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Access to ACCESS
RUBRICA
MULTIMEDIALE
SOMMARIO
PRESENTAZIONE
ORGANIZZAZIONE DEI DATI NELLE TABELLE
REALIZZAZIONE DELLE TABELLE
• Tb_Persone
!"IdPersona
!"nome, cognome, legame
!"GiornoNascita, MeseNascita
!"AnnoNascita
!"nascita
!"foto
!"note
• Proprietà predefinite
• Tb_Indirizzi
!"IdIndirizzo
!"luogo
!"indirizzo
!"cap
!"paese
!"provincia
!"Stato
!"note
• Tb_Telefono
!"IdTelefono
!"telefono
!"tipo
!"note
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Access to ACCESS
• Tb_Fax
!"IdFax
!"Fax
!"Tipo
• Tb_Email
!"IdEmail
!"Email
!"Tipo
• Tb_NotePersonalizzate
!"LuogoIndirizzo
!"TipoTelefono
!"TipoFax
!"TipoLegame
TABELLE DI SPONDA
RELAZIONI
QUERY
2
•
•
•
•
Qy_TbPersoneIndirizzi
Qy_TbPersoneTelefono
Qy_TbPersoneFax
Qy_TbPersoneEmail
•
•
•
•
Qy-PersonaNascita_TbPersone
Qy-PersonaNascita-Giorno_TbPersone
Qy-PersonaNascita-Mese_TbPersone
Qy-PersonaNascita-Anno_TbPersone
}
Quattro query
molto simili
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PRESENTAZIONE
Ecco la mia rubrica multimediale.
È nata da un’esigenza personale, ma mi farebbe piacere se potesse essere utile su più
larga scala.
Utile sia sul piano dell’utilizzo, sia per la spiegazione di alcuni concetti chiave che poi
possono essere applicati nella realizzazione autonoma di altri progetti.
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Access to ACCESS
ORGANIZZAZIONE DEI DATI
NELLE TABELLE
Per realizzare un database è importante avere bene in mente tutte le voci che si
desiderano inserire, in modo da poterle organizzare in tabelle.
In ogni tabella entrano solo le voci strettamente inerenti all’argomento principale di
quella tabella, e quindi al suo nome.
Per una rubrica organizzeremo così le varie voci, delle quali la principale corrisponderà al
nome della tabella:
NOME TABELLA
Tb_Persone
Tb_Indirizzi
Tb_Telefono
Tb_Fax
Tb_Email
4
CAMPI
IdPersona
nome
cognome
legame
GiornoNascita
MeseNascita
AnnoNascita
nascita
foto
note
IdIndirizzo
luogo
indirizzo
cap
paese
provincia
Stato
note
IdTelefono
telefono
tipo
note
IdFax
fax
tipo
note
IdEmail
Email
tipo
note
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Le voci principali, quelle in neretto, hanno nel nome il prefisso Id. Esso non ha funzioni
particolari, ma serve al progettista per indicare, e quindi ricordarsi, che esse
costituiscono un identificativo: i campi, attraverso un numero, identificano un record.
Se alla voce con l’Id si aggiunge la chiave primaria, allora i campi identificano
univocamente un record e diventano campi contatore. Il numero assegnato ad ogni
record è progressivo. Se si elimina un record, il numero corrispondente scompare.
Forse lo schema appare strano. Si potrebbe pensare che i campi IdIndirizzi,
IdTelefono, IdFax e IdEmail siano inerenti alla Tb_Persone, e quindi vadano lì contenuti.
In realtà a una persona possono corrispondere più indirizzi, più numeri di telefono e di
fax e diversi indirizzi e-mail. Essendo univoci i record contenenti i dati, è impensabile
far rientrare tutti i campi del database nella stessa tabella.
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Access to ACCESS
Nonostante l’organizzazione dei dati in tabelle diverse, è ugualmente possibile collegare,
o meglio relazionare i vari dati.
Questo lo si fa attraverso le cosiddette tabelle di sponda.
Sono tabelle che contengono solamente due campi, entrambi identificatori, ma senza
chiave primaria. Infatti tali campi sono duplicati, nel senso che fanno riferimento ai
campi contatore di altre tabelle, e il Tipo dati è numerico.
