Ablaufschema Anlässe

Gemeinde Ingenbohl
6440 Brunnen
Ablaufschema Anlässe
ja
Gesuch mit
Infrastruktur
8 Sponsoring
ja / nein
7 Würdigung
ja / nein
1 Prüfung der Unterlagen /
fehlende einfordern
Einholung aller
Mitberichte
2 Gesuch für
Verkehrsbewilligungen
Unterlagen sind
komplett
nein
Erlass der
Verkehrsbewilligung
ja
9 Sponsoring
evtl. eigener Beschluss
3 GRB
erforderlich?
nein
10 prov. Reservation
der Infrastrukturen
10 prov. Reservation
Infrastrukturen
11 Kostenermittlung
Infrastrukturen
11 Kostenermittlung
Infrastrukturen
12 Kostenermittlung
Leistungen
12 Kostenermittlung
Leistungen
4 Anlass- / Verlängerungsgesuch prüfen
4 Anlass- / Verlängerungsgesuch prüfen
4 Anlass- / Verlängerungsgesuch prüfen
5 Sicherheitskonzept
prüfen / Freigabe
5 Sicherheitskonzept
prüfen / Freigabe
5 Sicherheitskonzept
prüfen / Freigabe
6a Anlass- / Verlängerungsgesuch bearbeiten
6b Anlass- / Verlängerungsgesuch bearbeiten
6c Anlass- / Verlängerungsgesuch bearbeiten
13 Gemeinderatsantrag
erstellen
15 definitive Reservation
der Infrastrukturen
14 Gemeinderatsbeschluss
16 Bestätigung der
Reservation zustellen
15 definitive Reservation
der Infrastrukturen
17 evtl. Orientierung
GR / SiKo / weitere
18 Übergabe
Infrastruktur
18 Übergabe
Infrastruktur
19 je nach Bedarf
Kontrolle (Auflagen)
19 je nach Bedarf
Kontrolle (Auflagen)
19 je nach Bedarf
Kontrolle (Auflagen)
Anlass
Anlass
Anlass
20 Rückgabe
Infrastruktur
20 Rückgabe
Infrastruktur
21 Auftrag Rechnung
an Kassieramt
21 Auftrag Rechnung
an Kassieramt
22 je nach Bedarf
Debriefing (alle)
22 je nach Bedarf
Debriefing (alle)
Legende Zuständigkeit:
Admin (Geschäftsfeld Administration)
B & L (Geschäftsfeld Bau und
Liegenschaften)
SiKo (Kommission für Gesundheit und Sicherheit)
KuKo (Kultur-, Sport- und Freizeitkommission)
Werkdienst, Hauswartung, weit.
FDV (Fachdienst Verkehr
KaPo SZ)
22 je nach Bedarf
Debriefing (alle)
Ablaufschema Anlässe
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Erläuterungen zum Ablaufschema
Ein Gesuch geht auf der Gemeinde ein. Enthält die Anfrage die Nutzung einer Infrastruktur (Strassen, Plätze
oder Räumlichkeiten) geht das Schreiben an das B & L (GRB und / oder Infrastrukturmiete, Variante A und
B).
Ist lediglich eine Verlängerung oder Anlassbewilligung notwendig, kann die Anfrage direkt dem Admin zugestellt werden (Variante C: z.B. Schönenbüechler-Chilbi, normale Verlängerungen für Gastgewerbebetriebe,
Geburtstagsfeiern usw.).
1
Der zuständige Sachbearbeiter des B & L prüft die Vollständigkeit der Unterlagen. Wenn Infrastrukturen benötigt werden, müssen folgende Unterlagen vorliegen:
1. Gesuch
2. Sicherheitskonzept
3. Situationsplan
4. Anlass- / Verlängerungsgesuch
Allfällig fehlende Unterlagen werden nachgefordert. Eine Kopie des Gesuchs geht sofort an die Präsidentin
der KuKo.
2
Wird eine Strasse im Gemeindegebiet beansprucht, muss das offizielle Formular Verkehrsbewilligungen
(www.sz.ch/polizei) ausgefüllt und beim FDV eingereicht werden (Vorlaufzeit 2 Monate).
3
Variante A:
Es liegt ein gesteigerter Gemeingebrauch (Anlässe auf öffentlichen Strassen und Plätzen) vor, weshalb ein
entsprechender GRB erarbeitet werden muss (z.B. Windweek, Spettacolo, Tour de Suisse, Ingenbohler-Chilbi
usw.). Grössere Anlässe in der Aula oder Dreifachturnhalle werden ebenfalls vom Gemeinderat bewilligt (z.B.
