L’OBBLIGO DI FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Adempimenti per le imprese [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 1 Normativa e Prassi Legge n. 244 del 24.12.2007, articolo 1 commi 209-214 Direttiva UE 45/2010 L. 24.12.2012 n° 228 di recepimento della direttiva 45/2010 D.M. 55/2013 Circolare MEF N° 1 del 31.03.2014 DL 24.04.2014 N° 66, art. 25 Decreto MEF 17.06.2014 [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 2 FINALITÁ Al fine di semplificare il procedimento di fatturazione e registrazione delle operazioni imponibili l’emissione la trasmissione l’archiviazione la conservazione delle fatture nei rapporti con la Pubblica Amministrazione (PA) “anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili” deve essere effettuata esclusivamente in forma elettronica [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 3 FINALITÁ La Fatturazione Elettronica verso la PA (FatturaPA) rappresenta uno strumento di: semplificazione trasparenza rendicontazione monitoraggio Altri Paesi europei (Danimarca, Svezia, Norvegia, Finlandia, Spagna) hanno già adottato la fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA) L’obbligo verso la PA rappresenta un volano per favorirne l’adozione nei rapporti tra imprese [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 4 (AE e SOGEI) Fatture e notifiche Pubblica Amministrazione Fatture e notifiche Sistema di Interscambio Monitoraggio Operatori Economici SISTEMA DI INTERSCAMBIO Ragioneria Generale dello Stato [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 5 DECORRENZA OBBLIGATORIA Sono fissate decorrenze ripartite 6 giugno 2014 Ministeri (Istituti di istruzione statale, Musei e biblioteche statali, Polizia, Carabinieri, V.F. , ecc.) Agenzie Fiscali (Demanio, Dogane e Monopoli, Entrate) Enti Nazionali di Previdenza e Assistenza Sociale (INPS, INAIL, ENASARCO, Casse di previdenza delle varie attività professionali, ecc.) [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 6 DECORRENZA OBBLIGATORIA 31 marzo 2015 altri enti nazionali (ENIT, ENAC, AGCOM, ENEA, CONI, ISTAT, ANAS spa, ICE, ANCI, UNIONCAMERE, ecc.) amministrazioni locali (Regioni, Province, Comuni, Aziende Ospedaliere, ASL, CCIAA, ecc.) [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 7 DECORRENZA ANTICIPATA VOLONTARIA dal 6 dicembre 2013 le PA hanno la facoltà di concordare con gli Operatori Economici la ricezione delle Fatture Elettroniche attraverso il Sistema di Interscambio [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 8 EFFETTI A decorrere dalle predette date di entrata in vigore, le rispettive PA non potranno più accettare le fatture emesse o trasmesse in forma cartacea Solo Fatture Elettroniche [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 9 EFFETTI Decorsi tre mesi dalle predette date di entrata in vigore le rispettive PA non potranno più procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino alla ricezione della fattura in forma elettronica Nessun pagamento senza Fattura Elettronica [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 10 PERIODO DI TRANSIZIONE Nei 3 mesi successivi alla decorrenza dell’obbligo della fatturazione elettronica, le PA potranno ancora accettare e pagare le fatture cartacee emesse entro la data di decorrenza Esempio: fattura cartacea spedita prima della decorrenza dell’obbligo ma: a) pervenuta alla PA dopo tale data b) pervenuta prima ma non ancora pagata a causa dei tempi tecnici di verifica, contraddittorio ed eventuale rettifica della fattura (in tal caso è pagabile anche dopo i 3 mesi: Circ. MEF n° 1 del 31.03.2014, § 4) [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 11 SOGGETTI INTERESSATI Gli OPERATORI ECONOMICI, cioè i fornitori di beni e servizi verso la PA, obbligati all’utilizzo della fattura elettronica e alla conservazione sostitutiva LE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI, che devono attivarsi per la ricezione della fattura elettronica e la conservazione sostitutiva GLI INTERMEDIARI, ai quali gli Operatori Economici possono rivolgersi per l’emissione, la trasmissione e la conservazione sostitutiva della fattura elettronica [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 12 LE PA INTERESSATE Le PA verso le quali si applicano le disposizioni in materia di fatturazione elettronica sono individuate in un elenco elaborato entro il 30 settembre di ogni anno dall’ISTAT “Elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato individuate ai sensi dell’articolo 1, comma 3 della legge 31 dicembre 2009, n. 196” Disponibile all’indirizzo http://www.istat.it/it/archivio/6729 [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 13 L’INDICE DELLE PA Le PA devono identificare i propri uffici deputati alla ricezione delle Fatture Elettroniche nell’Indice delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) L’IPA è l’anagrafica di riferimento per la fatturazione elettronica a cui il SdI fa riferimento per indirizzare le FatturePA agli uffici centrali e periferici