2016年1月 今年度卒業予定の皆さんへ Google Appsのデータ移行方法 卒業後利用できなくなるサービス ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ Google Apps(Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダー等)の利用 ポータルサイト「ポタロウ」 出席管理システム 図書館システム 学内パソコン利用 学内ネットワーク利用者認証 ※就職支援システム JobHunter+s は、卒業後も1年間利用できます。 卒業式後、大学から付与されているアカウント(s学籍番号)が停止となるため、上記のサービス が利用できなくなります。特に注意してもらいたいのは、①のGoogle Appsのサービスです。 アカウントが停止されると同時にGmail、Googleドライブ、Googleカレンダーに保存されている データを読取ることができなくなります。データのバックアップや手続き方法を紹介しますので、 卒業前に各操作を必ずおこなってください。 また、学外の就職支援サービス等の各種ウェブサイトに s学籍番号@surugadai.ac.jp を 連絡先として登録している場合は、個人のメールアドレス等に変更してください。 目 次 バックアップの作業を行うには、本学Gmailアカウント(例:s学籍番号@surugadai.ac.jp)及び 個人用Gmailアカウント(例:[email protected])が必要となります。個人用Gmailアカウント (@gmail.com)を既に取得している学生は、「Gmailのデータをバックアップする(p.1)」へ 進んでください。まだ、取得していない学生は、以下の「個人用Gmailアカウントを取得する (p.20)」から始めてください。 なお、本冊子はメディアセンター設置Windows PC環境での操作を想定しているため、個人用 パソコンの環境によって操作イメージが違う場合がありますので、あらかじめご了承ください。 Gmail のデータをバックアップする .......................................................................................... 1 1. メールデータの移行 .................................................................................................................................... 1 2. 連絡先データの移行 .................................................................................................................................. 9 Google ドライブをバックアップする ........................................................................................12 1. ファイルをダウンロードする ..................................................................................................................... 12 2. 保存したフォルダを移動する ............................................................................................................... 13 Google カレンダーをバックアップする ...................................................................................16 1. カレンダーのデータをエクスポートする ............................................................................................. 16 2. カレンダーのデータをインポートする .................................................................................................. 