Modello Organizzativo ex D.Lgs. 8 giugno 2001, n. 231 Allegato H Reato di corruzione tra privati Norme Comportamentali e Procedurali 27 Marzo 2014 Page 1 I. INTRODUZIONE....................................................................................................................3 Obbiettivo dell'Allegato H….... ...............................................................................................3 Struttura dell'Allegato H…......................................................................................................3 Aggiornamento dell'Allegato H…...........................................................................................4 II. IL REATO DI CORRUZIONE TRA PRIVATI………………………..........................................5 La tipologia del reato di cui al Decreto...................................................................................5 III. REGOLE GENERALI DI COMPORTAMENTO ED AREE DI ATTIVITÀ CONSIDERATE A RISCHIO……………………………………………………………………………………………...7 1. Gestione del Cliente Privato…………………………………………………………………….9 2. Gestione degli ordini di acquisto e fatturazione……………………………………………..10 3. Scontistica e Omaggi…………………………………………………………………………...11 4. Gestione degli Agenti…………………………………………………………………………...13 5. Marketing e Organizzazione Eventi…………………………………………………………...14 6. Finance & Administration……………………………………………………………………….16 27 Marzo 2014 Page 2 I. INTRODUZIONE Obiettivo dell'Allegato H Il presente Allegato H risulta parte integrante del Modello Organizzativo ex D. Lgs. 8/06/2001, n. 231 (d'ora in poi il “Decreto”), unitamente alla Parte Generale ed agli Allegati “A”, “B”, “C”, “D”, “E” “F” e “G” ed a quanto in essi contenuto. L'Allegato H va ad integrare il modello interno di organizzazione, gestione e controllo (d'ora in poi il “Modello”) al fine di prevenire e contrastare le nuove fattispecie di reato introdotte dalla Legge 6/11/2012, n. 190 (d’ora in poi la “Legge”) ed ora indicate nel Decreto. Il reato di cui al presente Allegato H è previsto all’ Art. 25 ter, comma 1 lett. S bis, del Decreto. Esso riguarda qualsiasi società, a prescindere dalle sue dimensioni e dalla sua forma giuridica, e può essere indifferentemente realizzato, ai sensi dell’ Art. 5 del Decreto da: a) coloro che rivestono funzioni di rappresentanza, di amministrazione o di direzione dell’Ente o di una sua unità organizzativa dotata di autonomia finanziaria o funzionale; b) persone che esercitano, anche di fatto, la gestione e il controllo della Società; c) da persone sottoposte alla direzione o alla vigilanza dei soggetti di cui alle lettere a) e b); Tutti gli amministratori, dirigenti, dipendenti, agenti e, comunque, terzi legittimati a impegnare o anche solo a spendere il nome della Società all'esterno (genericamente anche il “Personale”) sono tenuti ad adottare comportamenti che non si discostino da quanto stabilito nel presente documento, pena l'applicazione delle sanzioni come specificate nella Parte Generale del presente Modello. Struttura dell'Allegato H L'Allegato H si compone di una prima parte introduttiva dove vengono definiti gli obiettivi dell’Allegato, la sua struttura e il suo aggiornamento. Nella seconda parte viene descritto il reato oggetto del presente Allegato e specificamente indicato nel Decreto. Viene fornita una descrizione - sia sotto il profilo normativo sia sotto il profilo delle più frequenti forme di manifestazione concreta - del reato in questione, in modo da evidenziare tutti i rischi, anche minimi, di consumazione del predetto reato in relazione alle attività svolte dalla Società. L’ Allegato si compone poi di una terza parte in cui vengono individuate, per le singole aree di attività considerata a rischio per la commissione di tali reati: le relative norme comportamentali; le specifiche procedure; le specifiche attività di controllo dell'Organo di Vigilanza. Aggiornamento dell'Allegato H Il presente Allegato è soggetto ad aggiornamento in funzione di eventuali modifiche legislative, dell'evoluzione dell'attività caratteristica della Società nonché del grado di efficacia che dimostreranno le procedure in esso individuate. 27 Marzo 2014 Page 3 In particolare, l'aggiornamento interverrà ogniqualvolta l'esecuzione concreta delle specifiche procedure e l'attuazione pratica delle norme comportamentali dovessero rivelare la necessità (o anche solo l'opportunità) di modificare e/o implementare tali procedure e tali norme al fine di prevenire in modo ancora più efficace il rischio di commissione dei reati di corruzione tra privati indicati nel Decreto. Le modifiche e gli aggiornamenti dovranno essere attuati secondo le procedure individuate nella “Parte Generale” e di tali modifiche ed aggiornamenti dovrà essere data ampia diffusione a tutto il Personale. 27 Marzo 2014 Page 4 II. IL REATO DI CORRUZIONE TRA PRIVATI La tipologia del reato di cui al Decreto Il presente Allegato H è stato predisposto al fine di evitare la commissione del reato di corruzione tra privati introdotto dalla Legge n. 190/2012 recante “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione” ed inseriti nel Decreto come reato presupposto all’ Art. 25 ter, comma 1, lettera S bis. La menzionata Legge n. 190/2012 ha sostituito il vecchio Art. 2635 c.c., rubricato “infedeltà a seguito di dazione o promessa di utilità”, introducendo, nell’ambito dei reati presupposto di cui al Decreto, il reato di corruzione tra privati. Il reato di corruzione tra privati si configura come un reato a concorso necessario con due diverse tipologie di condotta. La prima è la cd. “corruzione passiva”, e si sostanzia nel compimento o nell’omissione di atti, in violazione degli obblighi inerenti al proprio ufficio o degli obblighi di fedeltà, cagionando un nocumento alla società da parte del soggetto che abbia ricevuto una dazione o una promessa di denaro o altra utilità per sé o per altri. Tale tipologia non è rilevante ai fini dell’applicazione del Decreto, perché manca il vantaggio