manuale di gestione dei flussi documentali

Presidi Ospedalieri: Bollate, Garbagnate M.se, Passirana, Rho
Allegato n° 1 della Deliberazione n° 473 del 11.09.2014
MANUALE DI GESTIONE DEI
FLUSSI DOCUMENTALI
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Sommario
Sommario......................................................................................................................................................... 2
1.DISPOSIZIONI GENERALI................................................................................................................................ 5
1.1Introduzione............................................................................................................................................ 5
1.2Ambito di applicazione............................................................................................................................ 6
2.ARTICOLAZIONE E ORGANIZZAZIONE DELLE STRUTTURE.............................................................................. 6
2.1Area Organizzativa Omogenea (AOO)...................................................................................................... 6
2.2Responsabilità della gestione dei flussi documentali e degli archivi ........................................................ 7
2.3Articolazione dell’Azienda....................................................................................................................... 7
2.4Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi . 7
3.MODELLO OPERATIVO ADOTTATO PER LA GESTIONE DEI DOCUMENTI ........................................................ 8
4.FORMAZIONE DEI DOCUMENTI..................................................................................................................... 8
4.1Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi .................................................................... 9
4.2Formato dei documenti informatici......................................................................................................... 9
4.3Sottoscrizione dei documenti informatici................................................................................................ 9
4.4Marcatura temporale dei documenti informatici.................................................................................. 10
4.5Documenti cartacei: originali e copie.................................................................................................... 10
4.6Documenti informatici: originali e copie................................................................................................ 10
4.7Tutela della riservatezza........................................................................................................................ 11
5.RICEZIONE DEI DOCUMENTI........................................................................................................................ 11
5.1Ricezione dei documenti su supporto cartaceo..................................................................................... 11
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5.2Ricezione dei documenti informatici..................................................................................................... 12
5.3Ricevute attestanti la ricezione dei documenti...................................................................................... 12
5.4Orari di apertura al pubblico dell’Ufficio Protocollo .............................................................................. 13
6.SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI ..................................................................................................................... 13
6.1Spedizione dei documenti cartacei........................................................................................................ 13
6.2Spedizione dei documenti informatici................................................................................................... 13
7.REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI................................................................................................................ 14
7.1Documenti ricevuti, spediti, interni....................................................................................................... 14
7.2Documenti soggetti a registrazione di protocollo.................................................................................. 14
7.3Documenti non soggetti a protocollazione ............................................................................................ 14
7.4Registrazione di protocollo.................................................................................................................... 15
7.5La segnatura di protocollo..................................................................................................................... 15
7.6Annullamento e modifica delle registrazioni di protocollo .................................................................... 16
7.7Differimento dei termini di registrazione .............................................................................................. 16
7.8Il Registro di Protocollo.......................................................................................................................... 17
7.9Registro di Emergenza........................................................................................................................... 17
8.DOCUMENTAZIONE SOGGETTA A REGISTRAZIONE PARTICOLARE.............................................................. 18
8.1Lettere anonime e documenti non firmati............................................................................................. 18
8.2Documenti di competenza di altre Amministrazioni o di altri soggetti .................................................. 18
8.3Buste Di Gara......................................................................................................................................... 18
8.4Documenti pervenuti a mezzo fax......................................................................................................... 19
8.5Documenti con più destinatari.............................................................................................................. 19
8.6Allegati................................................................................................................................................... 19
8.7Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza ......................................................................... 19
8.8Trasmissioni telematiche....................................................................................................................... 19
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8.9Documentazione sanitaria finalizzata all’erogazione di specifici servizi ................................................ 20
8.10Documentazione gestionale interna.................................................................................................... 20
8.11Visto di Arrivo...................................................................................................................................... 20
8.12Registrazione "a Fronte"...................................................................................................................... 20
9.PREDISPOSIZIONE ED ADOZIONE DI DETERMINAZIONI............................................................................... 21
9.1 Le Determinazioni Dirigenziali.............................................................................................................. 21
9.2Le Deliberazioni del Direttore Generale................................................................................................ 21
10.POSTA ELETTRONICA ................................................................................................................................ 22
10.1Posta Elettronica: Documentazione in Arrivo...................................................................................... 22
11.ASSEGNAZIONE E CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI .............................................................................. 23
11.1Assegnazione....................................................................................................................................... 23
11.2Modifica delle assegnazioni................................................................................................................. 24
11.3Classificazione dei documenti.............................................................................................................. 24
12.FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI............................................................................................................ 24
12.1Formazione e identificazione dei Fascicoli ........................................................................................... 24
13.CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI............................................................................................................ 25
13.1Struttura dell’archivio.......................................................................................................................... 25
13.2Piano di conservazione........................................................................................................................ 25
13.3Trasferimenti delle unità archivistiche nell’Archivio di deposito ......................................................... 26
13.4Selezione e scarto dei documenti........................................................................................................ 26
13.5Trasferimento dei fascicoli nell’Archivio storico ................................................................................. 27
14.ACCESSO AL SISTEMA DOCUMENTALE...................................................................................................... 27
15.DISPOSIZIONI FINALI.................................................................................................................................. 29
15.1Approvazione, integrazioni, modifiche ed aggiornamenti del Manuale .............................................. 29
15.2Pubblicazione del Manuale.................................................................................................................. 29
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1. DISPOSIZIONI GENERALI
1.1 Introduzione
Il presente Manuale disciplina la modalità organizzative legate alla gestione di una parte dei Flussi
Documentali Amministrativi, in riferimento a quanto previsto dal D.P.R. 445/2000 e s.m.i., dal
D.Lgs. 82/2005 e s.m.i., dalla Legge 69/2009 e s.m.i. e dal DPCM 3 dicembre 2013.
In riferimento alla normativa sopracitata il Manuale prevede di:
 normalizzare gli aspetti della gestione e tenuta dei documenti
 definire l’iter di lavorazione dei documenti e delle linee strategiche legate al workflow
management (cioè al sistema di flusso di lavoro e delle procedure ad esso collegate)
definite in relazione alle specificità organizzative, funzionali, strutturali e di servizio
dell’amministrazione.
In un sistema organizzativo documentale moderno il Protocollo deve diventare una risorsa
strategica per il buon andamento dei Procedimenti Amministrativi e non può essere concepito solo
come un dispensatore di numeri sequenziali.
Gli obiettivi da raggiungere sono l’interoperabilità, la trasparenza ed il controllo dell’azione
amministrativa attraverso i documenti che ogni Ufficio produce durante lo svolgimento della
propria attività o l’esercizio delle proprie funzioni.
Il Manuale descrive le fasi operative per la gestione del Registro di Protocollo Generale
Informatizzato e di parte dei Flussi Documentali Amministrativi.
Il Manuale è quindi rivolto a tutti i Responsabili di UOC/Uffici come strumento di lavoro per la
gestione dei documenti e di tutti gli atti connessi ai Procedimenti Amministrativi.
Il presente Manuale viene redatto secondo lo schema proposto dall’Autorità per l’Informatica nella
Pubblica Amministrazione, attualmente denominata Agenzia per l’Italia digitale.
1.2 Ambito di applicazione
Il presente manuale di gestione dei flussi documentali è redatto ai sensi degli artt. 3 e 5 del DPCM
31 ottobre 2000 e s.m.i., recante le Regole tecniche per il protocollo informatico e descrive il
sistema di ricezione, formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e conservazione dei
documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti dell’Azienda Ospedaliera
“G. Salvini” (d’ora in poi Azienda).
