第2回東北大メール導入説明会資料 平成27年3月11日 平成27年3月12日 情報シナジー機構 次第 1.運用スケジュールの変更について 2.メールアドレスについて 3.メーリングリストについて 4.運用ルールについて 5.問合せ等窓口 〔補足1〕Bureauメールからの移行について 〔補足2〕情報シナジー機構のメールサービスについて 6.機能説明 7.質疑応答 2 １.運用スケジュールの変更について 4月1日から直ちに対応するのは困難との意見を受け、準備期間を設けることになり 一部運用スケジュールを変更しました 【新たなスケジュール】 3月 東北大メール 4月 5月 ▲東北大メール運用開始 6月 5/18 東北大メール準備期間 受信・転送等設定 メーリングリスト機能 システム準備期間（設定作業不可） 業務連絡メール ▲業務連絡メール一斉切替 ・ダイジェストメール ・GW即時配信メール ・旅費等支払通知 ・etc. ▲利用開始 登録・設定作業可 従前の宛先へ送信（部局メール・TAINSメール等） 東北大メールアドレスへ送信 3 3 ２.メールアドレスについて 【メールアドレスの処理フロー】 区 分 処理フロー 1.新規登録 （採用・転入） ① ② 履歴書等提出 データ入力 職員 人事担当係 ⑤ 人事給与 システム 事 例 ③ データ連携 英字氏名登録 ① ② 改姓届提出 データ入力 職員 人事給与 システム ③ データ連携 データ連携 東北大 メール アドレス登録 統合認証 システム アドレス変更無し 3.氏名変更 (アドレスも変更) ① ② 改姓届提出 データ入力 職員 人事担当係 アドレス変更有り ④ 人事給与 システム ③ データ連携 統合認証 システム 英字氏名修正 通知 ⑤ 修正入力 共通基盤SG ⑦ 4.アドレスのみ変更 ① ② 申出 統合認証 システム 入力 ③ 東北大 メール データ連携 (メール) 職員 ④ 共通基盤SG アドレス変更通知 (メール) アドレス修正 アドレス修正 ⑥ 東北大 メール データ連携 ③’英字氏名修正 ⑤’アドレス修正 アドレス変更通知 (メール) ---------- 〔誤り〕 仙台 太郎(taro sentai) ↓ 仙台 太郎(taro sendai) 英字氏名修正 英字氏名修正 人事担当係 ④ 英字氏名登録 アドレス生成 東北大ID通知書(アドレス通知) 2.氏名変更 (アドレスはそのまま) 統合認証 システム アドレス修正 〔改姓〕 仙台 太郎(taro sendai) ↓ 青葉 太郎(taro aoba) 〔慣用表記〕 仙台 太郎(taro sendai) ↓ 仙台 太郎(tarou sendai) 【特例】 〔ミドルネーム省略〕 tommy.lee.jones.d3@tohoku ↓ tommy.jones.d3@tohoku 4 ３.メーリングリストについて 【1】開設・廃止 -利用に関する手続きは部局技術担当者又は事務部パソコンリーダーが行う 【2】メーリングリスト管理者 -メーリングリスト毎にメーリングリスト管理者を設置する -メンバーの追加・削除を適切に行い、不要になった場合は速やかに廃止する -メーリングリスト管理者が退職・転出等する際は、必ず交代の手続きをする 【3】利用目的 -情報共有、対外的窓口、役職アドレスの代替に限定 5 メーリングリスト利用の手続きフロー 作業内容 東北大メール ①申請登録(開設・ML管理者変更) 作業者 方法 メーリングリスト管理者 システム入力 東北大メールシステムに入力処理 →MLアドレスの予約（重複防止） ① ⑤ 申請登録 承認処理 ②申請書（届出）作成 メーリングリスト管理者 ③申請依頼 メーリングリスト管理者 メール 部局技術担当者等へ申請書の提出 を依頼 ④申請書確認・提出 提出された申請書を確認し機構へ ② 申請書 作 成 メーリングリスト 管理者 ③ 申請 部局技術担当者 事務部パソコンリーダー ⑥ 承認通知 メール 事務部パソコンリーダー 提出 ④ 申請依頼 部局技術担当者 ⑤申請書確認・承認処理 シナジー機構 シナジー機構 システム入力 シナジー機構 メール 提出申請書を確認し東北大メール システムで承認処理 ⑥承認通知 部局技術担当者等へ承認の通知 ※廃止は届出書の提出のみ 6 ４.