SCHEDA convegno 24.3.15 Roma .pdf

COME FARE: voglio organizzare un brevetto ciclistico su strada o MTB stile randonnèe!
bozza di Luca Buarotti
Finalmente posso tramandare alcune mie esperienze, così da render più soave il lavoro altrui. Oggi vi parlo di Organizzazione di
brevetti ciclistici, che siano su strada o su MTB poco conta, la cosa fondamentale è la convinzione di chi organizza, il resto filerà tutto
liscio come l'olio. Non starò a parlare di spese, costi od altro perchè intuirete da soli che sono quasi irrilevanti nell'organizzare un
evento di tale portata, questo anche perchè gli stessi partecipanti sono più che collaborativi dato che sono eventi per tutti, chiaramente
organizzati per creare amicizie e promuovere territori, associazioni o far beneficenza, ad oggi è difficile guadagnare organizzando
brevetti, quindi tutto è e secondo me dovrebbe rimanere una giornata di collaborazione tra i partecipanti e festa.
Domanda: Luca, cosa devo fare per fare un brevetto organizzato dalla mia società?
Luca: Scriverei un libro sulle sensazioni, sull'amore che esce nei momenti in cui si organizza, sulla determinazione che devi avere e la
durezza che devi tenere nei momenti difficili sia burocratici che durante lo svolgimento dell'evento, sulla fiducia che i collaboratori di
tanno e per questo sopportano le tue durezze sapendo che in quel momento "è così" e che le durezze non sono altro, a volte sfoghi
verso le persone che a cui si vuole più bene, anche in amicizia intendo. Poi sulla passione che ti coglie al momento in cui vedi arrivare
a fine giro i brevettati, li vedi sani, felici e pieni di energia seppur dopo ore ed ore di fatiche, allora li ti senti felice, tanto felice. Non mi
dilungo olte, ECCOCI AL PUNTO allora meccanicamente ora ti spiego cosa fare per un brevetto di MASSIMO 300km non per brevetti
estremi e fantastici come "Le Repubbliche Marinare" da duemiladuecentocinquantakm (2250km), sarò crudo e sintetico, metterò da
parte i convenevoli e le riflessioni romantiche, ora uscirà la macchina che c'è in me, la logica, qui non c'è da inventare o seguire il
sentimento ma solo le procedure, per dettagli al limite scrivimi su [email protected]
1) percorso e data
2) controlli
2.1) orari partenze
2.2) velocità minime e massime
3) mappa, altimetria e tabella oraria
4) affiliazione ad eps ad esempio ACSI con ASSICURAZIONE
5) comunicazioni di transito, (no richiesta di transito)
6) location partenza/arrivo docce e servizi
7) ristori
8) svolgimento punto di controllo
9) liberatoria
10) consegna tesserini e conseguimento brevetto
11) tesserini
12) procdura iscrizione controlli ed arrivo !
14) fantasia
15) futuro
.......
1) Se hai un percorso naturale senza difetti sei a posto, mentre se hai solo la voglia di fare un evento e vuoi far fare solo km
allora qui devi inventare un percorso, consiglio percorso ad anello, oppure a quadrato od a triangolo o di altra forma, ma di
concetto avente degli spigoli da usare come punti di controllo oppure un lago da girarci attorno vedi
www.essilo.com/brevettogdlm il brevetto permanente riconosciuto mondialmente dalla Funtos che non è altro che il Giro del
Lago Maggiore. Comunque vi consiglio di specificare sempre il percorso MA COMUNQUE di dichiarare che il partecipante
può percorrere tutte le strade che vuole in alternativa, basta che arrivi al punto di controllo, che voi porrete ovviamente in
posizione che non abbia criticità e tagli percorso.