o interesse della Società. L’unica tipologia di condotta rilevante ai fini del ricorso della responsabilità della Società secondo il Decreto è quella di cui al terzo comma dell’Art. 2635 c.c., che si sostanzia nella dazione o nella promessa di denaro o di altra utilità agli esponenti della società espressamente individuati nel primo comma (la cd. “corruzione attiva”). Va peraltro rilevato che – sotto un profilo soggettivo – nella corruzione attiva, soggetto attivo può essere chiunque, in quanto la norma in esame nulla dice circa eventuali qualità o caratteristiche che debbano essere possedute dal soggetto che effettua la dazione o la promessa di denaro o di altra utilità. Sotto un profilo oggettivo, in sede di prima interpretazione del fenomeno della corruzione privata attiva, i commentatori hanno rilevato che alla locuzione “dà o promette denaro o altra utilità” possa essere attribuito lo stesso significato normalmente attribuito dalla giurisprudenza alla medesima espressione impiegata dalle fattispecie incriminatrici dei delitti contro la Pubblica Amministrazione. Ci si chiede, quindi, se anche in questo caso, sebbene la norma non ne faccia menzione, la promessa o la dazione di denaro o altra utilità debbano essere indebite: a tale dubbio sembrerebbe doversi rispondere affermativamente, in quanto, se la somma di denaro o l’altra utilità fossero date o promesse in adempimento di un’obbligazione preesistente, difficilmente le stesse potrebbero condizionare la volontà del ricevente; nell’ipotesi, invece, in cui il denaro o l’altra utilità fossero già dovuti (e il debitore subordinasse il corretto adempimento al ricevimento di un favore da parte del creditore), la dazione o la promessa non rappresenterebbero un incentivo ma un mezzo di coartazione della volontà del soggetto ricevente e pertanto dovrebbe configurarsi il delitto di violenza privata di cui all’art. 610 c.p. (che, tuttavia, non è rilevante ai sensi del Decreto). Vale la pena di osservare che, ai fini dell’integrazione del reato di corruzione tra privati, non è necessario che sia dato seguito alla promessa fatta al soggetto corrotto, né occorre che lo stesso tragga effettivamente un beneficio dalla corruzione, risultando sufficiente che, sulla base dell’utilità prospettatagli, questi, violando gli obblighi inerenti il proprio ufficio o i generali obblighi di fedeltà, agisca e cagioni un nocumento alla società. 27 Marzo 2014 Page 5 Sempre sotto un profilo oggettivo, la frase “a seguito della dazione o della promessa di denaro o altra utilità” di cui al primo comma della norma in esame implica che la condotta di corruzione attiva debba essere necessariamente antecedente alla condotta di corruzione passiva. Non sarebbe dunque penalmente rilevante ai sensi dell’art. 2635 c.c. la corruzione susseguente tra privati. La consumazione del delitto avviene nel momento in cui si verifica il nocumento per la società cui è riconducibile il soggetto corrotto (in questo senso il nocumento riprende la vecchia formulazione del reato di infedeltà a seguito di dazione o promessa di utilità). Tale nozione è molto ampia non potendo essere circoscritta al danno patrimoniale. Va peraltro rilevato che nel caso in cui “dal fatto derivi una distorsione della concorrenza nella acquisizione di beni o servizi”, il reato di corruzione tra privati è perseguibile d’ufficio, dandosi così una maggiore rilevanza all’interesse alla concorrenza leale e allo sviluppo. Tale specifica fattispecie è evidentemente di grande interesse per la Società, in considerazione della sua rilevanza commerciale. Per completezza si riporta l’intero Art. 2635 c.c. “Corruzione tra privati”. “1. Salvo che il fatto costituisca più grave reato, gli amministratori, i direttori generali, i dirigenti preposti alla redazione dei documenti contabili societari, i sindaci e i liquidatori, che, a seguito della dazione o della promessa di denaro o altra utilità, per sé o per altri, compiono od omettono atti, in violazione degli obblighi inerenti al loro ufficio o degli obblighi di fedeltà, cagionando nocumento alla società, sono puniti con la reclusione da uno a tre anni. 2. Si applica la pena della reclusione fino a un anno e sei mesi se il fatto è commesso da chi è sottoposto alla direzione o alla vigilanza di uno dei soggetti indicati al primo comma. 3. Chi dà o promette denaro o altra utilità alle persone indicate nel primo e nel secondo comma è punito con le pene ivi previste. 4. Le pene stabilite nei commi precedenti sono raddoppiate se si tratta di società con titoli quotati in mercati regolamentati italiani o di altri Stati dell’Unione europea o diffusi tra il pubblico in misura rilevante ai sensi dell’articolo 116 del testo unico delle disposizioni in materia di intermediazione finanziaria, di cui al decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58, e successive modificazioni. 5. Si procede a querela della persona offesa, salvo che dal fatto derivi una distorsione della concorrenza nella acquisizione di beni o servizi”. 27 Marzo 2014 Page 6 III. REGOLE GENERALI DI COMPORTAMENTO ED AREE DI ATTIVITÀ CONSIDERATE A RISCHIO Regole Generali di comportamento Zimmer S.r.l. (di seguito “Zimmer”) considera un'esigenza assoluta ed imprescindibile l'osservanza delle leggi e regolamenti vigenti, del Codice Etico e del Manuale delle procedure interne in tutte le loro parti. La l. 190/2012, recante “Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione”, già ampiamente commentata anche nel paragrafo precedente in relazione alle rilevanti novità apportate ai reati di corruzione, ha introdotto, tra le varie novità normative, il delitto di corruzione tra privati nell’ambito del catalogo dei reati presupposto di cui al Decreto. Come già osservato, tale disposizione ha esteso l’ambito applicativo del Decreto alle sole condotte attive previste e punite dalla nuova fattispecie incriminatrice. Nonostante ciò, Zimmer ritiene indispensabile che ogni azione e/o decisione