Gestione Efficace del Tempo e Lotta alla

www.BusinessTribe.it
Michele Tampieri intervista ANDREA GIULIODORI
“Gestione Efficace del Tempo e Lotta alla Procrastinazione”
Michele:
Ciao a tutti e benvenuti in Business Tribe, il blog che tratta argomenti per aumentare
i profitti, ottimizzare la gestione del proprio tempo e raggiungere una maggiore libertà finanziaria.
Oggi trattiamo il secondo dei tre pay-off che ha Business Tribe perché parliamo di Gestione
Efficace del Tempo e lotta alla Procrastinazione, da romagnolo è una parola molto difficile per me,
e lo facciamo, vi dico con molto piacere, con Andrea Giuliodori del blog efficacemente.com.
Andrea, inanzi tutto benvenuto in Business Tribe!
Andrea:
Grazie mille Michele.
Michele:
Spiego alla Tribù per quale motivo mi fa piacere averti con noi. Inanzi tutto perché io
non solo faccio parte delle tue liste, seguo il tuo blog da tempo e devo farti i complimenti
pubblicamente per come scrivi gli articoli perché sono veramente eccellenti, sia per quello che
riguarda i contenuti, sia per quello che riguarda la forma. Quindi, dato che adesso ti introduco,
segnatevi il blog di Andrea e iscrivetevi perché se avete problemi di gestione del tempo, che è un
problema che di questi tempi abbiamo tutti, troverete davvero materiale utilissimo.
Ora, Andrea è un ingegnere di trentun anni, ha lavorato per sei anni in una società americana di
consulenza di direzione arrivando a ricoprire il ruolo di manager. Ha operato in svariati settori, tra
cui quello farmaceutico, sanitario, ma nel 2008 è partito con lo sviluppo di questo blog...ok...
efficacemente.com, blog italiano, di crescita personale che propone le migliori strategie per essere
più efficaci nello studio, nel lavoro e nella vita. A partire dal 2014, quindi quest'anno, ha deciso di
dedicarsi full-time al blog “Efficacemente” e ad altre sue attività personali.
Quindi, Andrea, grazie ancora, inanzi tutto, per aver dedicato a noi questa mezz'oretta che
passeremo insieme per trattare un argomento che, a mio avviso, in ogni ambito di business, ma
non solo di business, anche a livello personale è fondamentale, cioè l'ottimizzazione del tempo.
Partiamo subito con la prima domanda; tu sei un ingegnere, appassionato di crescita personale e
psicologia, non trovi ci sia qualche controindicazione oppure qualche conflitto tra questi due
settori?
Andrea:
Mah, guarda, me lo dicono spesso anche sul blog, diciamo che sono un ingegnere
anomalo. In realtà, quando ero all'università, durante la prima lezione, non ricordo benissimo, forse
con il professore di analisi, la prima cosa che ci dissero è questa: “un'ingegnere di fatto migliora la
qualità di sistemi complessi”. Beh, l'essere umano, le organizzazioni umane, sono dei sistemi
estremamente complessi, quindi mi ritrovo come ingegnere nel desiderio di voler migliorare
comunque personalmente, come gestisco il tempo, come raggiungo i miei obbiettivi, come gestisco
le mie finanze e le persone con cui lavoro e i team con cui lavoro, quindi un'ingegnere...
Michele:
...abbinato...
Andrea:
che lavora sui sistemi umani, esattamente!
Michele:
Interessante, molto interessante. Ma come hai fatto, Andrea, ad abbinare, negli anni
in cui lavoravi da manager e sappiamo benissimo che di questi tempi un manager lavora ben più di
otto ore, abbinando a quello che era la costruzione di un blog che ha avuto e dà grande successo.
