\\ Entspannter und effizienter arbeiten ... // FileScheduler Professional Workflows Software/Lösungen für die effiziente Datei-/Dokumentenverarbeitung Applications Solutions Engineering Mohr \\ Was ist das Rezept für sichere und effiziente Verarbeitungsprozesse? // Maßgeschneiderte und optimierte Workflow-Lösungen! ASE-Mohr ist Ihr Lösungspartner für maßgeschneiderte Datei-und Dokumentenverarbeitungsprozesse • Desktop-Lösungen für effiziente Office Arbeitsplätze • Desktop-Lösungen für die Druckvorstufe • Server-Lösungen für vollautomatisierte PDF-Verarbeitungsund Druckprozesse in der Hausdruckerei, Rechenzentrum etc. • Server-Lösungen für vollautomatisierte PDF-Verarbeitungsund Ausgabeprozesse für Businessanwendungen (SAP®, MS Dynamics® NAV, etc.) Seite 1 Unsere Antwort auf Ihre Workflow-Anforderungen // FileScheduler Professional Workflows FileScheduler Professional Workflows ist die flexible und leistungsstarke Software-Suite, die den Umgang mit Dateien und Dokumenten deutlich einfacher, schneller und sicherer macht. Desktop Server FileScheduler Workflows für Ihren Arbeitsplatz (Desktop) FileScheduler Workflows für ServerUmgebungen Nutzen Sie die speziellen Möglichkeiten der FileScheduler Pro Bedienoberfläche und der flexiblen Verarbeitungsautomatisierung direkt an Ihrem Büroarbeitsplatz oder anderen spezialisierten Arbeitsplätzen in der Druckvorstufe, im Druckoperating, in der Hausdruckerei, im Logistikbereich, im Printcenter etc. FileScheduler Workflows ist für den flexiblen und hoch verfügbaren Server-Einsatz optimiert. Setzen Sie maßgeschneiderte, vollautomatisierte Dateiverarbeitungsprozesse einfach, schnell und kostengünstig in Ihrer IT-Umgebung, in Ihrer Hausdruckerei oder anderen Druckbereichen um. Sei Seite 2 Arbeitsplatz (Desktop) Explorer-Ansicht links und integrierter Adobe Acrobat® X Ansicht der Workflow-Liste und Verarbeitungsergebnisse // Schneller und leichter mit Dateien und PDF-Dokumenten arbeiten Arbeiten Sie effizienter und produktiver mit Dateien • Aufgeräumte, moderne MS Office-like Multithreading Bedienoberfläche Reduzieren Sie den üblichen Fenster-Wirrwarr auf Ihrem Windows Desktop • Per Mausklick einfach anpassbare Ansichten Schnelles Navigieren zwischen Arbeitsverzeichnissen • Integrierter Standard Windows Explorer • Integrierter FileScheduler Explorer für erweiterten Umgang mit Dateien - speziellen Datei-Ansichten (z.B. Thumbnail + PDF-Details), - Sortierung und Gruppierung über mehrere Spalten, - umfangreiche Such- und individuelle Filterfunktionen, - Vorschau für mehr als 20 Dateitypen - Integrierte PDF-Funktionen • Adobe® Acrobat® X Integration in die Bedienoberfläche • Nutzung automatisierter Workflows • Nutzung maßgeschneiderter Workflow-Apps Seite 3 Volle Adobe® Acrobat® X Integration zum schnellen Arbeiten mit PDF-Dokumenten 1 Klick-Verarbeitung oder zeitlich gesteuerte Verarbeitung 100er oder 1000er Dateien / PDFs Automatisierte Verarbeitungsabläufe (Workflows) - Nutzung von bis zu 70 versch. Verarbeitungsabläufen - Deutliche Entlastung bei hohem Datei-/PDF-Aufkommen - Fehlerreduzierung bei komplexen Aufgaben - Verarbeitungsabläufe arbeiten direkt in der Bedienoberfläche oder im Desktop-Hintergrund - Nutzung von Workflow-Apps, die nach Ihren individuellen Anforderungen entwickelt werden - Erstellung individueller Verarbeitungsprotokolle und Statistikdateien Server/Virtuelle Umgebung Workflow-Liste und Workflow-Einstellungen Instanzverwaltung (Worker-Instanzen) // Vollautomatisierte und maßgeschneiderte high-speed Verarbeitungsworkflows Bewährte Stabilität und hohe Verfügbarkeit • Gleiche Bedienoberfläche wie für den Desktop-Betrieb, plus Instanzverwaltung zur Administration von bis zu 8 FileScheduler Worker-Instanzen (Workflowprozessoren) Einfache und übersichtliche Bedienbarkeit trotz vielfältiger Einstellungsmöglichkeiten • Über die Bedienoberfläche können bis zu 230 verschiedene, automatisierte Verarbeitungsabläufe (Workflows) schnell und einfach konfiguriert und bei Bedarf gruppiert werden. Umsetzung verschiedener Anwendungsszenarien auf einem Server (z.B. PDF-Automation Server, PrintAutomation Server u.v.a.m..) • Skalierbarkeit: Alle Workflows können (je nach Lizenzstufe) auf 1 bis 8 parallel arbeitende FileScheduler WorkerInstanzen verteilt werden. Worker interagieren mit der Bedienoberfläche und zeigen Verarbeitungsfortschritte und Störungen der zugewiesenen Workflows an. Jedem Workflow kann eine individuelle WorkflowApp zur kundenspezifischen Verarbeitung der Dateien zugewiesen werden • Verfügbarkeit: Alle Worker werden mittels FileScheduler Windows Dienst ausgeführt und überwacht. Beendet sich ein Worker ungeplant, so wird er automatisch gestartet. Automatische Erstellung monatlicher Verarbeitungsstatistiken. (Standardinformationen oder auch kundenspezifische) • Flexibilität: Nutzung von Workflow-Apps zur maßgeschneiderten Verarbeitung Ihrer Dateien und Dokumente Sehr hohe Performance in der Datei-/PDF-Verarbeitung Flexibel erweiterbar um neue Workflow-Apps und damit neue, maßgeschneiderte Verarbeitungsmöglichkeiten Automatische Protokollierung aller Verarbeitungsaktivitäten (Standardinformationen oder auch kundenspezifische) Automatische Information im Störungsfall (per Email) (Standardinformationen oder auch kundenspezifische) Einfache und schnelle Integration in Ihre IT-Umgebung Hoher Sicherheitsstandard Seite 4 // Ein einfaches Prinzip für alle Verarbeitungsworkflows (Desktop und Server) Dateien Einsammeln Verarbeiten Ausgeben/Verteilen FileScheduler Verarbeitungsworkflows können direkt per Mausklick in der Bedienoberfläche ausgeführt werden, oder, gemäß ihrem individuellen Timing, zeitlich gesteuert im Hintergrund arbeiten. Die Ausführung erfolgt in 3 grundlegenden Schritten. 1 2 Einsammeln der zu verarbeitenden Dateien FileScheduler bietet umfangreiche Möglichkeiten, um Dateien von unterschiedlichen Ablageorten (lokalen Festplatten und Medien, Netzlaufwerken/Shares u.a.) und Verzeichnisstrukturen zu ermitteln. Darüberhinaus können die zu verarbeitenden Dateien auch in Jobtickets (XML, CSV, INI, TEXT u.a.) und Filelist-Dateien referenziert werden. Integrierte Filter- und Sortierfunktionen ermöglichen bei Bedarf eine selektive Verarbeitung der Dateien in der gewünschten Reihenfolge. Verarbeitung der Dateien Die Verarbeitung der Dateien kann durch eine in FileScheduler fest integrierten Aktion oder durch eine Workflow-App erfolgen. Integrierte Aktionen: Dateien/Verzeichnisstrukturen kopieren, verschieben, umbenennen, löschen sowie das Starten von Skripten, Batch-Dateien oder Anwendung mittels