presa dal Personale nonché da coloro che – in ogni modo – cooperano con la Società, tenga nella giusta considerazione quanto fin qui detto in merito alle nuove fattispecie di reato per le quali è oggi prevista una pena ex D.lgs. 231/2001 e quindi ambisce a prevenire tanto i fenomeni di corruzione attiva quanto i fenomeni di corruzione passiva. La Società, quindi, intende ribadire al Personale la necessità che ogni attività sia conforme alla nuova normativa, al Manuale delle procedure interne e al Codice Etico, in modo particolare per tutto quanto attiene alle operazioni di gestione dei contratti, dei clienti e degli agenti, degli ordini, degli eventi di marketing nonché dei pagamenti effettuati e ricevuti. In relazione alle attività specifiche della Società con riguardo, in particolare, alle disposizioni normative in evidenza, il Personale è consapevole della delicatezza ed importanza del proprio ruolo nell’ambito di ogni attività potenzialmente a rischio. Pertanto è richiesto di prestare particolare attenzione allo svolgimento di ogni attività che abbia inerenza, anche potenziale, con la normativa in materia di corruzione tra privati. A tal fine, fermi restando i doveri esplicitati dal Codice Etico, nel presente Allegato sono individuate le specifiche aree di attività e le apposite procedure interne nonché le norme generali di comportamento finalizzate ad evitare il rischio di commissione dei reati di corruzione tra privati indicati nel Decreto e ritenuti rilevanti secondo la disamina delle fattispecie effettuata al paragrafo 2 che precede. Le procedure e le norme generali di comportamento, nonché le linee guida, debbono essere scrupolosamente seguite ed attuate da tutti gli amministratori, dirigenti, dipendenti, collaboratori ed agenti, nonché da coloro che agiscano per la Società, e sono indirizzate a tutti i membri del Personale. Le norme di comportamento sono comunicate e rese pubbliche dalla Società in modo da essere diffuse e conoscibili da tutto il Personale. È vietato a ciascun membro del Personale porre in essere qualsiasi comportamento che sia tale da integrare i reati descritti al paragrafo II che precede ovvero che possa in qualsiasi modo agevolare o favorire la commissione di tali fattispecie di reato. Ciascun membro del Personale deve svolgere la propria attività nell'interesse della Società nel rispetto delle procedure appositamente predisposte, del Codice Etico e delle linee guida, astenendosi da qualsiasi condotta che possa comportare un danno alla Società anche solo 27 Marzo 2014 Page 7 reputazionale. Zimmer si impegna a stipulare ogni contratto selezionando attentamente la controparte e verificando scrupolosamente che si tratti di soggetti di comprovata esperienza, professionalità e specchiata eticità. A costoro sarà data adeguata informativa in merito ai principi e valori ai quali la Società si ispira; tali soggetti saranno anche contrattualmente obbligati ad adoperare la miglior diligenza professionale qualificata nell’adempimento delle relative obbligazioni. Ciascun membro del Personale deve svolgere la propria attività osservando scrupolosamente tutte le normative e procedure interne nonché il Codice Etico, indipendentemente dal fatto che l'inosservanza di tali disposizioni possa, anche solo in astratto, integrare uno dei reati di corruzione previsti dal Decreto. Specifiche indicazioni sono contenute nel paragrafo che segue in relazione alle singole attività potenzialmente a rischio. Ciascun membro del Personale che abbia notizia (o il sospetto) di una violazione delle norme in materia di corruzione da parte della Società deve darne immediata comunicazione all'Organo di Vigilanza. Inoltre, per la prevenzione del reato di corruzione privata, tutti i membri del Personale sono sottoposti ai seguenti divieti: (i) è fatto assoluto divieto di promettere ovvero offrire a chiunque denaro, beni o, più in generale, utilità di varia natura al fine di ottenere l’esecuzione di atti contrari ai doveri del loro ufficio o della loro attività professionale; (ii) è proibita ogni pratica di natura corruttiva, senza eccezione alcuna: in particolare è vietato ricevere, pretendere, corrispondere e offrire, direttamente o indirettamente, compensi di qualunque natura, regali, vantaggi economici o altra utilità da, o a, un soggetto privato e/o l’ente da esso direttamente o indirettamente rappresentato che: a. eccedano un modico valore e i limiti di ragionevoli prassi di cortesia e, comunque, b. siano suscettibili di essere interpretati come volti a influenzare indebitamente i rapporti tra la Società e il soggetto a prescindere dalla finalità di perseguimento, anche esclusivo, dell’interesse o del vantaggio della Società. Non sono ammessi i pagamenti di modico valore non ufficiali, effettuati allo scopo di velocizzare, favorire o assicurare l’effettuazione di un’attività di routine o comunque prevista nell’ambito dei doveri dei soggetti privati con cui la Società si relaziona. Non è consentito imporre o accettare alcuna prestazione se la stessa può essere realizzata solo compromettendo i valori ed i principi del Codice Etico o violando le norme, il Manuale delle procedure interne e le linee guida. Nessun membro del Personale sarà discriminato o in qualsivoglia modo punito per aver rifiutato di effettuare un atto corruttivo o potenzialmente corruttivo, anche se tale rifiuto abbia dato origine alla perdita di un affare o ad altra conseguenza pregiudizievole per l’attività della Società. L’Organo di Vigilanza interroga – se lo ritiene opportuno anche per iscritto – periodicamente, i membri degli organi societari, nonché i direttori delle singole funzioni per informarsi sull’andamento delle procedure e dei contatti con amministratori o persone sottoposte alla loro vigilanza. Qualsiasi notizia di ispezione effettuata dalle autorità pubbliche ovvero di asserita o accertata violazione di normative ovvero anche qualsiasi notizia relativa a denunzie o lamentele anche di soggetti privati che possa contenere elementi fondanti alcuno dei reati presupposto rientrante nella tipologia dei reati di corruzione privata deve essere portata a tempestiva conoscenza dell’Organo di Vigilanza. 