MANUALE DI UTILIZZO DEL SOFTWARE
BIGLIETTERIA ON LINE 5.0
GOSTEC s.n.c. di Cherchi S. & C.
Via XXVII Agosto 27 – 61032 Fano (PU)
tel. 0721862770 – fax 0721808406
codice fiscale e partita iva 01371950419
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Pagina principale ....................................................................................................................................... 5
La Gestione degli Eventi: creazione e modifica ................................................................................... 5
Aspetto generale ............................................................................................................................... 6
Le impostazioni di gestione .............................................................................................................. 7
Creazione di un nuovo evento .......................................................................................................... 7
Creazione degli eventi con le opere ................................................................................................. 9
Associazione codici Cinetel............................................................................................................ 10
Creazione delle opere...................................................................................................................... 11
Le altre operazioni principali nella Gestione Eventi ...................................................................... 11
L’impostazione dei prezzi: il Listino ............................................................................................... 11
La Gestione degli Abbonamenti a turno fisso.................................................................................... 13
Creazione di un abbonamento a turno fisso .................................................................................. 13
Modifica di un abbonamento a turno fisso..................................................................................... 14
La gestione degli Abbonamenti a turno libero ................................................................................... 15
Creazione e consultazione di abbonamenti a turno libero ............................................................ 15
Selezione degli eventi da aggiungere ad un abbonamento a turno libero.................................... 16
Le altre operazioni possibili: gestione del listino e rimozione di un abbonamento a turno libero
.......................................................................................................................................................... 16
Operazioni sugli eventi: Il menu operatore – locali a posti numerati ................................................... 17
Come fare per emettere un biglietto su posto libero ......................................................................... 18
Come fare per emettere un biglietto su posto prenotato................................................................... 19
Come fare per emettere dei biglietti in blocco ................................................................................... 20
Stampa vendita online / Stampa differita............................................................................................ 21
Come fare per emettere degli abbonamenti a turno fisso ................................................................. 21
Come fare per emettere degli abbonamenti a turno libero ................................................................ 22
Come fare per emettere biglietti-abbonamento.................................................................................. 22
Come fare per prestampare su posto libero....................................................................................... 22
Come fare per prestampare in blocco su posti liberi......................................................................... 24
Come fare per prenotare i posti .......................................................................................................... 25
Prenotazione associata alla vendita online .................................................................................... 25
Come fare per prenotare in blocco su posto libero ........................................................................... 25
Come fare per consultare lo stato dei posti ....................................................................................... 25
Come fare per consultare i posti prenotati, riservati o venduti associati ad una certa anagrafica . 26
Come fare per annullare un titolo emesso ......................................................................................... 26
Come fare per annullare un biglietto prenotato ma non emesso ...................................................... 28
Come consultare il numero di ingressi residui di un abbonamento a turno libero .......................... 28
Come fare per avere un report generale dei posti di un locale.......................................................... 29
Situazione Anagrafiche ....................................................................................................................... 29
Come fare per controllare i pagamenti ............................................................................................... 29
C1 giornaliero rapido........................................................................................................................... 29
Stampa biglietto di prova e Stampa abbonamento di prova.............................................................. 30
2
Pannello di controllo della stampante ................................................................................................ 30
Uno sguardo alla piantina ................................................................................................................... 30
Spostarsi fra gli eventi ........................................................................................................................ 31
Visualizzare la piantina su un monitor esterno .................................................................................. 31
Il menu manager ...................................................................................................................................... 32
Disponibilità posti................................................................................................................................ 32
Assegnazione posti riservati............................................................................................................... 32
Come fare per Gestire le Anagrafiche................................................................................................. 32
Operazioni sugli eventi: Il menu operatore – locali a posti non numerati............................................ 33
Come fare per emettere su posto libero ............................................................................................. 34
Come fare per emettere su posto libero abbonamenti a turno fisso................................................. 34
Come fare per emettere su posto libero abbonamenti a turno libero ............................................... 34
Come fare per emettere su posto libero dei biglietti-abbonamento.................................................. 35
Come fare per emettere biglietti in serie su posti liberi ..................................................................... 36
Come fare per emettere titoli di accesso in prestampa ..................................................................... 37
Prestampa su posto libero di abbonamenti a turno fisso.............................................................. 37
Supporto per Touch Screen ................................................................................................................ 37
Come fare per stampare dei titoli di accesso venduti online ............................................................ 39
Consulta posto / Modifica anagrafica ................................................................................................. 40
Come fare per annullare un titolo di accesso emesso....................................................................... 40
Come fare per annullare un titolo di accesso emesso....................................................................... 41
Come consultare il numero di ingressi residui di un abbonamento a turno libero .......................... 42
Stampa biglietto di prova e Stampa abbonamento di prova.............................................................. 42
Pannello di controllo della stampante ................................................................................................ 42
La Gestione delle Tessere ....................................................................................................................... 43
Gestione tessere di abbonamento a turno libero: creazione, rinnovo, ritiro, consultazione ........... 43
Come fare per emettere titoli di accesso tramite tessere di abbonamento a turno libero ........... 44
Gestione tessere di convenzione: creazione, ritiro, consultazione................................................... 45
Come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere di convenzione.................................... 45
Gestione delle tessere prepagate: creazione, ricarica, storno, ritiro, consultazione ....................... 46
Come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere prepagate ............................................ 47
Le Funzioni di servizio............................................................................................................................. 48
Ricerca titolo emesso.......................................................................................................................... 48
Annullamento titolo emesso ............................................................................................................... 48
Elenco titoli emessi e annullati per data............................................................................................. 48
Elenco titoli emessi e annullati per evento......................................................................................... 49
Elenco titoli emessi e annullati per evento e data.............................................................................. 49
Modello C1 giornaliero ........................................................................................................................ 49
Modello C1 mensile ............................................................................................................................. 49
Modello per il calcolo dell’IVA sui biglietti omaggio .......................................................................... 49
Modello C2 giornaliero ........................................................................................................................ 50
Modello C2 mensile ............................................................................................................................. 50
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Modello 1DA per il calcolo dei diritti d’autore .................................................................................... 50
Modello 2DA per il calcolo dei diritti d’autore .................................................................................... 50
Stampa modello associato all’account – posti numerati ................................................................... 50
Stampa modello associato all’account – posti non numerati............................................................ 50
Pubblicare eventi sul sito Liveticket per la vendita online .................................................................... 51
La Pagina Principale: le funzioni di consultazione ................................................................................ 52
Pagina principale: Locali e organizzatori ........................................................................................... 52
Pagina principale: Smart Card ............................................................................................................ 52
Pagina principale: Account................................................................................................................. 52
Pagina principale: eventi su monitor esterno .................................................................................... 52
La gestione degli incassi..................................................................................................................... 53
Calcolo delle commissioni per la vendita online e da punto vendita: le Competenze ..................... 54
Punto di accesso LiveTicket ............................................................................................................... 54
L’account dei Punti Vendita Liveticket Point.......................................................................................... 56
Il menu principale: Informazioni sull’account .................................................................................... 56
Per sapere quanto è stato incassato: Prospetto degli incassi .......................................................... 56
Per sapere l’ammontare delle commissioni e quanto versare: Prospetto delle competenze .......... 57
Controllo accessi automatizzato per i titoli di accesso.......................................................................... 58
emessi anche in forma digitale ............................................................................................................... 58
Emissione dei titoli di accesso con controllo accessi abilitato......................................................... 58
Convalida del biglietto......................................................................................................................... 59
Funzioni di servizio ......................................................................................................................... 60
4
Pagina principale
Questa è la prima pagina visualizzata dopo un login valido. Da qui gli operatori e il manager possono accedere
alle varie sezioni dell'applicazione. Naturalmente i primi avranno a disposizione una rosa di possibilità più
ristretta rispetto al secondo. Qui di seguito è riportato un elenco delle operazioni accessibili dai due tipi di
account.