Stabilire la data da definire guardando i calendari vedi ad esempio www.essilo.com/giroditaliabrevetti e www.ciclofachiro.it
2) I controlli sul percorso devono essere in punti strategici, sugli spigoli od in punti che tu scegli che debbano passare le persone
per motivi turistici o sentimentali od organizzativi, ad esempio c'è un bar disponibile o casa di un amico che ti farà il timbro in
garage. Una volta stabiliti punti di partenza ed arrivo, ti consiglio vivamente di mantenere gli stessi oppure di variarli ma che
non siano a pochissimi km di distanza uno dall'altro, esempio partenza dalla piazza di una città ed arrivo in un palazzetto dello
sport stessa citta ma a 3 km di distanza, nel senso che chi partecipa parcheggia all'arrivo e fa solo 10 minuti in bicicletta per
arrivare alla partenza km0. Per i punti di controllo, scegli meno punti possibili, diciamo che su un brevetto in linea
andata/ritorno da 300km puoi metterne uno alla partenza, uno a 150km ed uno all'arrivo tipo la VerbaniaTorino(BasilicaDiSuperga)-Verbania. I controlli devono evitare tagli dei partecipanti, comunque il partecipante che taglia per
motivi fisici di solito si presenta all'arrivo per correttezza ma non richiede il brevetto e non vanta tempi inferiori cosa che
succede sapesso nelle gare competitive, nei Brevetti su strada e MTB i partecipanti normalmente sono molto corretti e
collaborativi, poi è un mondo dove ci si aiuta molto e si crea amicizia quindi anche rispetto verso chi magari taglia perchè non
ce la fa più, in questo mondo il più fragile viene facilmente protetto invece che sbeffeggiato. IN MERITO ai controlli pensa che
dovranno essere presieduti per tutto il tempo dei passaggi, quindi non mettere persone all'esterno a 2mila metri di altezza da
mezzanotte alle 8 del mattino, in inverno, perchè difficilmente troverai qualcuno che ci sta, e se lo trovi difficilmente rimarrà
vivo dopo la notte quindi perdi pure un collaboratore futuro. Piuttosto studia un timbro tipo orienteering dove uno arriva timbra
da solo e riparte. QUi la fantasia ha spazi enormi, ad esempio puoi trovare un bar sempre aperto che ti fa il timbro, oppure
uno scontrino, oppure lo scontrino di un parcheggio a pagamento nelle ore in cui il bar è chiuso.... l'importante è specificarlo
nel materiale informativo che farai. E scriverlo sul tesserino che darai alla partenza.
2.1) le partenze possono essere ad un orario fisso creando grupponi e traffico oppure aperte esempio dalle ore 8.00
alle ore 9.00 questo garantisce miglior traffico e massima sicurezza
2.2) NON VINCOLARTI A VELOCITA' OBBLIGATE sulla carta, questo lo fa chi non ha mai organizzato o pedalato, le
velocità contatale usando la conoscenza del territorio, sul tempo massimo e minimo che uno può impiegare un
ciclista lento ed uno veloce e poi basatevi sempre sulla ocnoscenza del territorio, ad esempio in 165km piatti con
500metri di dislivello se uno arriva con i 34 di media va benissimo ed è possibile che accada e sicuramente arriverà
meno stanco di uno che sale con medi adi 33all'ora sul monte bianco. se fate partenze aperte ad esempio dalle 8 alle
9 calcolate come primi arrivi e passaggi ai controlli chi parte alle 8 e percorre a 34 all'ora il tracciato se è piano ed è
di km mentre per la fine calcolate partenza ore 9 con partecipante che percorre i km piatti a 22km/h di media, cioè
usate il buon senso, SCRIVETE i tempi di passaggio su sito internet e su tesserino così da informare tutti, meglio
avere 10 persone in meno che uno perso per strada. Eventualmete su percorsi misti ed ardui spezzate il percorso e
fate i conti a tratti, se ci sono i primi 50km in pianura leggermente mista calcolate il tragitto a 30km/h se poi ci sono
20km di salita calcolateli a dagli 8 ai 12km/h la discesa calcolatela dai 33 ai 38km/h poi se ci sono altri 60km di piatto
calcolateli a dai 28 ai 34km/h e così via coscienti del territorio, date voi i cancelli ed i tempi massimi DI APERTURA E
CHIUSURA CONTROLLI COMUNICANDOLI. Se arriverà ciclista all'arrivo che dimostrerà di aver conseguito il
brevetto, sbagliando gli orari perchè troppo presto o troppo tardi ma facendo correttamente il brevetto, qui starà a voi
se accettarlo oppure no, io personalmenteli ho sempre accettati, a parte casi estremi in cui si ha il dubbio del non
regolare svolgimento el brevetto, quindi la scusante dei tempi massimi e minimi mette a riparo l'organizzatore ma gli
da flessibilità nella decisione.
3) creare mappa con software che si trova facilmente in intenet e creare altimetria, se non lo fa direttamente il software
manualmente creare tabella con punti di passaggio ORARI e fare tabella in base all'altimetria ad esempio se pianura su
20km/h 25km/h 28km/h 30km/h 35km/h invece se salita su 10km/h 14km/h 18km/h 20km/h 25km/h. STABILIRE eventuali
tempi massimi di passaggio dai punti di controllo.
