invoices

CARATTERISTICHE DELL'ELABORAZIONE
MANUALE DELLE FATTURE
Tempi di elaborazione lunghi
Le operazioni necessarie per pagare un fornitore includono la preparazione, l'inserimento
dei dati, la codifica, l'autorizzazione, il pagamento e l'archiviazione delle fatture. Spesso questo
processo può richiedere diverse settimane determinando tempi particolarmente lunghi
per l'archiviazione e il recupero di una fattura specifica.
Costi elevati
Dal momento in cui vengono ricevute, le fatture implicano dei costi aggiuntivi. Al costo totale
vengono aggiunti i costi di gestione non compresi nel valore nominale della fattura stessa.
Maggiore possibilità di errore
Persino gli operatori più esperti possono commettere degli errori. La ricerca degli
errori non immediatamente rettificati può sottrarre tempo e risorse preziose. I ritardi non
sono infrequenti poiché la persona preposta a svolgere una determinata operazione è assente
o impegnata in un'altra attività ed è possibile che una fattura venga smarrita. Ciò nonostante,
l'elaborazione delle fatture è una delle poche attività amministrative che viene
eseguita manualmente dalla maggior parte delle aziende.
MIGLIORAMENTO
DELL'EFFICIENZA
E RIDUZIONE DEI COSTI
GRAZIE ALL'ACQUISIZIONE
AUTOMATICA
Poiché la gestione manuale delle fatture di un fornitore implica dei costi
elevati, l'utilizzo di Eyes & Hands® INVOICES con un sistema ERP efficiente
consente di ridurre notevolmente i costi complessivi.
MASSIMA VELOCITÀ E SICUREZZA …
Lo scopo principale di INVOICES consiste nell'inserimento
automatico dei dati delle fatture nel sistema per la pianificazione delle risorse aziendali (ERP), l'amministrazione,
la gestione del flusso di lavoro e così via. Inoltre, grazie
all'interazione completa con il sistema ERP in uso è possibile eseguire la convalida immediata dei dati a fronte dei
documenti disponibili nel database.
La gestione elettronica delle fatture consente di individuare facilmente le fatture nel flusso di lavoro e di semplificare le azioni da intraprendere.
La creazione di immagini elettroniche rende più semplice
ed efficiente l'archiviazione e il recupero delle fatture.
L'architettura aperta di INVOICES garantisce la perfetta
integrazione con il sistema ERP desiderato e l'interazione
completa con qualsiasi altra applicazione necessaria.
… SISTEMA INTUITIVO E DI FACILE UTILIZZO …
INVOICES dispone di un'interfaccia utente intuitiva comune
a tutte le applicazioni Windows. Il tempo di apprendimento
dell'operatore è ridotto al minimo (massimo 2 giorni).
Inoltre, è possibile utilizzare la Guida in linea per ottenere
informazioni utili sulle funzionalità del prodotto.
Grazie all'ineguagliabile capacità di interpretazione
dei dati di INVOICES, non è più necessario definire
manualmente il layout dei documenti.
…SISTEMA APERTO E FLESSIBILE …
… RAPIDO RITORNO SULL'INVESTIMENTO
È possibile interpretare la maggior parte delle fatture, in
formato Web, cartaceo, a 1 o 2 facciate, in bianco e nero,
a colori, con diversi formati. Inoltre, è possibile trasferire
nel sistema qualsiasi fattura ricevuta.
Il numero di fatture che è possibile elaborare dipende
dall'hardware utilizzato e dalle licenze di INVOICES
acquistate.
L'uso di INVOICES consente di ridurre drasticamente
i costi e di ottimizzare il processo di elaborazione delle
fatture. I clienti della ReadSoft hanno sperimentato una
riduzione dei tempi necessari per il ciclo di fatturazione
da diverse settimane ad alcuni giorni e un rapido ritorno
sull'investimento. I vantaggi economici derivanti dall'automatizzazione del processo saranno maggiori con l'aumentare
del numero di fatture ricevute.
ACQUISIZIONE
INTELLIGENTE
Eyes & Hands® INVOICES è in grado di adattarsi al Layout della fattura
di qualsiasi fornitore. Dopo aver indicato al programma i dati da rilevare INVOICES
li ricerca in modo automatico sul documento e quindi li interpreta.