2. ARTICOLAZIONE E ORGANIZZAZIONE DELLE STRUTTURE
2.1
Area Organizzativa Omogenea (AOO)
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Il Testo Unico delle disposizioni in materia di Documentazione Amministrativa (DPR 445 del 28
dicembre 2000 e s.m.i.) art. 50, c. 4, dispone che ciascuna Amministrazione individui "nell'ambito
del proprio ordinamento, gli uffici da considerare ai fini della gestione unica o coordinata dei
documenti per grandi Aree Organizzative Omogenee, assicurando criteri uniformi di classificazione
e archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree stesse". L’Azienda gestisce un unico
Protocollo Generale per i documenti in arrivo ed in partenza.
L’Azienda viene considerata come unica Area Organizzativa Omogenea composta dall’insieme di
tutte le Strutture.
2.2 Responsabilità della gestione dei flussi documentali e
degli archivi
L’Azienda, nella figura del suo Legale Rappresentante e dei Dirigenti Responsabili delle Strutture,
secondo le competenze degli stessi, è pienamente responsabile della gestione dei documenti, dalla
fase della loro formazione e quella della loro conservazione e dell’accesso agli archivi correnti,
anche nel caso in cui le modalità di gestione dovesse comportare l’esternalizzazione di determinati
servizi. Ogni azione amministrativa comporta la produzione, tenuta e conservazione di
documentazione archivistica: il Dirigente preposto alla Struttura è pertanto Responsabile della
gestione documentaria in conformità alle disposizioni del presente regolamento.
2.3 Articolazione dell’Azienda
Ai sensi e nei termini di cui all’organigramma contenuto nel Piano Organizzativo Aziendale vigente
l’Azienda si articola in:
 4 Presidi Ospedalieri
 21 sedi territoriali
 1 Direzione Generale
 1 Direzione Amministrativa
 1 Direzione Sanitaria
 3 Direzioni Mediche di Presidio
 7 Dipartimenti Sanitari
 1 Dipartimento Amministrativo
 Unità Operative Semplici e Complesse.
2.4
Servizio per la tenuta del protocollo informatico, della
gestione dei flussi documentali e degli archivi
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Nell’ambito dell’AOO, ai sensi del comma 1, art. 61 del DPR 445/2000, è stata istituita un’apposita
struttura denominata “Gestione Documentale”, con competenze in materia di gestione dell’intera
documentazione archivistica dell’Azienda, ai fini della sua corretta registrazione, classificazione,
conservazione, selezione e ordinamento.
Al Responsabile della Struttura, nominato con Deliberazione del Direttore Generale n. 442 del 25
luglio 2013, sono affidati i compiti di cui all’art. 61 comma 3 del DPR 445/200 e e del DPCM 3
dicembre 2013.
Il Responsabile provvede, quindi a:
 predisporre lo schema di Manuale di gestione;
 attribuire i livelli di autorizzazione di accesso al Protocollo Informatico: individua gli utenti e
attribuisce loro un livello di autorizzazione all'uso di funzioni della procedura, secondo gli uffici di
appartenenza, distinguendo quelli abilitati all'inserimento, modifica e aggiunta di informazioni;
 garantire il rispetto delle disposizioni della normativa nelle operazioni di registrazione di
Protocollo;
 garantire la corretta produzione e conservazione del Registro Giornaliero di Protocollo, di cui
all’art. 53;
 curare il ripristino della funzionalità del sistema nel più breve tempo possibile in caso di guasti
o anomalie in collaborazione con l’UOC SII;
 organizzare le attività di registrazione di Protocollo e di gestione dei Documenti e dei Flussi
Documentali;
 autorizzare eventuali operazioni di annullamento e/o modifica di registrazioni di Protocollo;
 indica le modalità tecniche ed operative per la gestione e la tenuta dei documenti;
 definire ed assicurare criteri uniformi di trattamento del documento informatico e, in
particolare, di classificazione ed archiviazione, nonché di comunicazione interna tra le aree
organizzative omogenee.
Il Responsabile della suddetta Struttura, inoltre:
 coordina e verifica l’attuazione ed il rispetto delle procedure adottate nella gestione della
documentazione corrente e per il versamento all’Archivio di deposito;
 sovrintende alle procedure di selezione e scarto dei documenti d’Archivio di deposito
 promuove e coordina, in collaborazione con l’UOC SII, le attività di dematerializzazione
all’interno dell’Azienda;
 opera d’intesa con il Responsabile della Conservazione (RdC) dei documenti digitali
nominato con Deliberazione del Direttore Generale n. 343 del 14 aprile 2010, ai sensi
dell’art. 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale D. Lgs. 82/2005 e ss.mm. e ii.
3. MODELLO OPERATIVO ADOTTATO PER LA GESTIONE DEI
DOCUMENTI
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Per la gestione dei documenti è adottato un modello operativo di tipo decentrato che prevede la
partecipazione di diverse Unità di protocollazione e Uffici utente. Il sistema di gestione informatica
prevede livelli di accesso differenziati per quanto riguarda l’inserimento, la ricerca e la modifica di
dati. Ad ogni utente è associato un profilo utente che ne identifica la Struttura di appartenenza, il
nominativo e il livello di accesso a cui è abilitato.
4. FORMAZIONE DEI DOCUMENTI
4.1 Modalità di formazione dei documenti e contenuti
minimi
Le modalità di formazione dei documenti ed i loro elementi minimi sono determinati dalla Direzione
Aziendale. Il contenuto minimo di ciascun documento deve comunque garantire la presenza dei
seguenti elementi:
 indicazione e logo aziendale
 indirizzo e recapiti della Struttura/Ufficio mittente
 modalità di trasmissione
 classificazione e fascicolazione
 numero di protocollo
 destinatario
 oggetto
 testo
 presenza di eventuali allegati
 data e luogo
 Sottoscrizione autografa o digitale del Responsabile del procedimento
 Indicazione del Responsabile del procedimento e dell’incaricato all’istruttoria
 logo del SiReg
4.2 Formato dei documenti informatici
I documenti informatici prodotto dall’Azienda, indipendentemente dal software utilizzato vengono
generati e/o convertiti in formati standard (es. pdf, p7m ecc.) previsti dalla normativa vigente in
materia di conservazione, al fine di garantire la loro interoperabilità durante le fasi di accesso e
conservazione, nonché l’integrità e l’immutabilità nel tempo.
Le modalità di formazione dei documenti ed i loro elementi minimi sono determinati dalla Direzione
Aziendale.
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Il contenuto minimo di ciascun documento è stato definito nel paragrafo precedente. In caso di
documenti sottoscritti con firma digitale, l’Azienda ha adottato una frase standard da apporre in
calce allo stesso “Documento firmato digitalmente in data xxx dal medico/Responsabile xxx;
l'originale digitale è conservato nel sistema di Conservazione Legale Sostitutiva dell'Azienda
Ospedaliera”.
4.3 Sottoscrizione dei documenti informatici
La sottoscrizione dei documenti digitali è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alla
normativa vigente. Al tal fine l’Azienda si avvale dei servizi di firma digitale offerti dal progetto CRS
- SISS di Regione Lombardia. Vengono firmati digitalmente tutti i documenti sanitari (verbali di
pronto soccorso, referti di laboratorio, radiologia, lettere di dimissione ecc.) e parte della
documentazione amministrativa (deliberazioni del Direttore Generale, Determinazioni Dirigenziali
ecc.)
4.4 Marcatura temporale dei documenti informatici
Dalla metà del 2010 presso l’Azienda è attivo il sistema di Conservazione Legale Sostituiva (CLS),
in cui converge, al momento, esclusivamente la documentazione sanitaria. Prima dell’arrivo in CLS,
tutta la documentazione firmata digitalmente contenuta nel Repository aziendale viene marcata
temporalmente automaticamente dal sistema.
Sono in fase di analisi e studio le integrazioni con i sistemi di produzione e gestione della
documentazione amministrativa.
