調布市監査委員告示第 １ 号 平成２７年度第１回定期監査の結果に基づき，別紙のとおり改善措置を 講じた旨の通知を受けたので，地方自治法（昭和２２年法律第６７号）第 １９９条第１２項の規定により公表する。 平成２８年 ２ 月２６日 調布市監査委員 玉 木 國 隆 調布市監査委員 岩 倉 哲 二 調布市監査委員 広 瀬 美知子 平成２７年度第１回定期監査 監査結果に基づく措置事項 課 監 査 項 目 留 意 事 項 等 １ 共通事項 特例管理簿を作成していたが， (1) 文 書 収 発件名簿 総務部総務課への報告がなされて 等 に つ い いないものが見受けられた。 調布市文書管理規則に基づき， て 適正な事務処理に努められたい。 (2) 公印使 ア 文書番号が記載されていない もの，文書番号の記載があって 用簿につ も発送日と整合しないもの，使 いて 用公印の種別を誤っているも の，部長決裁事案で専用市長印 を使用しているもの，文書収発 件名簿と整合性がないものが見 受けられた。 調布市公印規則に基づき適正 に処理されたい。 イ 例規に根拠規定がない公印を 使用しているものが見受けられ た。 公印の必要性を検討したうえ で，規則等を制定改廃された い。 名 措 障害福祉課 置 事 項 特例管理簿は「福障判」 と「福障障」があります が，「福障判」の管理簿は 総務課へ未届でした。再度 見直した結果，総務課へ未 届であった「福障判」は使 用せず「福障障」のみを使 用することといたしまし た。 公印使用簿と文書収発件 名簿を照合して，公印を押 していると思われる文書の 記載がないものは，電子公 印でした。 電子公印使用簿の届出は しておりましたが，その都 度記載をしておりませんで した。 この度の指摘を受け，平 成２７年８月１日から電子 公印使用簿をエクセルデー タとし，使用者が入力して 管理することといたしまし た。 本件に係る根拠規定のな い公印の使用は，公印登録 の際に，福祉事務所長の事 務範囲を確認せずに登録し ておりました。障害福祉課 の事務で福祉事務所長の事 務範囲に当たるものはない ため，公印登録を抹消しま した。 (4) 支出事 普通旅費において，片道の旅費 務（職員 し か 支 給 さ れ て い な い も の ，直 旅費）に 行・直帰の場合の支給限度額を誤 ついて ったものが見受けられた。 調布市職員等の旅費に関する条 例及び同条例施行規則に基づき適 正な旅費の執行に努められたい。 平成２６年８・９月分の 直行直帰の出張で，通勤経 路がバスにもかかわらず， バス代が請求されている件 は，旅費請求はできないと 判明したため，支給された バス代を返還いたしまし た。 平成２６年１０月分の直 行直帰の出張について，自 宅からのほうが安いのにも かかわらず，市役所からの 旅費となっている件は，自 宅からが正しいため，その 差額を返還いたしました。 平成２７年１月分の片道 分の支給の件につきまして は，いずれも入力ミスであ り，往復分に修正いたしま した。 今後は入力の際に十分に 確認のうえ申請するように 平成２７年７月２日の課内 会議において，課内に周知 いたしました。 (5) 契約事 ア 主 管 課 で 行 っ た 契 約 に つ い 務につい て，見積書兼請書の納期の記入 て が漏れているもの，印紙の貼付 が不要にもかかわらず貼付され ているもの，契約書の貼付され ている印紙の消印が漏れている ものが見受けられた。 調布市契約事務規則，調布市 会計事務規則等に基づき，適正 な事務処理をされたい。 本件に係る契約事務につ いて，収入印紙の消印を失 念したものがありました。 平成２７年７月２日の課 内会議において，調布市契 約事務規則等に基づいた事 務処理について改めて周知 徹底を図りました。 (7) 負担 次のような不適切な事務処理が 金 , 補 助 見受けられた。 及び交付 ア 補助金交付額の算定について 金につい 誤っているもの て イ 補助金交付額について算出根 拠が不明のもの ウ 補助金申請の際の添付書類に おいて，一部が不足しているも の，交付決定された日より後の 日付となっているもの，誤りが 訂正されていないもの エ 申請の理由が明確でないもの オ 補助金申請書，実績報告書， その添付書類等において日付の 記載がない，又は誤っているも の カ 支払方法を誤り，概算払いで 執行すべきところ確定払いとし たため，不自然な事務処理を行 っているもの 各補助要綱等に基づいた正確 な審査を行い，適正な事務処理 に努められたい。 