delle PA deputati a riceverle [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 14 L’INDICE DELLE PA Tutte le PA che si registrano in IPA ricevono un Codice Univoco Ufficio necessario per la trasmissione e la ricezione delle fatture all’ufficio della PA deputato a riceverle Il Codice va obbligatoriamente indicato nella FatturaPA affinché sia regolarmente compilata [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 15 DISPONIBILITÁ DEI CODICI IPA Le PA devono: completare il caricamento in IPA degli uffici tre mesi prima della decorrenza dell’obbligo di Fatturazione Elettronica comunicare a ciascun fornitore l’elenco dei contratti vigenti, specificando per ogni contratto il Codice Univoco Ufficio e indicando la data da cui è operativo il servizio di ricezione della FatturaPA [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 16 DISPONIBILITÁ DEI CODICI IPA Sul sito www.indicepa.gov.it è possibile individuare le PA e ottenere le informazioni: sugli uffici destinatari delle fatture sul Codice Univoco Ufficio da indicare in fattura sul codice fiscale dell’Ufficio PA sulla data di avvio del servizio di ricezione della FatturaPA altre informazioni [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 17 DISPONIBILITÁ DEI CODICI IPA [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 18 [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 19 CODICE UNIVOCO UFFICIO NON PRESENTE NELL’IPA Va indicato in fattura un codice Ufficio di Fatturazione Elettronica Centrale Uff_eFatturaPA assegnato ad ogni PA presente in IPA Attività dello SdI: a) se individua l’esistenza di un Codice Univoco Ufficio, trasmette una notifica di “scarto” e segnala il codice corretto da usare b) in caso contrario la fattura viene inoltrata alla PA [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 20 [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 21 PA NON CENSITA NELL’IPA Va indicato in fattura un codice di default 999999 previsto dalle Specifiche Tecniche Attività dello SdI: a) se individua individua il Codice Univoco Ufficio, trasmette la notifica di “scarto” e segnala il codice corretto da usare b) se individua più Uffici di fatturazione, trasmette la notifica di “scarto” e segnala il Codice di Fatturazione Elettronica Centrale c) negli altri casi invia l’“attestazione di avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito ” d) a tal punto la fattura potrà essere inviata alla PA attraverso altri canali telematici (senza passare per il SdI) e potrà essere pagata dalla PA [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 22 FATTURA ELETTRONICA Ai fini del DM. 55/2014 si intende per Fattura Elettronica : “un documento informatico in formato XML, sottoscritto con firma elettronica qualificata o digitale, secondo la normativa, anche tecnica, vigente in materia” Deve essere: disponibile su supporto informatico e leggibile nel tempo (sino al termine degli obblighi di conservazione) immodificabile durante le fasi di accesso e conservazione [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 23 FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA Ogni file FatturaPA trasmesso al SdI deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata che garantisce: l’integrità delle informazioni contenute nella fattura l’autenticità dell’emittente La firma digitale inoltre associa al documento la data e l’ora (riferimento temporale) [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 24 FIRMA ELETTRONICA QUALIFICATA Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a uno dei certificatori presenti nell’ elenco dei certificatori autorizzati pubblicato sul sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale www.agid.gov.it [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 25 CONTENUTO DELLA FatturaPA La fattura elettronica deve essere emessa nel rispetto: delle disposizioni sul contenuto della fattura previste dall’art. 21 del D.P.R. 633 delle regole tecniche previste dal Codice dell’Amministrazione Digitale del formato fattura previsto dal DM 55/2013 [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 26 SPECIFICHE TECNICHE Le SPECIFICHE TECNICHE sono rese Disponibili sul sito del SdI www.fatturapa.gov.it [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 27 CONTENUTO INFORMATIVO FORMATO La fattura elettronica deve riportare i dati e le informazioni indicati e definiti nell’Allegato «A» al DM 55/2013: “Formato della fattura elettronica” [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 28 CONTENUTO INFORMATIVO Per assicurare l'effettiva tracciabilità dei pagamenti alle PA la FatturaPA deve indicare anche: il CIG (Codice identificativo Gara), tranne i casi di esclusione dall'obbligo di tracciabilità (L. 13.08.2010, n. 136) CUP (Codice Unico di Progetto) in caso di fatture relative a opere pubbliche, interventi di manutenzione straordinaria, interventi finanziati da contributi comunitari e ove previsto ai sensi dell'articolo 11 della L. 16.01.2003, n. 3 Le PA non possono procedere al