4.5
Documenti cartacei: originali e copie
Per ogni documento cartaceo destinato ad essere spedito vengono redatti tanti esemplari quanti
sono i destinatari. L’originale è quello spedito al destinatario. L’originale rappresenta la redazione
definitiva, perfetta e autentica negli elementi sostanziali e formali. Esso è unico, salvo i casi in cui è
previsto un originale multiplo (contratti, convenzioni ecc.). Il documento originale presenta la firma
autografa ed è conservato nel fascicolo del procedimento al quale si riferisce o nell’apposita serie
documentaria. Qualora si renda necessario, per ragioni amministrative, si possono produrre copie
di un medesimo documento. Le copie trasmesse per ragioni amministrative ad altre strutture
organizzative sono conservate per tutto il tempo necessario allo svolgimento del procedimento cui
il documento si riferisce e quindi eliminate secondo le norme previste dal Prontuario di scarto.
Ai sensi dell’art. 23-ter c.3 del CAD, le copie informatiche di documenti analogici e le copie per
immagine su supporto informatico di documento analogici “hanno il medesimo valore giuridico, ad
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ogni effetto di legge, degli originali da cui sono tratte, se la loro conformità all’originale è
assicurata dal funzionario a ciò delegato(…omissis…) mediante l’utilizzo della firma digitale o di
altra firma elettronica qualificata (…omissis…)”.
4.6 Documenti informatici: originali e copie
Gli atti formati con strumenti informatici, i dati e i documenti informatici, comunque detenuti
dall’azienda, costituiscono informazione primaria ed originale da cui è possibile effettuare, su
diversi supporti, duplicati e copie, nei termini e negli usi previsti dalla normativa. Le copie, sia
cartacee che digitali, di documenti informatici, nonché i duplicati informatici, hanno la stessa
efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte, quando la loro conformità all’originale non è
espressamente disconosciuta.
4.7 Tutela della riservatezza
I documenti, le banche di dati, il protocollo e gli altri registri, sono prodotti in modo da tutelare la
riservatezza dei dati personali, sensibili e giudiziari secondo la normativa vigente.
5. RICEZIONE DEI DOCUMENTI
5.1
Ricezione dei documenti su supporto cartaceo
La corrispondenza che, con qualsiasi mezzo e su qualunque supporto (servizio postale, telegrafo,
fax, consegna diretta da parte dei soggetti interessati, ecc..), pervenga indirizzata genericamente
alla Azienda Ospedaliera, al Direttore Generale, al Direttore Amministrativo, al Direttore Sanitario
(anche solo per conoscenza), al Responsabile dell’UOC Sviluppo e Amministrazione del Personale,
è recepita, di norma, dall’Ufficio Protocollo Generale, qualunque sia l’indirizzo indicato.
Fa eccezione al recapito centralizzato, la corrispondenza indirizzata esclusivamente ai Responsabili
delle Unità Organizzative cui è attribuita la funzione di protocollazione, come il Settore Previdenza,
il Settore Stipendi e l'Ufficio dei Procedimenti Disciplinari.
Le fatture sono registrate in contabilità dall’UOC Economico – Finanziaria, ad eccezione di quelle
pervenute a mezzo raccomandata a mano e Posta Elettronica Certificata.
La posta pervenuta all’Ufficio Protocollo viene aperta tutta ed attentamente vagliata per lo
smistamento alle Strutture competenti. Si precisa, pertanto, che non è consentito il recapito di
documentazione a carattere personale all’indirizzo di posta aziendale e ove pervenuta sarà
soggetta alle attività di protocollazione.
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Le offerte per gare d’appalto, licitazioni, trattative private e via dicendo, devono possedere
l’indicazione sulla busta della natura del contenuto della lettera, perché l’Ufficio Protocollo possa
individuarle e farle pervenire chiuse, con la dovuta tempestività, ai Servizi interessati.
Nei suddetti casi, l’etichetta di protocollazione va apposta direttamente sulla busta (che viene
scansionata) il giorno stesso in cui la si riceve, con carattere di priorità.
Il documento ricevuto a mezzo fax deve essere fotoriprodotto, qualora il supporto cartaceo non
fornisca garanzie per una corretta e duratura conservazione e successivamente acquisito per via
ordinaria a cura del Responsabile del Procedimento, il quale, una volta acquisito il documento
originale, provvede alla distruzione del documento ricevuto via fax.
Ogni documento deve essere individuato da un solo numero di Protocollo, indipendentemente dal
supporto e dal mezzo di trasmissione.
5.2 Ricezione dei documenti informatici
I documenti informatici pervengono all’AOO sia attraverso trasmissione su supporto ottico
rimovibile (es. Cd- Rom, DVD, ecc), sia anche tramite posta elettronica, tradizionale e/o certificata.
I messaggi di Posta elettronica, sia istituzionale che certificata, ricevuti dall’esterno, su indirizzi di
posta elettronica aziendali, devono essere protocollati (ai sensi del comma 5, art. 53 del DPR
445/2000 “Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti
dall'amministrazione e tutti i documenti informatici… omissis…”), quindi inoltrati all’Ufficio
Protocollo aziendale all’indirizzo [email protected], pubblicato anche
sul sito Internet Aziendale.
In caso di ricezione della medesima e-mail da parte di più soggetti aziendali afferenti a differenti
UOC/Settori il ricevente è identificato nel primo indirizzo indicato nell’e-mail; nel caso, invece, di
soggetti afferenti alla medesima UOC/Settore, l’indicazione del destinatario viene definita in base
all’organizzazione dei singoli uffici.
Per quanto riguarda la Posta Elettronica Certificata(PEC), invece, presso l’Azienda Ospedaliera
esistono al momento due caselle PEC:
1. [email protected] : servizio PEC utilizzato esclusivamente
dall’ufficio Protocollo Generale per le gestione di tutta la corrispondenza aziendale via PEC;
2. [email protected]: servizio PEC utilizzato esclusivamente dall’Ufficio
Concorsi per la gestione della corrispondenza aziendale limitatamente ai concorsi banditi
dall’azienda.
Entrambe le caselle sono state configurate per l’integrazione con il Protocollo informatico aziendale
e sono collegate all’unico registro di Protocollo informatizzato d’Azienda.
Le operazioni di protocollazione della posta elettronica, certificata e non, vengono eseguite sul
sistema documentale Openwork mediante un componente applicativo chiamato “Openwork
Bridge”, che si integra con la posta elettronica (Microsoft Office Outlook 2007) ed Openwork e
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consente la protocollazione automatizzata in entrata ed in uscita delle comunicazioni e-mail
aziendali.
5.3
Ricevute attestanti la ricezione dei documenti
La ricevuta della consegna di un documento cartaceo è costituita dalla fotocopia del primo foglio
del documento stesso, con un timbro attestante il giorno della consegna.
Per la corrispondenza consegnata da Corrieri la ricevuta di consegna può essere rilasciata o tramite
firma grafomentrica o tramite timbratura della bolla con il datario e sigla dell’operatore di
Protocollo.
Nel caso di ricezione di documenti informatici, la notifica al mittente è assicurata dal sistema.
5.4 Orari di apertura al pubblico dell’Ufficio Protocollo
L’Ufficio Protocollo Generale d’Azienda è aperto all’utenza, sia interna che esterna, dal lunedì al
venerdì secondo il seguente orario: 9.00 – 13.00 e 14.00 – 16.30
6. SPEDIZIONE DEI DOCUMENTI
6.1 Spedizione dei documenti cartacei
La trasmissione della corrispondenza in partenza viene effettuata sia da parte dell’ Ufficio
Protocollo Generale per quanto riguarda la corrispondenza a firma del Direttore Generale, del
Direttore Amministrativo, del Direttore Sanitario e tutta la corrispondenza delle Strutture non
abilitate alla Protocollazione decentrata, sia da parte degli Strutture abilitate alla protocollazione in
uscita.
