Status Report Direttivo INFN - 25/6/2014 M. Serra – INFN Roma Schema della presentazione • In questa presentazione non verranno affrontate tutte le aree di intervento del sistema informativo ma mi concentrerò in particolare su alcune aree nelle quali ci sono stati cambiamenti significativi nell’ultimo periodo oppure sono previste novità rilevanti per le strutture a breve/medio termine • in generale per le varie aree verranno anche indicati gli interventi da svolgere a priorità maggiore • e verranno evidenziati in particolare gli argomenti rilevanti per le strutture 2 • verranno anche indicate le questioni maggiormente problematiche Il Servizio Sistema Informativo • • • • • • • M. Mara S. Palermo A. Paoletti R. Pompeo L. Sanelli F. Serafini E. Turella @LNF Collaborazione con centro calcolo D. Maselli(SI) e tutto lo staff centro di calcolo C. Bisegni SI@CNAF • • • • • • • S. Bovina M. Canaparo E. Capannini S. Cattabriga C. Galli G. Guizzunti C. Simoni @CNAF Collaborazione con personale dei vari servizi nazionali, networking, …. Longo, Veraldi, Zani Rosso = Precario 3 SI@AC • Sistema gestionale amministrativo • Preventivi • Fondi esterni • Assegnazioni • Sistema delle presenze • Consuntivi • Portale utente • Valutazione – prodotti INFN • Pubblicazioni INFN • Tesi • Anagrafica & Organigramma centralizzati • Sistema di ticketing - supporto utenti • Gestione sistemistica dell’infrastruttura • Sistema di Disaster Recovery • Sistema di Business Intelligence • Reportistica e analisi dei dati • Portale WEB INFN • Documentale • Concorsi e borse • Protocollo • Assegni ricerca • Supporto Ufficio Comunicazione • Formazione • Fondi FAI • Sussidi 4 Attività Sistema Informativo Sistema Gestionale Amministrativo La migrazione alla versione EBS12 si è chiusa il 17 febbraio come previsto • • • 7 mesi lavoro, centinaia di doc/obj oracle da studiare, doc parte custom inadeguata,… 2 settimane circa per gli “assestamenti significativi”, coda di bugfixing di circa 2 mesi; oggettivamente il personale non avrebbe potuto fare di meglio viste le condizioni; I rapporti con la Software Design si sono conclusi il 10 maggio: • assistenza all’utente, gestione del sistema, migliorie e nuovo sw ora sono curati esclusivamente da personale INFN • SD eventualmente si farà carico della manutenzione in garanzia per 1 anno Svolgendo internamente l’assistenza e lo sviluppo ora i problemi strutturali irrisolti iniziano ad essere ancora piu’ chiari • esempio: separazione fittizia dipend./assoc. nelle tabelle HR e conseguente codice custom per interfacciare le maschere di contabilità ad entrambi Il numero di ticket aperti per errori amministrativi è assolutamente rilevante e indica chiaramente un’area in cui è necessario intervenire 5 • non è banalmente un problema del software che può/deve essere migliorato per evitare errori ma non può correggere procedure sbagliate che andrebbero riviste • ci sono anche questioni stutturali rimaste sempre li: ad es chiusura sigle anni precedenti o chiusure bilanci Dall’11/5/2013 all’11/5/2014 Dall’11/5/2014 (senza SD) 58,0% presi in carico lo stesso giorno 70,0% entro 2 giorni 74,7% entro 4 giorni 70,9% presi in carico lo stesso giorno 85,3% entro 2 giorni 89,8% entro 4 giorni 39,2% risolti lo stesso giorno 51,0% entro 2 giorni 55,9% entro 4 giorni 53,2% risolti lo stesso giorno 64,1% entro 2 giorni 67,9% entro 4 giorni Ticket per tipologia Tempo di risoluzione Tempo di risoluzione Tempo di presa in carico Tempo di presa in carico Software Gestionale: nuovi sviluppi (obblighi legge + indicazioni Dir. Affari Amm.) Integrazione con sistemi SOGEI per fatturazione elettronica; • • Registro unico delle fatture • • a breve comunicazione alle strutture dalla Dir. Affari Amministrativi Procedure gestione patrimonio centrale e ricognizione inventariale • • argomento complesso e con implicazioni