Leggi la IfinConsultingNews

FEBBRAIO 2014
IfinConsulting News
Ci è voluto quasi un anno di lavoro, ma finalmente Ifin Sistemi ha raggiunto le
competenze e la maturità necessarie per guadagnarsi l’etichetta di OAIS Compliant
per il nuovo software di conservazione digitale, Legal Archive®. Il quadro normativo
in continua evoluzione prevede l’attuazione delle nuove regole tecniche emanate
dall’Agenzia per l’Italia Digitale e firmate dal Ministro D’Alia il 3 dicembre 2013, che
introducono l’obbligatorio adeguamento agli standard internazionali (OAIS – Dublin
Core) e nazionali (UNI SInCRO), volti a garantire l’intelligibilità dei documenti nel
tempo e l’interoperabilità fra servizi di conservazione.
Il modello di riferimento principale per le soluzioni di conservazione digitale di nuova generazione è l’OAIS (Open Archival
Information System) e si esplica nella gestione di tre differenti tipologie di pacchetti informativi: il pacchetto di versamento
(SIP), il pacchetto di archiviazione (AIP) e il pacchetto di distribuzione (DIP).
Il processo conservativo deve essere applicato tanto agli oggetti quanto ai
metadati, in quanto entrambi sono oggetti informativi caratterizzati da un
contesto informativo e da informazioni sulla rappresentazione.
Legal Archive® è stato progettato, così come richiesto dalla normativa,
avendo come riferimento anche il modello OAIS (ISO 14721), cercando di
ottimizzare il rapporto tra l'aderenza al modello teorico e le esigenze
pratiche dei soggetti produttori. La realizzazione di Legal Archive® è stata
resa possibile grazie ad una community di specialisti informatici, archivisti,
consulenti in materia normativa, che opera all’interno di Ifin Sistemi e che
supporta il Cliente nella corretta formazione, archiviazione e conservazione
del documento digitale.
La Conservazione Digitale di nuova
generazione: Legal Archive ......... 1
Fattura Elettronica verso la PA ai
blocchi di partenza ..................... 2
DM 3 Dicembre 2013: l’evoluzione
della conservazione .................... 3
20 Febbraio 2014 - Padova
1° Meeting Percorso di Certificazione
Legal Archive®
Camera di Commercio - Sala Convegni
Piazza Insurrezione 1A
Il programma di certificazione Legal
Archive® è un percorso di accreditamento per i partner D.S.O. e i Clienti
di Ifin Sistemi, che vogliono essere da
subito compliant alle nuove regole tecniche in materia di conservazione digitale.
27 Febbraio 2014 - Milano
Fattura
Elettronica:
rivoluzione
digitale
Quadro normativo, implicazioni nei
rapporti con le PA, applicazioni e
opportunità.
IfinConsulting News
Con la pubblicazione in Gazzetta Ufficiale
CALENDARIO FATTURA ELETTRONICA PA
del 22 maggio 2013, n.118 del DM 55/2013
è finalmente operativa la fattura elettronica
OBBLIGATORIA – DM n°55 del 3/4/2013
nei confronti delle amministrazioni centrali.
L’obbligo è fissato in 12 mesi dal 6 giugno
SCADENZA
PP.AA. DESTINATARIE
2013, data di entrata in vigore del regolamento. Pertanto, a partire dal 6 giugno
Ministeri, Agenzie fiscali ed Enti nazionali di
Dal 6 Giugno 2014
2014, le amministrazioni centrali, le agenprevidenza sociale individuati nell’elenco annuale
zie fiscali e gli enti nazionali di previdenza
pubblicato dall’ISTAT
ed assistenza sociale tra cui Inpdap, Inail e
Tutte le rimanenti Amministrazioni Pubbliche, ad
Inps, non potranno né accettare le fatture
Dal 6 Giugno 2015
eccezioni di quelle locali, per le quali la data di
emesse o trasmesse in forma cartacea, né
decorrenza sarà determinata con apposito decreto.
procedere al pagamento, sino all’emanazione della fattura in forma elettronica.