pagamento delle FatturePA prive dei codici Cig e Cup [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 29 CONTENUTO INFORMATIVO Oltre al contenuto obbligatorio per rispetto della normativa IVA (come per le fatture cartacee) e per la trasmissione tramite il SdI, possono essere inserite ulteriori informazioni (richieste dalla PA nei contratti): necessarie per l’integrazione del processo di fatturazione elettronica con i sistemi gestionali delle PA e/o con i sistemi di pagamento rilevanti in relazione alle tipologie di beni e servizi forniti e alle necessità informative intercorrenti tra il singolo fornitore e la singola PA [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 30 ESEMPIO DI FatturaPA Sono disponibili sul sito www.fatturapa.gov.it diverse funzioni di prova ed esempi di fatture e ricevute di trasmissione ESEMPIO FATTURA ELETTRONICA TRATTO DAL SITO [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 31 ESEMPIO FatturaPA VISUALIZZAZIONE FORMATO XML [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 32 ESEMPIO FatturaPA VISUALIZZAZIONE “leggibile” Codice Univoco Ufficio [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 33 Codice Fiscale Dell’UfficioPA [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 34 N.B. [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 35 [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 36 IMPOSTA DI BOLLO Anche per la FatturePA è dovuta l’Imposta di Bollo alle medesime condizioni e nella stessa misura (€ 2,00) stabilita per le fatture tradizionali la fatturava deve riportare specifica annotazione di assolvimento del bollo ai sensi del DM 17.06.2014 va versata con F24, in unica soluzione e per tutte le fatture dell’anno, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 37 IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SdI) E’ un sistema informatico che: riceve le FatturePA nella forma tecnica prevista dalla legge effettua controlli meramente formali sulle fatture ricevute inoltra le FatturePA alle PA destinatarie invia le ricevute/notifiche al trasmittente e/o al ricevente E’ gestito dall’Agenzia delle Entrate che si avvale di SOGEI spa per la parte tecnica [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 38 (AE e SOGEI) Fatture e notifiche Pubblica Amministrazione Fatture e notifiche Sistema di Interscambio Monitoraggio Operatori Economici SISTEMA DI INTERSCAMBIO Ragioneria Generale dello Stato [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 39 SISTEMA DI INTERSCAMBIO Il SdI presidia il processo di ricezione e inoltro delle fatture elettroniche alle PA fornisce i servizi di accreditamento al sistema riceve le fatture trasmesse in formato elettronico effettua le opportune verifiche sui dati trasmessi (integrità, autenticità, univocità, rispetto del formato, presenza e correttezza formale dei dati obbligatori di fattura) valida e gestisce i flussi delle fatture [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 40 IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO (SdI) indirizza le fatture alle PA destinatarie notifica l’esito di invio/ricezione dei flussi agli utenti tramite ricevuta invia alla Ragioneria Generale dello Stato (RGS) i flussi informativi per il monitoraggio della finanza pubblica fornisce supporto tecnico ai soggetti che interagiscono con il SdI [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 41 OPERATORE SISTEMA DI ECONOMICO INTERSCAMBIO Trasmissione FatturaPA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Controlli propedeutici all’inoltro NO Notifica di scarto Controlli superati SI Inoltro FatturaPA NO Notifica mancata consegna Inoltro riuscito SI Ricezione FatturaPA N.B. Verifica di accettabilità Ricevuta di Consegna Notifica rifiuto Inoltro notifica rifiuto Notifica accettazione FatturaPA Inoltro notifica accettazione NO Notifica rifiuto Verifica superata SI [email protected] Notifica accettazione Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 42 INTERMEDIARI Con apposita delega, gli Operatori Economici e le PA potranno affidare in outsourcing il processo di conservazione digitale delle fatture elettroniche a soggetti, pubblici o privati, che offrono idonee garanzie organizzative e tecnologiche: gli INTERMEDIARI [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 43 INTERMEDIARI Gli Intermediari possono offrire servizi di emissione delle fatture elettroniche trasmissione delle fatture al sistema d'interscambio (SDI) conservazione a norma delle fatture elettroniche inviate [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 44 (AE e SOGEI) Pubblica Amministrazione Sistema di Interscambio Intermediari Intermediari Operatori Economici SISTEMA DI INTERSCAMBIO - INTERMEDIARI Ragioneria Generale dello Stato [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 45 TRASMISSIONE DELLE FATTURE La FatturaPA va trasmessa solo attraverso il SdI scegliendo tra uno dei seguenti 5 canali: 1) PEC (come allegato di max 30 MB) 2) Invio via web (per i soggetti accreditati Entratel e