non trascurabili anche per la conservazione dei documenti gruppo lavoro gestito da Dir. AA ha indicato specifiche Attivazione (non banale!) gruppi di lavoro funzionali per lo studio di migliorie/consolidamento di Missioni, Ordini* 7 • GDL-Missioni - Workflow missioni unico • Da circa un mese siamo partiti con un gruppo di lavoro indicato dal DG (uff. missione di 4 strutture + SI + 1 Dir.) che studia l’argomento missioni e al momento abbiamo affrontato: • problema dei Workflow autorizzativi differenti (missioni, rimborsi) • migliorie “semplici” per il portale per “mitigare”problemi revisioni • argomento generale delle revisioni • Quando arriveremo ai problemi legati al “regolamento di missione” coinvolgeremo la Dir. Pers. e per le questioni della contabilita’ la Dir. A.A. • Abbiamo fin da ora una proposta per unificare IN TUTTE LE STRUTTURE il workflow missioni Proposta WF: Resp Fondi ! Resp Servizio* ! Direttore ! Uff. Missioni (e schema analogo per autorizzazione su fondi struttura differenti) • Un WF unico ci permettera’ anche di semplificare il sw in molte componenti, anche per le revisioni, e di affrontare varie questioni delle maschere di amministrazione 8 *per i laboratori nazionali livello ulteriore per divisioni Usabilità portale missioni – nuovi avvisi a breve in produzione • Avviso di annullamento automatico se si procede a revisione • Remind per la sottomissione nel caso di missione solamente “salvata in bozza” Problematiche “missioni” evidenziate dai Direttori Lentezza generale dell’elenco missioni da autorizzare e dell’operazione di approvazione • abbiamo studiato il problema, purtroppo è richiesto un cambio significativo del codice sul quale abbiamo iniziato a lavorare (non banale, ~set/ott) Mancanza di una funzione “approva tutto” • rileggendo le specifiche originali era una cosa “voluta”, cambiando l’indicazione possiamo modificare il portale Scarsa chiarezza della cronologia delle approvazioni e dello storico delle approvazioni • ok, ci stiamo lavorando La missione non dovrebbe essere revisionabile in fase di chiusura • commento del GDL-M: la missione non dovrebbe essere revisionabile dopo la data di fine di missione! A quel punto va approfondito come gestire il rimborso. Su questo lavoro arriveremo – presto – ad un documento sulle revisioni in generale e poi passeremo al codice Area Direzione Affari Contrattuali Messa in produzione per le strutture del sistema di acquisizione / integrazione dati per ordini e gare (<40Ke) in adempimento degli obblighi di legge imposti dall’AVCP. • Acquisizione informazioni di base da Oracle EBS e integrazione dati mancanti (lista completa di operatori) tramite interfaccia web. • L’accesso è garantito a tutte le strutture tramite login AAI. • Invio di dati all’AVCP via XML. 11 (http://www.ac.infn.it/contratti/gestioneGare) Area del Personale Stiamo proseguendo nell’integrazione degli applicativi e delle procedure della Dir. del Personale con il sw del Sistema Informativo. • per questa Dir. in particolare le procedure da informatizzare sono numerose Molti uffici di questa direzione si basano ancora su obsoleti programmi “stand-alone” (DB Filemaker) che “non comunicano da una porta all’altra”. Cosa è stato fatto dalla fine del 2013 – inizio 2014: • • • • Processi di presa servizio (almost paperless da Gennaio 2014), profilazione utente e immatricolazione, notifiche (GODiVA). Evoluzioni della gestione delle procedure di selezione degli Assegni di Ricerca (ARIA): verbali, “multi assegno”,….. Allineamento anagrafica dell’impianto stipendiale vs GODiVA. Evoluzione dell’impianto stipendiale basato su software proprietario ADP. Trasferimento informazioni dal sistema presenze a impianto stipendiale per input al cedolino. 