27 Marzo 2014 Page 8 Qualora l'Organo di Vigilanza dovesse venire a conoscenza di prassi operative – anche isolate che si discostino dalle procedure individuate per le singole attività sensibili, dalle linee guida, dal Codice Etico o dalle regole di cui al Modello, dovrà immediatamente attivarsi per il ripristino della conformità ai menzionati documenti e, se del caso, investire l’Amministratore Delegato per tutto il Personale, ovvero il Consiglio di Amministrazione (per il Personale dirigente) e il Collegio Sindacale, ovvero ancora l’Assemblea dei Soci e il Collegio Sindacale nell’ipotesi in cui la violazione sia commessa da un componente del Consiglio di Amministrazione e comunque ogniqualvolta lo ritenga opportuno. Lo strumento per comunicare con l’OdV è rappresentato prevalentemente da una e-mail da inviarsi all’indirizzo [email protected], indirizzo di carattere riservato. Ciascun membro del Personale e, comunque, chiunque operi nell'interesse della Società, il quale abbia notizia di qualsiasi violazione o inosservanza di taluna delle suddette regole generali di comportamento deve immediatamente darne comunicazione al proprio immediato superiore gerarchico e, comunque, all'Organo di Vigilanza. La comunicazione al superiore gerarchico non può in alcun modo sostituire o ritardare quella da effettuarsi all'Organo di Vigilanza. Attività considerate a rischio 1. Gestione del cliente privato Funzioni aziendali coinvolte CUSTOMER SERVICE MANAGER DIREZIONE COMMERCIALE COORDINATORE D’AREA AGENTE/FORZA VENDITA SALES MANAGER BU DIRECTOR/MANAGER UFFICIO GARE LOGISTICA RECUPERO CREDITI 1.A Regole generali di comportamento Zimmer presta la propria attività commerciale a favore di clienti sia pubblici che privati (convenzionati) (i “Clienti Privati”); nello specifico, questi ultimi, costituiscono il 35% del totale portafoglio clienti. In considerazione di ciò, appare rilevante per la Società predisporre adeguati presidi a tutela della normativa in materia di corruzione tra privati. Zimmer ha redatto e mantiene costantemente aggiornato un database completo dei dati relativi alla maggior parte dei Clienti Privati: nel database sono presenti indicazioni relative allo stato del pagamenti del singolo cliente e sulla sua solvibilità, accertata, nei casi più rilevanti, ex ante mediante apposita indagine commissionata ad una società esterna, oltre ai controlli svolti in loco dall’agente. In questo modo viene valutata l’attendibilità commerciale del singolo cliente privato il quale deve possedere requisiti di affidabilità, professionalità e integrità previsti dal Decreto. La società ha predisposto apposita procedura denominata “DPP 2.1 ZOIT – GESTIONE ORDINI CLIENTI CUSTOMER SERVICE” nella quale è disciplinata l’attività di gestione dell’ordine pervenuto dal Cliente Privato dal momento di ricezione fino alla fatturazione. Il Personale e ogni altro soggetto che dovesse trovarsi a gestire o a interagire con i processi aziendali oggetto della predetta procedura è obbligato ad attenersi scupolosamente a quanto nella medesima specificato. 27 Marzo 2014 Page 9 Nell’ipotesi in cui un membro del Personale non possa attenersi alla procedura o sia tenuto, per particolari circostanze di fatto, a doversene discostare, sarà obbligato di informare il superiore gerarchico nonché l’Organo di Vigilanza, indipendentemente dal fatto che tali comportamenti non integrino un reato previsto dal Decreto. 1. B Attività di controllo dell'Organo di Vigilanza L'Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale e fermo restando il suo potere di effettuare in qualsiasi momento controlli a campione, con la periodicità da esso stabilita e, comunque, una volta ogni tre mesi, interpella il Responsabile del Customer Service e dell’Ufficio Ordini, per verificare che la prassi operativa concretamente adottata nell'attività di gestione del cliente non diverga dalle procedure descritte in questo Allegato. Qualora all'Organo di Vigilanza dovessero essere rese note prassi operative - anche isolate - che si discostino dalle procedure in questione, esso dovrà immediatamente attivarsi per il ripristino della regolarità delle procedure e, comunque, dovrà valutare la necessità o anche solo l'opportunità di indicare le conseguenti modifiche od implementazioni al presente Allegato in ordine alla definizione delle procedure da seguire e/o delle norme comportamentali da osservare. In ogni caso, l'Organo di Vigilanza dovrà monitorare costantemente l'efficacia delle procedure e delle regole di comportamento dettate sia dal Codice Etico sia dal presente Allegato per evitare la commissione dei reati indicati nell’Allegato medesimo. 2. Gestione degli ordini di acquisto e fatturazione Funzioni aziendali coinvolte CUSTOMER SERVICE MANAGER COORDINATORE D’AREA AGENTE/FORZA VENDITA SALES MANAGER BU DIRECTOR/MANAGER UFFICIO GARE LOGISTICA RECUPERO CREDITI 2.A Regole generali di comportamento Gli agenti e/o i dipendenti (aventi i gradi di “dirigente” o di “quadro”) sono incaricati della negoziazione del contratto; preliminarmente essi debbono aver verificato che il cliente abbia le caratteristiche personali e professionali, nonché di solvibilità, necessarie per la concessione della fornitura. Il processo di negoziazione del contratto è definito nella procedura “DPP 2.1 ZOIT – GESTIONE ORDINI CLIENTI CUSTOMER SERVICE”; in ogni caso, gli agenti e il Personale, nell’atto di formalizzare l’offerta, devono ottenere il consenso finale da parte della Direzione Commerciale nella persona del Business Unit Director o del Direttore Generale a seconda del livello di sconto accordato. L’agente è tenuto a sintetizzare per iscritto le caratteristiche dell’offerta , che, in ogni caso, deve essere trasmessa dall’Ufficio Gare al