PRONTO PER LA PRODUZIONE
INVOICES rappresenta una soluzione software "chiavi in
mano" modulare. Grazie alla scalabilità, è in grado di soddisfare le esigenze di qualsiasi azienda di grandi o piccole
dimensioni.
In diversi settori di mercato in tutto il mondo sono disponibili numerosi prodotti compatibili. L'impegno della
ReadSoft nel fornire una soluzione pronta per la produzione
garantisce un lead time particolarmente breve per l'utilizzo
del prodotto.
È possibile acquistare INVOICES direttamente dalla ReadSoft
o presso uno dei rivenditori autorizzati. In entrambi i casi,
viene fornito il supporto tecnico adeguato per l'integrazione
del prodotto nella propria azienda.
Solitamente, il ritorno sull'investimento si ottiene durante
il primo anno e l'utilizzo del prodotto negli anni successivi
implica un notevole risparmio economico per la società.
FACILITÀ DI UTILIZZO
INVOICES è un prodotto facile da installare e non occorrono
particolari abilità informatiche per utilizzarlo al meglio.
Grazie alle finestre di dialogo intuitive disponibili nei
moduli software, sarà possibile selezionare e definire
le modalità di elaborazione e di esecuzione del sistema.
INVOICES è in grado di gestire qualsiasi tipo di fattura,
compresi i documenti a colori, di diversi formati, costituiti
da più pagine e con voci suddivise su più righe. Inoltre,
può essere utilizzato per definire automaticamente un
modello di fattura per i nuovi fornitori.
Il modulo Monitor opzionale dispone di un'interfaccia basata
sul browser WEB ed è in grado di registrare e salvare in un
rapporto alcuni dati statistici quali, la velocità di trasmissione
dei dati, la dimensione del database, il rendimento dell'operatore, l'instradamento dei lavori, la distribuzione del carico
di lavoro, lo stato delle code e così via.
Il modulo Optimize consente di ottimizzare i risultati della
scansione di documenti contabili particolarmente complessi
e di difficile interpretazione.
TECNOLOGIA IN CONTINUO SVILUPPO
Il reparto di ricerca e sviluppo della ReadSoft, il più esteso
e innovativo nel settore, è impegnato nel costante miglioramento di INVOICES per soddisfare le aspettative di un
mercato in continua evoluzione.
Le tendenze del mercato e le richieste dei clienti sono
considerate di fondamentale importanza per il miglioramento
del prodotto, ed è proprio questo uno dei motivi che spinge
la ReadSoft a rilasciare aggiornamenti e nuove funzionalità
ad intervalli regolari.
Sistema ERP
INVOICES
Acquisizione
Interpretazione
Sistema finanziario
Regole interne
Conto creditori
Database
Acquisti
Pagamento
ACQUISIZIONE
Questa fase prevede la scansione delle fatture cartacee
e l'importazione delle fatture
in formato elettronico.
Verifica
Output
Flusso di lavoro
Codifica
Confronto
Autorizzazione
Archiviazione delle immagini delle fatture
INTERPRETAZIONE
I campi interpretati vengono
convalidati automaticamente
in base a: regole interne, confronto con database esterni,
ricerca dei dati nelle tabelle
del database ed altri tipi di
convalida definiti dall'utente.
VERIFICA
È possibile verificare e correggere i valori acquisiti in una
finestra di dialogo intuitiva.
Qualsiasi modifica apportata
ai dati viene immediatamente
sottoposta a nuova convalida.
OUTPUT
L'output formattato di una
fattura convalidata e completata
viene trasferito nel flusso di
lavoro del sistema ERP e inviato
a qualsiasi altra destinazione
desiderata. È possibile inserire,
ad esempio, un'immagine elettronica della fattura nel proprio
sistema di archiviazione.
IL GIUDIZIO DI CHI LO
HA UTILIZZATO
Eyes & Hands® INVOICES è progettato per soddisfare le esigenze di diversi
tipi di utenti che elaborano piccoli o grandi volumi di fatture. Di seguito sono riportate
solo alcune delle aziende e delle organizzazioni nel mondo che, grazie ad Eyes & Hands,
hanno migliorato l'efficienza della propria attività commerciale.