I documenti da spedire devono essere completi di firma autografa, classificazione e indicazione del
fascicolo di riferimento, nonché di tutti gli elementi previsti dalla normativa sul procedimento
amministrativo.
Le corrispondenza viene imbustata a cura degli Uffici produttori, i quali si occupano anche della
compilazione delle cosiddette pezze di accompagnamento (raccomandate, posta celere ecc). Tale
documentazione, una volta corredata da protocollazione tramite il sistema di protocollazione
informatico aziendale, viene recapitata all’ Ufficio Protocollo per le operazioni di affrancatura e
spedizione.
La posta in partenza viene consegnata quotidianamente all’ Ufficio Protocollo Generale sia
direttamente dagli operatori degli Uffici sia anche dai commessi aziendali tramite il “giro-posta”
aziendale.
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La posta esterna viene suddivisa per tipologia (raccomandate, posta prioritaria ecc) e
successivamente affrancata e spedita tramite il servizio postale. I corrispondenti destinatari
dell’Azienda sono descritti in appositi elenchi dell’ applicativo informatico, la cosiddetta anagrafica.
6.2 Spedizione dei documenti informatici
L’Azienda Ospedaliera utilizza un Sistema di protocollazione decentrato in uscita al quale sono
abilitate tutte le Strutture. Allo stato attuale, tuttavia, le comunicazioni inviate all’esterno tramite
posta elettronica tradizionale non vengono protocollate. Le strutture provvedono solitamente a
protocollare, nell’ apposita sezione del Sistema di Protocollazione informatico “nuovo protocollo in
uscita decentrato”, l’ eventuale nota da allegare al messaggio di posta elettronica.
Diverso è il caso dei messaggi di Posta Elettronica Certificata, per i quali il processo di
protocollazione è sempre compiuto sia dall’Ufficio Protocollo Generale che dall’Ufficio Concorsi.
7. REGISTRAZIONE DEI DOCUMENTI
7.1 Documenti ricevuti, spediti, interni
In relazione alle modalità di produzione, ricezione o acquisizione al patrimonio documentale
dell’Azienda, i documenti si distinguono in:
 Documenti ricevuti: tutti i documenti ricevuti dall’A.O. nell’espletamento della propria
attività, proveniente da soggetti esterni all’Azienda. Sono da considerare soggetti esterni
all’Azienda anche i dipendenti, qualora inoltrino documentazione di carattere personale o
comunque non direttamente connessa all’espletamento delle loro funzioni.
 Documenti spediti: tutti i documenti prodotto dall’A.O. nell’espletamento della propria
attività e destinati, per competenza, a soggetti esterni all’Azienda.
 Documenti interni: documenti prodotti, mantenuti e destinati, per competenza ad altre
Strutture interne all’Azienda.
7.2 Documenti soggetti a registrazione di protocollo
Sono soggetti a registrazione di protocollo tutti i documenti prodotti e ricevuti dell’Azienda, sia
analogici che digitali, ad eccezione di quelli indicati di seguito.
7.3 Documenti non soggetti a protocollazione
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Sono escluse dalla protocollazione le seguenti tipologie di documenti:
ai sensi del comma 5°, art. 4 del D.P.R. 428/98:
 Gazzette ufficiale, bollettini ufficiali, notiziari della Pubblica Amministrazione;
 Note di ricezione di circolari e altre disposizioni;
 Materiali statistici;
 Atti preparatori interni;
 Giornali e riviste, libri, opuscoli depliant, materiali pubblicitari;
 Inviti a manifestazioni;
 Tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione.
Nello specifico sono stati sottratti a registrazione particolare dall’amministrazione:
 Richiesta ferie (salvo quelle del Responsabile di Struttura ove vi sia l’indicazione del
sostituto);
 Certificati di malattia;
 Variazione sedi ed anagrafe ditte fornitrici;
 Vaglia postali;
 Assegni;
 Convocazioni ad incontri o riunioni e corsi di formazione interni (salvo che si svolgano in
sede regionale);
 Pubblicità conoscitiva di convegni;
 Pubblicità in generale;
 Listini prezzi.
7.4 Registrazione di protocollo
La registrazione di protocollo di un documento è eseguita dopo la verifica dell’autenticità, integrità
e provenienza.
La registrazione dei documenti ricevuti, spediti e interni viene gestita dal sistema di protocollo
informatico Openwork.
I metadati di ciascuna registrazione di protocollo sono di seguito indicati:
 Numero di protocollo, assegnato automaticamente dal sistema alla conclusione delle attività
di compilazione e in forma non modificabile
 Data di registrazione, assegnata in automatico dal sistema e in forma non modificabile
 Classificazione
 Supporto
 Mittente/destinatario
 Ufficio di competenza
 Indicazione del Responsabile di procedimento e di altre persone autorizzate ad accedere al
documento
 Eventuali annotazioni
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 Allegati
A valle della compilazione dei campi obbligatori e opzionali, il sistema genera in automatico il
numero progressivo, che rappresenta il numero di protocollo attribuito al documento. Il numero di
protocollo è un numero ordinale costituito da almeno da sette cifre numeriche. L’insieme dei
numeri progressivi costituisce il registro di Protocollo, che si configura come atto pubblico di fede
privilegiata.
7.5 La segnatura di protocollo
La segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente alla registrazione di protocollo. La
procedura del Protocollo Informatico è collegata automaticamente ad un sistema di segnatura che
permette la stampa del barcode di segnatura per la corrispondenza in arrivo. Per i documenti
analogici in partenza la segnatura può essere apposta tramite timbro o indicata, sempre in alto a
sinistra, sotto la data, mediante “testo” inserito nel documento, ovvero manualmente.
I dati contenuti nella segnatura di protocollo sono di seguito indicati:
 Identificazione dell’Azienda
 Numero di protocollo
 Data di protocollazione
 Classificazione
7.6 Annullamento
protocollo
e
modifica
delle
registrazioni
di
Le registrazioni di protocollo possono essere annullate o modificate con una specifica funzione del
sistema di protocollazione informatica e con autorizzazione del Responsabile dell’Ufficio Protocollo,
a seguito di motivata richiesta scritta o per iniziativa delle stesso Responsabile.
Le operazioni di annullamento sono eseguite ai sensi dell’art. 54 del DPR 445/2000. Le
registrazioni annullate e le informazioni modificate rimangono memorizzate nel sistema e
conservano permanentemente la data, l’ora e l’autore dell’operazione.
Solo in Responsabile dell’Ufficio Protocollo e eventuali delegati sono autorizzati ad annullare i
numeri di protocollo.
7.7 Differimento dei termini di registrazione
Le registrazioni di protocollo dei documenti ricevuti, per i quali è immediatamente individuabile il
Responsabile di Procedimento, vengono effettuate in giornata da parte degli addetti dell’Ufficio
protocollo. Per la documentazione per la quale tale attività viene eseguita dalla Direzione Aziendale
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la registrazione di protocollo, viene comunque effettuata in giornata, ma la conclusione dell’attività
avviene in un secondo momento, ovvero dopo l’invio dei documenti alla Direzione Generale per la
presa visione e lo smistamento. La Direzione Aziendale per il tramite del Responsabile dell’UOC
AA.GG.LL. nomina il Responsabile del Procedimento del documento e aggiunge eventuali
destinatari in copia nell’apposito spazio del timbro. Tale documentazione viene comunque inoltra
alla Direzione Sanitaria e a quella Amministrativa. A valle di tale flusso il documento cartaceo viene
nuovamente inoltrato all'Ufficio Protocollo Generale, il quale acquisisce via scanner il documento e,
agendo sulla relativa attività Pendente precedentemente creata, indica al sistema il Responsabile
del Procedimento, oltre che gli eventuali destinatari se presenti nel sistema documentale. Al
termine dell’attività gli addetti dell’Ufficio Protocollo provvedono all’inoltro del documento cartaceo
solo Responsabile del Procedimento che si occuperà dell’archiviazione dell’atto.
