一橋講堂共用会議室総合管理等業務委託仕様書

一橋講堂共用会議室総合管理等業務委託仕様書
Ⅰ
一橋講堂共用会議室総合管理等業務
１．業務実施場所
東京都千代田区一ツ橋２丁目１番２号学術総合センタービル２階
国立大学法人一橋大学一橋講堂管理室
２．目的
本業務は、国立大学法人一橋大学（以下「本学」という。）が一橋講堂及び会議室
等の運営を行うために必要な諸業務（統括管理業務、窓口受付業務、会議室設営業務
及び会議室管理運用業務）を円滑に遂行するとともに、常に最適かつ安全な環境を保
持するため、適切な管理を行い、利用に供することを目的とする。
３．施設概要
（１）延床面積
約９６１．３０㎡（１階部分）、約２，９９０．０６㎡（２階部分）
、
約６１６．５４㎡（３階部分）
（２）構造ＳＲＣ２３－２
（３）共用会議室：一橋講堂、中会議場（１）
・
（２）
・
（３）
・
（４）
、会議室 201・202・203、
貴賓室、特別会議室 101・102・103、準備室、AV 調整室、同時通訳室（６室）
ﾌﾟﾛｼﾞｪｸﾀｰ機械室及び 2 階倉庫
【平面図参照】
４．請負期間
平成２７年４月１日から平成３０年３月３１日までとする。
ただし、以下の休業日は勤務を要しない。（予定）
休業日【平成２７年度】
平成２７年
５月
３日（日）～平成２７年
平成２７年
８月１２日（水）～平成２７年
平成２７年１２月２８日（月）～平成２８年
５月
６日（水）（４日間）
８月１４日（金）（３日間）
１月
３日（日）（７日間）
５月
５日（木）（４日間）
【平成２８年度】
平成２８年
５月
２日（月）～平成２８年
平成２８年
８月１３日（土）～平成２８年
平成２８年１２月２９日（木）～平成２９年
８月１５日（月）（３日間）
１月
３日（火）（６日間）
５月
６日（土）（４日間）
【平成２９年度】
平成２９年
５月
３日（水）～平成２９年
平成２９年
８月１３日（日）～平成２９年
平成２９年１２月２９日（金）～平成３０年
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８月１５日（火）（３日間）
１月
３日（水）（６日間）
５．業務内容
（１）統括管理業務
（２）窓口受付業務
（３）会議室設営業務
（４）会議室管理運用業務
６．一般事項
（１）受託者は、本学の日常業務等に支障を与えないように業務に従事し、利用者が会
議室を円滑に利用できるように善良なる管理者の注意を払って誠実に行なわなけれ
ばならない。
（２）受託者は、本業務の従事者名簿を委託者に提出し、身元、風紀、衛生及び作業規
律の責任を負うものとする。
（３）本業務に携わる従事者事務室を無償で貸与する。ただし、常に整理整頓に心がけ、
火災その他災害事故の防止に努めるものとする。
（４）本業務を実施するうえで必要とする消耗品、什器類、光熱水料及び電話料金等は、
原則として委託者の負担とする。ただし、常に節約に心がけ、エネルギーの省力化
に努めるものとする。
（５）受託者は本業務実施に当たり、全部又は一部を第三者に委託し、請け負わせては
ならない。
（６) 業務上知り得た秘密及び個人情報等は第三者に漏らしてはならない。このことに関
しては、本契約の解除および契約期間満了後についても同様とする。
（７）注意事項
１）言葉遣いや応対に関しては特に留意し、親切第一に心がけること。
２）服装は常に清潔な状態で着用すること。
３）他の業務との連絡を緊密にとり、会議室全体が円滑に運営できるように努めるこ
と。
（８）本業務の実施にあたっては、管理運営における通常の業務は全て行うものとし、
本仕様書に定めのない事項であっても、当然必要と思われることについて実施する。
また、本仕様書は委託業務の大要を示すもので、委託者または受託者が管理上必要
と認める事項については、記載事項以外のことについても双方協議のうえ誠実に実
施するものとする。
７．緊急・異常事態時における受託者の処置
（１）緊急・異常事態確認後、可能な範囲で速やかに応急処置を講ずるものとする。
（２）音響・映像機器及び照明装置並びに什器類等（以下「付帯設備等」という。）に故
障又は異常を発見し、応急処置の必要があるときは、その波及被害を防止するため、