Gli operatori possono:
•
•
•
•
•
•
selezionare l’evento per il quale emettere o annullare biglietti
cliccando direttamente sul titolo dell’evento in elenco
gestire tutti i tipi di tessera (prepagate, di convenzione, legate a abb. a turno libero)
cliccando sulle relative voci che si trovano all’interno del menu generale
visualizzare il riepilogo delle vendite, degli annullamenti e i report fiscali di ogni evento
svoltosi
in
ogni
teatro/locale
cliccando sulle relativi voci una volta acceduti alle “Funzioni di servizio” la cui voce si trova di fianco al
nome del teatro/locale
visualizzare
i
dati
statistici
di
incassi,
numero
titoli
emessi,
ecc…
cliccando alla voce “Incassi” nel menu generale
installare l'ultima versione di FLASH player*
cliccando sulla relativa voce tramite l’accesso alle “Funzioni di controllo e manutenzione”
scaricare e installare la Runtime Java*
cliccando sulla relativa voce tramite l’accesso alle “Funzioni di controllo e manutenzione”
Il manager può:
•
•
•
effettuare tutte le operazioni di un semplice operatore
vedi sopra
creare, modificare o rimuovere gli eventi/opere
cliccando sulla voce Eventi che si trova in cima alla pagina o Opere
creare, modificare o rimuovere gli abbonamenti a turno fisso e a turno libero
cliccando sulla voce Abb. turno fisso e Abb. turno libero che si trova in cima alla pagina
* L'installazione dei due sw è richiesta solo la prima volta che un PC viene utilizzato come botteghino. Anche i semplici
operatori possono effettuarla senza bisogno del manager. Questo riduce i tempi di attivazione.
La Gestione degli Eventi: creazione e modifica
Questa è la parte utilizzata dal manager per creare e modificare gli eventi dei vari teatri/locali esistenti. Per
accedervi è sufficiente cliccare sulla voce “Eventi” che si trova all’interno del menu nella parte alta della pagina
principale dell’utente.
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Una volta che si è all'interno della gestione degli eventi, si deve selezionare il teatro/locale su cui operare
tramite l'elenco a comparsa che si trova nella parte alta della pagina.
Cliccando il menu a tendina, troviamo l’elenco dei teatri/locali disponibili per quel preciso account, e anche
l’organizzatore associato ad ogni locale. Scegliendo il locale di interesse, automaticamente compariranno nella
pagina tutti gli eventi già creati per quel locale. Il manager può, a questo punto, incominciare le operazioni di
gestione.
Aspetto generale
La schermata principale rappresenta un elenco dettagliato di tutti gli spettacoli non archiviati relativi al locale
selezionato. Tale elenco è presentato in forma tabellare.
Sotto al menu per la selezione del locale, il tasto “Mostra archiviati” permette di visualizzare nell’elenco
sottostante
anche
gli
eventi
che
sono
stati
precedentemente
archiviati.
Le prime tre colonne sono di tipo puramente informativo, mentre le ultime due raggruppano le operazioni che è
possibile svolgere sugli spettacoli. Andando da sinistra verso destra incontriamo nell'ordine:
•
•
•
•
Il titolo dell’evento
Il nome ed il colore dell’abbonamento a cui l’evento è stato legato.
La data e l’ora in cui si svolgerà (o si è svolto) l’evento.
I comandi di impostazione per poter gestire l’evento.
6
•
I comandi con le operazioni per archiviare o copiare gli eventi o le impostazioni degli abbonamenti.
Le impostazioni di gestione
I comandi nella colonna Impostazioni permettono di gestire le caratteristiche dettagliate di ogni evento e
dispongono tutti di una scheda dedicata per l'immissione dei dati. I comandi sotto la colonna Operazioni,
invece, sono più semplici e non hanno bisogno di input del manager per essere portati a termine: basta un
semplice click.
Creazione di un nuovo evento
Per creare un nuovo evento si procede copiando tramite il tasto “Copia” l’evento BASE di interesse. Per ogni
locale è possibile inserire diversi eventi BASE a seconda dei differenti tipi di eventi che possono svolgersi, o
anche a seconda delle diverse configurazioni che il locale può avere (capienze diverse, divisioni in settori…).
Ad esempio, potremmo avere una serie di eventi di tipo “spettacolo” e una serie di eventi di tipo
“intrattenimento” da gestire per lo stesso locale. In questo modo, basterà semplicemente copiare il BASE
necessario senza dovere procedere con nuove impostazioni e velocizzando i tempi di attivazione dell’evento.
L’evento BASE è preimpostato con caratteristiche che l’organizzatore fornisce al momento del conferimento dati
attraverso l’apposito modulo. I dati preimpostati sono, ad esempio, il comune, il tipo di evento, l’imposta IVA, il
genere.
E’ bene notare che se si copia un evento con posti già assegnati, questi vengono considerati come non più
disponibili nel nuovo evento, avendo così a disposizione un numero minore di titoli di accesso da potere
emettere rispetto alla quantità massima preimpostata.
Ogni evento BASE è, quindi, una volta copiato,
modificabile per poter creare l’evento di interesse. Una
volta copiato apparirà nella colonna relativa al titolo un
evento dal nome, ad esempio, BASE (differente dal BASE
di partenza che è di colore rosso e non modificabile):
A questo punto possiamo gestire l’evento immettendo i
dati necessari, attraverso il pulsante “Generali” relativo
all’evento BASE di interesse.
Si copia un evento esistente invece se voglio mandare
avanti con l’emissione un evento per il quale, ad esempio, è stata modificata la data, oppure se ho bisogno di
creare una serie di eventi tutti con lo stesso titolo e caratteristiche, ma per i quali cambia solo la data.
L’importante è che sull’evento che si copia non siano ancora state effettuate delle operazioni fiscali.
Per compilare correttamente la scheda evento è necessario inserire almeno i campi in rosso. Purtroppo la SIAE
appone dei vincoli sulla lunghezza dei campi degli eventi. Per questo anche il database del sistema è gestito in
modo che per alcuni campi ci sia una quantità limitata di caratteri da inserire. Perciò, quando sarà necessario,
sarà opportuno abbreviare i campi di interesse (es. il titolo).
La scheda evento è divisa in due parti. La parte principale che ci interessa è quella di sinistra in cui dobbiamo
inserire i seguenti dati obbligatori:
−
Codice film/opera (si clicca nel menu su “Crea nuovo codice” per ogni diverso evento)
−
Titolo
−
Data / Ora nei formati proposti
−
Genere (impostato di default con il genere dichiarato dal cliente.)
−
Autore (se previsto inserirne il nome, altrimenti lasciare “Da definire”.)
−
Esecutore (se previsto inserirne il nome, altrimenti lasciare “Da definire”.)
Da questa scheda si procede anche all’assegnazione dell’evento ad un preciso abbonamento a turno fisso. Per
fare ciò, è sufficiente selezionare l'abbonamento desiderato dall'elenco a comparsa accanto alla voce
“Abbonamento a turno fisso”. Il valore Nessuno indica che lo spettacolo non è associato ad alcun
abbonamento. Ogni evento può essere associato ad un solo abbonamento a turno fisso.
Il campo “Abbonamenti a turno libero” è di sola consultazione e visualizza tutti gli abbonamenti a turno libero a
cui quell’evento è stato associato.
Il campo “Posti non numerati” andrà selezionato in presenza di locale senza piantina con, appunto, i posti
sprovvisti di numerazione.
Tale selezione è impostata di default nel caso di locali che vengono attivati da subito a posto non numerato,
mentre è a scelta dell’organizzatore impostare la selezione per un evento su un locale inizialmente inserito a
posto numerato che si vuole utilizzare a posto non numerato, previa comunicazione a Gostec per la corretta
impostazione dello stesso nel sistema, di modo che possa essere utilizzato in entrambe le modalità.
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Il campo “Note interne” permette di inserire del testo che comparirà come una nota sotto la dicitura del titolo
dell’evento. Tale nota rimane all’interno del sistema ed è puramente descrittiva (non viene né stampata sui
biglietti, né andrà in alcun riepilogo fiscale).
Il campo “Nota da stampare” permette di inserire del testo che andrà stampato su ogni biglietto relativo
all’evento. La nota è modificale o cancellabile in qualsiasi momento.
Nei campi “Etichetta settore” si possono
inserire dei contenuti che poi verranno
stampati sul biglietto (non si tratta di dati
fiscali) a seconda del settore scelto. Ad
esempio può essere utile quando per una
tariffa ci sono diversi settori presenti nel
locale e vogliamo differenziare i titoli di
accesso (es.: INTERO PER CENA CON
CONSUMAZIONE).
ATTENZIONE: come indicato nella figura, è
possibile che all’interno della scheda
compaia il messaggio “Questi dati sono stati
bloccati dalle operazioni fiscali”. Ciò si
verifica quando su quel preciso evento sono
state già effettuate delle operazioni fiscali.
Alcuni dati dell’evento vengono, quindi,
automaticamente bloccati dal sistema e non
possono essere più modificabili (si tratta in
sostanza dei dati fiscali). Gli altri dati dove
si legge il messaggio “Questi dati risultano
ancora modificabili” sono invece sempre
modificabili.