7.8 Il Registro di Protocollo
Il Registro Generale di Protocollo è un atto pubblico che fa fede della tempestività e dell'effettiva
ricezione e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso
ed è idoneo a produrre effetti giuridici a favore o a danno delle parti. È un registro annuale che si
apre il 1 gennaio e si chiude il 31 dicembre.
L’AOO prevede l’utilizzo di un unico Registro di Protocollo, gestito dall’Ufficio Protocollo.
Il Registro è generato automaticamente dal sistema che assegna a ciascun documento registrato il
numero e la data di protocollazione. La numerazione è unica e progressiva, senza distinzioni fra i
tre tipi di documenti.
Entro il mese di gennaio di ogni anno, il Responsabile dell’Ufficio Protocollo provvede al controllo
della stampa del Registro di Protocollo dell'anno precedente e al salvataggio dello stesso ai sensi
della normativa in materia di Sicurezza.
I registri cartacei antecedenti all’istituzione del sistema di protocollazione informatico sono
conservati presso i depositi aziendali, mentre le stampe pdf dei registri antecedenti all’attuale
sistema di protocollazione sono memorizzati sul server aziendale.
7.9 Registro di Emergenza
Il Responsabile dell’Ufficio Protocollo deve assicurare che, ogni qualvolta per cause tecniche non
sia possibile utilizzare la procedura informatica, le operazioni di protocollazione vengano svolte
manualmente su un Registro di Emergenza.
All’interno di tale Registro, conservato a cura del Responsabile dell’Ufficio Protocollo, sono riportate
la causa, la data e l’ora di inizio dell’interruzione nonché la data e l’ora del ripristino della
funzionalità del sistema. L’uso del Registro di Emergenza è autorizzato dal Responsabile dell’Ufficio
Protocollo, che vi appone la firma ogni qualvolta si verifichi l’interruzione.
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Per ogni giornata di registrazione manuale è riportato sul registro di emergenza il numero totale di
operazioni registrate manualmente. La Protocollazione di Emergenza va effettuata esclusivamente
presso l'Ufficio Protocollo. Il Registro di Emergenza si rinnova ogni anno solare e, pertanto, inizia il
1° gennaio e termina il 31 dicembre di ogni anno.
Ogni documento è individuato dal numero assegnato nel Registro di Emergenza, da 1 ad n,
preceduto dalla sigla RE:, ad es. RE0000001, RE0000002 etc.
Una volta ripristinata la piena funzionalità del sistema, il Responsabile dell’Ufficio Protocollo
provvede alla chiusura del Registro di Emergenza, annotando su di esso il numero delle
registrazioni effettuate e la data e ora di chiusura. Le informazioni relative ai documenti
protocollati manualmente sono reinserite nel sistema informatico all’atto della sua riattivazione da
parte degli addetti dell’Ufficio Protocollo Generale. Tale registrazione viene effettuata in un
apposita sezione del sistema denominata “Nuovo Protocollo in entrata/uscita/interno da RE”.
Sino al completo inserimento è inibito agli altri utenti di procedere a nuove protocollazioni. Ad ogni
registrazione recuperata, con l’apposita funzione, dal Registro di Emergenza sarà attribuito il nuovo
numero di Protocollo, seguendo la numerazione del sistema informatico ordinario del Protocollo
Generale. A tale registrazione saranno aggiunti negli appositi campi anche il numero del Protocollo
e la data di registrazione nel Registro di Emergenza.
I documenti annotati nel Registro di Emergenza e trasferiti nel Protocollo Generale recheranno,
pertanto, due numeri: uno del Protocollo di Emergenza e uno del Protocollo Generale.
Il Registro cartaceo di Emergenza, se utilizzato nel corso dell'anno, andrà allegato alla copia
cartacea annuale del Protocollo Informatico. In caso di non utilizzo, la copia cartacea annuale del
Protocollo Informatico ne recherà nota.
8. DOCUMENTAZIONE
PARTICOLARE
SOGGETTA
A
REGISTRAZIONE
8.1 Lettere anonime e documenti non firmati
Le lettere anonime non sono registrate all’interno del Registro di Protocollo, ma semplicemente
inoltrate, nel caso in cui contengano informazioni o dati di interesse per l’Amministrazione, alle
Strutture di competenza, le quali valutano l’opportunità di dare seguito a queste comunicazioni ed
individuano le eventuali procedure da sviluppare. I documenti ricevuti non firmati, per i quali è
invece prescritta la sottoscrizione, non sono registrati nel Registro di Protocollo Generale, ma
inoltrati agli uffici di competenza i quali individuano le procedure da seguire per risolvere tali
situazioni.
8.2 Documenti di competenza di altre Amministrazioni o di
altri soggetti
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Qualora pervenga un documento di competenza di un’altra amministrazione o destinato ad altra
persona fisica o giuridica, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, con un numero di
protocollo utilizzato per la trasmissione. In caso di destinatario non sia individuabile il documento
viene restituito al mittente. Qualora il documento venga erroneamente protocollato, la
registrazione viene annullata.
8.3 Buste Di Gara
La corrispondenza riportante l'indicazione "offerta", "gara d'appalto" o simili o comunque dalla cui
confezione si evinca la partecipazione ad una gara, non viene aperta ma viene protocollata in
arrivo con l'apposizione del numero di Protocollo e della data di registrazione direttamente sulla
busta (plico o simili).
Aperta la busta (plico o simili), il Responsabile del Procedimento provvede a riportare il numero di
Protocollo e la data di registrazione già assegnati al documento, conservando la busta (plico o
simili) come allegato.
Per rendere più efficienti le procedure di gara, i Responsabili dei Servizi provvedono a comunicare
al Servizio Protocollo l'indizione e la scadenza di gare.
8.4 Documenti pervenuti a mezzo fax
Il documento ricevuto a mezzo fax deve essere fotoriprodotto, qualora il supporto cartaceo non
fornisca garanzie per una corretta e duratura conservazione e successivamente acquisito per via
ordinaria a cura del Responsabile del Procedimento, il quale, una volta acquisito il documento
originale, provvede alla distruzione del documento ricevuto via fax ed all’inoltro dello stesso
all’Ufficio protocollo per le regolari attività di protocollazione.
8.5 Documenti con più destinatari
I documenti che presentano più destinatari vengono registrati con un solo numero di protocollo.
Nei protocolli in uscita o interni, considerato che il sistema di protocollazione non prevede la
possibilità di indirizzare un documento a più persone, si provvede ad inserire il primo destinatario
in indirizzo e gli altri destinatari nella cosiddetta “lista di distribuzione”, in modo tale da rendere
visibile e gestibili il documento a tutti i destinatari.
8.6 Allegati
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Gli allegati devono pervenire all’Ufficio Protocollo generale, unitamente ai documenti cui si
riferiscono. L’indicazione dell’avvenuta registrazione di protocollo è presente solo sul documento.
8.7 Documenti originali plurimi o in copia per conoscenza
Ai documenti originali plurimi, o copie dello stesso documento, si attribuirà un unico numero di
protocollo e successivamente originali e copie si assegneranno ai singoli destinatari.
8.8 Trasmissioni telematiche
I flussi documentali trasmessi dall’Azienda con immissione diretta dei dati sul server dell’Ente
destinatario non prevedono la produzione di documenti cartacei. Gli invii telematici sostituiscono
integralmente gli invii cartacei della documentazione. Il loro invio viene tracciato nel sistema di
gestione documentale mediante la registrazione di protocollo.