Necessitano quattro tabelle di sponda:
NOME TABELLA
TbSponda_PersonaIndirizzo
TbSponda_PersonaTelefono
TbSponda_PersonaFax
TbSponda_PersonaEmail
CAMPI
IdPersona
IdIndirizzo
IdPersona
IdTelefono
IdPersona
IdFax
IdPersona
IdEmail
In questo modo:
•
TbSponda_PersonaIndirizzo
realizza la corrispondenza tra una persona e più indirizzi,
e tra un indirizzo e più persone;
•
TbSponda_PersonaTelefono
realizza la corrispondenza tra una persona più numeri di telefono,
e tra un numero di telefono e più persone;
•
TbSponda_PersonaFax
realizza la corrispondenza tra una persona più numeri di fax,
e ad un numero di fax più persone;
•
TbSponda_PersonaEmail
realizza la corrispondenza tra una persona più indirizzi e-mail,
e tra un indirizzo e-mail e più persone;
Abbiamo definito i nomi dei campi delle tabelle. Ora analizziamone le proprietà.
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REALIZZAZIONE DELLE TABELLE
Tb_Persone
IdPersona
È un campo Contatore, cioè attraverso un numero progressivo [Nuovi valori: incremento]
identifica univocamente un record di dati.
Si tratta di un numero Intero lungo [Dimensione campo].
Nel campo non possono essere immessi valori uguali [Indicizzato: Sì (Duplicati non
ammessi)]. Gli indici sono meccanismi interni del database che consentono di fare le
ricerche molto velocemente all’interno del campo.
Nel nome del campo non vanno inseriti spazi e caratteri jolly: l’Etichetta permette di
ovviare a questo inconveniente.
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Access to ACCESS
nome, cognome, legame
Sono campi di tipo Testo.
È importante definire nelle proprietà il numero massimo di caratteri digitabili durante
l’inserimento dei dati. Essi variano da 0 a 255. Troppi caratteri portano via spazio, ma
impostandone troppo pochi si rischia di essere “bloccati” nella digitazione nel caso in cui
ne servano di più.
In questo caso 20 per il nome, 20 per il cognome e 30 per il legame dovrebbero andare
bene.
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legame
È un campo particolare, per il quale occorre guardare anche la scheda Ricerca.
È un controllo con Casella combinata [Visualizza controllo], e quindi in Visualizzazione
Foglio dati avrà un menù a tendina con i valori che imposteremo [Origine riga]. Sarà
possibile digitare una voce, ma anche selezionarla tra i valori disponibili.
In Visualizza controllo selezioniamo Casella combinata.
In Tipo origine riga selezioniamo Elenco valori.
In Origine riga inseriamo:
"amici";"colleghi";"conoscenti";"parenti";"sconosciuti"
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GiornoNascita, MeseNascita
Sono campi di tipo Testo di 2 caratteri.
Sono stati stabiliti i soli valori [Valido se] per cui i campi sono validi:
•
per quanto riguarda il giorno di nascita:
"01" Or "02" Or "03" Or "04" Or "05" Or "06" Or "07" Or "08" Or "09" Or "10"
Or "11" Or "12" Or "13" Or "14" Or "15" Or "16" Or "17" Or "18" Or "19" Or "20"
Or "21" Or "22" Or "23" Or "24" Or "25" Or "26" Or "27" Or "28" Or "29" Or
"30" Or "31"
•
per quanto riguarda il mese di nascita:
"01" Or "02" Or "03" Or "04" Or "05" Or "06" Or "07" Or "08" Or "09" Or "10"
Or "11" Or "12"
Impostiamo una maschera [Maschera di input] che ha la funzione di aiuto
nell’inserimento dei dati. Essa limita l’utente non accettando dati che non siano del tipo
prestabilito dal progettista.
In corrispondenza della voce Maschera di Input, clicchiamo sul quadrattino con i tre
puntini e…
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…vediamo come funziona la Maschera di Input
L’esempio più vicino al nostro è il CAP, costituito da 5 cifre. Lo selezioniamo e clicchiamo
su Avanti.
In corrispondenza della voce Maschera di Input, compaiono 5 zeri. Ogni zero indica un
numero. Ne togliamo tre perché a noi ne servono 2. Quindi clicchiamo su Avanti>, ancora
su Avanti>, e poi su Fine.