12 • Gestione Amministrativa – Godiva Fino al 2013 non era stato definito un sistema unico per la gestione dell’Anagrafica e dell’Organigramma INFN. • anagrafica: stipendiale+amministrativo+scientifico+servizi+…. • organigramma: funzionale+amministrativo+scientifico+…. Abbiamo individuato Godiva (prodotto INFN!) come il sistema unico (“fonte autoritativa”) per anagrafica e organigramma Gestione Amministrativa (“GODiVA via web”) rappresenta lo strumento unico con cui organizzare le anagrafiche presenti in GODiVA, che diventerà a regime l’unico contenitore di questo tipo di dati. • GA è utilizzato sia dalla Direzione del Personale di AC che dalle segreterie del personale locali, che condividono quindi un unico sistema. • notifiche giornaliere automatiche con il quadro completo - sia alle strutture sia all’Amministrazione Centrale - di quanto avvenuto nelle 24 ore precedenti. 13 Da Gennaio tutti gli inserimenti di nuove prese di servizio, le relative conferme e le proroghe dei contratti in essere sono gestite tramite questo strumento. Personale temporaneo vs fondi contratti @ Godiva Nei recenti aggiornamenti di Godiva è stata data la possibilità alla Dir. Pers. e Presidenza di inserire le informazioni sulla tipologia dei fondi utilizzati per i contratti a tempo determinato • • prima applicazione che lega personale e fondi del contratto nell’ente. per verifica utilizzati anche i dati dei contratti disponibili in presidenza Questa miglioria permetterà con il tempo di far sparire ulteriori Filemaker/Fogli Excel contenenti le stesse informazioni e aggiornati in maniera asincrona e indipendente all’interno dell’Istituto. • nel sistema è anche possibile caricare lo storico ora non presente • la verifica completa dai dati è in corso in questi giorni 14 Adesso è possibile verificare in modo semplice qual’è la tipologia di fondi che supporta un qualsiasi contratto temporaneo attivo oggi 15 Personale temporaneo vs fondi contratti @ Godiva Gestione Organigramma – Godiva “Gestione Organigramma” (GO) è un’applicazione indipendente che affianca ed arricchisce le funzionalità messe a disposizione da “Gestione Amministrativa”. • l’interfaccia e lo schema dei dati sono praticamente completi, a breve vogliamo iniziare i test con le strutture per validare/correggere le informazioni inserite L’applicazione permetterà di gestire inizialmente l’organigramma associato ai singoli compiti svolti nelle strutture • afferenze servizi, responsabilità, ….. Inoltre con i rilasci futuri i responsabili del servizio di direzione potranno impostare tramite GO i privilegi locali per un importante numero di applicazioni fornite dal SI, dando seguito a quanto richiesto dalle strutture • ad esempio indicando quali collaboratori posso utilizzare la procedura assegni. 16 I rilasci incrementali dell’applicazione faranno in modo che con il passare del tempo siano sempre di più gli aspetti dell’organigramma INFN gestibili in autonomia dalle strutture tramite Godiva. N.B. ancora da correggere/verificare molti dati, es. le afferenze CSN3 17 Gestione Organigramma – Godiva 18 Interfaccia di ricerca per organigramma Godiva Godiva - deployment La creazione di un tool completo per la gestione dell’Organigramma è il primo passo per l’implementazione di un unico organigramma condiviso tra Gestione Identità, Contabilità, Missioni e Presenze. Per portare a termine questo compito efficientemente è stata già sviluppata una Road Map che a partire dalla situazione attuale ci porti alla situazione finale con GODiVA organigramma centrale dell’INFN. • nei singoli passi vanno considerate attentamente le implicazioni per i servizi coinvolti (serv. direzione per il sistema presenze, serv. amministrazione per il sistema gestionale) 19 • il prossimo passo complesso strutturalmente è l’inserimento nel sistema presenze eliminando l’organigramma residente nell’applicazione (~OTT/NOV) Godiva vs Sistemi - Organigramma DIP: dipendenti, borsisti, assegnisti e collaboratori