国立大学 東京海洋大学 御中 廣済堂 「マイナンバー収集サービス」について 2016年 2月 廣済堂 情報コミュニケーション事業部 1 はじめに 廣済堂では、マイナンバー制度導入において、教職員の皆様のマイナンバー情報の収集業務を 支援・代行するサービスをご提供しております。 目次 １．東京海洋大学 教職員のみなさまへ ２．マイナンバー情報収集業務 支援サービスの流れ ３．収集・申請書イメージ ４．実施スケジュール ５．収集作業場所・セキュリティ対策 2 東京海洋大学 教職員のみなさまへ 2016年1月より マイナンバー制度の運用が開始されました。 ※通知カードは2015年10月から配布開始 企業では、今後税務申告などの際に教職員のみなさまのマイナンバーをつけて申告すること になり、今、収集する必要があります。 東京海洋大学教職員のみなさまの 「マイナンバーの収集」は、 廣済堂が代行して行わせて頂きます。 3 マイナンバー情報収集業務 支援サービスの流れ 次の1 6の流れで収集します。 １ 収集キット制作 ２ キット郵送 廣済堂より世 帯主様宛てに 郵送 （普通郵便に て局出） ３ 返送 ４ 回収・書類確認 ５ データ入力 ６ データ・収集 書類の納品 各世帯主から 廣済堂へ返送 （返信封筒に て廣済堂宛に 簡易書留にて 返送） 2・3は、教職員のみなさまのご協力が必要となります。 どうぞよろしくお願い致します。 4 収集・申請書イメージ 東京海洋大学様仕様のマイナンバー収集・申請書のイメージです。 教職員の皆様にお送りいたします。 ①送付用封筒 ③依頼書（A4表裏） ⑤書類添付台紙（A3） ④利用目的（A4表） ⑥簡易書留 差出票（A4） 国立大学法人東京海洋大学からの 大切なお知らせ（ご依頼） ②返信用封筒 簡易書留 返信用封筒に封入せず に、お近くの郵便局窓 口へ提出ください。 簡易書留をスムーズに 提出できます。 5 教職員の皆様 実施スケジュール マイナンバー収集のスケジュールです。 1月下旬 2月上旬 2/10 水 2/26 金 収集キットの設計、業務設計期間 およそ3週間の回収期間 概要ご説明 キット 発送 ①キット到着 ②書類作成 ③返送 郵便にて収集キット が届く 収集キット中の書類に マイナンバー通知カー ドのコピーを貼る 同封されている返信用 封筒に入れて、郵便局 に差出しする 回収 締切 2月26日（金）までに返信封筒の郵便局差出をお願いします。 6 電子化業務の作業拠点 本業務の作業場は弊社さいたま工場内の機密文書 や個人情報に特化した業務を行う高セキュリティな 作業部屋で業務を実施します。（１０月下旬着工） 主な特徴 ◎ 作業者の不正を防ぐ為、各作業場への監視カメラ の設置 ◎ 出入口及び各ルームに、生体認証とICカード認証 の２重のセキュリティーゲートを設置 ◎ 原稿保管場所として、厳重な耐火金庫を完備 今回の業務に必要なセキュリティ条件を クリアした作業場で、業務を実施いたします 拠点住所 埼玉県さいたま市桜区町谷1-4-1 さいたま第３工場２F 7 収集作業場所・セキュリティ対策 ① 自社工場（さいたま工場）内に専用にBPOセンターを設置しセキュリティを確保しています。 テーブル ⑧ ⑨ HUB-8 ⑩ HUB-16 ⑪ ⑫ ⑭ ⑮ ⑬ 耐火金庫 仕分 スキャニング ⑯ 入力Ｂ 入力Ａ ② ⑤ ③ ⑥ サーバ室 テーブル ① ④ 管理室 コール センター ⑦ ⑰ HUB-16 ロッカー室 カウンタ 社内LAN ＰＣ： １７台 監視カメラ： ７台 セキュリティ ゲート：7箇所 入退出口セキュリ ティゲート：１箇所 入口 8 収集作業場所・セキュリティ対策 ② 作業入口に生体認証・各ルームにICカード認証の2重認証システムと作業員が不正防止を防ぐ為の監視カメラ を設置します。また、各作業室では、外部ネットワークを使用しない（オフライン）で作業する事で、不正 アクセスを防止します。（管理室は外部回線使用） ○作業室入口の入退室管理（生体認証（静脈）認証） ○監視カメラ ○各ルームの入退室管理（ICカード認証） 9 廣済堂 弊社は、平成12年に東証・大証一部に上場し、総合情報サービス事業者として、 1993年からインターネット分野での業務にも注力し、多くの取引先様にご愛顧を賜っております。 Digital 社 名 廣済堂 本 社 東京都港区芝四丁目6番12号 システム開発、アプリケーション開発 Webサイト／モバイル／スマートフォンサイト構築・運用 eラーニング TEL 03-3453-0550（代表） Webマーケティング 代表者 代表取締役社長 長代 厚生 創 データセンター 業 昭和24年1月 電子書籍・電子出版 資本金 40億円 デジタルサイネージ、RFID Printing 教職員数 1,021名（平成24年3月末） 事業内容 ・印刷事業 デジタルアーカイブ 出版印刷 商業印刷 新聞印刷 オンデマンド印刷 パッケージ印刷 グッズ・ツール制作 ・ITソリューション事業 ・人材ソリューション事業 保有資格 ・プライバシーマーク 本社及び各事業部、営業所 ・ISO27001 情報コミュニケーション事業本部 情報コミュニケーション関西事業本部 ・ISO14001 さいたま工場 Marketing マーケティング・プランニング Creative クリエイティブ、映像メディア BPO 事務局運営、コールセンター サポートデスク、Webサイト運用 情報コミュニケーション関西事業本部 生産統括部 ・ISO9001 関連事業所：情報コミュニケーション事業本部 生産統括部 Promotion イベント、プロモーション Human 人材紹介、人材派遣、アウトソーシング 研修、人材育成支援 求人情報メディア URL http://www.kosaido.co.jp/ 10
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