Soluzioni Software e Servizi Web per la Fattura Elettronica PA

15 Luglio 2014
Soluzioni Software e Servizi Web per la Fattura Elettronica PA
Gentile Cliente,
l’art. 1, commi da 209 a 214, della legge 24 dicembre 2007 n. 244 (legge finanziaria 2008) ha
introdotto l’obbligo della emissione, trasmissione, conservazione e archiviazione esclusivamente in
forma elettronica delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad
ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali.
Dal 6 giugno 2014 la norma è già attiva per Ministeri, Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali di
Previdenza. Dal 31 marzo 2015 la disposizione si estenderà ai restanti enti nazionali.
Per aiutarti ad ottemperare a questi nuovi obblighi abbiamo predisposto:
1. Un modulo software “Fattura Elettronica PA” integrato con i gestionali aziendali di
fatturazione (da utilizzare in abbinamento alla fatturazione MULKA) che consente
l’emissione e l’inoltro della fattura elettronica
2. Un modulo software “Parcella Elettronica PA” integrato con la procedura GECOM di
parcellazione di studio per emettere e inoltrare le parcelle in formato elettronico XML
3. Un nuovo servizio web “Service Web Fatture PA” appositamente studiato per aiutarti a
cogliere l’importante occasione di business che questo provvedimento crea per i
Professionisti. Lo Studio può infatti offrire ai propri clienti il servizio di creazione,
trasmissione, archiviazione e conservazione delle fatture, che sarà gestito direttamente da
TeamSystem Service. Il nuovo servizio può essere fruito in doppia modalità:
• pay-per-use a consumo,
• canone mensile a scaglioni (indicato per chi produce molti documenti/anno).
In qualsiasi momento è possibile passare dalla modalità Pay per Use al Canone a
scaglioni.
Grazie a “Service Web Fatture PA” è possibile:
a) Offrire ai clienti il servizio di gestione integrale delle fatture verso la PA (emissione,
inoltro e conservazione) gestito da TeamSystem Service
b) Effettuare la sola conservazione, per le fatture o parcelle elettroniche emesse dallo
Studio con uno dei moduli software di cui ai punti 1 e 2, mediante delega a
TeamSystem Service
c) Offrire (mediante delega a TeamSystem service) il servizio di invio e/o conservazione
delle fatture ai propri clienti che emettono i documenti in formato XML con un proprio
software
Per ordinare i moduli software e/o la documentazione per l’attivazione del servizio web è
sufficiente barrare le relative caselle del coupon allegato e inviarlo via fax compilato e firmato.
Siamo a disposizione per qualsiasi chiarimento. Cordiali saluti.
Allegati:



Coupon d’ordine – richiesta informazioni
Esempio di calcolo del costo a canone del Service Web Fattura Elettronica
Scheda di approfondimento del Service Web Fattura Elettronica
COUPON D’ORDINE / RICHIESTA INFORMAZIONI
Da compilare e spedire a Team Ufficio - Fax 099 7774586
Spett. Team Ufficio con la presente desidero:
Informazioni sul modulo software “Parcella Elettronica PA”
Informazioni sul modulo software “Fattura Elettronica PA”
Aderire ai seguenti servizi del “Service web fatture PA”:
Elaborazione, invio e gestione esiti
Archiviazione sostitutiva fatture conto terzi
Archiviazione sostitutiva parcelle dello Studio
alle seguenti condizioni:
COSTI DI ATTIVAZIONE (COMUNI AD ENTRAMBE LE MODALITA’)
 Costo di attivazione del servizio: 150,00 Euro + IVA una tantum
 Costo di apertura posizione: 25,00 Euro + IVA per ogni azienda gestita
MODALITA’ PAY-PER-USE




Produzione e invio del documento XML: 1,00 Euro + IVA a documento (prezzo
comprensivo del servizio di firma elettronica)
Servizio di conservazione: 0,50 Euro + IVA annuali a documento
Lotto minimo di acquisto pari a 25 documenti per azienda
Fatturazione a consuntivazione mensile
MODALITA’ A SCAGLIONI
da 200 a 500 fatture/anno
Canone mensile
Elaborazione, invio e
gestione esiti
€. 15
da 501 a 1000 fatture/anno
€. 30
€. 15
da 1001 a 5000 fatture/anno
€. 60
€. 30
da 5001 a 10000 fatture/anno
€. 90
€. 45
Scaglione
da 10001 a 15000 fatture/anno
oltre 15000 fatture/anno
Canone mensile
Conservazione sostitutiva
€. 10
€. 120
€. 60
chiedere quotazione
chiedere quotazione
La fatturazione iniziale sarà effettuata in base allo scaglione che ho indicato nella prima
colonna della tabella sopra riportata. Autorizzo fin d’ora l’emissione della fattura di conguaglio
se a fine anno il numero di documenti realmente processati ricadrà in un diverso scaglione.