NODIP: associati 20 Inserimento dagli Allo stato attuale vengono inseriti i dati anagrafici/contrattuali sia in GODiVA, tramite il flusso della presa uffici di AC servizio, che nel sistema stipendiale dagli uffici della dir. del Personale. Godiva vs Sistemi - Organigramma 21 GODiVA diventa autoritativo per tutte le anagrafiche e per tutti gli organigrammi, alimentando gli altri sistemi tramite opportuni sistemi di sincronizzazione. Gestione afferenza del personale alle sigle Nella consuetudine INFN i preventivi/assegnazioni sono gli unici momenti istituzionali nei quali vengono gestite le afferenze del personale alle sigle Questo comporta vari problemi: • non vengono gestiti cambi in corso dell’anno • non vengono riassegnate le % di FTE delle sigle non approvate • non vengono gestito il nuovo personale vs sigle nel corso dell’anno • i servizi alla ricerca agganciati per gli accessi all’afferenza diventano problematici (esempi: accessi alle farm, documentale per esperimenti) • i servizi del personale che necessitano dell’informazione dell’afferenza sono problematici (esempio: schede lavorative) • per il GLV la quadratura non è banale 22 • alcune CSN anche fatto richieste ad HOC per ovviare in parte con ovvi problemi di mantenibilità Gestione afferenza sigle in corso dell’anno Si propone quindi di conservare la logica dei preventivi e assegnazioni per la vita istituzionale dell’ente intendendole come “fotografie” precise e immutabili alla chiusura degli stessi (con le attuale procedure invariate) • in modo da poter sempre consultare le richieste ed i fondi effettivamente assegnati anche negli anni successivi Ma di attivare la possibilità di gestire dinamicamente nel corso dell’anno l’afferenza per risolvere tutti i casi suddetti tramite l’interfaccia dell’organigramma di Godiva • questo sarà possibile per gli uffici di direzione (seg. scientifiche) e per i coordinatori locali delle CSN • avendo comunque sempre traccia dei cambi effettuati • se concordiamo sullo schema proposto in seguito invieremo una comunicazione dettagliata alle strutture su quando potranno iniziare, ok? 23 • partendo da una situazione iniziale a inizio anno che corrisponde alle assegnazioni Schede del Personale (integrazione con area Servizio Salute e Ambiente) Sviluppo di una applicazione per uniformare ed informatizzare a livello nazionale: • schede di destinazione lavorativa (SDL) • schede di radioprotezione (SRP) • schede dosimetriche (SD) con un workflow approvativo che includa le varie figure rilevanti Da concludere l’attività di analisi dei requisiti e progettazione della Scheda dosimetrica, le altre praticamente pronte • necessita di dati organigramma completi (servizi e afferenze) per test massiccio (integrazione Godiva OK) • la schedula concordata con il SSA prevede il test dopo l’estate quando gestione organigramma sarà disponibile per le sedi 25 E disponibile un prototipo che e’ stato testato nelle sue funzionalita’ base in alcune strutture pilota Modifiche sistema presenze per livelli I-III Da almeno 10 mesi modifiche richieste da rappresentati del personale pronte e regolamento approvato, il tutto al vaglio dei sindacati • OK dalla Giunta per inserimento in produzione: LUGLIO !!! ok? • check rappresentanti del personale OK 1. Missioni I-III le ore in cui un dipendente I-III è stato in missione vengono sommate alle ore lavorate fino ad arrivare all’orario giornaliero 2. Nuovo cartellino I-III Nuova testata Tolta le colonne «credito/debito» e «da giustificare» Tolto il tooltip del profilo orario Tolta l’indicazione del profilo orario nei suggerimenti del pannello azioni 3. Controllo media 36 ore settimanali I-III Problema non più bloccante per la chiusura del cartellino e invio di notifica via email al direttore e all’ufficio del personale 4. Cancellazione giustificativo “tempo di viaggio” per