Un esempio: Match.it e SAP

Match.it e SAP
(1) L’esigenza di riconciliazione di un conto contabile nasce sostanzialmente da due
esigenze:
Verificare che le scritture di un conto corrispondano a valori esterni (es. la scheda
banca con l’estratto conto bancario)
• Riconoscere e pareggiare (quadrare) partite nello stesso conto formate da due o
più importi di segni diversi che devono dare zero per totale.
E’ il caso di conti clienti o fornitori, dove si incrociano crediti (o debiti) con incassi (o
pagamenti) o anche di conti transitori o tematici.
In questo caso le scritture provengono tipicamente da processi diversi, spesso su
altri sistemi conferenti.
•
In entrambi i casi l’impatto degli eventi finanziari è sempre piuttosto forte, il che
determina un legame storicamente riconosciuto fra la riconciliazione (anche se è
evidentemente un processo contabile) e la finanza, per tramite della tesoreria.
(2) SAP dispone ovviamente di strumenti sofisticati sia di gestione/trattamento dei
movimenti contabili che di pareggio delle partite, manuale o automatico.
E pertanto potrebbe sembrare che, in presenza di SAP, l’utilizzo di un’applicazione
specializzata nella riconciliazione non sia giustificata: “ho SAP, SAP fa tutto …”
Ma in realtà non è così.
(3) Per comprendere l’importanza di Match.it “in tandem” con SAP cominciamo ad
enunciare i tre motivi principali per cui SAP ha bisogno di Match.it:
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SAP può agire efficacemente, ma SOLO SUI PROPRI DATI; e spesso per
comprendere le scritture da riconciliare, secondo quello che ci piace chiamare
“Validazione Contabile di Processo” è necessario accedere a dati (tipicamente
movimentazione di dettaglio) che sono presenti in sistemi esterni e non in SAP.
E’ questo il caso in cui, ad esempio, il sistema conferente dispone della
movimentazione dettagliata (magari in grande quantità), mentre valutazioni di
opportunità hanno portato a scegliere di movimentare SAP per aggregati omogenei
(totalizzazione).
In questo caso Match.it, che ha fra le sue caratteristiche fondamentali la capacità di
connettersi a sistemi diversi, acquisendone la movimentazione ed omogeneizzando
le scritture provenienti da sistemi diversi per renderle confrontabili, risolve il
problema, superando i limiti di visibilità dei dati esterni che SAP propone.
Match.it risolve tutti i problemi di definizione dei tracciati e delle modalità di
trattamento delle informazioni, gestisce in autonomia il processo di acquisizione e
garantisce la correttezza delle informazioni importate e la loro corrispondenza con
quelle di partenza, tramite un vero e proprio modulo di ETL (Extract / Trasform /
Load).
Ovviamente la natura “esterna” di Match.it rispetto a SAP deve consentirne il
trattamento di informazioni esogene ed eterogenee senza però configurarlo come
“estraneo” a SAP; per questo motivo Match.it è in grado di:
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Acquisire direttamente da SAP la movimentazione dei conti di FI e di FSCD,
senza bisogno di funzioni esplicite di esportazione, file transfer, ecc., grazie
a specifiche funzioni di integrazione (ABAP + RFC)
Modificare determinati campi dei documenti SAP per riportare in SAP la
riconciliazione effettuata e consentire il successivo pareggio automatico
(tipicamente ZUONR)
Generare automaticamente nuovi documenti contabili “di quadratura”, come
risultato della verifica di mancati documenti contabili dopo la riconciliazione;
viene prodotto un batch input standard completamente automatizzato.
SAP è disegnato per supportare in maniera robusta ed affidabile tutti i più
importanti processi aziendali; ha importantissime caratteristiche di customizzazione,
ma per motivi più che giustificati richiede tempi molto lunghi di configurazione
ed eventuali modifiche.
Questo è probabilmente il principale motivo per SAP può apparire rigido, dovendo
garantire la coerenza di processi che sono vitali per l’impresa.
Questa rigidità, però, cozza contro il bisogno di flessibilità che la riconciliazione
esprime, sia in termini di processo che di configurazione; e non è sufficientemente
bilanciata dalla potenza degli strumenti interni che SAP mette a disposizione.