referente del Customer Service responsabile per l’approvazione scritta. Le offerte controfirmate dal responsabile di funzione vengono conservate per almeno dieci anni. 27 Marzo 2014 Page 10 Con riferimento alla procedura d’approvazione dell’ordine pervenuto, quest’ultimo viene comunicato all’Agente a mezzo fax o e-mail riportante tutte le indicazioni relative al cliente richiedente e al bene richiesto (codice e nome cliente, data e ora di ricezione dell’ordine, numero di codice e quantità). Gli ordini vengono tutti processati dal sistema informatico SAP e classificati in tre distinte tipologie: (i) ordine di reintegro di un conto deposito; (ii) ordini di vendita diretta e (iii) ordini di fatturazione. Ogni ordine viene controllato, in modo particolare con riguardo a: codice e quantità, prezzo, tempo di consegna previsto, indirizzo e modalità di spedizione: eventuali elementi necessari per prodotti Custom Made. L’offerta definitiva ed il relativo prezzo viene confermata dal procuratore autorizzato e/o dal General Manager o dal Finance Director Il Personale dell’Ufficio Gare si impegna a classificare e a gestire scrupolosamente ogni offerta formalizzata ed inviata al cliente mediante inserimento all’interno del sistema informatico. Nell’ipotesi in cui vi siano delle difformità tra l’ordine pervenuto dal cliente e i parametri (allo stesso relativi) generati dal sistema informatico, verrà effettuato un secondo controllo dall’Ufficio Gare. La fattura viene emessa in automatico dal sistema informatico quando lo stesso rileva la presenza di un ordine di vendita diretta o, in alternativa, quando perviene dal cliente un ordine di fatturazione per prodotto. Il Personale del Customer Service dovrà prestare adeguata cautela all’attività di fatturazione del corrispettivo, cercando di limitare al massimo gli errori. Non esiste un procedimento di approvazione delle fatture di vendita, ad esclusione delle cd. “fatture emesse manualmente”: esse fanno riferimento o a prestazioni di servizi (relative ei rapporti infra-gruppo e le fatture relative agli interessi di mora). Con riferimento a queste fatture, esse vengono approvate dal Senior Finance Director. Per ciò che riguarda la fatturazione d’ufficio nonché i solleciti formali degli ordini si rimanda a quanto in merito previsto dalla “DPP 2.1 ZOIT – GESTIONE ORDINI CLIENTI CUSTOMER SERVICE” al paragrafo 3.5. 2. B Attività di controllo dell'Organo di Vigilanza L'Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale e fermo restando il suo potere di effettuare in qualsiasi momento controlli a campione, con la periodicità da esso stabilita e, comunque, una volta ogni tre mesi, interpella il Responsabile del Customer Service e dell’Ufficio Ordini, per verificare che la prassi operativa concretamente adottata nell'attività di gestione del cliente non diverga dalle procedure descritte in questo Allegato. Qualora all'Organo di Vigilanza dovessero essere rese note prassi operative – anche isolate - che si discostino dalle procedure in questione, esso dovrà immediatamente attivarsi per il ripristino della regolarità delle procedure e, comunque, dovrà valutare la necessità od anche solo l'opportunità di indicare le conseguenti modifiche od implementazioni al presente Allegato in ordine alla definizione delle procedure da seguire e/o delle norme comportamentali da osservare. In ogni caso, l'Organo di Vigilanza dovrà monitorare costantemente l'efficacia delle procedure e delle regole di comportamento dettate sia dal Codice Etico sia dal presente Allegato per evitare la commissione dei reati indicati nell’Allegato medesimo. 3. Scontistica e Omaggi Funzioni aziendali coinvolte CUSTOMER SERVICE MANAGER COORDINATORE D’AREA DIRETTORE BU 27 Marzo 2014 Page 11 AGENTE/FORZA VENDITA SALES MANAGER BU DIRECTOR/MANAGER UFFICIO GARE 3.A Regole generali di comportamento Zimmer ha bandito la possibilità per tutto il Personale di ricevere, pretendere, corrispondere e offrire, direttamente o indirettamente, compensi di qualunque natura, regali, vantaggi economici o altra utilità da, o a un soggetto privato e/o l’ente da esso direttamente o indirettamente rappresentato. La Società ha implementato una politica fortemente restrittiva al fine di evitare la commissione dei reati di corruzione tra privati. Con riferimento ai regali ricevuti dai dipendenti e dagli agenti, si rimanda a quando espressamente previsto nel Codice Etico nonché nell’apposita procedura in materia. Passando all’analisi relativa ai prezzi di vendita e alla scontistica applicata al singolo cliente, Zimmer negli anni ha adottato una strategia di tipo flessibile che, in riferimento agli sconti praticati e ai prezzi, tiene nella giusta considerazione una serie di fattori che mettono in rilievo il “peso specifico” del singolo cliente. Ciò detto, è necessario che non si manifestino in nessun caso atteggiamenti che possano, anche in astratto, esporre la Società alla commissione di reati di corruzione privata. È quindi indispensabile che sia resa sempre trasparente l’attività di negoziazione del contratto e che il prezzo effettivamente corrisposto alla società per ogni determinata fornitura sia corrispondente a quello indicato nelle fatture di vendita. Ad ogni modo gli sconti vengono accordati dal dipendente e dall’agente sulla base: (i) del prezzo in precedenza praticato al determinato cliente, (ii) prezzo medio che viene praticato nella singola regione, (iii) del importo/volume della fornitura, (iv) rispetto al prezzo di listino. Zimmer è solita concedere, anche ai Clienti Privati, delle dilazioni di pagamento, anche in questo caso concordate e calibrate sulla base del singolo cliente. La Società controlla il rispetto dei termini di pagamento attraverso un’apposita funzione svolta dal personale del Recupero Crediti, Zimmer è solita promuovere sul mercato i suoi nuovi prodotti, a volte concedendo gli stessi in prova o in omaggio a seconda della tipologia di prodotto. A titolo meramente