新システムへの移行手順書【Outlook2013(win)】編 - 明治大学

Meiji Mail システム
新システムへの移行手順書
【Outlook 2010/2013】
各人の移行日以後に実施してください
移行日前には実施できません
第 1.1 版
2014 年 12 月 4 日
明治大学
情報基盤本部
目次
1.
2.
移行における制限事項と対処方法について................................................................. 2
移行後のメールクライアント切替設定手順................................................................. 4
2.1.
Outlook 2010/2013 の接続設定 ...................................................................... 4
2.1.1.
MAPI の接続設定（プロファイル追加） .......................................................... 5
2.1.2.
IMAP の接続設定（プロファイル変更） .......................................................... 9
2.1.3.
POP の接続設定（プロファイル変更） .......................................................... 15
3. 移行における制限事項の対処方法........................................................................ 21
3.1.
Outlook 2010/2013 の設定 ......................................................................... 21
3.1.1.
仕分けルールのエクスポート/インポート....................................................... 21
3.1.2.
仕分けルールの手動適用...................................................................... 31
3.1.3.
不在設定の再設定............................................................................ 33
1
1. 移行における制限事項と対処方法について
移行作業の影響により、いくつかの制限事項があります。以下一覧表に制限事項と対処方法についてまとめてあります
ので、移行実施の予定日前に内容を必ず確認するようにお願いします。
No
制限事項
1
移行が開始されると、新着メール・移行開始から１～２時間経過すると、新着メールが旧 ALL
が旧システム側には届かくなり、新システムに届かなくなります。そのタイミングで、移行手
システム側に配信されます。
順書に従い、新システム側に接続するように、メールク
ライアント等の設定変更をしてください。
2
サイズの大きいアイテム（25MB 以・サイズの大きい（25MB 以上）アイテムは、移行に失敗 ALL
上）を移行できない場合がありまする可能性があります。移行されなかったアイテムがあ
す。
るユーザ様には、移行されなかったアイテムのリストを
メールで連絡します。リストに記載があるアイテムが必
要な場合、手動でアイテムを移行してください。
3
メール設定ツールで設定した転送・移行開始後、3 時間程度の間、自動転送設定が無効 ALL
設定が一時的に解除されます。
となり、メールが転送されなくなります。その後、再度自
動的に有効化されます。回避する方法はありませんの
で、必要に応じて個別に転送をしてください。
4
メールを指定したフォルダに分類す仕分けルールの移行に失敗する可能性があるため、新 Outlook（MAPI）
るタイプの仕分けルールの移行にシステムの利用開始後に仕分けルールがうまく動作し Outlook Web App
失敗する場合があります。
ていないようならば、旧システムから手動でルールを移
行してください。
仕分けルールは、Outlook クライアントを使用して、エク
スポート、インポートすることができます。エクスポート、
インポートの手順については、「3. 移行における制限事
項の対処方法」を参照してください。
5
仕分けルールが移行されるまでに
時間がかかるため、移行前に受信
したメールには仕分けルールが適
用されません。
・仕分けルールの移行は、移行の最終処理にて実施さ Outlook（MAPI）
れます。そのため、仕分ルールが移行される前に受信 Outlook Web App
したメールは、仕分けルールの適用対象になりません。
そのため、仕分けルール移行後、必要に応じて、手動
で仕分けルールを適用してください。
・仕分けルールを手動で適用する手順は、「3. 移行に
おける制限事項の対処方法」を参照してください。
6
仕分けルールが移行される前
に、手動で仕分けルールを再設
定すると、移行された仕分けルー
ルで上書きされてしまいます。
不在設定している状態でメールボ
ックス移行されると、不在設定が