Delegiertenversammlung, Jubiläum usw.).
Variante B:
Es werden Räumlichkeiten der Gemeinde benötigt, weshalb eine Infrastrukturmiete abgeschlossen werden
muss (z.B. Aula, Büölsaal, Schützenhaus usw.).
Leistungsvereinbarungen:
Liegt für einen Anlass eine Leistungsvereinbarung vor (z.B. Circus Knie, Brunner-Chilbi usw.), muss lediglich
eine Anlassbewilligung und bei Bedarf eine Verlängerung erteilt werden. Es müssen die Schritte 5, 6c und 18
bis 22 eingehalten werden.
4
Das Admin prüft, ob das Formular Anlass- / Verlängerungsgesuch vollständig ausgefüllt wurde. Die eingereichten Unterlagen werden der SiKo für die Prüfung der Notwendigkeit eines Sicherheitskonzepts weitergeleitet.
5
Die SiKo gibt ihre Stellungnahme zum Anlass ab. Sie verlangt bei Unklarheiten oder fehlenden Informationen
die Angaben direkt beim Gesuchsteller nach. Danach wird der Anlass mit den entsprechenden Auflagen bewilligt.
6
6a:
Die Anlass- / Verlängerungsbewilligung wird vorbereitet und zusammen mit dem GRB verschickt.
6b:
Die Anlass- / Verlängerungsbewilligung wird inkl. Rechnung dem B & L für den Versand zusammen mit der
Reservationsbestätigung zugestellt.
6c:
Die Anlass- / Verlängerungsbewilligung wird inkl. Rechnung erstellt und zusammen mit den notwendigen
Unterlagen dem Gesuchsteller zugestellt.
7
Die Präsidentin der KuKo gibt anhand der Unterlagen ihr Feedback zum Anlass ab.
8
Wenn ein Gesuch um Sponsoring vorliegt, entscheidet die KuKo, ob diesem entsprochen wird oder nicht.
9
Der Entscheid der KuKo betr. Sponsoring wird entweder im GRB integriert oder die KuKo informiert den Gesuchsteller mittels eines separaten Beschlusses.
10
Die beantragten Infrastrukturen werden in der Reservationsdatenbank des B & L provisorisch reserviert.
11
Die Kosten werden vom B & L anhand des Gebührentarifs ermittelt und auf dem Kostenblatt zusammengestellt. Zudem wird geprüft, ob der Anlass mit den jeweiligen Nutzern (z.B. Schützenhaus, Schule usw.) verträglich ist.
12
Der Werkdienst / die Hauswartung berechnet die anfallenden Kosten für ihre Aufwendungen (Bruttoprinzip)
und teilt diese dem Sachbearbeiter des B & L mit. Sind die Unterlagen komplett, werden diese an das Admin
weitergeleitet.
13
Der Sachbearbeiter des B & L erstellt aufgrund der eingereichten Unterlagen den Entwurf des GRBs. Er stellt
diesen anschliessend dem Admin zu.
Ablaufschema Anlässe
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14
Der Gemeinderat fasst Beschluss über den Anlass. Anschliessend wird der GRB umgehend allen Beteiligten
gemäss Verteiler zugestellt.
15
Die beantragten Infrastrukturen werden in der Reservationsdatenbank des B & L definitiv reserviert.
16
Der Vertrag für die Benützung der Infrastruktur wird zusammen mit der Anlassbewilligung / Verlängerung
durch das B & L dem Gesuchsteller zugestellt.
17
Je nach Anlass werden im Prozess nicht direkt involvierte Stellen zur Kenntnisnahme informiert (z.B. Gemeinderat, Werkdienst, Hauswart, Hafenmeister, Brunnen Tourismus, Anwohner usw.).
18
Der Werkdienst / die Hauswartung / der Hafenmeister übergibt dem Gesuchsteller die gewünschte Infrastruktur.
19
Je nach Bedarf bietet die SiKo den Brandschutzexperten für eine Kontrolle vor Ort auf. Dieser prüft, ob die
Auflagen eingehalten wurden.
Der Anlass wird durchgeführt.
20
Der Werkdienst / die Hauswartung nimmt die Infrastruktur zurück und meldet dies dem B & L.
21
Das B & L gibt dem Kassieramt den Auftrag zur Verrechnung.
22
Je nach Bedarf (z.B. Reklamationen Dritter, Vorfälle, übermässiger Lärm usw.) kann ein Debriefing einberufen werden. Alle im Prozess beteiligten Instanzen sind dazu legitimiert.

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