In ventiquattro mesi dall’entrata in vigore del decreto, per le altre amministrazioni, incluse nell’elenco di Istat, mentre per le
amministrazioni locali, la tempistica di decorrenza sarà decisa da un decreto del ministero dell’economia e delle finanze di
concerto con il Ministro per la pubblica amministrazione e l’innovazione, d’intesa con la Conferenza Unificata. I fornitori delle
amministrazioni dovranno, non solo inviare la fattura elettronica, ma dovranno anche procedere con la conservazione dei documenti informatici. Inoltre l’invio, anche per il tramite di intermediari, in formato XML, avverrà attraverso il sistema di interscambio, Sdi, gestito dall’Agenzia delle Entrate attraverso Sogei spa. Nella fattura elettronica, trasmessa attraverso il sistema di
interscambio, non dovranno comparire solo gli elementi essenziali, come da art. 21, co. 2, DPR 633/1972, ma dovranno anche
essere inserite le indicazioni del soggetto trasmittente, per esempio l’outsourcer, con l’identificativo fiscale, progressivo di invio
e numero di trasmissione, nonché il codice apposito di trasmissione dell’amministrazione, destinataria delle fattura elettronica. All’agenzia delle entrate è stato affidato il ruolo di vigilanza in merito al trattamento dei dati che transitano attraverso il
sistema di interscambio. Infatti la stessa avrà il compito di informare il ministero dell’economia e delle finanze sul corretto funzionamento del Sdi. La fattura elettronica avrà le seguenti caratteristiche: il contenuto è rappresentato in un file XMl, l’unico
accetto dal Sdi, l’autenticità dell’origine e l’integrità del contenuto sono garantite attraverso l’apposizione della firma elettronica qualificata da parte di colui che emetterà la fattura. La fattura potrebbe essere firmata anche dall’intermediario, ricordandosi di riportare in fattura, che la stessa è emessa in nome e per conto del cedente o prestatore a norma dell’art.21 primo comma del DPR 633/72. La trasmissione è vincolata alla presenza del codice identificativo univoco dell’ufficio dell’amministrazione, destinatario della fattura, riportato nell’Ipa, Indice delle pubbliche amministrazioni. Le caratteristiche della fattura elettronica sono esplicitate dal D.M. 55/2013 richiamando i diversi allegati tecnici. Il D.M. 55/2013 esamina gli allegati, cinque per
l’esattezza. L’allegato A riguarda il formato, che come più volte ricordato dovrà essere un file in formato XML non contenente
macroistruzioni o codici eseguibili tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti nel formato rappresentati.
Le specifiche tecniche afferenti alla struttura sintattica sono disponibili nel sito http://www.fatturapa.gov.it. Attraverso questo
sito si ha accesso anche al Sdi. Nel sito appena citato si possono trovare esempi di fatture elettroniche, sia come fattura singola che come lotto di fatture. Ogni fattura o lotto rappresenta per il Sdi un file creato secondo il formato della fatturaPA. Anche
un singolo file oppure più file singoli possono essere racchiusi in formato zip. Naturalmente non si dovrà firmare digitalmente
il formato zip, ma le fatture al suo interno. Nell’allegato B invece vengono descritte le modalità di emissione, trasmissione ed
interazione con il Sdi, l’allegato C, definisce le linee guida che le amministrazioni pubbliche dovranno osservare per la corretta
ricezione e gestione delle fatture, l’allegato D, descrive le regole di identificazione univoca degli uffici destinatari della fattura
elettronica e infine l’allegato E in cui vengono indicati i servizi di supporto di natura informatica alle piccole e medie imprese
che sono abilitate al mercato elettronico dell’amministrazione pubblica. Le informazioni rilevanti ai fini fiscali che dovranno essere riportare in fattura sono quelle stabilite dal DPR 633/2 artt. 21 e 21-bis. Altre informazioni possono essere inserite sulla
base di accordi tra le parti per le esigenze, informazioni afferenti agli ordini di acquisto, ai contatti e-mail o telefonici. Il sistema di interscambio ammette il seguenti formato per la firma: xml.p7m.
L’adozione della fattura elettronica obbligherà sia l’emittente che il destinatario di
adottare la conservazione delle fatture elettroniche, emesse secondo i requisiti imposti da Dm 23 gennaio 2004 e questo perché una fattura trasmessa e ricevuta in forma
elettronica deve essere conservata nella stessa forma.
