廃棄簿冊のデータベース化作業（エクセル等
に入力作業）
エクセル等への入力項目は、次の内容とする。なお、次
に掲げる内容以外で文書管理上必要な項目があれば、市と
協議の上追加すること。
(ア )
簿冊名
(イ )
個人情報の有無
(ウ )
作成年度
(エ )
所管課名
(オ )
保存年限（永年・ 10年・７年・５年・３年・１年）
(カ )
廃棄期限
(キ )
保存場所（書庫名）
(ク )
棚番号
2
(ケ )
保存延長年数
ウ
簿冊整理作業及び簿冊配架作業
エ
文書の保存年数等を考慮して保存する書庫の配置を決め、
新庁舎の書庫レイアウト図を作成すること。
オ
搬出準備作業（保存簿冊の箱詰め、ラベル貼り等。ただ
し、運搬作業は除く。）
カ
廃棄する簿冊の可燃物、不燃物の選別等の作業。なお、
簿冊の廃棄準備作業は、原則として市職員が行うものとす
る。
(２ )
その他の業務
ア
打合せ記録の作成。業務を適正かつ円滑に実施するため
に行う市との打合せについては、その都度記録し、市の確
認を得て市に提出すること。
イ
保存する文書を搬出・運搬する際に、市職員にアドバイ
スを行うこと。
ウ
現在の市の文書管理の課題・改善点の洗い出し及び継続
的な改善方法について、文書管理体制を含めて提示するこ
と。
エ
新庁舎の書庫の運用方法及びマニュアルの作成を行うこ
と。
オ
上記に掲げるもののほか、この業務を受託した場合に受
託者が実施することが可能な業務内容があれば、業務の遂
行に関する提案において提案すること。
５
成果物
(１ )
業務実施報告書（紙データ）
(２ )
新庁舎の書庫レイアウト図（紙データ及び電子データ）
(３ )
公文書目録データ（廃棄分を含む。）（電子データ）
(４ )
市の文書管理の課題・改善点の洗い出し及び継続的な改善
方法に関する提案書（紙データ）
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(５ )
新庁舎の書庫の運用方法及びマニュアル（紙データ及び電
子データ）
(６ )
６
打合せ記録（紙データ）
見積りについて
(１ )
備品、消耗品等について
ア
簿冊の整理をする際に必要な備品、消耗品（ラベル等）
は、見積り額に含めること。
イ
既存の書架を新庁舎へ８月に搬出予定であり、書架から
取り出した簿冊を適正に管理するため、段ボール、クラフ
トテープ、ラベル、簡易的な書架等が必要と判断した場合
は、その費用を見積り額に含めること。
(２ )
書庫に保管している現在の文書箱数及び保存簿冊数を把握
する必要がある場合は、現地見学会で確認すること。
(３ )
作業に必要なスペースは、原則として書庫におけるスペー
スとする。他の業務との関係上、庁舎内の会議室の使用は、
難しい。書庫において作業スペースを確保するために室内の
備品の移動等の作業を行う場合の必要な経費については、見
積り額に含めること。
(４ )
簿冊を既存の書庫から新庁舎へ搬出するために必要な段ボ
ール、クラフトテープ、ラベル等の経費は、見積り額に含め
ること。ただし、既存の書庫から新庁舎へ段ボール等を運搬
する作業費は、見積り額に含めないこと。
(５ )
その他人件費、交通費、社会保険料、機器調達費（パソコ
ン、プリンター、コピー機）等本事業の履行に必要な経費は、
見積り額に含めること。
７
その他
(１ )
業務遂行の順序等については、市と十分に協議を行った上
で市の指示に従うこと。
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(２ )
業務の目的を十分理解した上で適切な人員配置を行うこと。
(３ )
労働関係法令を遵守すること。なお、市は、業務中に発生
した受託者の事故について責任を負わない。
(４ )
業務の進捗について、定期的に市に報告すること。
(５ )
業務のスケジュール等は、随時市と調整を図ること。
(６ )
業務の対象となる書庫については、文書保存箱、保存簿冊
の出し入れをすることがあり、書庫内の文書の数も増減が考
えられるので考慮すること。
(７ )
公文書を取り扱う業務のため、業務の実施に当たり、公文
書の管理・廃棄について、次に掲げる豊後高田市の例規、関
係法令等を遵守するとともに、従事者に対して必要な研修を
実施すること。
(８ )
ア
豊後高田市情報公開条例
イ
豊後高田市情報公開条例施行規則
ウ
豊後高田市文書取扱規程
個人情報を含む公文書を取り扱う業務であることから、豊
後高田市個人情報保護条例及び豊後高田市個人情報保護条例
施行規則を遵守するとともに、個人情報の取扱いについて従
事者に対して必要な研修を実施しておくこと。
(９ )
受託者は、業務遂行の過程で知り得た情報については、履
行期間はもとより、履行期間後においても、みだりに他人に
知らせ、又は不当な目的に使用してはならない。
(10)
業務の内容又は実施に疑義が生じた場合は、市と受託者と
が誠意をもって協議するものとする。
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