セミナー・商談会案内状 記載必須事項 北京 ①実施目的、セミナーの趣旨(中国語簡体字) ②プログラム、スケジュール案内(中国語簡体字） ③日本側参加者の情報(複数の場合は適宜リスト形式にす る) 招請事業必要書類 注意事項 ①実施目的、招請事業の趣旨が記載された案内文書(日 本語、中国語簡体字) ②行程表(日本語、中国語簡体字) ③訪問地の詳細情報(行程表に簡体字サイトリンク表示で も可) ④招へい理由書等の査証申請にかかる書類 上海 ①プログラム内容の詳細 （当日のセミナーで伝えたい内容や、当日体験できることや、 食べられるもの等） ②地域の魅力が伝わる写真 ③参加者側の情報 （団体名・ウェブサイトURL等） ①行程表（英文・現地語・日本語の言語指定も） ②ウェルカムボード（空港用） ③訪問地の詳細情報 ④最終案内文 ・招請前後の日本滞在を希望する傾向が強いため、柔軟な対応が求められる。 香港 ①プログラム内容の詳細 （当日のセミナーで伝えたい内容や、当日体験できることや、 食べられるもの等） ②参加条件 （1社何人まで参加可能か、セミナーと商談会を併催する場 合はどちらか片方だけの参加は可能か等） ③日本側参加者の情報 （団体名・概要・ウェブサイトURL等） ④商談会の方式 （事前マッチング、フリー等） ①行程表 ②factbox（訪問地の詳細情報、ウェブサイトのURL等） ③メディアの場合は、掲載ボリューム、掲載期限、成果物 の提出数量と提出先、クレジット記載の要否と表記方法 等の案内書 ④訪日期間中の旅行保険及びポケットWi-Fi ・案内状、行程表等の書類の言語は中文繁体字 ・メディア（旅行雑誌）の招請は1人ではなく記者とカメラマンの2人を招請する必要あり。 ・エージェントとメディアを同時期、同行程で招請することは、視察・取材する対象や視察・取材に要する 時間が異なるため困難である。 ①開催要旨（目的、旅程等） ➁行程表（英文） ③ウェルカムボード（空港用） ④factbox（訪問地の詳細情報） ⑤final announcement(最終案内文) ⑥招請希望者（社）があればあらかじめ ・シンガポール市場はメディアの数が限られており、招請に応じる場合、記者は年休を使って対応しなけ ればならないため、いずれの時期においても招請は困難。 ・招請に関する条件書、たとえば直前キャンセルの場合の費用負担の有無などを明文化しておくと良い （今年度マレーシア市場でキャンセルをめぐりトラブルあり） ①開催要旨（目的、旅程等） ➁行程表（英文） ③ウェルカムボード（空港用） ④factbox（訪問地の詳細情報） ⑤final announcement(最終案内文) ⑥招請希望者（社）があればあらかじめ ・事前に参加者情報を入手し、ムスリム対応が必要な場合は、行程、食事等配慮が必要。 ・招請に関する条件書、たとえば直前キャンセルの場合の費用負担の有無などを明文化しておくと良い （今年度マレーシア市場でキャンセルをめぐりトラブルあり） シンガポール マレーシア タイ インドネシア ①開催要旨（目的、日時、会場等） ➁プログラム内容の詳細 （当日のセミナーで伝えたい内容や、当日体験できることや、 食べられるもの、ラッキードロー等） ③地域の魅力が伝わる写真 ④参加者側の情報 （団体名・ウェブサイトURL等） ⑤招請希望者（社）があればあらかじめ ①開催要旨（目的、日時、会場等） ➁プログラム内容の詳細 （当日のセミナーで伝えたい内容や、当日体験できることや、 食べられるもの、ラッキードロー等） ③地域の魅力が伝わる写真 ④参加者側の情報 （団体名・ウェブサイトURL等） ⑤招請希望者（社）があればあらかじめ ①プログラム内容の詳細 （セミナー・商談会を開催する理由（新しい●●ができた。新 規就航・増便等）。当日の目玉となる体験・特産物等） ②地域の魅力が伝わる写真 ③参加者側の情報（団体名等） ④返信フォーム（1社あたりの参加可能人数分の枠を作成） ⑤商談会の方式 （事前マッチング、フリー等） ※①～⑤の英文 ⑥招請希望者（社）があればあらかじめ １．案内状（ワードとPDF） ①プログラム内容の詳細 （時間、会場、当日のセミナーで伝えたい内容や、当日体験 できることや、食べられるもの等） ②地域の魅力が伝わる写真 ③参加者側の情報 （団体名・ウェブサイトURL等） ④主催者やJapan Endless Discovery などのロゴ ２．