2
IfinConsulting News
Siamo in presenza di una vera trasformazione tecnologica epocale nella produzione, gestione e conservazione dei documenti
informatici. Anche la disciplina archivistica ne è profondamente coinvolta e gli archivisti svolgeranno un ruolo determinante
nella gestione e conservazione degli archivi digitali. Va detto che gli stessi sono parte attiva sin dalla formazione del documento informatico, dovranno infatti stabilire, grazie alle loro competenze, quali metadati dovranno essere associati nella gestione
e nella conservazione dei documenti informatici. L’uso coscienzioso dei metadati, delle specifiche e degli standard, servirà per
garantire il significato archivistico dei documenti. In caso di affidamento di un processo di conservazione, le amministrazioni
pubbliche dovranno rivolgersi al solo conservatore accreditato presso AgID, responsabile della conservazione perché avrà
creato il suo ufficio, composto da persone competenti che interagiranno con il responsabile della gestione documentale del
Produttore, il quale, proprio per le sue competenze, dovrà generare il pacchetto di versamento che conterrà i riferimenti che
identificano il fascicolo. Solo grazie ad un lavoro di collaborazione si potranno associare correttamente, all’oggetto digitale,
tutte le informazioni sulla rappresentazione e sulla conservazione. Il sistema di conservazione dovrà tenere conto delle nuove
regole tecniche. In riferimento a queste, si rammenta che il Ministro per la pubblica amministrazione ha firmato il 3 dicembre
2013 il decreto per la segnatura di protocollo e la conservazione, mentre il decreto per la formazione dei documenti è stato
bloccato dalla Commissione europea. Bisognerà attendere la pubblicazione degli stessi in Gazzetta Ufficiale e, al trentesimo
giorno, successivo alla data di pubblicazione in G.U. i decreti entreranno in vigore. Il sistema di conservazione dovrà rispettare
standard e specifiche tecniche per la conservazione. Questi sono elencati nell’allegato 3 delle regole tecniche.
Il nuovo sistema di conservazione avrà come modello di riferimento l’OAIS (sistema informativo aperto per l’archiviazione) ovvero una nuova struttura organizzata di persone e sistemi che accetti la responsabilità di conservare a lungo
termine l’informazione per renderla disponibile ad una comunità di riferimento. Nuovi concetti che dovremo imparare
come le tipologie di pacchetto informativo: il SIP per il versamento, L’AIP per l’archiviazione e il DIP per la distribuzione, oppure i soggetti che, a diverso titolo, interagiscono con l’archivio o OAIS: il produttore, il conservatore e l’utente. Quest’ultimo
dovrà essere in grado di cercare ed acquisire tutte le informazioni di suo interesse.
Volgendo lo sguardo al nuovo archivio, esso dovrà essere in grado di trasformare i pacchetti di versamento in pacchetti di
archiviazione. L’oggetto digitale archiviato e i metadati di conservazione, costituiscono un singolo pacchetto informativo.
Il pacchetto di distribuzione è il pacchetto informativo che dovrà essere consegnato all’utente a seguito delle sue richieste di
accesso. Un altro cambiamento introdotto dalle nuove regole tecniche è l’adozione del manuale della conservazione, l’adozione di modelli organizzativi
relativi al sistema di conservazione, l’indicazione sulla
figura professionale idonea a
gestire l’OAIS nonché l’indicazione di nuove figure professionali aventi competenze
archivistiche. Si rammenta,
infine, che le imprese private
non avranno l’obbligo di
rivolgersi ai conservatori
accreditati o ad esperti archivisti, per creare il pacchetto
di archiviazione delle proprie
fatture elettroniche, ma dovranno essere altrettanto
consci che,
l’apposizione
della firma digitale e della
marca temporale all’AIP, non
fanno la conservazione.
3
Consulenza
Consulenza normativa
Consulenza archivistica e archivistico-informatica
Redazione di documenti (atti di nomina del responsabile della conservazione e del
responsabile del trattamento dei dati personali) di pareri e di contratti
Verifica della rispondenza alle prescrizioni normative (Audit)
Supporto per il conseguimento dell’accreditamento presso AgID
Redazione manuale della conservazione
Formazione
Corsi sulla dematerializzazione (ambito privato, pubblico e settore clinico)
Corsi di formazione del responsabile della conservazione
Corsi di aggiornamento normativo
IFIN SISTEMI srl a socio unico
PADOVA . MILANO . ROMA
PD. Via G. Medici 9/A 35138
Tel. 049.5001500
Fax 049.5001692
www.ifin.it
www.conservazionesostitutiva.it
www.fattura-elettronica.it
15 Febbraio 2014
Conservazione Fatture Elettroniche
28 Febbraio 2014
Conservazione LUL
4

Download Report