≪「ADO 売上・入金管理」システム≫ 「ADO 売上・入金管理」システムのデータ入力用フォーム、表示と印刷用のワークシートについて説明します。 ■ 「ADO 売上・入金管理」システムのメインメニュー このシステムのメインメニューは「開始」「編集」「表示」「印刷」「ヘルプ」「HP 情報」「終了」のボタン の構成になっています。 ○「開始」 使用者データを登録と入力したデータを一括削除およびデータのファイルへの保存と読込処理をします。 ○「編集」 売上の請求金額データと入金金額データの入力と編集をします。 売上先と商品名データの入力と編集をします。 ○「表示」 売上請求書、領収証と集計表、合計表の Excel ワークシートを表示します。 ○「印刷」 売上請求書、領収証と集計表、合計表の Excel ワークシートを印刷します。 「印刷」メニューからは、全データを一括印刷しますので印刷途中での中止はできません。 ○「ヘルプ」 ヘルプの PDF フィルを表示します。PDF ファイルはシステムと同じフォルダにあることが必要です。 ○「HP 情報」 Soft-j.com のホームページを表示します。システムの最新情報とエラー情報を確認できます。 ○「終了」 システムの終了時は「終了」ボタンからデータを保存して Excel の設定を元に戻します。 ■ システムのご利用と注意事項について ≪システムのご利用について≫ このシステムは、データ入力用のユーザーフォームと表示と印刷用のエクセルのワークシートにより構成され ています。 このシステムの利用には、Microsoft 社の Excel 2013/2010/2007 が必要になります。 このシステムは、Excel のマクロを有効にしないと使用できないため、Excel のマクロを有効にする方法は、「マ クロを有効にする方法.pdf」ファイルをダウンロードして確認してください。 ≪システムの使用許諾書について≫ このシステムをご利用いただくには、下記の「システムの使用許諾書」に同意をしていただくことが使用条件と なっていますのでご了承ください。 １）システムの使用期限 平成 27 年版のシステムの使用期限は、使用開始日から平成 27 年 12 月 31 日までとなっています。 このシステムは使用期限の経過後は使用することができません。 ２）著作権および所有権 本システムの著作権および所有権は Soft-j.com が所有します。 ３）使用権 本システムの使用権は、使用者が所有する一台のコンピュータで使用することを意味します。 本システムの使用権は、いかなる方法によっても第三者に譲渡および貸与することはできません。 本システムを制作者の許可なく、ホームページ、雑誌などへの掲載をすることはできません。 ４）免責事項の明示 本システムが使用できないことまたは本システムの使用および使用結果について、使用者および第三者の直接 的および間接的ないかなる損害に対しても、本システムの制作者ならびに掲載者は一切の責任を負いません。 計算誤りまたは印刷誤りがないか必ず使用者自らによって確認していただき、本システムによって発生した計 算誤りまたは印刷誤りは、使用者の責任で対処していただくという原則で使用して下さい。 損害の可能性について、制作者が事前に知らされていた場合でも同様とします。 あらゆる損害に対する免責をご承諾いただくことを使用条件とします｡ ≪システムの注意事項について≫ １）ファイル名の変更について システムのファイル名は変更しないでそのまま使用してください。 ファイル名を変更すると「 『Microsoft Visual Basic』実行時エラー'9':インデックスが有効範囲にありません。」と いう VBA エラーが発生します。 ２）IME モードの設定について 日本語の IME モードのため、数値入力で半角の入力モードが不安定になる場合があります。 入力用ユーザーフォームの数値の入力欄は、自動的に半角モードになるように設定します。 しかし IME を全角モードのままで入力用ユーザーフォームを開くと、数値入力の IME の動作が不安定になる。 入力用ユーザーフォームを開く際には、必ず IME の全角モードを OFF にしてから開くことが必要になります。 このシステムの仕様は、ユーザー様からの機能追加および仕様変更のご要望により予告なく変更することがあり ますのでご了承ください。 ■ 「ADO 売上・入金管理」システムについて EXCEL2010/2007 で納品書、見積書、請求書、領収証の作成と PDF ファイルを発行します。 このシステムはカスタムサービスのサンプル版として公開しています。 