Ritornando in Visualizzazione struttura, sempre in corrispondenza della voce Maschera
di Input, compare la stringa: 00;;_. Ora provate a inserire dati nei campi corrispondenti
in Visualizzazione Foglio dati.
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Entrambi i campi sono controlli con caselle combinate, come il campo legame.
Nella scheda Ricerca
in Origine riga inseriamo:
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•
per il campo GiornoNascita:
01;02;03;04;05;06;07;08;09;10;11;12;13;14;15;16;17;18;19;20;21;22;23;24;25;26;27
;28;29;30;31
•
per il campo MeseNascita:
01;02;03;04;05;06;07;08;09;10;11;12
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AnnoNascita
Pur essendo costituito da numeri, è un campo di tipo Testo con 4 caratteri.
Solo con i dati di tipo Testo o Data/ora è possibile usare la Creazione guidata Maschera
di input. Ma, una volta ricavata la stringa, nulla vieta di impostare tale campo come
Numerico.
Per la Maschera di Input il procedimento è analogo a quello illustrato sopra.
Si otterrà la stringa: 0000;;_.
In questo caso, essendo per l’anno necessarie 4 cifre, la maschera non consentirà
l’immissione di dati che non siano di quattro cifre.
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Ottenuta la stringa, impostiamo pure il campo AnnoNascita come Numerico.
Notiamo alcuni cambiamenti nelle proprietà.
La Dimensione campo diventa Intero lungo.
È meglio non impostare il Formato.
In questo caso le Posizioni decimali possono restare Automatiche o essere impostate a
0.
Il Valore predefinito per default è 0. Lo cancelliamo e lasciamo la stringa vuota.
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nascita
È un campo di tipo Data/ora.
Nella proprietà Formato si può scegliere, tra le seguenti, l’impostazione desiderata.
In questo caso selezioniamo Data in cifre.
In Visualizzazione Foglio dati la data viene visualizzata nel modo corrispondente
(16/06/1994).
Per la Maschera di Input il procedimento è analogo a quello illustrato sopra.
Si selezioni Data in cifre e si prema Avanti>, ancora Avanti> e poi Fine, senza apportare
modifiche.
Comparirà questa stringa 00/00/0000;0;_.
In Visualizzazione Foglio dati si potranno inserire solo i numeri adatti per la data e per
tale formato.
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fo to
Essendo destinato a contenere immagini, è un campo di tipo Oggetto OLE.
Consente di incorporare degli oggetti all’interno del documento.
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n o te
È un campo di tipo Memo.
È molto utile quando si prevede che il testo immesso, in fase di inserimento dati,
contenga un numero maggiore di 255 caratteri (numero massimo previsto per il campo di
tipo Testo).
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Proprietà predefinite
Oltre alle proprietà prese in esame, avrete notato ricorrere anche queste proprietà, per
le quali in genere si lascia l’impostazione predefinita:
Scheda Generale
•
Richiesto: indica l’inserimento obbligatorio o meno dei dati nel campo. Nel caso
sia impostato a Sì e non si inseriscano dati, viene restituito un messaggio
d’errore.
•
Consenti lunghezza zero: consente o meno che venga immesso un nuovo record
senza che ci sia la necessità di riempire quel campo. Se è impostato a Sì, il
database inserisce una cella vuota.
•
Compressione Unicode: riguarda i campi di tipo Testo, Memo o Collegamento
ipertestuale. Consiste in un sistema di compressione poichè i dati di tali campi
richiedono una grande quantità di spazio di memorizzazione.
Scheda Ricerca
•
Per i campi IdPersona, nascita, foto, note,
il cui Tipo dati è Contatore, Data/ora, Oggetto OLE o Memo:
non ci sono proprietà nella scheda Ricerca.
•
Per i campi nome, cognome, AnnoNascita,
il cui Tipo dati è Testo o Numerico:
Visualizza controllo è impostato, per default, come Casella di testo.
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Analizziamo le proprietà delle altre tabelle, soffermandoci sugli aspetti non ancora
trattati.
Tb_Indirizzi
Le proprietà del campo IdIndirizzo non variano rispetto a quelle del campo IdPersona.
Il campo luogo è un campo di testo a cui assegnamo 255 caratteri, come pure i campi
indirizzo e paese, a cui ne assegnamo 100.
Il campo CAP (Etichetta: C.A.P.) è analogo al campo AnnoNascita della Tb_Persone.