La parte di destra contiene dati che non è
necessario andare a modificare, ma che,
comunque,
possono
sempre
essere
modificabili
o
inseribili
in
qualsiasi
momento.
Il campo “Comune” identifica il comune
dove
si
svolgerà
l’evento.
Il campo “Perm SIAE” va lasciato “0”
La seconda parte di destra contiene i campi da
compilare se si desidera ottenere il riepilogo 1DA e
2DA. I dati qui immessi, infatti, verranno utilizzati dal
sistema per il calcolo del DEM, delle quote ‘nettissimo’ e
del ‘riepilogo somme da versare’ visualizzabili nei report
1DA e 2DA.
Non sarà necessario compilare questa parte per ogni
evento che si andrà a gestire, ma basterà inserire i dati
solo la prima volta nell’evento BASE e, in automatico,
ogni qualvolta che il BASE sarà copiato, verranno
copiati anche questi dati.
Va precisato che i dati con sfondo giallo non sono
interessanti ai fini fiscali, e comunque non modificabili
(questi dati sono, ad esempio, il numero massimo di
biglietti omaggio esenti dai diritti).
Sempre sulla parte di destra troviamo anche i menu per
l’impostazione delle percentuali di commissioni che il
sistema calcolerà sia sulle vendite online sia sulle
vendite effettuate dai punti vendita, in modo che possa
poi riportare correttamente nel report delle competenze tali commissioni e le quote da versare al cliente o a
Gostec.
Tali impostazioni possono essere fatte solo da un account di tipo admin.
Tale account può anche decidere se associare o meno alla vendita dei Liveticket Point i vari eventi, tramite la
spunta sull’opzione “Disponibile sul circuito Liveticket Point”.
La voce “Disponibile sul portale LiveTicket per la vendita online” permette, invece, di scegliere se l’evento deve
essere disponibile sul portale per avviarne la vendita online, quando si pubblica l’opera relativa. Tale opzione è
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attivata di default alla creazione di ogni evento, e l’account manager può autonomamente decidere se
disattivarla o meno.
Più in basso troviamo anche le diverse tipologie di pagamenti e di consegna dei biglietti da applicare per ogni
evento inserito in vendita online.
Per terminare la descrizione della scheda, a fondo pagina troviamo i dati relativi al tipo di evento: se si tratta di
spettacolo od intrattenimento, quale è l’aliquota IVA applicata, quale l’incidenza e l’imposta di intrattenimento
(se di questo si tratta, altrimenti resteranno a 0%). Questi dati sono quelli dichiarati dall’organizzatore al
momento
dell’attivazione
del
locale
e
non
possono
essere
modificabili
dall’utente.
Sono poi inseriti i dati relativi alla capienza del locale, con l’eventuale divisione dei suoi settori, ed il numero
massimo di emissioni che si possono effettuare sul locale, o sui vari settori in cui questo è diviso.
Una volta compilata la scheda evento, basta cliccare su “Salva” e si tornerà alla pagina dell’elenco eventi. Ora il
nostro evento è presente nella colonna di sinistra col nome del titolo che è stato inserito.
Naturalmente è possibile modificare un evento sul quale ancora non sono state effettuate operazioni fiscali.
Basterà cliccare sulla voce Generali relativa all’evento in questione (o sul titolo stesso), modificare i dati di
interesse, e salvare.
Creazione degli eventi con le opere
La creazione degli eventi con le opere, utilizzata soprattutto da parte dei cinema, merita una descrizione a
parte, perché presenta delle caratteristiche differenti dalle altre tipologie di eventi.
Tale creazione può avvenire sia attraverso la schermata “Eventi” che la schermata “Opere”, raggiungibili dalla
pagina principale.
Se si decide di utilizzare “Eventi”, si dovrà scegliere il locale dal menu a tendina “Elenco degli eventi nel
locale”.
Dopodiché si effettuerà una “Copia” dell’evento BASE e si entrerà nel nuovo BASE in nero appena creato (sia
cliccando direttamente sul nome, sia sulla scritta “Generali”).
La prima operazione da fare, nel caso in cui si trattasse di creare un
nuovo titolo per la prima volta, è scegliere nel menu “Codice
film/opera” la voce “crea un nuovo codice”.
Dopodiché si procede inserendo il titolo, la data e l’ora della prima
proiezione, l’autore e l’esecutore, il produttore ed il noleggiatore
della pellicola, la nazionalità scegliendola dall’apposito menu, e si
indicherà se il film è in bianco e nero o a colori.
Se, invece, si deve creare una nuova programmazione riferita ad un
titolo già esistente nel sistema perché precedentemente creato, si
dovrà scegliere dal menu “Codice film/opera” uno dei titoli già
presenti, e, in automatico, il sistema caricherà tutti i dati relativi a
quel titolo nelle voci sottostanti. A quel punto si dovranno inserire
solamente la data e l’ora corrette.
Si potranno inserire delle note da stampare su ogni biglietto
scrivendole nello spazio “Note da stampare”, si potranno indicare dei
nomi da assegnare ad ogni settore nel caso in cui il locale sia diviso
in settori, e si possono indicare, nella parte di destra, i dati relativi alla compilazione del riepilogo 1DA e 2DA
per il calcolo dei diritti d’autore (DEM, DOR, varie quote, etc…).
Una volta effettuate queste operazioni basterà salvare la schermata.
Per la descrizione delle parti restanti della scheda, si rimanda alla sezione “Creazione di un nuovo evento”.
Automaticamente il sistema avrà creato l’opera relativa a questa nuova pellicola, e i dati della stessa non
saranno più modificabili da questa gestione, ma bisognerà spostarsi sulla gestione delle opere, raggiungibile
cliccando la voce “Gestione film/opere” dal menu di gestione degli eventi.
La schermata riferita ai film/opere propone tutti i film/opere creati in quel preciso locale, mentre nella
schermata di gestione degli eventi vengono visualizzate tutte le programmazioni inserite per ogni diverso titolo.
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Per apportare modifiche si clicca sulla voce “Dettagli” e le modifiche apportate da questa funzionalità verranno
salvate e andranno ad aggiornare tutte le programmazioni già esistenti che si riferiscono a quella specifica
opera.
Naturalmente non sarà possibile effettuare modifiche qualora siano già state effettuate operazioni fiscali su
qualsiasi evento relativo all’opera (come nella foto di seguito).
Da questa schermata si può anche inserire un testo come descrizione dell’opera, un’anteprima e una foto che
saranno visualizzati nella pagina di vendita online del sito Liveticket.
Associazione codici Cinetel
Dalla schermata di gestione delle opere è possibile ora interagire direttamente con il database di Cinetel, per
potere così caricare direttamente da lì i dati dei film in programmazione nei vari locali.
Per fare questo basta semplicemente andare nella schermata “Opere” dal menu principale (o accedervi dal
menu degli “Eventi”), creare una nuova opera e nella scheda di gestione cliccare sul bottone “+” accanto
all’etichetta “Cod. Cinetel”. Tale associazione sarà visibile solamente nelle opere per locali che gestiranno eventi
di tipo cinematografico.
A quel punto si aprirà una nuova finestra dove potere digitare tutto il titolo del film o parte di esso, ed il sistema
risponderà con tutti quelli presenti nel database cinetel che soddisfano la richiesta. Una volta selezionato quello
corretto, i dati verranno automaticamente inseriti nei vari campi della scheda a completare le informazioni
dell’opera. Verrà anche caricato il relativo codice Cinetel per la giusta comunicazione dei dati riepilogativi.
In automatico saranno anche inseriti la descrizione del film nel campo “Testo dettagliato” e parte di esso nella
“Anteprima”.
Per completare la creazione basta cliccare su “Salva” ed il sistema avrà così creato una nuova opera relativa a
quel film.
Per inserire i prezzi per ogni evento si segue la procedura come descritto alla sezione “L’impostazione dei
prezzi: il listino”.
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Creazione delle opere
Vengono create le opere quando si ha necessità di inserire diversi eventi che fanno capo allo stesso titolo (es.
diverse programmazioni di uno stesso film per i cinema, oppure diverse serate di uno stesso spettacolo
teatrale).
L’utilizzo di opere è, anche, l’unico modo in cui gli utenti, autonomamente, possono inserire i propri eventi in
vendita online sul sito Liveticket.
Per creare un’opera cinematografica (o film) o un altro tipo di opera (per esempio di genere teatrale) si accede
alla schermata “Opere” dalla pagina principale.
Si sceglie dal menu a tendina il locale dove creare l’opera, poi si clicca su “Crea nuovo film/opera”.