無効になります。
移行開始後、現行の Meiji Mail か
らメールを送信すると、送信済み
アイテムとなったメールを移行で
きない場合があります。
・移行が完了するまでは、仕分けルールを作成しない
でください。
Outlook（MAPI）
Outlook Web App
・不在設定していた場合は、再設定してください。
・不在設定を再設定する手順は、「3. 移行における制
限事項の対処方法」を参照してください。
・移行開始後、現行の Meiji Mail からはメールを送信し
ないようにしてください。
・送信済みアイテムとなり、アイテム移行できなかった
場合、必要に応じて、手動でアイテムを移行してくださ
い。
一般的に以下のような対応が必要となります。
・メール送信先への通知
メールの署名欄に、メールアドレスが変わった旨を記
載しておくのも効果的です。
Outlook（MAPI）
Outlook Web App
7
8
9
「@isc.meiji.ac.jp」、
「@kisc.meiji.ac.jp」
のメールアドレスを使っていた利
用者は「@meiji.ac.jp」のメールアド
レスに変更されます。
（例）
現
対処方法
影響するメールクライアント
Outlook（MAPI）
Outlook Web App
ALL
・名刺に記載しているメールアドレスの修正
2
MeijiMail：[email protected]
新
MeijiMail：[email protected]
・メーリングリストを利用している場合、メーリングリスト
管理者への通知
メーリングリストのメンバー以外からの投稿を受け付け
ないメーリングリストの場合、メールアドレスが変わる
ことで”メンバー外”と認識され、投稿できなくなります
ので、管理者に連絡をして登録アドレスの変更を依頼
してください。
※ 受信については従来の「 @isc.meiji.ac.jp 」もしくは
「@kisc.meiji.ac.jp」のメールアドレス宛のメールも継続
して受信できます。
3
2. 移行後のメールクライアント切替設定手順
本書は、現行 Meiji Mail から Office 365 への切り替え手順を記載したドキュメントです。本書では以下のメールクラ
イアントの切り替え手順を説明します。
・Outlook 2010/2013（MAPI/IMAP/POP）
2.1.Outlook 2010/2013 の接続設定
Outlook 2010/2013 のメール接続設定の手順です。
※本書では Outlook 2013 での操作手順を示していますが、Outlook 2010 でも操作手順は同じです。
※MAPI/IMAP/POP の内、現在どの接続を利用しているのかを確認するには、Outlook の[ファイル]から[情報]の[アカウ
ント情報]のページを参照して確認します。
MAPI の場合
アカウントの下に[Microsoft Exchange]と表示されます。
IMAP の場合
アカウントの下に[IMAP/SMTP]と表示されます。
POP の場合
アカウントの下に[POP/SMTP]と表示されます。
4
2.1.1. MAPI の接続設定（プロファイル追加）
プロファイルを追加して行う MAPI の設定手順です。
※Outlook の MAPI では既存プロファイルの変更ができないため、プロファイルを追加する方法のみとなります。
1.[コントロールパネル]から[ユー
ザーアカウントとファミリーセーフ
ティ]-[メール]をクリックします。
2. [プロファイルの表示]をクリッ
クします。
5
3. [追加]をクリックします。
4. [プロファイル名]に好きな名称を入力して[OK]を
クリックします。
6
5.［自動アカウントセットアップ］画
面にて、以下の値を選択・入力し、[次
へ]をクリックします。
自動アカウントセットアップ
[電子メールアカウント]を選択します。
名前
氏名
※Outlook から送信した際に表示名として送信先に表示されます。
電子メールアドレス
メールアドレス
※旧システムで「@kisc.meiji.ac.jp」「@isc.meiji.ac.jp」を使用されていた
方も、新システムでは「@meiji.ac.jp」を指定してください。
メールアカウントに設定したパスワード
※従来の Meiji Mail パスワードと同じです。
パスワード
パスワードの確認入力
パスワードを再入力します。
6. ［完了]をクリックします。
7
7. 設定完了後、開いたままになっていたメールのプロ
ファイル設定ウインドウにて、「常に使用するプロファ
イル」にチェックし、先ほど作成したプロファイルを選
択して[適用]-[OK]をクリックします。
8. 接続変更は完了です。
Outlook2013 を起動してください。
8
2.1.2. IMAP の接続設定（プロファイル変更）
既存のプロファイルを変更して行う IMAP の設定手順です。
1. [コントロールパネル]から[ユー
ザーアカウントとファミリーセーフ
ティ]-[メール]をクリックします。
2. [プロファイルの表示]をクリッ
クする。
3. [常に使用するプロファイル]に
て、設定を変更したいプロファイル
を選択し、[OK]をクリックする。
9
4. 再び[メール]をクリックします。
5. [電子メールアカウント]をクリ
ックします。
6. [電子メール]タブの[変更]をク
リックします。
10
7. ［POP と IMAP のアカウント設定］