「ADO 売上・入金管理」システムはカスタムサービス専用となっております。お仕事でご利用になるにはカス タムサービスのお申込が必要になります。 見積書、納品書、請求書、領収証の仕様変更とデータベースによるデータ管理はカスタムサービスで対応します。 お客様のご要望により、見積書、納品書、請求書、領収証や一覧表、帳票をカスタマイズいたします。 ■ システムの機能について 請求明細書と納品明細書と領収証を作成して売上管理する EXCEL2010/2007 のシステムです。 納品書は見積書としても作成することができます。 消費税の計算では外税表示と内税表示が選択できます。 また消費税の非課税取引がある場合にも対応しています。 入金処理は、請求書を個別に消し込み処理して未入金額を管理するシステムになっています。 請求書データの入力と同時に未収金額として登録されます。 その未収金額に対して入金データを入力していくことになります。 毎月合計請求書を作成してから入金処理をする販売管理システムはたくさんありますので、請求書ごとに個別消 し込みをする仕様にしました。 お客様からの注文販売などに対応するシステムです。前受金の場合には、請求書を作成してから入金処理して下 さい。 ○ファイル構成について システムは以下のファイルで構成しています。 ado_uriage27.xlsb エクセルファイル master.mdb 自社と売上先のデータベースファイル uriage.mdb 請求書のデータベースファイル EXCEL のシートは表示専用でデータの入力はすべて VBA フォームから行います。 データはすべてアクセスの MDB ファイル形式で保存されます。 システムファイルとデータベースファイルは同じフォルダにおいてシステムファイルから起動して下さい。 データベースは、安定性と保守性の高い ACCESS の MDB ファイルで管理します。 データの表示と印刷は、表現力が高く編集可能な EXCEL の XLS ファイルで実行します。 VBA フォームから ADO で MDB ファイルのデータベースの入力と訂正を操作しますので、 ACCESS は不要です。 ■ システムのご利用上のご注意 VBA はすべて Excel2013/2010/2007 で作成していますので、Excel2013/2010/2007 で使用して下さい。 データの入力はすべて入力用のフォームで行います。Excel のシートは表示用ですのでデータの入力はできませ ん。システムのファイル名は VBA エラーの原因になりますので変更しないで下さい。 ■ システムの設定について 請求書の明細行は 20 行まで入力することができます。件名と備考のデータを登録することができます。 納品書のデータは請求書と同じです。 請求書データを入力したときに同じ入力番号で作成されています。 このシステムはデータベースへの保存件数が見積書と請求書が 3000 件、売上先が 1000 件、商品名が 2000 件、 担当者が 20 件まで登録できる仕様になっています。 売上コードと商品コードは、必ず必要なわけではありません。 コードが空欄でも入力したデータで納品書、請求書が作成されます。 コードを付ける必要のない売上先、商品名は直接入力して下さい。 入金金額データの入力番号は、売上金額データと同じになります。 売上金額データを、個別に入金データで消し込み処理して未収金額を計算します。 入金は、単発的な売掛金と債権管理に対応しています。 毎月定常的に、合計請求書を発行して売上債権を管理するシステムではありません。 売上金額と入金金額が個別に対応していますので、請求書が発生していない前受金を登録することはできません。 ■「ADO 売上・入金管理 」と「ADO 報酬・料金管理」の併用について 「ADO 売上・入金管理 」システムと「ADO 報酬・料金管理 」システムは同じデータベースを使用しています ので、同じフォルダで同時に起動することはできません。 両方のシステムを併用する場合には、別々のフォルダにシステムの XLS ファイルと MDB ファイルを置いて使用 して下さい。 ■データベースの設定 このシステムは EXCEL2013/2010/2007 で作成しています。 ACCESS のデータベースへの ADO 機能を使用していますので、EXCEL2013/2010/2007 以外では使用できませ ん。 データベースにはパスワードをかけていないので、ACCESS で直接データを操作できます。 エラーの発生原因になりますので、データ構造は変更しないで下さい。 このシステムは ACCESS の MDB ファイルを使用しますので、 MDB ファイルのあるフォルダの設定が必要です。 