Data ____________
Timbro e Firma Cliente ___________________________________
continua nella pagina successiva – è obbligatorio compilarne i campi
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COUPON D’ORDINE / RICHIESTA INFORMAZIONI
Da compilare e spedire a Team Ufficio - Fax 099 7774586
segue da pagina precedente
(tutti i campi di seguito specificati vanno obbligatoriamente compilati)
Ragione Sociale _____________________________________________________________
Partita IVA
___________________________________________
Indirizzo
_____________________________________________________________
CAP-Città-Prov. ___________ ___________________________________________ _____
PEC
_________________________________________________________
E-mail
_________________________________________________________
Telefono-Fax
_______________________________ _________________________
Persona di riferimento _____________________________________________________
□ impresa individuale □ società □ studio professionale □ ente/associazione □ altro
Data ____________
Timbro e Firma Cliente ___________________________________
Compilazione obbligatoria a cura del Fornitore (Software Partner TeamSystem)
Ragione Sociale TEAM UFFICIO SRL
Partita IVA
01867760736
Indirizzo
VIA LAMA 267/C
CAP-Città_Prov. 74122 TARANTO (LAMA) TA
PEC
[email protected]
Persona di riferimento Valentini Cosimo
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ALLEGATO 2 – Esempio di calcolo del canone per il “Service WEB Fatture PA”
LOGICHE ED ESEMPIO DI CALCOLO DEL COSTO DEL SERVIZIO WEB A CANONE
Note operative:
‐
‐
‐
Esempio numerico:
TOTALE
ARCHIVIAZIONE
SOSTITUTIVA
ELABORAZIONE,
INVIO E GESTIONE
ESITI
ANNUO
‐
Alla prima sottoscrizione del contratto il cliente stima le fatture annue emesse e si applica lo
scaglione di listino corrispondente.
A fine anno vengono conteggiate le fatture realmente emesse dal cliente e, in caso di
superamento del numero di fatture previste dallo scaglione applicato, verrà emessa una
fattura a conguaglio della differenza di importo fra scaglione applicato e scaglione corretto.
Negli anni successivi al primo viene preso come riferimento lo scaglione di listino
dell'anno precedente.
Il numero di fatture riportato nello scaglione di listino si riferisce al numero di fatture emesse
nell’anno solare (es. se un cliente sottoscrive il contratto a Giugno ed emetterà fino a fine
anno 400 fatture va applicato lo scaglione “da 200 a 500 fatture”).
VOCE
ANNO 1
ANNO 2
ANNO 3
ANNO 4
Fatt. annue inviate
a PA
200
250
350
Scaglione listino
da 200 a 500
fatture
da 200 a 500
fatture
da 200 a 500
fatture
Canone mensile
€ 15
€ 15
€ 15
€ 15
€ 30
Canone annuo
€ 180
€ 180
€ 180
€ 180
€ 360
Fatture archiviate
200
450
800
1.250
2.700
Scaglione listino
da 200 a 500
fatture
da 200 a 500
fatture
da 501 a
1000 fatture
da 1001 a
5000 fatture
da 1001 a
5000 fatture
Canone mensile
€ 10
€ 10
€ 15
€ 30
€ 30
Canone annuo
€ 120
€ 120
€ 180
€ 360
€ 360
TOTALE
Canone annuo
€ 300
€ 300
€ 360
450
da 200 a 500
fatture
€ 540
ANNO 5
550
da 501 a
1000 fatture
€ 720
ALLEGATO 3 – Scheda di approfondimento “Service WEB Fatture PA”
SERVICE WEB FATTURE PA
OBIETTIVO
Gestire in modo semplice e guidato l’intero flusso operativo connesso alla fatturazione
elettronica obbligatoria nei rapporti con la PA. Il servizio permette di creare i documenti in
formato XML, trasmetterli al Sistema di Interscambio, archiviarli e conservarli.
Il servizio permette anche di utilizzare la sola conservazione sostitutiva qualora i documenti
siano prodotti ed inoltrati attraverso il modulo applicativo dei software gestionali aziendali e/o
di studio.
QUADRO NORMATIVO
In base a quanto disposto dall’art.1 (cc.209-214) della L. 244/2007, gli operatori economici
fornitori delle PA devono emettere le fatture in formato elettronico. Dovranno cioè inserire tutte
le informazioni relative alla fattura in un apposito file XML nel quale deve essere inserito anche
il codice identificativo univoco dell’ufficio destinatario; codice disponibile sull’indice delle
pubbliche amministrazioni.
Il documento XML, firmato digitalmente, viene quindi trasmesso al Sistema di Interscambio
(SdI) gestito da SOGEI.
L’SdI funge da tramite tra i fornitori e gli uffici della PA, regolando trasmissione e validazione
delle informazioni e dandone comunicazione a trasmittente e ricevente attraverso particolari
messaggi previsti da uno specifico protocollo di comunicazione.