常備する工具類又は部品を用いて従事者が処置する。また、メーカー等との連携に
より、突発的な事態・事故等に備えるものとする。
（３）異常事態が発生した場合の連絡体制として、緊急連絡体制図を作成し、突発的な
事態・事故等に備えるものとする。
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（４）応急処置等を行った場合は、その結果を直ちに統括管理業務責任者を通じて委託
者に報告するものとする。
８．法令上の責任
従事者の労務管理は、全て受託者が行うものとする。
９．費用負担区分
（１）委託者
①本業務を実施するうえで必要とする消耗品、什器類、光熱水料及び電話料金等
②事務室及び会議室に使用する照明用ランプ、蛍光灯類
（２）受託者
①従事者の装具、器具、工具、計測器等
②報告に必要な書類、写真類
（３）その他
費用負担区分が不明確なものについては、委託者・受託者間協議のうえ決定するも
のとする。
10．従事者の必要要件
（１）統括管理業務従事者
① 下記(２)の事項に加え、防火管理者及び自衛消防技術認定資格を有すること。
（２）従事者
① Microsoft Office ソフト（Word,Excel,PowerPoint）に精通していること。
また、Adobe Illustrator 及び CAD の基本的な操作が出来ること。
② 利用者が円滑に会議室を利用できるよう付帯設備等に必要な操作説明、指導、
助言等ができること（ネット環境利用に関する操作説明、指導、助言等を含む）。
③ 貸し会議室等の管理・運営業務に精通していること。
④ 利用者に対して親切かつ柔和な対応が出来ること。
11．業務内容の詳細
（１）統括管理業務
委託者の業務窓口として、受託者の指示、命令に基づき、会議室の機能を常に万全
な状態に維持するため、委託者及び受託者並びに利用者との総合連絡調整業務を行う
ことにより、円滑な会議室の管理運営の維持を図り、次の業務を担当する。
１）管理業務全般の指揮・監督及び総合連絡調整
２）各業務定型化、標準化、効率化に資するためのマニュアル作成及び従事者教育等
の実施
３）窓口受付業務、会議室設営業務及び会議室管理運用業務の全般の指揮、監督、人
員の適正配置、報告
４）利用者からの各種利用申込書及び問い合せ等の対応（電話・窓口・メール等）
５）利用者見学対応
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原則、平日 9：30～12：30、13：30～16:30 を対応時間とする。
６）管理業務日誌及び障害状況報告書の作成及び報告
７）諸官公庁等への許認可申請及び届出手続き並びに各供給機関との契約業務補助並
びに左記に伴う書類作成補助
８）利用者との応接及び渉外業務並びに苦情処理業務
９）会議室等に係る鍵の保管
10）付帯設備等の整備及び管理
11）会議室の運営に必要な修繕及び補修についての日常的な点検の実施
12）会議室・設備修繕計画提案書の作成
13）工事に伴う業者との連絡調整及び必要資料等の提供
14）学術総合センター防災センターとの応対及び調整
15）工事立会い業務
16）管理業務全般に係る必要事項について通知及び掲示
17）緊急時における対応体制の確立
18）風紀、秩序及び安全の維持に関する事項
19）その他、委託者が指示する事項
（２）窓口受付業務
① 業務内容
１）会議室予約管理システムによる会議運営及び備品等の運用管理業務
２）会議室利用案内及び掲示（電子掲示板等）
３）近隣の利用施設の案内及び案内図作成及び更新
４）学術総合センター防災センターの警備員・設備員との会議室に関する応対及び
調整業務
５）コピーサービス
但し、コピー機の維持費及び消耗品代については利用者負担とする。
６）会議室の利用で発生したゴミの回収・廃棄サービス
但し、ゴミ処分用ポリ袋及びゴミ処分費については、利用者負担とする。
７）２階一橋講堂管理室の整備
８）会議室予約管理システム等トラブル時のメーカーとの連絡調整
９）その他記載されていない事項は、委託者・受託者間において協議するものとす
る。
（３）会議室設営業務
１）付帯設備等の基本的セットアップ
２）利用者に対する付帯設備等の使用方法に関する応対及び提案