Kommandozeile. Workflow-Apps: Sind Skript-basierte Workflow-Applikation, die genau nach Ihren Anforderungen entwickelt werden und Ihren benötigten Datei-/PDF-Verarbeitungsprozess vollständig abdecken. Bei der Entwicklung Ihrer Workflow-Apps können wir auf mehr als 1000 in FileScheduler integrierte Funktionen aus verschiedenen Anwendungsbereichen zugreifen. Damit setzen wir auch sehr komplexe Workflows in kurzer Zeit und damit kostengünstig für Sie um oder passen bestehende Workflow-Apps an neue Anforderungen an. Jede Workflow-App kann mit unterschiedlichen Verarbeitungseinstellungen in beliebig vielen Workflows genutzt werden. 3 Workflow-Apps Bestehen i.d.R. aus nur 2 Dateien: einem Workflow-Skript und einer maßgeschneiderten Eingabemaske. Das Skript wird automatisch kompiliert und kontrolliert ausgeführt. Die Eingabemaske ermöglicht es dem Anwender, bei Bedarf alle gewünschten Verarbeitungseinstellungen der WorkflowApp eingeben/ändern zu können. Workflow-Apps müssen nur auf den FileScheduler Rechner kopiert werden und sind sofort über die Bedienoberfläche nutzbar. Keine Software-Installation, keine Server Reboots. (Zur Entwicklung von Workflow-Apps wird eine FileScheduler Entwickler-Lizenz benötigt.) Ausgeben und Verteilen In der Regel übernehmen die maßgeschneiderten Workflow-Apps auch die Ausgabe der Verarbeitungsergebnisse in die von Ihnen gewünschten Kanäle (Datei, Verzeichnis, Datenbank, Drucken, Email, Upload usw.). In diesem Zusammenhang ist auch die automatische Erstellung von kundenspezifischen Accountingdateien, Statistikdateien, Protokollen und anderen Verarbeitungsnachweisen problemlos integrierbar. Seite 5 // Umfangreiche Verarbeitungsfunktionen durch Workflow-Apps In einer Workflow-App können einzelne Verarbeitungsfunktionen (z.B. PDF drucken) oder auch mehrere komplexe Verarbeitungsprozesse zusammenhängend implementiert werden. Ein funktionaler Schwerpunkt liegt in der performanten Erzeugung und Verarbeitung von PDF-Dokumenten im professionellen Druckbereich (grafische Industrie, Druckvorstufe, Druckproduktion, Rechenzentrum). Um unseren Kunden auch im Bereich der FileScheduler PDF-Workflows das Maximum an Performance, Funktionalität und Kompatibilität anbieten zu können, wurden die 4 leistungsfähigsten PDF-Bibliotheken des Marktes in die FileScheduler Professional Workflows-Suite integriert und fortlaufend weiterentwickelt. Mittels FileScheduler Workflow-App machen wir diesen Funktionsumfang, den Sie so in keinem anderen Standardprodukt im Markt erhalten, für Ihre individuellen Verarbeitungsprozesse nutzbar. Beispiel eines PDF-Verarbeitungsprozesses in einer Workflow-App »» PDF aufbereiten und per Email an Empfängerkreis senden »» PDF-Seiten skalieren, drehen und für den Druck optimiert im Mehrfachnutzen layouten und drucken Beispiele der in Workflow-Apps nutzbaren Funktionen »» Vollautomatisierte Gestaltung neuer PDFs oder Erweiterung bestehender PDFs mit Texten, Bildern, Vektor-Elementen, Logos, 25 vektorbasierten Barcode-Typen (Intelligent Mail Barcode, Data Matrix Barcode, PDF417, QR 2D-Barcode und andere) »» High-speed PDF-Layouting und Composing: Umfangreiche Bearbeitungsmöglichkeiten jeder einzelnen Seite im PDF, wie z.B. drehen, spiegeln, skalieren, zentrieren. Erstellung beliebiger PDF-Seitenlayouts und Ausschießmuster »» Sehr schnelle Erkennung von leeren Seiten, Farbseiten und Graustufen-Seiten innerhalb eines PDFs, z.B. für Color-Splitting. »» Sehr schnelle Text-Extraktion/Datenextraktion auf PDF-Seiten ermöglicht eine flexible Verarbeitung von PDFs auf Basis der Seiteninhalte (z.B. inhaltsbezogene Trennung von PDFs) »» Einbringen variabler Daten in bestehende PDF-Dokumente als Text oder Barcodes (25 vektorbasierten Barcode-Typen) »» Konvertierung von PDFs in Bildformate und Druckformate, Multipage TIFF2PDF, PDF2PCL, PDF2PS, PDF2AFP u.a.. »» Umfangreiche PDF-Druckfunktionen ermöglichen eine optimale Anbindung Ihrer Drucksysteme an die PDF-Aufbereitung/ Druckvorbereitung (Fachsteuerung, XML/JDF-Header usw.) »» Nutzung individueller Deckblätter, Job-Trennblätter, Registerblätter usw. »» Dateitransferfunktionen mittels FTP (File Transfer Protocol), FTPS (FTP Secure oder FTP-SSL), SFTP (SSH File Transfer Protocol) oder SCP (Secure Copy Protocol) »» Funktionen zur Automatisierung von MS Office® Anwendungen, Adobe® Produkten u.a. Seite 6 \\ Wo werden FileScheduler Workflows typischerweise genutzt? // Vielfältige Einsatzmöglichkeiten! Aufgrund der vielseitigen Funktionalität werden FileScheduler Verarbeitungsworkflows in den unterschiedlichsten Bereichen von Unternehmen, Behörden, Ämtern und Verwaltungen genutzt. Zentrale Dienste und Funktionen für jedes Unternehmen Sparen Sie Lizenz-Kosten für Arbeitsplatz-PDF-Software und bieten Sie Ihren Mitarbeitern/innen auf einfache Weise zentrale Dienste und Funktionen an, wie z.B. PDFVerarbeitungsfunktionen, Druckfunktionen u.a. Eine einfache Anbindung kann bereits durch freigegebene FileScheduler Hotfolder erfolgen, in die Mitarbeiter/innen die zu verarbeitenden Dateien kopieren. Die Ergebnisse können im gleichen Verzeichnis oder auch per Email zurückgegeben werden. Automatisierte Verarbeitungsprozesse für jeden Bereich Nutzen Sie FileScheduler Workflows Server, um automatisierte »» zeitlich oder Ereignis-gesteuerte Datei/-PDF-Verarbeitungsprozesse »» regelbasierte Druckprozesse (z.B. komplette Ordnerproduktion) »» zentrale Konvertierungssprozesse »» regelbasierte Verteilungsprozesse (Copy/Move, Email, Http-Upload, FTP etc.) kostengünstig, flexibel und erweiterbar in Ihrem Bereich umzusetzen. Erweiterung Ihrer Businessanwendungen (z.B. in der produzierenden Industrie/Pharmabranche) Nutzen Sie die umfangreichen Möglichkeiten von FileScheduler Workflows Server, um Verarbeitungsaufträge direkt aus Ihrer Businessanwendung/Warenwirtschaftssystem (z.B. SAP®, MS Dynamics® NAV, Webshops etc. ) entgegen zu nehmen und zuverlässig verarbeiten zu lassen. Das ist in der Regel wesentlich günstiger und flexibler, als vergleichbare PDF-Verarbeitungsund Druckfunktionen in die Businessanwendung integrieren zu lassen. »» Auftrags-/lieferungsbezogene PDF-Aufbereitung und Druck von technischer Dokumentation (Bedienerhandbücher, Servicekarten etc.) »» Auftragsbezogene Aufbereitung und Druck von Klebeetiketten für Behälter aller Art, Verpackungslabeln, Verpackungsmaterialien, Preisschildern etc. Durch das in FileScheduler integrierte Standard-Auftragsformat können Sie Ihren Verarbeitungsworkflow nahezu vollständig aus Ihrer Businessanwendung steuern. Oder nutzen Sie einfach alles gleichzeitig in einer einzigen, skalierbaren