画面にて、以下の値を入力・選択し、
[詳細設定]をクリックします。
名前
電子メールアドレス
受信メールサーバー
送信メールサーバー
アカウント名
パスワード
氏名
※Outlook から送信した際に表示名として送信先に表示されます。
※変更は任意です。
メールアドレス＊＊＊＊@meiji.ac.jp
※現在「@isc.meiji.ac.jp」や「@kisc.meiji.ac.jp」をお使いの
方も、新 MeijiMail システムでは「@meiji.ac.jp」を指定してくだ
さい。
[outlook.office365.com]
[smtp.office365.com]
メールアドレス＊＊＊＊@meiji.ac.jp
※現在「@isc.meiji.ac.jp」や「@kisc.meiji.ac.jp」をお使いの
方も、新 MeijiMail システムでは「@meiji.ac.jp」を指定してくだ
さい。
メールアカウントに設定したパスワード
[パスワードを保存する]にチェックを入れます。
※従来の Meiji Mail パスワードと同じです。
8. [全般]タブの[メールアカウント]にて、アカウントを表す名
前として好きな名前を入力します。
11
9. [送信サーバー]タブをクリックし、以下の値を選択します。
送信サーバー
[送信サーバー (SMTP) は認証が必要]にチェックを入れます。
[受信メールサーバーと同じ設定を使用する]を選択します。
10. [詳細設定]タブをクリックし、以下の値を入力・選択し、
[OK]をクリックします。
受信サーバー(IMAP)
使用する暗号化接続の種類
送信サーバー(SMTP)
使用する暗号化接続の種類
[993]
[SSL]を選択します。
[587]
[TLS]を選択します。
12
11.［POP と IMAP のアカウント設定］
画面にて、[次へ]をクリックします。
12. [テストアカウント設定]にてテ
ストが完了したら、[閉じる]をクリ
ックします。
13. [すべて完了しました]と表示さ
れたら、[完了] をクリックします。
13
14. 接続変更は完了です。
Outlook2013 を起動してください。
14
2.1.3. POP の接続設定（プロファイル変更）
既存のプロファイルを変更して行う POP の設定手順です。
1. [コントロールパネル]から[ユー
ザーアカウントとファミリーセーフ
ティ]-[メール]をクリックします。
2. [プロファイルの表示]をクリッ
クします。
3. [常に使用するプロファイル]に
て、設定を変更したいプロファイル
を選択し、[OK]をクリックします。
15
4. 再び[メール]をクリックします。
5. [電子メールアカウント]をクリ
ックします。
6. [電子メール]タブの[変更]をクリ
ックします。
16
7. ［POP と IMAP のアカウント設定］
画面にて、以下の値を入力・選択し、
[詳細設定]をクリックします。
名前
電子メールアドレス
受信メールサーバー
送信メールサーバー
アカウント名
パスワード
氏名
※Outlook から送信した際に表示名として送信先に表示されます。
※変更は任意です。
メールアドレス＊＊＊＊@meiji.ac.jp
※現在「@isc.meiji.ac.jp」や「@kisc.meiji.ac.jp」をお使いの
方も、新 MeijiMail システムでは「@meiji.ac.jp」を指定してくだ
さい。
outlook.office365.com
smtp.office365.com
メールアドレス＊＊＊＊@meiji.ac.jp
※現在「@isc.meiji.ac.jp」や「@kisc.meiji.ac.jp」をお使いの
方も、新 MeijiMail システムでは「@meiji.ac.jp」を指定してくだ
さい。
メールアカウントに設定したパスワード
[パスワードを保存する]にチェックを入れます。
※従来の Meiji Mail パスワードと同じです。
8. [全般]タブの[メールアカウント]にて、アカウントを表す名
前として好きな名前を入力します。
17
9. [送信サーバー]タブをクリックし、以下の値を選択します。
送信サーバー
[送信サーバー (SMTP) は認証が必要]にチェックを入れます。
[受信メールサーバーと同じ設定を使用する]を選択します。
10. [詳細設定]タブをクリックし、以下の値を入力・選択し、
[OK]をクリックします。
受信サーバー(POP3)
送信サーバー(SMTP)
使用する暗号化接続の種類
[995]
[このサーバーは暗号化された接続（SSL）が必要]にチェックを入れます。
[587]
[TLS]を選択します。
18
11.［POP と IMAP のアカウント設定］
画面にて、[次へ]をクリックします。
12. [テストアカウント設定]にてテ
ストが完了したら、[閉じる]をクリ
ックします。
13. [すべて完了しました]と表示さ
れたら、[完了] をクリックします。
19
14. 接続変更は完了です。
Outlook2013 を起動してください。
※メールをサーバーに保存する設定をされている方は、メールが重複してダウンロードされる場合があります。
※フォルダー内の重複メールを削除したい場合、Outlook2013 の[ホーム]タブの[クリーンアップ]-[フォルダーとサブフ
ォルダーのクリーンアップ]をクリックし、[フォルダーのクリーンアップ]のメッセージが表示されたら[フォルダーのク