Dal 6 giugno 2014 dovranno essere inoltrati in modo elettronico i documenti diretti a Ministeri,
Agenzie Fiscali ed Enti Nazionali. Dal 31 Marzo 2015 anche quelli diretti verso i restanti enti
nazionali.
FUNZIONI PRINCIPALI DEL SERVIZIO
Il “Service WEB Fatture PA” permette di:
•
•
•
•
Produrre ed inviare la fattura elettronica tramite interfaccia web in assenza di
modulo integrato col gestionale. Per le fatture prodotte inoltre, su richiesta del cliente,
sarà possibile avvalersi del servizio di Conservazione Sostitutiva;
Inviare le fatture elettroniche XML (non firmate) prodotte da un qualsiasi
gestionale. Anche in questo caso, su richiesta del cliente, sarà possibile avvalersi del
servizio di Conservazione Sostitutiva;
Usufruire del servizio di Conservazione Sostitutiva a norma;
Scaricare le fatture inviate per archiviarle con altre soluzioni.
Lo Studio dovrà quindi solo:
• Inserire le Fatture Elettroniche in formato XML standard a norma da interfaccia
WEB;
• Inviare le Fatture o Parcelle elettroniche prodotte dal cliente o in Studio con gli
appositi moduli software.
Il service TeamSystem si occuperà di:
• Apporre la firma digitale sulle fatture;
• Inviare le fatture al SDI;
• Gestire le notifiche restituite dal SDI;
• Effettuare la Conservazione Sostitutiva a norma delle fatture emesse.
ALLEGATO 3 – Scheda di approfondimento “Service WEB Fatture PA”
UTILIZZO DELL’INTERFACCIA WEB
Attraverso la login e la password rilasciata si accede alla home page dal cui cruscotto si avrà
immediata evidenza di:
•
•
Numero di fatture caricate (sia manuali che precompilate dal gestionale);
Dettaglio numerico per stato delle varie fatture caricate (gestione dei ritorni dall’SDI);
L’utente autenticato dispone poi delle seguenti funzionalità del servizio:
•
•
•
•
•
•
•
Visualizzazione immediata dei link alle fatture in modifica ma non ancora completate;
Visualizzazione immediata dei link alle fatture che hanno originato errori;
Possibilità di ricercare le fatture utilizzando filtri di ricerca preimpostati per monitorarne
lo stato e/o visualizzare le notifiche restituite dalla PA;
Apertura in modifica le fatture da completare o scartate a causa di errori (solo per gli
utenti abilitati all’uso del modulo di compilazione online);
Scarico in locale le fatture inviate;
Scarico in locale le notifiche ricevute;
Eseguire il logout.
Se autorizzato potrà inoltre accedere alla voce di menu Gestione Fatture dal quale:
•
•
•
•
•
Gestire manualmente il caricamento o la correzione delle fatture;
Inviare i file XML precompilati da gestionale;
Effettuare il download di fatture e/o messaggi;
Ricercare le fatture caricate;
Visualizzare i dati statistici di dettaglio.
Una volta generate o inviate al servizio le fatture in XML (non firmate), sarà il gestore del
servizio in qualità di emittente e trasmittente che le firmerà digitalmente e le invierà all’SDI,
gestendo tutte le verifiche, le notifiche e i ritorni dall’SDI.
Se il cliente fornisce il documento già in formato elettronico le fatture potranno essere
trasmesse al Service Web singolarmente o all’interno di un file ZIP, tramite un upload
manuale da interfaccia web.
Un’apposita funzionalità provvederà a processare i file ricevuti e ad aggiornare l’esito
dell’invio, indicandone il successo o le situazioni di errore, per le quali si prevede che l’utente
debba ripetere l’upload.
L’interfaccia utente consentirà in qualunque momento di visualizzare gli invii eseguiti ed i
rispettivi esiti.
MODALITA’ DI ADESIONE AL SERVIZIO
Per aderire al servizio “Service Web Fatture PA” è sufficiente compilare il relativo coupon in
tutte le sue parti e ritornarlo via mail o fax ai recapiti indicati.
La segreteria del Service avvierà la procedura di accreditamento del cliente che ha aderito ed
invierà contestualmente una comunicazione dell’avvenuta registrazione sul portale web al
cliente.
Ad essa verrà allegata la documentazione contrattuale di delega a TeamSystem Service per i
servizi di cui si vuole avvalere il cliente, che la dovrà restituire firmata alla segreteria del
Service sempre tramite PEC.
Successivamente l’operatore del “Service Web Fattura PA” provvederà, entro 8 ore lavorative,
ALLEGATO 3 – Scheda di approfondimento “Service WEB Fatture PA”
ad assegnare ed inviare al cliente la login e password di accesso al portale web tramite PEC.
Da quel momento si potrà accedere alle funzionalità sottoscritte tramite contratto.
Ogni volta che lo Studio attiverà una nuova Azienda cliente riceverà via PEC la
documentazione Contrattuale di Delega che dovrà essere firmata dal cliente ed inviata via
PEC alla segreteria del Service.

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