FileScheduler Workflows-Server Installation! Seite 7 Systemanforderungen Nach der Aufnahme Ihrer Anforderungen, erstellen wir für Sie eine konkrete Empfehlung für Ihre FileScheduler-Einsatzumgebung, die Ihren Anwendungsfall bezüglich der zu verarbeitenden Datenmenge, Zeitkritikalität und weiteren wichtigen Einflußgrößen berücksichtigt. Folgende Richtwerte gelten für die Nutzung der FileScheduler Workflows-Suite auf Arbeitsplatzrechnern und Servern bzw. in virtuellen Maschinen: Rechner-Hardware (Minimum) Dual Core Prozessor 2.4 GHz, 4 Gbytes RAM, 32 Bit Standard-Grafikkarte, ca. 50 MBytes freier Festplattenspeicher für die Installation der Software Für die Verarbeitung großer Dateimengen oder zeitkritischen Anwendungen empfehlen wir den Einsatz schneller Festplatten in der Rechner-Hardware (z.B. SSDs), mindestens eines Quad Core Prozessors mit 2.5 GHz und 6 Gbytes RAM. Betriebssysteme FileScheduler Workflows für Ihren Arbeitsplatz (Desktop) Hinweise zu FileScheduler »» 32/64 Bit Versionen von Microsoft Windows XP, 7, 8, 10 »» Microsoft .NET Framework 4.0 schnell und einfach integrierbar in Ihre ITUmgebung benötigt keine Datenbank-Server hoher Sicherheitsstandard FileScheduler Workflows für Server-Umgebungen benötigt keine speziellen Kommunikationsports »» 32/64 Bit Versionen von Microsoft Windows XP, 7, 8, 10 »» 64 Bit Versionen von Microsoft Windows Server 2003, 2008, 2012 »» Microsoft .NET Framework 4.0 »» Microsoft Message Queue Dienst (für die Rechner-lokale Interprozesskommunikation) benötigt keine Firewall-Freischaltungen ideal geeignet für sicherheitsorientierte Insel-Lösungen ohne Internet/IntranetZugang Inbetriebnahme und Support Softwareinstallationen, Inbetriebnahmen und Support erfolgen, falls nichts anderes vereinbart wird, mittels Teamviewer-Remotezugang (oder Ihrer speziellen Remote-Zugangssoftware) auf die FileScheduler Installation. Seite 8 Einfaches Lizenzkonzept Die Lizenzierung der FileScheduler Workflows-Suite erfolgt pro Rechner/pro virtuelle Maschine mittels einer rechnerspezifischen Lizenzdatei. Diese Lizenzdatei wird über die FileScheduler Bedienoberfläche eingelesen und aktiviert. Dazu ist kein Internet-Zugang erforderlich. Die FileScheduler Workflows Lizenz ist unabhängig »» »» »» »» von der Anzahl der CPUs bzw. CPU Kerne des Rechners/der virtuellen Maschine von der Anzahl der Anwender, die FileScheduler Workflows-Suite nutzen von der verarbeiteten Datenmenge und von der Verarbeitungsleistung von der Anzahl und der Leistung angeschlossener Drucker Basislizenz (für die Anwendung am Arbeitsplatz/Desktop) Die Basislizenz lizenziert die Nutzung der FileScheduler Workflows-Suite sowie alle erworbenen Workflow-Apps auf einem Rechner bzw. in einer virtuellen Maschine mit einem der zuvor genannten Microsoft Windows® DesktopBetriebssysteme. Server-Lizenz (für Desktop-Anwendung und Server-Anwendung) Die Server-Lizenz ermöglicht die Nutzung der FileScheduler Workflows-Suite auf einem Microsoft Windows® ServerBetriebssystem und lizenziert zudem die Workflow-Ausführung über den FileScheduler Windows Dienst (WorkerInstanzen). Hinweis: Die Server-Lizenz kann auch auf den zuvor benannten MS Windows® Desktop Betriebssystemen (d.h. am Arbeitsplatz) genutzt werden. Die Server-Lizenz ist in 4 Stufen erhältlich, die sich durch