Andrea:
Mah, guarda, prima di tutto vorrei dirti una cosina; molto spesso leggo sul blog
anche di persone che vorrebbero lasciare il lavoro dipendente per dedicarsi a tempo pieno a delle
proprie attività sviluppate online, ma non necessariamente. Quello che suggerisco è di non
lanciarsi senza prima aver testato che l'idea funzioni, quindi questo è quello che ho cercato io di
fare. Io ho iniziato a lavorare nella società di consulenza nel 2007 e ho iniziato a lavorare al blog
nel 2008 e solo dopo quasi sei anni, nel 2014, mi sono dedicato full-time al blog, quindi è stato un
periodo di test molto lungo. È faticoso, portare avanti due lavori è sicuramente faticoso, però ci si
può riuscire. C'è un detto di Senega che mi piace molto e che dice che non è il tempo a mancarci e
pure ne sprechiamo moltissimo. Anche durante le giornate più impegnative, anche durante le
giornate più faticose, in realtà non diamo mai il 100%, ci sono sempre dei momenti in cui, o siamo
distratti o ci facciamo portare via da discussioni con altre persone o non siamo focalizzate, quindi
anche in quelle giornate da dodici, quattordici ore che facevo nella stagione di consulenza, mi
ricordo che comunque c'erano dei tempi morti. Questo non significa che dobbiamo essere sempre
concentrati sul lavoro, sempre a martellare, ci sta, cioè, la vita segue un ritmo, si inspira e si
espira, è normale, però, è anche vero che quando si espira, quando ci si rilassa invece che
distrarci, farci prendere continuamente dalle distrazioni, sarebbe il caso di rilassarsi
completamente e quando si lavora, invece, si dovrebbe lavorare al 100%. Quindi, quello che ho
cercato di fare concretamente, per portare avanti le due attività è stato sicuramente eliminare un
po' i tempi morti, le classiche distrazioni, le classiche...una delle strategie che ho utilizzato molto è
la dieta mediatica, cioè niente tv, niente telegiornali, niente giornali, non ho bisogno di quel tipo di
informazioni. Questo mi ha permesso di recuperare molto tempo da dedicare al mio progetto. Poi,
ho cercato di sviluppare molto il mio progetto parallelo durante... la mattina presto, all'alba, quindi
mi svegliavo molto presto, intorno alle 5:30/6:00 e soprattutto nei week end, naturalmente non tutti
perché poi bisogna anche vivere.
Michele:
Certo, certo. Tra l'altro, Andrea, nel tuo blog, parli, la parola chiave mi sembra di
capire è efficacia, efficacia da tanti punti di vista...
Andrea:
...si...
Michele:
...per quello che riguarda aspetti personali, professionali, tempo, ma non solo
perché curi anche altri argomenti. Cosa intendi tu per efficacia?
Andrea:
Mah, a volte, soprattutto, lo noto qui in Italia perché, comunque, essere efficaci nel
mondo anglosassone è quasi un complimento, in Italia è quasi un insulto perché, dal mio punto di
vista, si confonde l'efficacia con l'efficienza, quindi ci si immagina il “tedescone” che sta li, che
lavora ogni istante programmato, ogni minuto programmato, non è così. L'efficacia, significa,
almeno questo dal mio punto di vista, riuscire ad ottenere il massimo risultato, il miglior risultato
con le risorse che abbiamo a disposizione in questo momento, dove le risorse fondamentalmente
sono il tempo, i soldi, le energie. Questo vuol dire che se siamo in una giornata in cui siamo
stanchi, abbiamo poco tempo, lì, non dobbiamo forzarci a dover, per forza, fare del lavoro
complicato, lì la furbizia e essere efficaci, significa concentrarsi su delle attività magari meno
importanti che però dobbiamo portare a termine. Quindi, efficace, ottenere il miglior risultato con le
risorse disponibili in quel momento.
Michele:
Giusto, no no, concordo perfettamente. Entriamo un po' nel vivo del titolo che ci
siamo dati di questa intervista che è: Gestione Efficace del Tempo e poi magari in un secondo
tempo parliamo della Lotta alla Procrastinazione. Gestione Efficace del Tempo, quali sono, Andrea,
dei consigli che ti viene da suggerire, cosa ci puoi condividere dalla tua esperienza, da tutti i tuoi
post, dai tuoi book.
Andrea:
Mah, guarda Michele, sul Time Management, ovvero sulla Gestione Efficace del
Tempo c'è un paradosso, il tempo non può essere gestito, questo ormai lo sappiamo, tutti, io, te,
l'imprenditore super impegnato, il professionista, il manager, abbiamo quelle famose 24 ore,
86.400 secondi, se non sbaglio, né uno in più, né uno in meno. Il tempo è democratico, non può
essere gestito, possiamo gestire solo noi stessi, nello specifico, dobbiamo imparare a gestire il
nostro livello di energia, il nostro livello di attenzione, il focus. Quindi se riusciamo a portarci,
soprattutto nei periodi in cui dobbiamo lavorare, dobbiamo concentrarci sulle attività più importanti,
se riusciamo ad affrontarli con il livello di energia adeguato, questo dipende dalla nostra dieta e dal
nostro sonno, fondamentalmente e dalla attività sportiva, di cui parlavamo nel pre-intervista. Se
riusciamo poi a sfruttare questi momenti con la massima concentrazione, beh, a quel punto allora
riusciamo ad avere un gestione efficace del nostro tempo. Un'ora in cui smessaggiamo
continuamente con WhatsApp, andiamo a dare un'occhiatina al profilo Facebook o alle notizie sul
Corriere o sulla Repubblica e tra queste attività lavoriamo anche, è un'ora di qualità bassa. Un'ora
completamente dedicata, anzi, cinquanta minuti completamente dedicati all'attività, con la
massima concentrazione, con la massima presenza anche mentale e poi magari dieci minuti di
pausa, pausa vera, beh, si trasforma in un'ora molto molto produttiva, in un'ora molto molto
redditizia.