esemplificativo, può essere fornita in omaggio una protesi d’anca o ginocchio come protesi di primo impianto, oppure può essere dato in prova un dispositivo Power Tools. . Nonostante si tratti di un’attività sporadica, la Società raccomanda a tutto il Personale di fare un uso limitato di campioni omaggio e, comunque, di avere cura degli omaggi seguano le policy aziendali. In particolare, l’omaggio deve essere richiesto dall’agente e/o Capo Area e/o Product Manager e viene autorizzato dal Responsabile del Customer Service e dal Business Unit Director/Manager. In ogni caso, i prodotti omaggiati sono espressamente indicati nell’apposito documento fiscale indicante il codice prodotto, la quantità nonché i riferimenti del cliente beneficiato: il documento dovrà restare a disposizione della società per 10 anni. 3. B Attività di controllo dell'Organo di Vigilanza L'Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale e fermo restando il suo potere di effettuare in qualsiasi momento controlli a campione, con la periodicità da esso stabilita e, comunque, una volta ogni tre mesi, interpella Responsabile del Customer Service e dell’Ufficio Ordini, per verificare che la prassi operativa concretamente adottata nell'attività di gestione del cliente non diverga dalle procedure descritte in questo Allegato. Qualora all'Organo di Vigilanza dovessero essere rese note prassi operative - anche isolate - che 27 Marzo 2014 Page 12 si discostino dalle procedure in questione, esso dovrà immediatamente attivarsi per il ripristino della regolarità delle procedure e, comunque, dovrà valutare la necessità o anche solo l'opportunità di indicare le conseguenti modifiche o implementazioni al presente Allegato in ordine alla definizione delle procedure da seguire e/o delle norme comportamentali da osservare. In ogni caso, l'Organo di Vigilanza dovrà monitorare costantemente l'efficacia delle procedure e delle regole di comportamento dettate sia dal “Codice etico” sia dal presente Allegato per evitare la commissione dei reati indicati nell’'Allegato medesimo. 4. Gestione degli Agenti Funzioni aziendali coinvolte CUSTOMER SERVICE MANAGER COORDINATORE D’AREA AGENTE/FORZA VENDITA DIREZIONE COMMERICALE SALES MANAGER BU DIRECTOR/MANAGER UFFICIO GARE LOGISTICA RECUPERO CREDITI 4.A Regole generali di comportamento Zimmer si avvale della collaborazione di circa 140 agenti che operano su tutto il territorio nazionale. Gli agenti percepiscono, quale compenso, una percentuale sul fatturato dagli stessi generato. Il compenso degli agenti deve essere sempre identificabile dalla Società che deve essere in grado di poter tracciare l’andamento del compenso loro riconosciuto. Zimmer si preoccupa in modo diligente di fornire agli agenti tutti gli strumenti e le conoscenze tecniche e normative al fine di limitare al massimo la possibilità che gli stessi si rendano autori o co-autori di un reato di corruzione tra privati. Zimmer si impegna a svolgere, in favore degli agenti medesimi, l’attività di training con specifico riguardo ai reati previsti e puniti ex D.lgs. 231/2001 nonché con riguardo alle procedure aziendali e alle linee guida che regolano la loro attività. A tal fine, si specifica che i corsi avranno cadenza annuale. Zimmer favorisce lo svolgimento corretto delle attività prestate in suo favore dagli agenti. In virtù di ciò, nell’ipotesi in cui si dovessero palesare (o si dovesse avere il sospetto) che uno degli agenti stia commettendo o abbia già commesso un’attività che possa comportare la responsabilità ex D.Lgs. 231/2001 della Società - sia con riferimento ai reati di corruzione tra privati, sia con riferimento agli altri reati presupposto – potrà risolvere il contratto d’agenzia sottoscritto. A questo proposito, Zimmer si impegna ad inserire clausole ad hoc nei contratti d’agenzia. 4. B Attività di controllo dell'Organo di Vigilanza L'Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale e fermo restando il suo potere di effettuare in qualsiasi momento controlli a campione, con la periodicità da esso stabilita e, comunque, una volta ogni tre mesi, interpella i Responsabili delle Business Units, per verificare che la prassi operativa concretamente adottata nell'attività di gestione del cliente da parte del singolo agente non diverga dalle procedure descritte in questo Allegato. Qualora all'Organo di Vigilanza dovessero essere rese note prassi operative – anche isolate - che si discostino dalle procedure in questione, esso dovrà immediatamente attivarsi per il ripristino 27 Marzo 2014 Page 13 della regolarità delle procedure e, comunque, dovrà valutare la necessità o anche solo l'opportunità di indicare le conseguenti modifiche o implementazioni al presente Allegato in ordine alla definizione delle procedure da seguire e/o delle norme comportamentali da osservare. 5. Marketing e Organizzazione Eventi Funzioni aziendali coinvolte EVENT PLANNER CUSTOMER SERVICE MANAGER COORDINATORE D’AREA AGENTE/FORZA VENDITA MEDICAL_EDUCATION (“MED ED”) SALES MANAGER BU DIRECTOR/MANAGER DIREZIONE COMMERCIALE 5.A Regole generali di comportamento Zimmer ha predisposto una apposita procedura interna denominata “DPP 2.3 ZOIT ORGANIZZAZIONE DI EVENTI” con la quale vengono previsti nel dettaglio i processi specifici nonché le responsabilità di ogni Dipendente (e dei membri esterni alla Società) coinvolto nelle attività di marketing. La materia è altresì disciplinata dalle linee guida, adattabili alla realtà economico-commerciale italiana (con riferimento, in particolare alla tipologia del cliente italiano e alle sue preferenze). Le attività principali consistono in: congressi, eventi aziendali simposi ivi comprese tutte le attività collaterali alle campagne di marketing. Zimmer predispone, ogni anno, un budget a favore delle attività di marketing che affida alle gestione delle Business Unit di riferimento, ossia Reconstructive ed Emerging Business. Detto budget deve essere amministrato avendo cura di non praticare