３）利用者に対する付帯設備等の設営レイアウト図の作成及び提案
４）設営に係る各種問い合わせ対応
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（４）会議室管理運用業務
１）利用者に対する会議室及び付帯設備等に必要な操作説明、指導、助言等
２）本学主催の会議等の支援（付帯設備等の操作）
３）利用者に対する会議室及び付帯設備等の資料・図面等の作成及び提供
４）付帯設備等の操作マニュアル作成
５）付帯設備等台帳の整備、故障履歴の記入
６）利用者使用後の会議室及び付帯設備等の復旧状態の確認
７）付帯設備等の機能点検
８）付帯設備等の応急処置及び軽微な補修
９）会議室各扉の解錠及び施錠
10）簡易清掃業務
ア）清掃時期
土休日に会議室の利用がある場合に限り、前日 16:00 以降に実施するものとす
る。
但し、清掃の実施は全ての会議室利用終了後とする。
イ）清掃場所
ⅰ 喫煙室（2F）
・吸殻入れの内容物を処理
ⅱ トイレ（2F,中会議場 4 正面、2F,会議室横）
・屑入れ・汚物入れの内容物処理
ⅲ ロビー（1,2F）
・屑入れの内容物処理
12．配置ポスト
配置ポストについては、以下のとおりとする。
（１）統括管理業務
①勤務日時
平日勤務
８：３０～１７：３０
②配置ポスト１ポスト
（２）窓口受付業務、会場議室設営業務、会議室管理運用業務
①勤務日時
平日勤務
８：３０～１７：３０
平日夜間勤務１７：４５～２１：３０内の必要時間
（平成２５年度実績（１年間）６４０時間）
土休日勤務
８：３０～２１：１５内の必要時間
（平成２５年度実績（１年間）午前３４８時間午後５９７時間
合計９４５時間）
②配置ポスト平日勤務
平日夜間勤務
１ポスト
１ポスト
土休日勤務午前（８：３０～１２：３０）２ポスト
午後（１２：３０～２１：１５）１ポスト
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但し、業務の円滑な実施のため、委託者・受託者において協議のうえ、ポスト数及び
勤務時間を変更できるものとする。
また、平日夜間勤務及び土休日勤務においては、会議室等利用申込書における利用日
及び会議室設営実施日（利用日を除く。）を勤務日及び勤務時間とするとともに本学が
必要と認める場合においては、平日夜間及び土休日勤務の時間外勤務を行うものとする。
13．その他
受注者に必要な条件として、過去１０年間において、大学等から請けた各種管理等
業務を１年以上継続して履行した実績を３件以上有すること。
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Ⅱ
一橋大学（千代田キャンパス）ゲストルーム客室等整備業務
１．業務実施場所
東京都千代田区一ツ橋 2－1－2 学術総合センター
一橋大学一橋講堂管理室
２．請負期間
（１）請負期間
平成２７年４月１日から平成３０年３月３１日までとする。
３．就業日及び就業時間
（１）就業日及び時間
月、火、水、木、金の 9:00 から 15:00 までとする。
（２）業務を要しない日
土、日、祝日及び年末年始の１２月２８日から１月３日までは業務を要さない。
ただし、一橋講堂管理室の指示により、上記業務を要しない日の就業もありうる。
４．業務従事者
（１) 業務従事者は、1 名を配置する。
（２) 業務従事者は、ホテル等宿泊施設での経験を有する者が望ましい。
５．業務内容
客室等整備業務を行い、詳細は別添｢客室等整備業務マニュアル｣のとおりとする。
また、清掃に係る用具及び洗剤等の資材は、一橋大学が供給するものとする。
６．その他
（１) 業務従事者の名簿を事前に一橋講堂管理室に提出するものとし、一橋講堂管理室が
不適当と認めた場合は従事させないものとする。
また、業務従事者を交替させるときは事前に一橋講堂管理室に届け出るものとする。
（２) 業務上知り得た秘密及び個人情報等は第三者に漏らしてはならない。このことに関
しては、本契約の解除および契約期間満了後についても同様とする。
（３) 本仕様に疑義が生じた場合は，本学担当職員と協議するものとする。
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