Nella schermata che si aprirà basterà inserire tutti i dati richiesti nella parte di sinistra ed, eventualmente,
anche il testo descrittivo del film/opera e una foto nel caso si voglia procedere con la vendita online.
Una volta terminato si salva il tutto cliccando sul pulsante “Salva”.
A questo punto si torna automaticamente alla lista delle opere e, se si vuole andare a creare le programmazioni
singole riferite a questa opera, ci si sposta alla voce “Gestione singoli eventi” e si procede come indicato alla
sezione “Creazione degli eventi per i cinema” o “Creazione di un nuovo evento”.
In questo caso, il sistema avrà già generato il codice relativo all’opera, che andrà scelto dal menu a tendina alla
voce “Codice”. In questo modo tutti i dati precedentemente inseriti nell’opera saranno qui automaticamente
riportati, e basterà semplicemente andare ad indicare la data e l’ora corrette della programmazione.
Le altre operazioni principali nella Gestione Eventi
Le altre operazioni, come già detto, non richiedono input da parte dell'utente e quindi sono sprovviste di
un'interfaccia specifica. Ecco come funzionano:
COPIA ABB.
Questo comando permette di copiare la gestione dei posti assegnati in abbonamento, nel caso, ad esempio, si
debba ricreare una nuova campagna abbonamenti in cui l’assegnazione dei posti acquistati debba rimanere la
stessa, oppure mantenere riservato un posto precedentemente venduto in abbonamento. Il sistema crea un
nuovo evento in cui ogni poltrona che nell’abbonamento che si copia era stata venduta, nel nuovo evento viene
impostata come prenotata.
ARCHIVIA / RIPRISTINA
Questo comando permette di nascondere o ripristinare uno spettacolo dalla gestione del botteghino on line. Uno
spettacolo viene detto archiviato quando non è più visibile nei vari elenchi di selezione e, quindi, non può essere
oggetto di prenotazioni o vendite. Gli spettacoli che non sono archiviati sono detti attivi. Le due opzioni
(Archivia e Ripristina) si escludono a vicenda per cui negli spettacoli attivi sarà visibile solo la prima, mentre in
quelli archiviati verrà visualizzata solo la seconda.
Per archiviare uno spettacolo attivo, cliccare sul comando Archivia.
Per ripristinare uno spettacolo archiviato, cliccare sul comando Ripristina.
ATTENZIONE: gli spettacoli archiviati sono invisibili anche nella sezione Gestione eventi. Per poterli
visualizzare il manager deve cliccare sull'opzione Mostra archiviati che si trova nella parte alta della pagina.
In questo modo gli spettacoli archiviati saranno visibili all'interno dell'elenco, ma i loro titoli saranno di colore
grigio e per potere operare su essi sarà necessario cliccare sul bottone “Ripristina”.
Per rendere di nuovo invisibili gli spettacoli archiviati, si deve cliccare sull'opzione Nascondi archiviati.
L’impostazione dei prezzi: il Listino
Per impostare i prezzi relativi ad un evento, basta cliccare la voce Listino relativa a questo.
Il listino serve principalmente ad identificare le tariffe (intero, vari tipi di ridotto ed omaggio).
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Per ogni tipo di locale, la gestione del listino graficamente è la medesima: troviamo le diverse postazioni che
può avere un teatro, vale a dire Platea o posto unico, Strapuntini, Galleria, Palchi, Loggione. Se il locale
possiede postazioni non numerate, nella gestione listino si finge si tratti di un locale con la platea. Andremo
quindi a compilare la prima colonna.
Non è obbligatorio compilare tutto il listino, ma solo le voci che si applicano per quell’evento.
I
settori
andranno
però
codificati
in
anticipo
tramite
precisa
comunicazione.
Nel caso abbiamo settore unico si
utilizza
la
colonna
‘Sett
A’.
Da notare che nell’inserimento del
prezzo in euro, il sistema inserisce
automaticamente
nelle
caselle
i
centesimi “,00” dopo che si esce dalla
pagina. Si può inserire il prezzo della
prevendita ove necessario, il quale può
essere differente da tariffa a tariffa per
lo stesso evento. Se non ci fosse non
dobbiamo
inserire
niente.
L’omaggio
non
è
inserito
nella
maschera dei listini perché il suo prezzo
è sempre pari a zero euro.
Naturalmente è presente anche la parte
relativa alla gestione del listino per i
prezzi degli abbonamenti a turno fisso,
anche questa divisa fra le varie tariffe
ed applicabile a tutti i diversi settori.
Una volta inseriti tutti i prezzi
necessari, si clicca su “Salva” e si torna
alla pagina principale.
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La Gestione degli Abbonamenti a turno fisso
Nella pagina principale della biglietteria, selezionando nel menu la voce “Abb. turno fisso”, entriamo nella
pagina che permette di impostare le caratteristiche di tutti gli abbonamenti possibili per ogni locale.
La gestione degli abbonamenti a turno fisso è abbastanza semplice e si basa sulle seguenti regole:
•
•
•
•
Ogni abbonamento avrà delle caratteristiche che lo differenziano dall'altro come il nome e il colore.
Gli abbonamenti non si associano alle poltrone, ma agli spettacoli. Tutte le poltrone possono essere
assegnate in abbonamento purché siano ancora libere e facciano parte di uno spettacolo abbonabile.
Ogni spettacolo può essere associato ad un solo abbonamento a turno fisso.
Gli abbonamenti a turno fisso devono essere definiti prima che i botteghini inizino ad emettere biglietti.
Ogni volta che si crea un abbonamento a turno fisso, è poi possibile associare un evento, anche già creato, a
quell’abbonamento andando a modificare l’evento stesso nella pagina di Gestione eventi entrando nell’apposita
scheda.
Una volta arrivati nella pagina degli abbonamenti a turno fisso, si deve specificare il teatro su cui si intende
operare tramite l'elenco a discesa. A questo punto apparirà l'elenco degli abbonamenti già creati e di fianco ad
esso saranno ben visibili i vari comandi di gestione.
Creazione di un abbonamento a turno fisso
La creazione di un abbonamento a
turno fisso è molto semplice:
basta selezionare la voce “Clicca
qui
per
creare
un
nuovo
abbonamento” e si aprirà la
scheda di abbonamento vuota da
compilare.
I dati da immettere sono il Titolo
e il Colore, da scegliere tramite
l’apposito menu a tendina.
Gli
altri
dati
saranno
automaticamente aggiornati ogni
volta che si assocerà un evento a
quell’abbonamento.
A questo punto basta cliccare il
pulsante “Salva” e l’abbonamento
sarà pronto.
13
Modifica di un abbonamento a turno fisso
Gli abbonamenti a turno fisso già creati possono essere modificati tramite il comando “Generali” di fianco ad
esso. A questo punto si aprirà la “Scheda di abbonamento a turno fisso”. Questa operazione sarà utile per tutti i
casi in cui si voglia modificare
titolo e colore dell’abbonamento.
Una volta apportate le modifiche,
si clicca su “Salva” per salvare
l’abbonamento
e
la
pagina
principale
di
gestione
sarà
aggiornata con le modifiche
appena apportate.
NOTA: la voce Numero di eventi
associati non è direttamente
modificabile da questa sezione,
ma è necessario spostarsi nella
pagina di gestione evento ed
associare
l’evento
all’abbonamento desiderato, che,
automaticamente, aggiornerà il
dato. E’ importante ricordarsi che
non si possono associare ad
abbonamenti degli eventi per i
quali sono già state effettuate delle operazioni fiscali, né aggiungere eventi ad abbonamenti per i quali sono
state effettuate operazioni fiscali.
LA FUNZIONE SPOSTA
Tramite la funzione “Sposta” a fianco di ogni abbonamento è possibile spostare gli eventi associati a quello
specifico abbonamento per associarli ad un altro a scelta fra quelli possibili per il locale selezionato.
Le uniche regole da seguire per effettuare questa operazione sono:
−
ci deve essere, nell’abbonamento di partenza, almeno un evento passato;
−
ci deve essere, nell’abbonamento di partenza, almeno un evento nel futuro.
14
La gestione degli Abbonamenti a turno libero
Nella pagina principale della biglietteria si clicca sulla voce “Abb. a turno libero” per potere gestire questa
tipologia di abbonamenti.
Tali abbonamenti permettono di gestire gli ingressi di eventi a cavallo di locali diversi.
Creazione e consultazione di abbonamenti a turno libero
Per la creazione e la consultazione come primo passo è necessario scegliere il gruppo di locali sui quali tale
abbonamento deve valere. Il gruppo di locali è preventivamente configurato da Gostec su richiesta del cliente.