4) AFFILIARSI ad ente di promozione sportiva come ACSI così da sfruttare servizi offerti a livello pubblicitario dell
amanifestazione ed ASSICURAZIONE nei confronti dell'organizzazione (nei tuoi confronti!) CHIEDERE SEMPRE SE SEI
ASSICURATO a chi ti offre di affiliarti, l'importante è che un ENTE TI TUTELI ED ASSICURI e ti faccia pubblicità automatica e
gratuita, non che qualcuno ti offra solo pubblicità a pagamento.
5) richiesta permessi: NON SERVONO PERMESSI, in teoria basterebbe inviare comunicazione comune di partenza ed arrivo,
eventuale occupazione di suolo pubblico se ti metti a chiudere una piazza, comunicazione alla questura e prefettura. IO
consiglio di far COMUNICAZIONE DI TRANSITO con unita la tabella di transiti orari di cui parlato al punto 3) da inviare a
sindaco del comune di partenza ed arrivo, ai sindaci dei comuni attraversati, a viabilità provincia di partenza e arrivo, a
presidente provincia di partenza e arrivo, a capo della polizia locale del comune di partenza e arrivo, a questura provincia di
partenza e arrivo, a prefettura provincia di partenza e arrivo, ad assessore allo sport e turismo comune di partenza e arrivo,
ad assessore allo sport e turismo provincia di partenza e arrivo, TUTO QUESTO VIA EMAIL O FAX OD IN CARTA
SEMPLICE PROTOCOLLATA se vi chiede soldi qualche comitato sappiate che è per il LAVORO DI SEGRETERIA non per
altri motivi. Eventualmente dovrete pagare bolli a comune per suolo pubblico o in provincia se la regione prevede marca da
bollo, ma ad oggi non esiste questa casualità. Meglio una comunicazione in più che una in meno, con quest sistema si viene
contattati da comuni interessati se sul percorso che dettaglierete ci sono problemi oppure manifestazioni concomitanti, di
solito si risolve tutto in pochi minuti quando si viene contattati da responsabili di comuni o provincia. Se non sicrivete, loro non
lo sanno, quindi non vi aiutano dicendovi frane o concomitanze.
6) la location deve a parer mio avere tantissimi parcheggi comodi, dei bagni, un bar e locali caldi. In aggiunta può avere docce e
tutti gli optional che volete, non ci sono obblighi di servizi, l'importante è comunicare che NON CI SONO ad esempio: non ci
sono le docce, oppure non ci sono parcheggi vicini, oppure non c'è bar alla partenza quindi bevete caffè prima di arrivare,
l'importante è la chiarezza nella comunicazione, chiarezza sui punti salienti, meglio avere 10 partecipanti in meno perchè nn ci
sono le docce ed avere gli altri che non si lamentano perchè sono stati informati, piuttosto che avere anche solo una persona
insoddisfatta.
7) i ristori non sono importanti, l'importante è specificarlo prima se esistono o non esistono. Il fare il punto di controllo in un locale
pubblico oppure vicino a bar o centri commerciali vi permette di far si che il cibo od altro lo diano i locali pubblici, ovviament
enon potete far pagare 10euro se non date ristoro e servizi. Anche alla fine non sei obbligato a mettere un ristoro, se fai
pagare 5euro, oppure fai ad offerta libera puoi permetterti tutto, a volte si pagano 15euro per avere un servizio e cibo che
quantificato non va oltre gli 8euro... quindi meglio far pagare poco e non dare nulla che far pagare tanto e poi fare una
figuraccia. ESEMPIO costo brevetto 5euro con gadget, se uno vuole prende lungo il percorso 2caffè(2e) 3 briosche(3e) e in
tutto ha pagato 10euro con gadget compreso! si consiglia piccolo ristoro finale con acqua bibite e biscotti secchi.
8) alla partenza consegnerete ad ogni partecipante un tesserino sul quale apporre timbri nei controlli, il tesserino è
importantissimo, oggi vanno di moda i badge ed i controlli elettronici che pagherete a chi ve li offre ma che sono poco
flessibili, il tesserino può essere timbrato da chunque, come dicevo un partecipante potrebbe perdersi o vedere troppa coda e
scegliere di andare in un bar vicino a timbrare e ricevere controllo, questo aiuta il turismo e snellisce i controlli, invece i
controlli elettronici ti obbligano e presentarti in un luogo snaturando un pichino lo spirito di libertà e corsa che hanno i brevetti,
cioè uno deve dimostrare che è passato da un luogo. A volte capita di avere partecipanti con scontrini di bar limitrofi o biglietti
elettronici di parcheggi a pagamento, mettono dentro 10centesimi prendono il biglietto e ripartono.... non tutti vogliono entrare
in un bar obbligatoriamente oppure far coda oppure non tutti si sanno orientare e dopo un po' che cercano punto di controllo si
arrendono perchè scoprono che è 5km indietro. Ben vengano questi altruismi perchè deve essere bello fare un brevetto e non
uno stress da punto di controllo.