I-III Modifiche sistema presenze per I-III Missioni Nuovo cartellino e nuova testata Problematiche “presenze” evidenziate dai Direttori 1. Rendere più veloce il sistema (~Settembre) • Reingegnerizzazione del percorso autorizzativo del cartellino 2. Rendere disponibile il report che visualizza i propri collaboratori presenti in sede al momento (~Settembre) • Attualmente visualizzabile solo dai resp. del personale 3. Eliminare il popup di conferma dopo aver cliccato su “Accetta” a seguito dell’approvazione di giustificativi (~Luglio) 4. All’interno del cartellino web visualizzare il dipendente precedente/ successivo tramite due pulsanti avanti/indietro (~Ottobre) 5. Dopo avere inserito un giustificativo tornare alla schermata ‘base’ del cartellino, senza obbligare l’utente a premere “Annulla” e senza obbligarlo a togliere manualmente il popup (~Agosto) 6. Evitare di dover validare alcuni tipi di permessi che prevedono richieste o autorizzazioni prima di permetterne l'inserimento sul programma (~Ottobre) • Es. congedi per motivi di studio e ric. con o senza retribuzione, aspettative, etc. Area Ricerca L’integrazione degli organigrammi all’interno di una unica entità avrà le sue ricadute positive anche in tutte quelle applicazioni strettamente legate all’area ricerca che utilizzano le informazioni delle afferenze (esempi: possible gestione FTE e ruoli di responsabilità, accesso ai doc.) • Sviluppato portale per i progetti su Fondi Esterni con autenticazione AAI integrata. Link a strumenti di gestione già sviluppati (TimeSheet) e fase di analisi per nuovi strumenti (es. orientati alla gestione del progetto). • prototipo fornito al servizio fondi esterni 29 • Sviluppo di un portale collaborativo per la condivisione di contributi nell’ambito dell’iniziativa WhatNEXT. • prototipo pronto a breve Sigle attività nei differenti sistemi Uno dei problemi più seri per interfacciare i vari sistemi INFN è quello della sigla utilizzata per individuare la stessa attività che molto spesso è difforme nei sistemi Gestionale, Preventivi/Assegnazioni, BI Questo impedisce • la sincronizzazione dei dati (esempio: da assegnazioni a contabilità) • l’accesso in modo trasversale alle informazioni sui vari aspetti di una attività (BI) esempio: in Godiva GA i dati delle sigle per i fondi dei contratti per ora sono stati inseriti manualmente! Con un minimo di regole per i nomi le differenze tra i sistemi non hanno nessuna ragione di esistere • e a volte vanno superate motivazioni “storiche” (esempio: in contabilita’ per i fondi esterni le spese di personale non vengono identificate con capitoli differenti ma con sigle differenti!) 30 A volte l’inserimento delle sigle viene anche gestito non avendo in mente le conseguenze 31 esempio di sigla diversa tra preventivi e gestionale La BI che è lo strumento migliore per accedere a dati di differenti sistemi e quello maggiormente colpito dal problema delle sigle non omogenee 32 Business Intelligence vs sigle non omogenee Unificazione sigle nei differenti sistemi La proposta è di estendere ovunque le regole per la nomenclatura delle sigle proposte in passato per i preventivi, con alcune ulteriori precisazioni: • il nome deve essere lungo almeno 3 caratteri con un massimo di 15; • sono accettati solo numeri [0-9] lettere maiuscole [A-Z] e trattini bassi "_" ; • non è possibile utilizzare nomi già esistenti (anche se presenti in altra CSN); • non è possibile riusare nomi di esperimenti chiusi; • nel nome non deve essere presente il fondo o la commissione (tipo POR o GR3 o CNS4) se non nel caso delle sigle appoggio di progetti su fondi esterni; • non si separano per nome della sigla item differenti della stessa attività • le sigle appoggio di fondi esterni nelle CSN si creano con “nome_CSN” • non si utilizzano altre estensioni generiche tipo “_RD”, se è solo necessario individuare una tipologia delle sigle, si utilizzano appositi attributi/label ma non si cambia il nome Al momento della creazione di una sigla - da qualsiasi parte si inizi – vorremmo rendere disponibile una unica interfaccia che verifica la congruità del nome scelto rispetto ai parametri precedenti per il pregresso studieremo in dettaglio la situazione ma verosimilmente quasi tutte le sigle rimarranno invariate. 