Si clicca su “Clicca qui per creare un nuovo abbonamento” e si apre così una nuova scheda di gestione dello
stesso.
Bisogna, quindi, inserire un nome per
l’abbonamento che verrà stampato sul
cartaceo relativo. Nel nome suggeriamo di
inserire la tipologia di eventi che conterrà
e/o l’ordine di posti per quale avrà validità.
Tali ordini di posti devono poi essere scelti
successivamente nella stessa schermata,
secondo le proprie necessità.
Si deve inserire il numero di ingressi
consentiti dall’uso di questo tipo di
abbonamento, campo che influisce sul
calcolo del rateo, e la data di fine validità,
che NON può essere modificata dopo la
prima emissione fiscale.
Il numero di eventi associati è un campo
non compilabile manualmente, ma viene
calcolato ed aggiornato dal sistema mano a
mano
che
si
aggiungono
eventi
all’abbonamento. Infatti è sempre possibile
aggiungere e rimuovere eventi da questi
abbonamenti.
N.B. è molto importante ricordarsi di non rimuovere tutti gli eventi associati ad un abbonamento, ma lasciarne
sempre uno, che poi viene rimosso all’inserimento di un nuovo evento. Questo per impedire che l’utente possa
inserire eventi di tipologia differente fra loro, cosa che il sistema segnala con un errore.
Infatti tutti gli eventi da inserire in un abbonamento a turno libero sono vincolati dal dovere avere la stessa
aliquota iva e di appartenere alla stessa tipologia (o tutti di spettacolo o tutti di intrattenimento) onde evitare
errori nel calcolo del rateo.
E’ possibile copiare una configurazione già predisposta, scegliendola dalla voce “Copia listini e ordini di posto
da” e selezionando uno dei BASE possibili.
15
Gli abbonamenti BASE sono abbonamenti preesistenti creati da Gostec secondo le esigenze dell’organizzatore.
Per esempio possono essere utili per una configurazione speciale degli ordini di posto per cui vale, o con listini
precompilati.
Selezione degli eventi da aggiungere ad un abbonamento a turno libero
La selezione degli eventi da aggiungere ad un abbonamento a turno libero viene fatta dalla schermata di
gestione degli stessi, cliccando la voce “Eventi” nella riga relativa all’abbonamento di interesse.
La prima volta la schermata mostrerà
questo messaggio “Per ora non c'è nessun
evento associato a questo abbonamento.”.
Per inserire eventi si utilizza il menu in
basso, a partire dalla selezione del locale,
poi a seguire nel menu successivo si sceglie
un evento disponibile nel locale, poi si
conclude
cliccando
su
“METTI
IN
ABBONAMENTO”.
Da questa schermata è anche possibile
rimuovere
eventi
dall’abbonamento,
semplicemente cliccando la voce “Rimuovi”
relativa all’evento scelto.
E’ importante notare che, ogni volta che
l’utente, in fase di creazione degli eventi,
copia un evento già in questo abbonamento,
il sistema provvede in automatico ad inserirlo nell’abbonamento.
Le altre operazioni possibili: gestione del listino e rimozione di un
abbonamento a turno libero
Le altre operazioni possibili su questi abbonamenti riguardano l’impostazione del listino e la possibilità di
rimuovere gli abbonamenti.
Per impostare il listino si deve cliccare su “Listino” nella schermata di gestione degli abbonamenti a turno
libero, relativamente all’abbonamento scelto.
Nella nuova schermata basterà
inserire i vari prezzi tra le tariffe
disponibili
e
le
eventuali
prevendite aggiuntive. Le tariffe
disponibili sono slegate da quelle
che si trovano nei listini degli
eventi,
e
possono
quindi
riportare nomi diversi.
Notiamo che non ci sono le varie
suddivisioni fra settori ed ordini
di posto perché si sceglie prima
su quali far valere questo
abbonamento.
Una volta impostato tutto il
listino,
basta
cliccare
sul
pulsante “Salva”.
Il sistema, come accade anche
nel listino degli eventi, colora di
rosso le caselle che contengono
prezzi per i quali sono state effettuate operazioni fiscali, come mostrato in figura.
E’ possibile, infine, eliminare un abbonamento, ma solo se su questo non sono state effettuate operazioni
fiscali.
16
Operazioni sugli eventi:
Il menu operatore – locali a posti numerati
Attraverso questo menu è possibile accedere alle varie funzionalità previste per l’operatore in modo che possa
operare sugli eventi.
Legenda colori per lo stato dei posti:
−
ROSSO: posto venduto e stampato
−
VERDE: posto libero
−
GIALLO: posto prenotato
−
CELESTE: posto in vendita online
−
BLU: posto acquistato in vendita online ma non
ancora stampato
−
GRIGIO: posto non disponibile
−
BIANCO: posto riservato
17
Come fare per emettere un biglietto su posto libero
L’emissione di un biglietto su posto libero si effettua
tramite la voce “Emissione su posto libero”
selezionando dalla pagina principale l’evento di interesse.
Per effettuare l’operazione si seleziona dalla piantina il
posto per il quale emettere il biglietto; i suoi dati saranno
automaticamente immessi nella scheda. Se voglio posso
associare un’anagrafica al biglietto. ATTENZIONE: se si
cerca di emettere un biglietto su un posto prenotato il
sistema darà un messaggio di errore e non permetterà la
fine dell’operazione.
Automaticamente alla selezione del posto si inseriranno
anche i dati relativi al prezzo del biglietto presi dal listino
precedentemente compilato in fase di attivazione
dell’evento.
Possiamo qui scegliere anche il tipo di tariffa da associare
al biglietto, disponibile fra quelle per le quali è stato
impostato un prezzo nel listino; inoltre possiamo
scegliere da qui se applicare o no il costo di prevendita.
L’emissione del biglietto è conclusa cliccando sul tasto
“Vendi”.
Per un’emissione più veloce si può, senza scegliere dal
menu a tendina la tariffa, cliccare direttamente sopra il
tasto riportante il nome della tariffa di interesse, e
automaticamente il sistema emetterà il titolo di accesso
fiscale.
E’ possibile, da questa scheda, anche inserire una nota
che sarà scritta sul biglietto semplicemente scrivendo tale
nota nella parte “Nota su biglietto”.
18
Come fare per emettere un biglietto su posto prenotato
L’emissione di un biglietto su posto prenotato si effettua tramite la voce “Emissione su prenotazione”.
Per effettuare l’operazione si seleziona dalla piantina il posto PRENOTATO (di colore giallo) per il quale emettere
il biglietto; i suoi dati saranno automaticamente immessi nella scheda. ATTENZIONE: se si cerca di emettere un
biglietto su un posto libero il sistema
darà un messaggio di errore e non
permetterà la fine dell’operazione.
Automaticamente alla selezione del
posto si inseriranno anche i dati relativi
al prezzo del biglietto caricati dal listino
precedentemente compilato in fase di
attivazione dell’evento.
Possiamo qui scegliere anche il tipo di tariffa da
associare al biglietto, disponibile fra quelle per le quali è
stato impostato un prezzo nel listino; inoltre possiamo
scegliere da qui se applicare o no il costo della
prevendita.
E’ possibile, da questa scheda, anche inserire una nota
che sarà scritta sul biglietto semplicemente scrivendo
tale nota nella parte “Nota su biglietto”.
L’emissione del biglietto è conclusa cliccando sul tasto
“Vendi”.
Per un’emissione più veloce si può, senza scegliere dal
menu a tendina la tariffa, cliccare direttamente sopra il
tasto riportante il nome della tariffa di interesse, e
automaticamente il sistema emetterà il titolo di accesso
fiscale. Tali tasti si trovano nella parte bassa del menu.
La
schermata
di
“Emissione
in
blocco
su
prenotazione” permette di svolgere la stessa funzione
ma con la differenza che si possono selezionare più posti.
19
Come fare per emettere dei biglietti in blocco
Se vogliamo emettere nello stesso momento più biglietti
possiamo utilizzare la funzione “Emissione in blocco su
posti liberi”.
Ogni emissione in blocco prevede la scelta di più posti
facenti parte dello STESSO
SETTORE. Se, ad esempio,
andassimo a selezionare un
posto dal settore Platea e un
posto dal settore Loggione, il
sistema
farà
apparire
un
messaggio di errore. Vanno
selezionati i posti ancora liberi, di colore VERDE.
Mano a mano che si selezionano i posti, le loro
caratteristiche vengono immesse nella tabella di sinistra. Per
deselezionare un posto, scelto magari per errore, basta
cliccarci nuovamente sopra sulla piantina.
Ci sono due modalità per selezionare i posti:
−
cliccando su un posto alla volta sulla piantina.