Si può usare la Maschera di Input oppure copiare direttamente la stringa relativa al
campo AnnoNascita aggiungendo uno 0: 00000;;_.
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provincia
È un campo di tipo Testo con 2 caratteri.
Per la Maschera di Input selezioniamo Sigla provincia e procediamo fino a che il pulsante
Avanti > diventa disattivo, quindi clicchiamo su Fine.
Otterremo la seguente stringa: >LL;;_.
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Access to ACCESS
Stato
Si può impostare una proprietà particolare, il Valore predefinito.
Supponendo che nella nostra rubrica inseriremo prevalentemente dati di persone
residenti in uno Stato particolare, in questo caso in Italia, in corrispondenza di tale
proprietà scriviamo Italia tra virgolette.
Nella fase di inserimento dati questa voce comparirà automaticamente.
L’impostazione di questa proprietà non è vincolante. Inserendo i dati il valore Italia si
può cambiare.
note
Rispetto al campo note della Tb_Persone, è un campo di tipo testo con 255 caratteri.
Si prevede che siano sufficienti.
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Tb_Telefono
IdTelefono è analogo a IdPersona e a IdIndirizzo.
telefono e note sono campi di tipo Testo con 20 caratteri.
tipo è un campo di tipo Testo con 30 caratteri.
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Tb_Fax
È analoga alla Tb_Telefono.
IdFax è analogo a IdPersona e a IdIndirizzo.
telefono e note sono campi di tipo Testo con 20 caratteri.
tipo è un campo di tipo Testo con 30 caratteri.
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Tb_Email
È analoga alla Tb_Telefono e alla Tb_Fax.
IdEmail è analogo a IdPersona e a IdIndirizzo.
Email e note sono campi di tipo Testo con 20 caratteri.
tipo è un campo di tipo Testo con 30 caratteri.
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Tb_NotePersonalizzate
È una tabella senza chiave primaria, e non sarà relazionata ad altre tabelle.
È destinata a contenere delle voci, a livello di dati, che saranno utili nella fase di ricerca.
I suoi campi sono tutti di tipo Memo, e le loro proprietà non variano.
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TABELLE DI SPONDA
Le tabelle principali sono pronte.
Prima di collegarle attraverso le relazioni occorre stabilire esatamente quello che si
vuole ottenere.
Ad una persona potrebbero corrispondere
!"più indirizzi
→
relazione uno a molti
!"più numeri di telefono
→
relazione uno a molti
!"più numeri di fax
→
relazione uno a molti
!"più indirizzi e-mail
→
relazione uno a molti
Ma anche:
!"un indirizzo potrebbe appartenere a più persone
→ relazione uno a molti
!"un numero di telefono potrebbe appartenere a più persone
→ relazione uno a molti
!"un numero di fax potrebbe appartenere a più persone
→ relazione uno a molti
!"un indirizzo e-mail potrebbe appartenere a più persone
→ relazione uno a molti
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Access to ACCESS
Di conseguenza le relazioni saranno molti a molti.
Si rende necessaria la costruzione di 4 tabelle di sponda a 2 campi identificativi, senza
la chiave primaria, di tipo Numerico, la cui proprietà Dimensione campo sia Intero lungo.
Le proprietà sono le stesse per entrambi i campi.
In Visualizzazione Foglio dati è possibile vedere come ad ogni numero corrispondente
alla persona sia associato un numero corrispondente all’indirizzo.
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Le tabelle di sponda necessarie saranno dunque le seguenti:
TbSponda_PersonaIndirizzo
IdPersona
IdIndirizzo
TbSponda_PersonaTelefono
IdPersona
IdTelefono
TbSponda_PersonaFax
IdPersona
IdFax
TbSponda_PersonaEmail
IdPersona
IdEmail
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Ora le tabelle sono pronte. Perché questo meccanismo di collegamento tra i dati
funzioni, sono necessarie le relazioni.
RELAZIONI
N.B.: i campi correlati devono contenere lo stesso tipo di dati.
Relazioni molti a molti
L’integrità referenziale assicura “che le relazioni tra i record delle tabelle correlate
siano valide e che non vengano eliminati o modificati per errore i dati correlati” (vedere
la guida in linea).
