見附市立学校共同事務室平成 27 年 2 月号 ☆ ホームページアドレス ☆ http://www.mitsuke-ngt.ed.jp/~jimu/diarypro/ 大切な文書管理学校では、組織的に仕事が進められているため文書の持っている役割は重要です。円滑な学校運営、市の情報公開条例に対応するためにも、文書事務がスムーズに進むことが大切です。見附市では、「見附市文書・表簿分類一覧表」に基づき、文書管理の適正化に取り組んでいます。文書を集中管理することにより、情報を共有することができます。誰でもいつでも文書を活用できるよう正しく文書を管理しましょう。 ○○さん！忘れていませんか？では文書とは・・・？文書・ＰＣデータ指定の文書ファイルにいれましょう ① 学校で作成した文書 ② 学校で受付けた文書（教育委員会等より届いた文書、郵送により届いた文書） ③ 図画、写真 ④ ①～③に関わる電子データ及び保存されている電子記憶媒体（ＨＤＤ・ＵＳＢメモリ等）文書事務とは？文書の収受から配布・処理・起案・発送・保存・廃棄に至るまでの文書に関する事務を言います。受 Point! 付受付した文書に処理受付した文書が配布されたらすぐ目をとおし、速やかに処理します。限らず、学校で発議・作成した文書起案職員会議・保護者配付・市教委への報告などの文書は必ず起案します。（起案書も起案文書とともに保存します）発送も必ず起案しましょう。外部に提出する書類は、提出前（メール送信を含む）に「文書等発送簿」に記入します。保存文書は私物化せず、「見附市文書・表簿分類一覧表」に基づき整理し、決められた場所に保存します。（ファイル背表紙に分類番号があります）電子データも決められた場所（校内共有サーバー）に保存します。文書は、勝手に校外に持ち出すことはできません。やむを得ない事情により持ち出す場合は、「文書等持ち出し簿」に記入し、校長の承認を受けます。廃棄文書により保存期間が決められています。（ファイル背表紙の下の年数が保存期間）保存期間を過ぎた文書は、文書係が校長の決裁を受け廃棄します。サーバーの保存データも、保存年限が過ぎたものは削除します。個人情報を含む文書を廃棄するときは、必ずシュレッダーで裁断する等、慎重に取り扱います。確定申告期間です今年は 2 月 16 日～3 月 16 日が確定申告期間です。基本的に、教職員は年末調整をするため、確定申告の必要はありません。しかし、場合によっては確定申告をすることで所得税が還付されます。 1 年間に支払った「医療費」が 10 万円以上である場合医療費控除医療費は同一生計の親族と合算できます。病院での治療費、医薬品の購入代（市販の風邪薬も可）、出産費、松葉杖代、通院のための交通費（ガソリン代、駐車代はのぞく）、介護保険サービスの自己負担分などが対象です。住宅ローン等を利用して家を購入・新築、または増改築及び耐震改修をした場合 (特定増改築等) 住宅借入金等特別控除借入金残高証明書、住民票の写し、土地・建物の登記簿謄本、請負契約書 or 売買契約書の写し、源泉徴収票（原本）が必要です。（場合によっては、他にも書類が必要になります。）確定申告をした翌年からは、年末調整が可能になります。税務署から「給与所得者の住宅借入金等特別控除申告書」が適用年分まとめて送られてくるので、なくさないように大切に保管してください。国や地方公共団体、特定公益増進法人などに 2 千円以上寄付した場合寄付金控除学校の入学に関するものや、寄附をした人に特別の利益が及ぶと認められるもの、政治資金規正法に違反するものなどは対象外です。ふるさと納税については「みどり平成 27 年 1 月号」をご覧ください。＊他にも確定申告により控除されるものがあります。詳しい内容は、国税庁 HP をご覧ください。昨年反響を呼んだ職員室の風景・・・・・今年はどうなっていますか？ ①山積みで落ちそうな書類・・・下に置かれたゴミ箱に落下し捨てられるかも ②コーヒーカップ・・・・・・・書類やキーボードの上にコーヒーがこぼれてしまうかも ③パソコンに貼られた付せん・・部外者から見られてしまうかもパスワードなどは貼らないで ④開きっぱなしの書類・・・・・大事な情報が誰かに見られてしまうかも ⑤机の境界に積まれた書類・・・崩れると他の人の書類に紛れてしまいますヨ ⑥ついたままのディスプレイ・・誰かに見られてしまったり、誰かが操作してしまうかも ⑦机に置かれた USB メモリ・・・書類と紛れて紛失又は盗難の危険が！ ⑧机に置かれた重要書類・・・・重要書類はすぐ決められた場所に返しましょう ⑨開きっぱなしの引き出し・・・大事なものは入っていませんか ⑩中身が詰まったゴミ箱・・・・機密書類はシュレッダー！