運用ルールについて アドレス配布対象者 ：東北大学に所属する全教職員（ただし、TA、RA等は除く） メールボックス容量 ：1GB 最大送受信容量 ：20MB（1通あたり） 保存通数 ：無制限（ただし、メールボックスの空き容量に依存） 送信通数制限 ：10分間1000通まで SMTP、POP、IMAP接続を遮断する：5回／5分間 までの認証失敗回数／遮断時間 Webメールで接続を遮断するまでの 認証失敗回数／遮断時間 ：15回／5分間 SPAMフォルダメールの保存期間 ：30日間 7 ４.運用ルールについて 利用期間： • 在職期間中は無期限で利用可能 • 退職等による利用資格喪失の場合、メールの送受信は喪失日から30日後まで可能 • メールの転送は利用終了日から2年間可能 但し、利用資格喪失後、30日以内に転送設定を行ってください。 詳細はマニュアルに記載 【アカウントの取扱詳細】 利用資格喪失 東北大ID利用終了 東北大ID有効期間 利用終了 アカウント削除 メールボックス削除 30日 60日 送受信可能 メールボックス保持 転送設定期間 転送設定削除 2年 設定変更不可 ※ 3月10日現在、これらの内容を纏めた運用内規を検討中です。 8 ５.問合せ窓口 【1】問合せ窓口 ①東北大メール全般（運用・操作・設定・メールアドレス等） 情報シナジー機構 情報基盤運用室 共通基盤システムグループ（情報部情報推進課） E-mail：[email protected] ②メールアドレスの英字氏名に関する事 所属する部局の人事担当係 【2】ホームページ https://mail.tohoku.ac.jp/ 9 〔補足1〕Bureauメールの移行について H27.4.1 シ ス テ ム ス ケ ジ ュ ー ル メ ー リ ン グ リ ス ト 各 自 作 業 H27.5.12 H27.5.18 H27.10.1 H28.3.31 業務連絡メール 東北大メール 4月1日運用開始 送信先切替 業務連絡メール 東北大メールアドレスへの転送 （各自作業） bureauメール 送受信可 ▲ 申請受付停止 終 了 ▲ 通常運用停止 アドレス自動移行 東北大メールメーリングリスト [email protected] bureauメールメーリングリスト 送受信可能 東北大メールメーリングリストへの転送 [email protected] [email protected]→[email protected] 終 了 ▲ 申請受付停止 ▲ 通常運用停止 bureauメール → 東北大メールへの転送設定作業 東北大メール受信設定作業 メーリングリスト（係メールアドレス等） 差出人情報変更作業 bureauメール→東北大メール 10 〔補足2〕情報シナジー機構のメールサービスについて [1] 東北大メールの位置づけ 東北大メールは教職員への業務連絡の標準的手段として使用。 災害時等の迅速かつ効率的な安否確認のためのメールアドレスとしても使用 部局メールサーバからの移行を促進することで、下記効果が期待できる ・情報セキュリティの強化 ・導入運用経費の軽減 ・サポート業務の負荷軽減 [2] 他メールシステムについて (1) TAINSメールについて 運用はこのまま継続する予定。東北大メールとの統合予定は無し。 (2) DCメール（学生メール） 東北大メールとは別に運用 11 ６. 機能説明 6-1 . 東北大メールサーバのパラメータ 東北大メール ホスト名／IPアドレス mail.tohoku.ac.jp ／ 210.148.14.121 東北大メール Webメール URL ／ ポート番号 https://mail.tohoku.ac.jp ／ 443/tcp 東北大メール機能 送信サーバ SMTP 受信サーバ POP3 受信サーバ IMAP4 サーバ名 ポート番号 暗号化 送信認証 サーバ名 ポート番号 暗号化 受信認証 サーバ名 ポート番号 暗号化 受信認証 設 定 値 mail.tohoku.ac.jp 465/tcp SMTP over SSL SMTP_AUTH (東北大ID,パス ワードで 認証） mail.tohoku.ac.jp 995/tcp POP over SSL POP_AUTH (東北大ID,パス ワードで 認証） mail.tohoku.ac.jp 993/tcp IMAP over SSL IMAP_AUTH (東北大ID,パス ワードで 認証） 12 ６. 