Fisconline, max 5 MB) 3) SDICoop (per tutti i fornitori della PA) 4) SDIFTP (per soggetti strutturati con elevati volumi di fatture, Max 150MB) 5) SPCoop (solo fra Enti della PA attestati sul Sistema Pubblico di Connettività: SPC) [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 46 TRASMISSIONE DELLE FATTURE Per la trasmissione via PEC (1) non è necessario accreditarsi presso il SdI è sufficiente possedere una casella PEC di gestore incluso nell’elenco pubblico presente sul sito www.agid.gov.it La fatturaPA va in allegato al messaggio PEC Massimo 30MB Indirizzo a cui inviare: [email protected] [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 47 TRASMISSIONE DELLE FATTURE Per l’invio via web (2) non è necessario accreditarsi presso il SdI E’ necessario possedere le credenziali Entratel o Fisconline, oppure disporre di una Carta Nazionale dei Servizi abilitata ai servizi telematici dell’AE La trasmissione avviene tramite un’applicazione disponibile sul sito SdI Massimo 5MB [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 48 TRASMISSIONE DELLE FATTURE Per utilizzare i canali SDICoop (3), SDIFTP (4) e SPCoop (5) è necessario essere accreditati presso il SDI (tramite apposite funzionalità disponibili sul sito www.fatturapa.gov.it) con il quale si sottoscrive un Accordo di Servizio che regola le modalità e le condizioni di utilizzo dei servizi per la trasmissione della FatturaPA [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 49 MOMENTO DI EMISSIONE Ai sensi dell'articolo 21, del DPR 633/1972, “La fattura, cartacea o elettronica, si ha per emessa all’atto della sua consegna, spedizione, trasmissione o messa a disposizione del cessionario o committente” [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 50 MOMENTO DI EMISSIONE La FatturaPA si considera trasmessa per via elettronica (ai sensi dell'articolo 21, comma 1 del DPR 633/1972) e ricevuta dalla PA solo a fronte del rilascio della ricevuta di consegna da parte del SdI [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 51 MOMENTO DI EMISSIONE Qualora per cause tecniche la trasmissione alla PA non fosse possibile, il SdI invia al Soggetto Trasmittente una notifica di mancata consegna Successivamente il SdI: contatta il destinatario affinché provveda tempestivamente alla risoluzione del problema a problema risolto procede con l’invio trascorsi 10 gg se non è riuscito il recapito della fattura, invia al trasmittente l’attestazione di “avvenuta trasmissione con impossibilità di recapito” a tal punto la fattura potrà essere inviata attraverso altri canali telematici alla PA e potrà essere pagata [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 52 MOMENTO DI EMISSIONE Secondo il Ministero delle Finanze “… la fattura elettronica può darsi per emessa” ai fini iva “anche a fronte del rilascio da parte del Sistema di Interscambio della notifica di mancata consegna …” (Circ. n° 1 del 31.03.2014, par. 3) [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 53 MOMENTO DI EMISSIONE Ricevuta di consegna o notifica di mancata consegna Prova di Emissione della FatturaPA Decorrenza termini di pagamento [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 54 VERIFICA DI ACCETTABILITÁ Ricevuta la fattura, entro 15 gg, la PA effettua una verifica di accettabilità con riferimento agli ordini e ai contratti Segue una notifica di accettazione o di rifiuto della PA al SdI Il SdI notifica al trasmittente della fattura l’accettazione/rifiuto ricevuto dalla PA Decorsi i 15 gg senza notifiche dalla PA, il SdI trasmette una «notifica di decorrenza termini» [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 55 OBBLIGO DELLA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Operatori Economici e PA sono obbligati alla conservazione sostitutiva delle Fatture Elettroniche La conservazione è una procedura informatica, regolamentata dalla legge, in grado di garantire nel tempo la validità legale (prova ad ogni effetto di legge) a tutti i documenti informatici firmati digitalmente [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 56 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Le Fatture Elettroniche devono essere memorizzate attraverso la trasposizione su supporti di memorizzazione digitale che garantiscano: la leggibilità sino al termine della conservazione Il rispetto dell’ordine cronologico, senza soluzione di continuità per ciascun periodo d’imposta le funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni dagli archivi informatici (ad es. nome, cognome, denominazione, codice fiscale, partita IVA, data o associazioni logiche di questi ultimi) [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 57 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E’ consentito effettuare la Conservazione Sostitutiva delle sole Fatture Elettroniche, a condizione che le stesse siano: numerate progressivamente con distinta serie numerica, in ordine cronologico e senza soluzione di continuità per periodo di imposta annotate in un apposito registro