起動時の初期設定ではシステムを起動したフォルダになります。 システムを起動したフォルダと異なるフォルダを利用するには、 「開始」メニューの｢データベースの設定｣からフ ォルダ名を入力して下さい。 フォルダ名が誤っているとエラーになってデータの登録ができません。 フォルダがＣのマイドキュメントなら「C:¥My Documents」と入力して下さい。 ■データの削除について データベースの売上、入金、売上先、商品名のデータは「開始」メニューの「編集データの削除」から削除でき ます。 しかし、データを削除してもデータベースの内部にはデータが残っていて、完全に削除されたわけではありませ ん。そのためデータの入力番号は最初から始まらなくなります。 データの入力番号を最初から付けるには、新規のデータベースの MDB ファイルを用意して下さい。 削除したデータベースのファイルを ACCESS で開いて、「データベースの最適化」処理を実行すると、データが 完全に消去されるため入力番号も初期化されます。 ■データバックアップについて ハードディスクやファイルの破損でシステムが使用不能になるということがありますので、定期的なデータのバ ックアップをお勧めします。 CSV ファイルに保存しておけば、万一の場合でもシステムを再解凍して復元することができます。 ■データの保存と読込について データを CSV ファイルとして保存する機能と、CSV ファイルからのデータの読込の機能が使用できます。 ファイルからの読込は、ACCESS のデータベースの最適化をしてデータを完全に削除してからでないとデータ番 号が一致しません。 ファイルからの読込には、データのバックアップ用機能として使用して下さい。 ■「ADO 売上・入金管理」システムのカスタムサービスについて 「ADO 売上・入金管理」システムは、カスタムサービス用システムの試用版として公開しています。 このシステムを継続的にご利用になるにはカスタムサービスのお申込が必要になります。 ユーザー様からのご要望により請求書・領収証、集計表・一覧表などの帳票をカスタマイズしてシステムの仕様 変更と機能追加に対応します。 「ADO 売上・入金管理」のカスタムサービス正規版システムにつきまして年度更新料金は必要ありません。 メールに添付して送付させていただいた正規版システムは、次年度以降も継続してご利用いただけます。 しかし、正規版システムの新たな仕様変更と機能追加および使用を開始した年度を含めて 10 年を超える年度の更 新には対応しておりません。 またカスタムサービス正規版システムは、Excel のバージョンアップによるファイル形式の変更には対応しませ んのでご了承ください。 カスタムサービスの明細はホームページの「Soft-j.com カスタムサービスのご案内」をご覧下さい。 http://www.soft-j.com/custom.html ■ ADO データベースの接続について お使いのエクセルの環境で ADO のデータベース機能が動かない場合があります。 これは、ADO ライブラリーの参照設定が動作せずに、データベースファイルが開けなくなるからです。 この場合は、 「非表示モジュール 内でコンパイルエラーが発生しました」というエラーメッセージがでます。 VBE の参照機能と ADO ライブラリーの確認方法については、エクセルのマニュアルを見て下さい。 試用の際には、データベースへの接続機能をよくチェックしていただきますようお願いいたします。 ADO 機能が使用できない場合、システムは使用できません。 申し訳ありませんが、この場合ご自分で環境を変更していただくか、もしくは他のパソコンで起動していただく しか方法はありません。 開発環境は EXCEL2013/2010/2007 で動作確認をしております、EXCEL2013/2010/2007 での起動をお願いいた します。 ■ システムのバージョンアップについて 「ADO 売上・入金管理」システムは System ファイルと DataBase ファイルがウンロードできます。 System ファイルは EXCEL のシステム用 xlsb ファイルです。 バージョンアップの場合にはこのファイルをダウンロードして、データベースと同じフォルダで解凍して下さい。 DataBase ファイルは ACCESS のデータベース用 mdb ファイルです。 新規にダウンロードされる場合はこのファイルが必要です。すでに入力してあるデータベースを利用される場合 にはダウンロードは必要ありません。 