ROLF PERSSON, RESPONSABILE
COMMERCIALE,VOLVO IT
"Alla Volvo gestiamo grandi quantitativi di fatture in entrata
che devono essere elaborate in modo efficiente con prestazioni ottimali garantendo la massima affidabilità. La soluzione adottata, che prevede la combinazione di gestione
del flusso di lavoro, scansione e archiviazione, consente
l'accesso alle fatture in formato digitale da qualsiasi filiale
Volvo 24 ore su 24. La scelta di Eyes & Hands INVOICES
per l'acquisizione delle fatture si è rivelata una strategia
vincente."
CHRISTER GUSTAVSSON, RESPONSABILE
CONTABILITÀ GENERALE - FATTURE
FORNITORI, ITT-FLYGT AB
"Gli studi effettuati prima dell'acquisto di Eyes & Hands
INVOICES hanno dimostrato che questo prodotto era in grado
di soddisfare le esigenze della nostra azienda relativamente
all'acquisizione delle fatture. Uno dei principali vantaggi
offerti dal sistema consiste nella possibilità di contabilizzare
immediatamente i dati interpretati nelle fatture ricevute.
I dati vengono quindi salvati in un file che viene inviato
automaticamente al sistema finanziario, eliminando in
tal modo la necessità di ulteriori elaborazioni manuali."
STAFFAN WENNBERG, RESPONSABILE DI REPARTO,TELIA EKONOMISERVICE
"Mediante la creazione di Telia Ekonomiservice, la Telia intendeva promuovere il coordinamento
e la razionalizzazione di alcuni processi aziendali, quali la gestione delle fatture dei fornitori.
A tale scopo, è stato necessario creare un flusso di fatturazione elettronico completo, dalla scansione al pagamento, nonché un archivio elettronico. I grandi quantitativi di fatture da gestire
hanno evidenziato la necessità di individuare uno strumento in grado di eseguire le varie fasi del
processo in modo efficiente ed affidabile. Eyes & Hands INVOICES ha rappresentato la soluzione
ideale per il raggiungimento dei nostri obiettivi."
ANDERS SVENSSON, RESPONSABILE
AMMINISTRAZIONE E FATTURAZIONE, IKEA
STEPHEN SKROBALA,VP SERVIZI
TRANSAZIONI GLOBALI, ABN AMRO BANK
"Nel nostro settore, la riduzione dei costi e l'ottimizzazione
dell'efficienza costituiscono i fattori chiave per il successo.
Per raggiungere questi obiettivi, era necessario individuare
il metodo migliore per acquisire i grandi quantitativi di fatture
dell'intera organizzazione. Eyes & Hands rappresentava la
soluzione ottimale. L'impegno dell'IKEA è volto alla ricerca
delle migliori soluzioni in qualsiasi settore: progettazione,
produzione, trasporto e amministrazione. I prezzi estremamente bassi dei nostri prodotti sono particolarmente
apprezzati dai nostri clienti. La ricerca delle migliori soluzioni risulta quindi particolarmente vantaggiosa sia per
la nostra azienda che per i nostri clienti."
"Eyes & Hands INVOICES è stato scelto dalla ABN AMRO
in quanto le funzioni avanzate di interpretazione e di progettazione del flusso di lavoro risultavano perfettamente integrabili con i servizi di outsourcing offerti dalla banca.
Queste caratteristiche hanno determinato una riduzione degli
investimenti nel personale garantendo la produzione di output
di qualità utilizzabile in altre applicazioni. Il MIS generato
dal sistema consente di controllare la produttività della banca
e di mantenere una posizione di leadership nella fornitura
di servizi. L'impegno della Readsoft nel miglioramento
continuo del prodotto in base al feedback ricevuto dai clienti
è stato molto apprezzato dalla ABN AMRO."
ReadSoft, azienda leader per l'acquisizione automatica dei dati, dispone
di numerose filiali e distributori in tutto il mondo che consentono di
fornire ai clienti supporto e assistenza in distanze ridotte. Per mantenere
la posizione di leadership conquistata, l'azienda dispone del reparto
di sviluppo dei prodotti più innovativo nel settore. ReadSoft sviluppa
e commercializza Eyes & Hands® FORMS ed Eyes & Hands® INVOICES,
prodotti software efficienti e di facile utilizzo per l'acquisizione automatica
dei dati in modo rapido ed economico.

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