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Esaminiamo le relazioni
tra la Tb_Persone e la TbSponda_PersonaIndirizzo
Per creare la relazione trascinare il campo IdPersona della Tb_Persone sul campo
IdPersona della TbSponda_PersonaIndirizzo. Apparirà questa finestra, quindi spuntare
la casella Applica integrità referenziale e cliccare su Crea.
e tra la TbSponda_PersonaIndirizzo e la Tb_Indirizzi
Per creare la relazione trascinare il campo IdIndirizzo della Tb_Indirizzi sul campo
IdIndirizzo della TbSponda_PersonaIndirizzo. Apparirà questa finestra, quindi
spuntare la casella Applica integrità referenziale e cliccare su Crea.
Per creare le altre relazioni usare lo stesso procedimento.
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Le tabelle sono ora pronte per contenere tutti i dati.
QUERY
Per raggruppare o filtrare solo alcuni dati presi da più tabelle, si utilizzano le Query.
Qy_TbPersoneIndirizzi
In questa query inseriamo i campi nome e cognome della Tb_Persone, i campi
identificativi (IdPersona e IdIndirizzo) della TbSponda_PersonaIndirizzo, e tutti i
campi della Tb_Indirizzi ad eccezione del campo IdIndirizzo.
In questo modo possiamo visualizzare chiaramente gli indirizzi e le persone a cui essi
appartengono.
Per le tre query che seguono il procedimento è analogo.
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Access to ACCESS
Qy_TbPersoneTelefono
In questa query inseriamo i campi nome e cognome della Tb_Persone, i campi
identificativi (IdPersona e IdTelefono) della TbSponda_PersonaTelefono, e tutti i
campi della Tb_Telefono ad eccezione del campo IdTelefono.
Così possiamo visualizzare chiaramente i numeri di telefono e le persone a cui essi
appartengono.
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Access to ACCESS
Qy_TbPersoneFax
In questa query inseriamo i campi nome e cognome della Tb_Persone, i campi
identificativi (IdPersona e IdFax) della TbSponda_PersonaFax, e tutti i campi della
Tb_Fax ad eccezione del campo IdFax.
Così possiamo visualizzare chiaramente i numeri di fax e le persone a cui essi
appartengono.
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Access to ACCESS
Qy_TbPersoneEmail
In questa query inseriamo i campi nome e cognome della Tb_Persone, i campi
identificativi (IdPersona e IdEmail) della TbSponda_PersonaEmail, e tutti i campi della
Tb_Email ad eccezione del campo IdEmail.
In questo modo possiamo visualizzare chiaramente gli indirizzi e-mail e le persone a cui
essi appartengono.
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Access to ACCESS
Quattro query molto simili
Le query che seguono servono soltanto per la ricerca nella maschera Ricerca.
I campi inseriti non variano e appartengono alla Tb_Persone:
IdPersona, nome, cognome, legame, GiornoNascita, MeseNascita, AnnoNascita, Nascita.
Attraverso l’aggiunta di un criterio, si vogliono visualizzare solo i record che, in
corrispondenza di un determinato campo, contengono dati.
Qy-PersonaNascita_TbPersone
Visualizziamo solo i record che, in corrispondenza del campo nascita, contengono dati.
Scrivendo, in corrispondenza del campo nascita, il criterio Is Not Null, la query
tralascerà la visualizzazione dei record in cui le celle relative a tale campo sono vuote.
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Access to ACCESS
Qy-PersonaNascita-Giorno_TbPersone
Visualizziamo solo i record che, in corrispondenza del campo GiornoNascita, contengono
dati.
Scrivendo, in corrispondenza del campo GiornoNascita, il criterio Is Not Null, la query
tralascerà la visualizzazione dei record in cui le celle relative a tale campo sono vuote.
Qy-PersonaNascita-Mese_TbPersone
Visualizziamo solo i record che, in corrispondenza del campo MeseNascita, contengono
dati.
Scrivendo, in corrispondenza del campo MeseNascita, il criterio Is Not Null, la query
tralascerà la visualizzazione dei record in cui le celle relative a tale campo sono vuote.
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Access to ACCESS
Qy-PersonaNascita-Anno_TbPersone
Visualizziamo solo i record che, in corrispondenza del campo AnnoNascita, contengono
dati.
Scrivendo, in corrispondenza del campo AnnoNascita, il criterio Is Not Null, la query
tralascerà la visualizzazione dei record in cui le celle relative a tale campo sono vuote.
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