−
puntando il mouse su una zona neutra della piantina
e trascinando il cursore fino a coprire la quantità di
posti desiderata con questa selezione (compare un
rettangolo verde che “conterrà” questa selezione.)
Posso scegliere a quanti biglietti applicare le diverse tariffe
disponibili coi tasti + e – di ogni tariffa disponibile e posso
decidere se mettere o no il costo di prevendita per questi
biglietti. La prevendita sarà necessariamente presente per
TUTTI i biglietti, non è consentito sceglierne solo alcuni.
Eventualmente possiamo mettere il segno di spunta nella
casella “Iva in fattura” se vogliamo emettere dei titoli con la
tariffa scelta ma con l’iva preassolta.
A fini statistici è anche possibile scegliere la modalità di
pagamento scelta dal cliente finale cliccando nell’opzione
relativa del menu “Modalità di pagamento”. Sarà poi
possibile verificare dal report degli “Incassi” i dettagli dei tipi
di
pagamento
scelti
per
ogni
evento.
Si tratta di un campo a scelta multipla, compilabile in sede
di vendita, e che appare solo quando sono previsti dei tipi di
pagamento associati al cliente.
Mano a mano che i biglietti vengono emessi, dopo aver
cliccato sul tasto “Vendi”, nella piantina questi passeranno
dal contorno rosso ad essere totalmente colorati in rosso.
Qualora abbia sbagliato a scegliere i biglietti, posso cliccare
sul pulsante “Azzera” per togliere tutte le scelte dal
riquadro.
Una volta terminata l’emissione, se è presente il menu
relativo alla modalità di pagamento, ed è stata scelta
“Contanti”, apparirà un pop-up dove si inserirà quanto
corrisposto dall’acquirente, dopodichè cliccando sul bottone OK il sistema mostrerà quanto sarà l’importo del
resto da dare all’acquirente.
Da questa funzione è possibile emettere titoli di accesso legati a particolari tessere, utilizzando il codice della
stessa scrivendolo nella etichetta relativa, o emettere biglietti-abbonamento legati ad abbonamenti a turno
libero. Si rimanda alle sezioni “come fare per emettere biglietti-abbonamento” e “come fare per
emettere titoli di accesso legati a tessere di convenzione” e “come fare per emettere titoli di
accesso legati a tessere prepagate”.
20
Stampa vendita online / Stampa differita
Attraverso questa funzione è possibile stampare i biglietti
venduti online attraverso il portale Liveticket.
Si può procedere in 3 modi:
−
stampa di un biglietto alla volta scegliendo il
posto sulla piantina (saranno colorati in blu) e
cliccando poi sul bottone “Stampa differita” alla
voce “Posto selezionato”;
−
stampa di tutti i biglietti venduti ad un preciso
cliente, in blocco, inserendo nello spazio “Codice
cliente LiveTicket” il codice cliente relativo e
cliccando sul bottone “Stampa differita”.
−
stampa di tutti i biglietti venduti facenti parte di
uno stesso ordine, in blocco, inserendo nello
spazio “Codice di acquisto LiveTicket” il codice di
ordine relativo e cliccando sul bottone “Stampa
differita”.
Dopo avere effettuato una qualsiasi fra le due operazioni
il posto relativo al biglietto stampato diventerà di colore
ROSSO.
N.B. ogni volta che si usa questa funzionalità
contestualmente il sistema provvede a convalidare il titolo
di accesso, per cui non è necessario passare alla funzione
di controllo accessi.
Come fare per emettere degli abbonamenti a turno fisso
Per emettere un biglietto di abbonamento a turno fisso, dalla pagina principale, si deve accedere ad uno
qualsiasi degli eventi presenti in quel preciso abbonamento.
Dopodiché si segue lo stesso procedimento descritto nelle sezioni
“Come fare per emettere un biglietto su posto libero” o “Come
fare per emettere dei biglietti in blocco” (oppure “Come fare per
prestampare su posto libero” o “Come fare per prestampare in
blocco su posti liberi” nel caso in cui anche i biglietti di
abbonamento debbano essere emessi in prestampa), con la sola
differenza che bisognerà mettere un segno di spunta nella casellina “E’
un abbonamento” presente nel lato del menu. Tale voce sarà presente
solamente all’interno di eventi che sono stati associati ad un
abbonamento.
Il sistema colorerà tutto lo sfondo del menu, in modo a colpo d’occhio
da far capire che stiamo lavorando ora su abbonamenti e non più su
titoli di accesso singoli.
Automaticamente il sistema caricherà il prezzo inserito nel listino nella
parte riguardante gli abbonamenti, e, una volta effettuata l’emissione,
il posto verrà colorato in rosso non solo nell’evento in cui ci troviamo,
ma anche in tutti gli altri che fanno parte dello stesso abbonamento.
21
Come fare per emettere degli abbonamenti a turno libero
Per l’emissione e la contestuale stampa di questi abbonamenti si deve entrare all’interno di uno qualsiasi degli
eventi che ne fanno parte, dalla pagina principale.
Una volta entrati si deve scegliere l’opzione “Emissione
add. a turno libero” dal menu operatore.
Se si vuole che l’abbonamento sia nominale, e che quindi
il nome del cliente che l’acquista compaia in fase di
stampa, si sceglie l’anagrafica dalla voce relativa
(creandola nuova se non esistente).
Dopodichè si sceglie il tipo di abbonamento da emettere,
ed in automatico il sistema inserirà i campi relativi
all’organizzatore (nel caso il gruppo di locali faccia capo
allo stesso, altrimenti se si tratta di locali associati ad
organizzatori diversi si dovrà scegliere l’organizzatore che
gestirà l’abbonamento) e il campo della tariffa,
posizionandolo su Intero. Ovviamente sarà possibile dal
menu scegliere una tariffa diversa, il cui prezzo viene in
automatico inserito nella casella sottostante.
Infine si deve inserire la quantità di abbonamenti da
emettere e poi cliccare il tasto “Vendi”.
A questo punto il sistema avrà effettuato l’emissione e la
stampa di un abbonamento.
N.B. non si deve selezionare alcun posto dalla piantina in
questa fase, in quanto, in presenza di locali configurati in
maniera diversa fra loro, sarebbe impossibile scegliere un
posto valido per tutti. Tale fase viene effettuate in seguito
con la stampa del biglietto-abbonamento.
Nell’abbonamento a turno libero vengono stampati i dati
fiscali dell’organizzatore, il codice dello stesso con il suo
progressivo interno utile per effettuare le procedure di annullamento, il nome, il numero degli ingressi per cui è
valido, la scadenza, la tariffa con relativo costo, i dati fiscali del titolo.
N.B. se l’utilizzatore è un account operatore, vedrà come organizzatore solamente quello/i associato/i al suo
account.
Come fare per emettere biglietti-abbonamento
Per emettere i biglietti-abbonamento si deve accedere alla funzione “Emissione in blocco
Questa operazione deve essere effettuata una volta emesso l’abbonamento a turno libero.
dovrà ogni volta presentarsi con quello per accedere agli eventi di suo interesse, e di cui può
appunto, al tipo di abbonamento acquistato. In queste fasi gli verrà emesso e stampato un
valido per quell’ingresso, chiamato “Biglietto-abbonamento”.
su posti liberi”.
Il cliente, infatti,
usufruire in base,
ulteriore biglietto
Nella schermata di emissione si deve inserire nell’etichetta con a lato le voci “Cod. tess. – Cod. abb.” il codice
dell’abbonamento completo così come compare in alto vicino alla scritta “codice” es. 0001H-2O/1.
Eventualmente, se provvisti di un lettore di codice a barre, si può utilizzarlo per sparare sul codice apposto
sull’abbonamento, oppure sulla tessera ad esso legata nel caso si disponga di essa e sia stata precedentemente
creata sul sistema.
Si deve scegliere i/il posti/o dalla piantina e poi cliccare o sul tasto “Invio” in alto per emettere e stampare il
biglietto-abbonamento. Non si deve cliccare il tasto “Vendi” perché in quel caso il sistema ignorerebbe il codice
immesso ed emetterebbe un normale biglietto intero.
Inoltre non si deve scegliere la tariffa perché in automatico il sistema emette il titolo secondo la tariffa scelta in
fase di emissione del relativo abbonamento a turno libero.
Tale biglietto riporterà, fra gli altri, i seguenti dati: i dati dell’organizzatore, il titolo dell’evento, la data e l’ora, il
posto selezionato, il nome dell’abbonamento relativo con il suo codice, il numero degli ingressi ancora residui.