ア～カの件については， 条例等に規定されている書 類がない，算定根拠が不 明，年度途中までの契約書 しかない，申請額及び日付 の記載漏れの書類がある， 鉛筆書きの訂正書類があ る，総雇用時間の計算間違 い，補助金の対象となる事 務所設置費の収支が不一 致，根拠条文が変わってい るのに変更されていないな どの不備が認められまし た。各補助金要綱等を確認 し，速やかに訂正するとと もに，平成２７年７月２日 の課内会議において，要綱 に基づいた事務処理をする よう指導し，適切な事務処 理の周知徹底を図りまし た。 (8) 車両管 イ 車両管理者である課長が管財 理につい 課長に月ごとの報告を行ってい て ないものが見受けられた。 調布市車両管理規程に基づき 適正な事務処理に努められた い。 平成２６年度につきまし ては，報告を失念していた ことがございました。平成 ２７年度からは毎月報告し ております。担当者が代わ っても，調布市車両管理規 程に基づき適正な事務処理 を行うよう引き継ぎをいた しました。 (9) 備品管 廃棄済みの備品について，不用 理等につ 品に組替える手続を行っていない いて ものが見受けられた。 調布市物品管理規則に基づき適 正な事務処理に努められたい。 本件の組替えについて は，備品台帳を訂正し，廃 棄済みの備品について，不 用品に組替える手続を平成 ２７年５月２２日付けでい たしました。 (11) 非 常 勤 ア 非 常 勤 特 別 職 等 に 交 付 し た 勤 特別職及 務条件等を記した書類の記載内 び臨時職 容に誤りがあったものが見受け 員等につ られた。 いて 人事課通知，調布市事案決裁規 程及び調布市文書管理規則に基づ き，適正な事務処理に努められた い。 本件は，調布市高齢者・ 障害者福祉相談員の勤務条 件等の書類にドナー休暇な どの記載内容の不足及び子 供の看護休暇の年齢誤りが あったものです。 今後は，調布市特定の非 常勤特別職の職員に関する 規則（平成２６年調布市規 則第８号）から直接引用し て事務処理に当たります。 (12) 調 布 市 行政手続 条例等に 基づく審 査基準等 の策定状 況等につ いて 課に備え付けられている 審査基準等のうち，法令等 の改正に伴う見直しが反映 されず，現状とそぐわない ものがありました。 これにつきましては，平 成２８年４月１日の行政不 服審査法等の改正に併せて 見直しを行い，窓口に備え 付けます。 調布市行政手続条例等で策定が 義務付けられている審査基準等に ついて，現在，課に備え付けられ ていない状況が見受けられた。 調布市行政手続条例等に基づ き，審査基準等を策定のうえ備え 付けられたい。 ２ 個別事項 裏紙利用ガイドラインに反する 本件の裏紙利用の件は， (1) 障 害 福 裏 紙 の 使 用 が 見 受 け ら れ た 。 記入していない申請書等の 祉課 裏紙利用ガイドラインに沿った 様式を裏紙に使用していた 使用方法に改められたい。 ケースがあったものです。 これにつきましては，平 成２７年７月２日の課内会 議において，裏紙利用ガイ ドラインに沿った使用方法 を課内に周知し，徹底いた しました。 平成２７年度第１回定期監査 監査結果に基づく措置事項 課 監 査 項 目 １ 共通事項 (2) 公 印 使 用簿につ いて (5) 契約事 務につい て 留 意 事 項 等 名 子ども発達センター 措 置 事 項 ア 本件の公印使用簿と文書収 文書番号が記載されていな いもの，文書番号の記載があ 発 件 名 簿 と 整 合 性 が な い も の っ て も 発 送 日 と 整 合 し な い も に つ い て は ，日 付 の 記 載 誤 り に の，使用公印の種別を誤って よるものです。 いるもの，部長決裁事案で専 そ こ で ，平 成 ２ ７ 年 ６ 月 １ １ 用市長印を使用しているも 日の課内会議を通じて全職員 の ， 文 書 収 発 件 名 簿 と 整 合 性 に ，再 度 適 正 な 事 務 処 理 を 行 う がないものが見受けられた。 