上尾市自主防災活動補助金 書類作成要領 １、活動補助金について 【目的】 「上尾市自主防災活動補助金」とは、上尾市自主防災組織育成指導要領に基づき設立された自主 防災組織及び自主防災連合会に対して、防災意識の高揚、組織の育成強化及び円滑な協力体制 づくりを図ることを目的とし、毎年度交付している補助金です。 【交付対象】 自主防災会及び自主防災連合会の運営事業、運営に関する経費全般 ※交付の目的に照らして、地域防災のためになる「防災に関する活動・事業」が補助の対象とな ります。 ＜補助対象となる事業や経費の例＞ ■防災訓練に係る経費 （訓練に係る消耗品費、炊出し訓練の材料費、会場使用料、参加に係る交通費等） ■防災啓発事業に係る経費 （映画会・講演会・研修などに係る消耗品費・会場使用料・交通費・講師謝礼等、防災に係る パンフレット・看板・ポスター・防災マップ・防災マニュアル・防災計画等の作成に係る費 用等） ■地域の危険箇所見まわり等の防災巡視に係る費用 ■防災に関する会議に係る費用 ■防災用資機材や備蓄品の購入、維持管理、修繕に係る費用 ■その他（自主防災連合会への負担金等） ※防災以外の事業に係る経費（例：防犯事業等）は、補助対象外です。 ※補助金を積立金等に充てることはできません。 ※事業が補助対象となるか不明な場合は、危機管理防災課にご相談ください。 【交付金額】 1 組織あたり 27,000 円を限度とする。 ２、交付の流れ （ⅰ） 「Ⓐ平成 26 年度実績報告書」、 「Ⓑ平成 26 年度事業実施報告・決算書」に、可能であれば「領 収書の写し」又は「監査報告書の写し」を添付の上、平成 27 年 4 月 28 日(火)までに市役所 本庁舎 4 階 危機管理防災課か、各支所・出張所にご提出ください。 （ⅱ） 「①平成 27 年度交付申請書」、 「②平成 27 年度事業実施計画・予算書」、 「③平成 27 年度交付 請求書」、「④口座振込依頼書」を平成 27 年 5 月 15 日(金)までに市役所本庁舎 4 階 危機管 理防災課か、各支所・出張所にご提出ください。 ※平成 27 年度に自主防災会長（自主防災連合会長）が変更になる場合は、「⓪自主防災会長 変更届」も同時に提出いただきますようお願いいたします。 （ⅲ）市から平成 26 年度活動補助金について「補助金等確定通知書」をお送りいたします。 （※これにて平成 26 年度活動補助金の処理が終了になります。） （ⅳ）市から平成 27 年度活動補助金について「補助金等交付決定通知書」をお送りいたします。 （ⅴ）市から、所定の口座に補助金を交付します。 （時期の目安としては 7 月中旬～8 月くらいを予 定しています。） （ⅵ）資機材の購入や防災事業を終えたら、速やかに「⑤平成 27 年度実績報告書」を、「領収書の 写し」を添付の上、市役所本庁舎 4 階 危機管理防災課か各支所・出張所に提出をお願いい たします。 （最終提出期限は平成 28 年 3 月 31 日とします。）なお、添付する領収書は、購入 した資機材の内訳が分かるものを添付していただきますようお願いいたします。 ※補助事業等の経費精算額が、申請額（27,000 円）を下回った場合には返還の対象となりま すので、ご注意ください。 （ⅶ）実績報告を受けた後、市から自主防災会長あてに「補助金等確定通知書」をお送りします。 【補助金交付の流れ一覧】 自主防災会（自主防災連合会） 上尾市 時期又は提出期限 提出書類 添付書類 処理 （ⅰ） ・領収書の写し 又は Ⓐ平成26年度補助事業等実績報告書 ・監査報告書（総 2015年4月28日（火）まで Ⓑ平成26年度事業実施報告・決算書 会資料のもので 構いません） → 市役所4階危機管理防災課、各支所・出張所にて 受理。危機管理防災課にて審査。 (ⅱ） ⓪自主防災会長変更届 ①平成27年度補助金等交付申請書 ・振込指定口座の 2015年5月15日（金）まで ②平成27年度事業実施計画・予算書 通帳の見開き ページの写し ③平成27年度補助金等交付請求書 ④口座振込依頼書 → 市役所4階危機管理防災課、各支所・出張所にて 受理。危機管理防災課にて審査。 （ⅲ） 6月頃（予定） （ⅳ） 6月頃（予定） （ⅴ） 7月中旬～8月頃（予定） （ⅵ） 2016年3月31日まで ⑤平成27年度補助事業等実績報告書 ・領収書の写し （補助事業が終わり次第） ⑥平成27年度事業実施報告・決算書 （ⅶ） 2016年4月頃（予定） ← ← ← 「平成26年度補助金等確定通知書」の送付 「平成27年度補助金等交付決定通知書」の送付 平成27年度自主防災活動補助金の交付 → 市役所4階危機管理防災課、各支所・出張所にて 受理。危機管理防災課にて審査。 ← 「平成27年度補助金等確定通知書」の送付 ３、注意事項等 【注意事項】 ■補助金も公金の一つであり、行政文書の開示請求の対象となることから、適切な補助金活用をお 願いいたします。また、補助金を原資とした支払いにつきまして、支出を明らかにした書類（領 収書やレシート）や帳簿は、金額の多寡にかかわらず、当該事業を行った年度の翌年度から 5 年 間保存していただきますようお願いいたします。 ■１事務区が複数の自主防災会に分かれている団体（団地地区等）が、事務区合同で事業を行った 場合には、１自主防災会あたりで割った経費でそれぞれ書類を作成してください。 ■事務手続き上、書類に日付等が既に記入されているところがございます。ご了承ください。 【昨年度までとの変更点】 ■実績報告は今まで、翌年度に入ってから様式をお渡しし、提出を依頼しておりましたが、今年度 申請分より、平成 27 年度の実績報告関係書類（⑤、⑥）を申請関係書類と一緒にお送りしていま す。年度内（平成 28 年 3 月 31 日まで）にご提出いただきますようお願いいたします。 ■事業実施計画・予算書（②）、事業実施報告・決算書（Ⓑ、⑥）の様式を従来のものから変更しま した。 ■平成 27 年度実績報告関係書類（⑤、⑥）提出時には、補助金の使い道をより明確に把握し、公金 支出の透明性を確保するために、事業の経費や購入したものの内訳が分かる「領収書の写し」の 添付をお願いいたします。 ※平成 26 年度実績報告関係書類（Ⓐ、Ⓑ）提出時にも、可能であれば「領収書の写し」を添付して いただきますようお願いいたします。 「領収書の写し」の添付が難しい場合は、自主防災会（事務区）の「監査報告書の写し」 （総会資 料のもので構いません。）を添付していただきますようお願いいたします。 ■上尾市 web サイト（http://www.city.ageo.lg.jp/page/118215041301.html）上で、今回お渡しし ました自主防災活動補助金の各様式をダウンロードできるようにしました。ぜひご活用ください。 ※ホームページ上でダウンロードした様式を使用する場合には、様式は加工しないようにお願い いたします。
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