Michele:
Concordo perfettamente.
Andrea:
Quindi questa è sicuramente il suggerimento, il suggerimento di base che mi sento
di dare.
Michele:
Certo, quindi evitare le multitasking, che un po' era di moda qualche anno fa, cioè di
fare più attività, anzi, in realtà adesso focalizzarsi solo su un'attività sola, concordo perfettamente,
tra l'altro è anche uno dei miei difetti, io mi rendo conto che a volte ho problemi di focus, nel senso
che magari mi perdo in tante cose e magari rischio di allungare i tempi piuttosto che ottimizzarli, ci
sto lavorando, Andrea, ci sto lavorando!
Andrea:
Mah eh, guarda Michele, il multitasking è una piaga, è veramente una piaga, perché
ormai siamo abituati, soprattutto con Smartphone, Tablet, ecc ecc, ad avere qualsiasi tipo di
informazione, notifica, applicazione, alla distanza di un dito, tu tocchi il tuo bel Touch Screen e hai
subito tutte le informazioni di cui hai bisogno. Questo, inizialmente, ci è stato venduto come la
manna, come la possibilità di fare qualsiasi cosa, in realtà, è un dramma perché è sempre più
difficile, più andremo avanti, sarà sempre più difficile riuscire a trovare quei momenti di
concentrazione, quei momenti in cui ci isoliamo e ci concentriamo solo sulle attività che contano
veramente.
Michele:
Certo, certo. Parliamo invece adesso della Procrastinazione, parola che cercherò di
evitare in questa intervista, perché come vedi non è che mi riesce molto molto bene. È davvero
così grave rimandare i vari progetti, punti, appunti che si dovrebbe fare nell'arco della giornata o
nell'arco del tempo?
Andrea:
Mah, guarda, ti rispondo con una battuta, una volta un mio lettore, rispondendo a un
mio articolo, io parlo spesso di questa tematica della procrastinazione, mi ha risposto: “Mah, io non
ho ben capito cosa sia questa porcastinazione”.
Michele:
Si vede che era un romagnolo anche lui, evidentemente!
Andrea:
Si si! Un altro ancora: “Ma com'è che si....prostituzione”, insomma, è una parola,
una parola non semplice da pronunciare ma che significa, molto semplicemente, rimandare
continuamente i propri impegni. Però ci tengo a fare una precisazione; procrastinazione non
significa soltanto rimandare, significa rimandare i propri impegni, cioè rimandare qualcosa che
sappiamo di dover fare, sappiamo entro quando dobbiamo farlo eppure, per qualche strana,
mistica ragione, non facciamo. Questa è la vera procrastinazione perché ogni tanto rimandare,
magari una proposta di business che non ci convince molto, rimandare una riunione che non
riteniamo particolarmente utile, non è mica sbagliato! Cioè rimandare in quei casi, è molto efficace.
Rimandare invece qualcosa che sappiamo di dover fare e sappiamo quando dobbiamo fare, no!
Quello lì è una fregatura. Quindi da quel punto di vista la procrastinazione è molto grave perché fin
tanto che rimandiamo, non possiamo mai realizzare i nostri sogni, cioè tutto parte dall'azione, tutto
parte da quella prima piccola attività che portiamo a termine, se la rimandiamo mandiamo a monte
tutti i nostri bei sogni, i nostri obbiettivi, i nostri buoni propositi o le maratone a New York.
Michele:
Ah ah ah, giusto per rimanere in tema. Andrea, qualche consiglio, qualche trucco,
qualche strategia che ci puoi regalare per aiutarci a evitare nella “rimandite”.
Andrea:
Mah, fondamentalmente la “rimandite”, la procrastinazione è un bag, un baco
mentale e quindi per sconfiggerla dobbiamo utilizzare dei trucchi mentali, questa sicuramente è la
via più efficace, è la via migliore per smettere di procrastinare e c'è una frase, una citazione di
Raymond Chandler, un autore, uno scrittore, molto interessante sulla procrastinazione e sulla base
della quale ho sviluppato una tecnica che si chiama tecnica del vuoto, strategia del vuoto.