ことを周知徹底いたしました。 調布市公印規則に基づき適 正に処理されたい。 イ 利用者管理システム保守委 託契約において委託業務内容 が，送迎事業業務委託契約に おいて自動車運行に関する責 任が明確でないものが見受け られた。 適正な契約書作成に努めら れたい。 （ 6） 委 託 料 遊具等清掃委託等の実績報告 について 書において，記載漏れに気づか ず受理していたものが見受けら れた。 本件は，委託契約書におい て，業務内容が明確でないも の ，責 任 が 明 確 で な い も の が あ り ，契 約 の 内 容 を 明 確 に す る と いう認識が不足していたこと によるものです。 利用者管理システム保守委 託 契 約 で は ，業 務 内 容 を ソ フ ト ウェアの保守，ウイルス対策， 障害復旧対応など具体的に明 記 し ，ま た 送 迎 事 業 業 務 委 託 で は ，受 託 者 側 の 責 任 を ，第 三 者 の責めに帰する事由により生 じたものを除く旨を明記いた します。 契約の内容の重要性を再認 識 し ，契 約 課 と 協 議・連 携 し な が ら ，明 確 で あ り 適 正 な 契 約 書 作成に取り組んでまいります。 本 件 は ，毎 月 の 実 績 報 告 書 の 内容の確認不足によるもので す 。現 在 は ，こ ち ら の 情 報 と 実 績 報 告 書 の 内 容 を 突 合 さ せ ，担 履 行 確 認 を 確 実 に 行 う よ う 努 当 者 だ け で な く 係 長 ，管 理 職 に められたい。 よ る ダ ブ ル チ ェ ッ ク を 行 い ，履 行確認を確実に行っておりま す。 平成２７年度第１回定期監査 監査結果に基づく措置事項 課 監 査 項 目 留 意 事 項 等 １ 共通事項 (1) 文 書 収 特例管理簿を作成していたが， 発件名簿 総務部総務課への報告がなされて 等 に つ い いないものが見受けられた。 て 調布市文書管理規則に基づき， 適正な事務処理に努められたい。 (2) (4) 名 措 健康推進課 置 事 項 本件については，特例管 理簿の届出を失念していた ものです。 調布市文書管理規則に基づ き，平成２７年６月５日に 総務部総務課へ届出をし， 適正な事務処理について課 内周知いたしました。 ア 文書番号が記載されていない もの，文書番号の記載があって も発送日と整合しないもの，使 用公印の種別を誤っているも の，部長決裁事案で専用市長印 を使用しているもの，文書収発 件名簿と整合性がないものが見 受けられた。 調布市公印規則に基づき適正 に処理されたい。 本件の文書番号が発送日 と整合していないものは， 発送日の認識が誤っていた ものです。その他の公印使 用簿と文書収発件名簿の整 合性のないものについて は，確認不足によるもので す。 公印の使用については再度 適正な処理を行うよう課内 周知を徹底いたしました。 イ 例規に根拠規定がない公印を 使用しているものがみ受けられ た。 公印の必要性を検討したうえ で，規則等を制定改廃された い。 本件の公印は，例規に根 拠規定がありませんでし た。 公印の必要性を検討した結 果，「調布市予防接種健康 被害調査委員会公印規則」 及び「調布市健康づくり推 進協議会公印規則」を平成 ２７年９月７日付，制定い たしました。 公印使 用簿につ いて 普通旅費において，片道の旅費 支出事 本件の支給誤りについて 務 ( 職 員 し か 支 給 さ れ て い な い も の ， 直 は，出退勤システムの入力 旅 費 ) に 行・直帰の場合の支給限度額を誤 ついて ったものが見受けられた。 調布市職員等の旅費に関する条 例及び同条例施行規則に基づき適 正な旅費の執行に努められたい。 車両管理者である課長が管財 課長に月ごとの報告を行ってい ないものが見受けられた。 調布市車両管理規程に基づき 適正な事務処理に努められた い。 本件は，月ごとの報告を 失念していたものです。 毎月の車両日報決裁時に確 認を行い，調布市車両管理 規程に基づき適正な事務処 理に努めます。 (11) 非 常 勤 ア 非 常 勤 特 別 職 等 に 交 付 し た 勤 特別職及 務条件等を記した書類の記載内 び臨時職 容に誤りがあったものが見受け 員等につ られた。 いて 本件は非常勤特別職と臨 時職員の通知を同じデータ を使用し同時に交付してい たため，記載誤りによるも のです。 データは別々に管理するこ ととし，庶務担当２名でダ ブルチェックして，十分確 認をして参ります。 (8) 車両管 理につい て イ 誤りによるものです。 そのため，個人が十分注意 するよう，課内周知を図り ました。今後は随時，注意 喚起に努めます。また，毎 月庶務担当でチェックを行 って参ります。 非常勤特別職の任命について の起案が課長決裁となっている もの，起案の保存年限が１年と されているものが見受けられ た。 人事課通知，調布市事案決裁 規程及び調布市文書管理規則に 基づき，適正な事務処理に努め られたい。 本件は任命についての起 案を非常勤特別職と臨時職 員同時に行っていたため， 確認不足によるものです。 非常勤特別職の任命につい ては臨時職員と別に起案し 注意して参ります。その他 の決裁区分についても，調 布市事案決裁規程を確認す るよう確実に行って参りま す。 調布市行政手続条例等で策定が 義務付けられている審査基準等に ついて，現在，課に備え付けられ ていない状況が見受けられた。 調布市行政手続条例等に基づ き，審査基準等を策定のうえ備え 付けられたい。 調布市行政手続条例に基 づき，養育医療の給付に係 る審査基準及び標準処理期 間を平成２７年７月１４日 付設定し公表いたしまし た。 イ (12) 調 布 市 行政手続 条例等に 基づく審 査基準等 の策定状 況等につ いて ２ 個別事項 (2) 健 康 推 進課 事務スペースにおいて物品等が 整理整頓されていない状況が見受 けられた。 労働安全衛生の観点から整理整 頓されたい。 各担当において，整理整 頓を心掛けるよう課内周知 を図りました。今後も定期 的に整理整頓するよう周知 して参ります。 平成２７年度第１回定期監査 監査結果に基づく措置事項 課 監 査 項 目 留 意 事 項 等 １ 共通事項 (1) 文 書 収 特例管理簿を作成していたが， 発 件 名 簿 総務部総務課への報告がなされて 等 に つ い いないものが見受けられた。 て 調布市文書管理規則に基づき， 適正な事務処理に努められたい。 名 措 保険年金課 置 事 項 本件については，指摘に 基づき，平成２８年１月４ 日付けの総務課長宛ての事 務連絡にて報告いたしまし た。 (2) 公 印 使 ア 文 書 番 号 が 記 載 さ れ て い な い 用簿につ もの，文書番号の記載があって いて も発送日と整合しないもの，使 用公印の種別を誤っているも の，部長決裁事案で専用市長印 を使用しているもの，文書収発 件名簿と整合性がないものが見 受けられた。 調布市公印規則に基づき適正 に処理されたい。 本件の文書番号の未記 載，文書番号の記載があっ ても発送日と整合しないも の，使用公印の種別の誤 り，文書収発件名簿の整合 性について，平成２７年 １０月１５日の課内会議に おいて周知いたしました。 部長決裁事案について， 誤って専用市長印を使用し ているものがありましたの で，今後は総務課で公印確 認を求め押印するよう改め ます。 (3) 切 手 等 特別会計予算で購入した切手を 郵 券 の 管 一般会計の予算で執行すべき事業 理 に つ い に使用しているものが見受けられ て た。 予算の目的に沿った郵券の使用 をされたい。 指摘後，直ちに一般会計 で郵券購入の手続きを行 い，料金不足の郵送物の対 応を行うよう手配いたしま した。 (5) 契 約 事 ア 主 管 課 で 行 っ た 契 約 に つ い 務につい て，見積書兼請書の納期の記入 て が漏れているもの，印紙の貼付 が不要にもかかわらず貼付され ているもの，契約書の貼付され ている印紙の消印が漏れている 本件の指摘事項について は，十分な確認をしていな かったことが原因でした。 そのため，平成２７年 １０月２６日の庶務担当で ある給付係の打合せにて， ものが見受けられた。 改めて周知いたしました。 調布市契約事務規則，調布市 会計事務規則等に基づき，適正 な事務処理をされたい。 (8) 車 両 管 ア 自 動 車 運 転 ・ 整 備 日 報 等 に お 理につい いて記入漏れ，訂正を行う際に て 訂正印の漏れや修正テープを使 用したものが見受けられた。 調布市車両管理規程に基づき 適正な事務処理に努められた い。 本件については，指摘事 項を平成２７年１０月２３ 日の課内会議等で職員に周 知し，日報の記載漏れを無 くすとともに，訂正がある 場合は訂正印を押印するこ とを確認いたしました。 (9) 備 品 管 廃棄済みの備品について，不用 本件の組替えの手続きに 理 等 に つ 品に組替える手続を行っていない ついては，備品管理が徹底 いて ものが見受けられた。 されておりませんでした。 調布市物品管理規則に基づき適 指摘に基づき，課内の備 正な事務処理に努められたい。 品を確認し，すでに廃棄さ れている備品について，組 替えの手続きを平成２７年 ６月２４日付けで行いまし た。 (10) 現 金 等 休日や時間外における収納金 の 取 扱 い は，翌開庁日に指定金融機関に入 について 金することになっているが，公金 等取扱マニュアルのとおり管理さ れていない状況が見受けられた。 公金等取扱基本マニュアル等に 基づき，適正な事務処理に努めら れたい。 本件の収納金の取扱いに ついては，平成２７年１０ 月１５日の課内会議によ り，公金を取り扱うことの 重要性を再度認識するとと もに，公金管理マニュアル による管理を徹底すること を周知いたしました。 (11) 非 常 勤 イ 非 常 勤 特 別 職 の 任 命 に つ い て 特別職及 の起案が課長決裁となっている び臨時職 もの，起案の保存年限が１年と 員等につ されているものが見受けられ いて た。 人事課通知，調布市事案決裁 規程及び調布市文書管理規則に 基づき，適正な事務処理に努め られたい。 本件は，国民年金相談員 を任命するにあたり，課長 決裁で社会保険労務士会へ 推薦依頼をしてよろしいか 伺いをしておりました。指 摘に基づき，今後は部長決 裁に，また任命についての 保存年限を１年としたもの については，再設定に改め ます。 また，納付推進員の任用 通知に押印する市長印につ いて，総務課の公印確認が なかった件については，保 険年金課所管の専用市長印 を押印しておりました。今 後，総務課の市長印を使用 するように周知徹底いたし ました。 (12) 調 布 市 行政手続 条例等に 基づく審 査基準等 の策定状 況等につ いて 調布市行政手続条例等で策定が 義務付けられている審査基準等に ついて，現在，課に備え付けられ ていない状況が見受けられた。 調布市行政手続条例等に基づ き，審査基準等を策定のうえ備え 付けられたい。 ２ 個別事項 (3) 保 険 年 ア 国 民 健 康 保 険 税 の 減 免 に 関 す 金課 る事務について 市税減免申請書において，申 請年月日及び期別の記入が漏れ ているもの，減免の意思決定が 明確でないものが見受けられ た。 適正な事務処理に努められた い。 イ 国民健康保険税の滞納処分に 関する事務について 滞納処分の手続に係る書類に おいて，一部滞納者の氏名等に 誤りのあるもの，意思決定が書 類として残されていないもの， 決裁日の記入がないもの，配当 計算書発送の起算日が明確でな いものが見受けられた。 適正な事務執行が行えるよ う，差押え調書の見直しを検討 されたい。 課内会議にて審査基準等 が必要な業務を洗い出すよ うに周知し，今年度末を目 途に審査基準の作成をいた します。 指摘後，担当者に納税義 務を消滅させる決定処分の 重要性を再度認識するとと もに，意思決定や申請日等 の記入漏れについて注意す るように指導いたしまし た。 平成２７年５月２５日及 び７月２３日の担当者会議 において，滞納処分が自力 執行権に基づく租税債権確 保として，強制力が非常に 強い処分であることを再 度，共通認識するととも に，滞納処分の手続きにお いて，書類の間違えは許さ れないことを注意喚起いた しました。 決裁日の記入，意思決定 の方法など，内部手続につ いては，書類に記入欄を追 加するなど，適正な事務執 行を行えるように工夫いた しました。
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