Come fare per prestampare su posto libero
22
Se vogliamo effettuare una prestampa su posto libero, basterà spostarsi sulla maschera relativa alla funzione
“Prestampa su posto libero” dal Menu Operatore.
Per effettuare l’operazione si seleziona dalla piantina il posto per il quale emettere il biglietto; i suoi dati
saranno automaticamente immessi nella scheda.
ATTENZIONE: se si cerca di emettere un biglietto su un posto
prenotato il sistema emetterà un messaggio di errore e non
permetterà la fine dell’operazione.
Automaticamente, alla selezione del posto si inseriranno anche i
dati relativi al prezzo del biglietto presi dal listino
precedentemente compilato in fase di attivazione dell’evento.
Per scegliere la tariffa da applicare al biglietto si scorre il menu
a tendina “Tipo biglietto” dove sono presenti tutte le tariffe
impostate nel listino di quell’evento, comprese quelle per le
quali non è stato impostato il prezzo.
Inoltre possiamo scegliere da qui se applicare o no il costo di
prevendita.
Si sceglie poi, dal menu “Stampa per vendita presso terzi”, il
soggetto che verrà inserito sul biglietto alla voce “Emesso per la
vendita da parte di” come richiesto dalla normativa in caso di
prestampa.
Tale dato deve necessariamente essere comunicato prima a
Gostec che sarà l’unica a poterlo inserire nel sistema.
L’emissione del biglietto è conclusa cliccando sul tasto “Vendi”
ed il posto selezionato, nella piantina diventerà di colore
ROSSO.
Per un’emissione più veloce si può, senza scegliere dal menu a
tendina la tariffa, cliccare direttamente sopra il tasto riportante
il nome della tariffa di interesse, e automaticamente il sistema
emetterà il titolo di accesso fiscale. Tali tasti si trovano nella
parte bassa del menu.
E’ possibile, da questa scheda, anche inserire una nota che sarà
scritta sul biglietto semplicemente scrivendo tale nota nella
parte “Nota su biglietto”.
23
Come fare per prestampare in blocco su posti liberi
Se vogliamo emettere in prestampa nello stesso momento
più biglietti possiamo utilizzare la funzione “Prestampa
in blocco su posti liberi”.
Ogni prestampa in blocco prevede la scelta di posti facenti
parte dello STESSO SETTORE. Se, ad esempio, andassimo
a selezionare un posto dal settore Platea e un posto dal
settore Loggione, il sistema farà apparire un messaggio di
errore.
Mano a mano che si selezionano i posti, le loro descrizioni
(ordine di posto, numero, fila) vengono immesse nella
tabella di sinistra. Per deselezionare un posto, scelto
magari per errore, basta cliccarci nuovamente sopra.
Posso scegliere a quanti biglietti applicare le diverse
tariffe disponibili tramite i pulsanti + e – a fianco di ogni
tariffa e posso decidere se mettere o no il costo di
prevendita per questi biglietti. La prevendita sarà
necessariamente presente per TUTTI i biglietti, non è
consentito sceglierne solo alcuni.
Eventualmente possiamo mettere il segno di spunta nella
casella “Iva in fattura” se vogliamo emettere dei titoli con
la tariffa scelta ma con l’iva preassolta.
A fini statistici è anche possibile scegliere la modalità di
pagamento scelta dal cliente finale cliccando nell’opzione
relativa del menu “Modalità di pagamento”. Sarà poi
possibile verificare dal report degli “Incassi” i dettagli dei
tipi
di
pagamento
scelti
per
ogni
evento.
Si tratta di un campo a scelta multipla, compilabile in sede
di vendita, e che appare solo quando sono previsti dei tipi
di pagamento associati al cliente.
Si sceglie poi, dal menu “Stampa per vendita presso
terzi”, il soggetto che verrà inserito sul biglietto alla voce
“Emesso per la vendita da parte di” come richiesto dalla
normativa in caso di prestampa.
Qualora abbia sbagliato a scegliere i biglietti, posso
cliccare sul pulsante “Azzera” per togliere tutte le scelte
dal riquadro.
Mano a mano che i biglietti vengono emessi, dopo aver
cliccato sul tasto “Vendi”, nella piantina questi passeranno
dal contorno rosso ad essere totalmente colorati in rosso.
Una volta terminata l’emissione, se è presente il menu
relativo alla modalità di pagamento, ed è stata scelta
“Contanti”, apparirà un pop-up dove si inserirà quanto
corrisposto dall’acquirente, dopodichè cliccando sul
bottone OK il sistema mostrerà quanto sarà l’importo del
resto da dare all’acquirente.
24
Come fare per prenotare i posti
Una volta nella schermata riferita all’evento per il quale si vuole prenotare il posto in un locale provvisto di
piantina, si clicca nella voce “Prenotazione su posto libero”. A questo punto basterà selezionare il posto
direttamente cliccando sulle poltrone verdi presenti nella piantina. Ricordiamo che i posti in ROSSO sono posti
già emessi, i posti in GIALLO sono posti prenotati, mentre i VERDI sono quelli disponibili.
Automaticamente la descrizione del posto (settore, numero, fila) verrà visualizzata nell’etichetta laterale ed il
prezzo sarà inserito come copiato dal listino precedentemente impostato. Se si ha necessita di leggere meglio i
posti sulla piantina si può fare uno zoom semplicemente cliccando i tasti posti nella parte inferiore della
piantina.
Da qui si può poi associare un’anagrafica al posto da
prenotare.
L’anagrafica
può
essere
compilata
precedentemente o anche nello stesso istante in cui si fa
la prenotazione, tramite apposita scheda. Per le
anagrafiche già presenti è anche possibile la modifica.
Per concludere l’operazione basterà cliccare sul tasto
“Prenota” ed il posto risulterà di colore giallo in piantina.
NOTA: Se si cercasse di prenotare un posto che è già
stato prenotato, il sistema avviserà con un messaggio di
errore.
Prenotazione associata alla vendita
online
Da questa stessa schermata è possibile anche prenotare i
posti che devono essere lasciati “liberi” per la vendita
online dal sito Liveticket.
Per fare ciò si sceglie il posto sulla piantina, si clicca sulla
casella “Per vendita online” e si procede con la
prenotazione.
Tale posto diventerà di colore celeste. Naturalmente in
questo caso non si deve associare nessuna anagrafica alla
prenotazione.
Come fare per prenotare in blocco su posto libero
La funzione “Prenotazione in blocco” permette di
selezionare diversi posti che non siano necessariamente
consecutivi e prenotarli tutti in un’unica operazione per
una stessa anagrafica.
Ogni posto selezionato nella piantina sarà contornato di
ROSSO e l’ultimo posto selezionato avrà un cursore
azzurro sopra. E’ necessario, però, che i posti selezionati
in blocco facciano parte dello stesso settore. Se così non
fosse, il sistema emetterà un messaggio di errore.
Nella schermata riepilogativa di sinistra automaticamente
si aggiornerà il contatore dei posti selezionati e verranno
descritte
le
caratteristiche
dei
posti
prenotati.
Anche
in questo
caso
sarà
possibile
associare
un’anagrafica
ai
posti
prenotati.
Per deselezionare un posto basta cliccarci sopra ed
automaticamente scomparirà dalla lista ed il contatore
sottrarrà il numero di biglietti deselezionati. Altrimenti, se
il posto è stato prenotato, l’unico modo per deselezionarlo
è procedere con un annullamento.
Come fare per consultare lo stato dei
25
posti
Tramite la funzione “Consulta posto/modifica anagrafica” si potrà
sapere quale è lo stato di un posto (venduto, prenotato, libero) e:
•
se è stato venduto posso sapere a chi è stato venduto, quando,
con quale sigillo.
•
se è stato prenotato posso sapere da chi è stato prenotato.
Entrati nella scheda basterà selezionare il posto sulla piantina e
cliccare su “Consulta il posto”. Apparirà quindi una piccola finestra
contenente il nome ed il numero telefonico del cliente che ha
prenotato qualora il posto fosse nello stato “Prenotato”. Si potrà poi
cliccare sul nome del cliente per modificarne il titolare del posto.
Se il posto dovesse essere nello stato “Venduto” appariranno gli
estremi della vendita, comprensivi del nominativo del cliente che ha
acquistato il biglietto.
Se il posto dovesse essere nello stato “Libero” apparirà nella finestra
solamente la scritta “Posto libero e abbonabile”.
Come fare per consultare i posti prenotati, riservati o venduti associati
ad una certa anagrafica
Tramite il comando “Evidenziazione posti” situato nel
menu operatore è possibile ottenere la lista dei posti
prenotati, riservati o venduti associati ad un particolare
cliente gestito in anagrafica. L’operazione è molto
semplice:
−
si cerca e si seleziona gli anagrafici desiderata.