Raymond Chandler una volta disse: “Seguo due semplicissime regole: non sono obbligato a
scrivere, non posso fare nient'altro che scrivere”. Qual'è il problema della procrastinazione: non
solo non facciamo ciò che dovremo fare, ma facciamo tutto ciò che non dovremo fare, quindi ci
ritroviamo a sistemare la scrivania, ci ritroviamo a messaggiare su WhatsApp, come abbiamo
detto, ci ritroviamo a scrivere cose inutili o a leggere articoli inutili, cioè facciamo tutto pur di non
dover fare quello che dobbiamo fare. La strategia del vuoto invece suggerisce un approccio
diverso: tu puoi tranquillamente non lavorare, ok, non hai voglia di fare questa cosa, perfetto, non
la fare, però non puoi fare nient'altro. Devi creare il vuoto intorno a te, terra bruciata, allora, a quel
punto, creando questo vuoto, automaticamente ci troviamo nella condizione di concentrarci sulle
attività che funzionano davvero, sulle attività che dobbiamo fare. Quindi questo è molto
interessante; isolarci, tagliare fuori tutte le attività che ci distraggono, non sentire la pressione di
dover fare un lavoro però, naturalmente, scivolare verso la zona in cui siamo concentrati in cui
portiamo a termine i nostri impegni.
Michele:
Certo, ricordo recentemente di aver scaricato, sempre dal tuo blog, quello che era la
scommessa dei 90 giorni, qualcosa del genere...
Andrea:
si, la sfida...
Michele:
si la sfida, bravo, la sfida dei 90 giorni, me la sono segnata e l'ho portata a termine
per lanciare il progetto di Business Tribe che, per chi guarderà questo video, siamo, oggi è il 29
ottobre, il progetto è nato il 18 settembre, non era pronto, non era ancora finito ma per darmi una
scadenza, indipendentemente se fosse perfetto o meno, che non lo era, non lo è tuttora, ma poco
importa, ho deciso lo stesso di metterlo online, quindi partire e nell'arco di poco più di un mese ha
già un suo successo. Ecco, mi puoi parlare, puoi, ecco, condividere con la Tribù questa sfida che
avevi lanciato, come funzionava e un po' questo caso studio che tu hai lanciato nel tuo blog!
Andrea:
Certo, mah guarda, il nome preciso è “Sfida 90 90 1” ed è in realtà, una strategia,
non l'ho inventata io, l'ha suggerita Robin Sharma che è l'autore del “Monaco che vendette la sua
Ferrari”, un titolo particolare ma è un libro che vi suggerisco decisamente, molto molto
interessante. Beh, fondamentalmente in cosa consiste la “Sfida 90 90 1”, il suggerimento è quello
di concentrarsi su un solo progetto, da qui il numero 1, per 90 giorni, per 90 minuti, i primi 90 minuti
della giornata, quindi molto semplice. I primi 90 minuti della giornata per i prossimi 90 giorni li
dobbiamo dedicare ad un solo progetto. Nel tuo caso è stato Business Tribe, nel caso degli
ascoltatori può essere un altro progetto, addirittura anche un'abitudine, come ho suggerito
nell'ultimo articolo di efficacemente.
Perché funziona questa sfida? E perché ha appassionato molti lettori? Punto primo: serve del
tempo per portare o creare una prima bozza di un progetto o per formare un'abitudine e, secondo i
più recenti studi, questo tempo può variare da un minimo di 18 giorni ad un massimo, se non
sbaglio, di 237 giorni. Comunque, mediamente, dagli studi che sono stati condotti, il 95% delle
persone che svolgono una determinata attività per 90 giorni consecutivi riescono effettivamente a
formare un'attività, a formare un'abitudine o a realizzare un progetto in modo concreto, almeno la
prima bozza. Quindi da qui, l'importanza di portare avanti questo progetto per almeno 90 giorni
consecutivi, 90 minuti, ma non solo 90 minuti, i primi 90 minuti della giornata perché questi sono i
minuti più importanti, quelli in cui abbiamo ancora la mente fresca, quelli in cui la nostra
autodisciplina è ai massimi livelli, quelli in cui riusciamo a fare il miglior lavoro possibile e quindi
tanto vale farlo per noi stessi e non per qualcun altro. Io ho utilizzato, per esempio, questa sfida
per portare avanti “Efficacemente”. E un solo progetto; se disperdiamo la nostra attenzione su mille
abitudini, mille nuove abitudini, mille nuovi buoni propositi, mille nuovi progetti perdiamo di
efficacia, quindi un solo progetto. Un solo progetto per 90 giorni, 90 minuti al giorno. È molto
difficile come sfida? È possibile sbagliare di tanto in tanto! Come suggerisco anche nell'articolo, un
giorno ogni tanto possiamo anche permetterci di prendercelo di pausa, non succede niente. Però
se saltiamo per due giorni di seguito la sfida deve essere considerata persa perché nel momento
in cui saltiamo due giorni, di fatto andiamo a rompere la catena e di fatto ci troviamo in quella
situazione in cui non riusciamo più a portare avanti quei progressi che abbiamo fatto fino a quel
momento. Quindi 90 minuti al giorno per 90 giorni, un solo progetto, ok saltare una volta anche
ogni tre o quattro giorni ogni settimana, non succede nulla, due giorni di seguito saltati e la sfida è
persa.