9) il tesserino verrà consegnato solo se il partecipante consegnerà ben compilata una LIBERATORIA dove prende atto di tutte le
problematiche e dichiara se stesso all'organizzazione, la liberatoria la trovate su ciclismo.ACSI.it oppure chiedetela al vostro
EPS
10) all'arrivo del partecipante riceverete tesserino e prove di passaggio (anche socontrini) e darete brevetto oppure comunicherai
che troverà il suo brevetto da scaricare sul sito internet.... comunque deciderai tu se tenere il tesserino come prova del
brevetto o se lasciarlo al partecipante. In questi momenti sentirai di tutto, da chi ha perso il tesserino a chi non ha tesserino
ma ha scontrini o fotografie o traccia gps, a chi non ha tutti i timbri perchè ha fatto il giro oppure anche chi non ha timbra per
non far coda.... qui sarà l'unico momento in cui dovrai usare fermezza ed umanità.... ci sarà chi appunto potrebbe non essersi
iscritto la mattina e volere il brevetto iscrivendosi nel momento dell'arrivo con le prove del passaggio. Ci sarà chi è partito da
un punto sul percorso e verrà a chiederti il brevetto iscrivendosi all'arrivo. Oppure alla mattina chi ti dirà che è partito 30km
prima facendo già il percorso e se lo brevetti anche se non arriva all'arrivo ma che ti manderà poi da casa il tesserino con i
timbri... usa la testa e non regalare a chi hai capito che fa il furbo, questa è l'unica regola IL RISPETTO poi tutto è possibile
visto che il Brevetto è una festa non una prigione.
11) i tesserini possono essere fatti in casa, fino a nuove disposizioni poi gratuitamente verrannoprobabilmente distribuiti ad ogni
organizzatore ACSI, dovranno riportare NOME, COGNOME, SOCIETA', SPAZIO PER PUNTI DI CONTROLLO, NUMERO
TELEFONO EMERGENZA ED INFORMAZIONI ORGANIZZAZIONE, NUMERO DEL CARTELLINO UNIVOCO!
12) BREVEMENTE:
a. il partecipante arriva al tavolo iscrizioni con in mano liberatoria compilata integralmente
b. il tavolo iscrizioni prende liberatoria, scrive sopra un numero, lo stesso numero lo scrive sul tesserino che consegna
al partecipante
c. il partecipante all'arrivo consegna tesserino, il tavolo iscrizioni se il tesserino è giustamente timbrato e garantisce il
regolare conseguimento del brevetto, segna il numero di tesserino su una tabella, volendo tiene il tesserino oppure
lascia il tesserino al partecipante oppure consegna al partecipante un certificato FINISHER con scritto il numero di
brevetto nome cognome data, NON E' IMPORTANTE SCRIVERE IL TEMPO DI GARA ma solo il conseguimento del
brevetto
d.
l'organizzazione stila poi tabella con nominativi dei brevettati ed a fine tabella inominativi di chi NON ha conseguito il
brevetto perchè non ha finito oppure ha fatto altro percorso corto oppure per qualsiasi motivo, in sintesi chi è partito
COMUNQUE deve essere scritto con NOME COGNOME SESSO SQUADRA e magari percorso fatto cioè
corto/lungo TUTTI HANNO DIRITTO DI ESSERE IN CLASSIFICA BREVETTI perchè il NOMINATIVO, DI CHI HA
ONORATO LA MANIFESTAZIONE PARTECIPANDO, E' SACRO per noi organizzatori.
13) Abbiate più fantasia possibile,l'importante èfar pedalare le persone con lo spirito di raggiungere un risultato personale ambito
e di condividere momenti felici. Quando trovate all'arrivo le persone contente vuol dire che tutto è andato bene.
14) Avrò omesso tante nozioni, questa guida è la prima versione, con il tempo l'approfondirò, se avete consigli e per per altre
informazioni contattatemi [email protected]

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