linee guida per la partecipazione ai programmi a gestione diretta

LINEE GUIDA PER LA PARTECIPAZIONE AI
PROGRAMMI A GESTIONE DIRETTA
DELL’ UNIONE EUROPEA (2014 - 2020)
PREMESSA
Per l’attuazione delle proprie politiche la Commissione europea finanzia un ampio
numero di programmi/strumenti sotto la responsabilità delle Direzioni Generali
competenti. La programmazione 2014-2020, che si colloca nell’ambito della
strategia di riforma dell’UE “Europa 2020”, prevede due categorie di fondi:
Fondi a gestione diretta, gestiti ed erogati direttamente dalla CE (o tramite
una sua agenzia delegata) ai beneficiari finali tramite appositi meccanismi di
finanziamento, generalmente denominati “programmi”. Sono assegnati tramite
“inviti a presentare proposte (calls for proposals)” o “gare di appalto (calls for
tenders)”;
Fondi a gestione indiretta (principalmente fondi strutturali), gestiti dalle
Amministrazioni centrali e regionali dei vari Stati membri che ne dispongono
l’utilizzazione e l’assegnazione ai beneficiari finali.
AMBITO DI APPLICAZIONE DELLE LINEE GUIDA
Le presenti linee guida si applicano esclusivamente ai fondi a gestione diretta ed
in particolare ai programmi UE sotto elencati, oltre ad eventuali ulteriori
programmi analoghi:

Horizon 2020 (di seguito H2020)

Erasmus + (limitatamente alle Azioni chiave 2 e 3 e Sport)