Tali dati vengono inviati, nel rispetto delle procedure indicate per singola tipologia di trasmissione,
tramite linee di comunicazione sicure, riservate e ad identificazione univoca. Successivamente
all’invio si chiede conferma della ricezione della totalità dei dati trasmessi.
8.9 Documentazione sanitaria finalizzata all’erogazione di
specifici servizi
La documentazione sanitaria (impegnative, referti, ricette ecc.) presentata dall’utenza o rilasciata
dall’Azienda al fine dell’erogazione diretta di servizi, di forniture e di certificazioni sanitarie, non
viene protocollata, in quanto registrata in appositi software gestionali, messi a disposizione
nell’ambito del SISS.
8.10 Documentazione gestionale interna
I documenti gestionali interni (cedolini, ferie, permessi, cud, CV ecc.) presentati dai dipendenti,
non vengono protocollati, in quanto registrati nell’apposito portale aziendale “myAliseo”.
L’eventuale documentazione cartacea viene conservata in fascicoli specifici gestionali o nel
fascicolo del dipendente.
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8.11 Visto di Arrivo
Sulla corrispondenza recapitata a mano dai soggetti interessati o pervenuta via telefax, oltre il
termine di apertura dell'Ufficio Protocollo, ciascun Ufficio ricevente provvede ad apporre visto con
data, sarà cura del Responsabile della Struttura inviare il giorno successivo il documento all’Ufficio
Protocollo per la protocollazione.
8.12 Registrazione "a Fronte"
Ogni documento è individuato da un unico numero di Protocollo. Non è pertanto consentita la
cosiddetta registrazione "a fronte", cioè l'utilizzo di un unico numero di Protocollo per il documento
in arrivo e per il documento in partenza, neppure se il procedimento si esaurisce con la risposta e
neppure se la registrazione avviene nel medesimo giorno lavorativo.
9. PREDISPOSIZIONE ED ADOZIONE DI DETERMINAZIONI
9.1
Le Determinazioni Dirigenziali
Le Determinazioni Dirigenziali sono redatte e sottoscritte digitalmente dai Responsabili delle
Strutture aziendali. Tali provvedimenti vengono gestiti tramite il Sistema di gestione documentale
aziendale, secondo le modalità di seguito indicate.
Il Responsabile di UOC crea una Determinazione Dirigenziale al di fuori del Sistema di gestione
documentale. Terminata l’attività di redazione del provvedimento, il Responsabile provvede
all’apposizione della firma digitale del documento ed all’inserimento dello stesso all’intermo
dell’apposito modulo del Sistema di gestione documentale aziendale, “Determine”. Tale attività
prevede la compilazione di alcuni campi obbligatori e l’inserimento sia del provvedimento
sottoscritto con firma digitale, sia di eventuali altri documenti a corredo.
A valle delle suddette attività, il Sistema provvede alla numerazione dei suddetti provvedimenti,
assegnando ad ogni Determinazione un numero sequenziale seguendo la numerazione propria del
Registro Generale delle Determinazioni Dirigenziali.
La Struttura proponente, inoltre, provvede all’inserimento delle Determinazioni nell’apposito
fascicolo di competenza.
Nel caso in cui gli oneri di spesa siano da imputarsi a finanziamenti di natura vincolata, le relative
Determinazioni vengono trasmesse preventivamente all’ UOC Economico Finanziaria.
Ai sensi dell’art. 23, D. Lgs. 33/2013 l’Azienda Ospedaliera provvede alla pubblicazione dell’elenco
delle Determinazioni Dirigenziali nell’apposita sezione “Amministrazione Trasparente –
Provvedimenti – Determinazioni”. Il processo è stato automatizzato attraverso l’integrazione con il
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sistema di reportistica Infoview, datawharehouse aziendale, il quale semestralmente genera un
report excel, contenente determinazioni e deliberazioni, e procede all’invio automatico di una email all’UOC Marketing e Comunicazione, che ne cura pubblicazione sul sito internet aziendale.
L elenco delle determinazioni dirigenziali viene altresì pubblicato mensilmente e per una durata di
22 giorni, sul sito internet aziendale all’indirizzo http://www.aogarbagnate.lombardia.it/
nell’apposita sezione “albo online”, presente nella home page del suddetto sito.
9.2
Le Deliberazioni del Direttore Generale
Il flusso delle Deliberazioni del Direttore Generale è stato completamente dematerializzato, i
provvedimenti, infatti, vengono gestiti completamente in formato elettronico dal sistema di
protocollazione informatico e sottoscritti con firma digitale. Si rimanda ad apposita e successiva
procedura la puntuale descrizione del flusso in argomento.
10.
POSTA ELETTRONICA
10.1 Posta Elettronica: Documentazione in Arrivo
La posta elettronica può essere utilizzata per l’invio di comunicazioni e per l’invio di documenti, sia
all’interno dell’Azienda, sia nei rapporti con i cittadini ed altri soggetti privati, nonché con altre
Pubbliche Amministrazioni (Capo IV CAD).
I messaggi di Posta elettronica, sia istituzionale che certificata, ricevuti dall’esterno, su indirizzi di
posta elettronica aziendali, devono essere protocollati (ai sensi del comma 5, art. 53 del DPR
445/2000 “Sono oggetto di registrazione obbligatoria i documenti ricevuti e spediti
dall'amministrazione e tutti i documenti informatici… omissis…”), quindi inoltrati all’Ufficio
Protocollo aziendale all’indirizzo [email protected], pubblicato anche
sul sito Internet Aziendale.
In caso di ricezione della medesima e-mail da parte di più soggetti aziendali afferenti a differenti
UOC/Uffici il ricevente è identificato nel primo indirizzo indicato nell’e-mail; nel caso, invece, di
soggetti afferenti alla medesima UOC/Uffici, l’indicazione del destinatario viene definita in base
all’organizzazione dei singoli uffici.
Ai sensi dell’art. 47, comma 3 del CAD, le comunicazione tra l’Azienda e i dipendenti, nonché tra le
varie Strutture aziendali, avvengono di norma mediante l’utilizzo della casella di posta elettronica
istituzionale nel rispetto delle norme in materia di protezione dei dati personali.
Le comunicazioni formali e trasmissione via posta elettronica di documenti, il cui contenuto
impegna l’Azienda verso terzi, avvengono tramite posta elettronica istituzionale o certificata.
I documenti, se originali informatici, vengono sottoscritti con firma digitale, se cartacei, una volta
effettuata la protocollazione, vengono riprodotti in digitale ed inoltrati al destinatario.
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Le rappresentazioni digitali di documenti originali cartacei vengono inviate prevalentemente nei
seguenti formati:
 TIFF
 PDF
 JPEG
L’Azienda Ospedaliera utilizza un Sistema di protocollazione decentrato in uscita al quale sono
abilitate tutte le Strutture.
Allo stato attuale, tuttavia, le comunicazioni inviate all’esterno tramite posta elettronica tradizionale
non vengono protocollate. Le strutture provvedono solitamente a protocollare, nell’apposita
sezione del Sistema di Protocollazione informatico “nuovo protocollo in uscita decentrato”,
l’eventuale nota da allegare al messaggio di posta elettronica.
Per quanto riguarda la Posta Elettronica Certificata (PEC), invece, presso l’Azienda Ospedaliera
esistono al momento due caselle PEC:
1. [email protected] : servizio PEC utilizzato esclusivamente
dall’ufficio Protocollo Generale per le gestione di tutta la corrispondenza aziendale via PEC;
2. [email protected]: servizio PEC utilizzato esclusivamente dall’Ufficio
Concorsi per la gestione della corrispondenza aziendale limitatamente ai concorsi banditi
dall’azienda.