Michele:
Fantastico, sai cosa facciamo Andrea? Mettiamo sotto questo video qua il link dove
potranno scaricare la sfida che avevi lanciato, direttamente il link al tuo blog, in modo tale che
anche la tribù di Business Tribe potrà scaricarlo autonomamente e fare la propria sfida personale,
professionale e qualsiasi essa sia. Per ultimo ti viene in mente qualche altro trucco del mestiere
che nell'arco del tempo hai in un qualche modo condiviso con i tuoi lettori?
Andrea:
Mah, sempre sul tema della Gestione Efficace del Tempo c'è una strategia che è un
po' il cavallo di battagli di “Efficacemente”, la suggerisco spesso agli studenti ma la suggerisco
spesso anche a freelancer, imprenditori, liberi professionisti perché è una metodologia di
organizzare il proprio tempo che funziona molto bene e tra l'altro è stata inventata da un italiano e
quindi portiamo avanti, insomma, la bandiera. Si chiama “Tecnica del Pomodoro” e si rifà a quei
pomodori che si trovano spesso in cucina, quei timer che si trovano spesso in cucina, ed è
fondamentalmente una strategia di organizzare il tempo in dei box, in delle scatole di tempo di 25
minuti con 5 minuti di pausa. Quindi, ricollegandoci con tutto quello che abbiamo detto nel corso di
questa intervista, organizziamo il nostro tempo in delle scatolette da 25 minuti, quindi decidiamo
cosa vogliamo fare nei nostri primi 25 minuti, concentriamoci come se fossimo sprint, una gara dei
100 metri su questa attività per 25 minuti senza distrazioni e poi stacchiamo, prendiamoci i nostri 5
minuti di pausa, beviamoci qualcosa, anzi, sgranchiamoci un po' le gambe, chi ha voglia può fare
meditazione, potete fare quello che volete, però create questo ritmo: 25 minuti e 5 minuti di pausa,
25 minuti di lavoro e 5 minuti di pausa. Creando questo ritmo si riescono a ottenere molti risultati
anche con 10/12 pomodori che corrispondono più o meno a sei ore di lavoro.
Michele:
10/12 pomodori mi piace molto come parametro di misura, è anche simpatico da
dire, effettivamente...
Andrea:
...si si è molto carino!
Michele:
….si, si va a creare l'abitudine vincente, l'abitudine che fa la differenza nell'arco del
tempo perché ti permette di focalizzarti.
Bene, Andrea, io ti ringrazio molto per il tempo che hai dedicato perché la lucidità con cui ne parli,
con cui scrivi, sicuramente l'hai trasmessa anche alla Tribù per quello che riguarda i consigli utili
per gestire meglio il proprio tempo e lottare contro la “rimandite” che come dico sempre è un
problema di tutti quanti. Se qualcuno vuole, eventualmente, avere maggiori informazioni, leggere i
tuoi post, dove ti può trovare?
Andrea:
Mah, sicuramente il posto migliore per trovarmi è sul blog: efficacemente.com o .it
per i più patrioti, da lì poi potete iscrivervi alla newsletter, potete quindi poi contattarmi
direttamente, c'è anche un pagina Facebook però, se andate sul blog, poi trovate tutte le
informazioni: efficacemente.com
Michele:
Perfetto, Andrea, io ti ringrazio molto per il tempo che ci hai dedicato a nome della
Tribù e ovviamente ringrazio i nostri ascoltatori di Business Tribe per essere arrivati fin qui nel
vedere la nostra intervista. Quindi grazie a tutti, grazie ancora Andrea e alla prossima!
Andrea:
Grazie mille, ciao a tutti!
Michele:
Ciao!

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