Match.it al contrario fa della flessibilità e dell’immediatezza le proprie armi, e
consente di configurare velocemente un ambiente di riconciliazione e di poterlo poi
altrettanto velocemente adattare alle mutate esigenze che si manifestano durante la
riconciliazione.
Alcuni esempi:
Match.it è in grado di gestire, a partire dalle informazioni contabili principali
(importi, date, causali, ecc.), informazioni aggiuntive di qualsivoglia natura
(codici, numerazioni, altre date o importi, descrizioni, ecc.)
Queste informazioni, acquisite automaticamente dai vari sistemi, diventano
native dei singoli movimenti, al pari di quelle originarie, e possono essere
utilizzate per gli abbinamenti e riportate nel reporting con estrema facilità.
Per i valori codificati sono disponibili anche le relative tabelle di decodifica,
sia a video che nei reports.
• Match.it consente di definire criteri di abbinamento molto velocemente, di
verificarne la funzionalità e di modificare altrettanto velocemente i criteri in
funzione dei risultati conseguiti.
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E’ un processo che può anche andare avanti nel tempo e che consente di
migliorare l’efficacia del processo di riconciliazione in funzione
dell’esperienza.
• Match.it dispone di un motore di reporting, che produce output in formato
Microsoft Excel, che a partire dal set standard di report esistenti (già oltre
trenta reports diversi) consente di configurare velocemente reports ad hoc,
sia nei contenuti che nella forma; e per la riconciliazione la possibilità di
disporre di un reporting efficace è essenziale.
• Tutte le funzionalità di Match.it, dall’ETL al reporting, dalle funzioni di base a
quelle più sofisticate, possono facilmente essere attivate, implementate,
modificate molto velocemente.
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Per quanto potenti possano essere, le funzioni di pareggio di SAP non potranno
mai raggiungere la sofisticazione di un’applicazione specializzata, che si
occupa solo di riconciliazioni a 360 gradi.
Match.it invece ha raggiunto negli anni un elevato livello di sofisticazione delle
proprie soluzioni, quali:
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Abbinamenti singoli e multipli (uno a molti, molti a uno, molti a molti)
Capacità di disegnare strategie di riconciliazione sofisticate, in gradi di agire
su tutti i campi dei movimenti e di esprimere logiche di riconoscimento
completamente programmabili
Funzionalità di riconciliazione “visuale” a schede contrapposte, dotata di filtri
sofisticati, ordinamenti, ricerca per totali di importi, capacità di marcare
movimenti come “pre-riconciliati”, ecc.
Generazione automatica di movimenti contabili di quadratura e delle
informazioni di pareggio da ritornare ai sistemi conferenti
Reporting personalizzabile e attivo: tramite Microsoft Excel è possibile agire
sui report e produrre riconciliazione da questi
Architettura client/server che consente di automatizzare sul server tutte le
attività di massa (importazione, riconciliazione, reporting, ecc.) senza la
necessità di interventi da parte degli utenti
(4) Sia nel mondo finanziario che in quello contabile, la riconciliazione non è solo un mero
allineamento di numeri e partite ma spesso è quasi un'arte, una fine capacità di trovare
abbinamenti e collegamenti tra scritture contabili che difficilmente collimano tra loro.
Abbiamo messo in Match.it strumenti, soluzioni e funzionalità distillate “dall’arte della
riconciliazione” che abbiamo imparato lavorando con le aziende incontrate in vent’anni
di progettazione ed implementazione di soluzioni software per il mercato finanziario.
Oltre alla piattaforma software, Centro Data dispone di consulenti, forti di anni di
progetti nelle più importanti realtà italiane, che hanno maturato le best practice che
consento loro di affiancare le aziende e gli utenti fino al raggiungimento del risultato
ottimale.
Siamo disponibili ad esaminare assieme a Voi le tematiche di riconciliazione contabile
che vorrete sottoporci ed a realizzare in tempi brevissimi un prototipo che possa
illustrare ampiamente le specifiche soluzioni della nostra piattaforma Match.it.

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