alcuna attività che possa porsi in contrasto con le disposizioni in materia di corruzione tra privati. Agli eventi organizzati da Zimmer possono partecipare sia Clienti Privati che pubblici: Zimmer dichiara di non praticare alcuna differenziazione tra le diverse tipologie di clienti che partecipano agli eventi, di offrire ai medesimi lo stesso servizio, di richiedere, ai fini della partecipazione all’evento, lo stesso corrispettivo. Ogni pagamento ricevuto o effettuato relativo ad ogni specifica attività di marketing deve essere sostenibile dalla Società nonché documentabile. Eventi di tipo educativo Si tratta di eventi organizzati da terzi oppure da Zimmer attraverso il proprio ufficio denominato MedEd. Zimmer riceve, tramite l’agente presente sul territorio, le richieste di partecipazione all’evento formalizzate nell’apposito documento (il modulo HCP REQUEST FORM – passive attendance – modulo HCP FORM – RICHIESTA ZIMMER INSTITUTE, DELEGATE REQUEST FORM) completo di tutte le informazioni necessarie alla partecipazione all’evento. Tali documenti, unitamente alle fatture e alle schede contabili relative ai pagamenti effettuati dal singolo partecipante o da Zimmer e relativi allo specifico evento sono presenti nella rete intranet europea alla sezione BCC DOCUMENTS che viene tenuta sempre costantemente aggiornata. Nella stessa sezione è possibile rinvenire la procedura che l’EVENT PLANNER deve seguire per l’iscrizione del partecipante all’evento. L’iscrizione si perfeziona mediante l’inserimento nel tool informatico europeo “EBS” la modulistica relativa all’iscrizione che viene sottoposta alla definitiva approvazione dell’ufficio MedEd che autorizza l’iscrizione all’evento. 27 Marzo 2014 Page 14 La Società, attraverso la BU di riferimento, il General Manager e il Business Unit Director si fa carico di controllare che il singolo partecipante sia munito dei requisiti previsti dall’apposita procedura nonché dalle linee guida per la partecipazione all’evento. Zimmer ha altresì adottato un documento denominato COMPLIANCE PROGRAM ZIMMER al quale si rimanda. Ogni membro del Personale coinvolto nell’attività di organizzazione eventi deve attenersi scrupolosamente al menzionato documento nonché alla apposita procedura, alle linee guida e a quanto previsto nel presente Allegato. Eventi di tipo promozionale Le procedure riguardanti gli eventi a scopo promozionale quali: PRODUCT SUPPORT ACTIVITY o i WORKSHOP, USER MEETING, EDUCATIONAL SITE VISIT, vengono regolate a livello europeo dall’Ufficio Compliance; inoltre la relativa documentazione è reperibile nella rete intranet europea alla sezione BCC DOCUMENTS che viene tenuta sempre costantemente aggiornata. L’EVENT PLANNER provvede alla compilazione della modulistica necessaria che deve essere visionata ed approvata dal CAPO AREA, DAL BU MANAGER/DIRECTOR, e dal GENERAL MANAGER. La procedura aziendale denominata “DPP 2.3 ZOIT - ORGANIZZAZIONE DI EVENTI” definisce al paragrafo 4.4. le modalità operative di partecipazione/realizzazione e comunicazione dell’evento alle quali si rimanda. Ogni membro del Personale coinvolto nel processo di organizzazione eventi è tenuto ad attenersi scrupolosamente a quanto ivi previsto. Zimmer, sulla base delle linee guida nonché dell’apposita procedura, ha definito un budget relativo alle spese sostenute in relazione ad attività propedeutiche alla partecipazione al congresso. Ogni singolo elemento del Personale nonché ogni agente coinvolto nelle attività di organizzazione di eventi e marketing deve diligentemente attenersi a quanto previsto nei documenti aziendali applicabili. Nell’ipotesi in cui Zimmer intenda partecipare, a fini promozionali, ad eventi di marketing deve attenersi alle menzionate linee guida e alla procedura. La specifica materia risulta altresì presidiata dalle linee guida di “Assobiomedica” che, tra l’altro, prevedono uno specifico tariffario relativo alle attività di sponsorizzazione. Zimmer ha individuato, con criteri di economicità, i fornitori da utilizzare per la predisposizione di ogni attività relativa agli eventi di marketing. Ogni contratto concluso con i fornitori (in particolare società di progettazione stand, agenzie grafiche, hotel e ristoranti) deve essere predisposto in modo conforme alla normativa in materia di corruzione tra privati. La società, all’atto di sottoscrizione di ogni contratto relativo all’organizzazione promozione o partecipazione ad un determinato evento, verifica attentamente che tutti i fornitori siano muniti dei requisiti personali e professionali minimi prescritti dal D.Lgs. 231/2001. 5. B Attività di controllo dell'Organo di Vigilanza L'Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale e fermo restando il suo potere di effettuare in qualsiasi momento controlli a campione, con la periodicità da esso stabilita e, comunque, una volta ogni tre mesi, interpella i soggetti operativi che si occupano dell’organizzazione degli eventi, sotto la resposabilità ultima della BU di appartenenza e/o del General Manager, per verificare che la prassi operativa concretamente adottata nell'attività di gestione del singolo evento non diverga dalle procedure descritte in questo Allegato. 27 Marzo 2014 Page 15 Qualora all'Organo di Vigilanza dovessero essere rese note prassi operative – anche isolate - che si discostino dalle procedure in questione, esso dovrà immediatamente attivarsi per il ripristino della regolarità delle procedure e, comunque, dovrà valutare la necessità od anche solo l'opportunità di indicare le conseguenti modifiche od implementazioni al presente Allegato in ordine alla definizione delle procedure da seguire e/o delle norme comportamentali da osservare. 