33 • Problemi non risolti Supporto amministrativo per revisione dei processi e informatizzazione • per procedere all’evoluzione/miglioria di alcune aree già informatizzate (o ancora da fare) è necessaria una preventiva (ri)analisi delle procedure utilizzate ed un loro ammodernamento/semplificazione • il reperimento delle risorse interne a questo scopo è estremamente difficile e questo rallenta moltissimo alcune attività, un esempio su tutti il dispiegamento del documentale e gli adempimenti agli obblighi di legge per la gestione digitale Supporto amministrativo per assistenza di primo livello • la gestione diretta da parte INFN (rispetto a ditte esterne tipo SD) del supporto/assistenza ai sistemi ci ha finalmente permesso di evidenziare molti problemi che vanno risolti alla radice • ha però costretto il personale SI a rispondere a molte questioni di tipo amministrativo/procedurale che nulla hanno a che vedere con l’informatica e che spesso esulano dalle nostre conoscenze 34 • in questo modo la gestione delle competenze non è certo ottimale Summary - Attività prioritarie nel 2013 sw stipendiale/fiscale evoluzione e collegamento altri sistemi ~OK Evoluzione sw amministrazione – migrazione Oracle EBS OK Godiva: gestione unificata anagrafica e organigramma Anagrafica OK , Organigramma ~OK Organizzazione supporto – nuovo sistema ticketing OK Documentale & Protocollo Strumento OK – precedure e protocollo " Nuovo portale unico 35 Tecnologia e layout di base definito, indietro con implementazione " Portali in uso nell ente Portale Unico - prototipo Summary - Attività prioritarie 2014 Sistema Gestionale: fatturazione elettronica, patrimonio, stabilizzazione area missioni e acquisti Area del Personale: trattamento economico*, borse di studio (reclutamento in generale), schede del personale, sistema presenze, ……… Area Contratti: ciclo acquisti (in particolare <50K€) , obblighi AVCP anticorruzione, albo fornitori Area Affari Generali: gestione processo delibere GE, DB consorzi, DB convenzioni. Area Ricerca: gestione afferenza sigle in corso anno, portale workflow fondi esterni, what next, fondi esterni in gestionale/personale. Core/Infrastruttura SI: organigramma Godiva in tutti gli ambiti, estensione del documentale e protocollo, portale unico, migrazione hw legacy. 38 Input necessari: revisione dei processi amministrativi in molte aree INFN Conclusioni & Prospettive Alcune questioni strutturali si avvicinano alla soluzione e questo ci permetterà in futuro sviluppi su una infrastruttura più coerente • ci sono comunque ancora molte aree del sw ad un livello non ottimale (sufficiente!) Continua ad esserci una quantità di richieste improvvise tale da rendere comunque “complessa” la programmazione del lavoro • a volte la scelta degli item ai quali dare priorità è “caotica” • in alcuni casi problemi o richieste noti da tempo vengono segnalati solo “a scadenza” Se non si risolvono i due problemi legati al “supporto amministrativo” in alcune aree non potremo procedere in modo significativo e continueremo a non utilizzare efficacemente parte del tempo del SI (oltre ad avere oggettive difficoltà per garantire un supporto corretto) Il gruppo SI e’ ormai abbastanza consolidato* sia per la gestione dei sistemi e delle problematiche, sia per gli sviluppi del sw e questo a gennaio 2013 non era affatto ovvio 39 *…non contrattualmente parlando
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