Entrambe le caselle sono state configurate per l’integrazione con il Protocollo informatico aziendale
e sono collegate all’unico registro di Protocollo informatizzato d’Azienda.
Le operazioni di protocollazione della posta elettronica, certificata e non, vengono eseguite sul
sistema documentale Openwork mediante un componente applicativo chiamato “Openwork
Bridge”, che si integra con la posta elettronica (Microsoft Office Outlook 2007) ed Openwork e
consente la protocollazione automatizzata in entrata ed in uscita delle comunicazioni e-mail
aziendali.
11.
ASSEGNAZIONE E CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI
11.1 Assegnazione
L’assegnazione dei documenti in arrivo può avvenire in due diverse modalità:
1. individuazione diretta da parte degli operatori dell’Ufficio Protocollo
2. identificazione del Responsabile del Procedimento da parte della Direzione.
Nel primo caso gli addetti dell’Ufficio protocollo inviano, tramite il sistema di protocollazione
informatica, il documento direttamente al Responsabile di Procedimento, nel secondo caso, invece,
l’iter di assegnazione del documento è il seguente:
1. l’incaricato del Protocollo Generale inserisce un nuovo documento nel sistema. All’atto della
protocollazione appone anche l’etichetta con la registrazione.
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2. Il Protocollo Generale appone il timbro al documento cartaceo e lo invia alla Direzione
Generale per la presa visione e lo smistamento.
3. La Direzione Aziendale per il tramite del Responsabile dell’UOC AA.GG.LL. nomina il
Responsabile del Procedimento per il documento e aggiungere eventuali destinatari in copia
nell’apposito spazio del timbro. Comunque inoltra sempre il documento alla Direzione Sanitaria
e a quella Amministrativa e per il tramite degli Affari Generali e Legali nuovamente all’Ufficio
Protocollo.
4. Finito il flusso precedente il documento cartaceo viene inviato all'Ufficio Protocollo
Generale.
5. Il Protocollo Generale acquisisce via scanner il documento e, agendo sulla relativa attività
Pendente precedentemente creata, indica al sistema il Responsabile del Procedimento, oltre
che gli eventuali destinatari se presenti nel sistema documentale. Inoltra il documento cartaceo
al solo Responsabile del Procedimento, e agli eventuali destinatari in copia non presenti
nell'organigramma del sistema documentale.
6. Il processo prosegue così come al punto 4. del processo precedente.
11.2 Modifica delle assegnazioni
Nel caso di assegnazione errata di un documento, la Struttura ricevente, trasmette il documento
all’Ufficio Protocollo, il quale provvederà alla corretta assegnazione ed alla modifica, previo rifiuto
da parte della Struttura che ha erroneamente ricevuto il documento, delle informazioni inserite nel
sistema di protocollazione informatica. Il sistema tiene traccia di tutte le attività effettuate durante
il processo.
11.3 Classificazione dei documenti
Tutti i documenti ricevuti o prodotti, indipendentemente dal supporto, sono classificati in base al
titolario di classificazione proposto da Regione Lombardia, DGR n.325 del 27.06.2013.
La documentazione in arrivo viene classificata dalla Struttura Responsabile del Procedimento,
mentre la documentazione in partenza, dalla Struttura produttrice.
In caso di mancata classificazione di un documento, il sistema di gestione documentale, non
permette la corretta chiusura delle attività. Esse infatti rimangono pendenti a carico della Struttura
di competenza.
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12.
FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI
12.1 Formazione e identificazione dei Fascicoli
Tutti i documenti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono riuniti in
fascicoli. L’apertura dei fascicoli è effettuata direttamente dalla Struttura produttrice e
Responsabile del Procedimento.
I fascicoli contengono le seguenti informazioni:
 Classificazione
 Data di apertura
 Numero fascicolo
 Oggetto
 Struttura Responsabile
 Responsabile
 Descrizione del fascicolo
 Addetti all’elaborazione
Il sistema di protocollazione provvede ad aggiornare automaticamente ad aggiornare il repertorio
dei fascicoli.
In presenza di un documento da inserire in un fascicolo si stabilisce se collocarlo nell’ambito di un
procedimento in corso oppure se dare avvio ad un nuovo procedimento. Se il documento deve
essere inserito in un fascicolo già aperto, dopo la protocollazione e classificazione, viene
correttamente inserito nel fascicolo di competenza da parte degli addetti della Struttura
Responsabile del procedimento. Se, invece, il documento da l’avvio ad un nuovo procedimento, i
suddetti operatori, provvedono all’apertura di un nuovo fascicolo, secondo le modalità di cui sopra.
13.
CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI
13.1 Struttura dell’archivio
In relazione alle diverse fasi di organizzazione e di lavorazione dei documenti l’archivio dovrebbe
essere distinto in:
 Archivio corrente: (insieme dei documenti correnti) insieme organico del patrimonio
documentale demaniale e culturale prodotto, acquisito e conservato dall’A.O. dell’Azienda
nell'esercizio delle sue funzioni e necessari allo svolgimento dell’attività corrente;
 Archivio di deposito: (insieme dei documenti semi-attivi) il complesso del patrimonio
documentale demaniale e culturale prodotto o acquisito dall'Azienda e ancora utili per
finalità amministrative e giuridiche ma non più necessari allo svolgimento delle attività
correnti;
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
Archivio storico: è il patrimonio documentale demaniale e culturale, cioè l'insieme dei
documenti storici e di interesse storico - culturale. La normativa vigente stabilisce che siano
considerati di interesse storico gli archivi appartenenti a enti in cui siano conservati
documenti, cioè l'insieme organico di atti e pratiche esauriti da oltre quarant'anni. Gli
inventari degli Archivi storici, costituiti dai documenti relativi ad affari esauriti da oltre
quarant'anni, hanno una funzione tecnica ai fini della conservazione e della consultazione,
pertanto strumento indispensabile.
13.2 Piano di conservazione
Il piano di conservazione dell’archivio comprende il titolario di classificazione e il prontuario di
scarto.
I documenti cartacei dell’Azienda sono conservati a cura del Responsabile di procedimento.
Per quanto riguarda i documenti digitali sanitari (referti di laboratorio, lettere di dimissione, verbali
di pronto soccorso, immagini radiodiagnostiche ecc) l’Azienda è dotata di un sistema di
Conservazione Legale Sostitutiva, che garantisce la conservazione a lungo termine dei documenti
digitali.
Sono in fase di analisi le soluzioni tecnologiche e organizzative relative all’implementazione
dell’attuale sistema di CLS con la documentazione digitale di carattere amministrativo.
Verrà redatto nei prossimi mesi il manuale della conservazione da integrare al presente
documento.
13.3 Trasferimenti delle unità archivistiche nell’Archivio di
deposito
Ogni anno le Strutture aziendali, per la parte di loro competenza, individuano la documentazione
da versare in Archivio di deposito e provvedono al trasferimento fisico delle suddette unità.
13.4 Selezione e scarto dei documenti
Durante la fase di selezione del materiale archivistico occorre tenere in considerazione che
esistono tre diverse tipologie di documenti:
1. Documentazione a conservazione illimitata: documentazione non soggetta ad operazioni di
scarto.
2. Documentazione eliminabile, il cosiddetto “scarto di cestino”: appartengono alla categoria
quelle tipologie documentali per le quali non è prevista l’autorizzazione da parte della
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Soprintendenza archivistica (es. stampati, fotocopie, modulistica in bianco, Gazzette
Ufficiali, Burl, riviste ecc.)
3. Documentazione a conservazione limitata: atti soggetti ad operazioni di scarto una volta
esaurita la loro validità giuridica e/o amministrativa (DGR n.325 del 27 giugno 2013).