6. Finance & Administration Funzioni aziendali coinvolte DIREZIONE COMMERCIALE BU DIRECTOR/MANAGER DIREZIONE AMMINISTRATIVA SENIOR FINANCE DIRECTOR UFFICIO ACQUISTI UFFICIO GARE CUSTOMER SERVICE 6.A Regole generali di comportamento Il Dipartimento Finance & Administration conta attualmente 8 elementi (Full Time Equivalent). Tutti i dipendenti del dipartimento (e, con loro, anche tutti coloro che in futuro ne diverranno parte), in relazione alla notevole sensibilità dell’attività svolta in riferimento alle fattispecie di reato di corruzione tra privati, devono rispettare scrupolosamente quanto previsto nelle apposite procedure aziendali nonché nelle linee guida. Con riferimento ai pagamenti infragruppo Zimmer utilizza il Netting System, un sistema integrato di gestione informatico coordinato dalla tesoreria centrale. Il sistema regola tutti i pagamenti infragruppo che possono avvenire utilizzando alternativamente le disponibilità di cassa al momento esistenti un finanziamento. La società si impegna, per quanto possibile, ad onorare ogni scadenza di pagamento nel termine stabilito. Risulta attualmente aperta una linea di credito presso BNL S.p.A.; tutte le richieste di finanziamento vengono sottoposte al vaglio della Tesoreria Centrale. Ogni richiesta di finanziamento viene assistita da un sistema di “firma congiunta” che ne autorizza la richiesta. Zimmer effettua e riceve pagamenti unicamente a mezzo del sistema bancario. Si tratta, nella maggior parte dei casi, di pagamenti a mezzo di bonifico bancario e, in via residuale, a mezzo di assegno. La Società, e nello specifico la Direzione Amministrativa, verificherà la regolarità di ogni pagamento e la sua riferibilità ad una determinata prestazione svolta e/o ottenuta. Zimmer ha stabilito in Euro 200,00 il limite massimo dei pagamenti effettuati a mezzo di denaro contante. Tutti i dipendenti si impegnano ad attenersi scrupolosamente alle linee guida in materia e alla procedura aziendale applicabile. Zimmer, con riferimento alle note di credito, ha predisposto il seguente procedimento di approvazione: con riferimento alle note credito richieste in relazione a prodotti oppure in seguito a sconti per il raggiungimento di target di fine anno; una volta ricevuta la richiesta del richiedente oppure una volta raggiunto l’obiettivo di fatturato, l’emissione della nota di credito deve essere approvata dal Manager specificatamente incaricato, nel caso in cui la stessa non superi l’importo di Euro 5.000, nel caso invece superi questa soglia, l’emissione della nota di credito deve essere approvata dal Manager specificatamente incaricato unitamente al Finance Director. Per il sistema dei pagamenti, Zimmer si avvale unicamente della collaborazione degli Istituti di credito CITYBANK e BNL. Tutte le somme di denaro depositate per conto di Zimmer vengono gestite unicamente attraverso il 27 Marzo 2014 Page 16 sistema della “firma congiunta”. I soggetti che hanno i poteri per operare sui conti CITYBANK sono suddivisi in due gruppi: il Gruppo A e il Gruppo B. Per i pagamenti fino ad € 300.000 è sufficiente la firma di un manager del gruppo B abbinata alla firma di un manager del gruppo A (ovviamente è sufficiente anche la firma congiunta di due membri del Gruppo A) Per i pagamenti che eccedono i 300.000 Euro sono necessarie le firme abbinate di due manager del gruppo A. Per quanto concerne i pagamenti effettuati tramite BNL, è necessaria la firma congiunta degli specifici soggetti dotati del potere di firma. Tutti i membri del Personale autorizzati a svolgere le operazioni di tipo finanziario; i predetti membri del Personale, in considerazione della notevole sensibilità dell’attività da loro svolta con specifico riguardo alla commissione dei reati di corruzione, sono obbligati a prestare la massima diligenza in tutte le attività potenzialmente suscettibili di provocare la responsabilità ex D.Lgs. 231/2001. La Società ha selezionato come broker assicurativo la società Marsh srl e per il suo tramite ha sottoscritto le polizze assicurative a copertura delle attività svolte dalla Società. Zimmer è consapevole dei numerosi rischi sottesi alla propria attività commerciale e dell’importanza di possedere le più idonee coperture assicurative. Le polizze assicurative in materia di personale vengono negoziate e scelte dalla Direzione del Personale , mentre tutte le altre polizze vengono negoziate e scelte dalla Direzione Amministrativa. Ogni pagamento ricevuto ed effettuato dalla Società viene vagliato dal Dipartimento Controllo Crediti parimenti, nell’ipotesi in cui un determinato cliente benefici di una dilazione di pagamento, lo stesso dipartimento ne verifica il corretto adempimento. Ogni pagamento effettuato dalla Società deve essere riferibile ad una fattura o, comunque, ad un regolare rapporto commerciale in essere con la Società. Zimmer è consapevole del fatto che la materia oggetto del presente paragrafo risulta particolarmente sensibile relativamente alle tematiche di corruzione tra privati. Ogni pagamento relativo all’ordine (preventivamente negoziato, nelle modalità esaminate) ricevuto dalla Società deve essere sempre riferito (o riferibile) ad una fattura emessa dal sistema informatico. 6. B Attività di controllo dell'Organo di Vigilanza L'Organo di Vigilanza, oltre ai controlli indicati nella Parte Generale e fermo restando il suo potere di effettuare in qualsiasi momento controlli a campione, con la periodicità da esso stabilita e, comunque, una volta tre mesi, interpella l’Accounting & Tax Manager per verificare che la prassi operativa concretamente adottata nell'attività di gestione dei movimenti finanziari non diverga dalle procedure descritte in questo Allegato. Qualora all'Organo di Vigilanza dovessero essere rese note prassi operative – anche isolate - che si discostino dalle procedure in questione, esso dovrà immediatamente attivarsi per il ripristino della regolarità delle procedure e, comunque, dovrà valutare la necessità od anche solo l'opportunità di indicare le conseguenti modifiche od implementazioni al presente Allegato in ordine alla definizione delle procedure da seguire e/o delle norme comportamentali da osservare. 27 Marzo 2014 Page 17
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