die Anzahl der zeitgleich ausführbaren Worker-Prozesse unterscheiden ( jeder Worker kann bis zu 60 verschiedene Workflows aufnehmen und ausführen). Stufe gleichzeitig arbeitende Worker Lite 1 Medium 2 High 4 Ultra 8 Die Stufe „Lite“ ermöglicht einen kostengünstigen Einstieg und ist bereits für viele Einsatzbereiche, bei denen es um die bedienerlose Workflow-Ausführung mittels Windows-Dienst geht, ausreichend dimensioniert. Die Stufe „Ultra“ bedient höchste Ansprüche an die parallele Workflow-Verarbeitung. Hier können bis zu 8 FileScheduler Worker-Prozesse auf einer CPU parallel ausgeführt werden, d.h. bis zu 8 Dateien/Dokumente gleichzeitig verarbeitet werden oder auf 8 Hochleistungsdrucksystemen gleichzeitig ausgegeben werden. Bei Bedarf kann die Lizenz-Stufe jederzeit bis zur Stufe „Ultra“ erhöht werden. Backup-Lizenz (für Backup-Kopie oder Clone) In vielen Situationen ist es sinnvoll, ein Ausfallkonzept bzw. Backupkonzept für die produktive Server-Umgebung einzuplanen. Wenn Sie ein zweites System (Rechner oder virtuelle Maschine) zu Backup-Zwecken nutzen möchten, benötigen Sie hierzu eine FileScheduler Backup-Lizenz (analog zu Betriebssystemlizenzen und anderen SoftwareLizenzen). Mit der Backup-Lizenz lizenzieren Sie Nutzung der FileScheduler Workflows-Suite (inkl. Workflow-Apps) in Ihrem „Ersatzsystem“, d.h. auf einem zweiten Rechner oder in einer Kopie/Clone einer virtuellen Maschine, die erst bei Ausfall des produktiven Systems gestartet und produktiv genutzt wird („Cold-Standby“-Backup). Zu diesem Zweck bieten wir Ihnen eine vollwertige, preislich stark reduzierte Backup-Lizenz an. Seite 9 Softwarewartung und Support Gewährleistung Die Gewährleistungszeit für eine erworbene Lizenz der FileScheduler Workflows-Suite oder einer FileScheduler Workflow-App beträgt 12 Monate ab Kaufdatum. Software-Wartung Gerne bieten wir Ihnen in Verbindung mit einem Lizenzkauf die Option an, einen SoftwareWartungsvertrag abzuschließen. Der Wartungsvertrag erweitert die reine Produkt-Gewährleistung um spezielle, weiterführende Leistungen. Im Rahmen eines Angebotes erhalten Sie weitere Informationen zu den beiden optionalen Wartungsvertrags-Paketen „Software-Update/Upgrade-Option Standard“ und „Software-Update/ Upgrade-Option Premium“. Last but not least haben Sie Fragen, wünschen Sie eine kostenlose Beratung, oder möchten Sie ein Angebot anfordern? Telefon: 08131 / 3564200 Email: [email protected] oder besuchen Sie uns auf www.pdf-workflows.de Geschäftsadresse: Applications, Solutions, Engineering -Mohr, z.Hd. Herr Olaf Mohr, Falkenstrasse 4, D-85757 Karlsfeld Alle Module und Inhalte der FileScheduler Professional Workflows-Suite sind urheberrechtlich geschützt. Alle Urheberrechte liegen bei Olaf Mohr. Die Unterstützung sowie Verfügbarkeit der aufgeführten Spezifikationen und Funktionalitäten kann abhängig von Betriebssystemen, Applikationen sowie Netzwerk- und Systemkonfigurationen variieren. Technische Änderungen vorbehalten. Microsoft, Windows und das Windows Logo sind Markenzeichen oder eingetragene Warenzeichen von Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Alle anderen Marken und Produktnamen sind eingetragene Warenzeichen oder Markenamen des jeweiligen Herstellers. Seite 10
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