18 個人用 Gmail アカウントを取得する 【未取得者のみ】 ....................................................20 Gmail のデータをバックアップする 本学Gmailアカウント(例:s学籍番号@surugadai.ac.jp)で送受信したメールや登録された連絡先(アドレス帳)データを 移行します。 1. メールデータの移行 (1) IMAP接続を有効化する。 ① ウェブブラウザで https://mail.google.com/ にアクセスし、 本学Gmailアカウント(例:s学籍番号@surugadai.ac.jp)にログインする。 ② 画面右上の をクリックし、「設定」をクリックする。 ③ 「メール転送と POP/IMAP」をクリックし、 “IMAP アクセス”「IMAP を有効にする」を選択し、 画面下部にある「変更を保存」をクリックする。 ④ 画面右上のアイコン をクリックして、 「ログアウト」をクリックする。 Gmail のデータをバックアップする 1 ⑤ 次に個人用Gmailアカウント(例:[email protected])にログインする。 ※これ以降は①~④で行った同様の操作になります。 ⑥ 画面右上の をクリックし、「設定」をクリックする。 ⑦ 「メール転送と POP/IMAP」をクリックし、 “IMAP アクセス”「IMAP を有効にする」を選択し、 画面下部にある「変更を保存」をクリックする。 をクリックして、 ⑧ 画面右上のアイコン 「ログアウト」をクリックする。 Gmail のデータをバックアップする 2 (2) メールソフトThunderbirdをインストールする。 ① ウェブブラウザで http://www.mozilla.jp/thunderbird/にアクセスし、 「無料ダウンロード」をクリックする。 ② 画面下に表示されたポップアップの[実行]クリックする。 ③ 「ユーザー アカウント制御」ウィンドウが表示される場合は、 [いいえ]をクリックする。 ④ セットアップ画面が表示されるので、[次へ]をクリックする。 ⑤ “セットアップの種類”を「標準インストール」に設定し、 “Thunderbirdを既定のメールプログラムとして使用する”の チェックを外した後、[次へ]をクリックする。 1 2 3 Gmail のデータをバックアップする 3 ⑥ セットアップの設定確認画面が表示されるので、 [インストール]をクリックする。 ⑦ セットアップ完了画面が表示されるので、 「今すぐ Mozilla Thunderbird を起動」にチェックが 入っていることを確認後、[完了]をクリックする。 (3) メールソフトThunderbirdを使用して、メールデータを移行する。 ① 「Thunderbirdのご利用ありがとうございます」画面が 表示されるので、[このウィンドウを閉じて後で設定する]を クリックする。 ※下図の画面が表示されます。 ②[ (メニューボタン)]をクリックし、 >「オプション」 >「アカウント設定」を選択する。 Gmail のデータをバックアップする 4 ③ アカウント設定画面が表示されるので、[アカウント操作]を クリックし、「メールアカウントを追加」を選択する。 ④ “あなたのお名前”、“メールアドレス”、“パスワード”に本学Gmail アカウント(例:s学籍番号@surugadai.ac.jp)を入力し、[続ける]を クリックする。 <入力例> あなたのお名前 [email protected] メールアドレス [email protected] パスワード (ポタロウのログインに 使用するパスワードと同一) パスワードを記憶する オン(チェックを入れる) ⑤ 入力した項目の下に、受信サーバ、送信サーバが表示 されるので、「IMAP(リモートフォルダ)」を選択後、[完了]を クリックする。 ※表示されない場合は、上部の入力に誤りがあります。 もう一度入力し直してください。 ⑥ Googleアカウントのログイン認証画面が表示されるので、 パスワードを入力し、[ログイン]をクリックする。 ⑦ 「imap.gmail.comアカウント [email protected] の 認証情報を入力してください」画面が表示されるので、 [許可]をクリックする。 Gmail のデータをバックアップする 5 ⑧ 続けて個人用Gmailアカウント(@gmail.com)を追加する。 [アカウント操作]をクリックし、[メールアカウントを追加]を 選択する。 ⑨ “あなたのお名前”、“メールアドレス”、“パスワード”に個人用Gmail アカウント(@gmail.com)を入力し、[続ける]をクリックする。 <入力例> あなたのお名前 [email protected] メールアドレス [email protected] パスワード (個人用Gmailアカウントのパスワード) パスワードを記憶する オン(チェックを入れる) ⑩ 入力した項目の下に、受信サーバ、送信サーバが表示 されるので、「IMAP(リモートフォルダ)」を選択後、 [完了]をクリックする。 ※正しいパスワードを入力しているにもかかわらず、設定が完了しない (「ユーザー名またはパスワードが無効です」と 表示される)場合、 個人用Gmailアカウント設定アクセスを無効化している場合があります。 ウ ェ ブ ブ ラ ウ ザ よ り 個 人 用 Gmail ア カ ウ ン ト に ロ グ イ ン 後 、 「 Google アカウント:安全性の低いアプリのアクセスが有効になりました」メールが 配信されている場合、メール本文に従い、「安全性の低いアプリの 許可」を有効にしてください。 ⑪ Googleアカウントのログイン認証画面が表示されるので、 パスワードを入力し、[ログイン]をクリックする。 ⑫ 「imap.gmail.comアカウント [email protected] の 認証情報を入力してください」画面が表示されるので、 [許可]をクリックする。 Gmail のデータをバックアップする 6 ⑬ 左のアカウント一覧に個人用Gmailアカウントが 追加されたことを確認し、[OK]をクリックする。 ※少なくとも@surugadai.ac.jpと@gmail.comの2つのアカウントが 表示された状態 ⑭ 画面左に追加されたアカウントの受信トレイをクリックし、 送受信メールフォルダ等が表示されることを確認する。 . 移行元 (@surugadai.ac.jp) . 移行先 (@gmail.com) ⑮ 移行データの保存場所として、個人用Gmailアカウント (@gmail.com)に新しいフォルダを作成する。画面左の アカウント一覧から移行先(@gmail.com)のメールアドレスを 右クリックして、「新しいフォルダ(または 「新しいサブフォルダ」 )」 をクリックする。 ⑯ フォルダの名前を入力し、[フォルダを作成]をクリックする。 ※本学Gmailアカウントのメールを保存するフォルダを作るので、 ここではわかりやすく「s*******@surugadai.ac.jp」とします。 Gmail のデータをバックアップする 7 ⑰ 移行先(@gmail.com)の受信トレイに 「s*******@surugadai.ac.jp」フォルダが作成できたことを 確認する。 ⑱ 本学Gmailアカウント(例:s学籍番号@surugadai.ac.jp)の 受信トレイをクリックし、受信メールのすべてを選択する。 ※“すべて選択” = キーボードの[Ctrl]+[A]を押す ⑲[ (メニューボタン)]をクリックし、 >「メッセージ」 >「別のフォルダにコピー」 >「(個人用Gmailアドレス:@gmail.com)」 >「(移行先フォルダ名:⑮~⑯で作成したフォルダ 「s*******@surugadai.ac.jp」)」を選択する。 ※受信完了を待ちます。 移行データ数が多い場合、コピーに時間がかかります。 その他、『すべてのメール』 『送信済みメール』 『下書き』など すべてのフォルダに対して ⑮~⑲ の操作をおこなってください。 Gmail のデータをバックアップする 8 2. 連絡先データの移行 (1) 本学Gmailアカウント(@surugadai.ac.jp)から連絡先データをエクスポート(書き出し)する。 ① ウェブブラウザ https://mail.google.com/ にアクセスし、 本学Gmailアカウント(@surugadai.ac.jp)にログインする。 ② [メール]をクリックし、「連絡先」を選択する。 ③ [その他]をクリックし、「エクスポート」を選択する。 ④ 各項目が以下のように選択されていることを確認し、 [エクスポート]をクリックする。 <設定内容> エクスポートする連絡先 すべての連絡先 エクスポート形式 「Google CSV 形式」 ⑤ 画面下に表示されたポップアップの[保存]ボタン横の「▼」を クリックして、「名前を付けて保存」を選択する。 Gmail のデータをバックアップする 9 ⑥ 保存先は“デスクトップ”に指定してファイルを保存する。 (ファイル名は、変更しなければ「google.csv」で保存される) ⑦ 画面右上のアイコン をクリックして、 「ログアウト」をクリックする。 ※以上で、本学Gmailアカウントの連絡先をエクスポートする 手順は完了です。 (2) 個人用Gmailアカウント(@gmail.com)に連絡先データをインポート(読み込み)する。 ① ウェブブラウザで https://mail.google.com/ にアクセスし、 個人用Gmailアカウント(@gmail.com)にログインする。 <連続して作業する場合> 「別のアカウントでログイン」 > 「アカウントを追加」 をクリックする。 ② [Gmail]をクリックし、「連絡先」を選択する。 Gmail のデータをバックアップする 10 <コンタクトのプレビューで表示された場合> 画面左のメニューにある「コンタクトのプレビューを終了」を クリックする。 ③ [その他]をクリックし、「インポート」を選択する。 ④ [参照…]をクリックして、p.10の⑥でダウンロードした CSVファイルを選択する。 ⑤ [インポート]をクリックする。 ※Myコンタクト内に「インポート(yyyy/mm/dd)」グループが 作成されたことが確認できたら、個人用Gmailアカウントに 連絡先をインポートする手順は完了です。 Gmail のデータをバックアップする 11 Googleドライブをバックアップする 本学Gmailアカウント(例:s学籍番号@surugadai.ac.jp)のGoogleドライブからファイルをダウンロードし、USBメモリや クラウドサービスに移動する。 1. ファイルをダウンロードする (1) 本学Gmailアカウント(@surugadai.ac.jp)から保存ファイルを ダウンロードする。 ① ウェブブラウザで https://drive.google.com/ にアクセスし、 本学Gmailアカウント(例:s学籍番号@surugadai.ac.jp)に ログインする。 ② 必要なファイル又はフォルダをクリックする。 ※複数のファイル又はフォルダを選択するときは、 キーボードのCtrlキーを押しながらクリックする。 ③ 「その他の操作 」をクリックし、「ダウンロード」をクリックする。 ④ (ダウンロードの準備が開始されます。) Google ドライブをバックアップする 12 ⑤ 画面下に表示されたポップアップの[保存]ボタン横にある「▼」を クリックして、「名前を付けて保存」を選択する。 ⑥ 保存先は“デスクトップ”に指定してファイルを保存する。 (ファイル名は、変更しなければ 「documents-export-yyyy-mm-dd.zip」で保存される) ※保存されたzipファイルが確認できたらファイルを ダウンロードする手順は完了です。 <すぐにディスクトップ画面を確認したい場合> キーボードの[Windowsロゴ]+[D]を押す 2. 保存したフォルダを移動する (1) P.13の⑥でダウンロードした「documents-export-yyyy-mm-dd.zip」 をすべて展開する。 ① 「documents-export-yyyy-mm-dd.zip」 を 右クリックし、「すべて展開」をクリックする。 ② [展開]をクリックする。 ※完了後、展開されたフォルダは一旦閉じる。 Google ドライブをバックアップする 13 (2) ダウンロードしたファイルを以下どちらかの方法で移動する。 自分のUSBメモリに移動する場合は、 p.14 移動方法A へ 個人用Gmailアカウント(@gmail.com)に移動する場合は、 p.15 移動方法B へ 移動方法A : 自分のUSBメモリに移動する ① USBメモリをパソコンに接続する。 ② リムーバブル ディスク(USBのフォルダ)を開く。 キーボードの[Windowsロゴ]+[E]を押す。 ⇒ 「リムーバブルディスク」をクリックする。 ③ P.13の②で展開した「documents-export-yyyy-mm-dd」フォルダを 開く。 ④ 「documents-export-yyyy-mm-dd」フォルダ内のすべての ファイルを選択する。 ※“すべて選択” = キーボードの[Ctrl]+[A]を押す ⑤ 選択したファイルをリムーバブル ディスクへドラッグ&ドロップする。 ※リムーバブル ディスクにファイルがコピーされたことが 確認できたらUSBに保存する手順は完了です。 Google ドライブをバックアップする 14 移動方法B : 個人用Gmailアカウント(@gmail.com)に移動する。 ① ウェブブラウザで https://drive.google.com/ にアクセスし、 個人用Gmailアカウント(@gmail.com)にログインする。 ② ドライブホーム画面左上にある「 「ファイルをアップロード...」を選択する。 」をクリックし、 ③ アップロードしたいファイルを選択し、[開く]をクリックする。 ※“アップロードが完了しました。”と表示が出たら、 個人用Gmailアカウント(@gmail.com)に移動する手順は 完了です。 Google ドライブをバックアップする 15 Googleカレンダーをバックアップする 本学Gmailアカウント(例:s学籍番号@surugadai.ac.jp)のGoogleカレンダーからデータをCSVファイルにエクスポートし、 個人用Gmailアカウント(例:[email protected])のGoogleカレンダーにインポートします。 1. カレンダーのデータをエクスポートする (1) 本学GmailアカウントのGoogleカレンダーからデータを CSVファイルにエクスポートする。 ① https://calendar.google.com/にアクセスし、 本学Gmailアカウント(例:s学籍番号@surugadai.ac.jp)に ログインする。 ② 画面左の[マイ カレンダー]の横にある「▼」をクリックし、 「設定」を選択します。 ③ 「カレンダー設定」ページで、[カレンダー] セクションの 中央にある 「カレンダーをエクスポート」リンクをクリックする。 ④ 画面下に表示されたポップアップの[保存]ボタン横の「▼」を クリックして、「名前を付けて保存」を選択する。 Google カレンダーをバックアップする 16 ⑤ 保存先は“デスクトップ”に指定してファイルを保存する。 (ファイル名は、変更しなければ、 「s******@surugadai.ac.jp.ical.zip」で保存される) ⑥ 画面右上のアイコン をクリックして、 「ログアウト」をクリックする。 ※以上で、本学Gmailの連絡先をエクスポートする 手順は完了です。 自分自身で作成・管理していない[他のカレンダー(表示のみが可能なカレンダー)] リスト のカレンダーをエクスポートすることはできません(リストに追加した一般公開カレンダー、 閲覧権限しか持っていない共有カレンダーなど)。圧縮されているフォルダ内に、[変更 および共有の管理権限] が設定されているカレンダーの ics ファイルが表示されている ことを確認してください。 Google カレンダーをバックアップする 17 2. カレンダーのデータをインポートする (1) P.17の⑤でダウンロードした 「s******@surugadai.ac.jp.ical.zip」 をすべて展開する。 ① 「s******@surugadai.ac.jp.ical.zip」 を右クリックし、 「すべて展開」を選択する。 ② [展開]をクリックする。 ※完了後、展開されたフォルダは一旦閉じる。 (2) 個人用Gmailアカウント(@gmail.com)にGoogleカレンダーのcsvファイルをインポートする。 ① ウェブブラウザで https://calendar.google.com/ に アクセスし、個人用Gmailアカウント(@gmail.com)にログインする。 ② 画面左の「他のカレンダー」の横にある「▼」をクリックし、 「カレンダーをインポート」を選択する。 Google カレンダーをバックアップする 18 ③ [参照...]をクリックする。 ④ インポートファイル(icsファイル)を選択し、[開く]をクリックする。 ※ここで選択するicsファイルは、 s******@surugadai.ac.jp.ics です。 ⑤ [インポート] をクリックする。 ⑥ 「○件の予定を正常にインポートしました。」と表示されたら、 カレンダーのデータをインポートする手順は完了です。 ※インポートファイルが複数ある場合は、②~⑤の手順を繰り返してください。 参考 URL:Google 公式ヘルプページ <エクスポート> カレンダーの書き出し https://support.google.com/calendar/answer/37111 <イ ン ポ ー ト > Google カレンダーへの予定の読み込み https://support.google.com/calendar/answer/37118 Google カレンダーをバックアップする 19 個人用Gmailアカウントを取得する 【未取得者のみ】 ① ウェブブラウザで https://accounts.google.com/signup に アクセスする。 ② 必頇項目の「名前」、「ユーザー名」、「パスワード」、 「生年月日」、「性別」を入力する。 ③ 下にスクロールし、「テキスト(CAPTCHA)」を入力し、 「Googleの利用規約とプライバシーポリシーに同意します。」に チェックを入れ、[次のステップ]をクリックする。 ※「テキスト(CAPTCHA)」は自動でアカウントが登録されるのを防ぐため のものです。画面に表示されている文字列を入力してください。 個人用 Gmail アカウントを取得する 【未取得者のみ】 20 ④ 入力内容によっては、アカウント完了直前に携帯メールアドレスによる 最終確認等が必要となります。その場合は、⑤~⑦を設定してください。 ⑤~⑦の表示がされない場合は、⑧を参照してください。 ⑤ [国旗マーク]をクリックし、「日本」を選択する。 ⑥ 携帯メールアドレスを設定し、[次へ]をクリックする。 ⑦ 確認コードを入力し、[次へ]をクリックする。 ※携帯電話に[email protected]から受信メールに記載された 番号を入力する。 ⑧ 「ようこそ○○さん」という画面がと表示されたら、 個人用Gmailアカウント(@gmail.com)を取得する手順は完了です。 個人用 Gmail アカウントを取得する 【未取得者のみ】 21
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