第 52 回日本理学療法士協会全国学術研修大会運営業務委託仕様書 1. 前提条件開催日時：2017 年 10 月 20 日(金)・21 日(土) 会場準備：2017 年 10 月 19 日(木) 場所：①石川県立音楽堂(コンサートホール・交流センター) 石川県金沢市昭和町 20-1 ②ホテル金沢(ダイヤモンドＡ・Ｂ・Ｃ、エメラルドＡ・Ｂ) 石川県金沢市堀川新町 1 番 1 号参加予定者：2,500 人主催：公益社団法人日本理学療法士協会担当：公益社団法人石川県理学療法士会第 52 回日本理学療法士協会全国学術研修大会準備委員会 2. 業務仕様全体：①業務進行管理 ②運営記録管理業務（文書作成、記録写真撮影含む。）準備：各業務内容は想定される業務例であり、付帯する業務を含めた全般を委託する。 ① 会場関係 1. 会場管理者との打合せ（設営備品・運営・費用等） 2. 会場使用計画案作成（救護室・託児室の配置含む） 3. 本会から会場管理者等への折衝対応とその結果の報告 ➁ 年間作業計画書の作成サポートと費用見積りの集約・算出 ③ 会議参加 1.全研準備委員会会議への参加（会議スケジュールは双方で調整） 2.必要に応じて全研準備委員会会議以外の会議へ参加（会議スケジュールは双方で調整） 3.必要に応じて運営に関する助言、進捗報告、課題解決など ④ 全研事務局との連絡・調整業務、情報照会 1.電話やメールでの連絡・調整及び報告 2.必要な打合せ資料の準備と作成 ⑤ 「大会プログラム集」作成補助 1.プログラム集掲載抄録の原稿依頼書作成・発送と収集の進捗管理 2.講演者への講演抄録・講演集用講演録の原稿依頼書作成・発送と収集の進捗管理 3.会場案内や参加者への案内など必要な原稿の作成 4.広告等の収集、印刷担当企業への依頼 5.目次、扉などの作成を印刷担当企業への依頼 6.事後の印刷担当企業との連絡と調整 7.校正作業(自作成原稿の校正と抄録等の校正依頼) ⑥ 文書発行と管理公文書他の作成（発送先リスト、文書フォマットは準備委員会から提供） ⑦ 広報依頼等の管理 1.企業向け趣意書（寄付・協賛・広告依頼・機器展示依頼）の作成及び発送 2.趣意書送付先からの質問対応 3.大会ホームページ制作と管理運営（2017 年 4 月開設・大会終了まで運営） ⑧ 講師・シンポジスト対応 1.講師、シンポジストへの対応準備補助 2.海外からの招聘講演者に対する対応準備補助 ⑨ 会計業務 1.寄付・協賛・広告依頼・機器展示企業からの請求書要請に対する対応 2.協賛金、広告掲載料、機器展示料などの未入金督促運営： ① 設営備品や物品調達等の窓口業務 ➁ 看板等制作業者との窓口業務 ③ 講演データ受付・管理 ④ 当日受付業務 1.登録証（ネームタグ）の作成および管理 2.当日参加者への参加費徴収及び領収書発行等（領収書・つり銭・徴収金管理含む） 3.会場案内・クローク業務・緊急対応の実施 ⑤人員管理１.運営スタッフ(本会協力スタッフを含めた)の配置計画の作成 2.各会場の運営・進行補助者(受付・進行・映写・音響・照明等)要員確保のサポート 3.受付スタッフ（含むクローク・プログラム集販売要員）確保のサポート 4.事業者運営スタッフの管理 ⑥会場管理 1.会場内外の案内看板や表示板の原案作成 2.各会場の必要機材準備と稼働の確認 3.リスクの把握とその対処法をスタッフ等に周知 4.機器展示、書籍販売等の会場管理 ⑦当日運営マニュアルの作成(事業者用及び本会協力スタッフ用) 事後： 3. ①報告書作成補助・監査への参加その他 ① 18 時以降並びに土日の準備委員会の会議開催でも参加可能な対応実施 ➁ 本会協力スタッフとして、担当の交代を含め延べ 300 人を予定している。また、本会協力スタッフへのマニュアル等の説明会は不要とする。 ③ レセプション関係については別見積として提出すること。以上