sezionale N.B.: Con tale soluzione le altre fatture cartacee (analogiche) potranno essere conservate con le modalità tradizionali; diversamente tutte le fatture dovranno essere conservate digitalmente [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 58 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA E’ necessario rispettare le prescrizioni fissate per la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali Il processo di conservazione dei documenti informativi termina con l’apposizione di un riferimento temporale sul pacchetto di archiviazione [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 59 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Documento Analogico Documento Informatico Memorizzazione Marca Temporale Firma Elettronica Qualificata Conservazione Sostitutiva [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 60 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA La conclusione del processo di conservazione deve avvenire per l’emittente entro 3 mesi dalla scadenza dei termini per la presentazione della dichiarazione annuale Esempio per i contribuenti con esercizio coincidente con l’anno solare: Fattura emessa il 15.06.2014 termine per la conclusione della conservazione: 31.12.2015 [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 61 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA Il Decreto MEF del 17.06.2014 ha eliminato l’obbligo di generazione e invio dell’impronta all’Agenzia Entrate L’utilizzo della conservazione sostitutiva dei documenti fiscalmente rilevanti va comunicata all’Agenzia Entrate mediante indicazione nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di riferimento [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 62 CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA In caso di verifiche tributarie il documento informatico deve essere: leggibile da parte dei verificatori su richiesta, reso disponibile su supporto cartaceo o informatico presso la sede del contribuente o presso il luogo di conservazione delle scritture contabili può essere esibito anche per via telematica Solo dopo la conclusione del processo di conservazione possono essere distrutti i documenti “analogici” (cartacei) [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 63 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Le società lo devono nominare, mentre per le persone fisiche si identifica con il contribuente, salvo sia nominato un terzo 1. attesta il corretto svolgimento del processo di conservazione 2. gestisce il sistema nel suo complesso e garantisce l'accesso alle informazioni 3. verifica la corretta funzionalità del sistema e dei programmi utilizzati 4. predispone le misure di sicurezza del sistema, al fine di garantire la sua continua integrità [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 64 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE 5. richiedere la presenza di un pubblico ufficiale nei casi in cui sia previsto intervento (documento analogico originale unico) 6. definisce e documenta le procedure da rispettare per l'apposizione della marca temporale 7. verifica, con periodicità non superiore ai cinque anni, che i documenti conservati siano leggibili, adotta gli opportuni accorgimenti al fine di assicurare la leggibilità degli stessi 8. provvede al riversamento diretto o sostitutivo Il Responsabile può delegare in tutto o in parte le sue funzioni persone competenti [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 65 IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Il Responsabile della Conservazione redige il MANUALE DELLA CONSERVAZIONE nel quale sono illustrati dettagliatamente “l'organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione” (Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri 03/12/2013) [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 66 LUOGO DI CONSERVAZIONE DELLE SCRITTURE CONTABILI Se il luogo di conservazione elettronica dei documenti fiscali è diverso da quello già comunicato per i documenti cartacei, va trasmesso all’Agenzia Entrate il modello AA7 o AA9 per segnalare “gli estremi identificativi dei luoghi di giacenza fisica dei server dove sono conservati i documenti, anche se essi risiedono all’estero.” (Circ. 24.06.2014 N. 18/E) [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 67 TERMINI DI CONSERVAZIONE A fini civilistici: 10 anni A fini tributari: 4° anno successivo alla presentazione della dichiarazione o 5° anno successivo in caso di omissione di presentazione della dichiarazione N.B.: I termini fissati a fini tributari sono raddoppiati in caso di violazioni sanzionabili penalmente [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 68 STUDIO DI CONSULENZA AZIENDALE SOCIETARIA TRIBUTARIA E DEL LAVORO Barea Canal Bares Professionisti Associati Via Zandonai, 10 30174 Mestre (Ve) Tel. +39 041 5028411 Fax +39 041 5028460 http://www.studiobcb.it/ [email protected] Studio BAREA CANAL BARES - Dott. Paolo Zanatta 69
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