Presso l’A.O. la procedura di selezione e scarto della documentazione viene effettata seguendo 5
fasi, di seguito elencate:
1. I Dirigenti delle UUOO, individuata la documentazione da scartare, compilano,
sottoscrivono e inviano l’elenco di scarto, alle DMP di competenza, in caso di
documentazione sanitaria, ed alla UOC Coordinamento delle attività amministrative di
presidio relativamente alla documentazione a carattere amministrativo.
2. Le DMP o l’UOC Coordinamento delle attività amministrative di presidio valutano e, se del
caso approva, l’opportunità di procedere allo scarto con riferimento ai criteri di cui al punto
10 del “Manuale per la Gestione della documentazione sanitaria e sociosanitaria” di cui alla
DGR n. IX/4659 del 9 gennaio 2013.
3. La SS Gestione di Documentale, ricevuti gli elenchi debitamente sottoscritti dai Dirigenti
delle UUOO e approvati dalle DMP e dalla UOC Coordinamento delle attività amministrative
di presidio, valuta la congruità della richiesta rispetto al massimario di scarto approvato da
Regione Lombardia, le modalità e i tempi di esecuzione delle operazioni richieste, nel
rispetto delle procedure amministrative previste dalla vigente normativa e provvede ad
inviare richiesta di nulla osta alla Soprintendenza archivistica per la Lombardia, ai sensi
dell’art. 21 del D. Lgs. 22 gennaio 2004, n. 42.
4. Ricevuto il nulla osta da parte della suddetta Soprintendenza, la Struttura Semplice
Gestione Documentale, provvede a predisporre apposito atto deliberativo da sottoporre al
vaglio dell’Organo deliberante.
5. La SS Gestione Documentale provvede a notificare alle Strutture di competenza l’atto
deliberativo ed a cedere la documentazione da smaltire alla CRI o, in caso
dell’indisponibilità della medesima, ad organizzazioni anche di volontariato che ne
garantiscano la distruzione tramite triturazione, incenerimento, macerazione al fine di
riciclare il materiale.
6. Le attività si concludono con l’invio alla Soprintendenza per la Lombardia di copia del
verbale dell’avvenuta distruzione.
13.5 Trasferimento dei fascicoli nell’Archivio storico
I fascicoli non soggetti a operazioni di scarto sono trasferiti nell’archivio storico per la
conservazione permanente. Per quanto riguarda le cartelle cliniche aziendali, sono gestite e
conservate in outsourcing.
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La consultazione e la richiesta di copia della documentazione avviene secondo la procedura
aziendale (deliberazione n. 518 del 30 settembre 2013) pubblicata sul sito internet aziendale.
Per i documenti digitali l’Azienda si è dotata di un sistema di Conservazione Legale sostituiva. Al
momento il sistema è integrato esclusivamente con il repository aziendale dei documenti sanitari e
il sistema di radiodiagnostica (PACS). Sono in fase di analisi ed implementazione le integrazioni
relative alla documentazioni digitale amministrativa.
Nei prossimi mesi verrà redatto il manuale della conservazione.
14.
ACCESSO AL SISTEMA DOCUMENTALE
È consentito l’accesso al sistema documentale esclusivamente ai soggetti abilitanti.
Il controllo degli accessi consiste nel garantire che tutti gli accessi agli oggetti del Sistema
Informatico avvengano esclusivamente secondo modalità prestabilite.
Il controllo accessi viene visto come un sistema caratterizzato da soggetti (utenti, processi) che
accedono a oggetti (applicazioni, dati, programmi) mediante operazioni (lettura, aggiornamento,
esecuzione).
Gli operatori del Protocollo, in base all’UOC/UO/Ufficio di appartenenza, hanno abilitazioni di
accesso differenziate, secondo le tipologie di operazioni autorizzate o non hanno alcun tipo di
abilitazione.
Ad ogni operatore sono assegnati le credenziali di accesso (user – id e password) al Sistema di
protocollazione aziendale. Ogni operatore è responsabile della corrispondenza dei dati desunti dal
documento protocollato con quelli immessi nel Sistema nonchè della corrispondenza del numero di
protocollo di un documento con l’immagine o il file del documento stesso archiviato nel Sistema
informatico.
Le abilitazioni possono limitare le seguenti attività:
1. l'utente è abilitato alla gestione completa dei soli documenti assegnati, compresi quelli
riservati, purché ad egli assegnati;
2. l'utente è abilitato alla gestione dei documenti della propria area e dei Settori afferenti
all’UOC/Uffici, compresi quelli riservati al fini dello smistamento all’uopo del Responsabile
di UOC/Settore;
3. l'utente è abilitato all’inserimento dei dati ed alla visione completa delle registrazioni del
proprio Ufficio/U.O. Provvede dunque alla creazione di una registrazione di Protocollo
oppure al completamento dei dati di una registrazione di Protocollo, con l'esclusione dei
documenti riservati (visionabili da solo Responsabile di UOC/Ufficio);
4. l'utente è abilitato all’inserimento dei dati ed alla visione completa delle registrazioni della
propria UOC e dei Settori/UU.OO. afferenti all’UOC, compresi quelli riservati. Provvede
dunque alla creazione di una registrazione di protocollo (oppure al completamento dei dati
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di una registrazione di protocollo della propria UOC e dei Settori/UU.OO. afferenti all’UOC).
Non è abilitato alla modificazione o cancellazione degli stessi,
5. l'utente è abilitato all’inserimento dei dati ed alla visione completa delle registrazioni
dell’A.O.. Provvede dunque alla creazione di una registrazione di protocollo (oppure al
completamento dei dati di una registrazione di protocollo). E’ abilitato alla sola
modificazione dei dati gestionali, con l'esclusione dei dati obbligatori (cioè numero e data
di protocollo e oggetto). Non è abilitato alla cancellazione degli stessi;
6. l'utente è abilitato all’inserimento dei dati ed alla visione completa delle registrazioni di tutta
l’A.O. E’ abilitato a modificare tutti o alcuni dei dati gestionali ed inoltre è abilitato ad
annullare una registrazione di Protocollo o limitatamente ai dati relativi a
mittente/destinatario e oggetto del documento.
Gli operatori di Protocollo, in base al loro livello di abilitazione, sono:
 Amministratore del Sistema (punto 6)
 Operatori Protocollo Generale (punto 5)
 Responsabili (punto 4)
 Referenti (punto 3)
 Segreteria Operativa (punto 2)
 Addetti(punto 1)
Per quanto riguarda l’accesso alla documentazione, si rimanda al “Regolamento sul diritto di
accesso ai documenti amministrativi e sul procedimento amministrativo”, aggiornato con
deliberazione n. 674 del 21 dicembre 2012, al “Regolamento sulla riservatezza dei dati personali”
ed al “Regolamento per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari di competenza della Giunta
Regionale, delle/Aziende Sanitarie, degli Enti Locali vigilati dalla Regione Lombardia ( artt. 20 – 21
decreto legislativo 196/2003).
15.
DISPOSIZIONI FINALI
15.1 Approvazione, integrazioni, modifiche ed aggiornamenti
del Manuale
Il presente manuale è approvato, integrato e modificato con Deliberazione del Direttore Generale
d’Azienda.
Il Manuale è soggetto a revisione ordinariamente, ogni 2 anni, su iniziativa del Responsabile della
SS Gestione Documentale, tuttavia in caso si presenti la necessità di revisionare il documento, esso
può essere modificato anche prima della scadenza prevista. La modifica o l’aggiornamento di uno o
tutti i documenti allegati al presente Manuale non comporta la revisione del manuale stesso.
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Presidi Ospedalieri: Bollate, Garbagnate M.se, Passirana, Rho
15.2 Pubblicazione del Manuale
Il
Manuale
di
gestione
è
accessibile
www.aogarbagnate.lombardia.it ai sensi di legge.
sul
sito
internet
aziendale
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