Europa creativa

Europa per i cittadini

Life

Terzo programma d’azione in materia di salute
Ufficio Relazioni internazionali
Piazza San Marco, 4 – 50121 Firenze
+39 055 2757443 fax +39 055 2756344|e-mail: [email protected]
P.IVA | Cod. Fis. 01279680480
Non si applicano all’Azione chiave 1 e all’iniziativa Jean Monnet del programma
Eramus +, nonché ai programmi UE che possono prevedere il rilascio di un titolo
congiunto/doppio/multiplo.
Le linee guida riguardano l’intero ciclo di vita di un progetto, in particolare le
seguenti fasi:
1. attività
di
coordinamento
e
informazione
sulle
opportunità
di
finanziamento
2. progettazione e presentazione delle proposte
3. adempimenti successivi alla valutazione positiva della proposta.
TERMINOLOGIA SPECIFICA
Nelle presenti linee guida sono utilizzate le seguenti definizioni convenzionali,
tenendo presente che le regole specifiche di partecipazione ai singoli Programmi
possono prevedere termini diversi:
Commissione europea (CE)
E’ da intendersi sia la Commissione
europea
che
le
Agenzie
esecutive
incaricate dalla CE della gestione di un
determinato
programma
(es.
REA,
EACEA)
Centri di responsabilità
Strutture
dell’Ateneo
dotate
di
autonomia gestionale ai sensi dello
Statuto (dipartimenti, …).
Possono progettare e gestire i progetti
UE
nel
rispetto
comunitarie,
delle
nonché
normative
di
quelle
statutarie e regolamentari dell’Ateneo
Contratto
Strumento negoziale firmato tra la CE
ed il coordinatore, che costituisce la
base legale di ogni progetto finanziato
(es. grant agreement, convenzione di
sovvenzione)
2
Coordinatore
Soggetto
giuridico
coordinamento
designato
del
progetto
al
(es.
coordinator, applicant, capofila)
Legale rappresentante
Per tutti i programmi UE a cui si
applicano le presenti linee guida, il
rappresentante legale è da considerare
il
Responsabile
del
responsabilità
centro
(direttore
di
del
dipartimento, ……) a cui fa capo il
progetto, al quale compete il potere di
firma ove richiesto
Modulo di accesso al contratto
Documento che viene firmato tra il
coordinatore
ed
i
partecipanti
per
accedere al contratto principale (tra la
CE ed il coordinatore)
Partecipante
Soggetto
giuridico
che
aderisce
al
contratto e che, pertanto, si impegna a
raggiungere
gli
obiettivi
progettuali
(es. partner, beneficiario)
PIC (Participant Identification Code)
Codice identificativo attribuito dalla CE
alle istituzioni partecipanti a H2020 e
ai
programmi
gestiti
dall’EACEA
(Erasmus+, Europa Creativa, Europa
per
i
cittadini,
……)
a
seguito
di
registrazione nel Participant Portal. E’
unico per ogni istituzione partecipante
e nel caso delle università è attribuito
all’istituzione nel suo complesso e non
ai singoli dipartimenti.
Il PIC per l’Università di Firenze è
999895789.
3
Altri
programmi
possono
prevedere
l’iscrizione delle istituzioni partecipanti
in analoghi portali e la conseguente
attribuzione di un codice identificativo.
In tal caso, i singoli richiedenti/centri
di
responsabilità
preventivamente
contattare
dovranno
l’Ufficio
Relazioni Internazionali, per verificare
se tale registrazione sia già stata
effettuata.
UE
Unione europea
PROCEDURE E SOGGETTI COINVOLTI
L’Università degli Studi di Firenze partecipa ai programmi dell’UE secondo le
procedure stabilite dalle rispettive normative comunitarie.
Considerato che nelle interazioni fra le varie strutture dell’Ateneo risiede
l’efficacia delle azioni relative all’attuazione dei programmi UE e che dette
interazioni si sviluppano in un costante, corretto e tempestivo flusso delle
informazioni, si rende necessario definire le competenze dei soggetti dell’Ateneo
coinvolti a vario titolo nel ciclo di vita del progetto, nonché le procedure da
seguire con riferimento alle varie fasi.
1. ATTIVITA’
DI
COORDINAMENTO
E
INFORMAZIONE
SULLE
OPPORTUNITÀ
DI
FINANZIAMENTO
L’attività di indirizzo, di coordinamento e di supporto agli organi di governo in
materia di partecipazione ai programmi UE è di competenza dell’Area Ricerca e
Relazioni Internazionali.
L’attività di informazione sulle opportunità di finanziamento dell’Unione europea
è garantita dall’Ufficio Relazioni Internazionali e dall’Ufficio Ricerca Europea e
Internazionale.
4
In particolare l’Ufficio Relazioni Internazionali svolge le seguente attività:
a) attività promozionale e informativa volta a favorire e facilitare l’accesso ai
finanziamenti
europei,
anche
attraverso
la
realizzazione
e
l’aggiornamento di apposite pagine web;
b) progettazione
e
organizzazione
di
giornate
e
seminari
informativi/formativi;
c) rapporti e interazioni con le istituzioni comunitarie.
L’Ufficio Ricerca Europea e Internazionale svolge un’attività di diffusione mirata
delle informazioni per la partecipazione ai bandi.
2. PROGETTAZIONE E PRESENTAZIONE DELLE PROPOSTE
2.1 La progettazione delle proposte compete ai docenti e ricercatori, anche
avvalendosi
del
supporto
amministrativo-gestionale
dell’Ufficio
Ricerca
Europea e Internazionale.
Nella
proposta
si
dovrà
evincere
chiaramente
docente/ricercatore presso l’Università di
l’afferenza
del
Firenze, che sarà quindi il
soggetto giuridico partecipante cui imputare l’eventuale finanziamento.
Questo
punto
rilevazione
dei
è
particolarmente
criteri
premiali
importante
previsti
dal
ai
fini
della
Ministero
successiva
dell’Istruzione,
dell’Università e della Ricerca. Tale regola generale potrà essere derogata
solo
in
via
eccezionale,
dietro
espressa
comunicazione
del
docente/ricercatore al Direttore del centro di responsabilità, che sottoporrà
la questione all’organo collegiale.
In ogni caso, la deroga non si applica nei seguenti casi:
a) quando
è
richiesta
la
valorizzazione
del
tempo-persona
cofinanziamento del progetto stesso1;
b) quando è previsto il rilascio di un titolo da parte dell’Ateneo.
1
Fatto salvo il caso in cui non sia prevista la possibilità di rimborso del costo-persona al
bilancio UNIFI (es. caso delle terze parti)
5
a
In entrambi i casi il soggetto giuridico partecipante dovrà necessariamente
essere l’Università di Firenze.
Resta inteso, nel caso di progetti ERC, la possibilità di trasferire il grant
presso altra istituzione ospitante (portabilità del grant).
2.2 La proposta di progetto deve essere sottoposta all’organo collegiale, il quale:
a) delibera la fattibilità del progetto stesso garantendo la disponibilità delle
risorse necessarie per la sua realizzazione (umane, di attrezzature e di
spazi) nonché l’impegno a coprire eventuali ulteriori oneri finanziari che
potrebbero verificarsi durante la realizzazione del progetto;
b) individua il responsabile scientifico;
c) dà mandato al responsabile del centro di responsabilità di sottoscrivere la
proposta di progetto da presentare alla Commissione europea (ove il
centro di responsabilità agisca in qualità di coordinatore) o il modulo di
partecipazione/lettera di intenti finalizzati alla partecipazione a proposte
da inviare al coordinatore (ove il centro di responsabilità agisca in qualità
di partecipante);
d) dà mandato al responsabile del centro di responsabilità di sottoscrivere,
in caso di approvazione del progetto, il contratto (ove il centro di
responsabilità agisca in qualità di coordinatore), il modulo di adesione al
contratto (ove il centro di responsabilità agisca in qualità di partecipante)
ed i relativi contratti collegati con la Commissione europea o con il
coordinatore.
2.3 Le regole di partecipazione ai programmi UE possono prevedere delle
limitazioni alla partecipazione, con un numero massimo di proposte da
presentare nell’ambito di un determinato invito. In tal caso, poiché le
limitazioni si applicano all’università nel suo complesso e non ai singoli
dipartimenti, è necessario comunicare all’Ufficio Relazioni Internazionali
l’intenzione di partecipare all’invito con congruo anticipo e comunque almeno
venti giorni prima della sua scadenza, al fine di valutare l’eventualità di una
preselezione delle manifestazioni di interesse pervenute.
6
2.4 Le proposte sono sottoposte alla Commissione europea (ove il centro di
responsabilità agisca in qualità di coordinatore) o al coordinatore, per le parti
di
competenza (ove il
centro di
responsabilità
agisca in qualità di
partecipante) entro i termini previsti dall’invito a presentare proposte o
stabiliti dal coordinatore. In genere la presentazione delle proposte alla CE
avviene in formato elettronico (e-form). In tal caso i moduli di presentazione
non richiedono l'apposizione della firma del legale rappresentante, né
quando l’istituzione agisce in qualità di coordinatore né quando agisce in
qualità di partecipante.
2.5 Copia della proposta completa dovrà essere inviata all’Ufficio Relazioni
Internazionali, unitamente alla delibera di fattibilità del progetto.
Le stesse procedure dovranno essere seguite anche nel caso di presentazione in
due fasi della proposta, così come richiesto in alcuni inviti a presentare proposte
di H2020.
3.
ADEMPIMENTI SUCCESSIVI ALLA VALUTAZIONE POSITIVA DELLA PROPOSTA
3.1 Preparazione e sottoscrizione del contratto
A seguito della preparazione del contratto con la CE, il responsabile del centro di
responsabilità procederà alla sottoscrizione del contratto stesso o del modulo di
accesso al contratto, secondo quanto previsto dalle regole specifiche di ogni
programma.
Successivamente alla sottoscrizione del contratto i centri di responsabilità
devono seguire le seguenti procedure:
a. invio
del
contratto
alla
Commissione
europea
(ove
il
centro
di
responsabilità agisca in qualità di coordinatore) o del modulo di accesso al
contratto al coordinatore (ove il centro di responsabilità agisca in qualità
di partecipante);
b. invio all’Ufficio Relazioni Internazionali dei seguenti documenti:

richiesta di assegnazione del numero di repertorio contenente le
informazioni principali sul progetto
7

copia
del
contratto
firmato
dalla
Commissione
europea
e
dal
coordinatore

copia del modulo di accesso al contratto firmato dal coordinatore e dal
responsabile del centro di responsabilità (nel caso in cui l’Università di
Firenze sia partecipante)

tabelle di budget

delibera di fattibilità del progetto in questione2
Le variazioni al contratto nonché l’adesione al contratto in momenti successivi
dovranno seguire il medesimo iter.
3.2 Gestione del progetto
La gestione amministrativo-contabile dei progetti finanziati compete al centro di
responsabilità, attraverso gli uffici competenti. L’Ufficio Ricerca Europea e
Internazionale fornisce il proprio supporto per le attività di coordinamento del
progetto (nel caso in cui UNIFI sia capofila) e per il monitoraggio delle spese
sostenute rispetto al budget.
3.3 Rendicontazione del contributo UE
La rendicontazione del contributo UE assegnato al progetto ed i rapporti con
l’auditor competono all’Ufficio Ricerca Europea e Internazionale.
3.4 Divulgazione dei risultati della partecipazione
La divulgazione dei risultati della partecipazione ai programmi UE compete
all’Ufficio Relazioni Internazionali, in particolare tramite:
-
attribuzione del numero di repertorio al contratto;
-
inserimento dei contratti e dei relativi dati negli appositi database
ministeriali e di Ateneo;
-
predisposizione di report e statistiche.
Qualora non sia stata già inviata all’Ufficio Relazioni Internazionali unitamente a copia
della proposta presentata.
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