機能説明 6-2 . 東北大メール Webメール機能の利用 6-2-1. 東北大メール（Webメール）へのログイン 東北大メールログイン画面 URL https://mail.tohoku.ac.jp 言語選択欄 必要に応じで、使用言語（「日本語」または「英語」） を切り替えることができます（標準は日本語）。 一度選択された言語は、ここで再度切り替えるまで、 そのままになります。 1. 上の欄に「東北大ID」、 下の欄に「東北大IDのパスワード」 を入力 【Webメールの推奨ブラウザ】 2. [LOG IN]ボタンを クリックして、ログイン ※ スマートフォン用ページも有り 13 ６. 機能説明 6-2 . 東北大メール Webメール機能の利用 6-2-2. 基本画面説明（メールホーム画面） 住所録、オプション、ヘルプなどの「メインメニュー」 「フォルダメニュー」 [ログアウト]ボタン 個人メール情報、ログイン情報、 フォルダ情報 14 ６. 機能説明 6-2 . 東北大メール Webメール機能の利用 6-2-3. メールの受信・閲覧 １．受信トレイを選択 ２．受信トレイから閲覧するメールを選択 ３．選択したメールを閲覧する 15 ６. 機能説明 6-2 . 東北大メール Webメール機能の利用 6-2-4. メール作成、送信 ３．[メール送信]ボタンを クリックしてメールを送信 ２．メール作成画面で、 メールを作成 １．[メール作成] をクリック ファイル添付はドラック＆ドロップに 対応。 （IE8,IE9は、未対応のため通常の ファイル選択が必要） 16 ６. 機能説明 6-2 . 東北大メール Webメール機能の利用 6-2-3. メール転送設定 17 ６. 機能説明 6-2 . 東北大メール Webメール機能の利用 6-2-3. メール転送設定 18 ６. 機能説明 6-2 . 東北大メール Webメール機能の利用 6-2-3. メール転送設定 19 ６. 機能説明 6-2 . 東北大メール Webメール機能の利用 6-2-3. メール転送設定 20 ６. 機能説明 6-2 . 東北大メール Webメール機能の利用 6-2-4.マニュアル項目一覧（作成予定を含む） メールソフト（Thunderbird）マニュアル • アカウント新規設定方法 • アカウント追加設定方法 • 他メール設定からの設定変更方法 • メーリングリストアドレスからのメール送信方法 MLリスト管理マニュアル • ML登録申請マニュアル ※現在作成中です。 • ML設定変更マニュアル ※現在作成中です。 • ML管理者変更マニュアル • MLメンバー変更マニュアル ※現在作成中です。 • ML停止申請マニュアル ※現在作成中です。 迷惑メールフィルタ設定マニュアル • SPAM判定メールの救済方法（個人） ※現在作成中です。 • SPAM判定メールの救済方法（MLリスト） ※現在作成中です • ブラックリスト（個人） ※現在作成中です。 • ブラックリスト（MLリスト） ※現在作成中です。 • ホワイトリスト（個人） ※現在作成中です。 • ホワイトリスト（MLリスト） ※現在作成中です。 Webメールマニュアル • メール転送設定方法 • メーリングリストアドレスからのメール送信方法 ※現在作成中です。 ※現在作成中です。 マニュアル掲載 URL http://www.bureau.tohoku.ac.jp/i-synergy/tumail/tumail_manual.html#manual 21
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