申込用紙（エクセルもしくはワード） ①行程表（英語またはタイ語） ②ウェルカムボード（空港用。当日までに用意） ③factbox（訪問地の詳細情報。行程表等へのURL記載で も可） ④招待状（招請条件があれば記載） ・連休前や、月曜、月末の金曜の時期にセミナー・商談会を行うことは避けた方が無難。タイの祝日の 確認は必須。 ・限られた期間に多くのセミナー・商談会等が集中して開かれることに留意。他のセミナー・商談会との 違いを明確にしないと、出席してもらえない可能性あり。 ・当日キャンセル（ノーショウ）や、申し込みなく参加する人（ゴーショウ）が多い土地柄なので、事前マッ チング商談会の実施は非常に難しい。また、参加人数の事前確定も非常に難しい。 ・招請の際は、事前に食べられないものや、禁煙・喫煙を確認する必要。 ①案内状（どの範囲までが日本側の負担でどこからが自 己負担かを明記） ②行程表 ③訪問地の写真入り詳細情報（可能であれば） ④その他注意事項（気候や服装に関する情報等） ・基本的な注意事項は訪日旅行誘致ハンドブックに記載済み ⑤参加申込書（食事の制限や喫煙・禁煙の希望について 確認） 以上、全て英語での用意が必要。 以上、全て英語での用意が必要。 オーストラリア ①プログラム内容の詳細 （当日のセミナーで伝えたい内容や、当日体験できることや、 食べられるもの、ラッキードローの有無等） ②地域の魅力が伝わる写真 ③参加者側の情報 （団体名・ウェブサイトURL等） ・招請事業では、食事制限や禁煙喫煙室の有無を確認する必要がある ・航空座席の希望（通路・窓側）を確認 ・メディアはビジネスクラスを希望するが、無理な場合は、アップグレード可能なクラスにした方がよい。 （エージェントはエコノミーでもよい） ①行程表（英文 遅くとも招請3ヶ月前に提供する。 ②ウェルカムボード（空港用） ③factbox 訪問地・アクティビティ・宿泊施設（・航空会社）の詳細情 報（概要、場所、参考価格、URL、電話番号など）を、事前 もしくは招請終了後1週間以内に提供する。 ④final announcement(最終案内文) ⑤取材先の画像 JNTOフォトライブラリーからも利用できることがあるが、美 しくできる限り最新の画像を提供し、選択肢があるほうが 記事にもなりやすい。 ⑥Contact person/organization information 取材後、記事作成にあたってメディアから取材先について の情報を追加で求められることがあり、多くの場合は24時 間以内に回答が必要。英語での回答が可能なコンタクト 先の情報を提供しておきたい。 ・ジャーナリストはスケジュールが先まで詰まっていることが多く、遅くとも招請の3ヶ月前までには行程 表とともに案内が必要。また、ジャーナリストは行程内容から招請を受けるかを決定するため、視察場 所の大きな変更は不可。軽微な変更が出る可能性がある際は、"to be confirmed"等明記しておく。 ・メディア招請の際、各メディアには個別の部屋を用意する必要がある。ジャーナリストは招請中のホテ ルで記事を書くことがあり、ほかのメディアと同室であることを好まない。 ・招請案内時に提供する行程には、宿泊先の施設名を明記しておく必要がある。メディアにとって宿泊 先がどこかということの関心が高い。 ・メディアはニュース性のあるものでなければ関心を示さない。同じ行程や内容・テーマの招請を複数回 行うことも同様。 ・メディア招請と旅行会社招請は同時に行うことは好ましくない。メディアは旅行会社よりも取材場所の 撮影やインタビューなどに時間を要するため。 ①行程表 事業が決まった際に行程案を英語で提供。旅行会社の希 望する観光スポットやホテル・旅館の視察があるため、出 発時までに相談しながら内容を固めていく作業が必要。 出発10日前の最終行程提示が望ましい。 ①プログラム内容の詳細 ②参加者への事前アンケート （当日のセミナーで伝えたい内容や、当日体験できることや、 企業概要、日本への送客数、招請事業参加者の情報（役 食べられるもの等） 職、喫煙、食の好みやアレルギーなど） ②地域の魅力が伝わる写真 ③ウェルカムボード（空港用） ③参加者側の情報 ④factbox（訪問地の詳細情報） （団体名・ウェブサイトURL等） 最終行程に掲載でも可。 ⑤Contact person/organization information 事業終了後の問い合わせのため。 ⑥参加者への事業終了後アンケート 視察の感想。今後の造成予定など。 ・勧誘は実施日の３か月前までに実施。 ・宿泊には個別の部屋を提供する。 ・メディアと旅行会社を対象にした招請はそれぞれの目的が違うため避けるべき。 ・英国市場にあった行程の作成を。 ・行程は詰め込み過ぎず、ゆるいペースで。後日参加社が、商品造成の参考にできるようなものが良 い。 ・自由時間を使い、各社の利用する宿泊施設を個別視察するケースが多々あるため、全員での視察は 午後3時過ぎに終了、以後夕食までは自由時間とするのが理想。 ・英国市場で勢いのあるラグジュアリー旅行専門オペレーター対象に招請を行う際には、ビジネスクラ ス航空券、高級ホテルの宿泊提供が妥当。 ・通訳ガイドは知識も重要であるが、明るく楽しい方が好まれる。 英国 （メディア） 英国 （エージェント） ①行程表（英文）＋インビテーションレター ②ウェルカムボード（空港用） ③factbox（訪問地の詳細情報） ④final announcement(最終案内文) ①プログラム内容の詳細 （セミナーのテーマ、スケジュール、食事を含む当日体験でき ること。意見交換会のスタイル。セミナーの対象者および同 フランスおよびパリ 伴者の可否。） 事務所管轄地域 ②地域の魅力が伝わる写真 ③参加者側の情報 （団体名・ウェブサイトURL等） ①行程表（英文/フランス語・日本語） →声がけの段階で必要（概要でもOK） ②factbox（訪問地の詳細情報、英語） →招請実施日前後に必要 ③final announcement（最終案内文） ・ハイエンドのメディア招請の場合は、ビジネスクラス航空券が必要となる場合あり。また、カメラマンとラ イター2名での招請が必須となる雑誌もあり。 ・セミナーについては、水曜日の午後と金曜日の開催は集客が難しい。直帰できる午後の遅め時間の 開催が望ましい（フランス）。 ①プログラム内容の詳細 （特にセミナー内容、スケジュール等） ②参加者情報 ①案内状（ドイツ語が望ましいが他国と一緒であれば英 語でも可） ➁スケジュール+訪問先の見所などを簡単に説明（ドイツ ・招請期間中に複数レセプションがある場合は、必要に応じ、ドレスコードも記載したほうがベター 語が望ましいが他国と一緒であれば英語でも可） ➂費用の負担区分（主催者負担分と参加者負担分） ➃factbox(訪問先の詳細情報) ニューヨーク ①プログラム内容の詳細 （当日のセミナーで伝えたい内容や、当日体験できることや、 食べられるもの等） ②地域の魅力が伝わる写真 ③参加者側の情報 （団体名・ウェブサイトURL等） ④会場の案内（駐車場の案内含む） ⑤食事（提供する場合） ⑥ドアプライズ（提供する場合。集客に好影響を与えるため） ①行程表（英文） ②招請条件（旅行経費のうち、負担するものとしないもの の詳細等。） ・セミナーや商談会実施の際、当地は簡単なギブアウェイ等用意するのが通例。 ③factbox（訪問地の詳細情報） ・食事は、ベジタリアン等、食事制限に最低限対応できるように準備が必要。 ④final announcement(最終案内文) ⑤ターゲットにあわせた行程 ロサンゼルス ①プログラム内容の詳細 ②地域の魅力が伝わる写真 ③参加者側の情報 （団体名・ウェブサイトURL等） ④会場の案内（駐車場の案内含む） ⑤食事を提供する場合、その旨記載 ⑥ドアプライズ（提供する場合。集客に好影響を与えるため） ①行程表（英文） ②招請条件（旅行経費のうち、負担するものとしないもの ・セミナーや商談会実施の際、当地は車社会であるため、車での来場が通常であるところ、主催者側が の詳細等。） 駐車料金を負担するのが通例である点、留意。 ➂ウェルカムボード（空港用） ・食事は、ベジタリアン等、食事制限に最低限対応できるように準備が必要。 ➃factbox（訪問地の詳細情報） ⑤final announcement(最終案内文) ドイツ
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