リーンアップ]をクリックします。フォルダー内の重複メールが削除されます。
20
3. 移行における制限事項の対処方法
移行時における制限事項の対処方法として、仕分けルールのエクスポート/インポート、仕分けルールの手動適用、不在
設定の再設定があるため、以下にその操作手順を記載します。
3.1. Outlook 2010/2013 の設定
Outlook 2010/2013 での仕分けルールのエクスポート/インポート、仕分けルールの手動適用、不在設定の再設定の手順
です。
※本書では Outlook 2013 での操作手順を示していますが、Outlook 2010 でも操作手順は同じです。
3.1.1. 仕分けルールのエクスポート/インポート
仕分けルールのエクスポート/インポートの設定手順です。
まず、仕分けルールのエクスポートを説明します。
※既に Outlook 2013 に仕分けルールが設定されていることを前提としています。
1. [Outlook 2013]を開きます。
2. [ホーム]タブの[ルール]から[仕
分けルールと通知の管理]をクリッ
クします。
21
3. [オプション]をクリックします。
4. [仕分けルールをエクスポート]
をクリックします。
22
5. エクスポートした仕分けルール
を保存します。
以下の値を入力・選択し、[保存]を
クリックします。
※保存先は任意で選択します。
ファイル名
ファイルの種類
エクスポートするルールに名前をつけて保存します。
好きな名前を入力します。
[自動仕分けウィザード]
6. [オプション]画面に戻り、[OK]
をクリックします。
23
7. [仕分けルールと通知]画面に戻
り、[OK]をクリックします。
24
次に、仕分けルールのインポートを説明します。
※既にエクスポートされた仕分けルールがローカルに保存されていることを前提としています。
1. [Outlook 2013]を開きます。
2. [ホーム]タブの[ルール]から[仕
分けルールと通知の管理]をクリッ
クします。
25
3. [オプション]をクリックします。
4. [仕分けルールをインポート]を
クリックします。
26
5. インポートする仕分けルールを
選択し、[開く]をクリックします。
6. [オプション]画面に戻り、[OK]
をクリックします。
27
7. [仕分けルールの説明]で指定さ
れているフォルダーがまだ作成され
ていない場合、ルールを適用する前
に作成する必要があります。
フォルダー名をクリックします。
8. [新規作成]をクリックします。
28
9. 以下の値を入力・選択し、[OK]をクリックします。
名前
フォルダーに保存するアイテム
フォルダーを作成する場所
振り分け先がわかるようにフォルダーに名前をつけます。
[メールと投稿アイテム]を選択します。
振り分け先のフォルダーを作成する場所を選択します。
10. 作成したフォルダーを選択し、
[OK]をクリックします。
29
11. [仕分けルールと通知]の画面に
て仕分けルールにチェックが入って
いることを確認してから、[適
用]-[OK]をクリックします。
30
3.1.2. 仕分けルールの手動適用
仕分けルールの手動適用の手順です。
※既に Outlook 2013 に仕分けルールが設定されていることを前提としています。
1. [Outlook 2013]を開きます。
2. [ホーム]タブの[ルール]から[仕
分けルールと通知の管理]をクリッ
クします。
31
3. [仕分けルールと通知]画面の[電
子メールの仕分けルール]タブに設
定された仕分けルールの一覧が表示
されます。仕分けルールを適用した
い場合はチェックを入れます。ルー
ルを止めたい場合はチェックを外し
ます。
[適用]-[OK]をクリックします。
※ここでは例としてチェックを外す
操作をしています。
32
3.1.3. 不在設定の再設定
自動応答を再設定する手順です。メールボックス移行前から自動応答を設定されていた方でもメールボックス移行後に
再度適用させる必要があります。
※メールボックス移行前から自動応答が設定されていることを前提としています。
※この機能は MAPI 設定のアカウントのみ有効な機能です。
1. [Outlook 2013]を開き、 [ファイ
ル]タブをクリックします。
2. [情報]から[自動応答]をクリック
します。
33
3. 必要に応じて以下の値を選択・入力
し、[OK]をクリックします。
※設定の変更は任意です。
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項目
自動応答を送信する
次の期間のみ送信する
開始時刻
終了時刻
説明
[自動応答を送信する]にチェックを入れます。
期間を設定した場合、[終了時刻] に設定されている日付と時刻になるまで
動作し続けます。
期間を設定しない場合、[自動応答を送信しない]にチェックを入れない限
り、動作し続ける設定となります。
自分の所属組織外では[個人用の連絡先]のみを選択することもできます。
差出人に１度だけ自動応答する文字列
自分の所属組織内：
組織内で送信するメッセージを入力
自分の所属組織外：
組織外に送信するメッセージを入力
※「自分の所属組織内」とは、新 Meiji Mail システムのユーザーを示し、[自分の所属組織外]とは、外部のユーザーを示
します。
35

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