Il comunicato della prefettura

Tratto da www.xpm.it
GO/NO-GO, questo è il dilemma!
Di Eugenio Rambaldi
Si parla sempre più in Italia, e nel mondo, di approcci “Agili” al project management. Ma che cos’è l’agilità
parlando di gestione progetti?
Sicuramente fra i vari aspetti che possono contraddistinguere una gestione agile del progetto vi è quello di
sapere, al momento giusto, cambiare bruscamente e velocemente direzione rispetto al senso di marcia
prestabilito per evitare spiacevoli ostacoli o, se necessario, saper frenare e fermarsi in poco spazio prima di
sfracellarsi contro un muro e poi dire “… averlo saputo prima!”
Troppo spesso infatti i progetti vanno per la loro strada così, quasi per inerzia, come barche alla deriva che,
una volta spezzato l’albero maestro, altro non possono fare che seguire le correnti avverse ed venir
sballottate dalle onde ora di qua ed ora di la. “SI. Qui di naviga a vista” è il motto di tanti miei amici PM.
Ma la nave, comunque, va.. potrebbe dire qualcuno, e questo è importante.
No! Un progetto non nasce per seguire necessariamente e fino alla fine un determinato viaggio. Nasce per
rispondere a delle specifiche esigenze e se durante il suo progredire in focus su tali esigenze venisse a
mancare o gli obiettivi prefissati cambiassero o si allontanassero sempre più, non è affatto detto che la
soluzione migliore non sia fermarsi o, per assurdo, tornare indietro.
In tale ottica mi permetto di far notare che essere “on time” e “on budget” non è un valido motivo per
giustificare la necessità di proseguire; bisogna anche essere … on business!
Ebbene, per mantenere costantemente l’ “aeroplano progetto” lungo la giusta rotta non basta un buon
pilota (project manager) ed un buon piano di volo (baseline); occorre una torre di controllo che segua con
cura il pilota lungo tutto il suo viaggio e sia in grado di comunicargli tempestivamente specifiche necessità
di cambio di velocità, di altitudine, di pista di atterraggio e, in casi estremi, di ….. atterraggio di fortuna.
Ora, poiché alcuni guru dell’agile project management affermano, parlando di progetti che “No sponsor?
No start!”, mi viene da pensare che la torre di controllo che guida correttamente il pilota PM lungo la rotta
altro non possa essere che una figura (sponsor) od un ente (project board) che si assume la responsabilità
globale del progetto, non solo dando ad un PM un giusto e preciso “mandato” ma anche verificando che
tale mandato si mantenga valido ed aggiornato per tutto il progetto.
È opportuno quindi “giustificare” più volte, con appositi documenti, la necessità che un progetto prosegua il
suo viaggio e che il PM continui la sua missione.
Se non si fa così …. addio progetti. E poi ci si meraviglia se una delle principali cause di fallimento, specie
per progetti ICT, è che il prodotto finale “Non serviva più”?
Ma quando occorre fare il punto rispetto alla rotta che avevamo pianificato di seguire?
Ebbene, dal giorno stesso in cui mi sono certificato Prince2 Foundation sostengo che tale metodologia offre
un approccio rivoluzionario al problema del rapporto fra project manager e sponsor (o comitato guida).
Vediamolo in sintesi.
Tratto da www.xpm.it
Per prima cosa io sponsor non posso essere disturbato ogni giorno dal PM per bazzecole che non mi
interessano più di tanto. Io sponsor ho contribuito, o l’ho fatto in prima persona, a firmare uno specifico
mandato ed un relativo business case.
In tali documenti sono chiaramente indicati sia i momenti di obbligatoria verifica (barriere o passaggi di
“stage”) sia le tolleranze che sono accettate dagli stakeholder chiave rispetto alle variabili principali (tempi,
costi , qualità) ed al budget relativo.
Finché il progetto non giunge al termine di un Stage e finché le performance sono nei limiti delle tolleranze
io a te, project manager, … non ti voglio vedere!
E fin qui tutto bene. Il problema è che spesso, dietro a quel “non ti voglio vedere” si possa nascondere un
“non mi faccio vedere”. In altri termini, il mondo è pieno di PM che cercano disperatamente il loro sponsor
che, nel momento del bisogno è assente, è un attimo in riunione, è all’estero, ecc..ecc.
Non parliamo poi di quegli sponsor che di fronte alle difficoltà espresse da un PM affermano paciosamente
“Ma scusi: E’ lei il project manager! Se la veda lei!”.
E no, cara torre di controllo! Se il pilota è in difficoltà e l’aero perde quota non puoi inviare un messaggio
via radio “Ci scusiamo per l’inconveniente ma gli uomini radar sono un attimo fuori stanza. Ma tornano al
più presto”.
Ed ecco che coloro che hanno scritto la metodologia Prince2 (.. e quando constato che è stato un governo
straniero, e penso al nostro, mi vene da piangere! …) si sono inventati una metodica a mio avviso geniale!
È quello, che per semplicità, chiamerò “Approccio Go/ No-Go”. In cosa consiste?
Allora: Io sono un project manager a cui hanno dato uno specifico mandato e solo all’interno di esso devo
operare. Ho delle tappe specifiche da raggiungere (barriere di Stage) e dei vincoli con relative tolleranze.
Ebbene, non appena raggiungo una di queste tappe intermedie o nel caso in cui il progetto fuoriesca dai
limiti di tolleranza io faccio una cosa molto semplice … FERMO I MOTORI!
Si, fermo i motori. E così, se sono il pilota di un aereo, questo inizia ad andare in picchiata libera. Dopo di
che prendo il microfono e chiedo alla torre di controllo “Ora mi dite che devo fare in quanto, fino a vostro
nuovo ordine, la procedura mi vieta di riaccendere i motori”
La procedura mi vieta! Capite. Io non spendo più una lira, non produco più nulla, non impegno risorse,
lascio i consulenti a casa, ecc. ecc.. finché non venete qui da me, facciamo una bella riunione e mi dite se
devo o non devo riavviare il tutto. Insomma … Go/No-Go?
E come si chiama questo approccio al problema da veri e propri Kamikaze? Si chiama “Management by
Exception”, gestione delle eccezioni.
E se un domani qualcuno verificasse che per troppo tempo i motori sono rimasti spenti? la colpa di chi
sarebbe? Del project manager che ha convocato un “Exception meeting”? NO! Dello sponsor o del
Comitato di Coordinamento che non si fatti vedere, che hanno aspettato giorni o mesi per farlo o , peggio,
che non hanno avuto il coraggio di dare (… e firmare !...) nuove disposizioni (nuovo mandato)
L’aero si è schiantato al suolo perchè nessuno a detto al pilota cosa fare? I passeggeri sono tutti morti? Beh,
caro Sponsor, augurati di esse su quella lista passeggeri …..”
Tratto da www.xpm.it
Incredibile ma vero! Un governo che intuisce che questo è l’unico modo per tenere ben incollati davanti al
loro monitor gli “uomini radar” chiamati sponsor.
Per questo amo la metodologia Prince2! Ed è forse per questo molti …. sponsor non lo amano? ☺
Comunque sia, troppi aerei stanno precipitando, troppe navi sono alla deriva. Già: 220% di ritardo sui tempi
di progetto e 189% fuori budget. Ecco i dati dei principali progetti ICT americani. Ed in Italia?
GOo/No-Go, questa è …. la soluzione? Non ci metterei ancora entrambe la mani sul fuoco ma, se fossi in
voi, io ci proverei!
Ciao
Eugenio Rambaldi
[email protected]

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