データベースのデータをそのまま使用する場合には、ファイルは System ファイルのみをダウンロードしていた だいて入れ替えて下さい。 システムのバージョンアップでは、xlsb ファイルを差し替えるという方法になります。 データ構造は変更がありませんので、データを入力した mdb ファイルをそのままにして、EXCEL の xlsb ファイ ルのみを最新版に更新して下さい。 システムの最初の起動時にデータベースの設定フォルダは自動的にシステムを起動したフォルダで登録されます。 システムとデータベースが同じフォルダにある必要はありませんが、データベースのあるフォルダを指定するに は「開始」メニューから「データベースの設定」処理でデータベースのあるフォルダを登録して下さい。 「フォルダ参照」ボタンが使用できますので、フォルダ名は自動登録できます。 ▼ 新規に使用する場合 EXCEL の xlsb ファイル、ACCESS のデータベースの mdb ファイルが圧縮されています。運用するフォルダ で解凍して下さい。 ▼ すでに使用しているデータベースをそのまま使用する場合 ファイルをダウンロード EXCEL の xlsb ファイル、ACCESS のデータベースの mdb ファイルが圧縮されてい ます。 解凍する時に mdb ファイルを上書きしないように注意して下さい。 上書きするとそれまでのデータ は全て消えてしまいます。 安全のため、現在のデータベースと別のフォルダに解凍されることを、お勧めします。 すでに使用しているデータベースと別のフォルダで解凍した場合には、データが入力してある mdb ファイルをそ のフォルダにコピーして下さい。 請求書・売上先・商品名のデータをそのまま使用されるには前年度の master.mdb ファイルが必要です。 請求書は新しく登録して、売上先・商品名のデータは以前のまま使用するには、uriage.mdb は空のデータベー ス（新規に解凍したファイル）が必要です。 master.mdb は前年度のファイルが必要です。 ■ 売掛金管理について 売掛金は未収金額として管理しています。 「入金金額データ入力」から請求書に対応する入金金額を登録することによって、売掛金を個別消し込み処理し ます。 入金金額は請求金額を超えて入力できないため前受金などの登録はできません。 請求金額を登録してから、前受金は入力して下さい。 ■ 未収金額の繰越処理について 年度更新での、未収金額の繰越処理には対応していません。 新しいシステムを解凍して、別にフォルダで新年度の請求書データを入力から、それに対応する入金金額データ を入力して売掛金の管理をして下さい。 前年度の売掛金は、前年度のシステムで管理して下さい。 ■ 「開始」メニューと使用者データの入力用フォーム 「開始」メニューから「ADO 売上・入金管理」システムの初期設定をすることができます。 消費税の計算設定、担当者と部門を登録することができます。 ■ 使用者データの登録 「開始」メニューの「使用者データの登録」から使用者フォームで使用される会社名や名称、郵便番号、住所な どのデータを登録します。 ■ 消費税計算の設定 「開始」メニューの「消費税の計算設定」から消費税の計算が設定できます。 消費税の「内税表示」を選択すると、消費税を計算しないことができますが、 「外税表示」では自動的に消費税 8％ を加算します。 「消費税の非課税取引有」にチェックをすると摘要に「非課税」という文字が表示されて、消費税の課税対象か ら減算されます。 「消費税の計算設定」で数量、単 価の小数点以下の計算が選択でき ます。 数量と単価に小数点第 2 位までの 設定ができます。 小数点第 3 位以下の単位につきま して「切捨て」処理されます。 ■ 担当者名と担当部門の登録 「開始」メニューの「担当者と部門の登録」から担当者名と担当部門データを 20 件まで登録することができます。 担当者名と担当部門は、必ず必要 なわけではありません。 担当者名が空欄でも入力したデー タで請求書が作成されます。 コードを付ける必要のない担当者 は直接入力して下さい。 ■ 「編集」メニューとデータ入力用フォーム 「編集」メニューから売上金額と入金金額、売上先と商品名のデータの入力と編集をすることができます。 ■ 請求金額データの入力と編集 「編集」メニューの「売上金額データ入力」から売上先、担当者、商品明細のデータを入力して請求書を作成す ることができます。また請求書ごとに件名と備考データを登録することができます。 請求書の商品明細行は 20 行まで入力することができます。 納品書のデータは請求書と同じです。請求書データを入力したときに同じ入力番号で作成されています。 ○ 行挿入と行削除ボタン 請求書フォームの行番号にカーソ ルを合わせて、 「行挿入」 ・ 「行削除」 ボタンをクリックします。 「行挿入」では、選択した番号に 空白行がはいります。 「行削除」では、選択した番号の データが削除されます。 「行複写」機能はできませんので、 データを再入力して下さい。 データの新規入力はデータの入力が終了してから「新規登録」ボタンでデータをデータベースに保存します。 自動的に伝票番号を表示しますので、次のデータを入力する場合は続けて入力して下さい。 納品書、請求書の新規入力を選択すると、データベースから新しい伝票番号を発行します。 この伝票番号でデータを登録せずに終了すると、この番号は破棄されます。 データの新規入力では「新規登録」ボタンが有効になっています。 新規入力では、編集しているデータを最新の伝票番号を設定して新しく登録することになります。 データの訂正は「編集保存」ボタンでデータをデータベースに保存します。 ○ 売上先と商品名データ 請求書の入力フォームから、売上 先の登録と編集、商品名の登録と 編集、担当者と部門の登録処理が できます。 ○ 請求書と納品書の印刷と PDF ファイルの発行 請求書の入力フォームから、請求 書の印刷と PDF ファイルの発行、 納品書の印刷と PDF ファイルの発 行ができます。 ■ 売上先データの登録と編集 売上先の入力フォームから、売上先コードと売上先の情報を 1000 件まで登録することができます。 検索用コードはカナ、アルファベット、数字などの規則をつけて登録しておくと、請求書の検索ボタンで並べ替 えて検索できます。 売上先コードと検索用コードの両 方を登録することができます。 売上先コードと売上先情報は、必 ず必要なわけではありません。 売上先コードが空欄でも入力した データで納品書、請求書が作成さ れます。 コードを付ける必要のない売上先 は直接入力して下さい。 ■ 商品名データの登録と編集 商品名の入力フォームから、商品名コードと商品名の情報を 2000 件まで登録することができます。 検索用コードはカナ、アルファベット、数字などの規則をつけて登録しておくと、請求書の検索ボタンで並べ替 えて検索できます。 商品名コードと検索用コードの両 方を登録することができます。 商品コードと商品名の登録は、必 ず必要なわけではありません。 商品コードが空欄でも入力したデ ータで見積書、納品書、請求書が 作成されます。 コードを付ける必要のない商品名 は直接入力して下さい。 ■ 入金金額データの入力と編集 入金処理では請求書と同じ伝票番号で入力して、個別消し込みされるシステムになっています。 入金金額フォームで伝票番号を入力するか、 「検索」ボタンを使用して未収金額の一覧表から入力データを選択し て下さい。 入金処理は、請求書を個別に消し込み処理して未入金額を管理するシステムになっています。 請求書データの入力と同時に未収金額として登録されます。その未収金額に対して入金データを入力していくこ とになります。 ○ 入金区分と未収金額 入金区分は「現金」「小切手」「手 形」 「振込」 「手数料」 「値引き」 「相 殺」 「調整」の区分から選択するこ とができます。売上値引きなどが 発生した場合には、入金区分の「値 引き」 「調整」などで未収金額を 0 円にして下さい。 未収金額が 0 円になっていないと、 未収金額として残ってしまいます。 領収証は「単票様式の領収証」を 選択して、「値引き」「調整」の項 目を表示しないこともできます。 ○ 領収証の印刷 領収証は「内訳明細の領収証」と 「単票様式の領収証」のどちらか で印刷することができます。 領収証の印刷で「無」を選択した 場合には、 「単票様式の領収証」は 印刷されません。 領収証フォームの「領収証データ 印刷」タブで選択できます。 一度選択すると、その様式で継続 して印刷されますので、注意して 下さい。 毎月合計請求書を作成してから入金処理をする販売管理システムはたくさんありますので、請求書ごとに個別消 し込みをする仕様になっています。 お客様からの注文販売などに対応するシステムです。前受金の場合には、請求書を作成してから入金処理します。 ■ 「表示」メニューと表示と印刷用ワークシート 「表示」メニューからは請求書、納品証、領収証のワークシートなどの表示と印刷ができます。 ○「売上管理の請求書」の表示と印刷用ワークシート ○「単票様式の領収証」の表示と印刷用ワークシート ○「内訳明細の領収証」の表示と印刷用ワークシート
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