−
si clicca su “Evidenzia i posti prenotati”.
ed avremo il conteggio di tutti i posti prenotati da quel
cliente e nella piantina questi risulteranno contornati in
rosso.
Attraverso la stessa schermata è possibile anche
controllare:
−
i posti riservati
−
i posti venduti al botteghino
−
i posti venduti, assegnati o in vendita online.
−
tutti i posti facenti parte di abbonamenti.
−
tutti i posti liberi abbonabili
−
tutti i posti liberi non abbonabili
NOTA: un posto libero è NON abbonabile quando è già
stato emesso un biglietto per quel posto per lo stesso
evento ma di un’altra giornata. I posti liberi sono
abbonabili solo se, anche per tutti gli altri eventi, il posto è
libero.
Come fare per annullare un titolo
26
emesso
Per l’annullamento ci sono diverse possibili causali fra cui scegliere, come spiegato di seguito:
Nome causale
Nessuna
Da utilizzare quando
Si annullano operazioni non fiscali (prenotazioni)
Obblighi
Nessuno
Nome causale
Errata compilazione
Da utilizzare quando
Il biglietto è stato compilato con informazioni errate.
Obblighi
E' obbligatorio conservare il biglietto cartaceo
integro in ogni sua parte in quanto verrà esaminato
durante la prossima ispezione della SIAE.
Nome causale
Stampa non valida
Da utilizzare quando
Il biglietto non è stato stampato oppure risulta
rovinato, incompleto o illeggibile.
Obblighi
E' obbligatorio conservare il biglietto a prescindere
dalla sua integrità o leggibilità in quanto verrà
esaminato durante la prossima ispezione della SIAE.
L'assenza del biglietto sarà tollerata solo se la
stampante non ha prodotto alcun cartaceo.
Nome causale
Transazione non completata
Da utilizzare quando
L'operazione di emissione non è andata a buon fine
(il sistema si è bloccato).
Obblighi
E' obbligatorio conservare il biglietto a prescindere
dalla sua integrità o leggibilità in quanto verrà
esaminato durante la prossima ispezione della SIAE.
L'assenza del biglietto sarà tollerata solo se la stampante non ha prodotto alcun cartaceo.
Nome causale
Annullamento su richiesta del cliente
Da utilizzare quando
Il cliente ha chiesto l'annullamento del biglietto.
Obblighi
E' obbligatorio conservare il biglietto integro in ogni sua parte in quanto verrà esaminato durante la prossima
ispezione della SIAE.
Nome causale
Annullamento per motivi di servizio
Da utilizzare quando
Il biglietto è stato prestampato ma, al termine dell'evento, risulta invenduto.
oppure
Per motivi non riconducibili alle altre causali.
Obblighi
E' obbligatorio conservare il biglietto integro in ogni sua parte in quanto verrà esaminato durante la prossima
ispezione della SIAE.
Per effettuare la procedura di annullamento basta spostarsi nella schermata riferita alla procedura di
annullamento e cioè “Annullamento”, selezionare sulla piantina, uno alla volta, il posto di cui si vuole
annullare l’emissione e scegliere la corretta causale di annullamento. Dopodiché cliccare sul pulsante “Procedi
con l’annullamento”. Mano a mano che i titoli di accesso vengono annullati i relativi posti in piantina
ritorneranno
di
colore
VERDE
e
liberi
per
una
nuova
emissione
o
prenotazione.
Altrimenti si può anche procedere inserendo il progressivo fiscale stampato anche sul biglietto nella casellina
apposita, scegliere poi la causale di annullamento e cliccare sul bottone apposito.
E’
anche
possibile
effettuare
l’annullamento dalle “Funzioni di servizio”
che si trovano nella pagina principale
della biglietteria.
Si
deve
cliccare
alla
voce
“Annullamento titolo emesso” e
inserire il codice della carta ed il
progressivo fiscale del titolo da annullare,
come riportato sul cartaceo, o come si
27
può ritrovare dalle funzioni di servizio. Si sceglie la giusta causale di annullamento e si clicca poi sul pulsante
“Annulla”.
Da questa funzione è possibile annullare solo titoli di accesso relativi ad eventi che si trovano in quel preciso
locale. Ma è invece possibile annullare abbonamenti a turno libero di qualsiasi locale.
Come fare per annullare un biglietto prenotato ma non emesso
Per annullare un biglietto solo prenotato basta spostarsi nella schermata riferita alla procedura di annullamento
e selezionare sulla piantina, uno alla volta, il posto di cui si desidera cancellare la prenotazione e scegliere la
causale di annullamento Nessuna. Una volta terminata la procedura, automaticamente sulla piantina il posto
tornerà di colore VERDE e di nuovo prenotabile o vendibile.
Come consultare il numero di ingressi residui di un abbonamento a
turno libero
Nel menu operatore si deve cliccare
“Consultazione abb. a turno libero”.
sulla
voce
Nella nuova schermata si dovrà semplicemente inserire il
codice completo dell’abbonamento a turno libero che si
desidera consultare. Il sistema ne riporterà o meno
l’esistenza ed in caso affermativo riporterà poi la data di
scadenza dello stesso, il numero di ingressi rimasti e dirà
se è ancora utilizzabile o meno.
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Come fare per avere un report generale dei posti di un locale
Dal menu operatore si utilizza la funzione “Situaz. Posti” che in automatico aprirà una nuova finestra dove
comparirà una tabella con l’indicazione di tutti i posti presenti nel locale ed il loro stato attuale (se venduti, se
prenotati, se liberi e con gli estremi di ogni operazione effettuata es. data dell’emissione del titolo di accesso
relativo, sigillo del titolo di accesso).
Situazione Anagrafiche
Tale funzione serve per potere avere un report tabellare, diviso per cliente, coi dati di questi ultimi, dello stato
dei biglietti e abbonamenti venduti e/o prenotati.
Come fare per controllare i pagamenti
Ogni volta che si emette un biglietto, mano a mano che si scelgono i posti dalla piantina e si associano le
tariffe, il sistema calcola il costo totale di tutti i biglietti
che si andranno a vendere.
Questo piccolo report è visualizzato nella parte superiore
del menu di sinistra nella pagina specifica di ogni evento.
Per azzerare il conteggio basta cliccare il tasto “Pagato”
al termine del pagamento.
Il tasto “Resto” invece permette di far apparire un pop-up dove si inserirà quanto corrisposto dall’acquirente,
dopodichè cliccando sul bottone OK il sistema mostrerà quanto sarà l’importo del resto da dare a quest’ultimo.
C1 giornaliero rapido
Attraverso questa funzione è possibile generare il report C1 giornaliero dell’evento in cui si è entrati
direttamente con la data di riferimento pari alla data in cui si sta effettuando l’operazione di consultazione.
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Stampa biglietto di prova e Stampa abbonamento di prova
Entrambe le funzioni hanno come unico scopo quello di stampare un biglietto, o un abbonamento, di test,
assolutamente non fiscali, per provare il funzionamento della stampante e verificare se il tipo di dati inseriti nel
biglietto sono conformi alle necessità dell’evento per il quale si deve effettuare l’emissione.
Pannello di controllo della stampante
Per provare il funzionamento della stampante si può utilizzare la funzione “Pannello di controllo della
stampante” che riporta, in una nuova
finestra,
le
informazioni
tecniche
della
stampante, e permette di effettuare delle
stampe di prova tramite i bottoni “Test di
stampa posti numerati” e “Test di stampa
posto unico”.
Da questo pannello è anche possibile effettuare
il reset delle impostazioni della stampante
(“Resetta le impostazioni”) e inviare un
comando per effettuare la calibrazione della
stampante (“Avvia la calibrazione”).
Uno sguardo alla piantina
Sotto la piantina sono visualizzate una serie di icone:
Questi tasti servono per muoversi nelle varie posizioni della
piantina nel caso in cui questa fosse più grande rispetto allo
schermo, e quindi non si dovesse vedere per intero.
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Questi tasti servono, rispettivamente, per centrare la piantina nello schermo e per stampare la stessa tramite
una normale stampante cartacea.
Questi tasti servono per aumentare o diminuire la grandezza della piantina.
Questi tasti servono, rispettivamente, per pulire la piantina (es. togliere i contorni
rossi dalle poltrone) o effettuare un ricaricamento forzato dell’intera pagina.
Spostarsi fra gli eventi
E’ possibile, da dentro ogni evento, spostarsi in automatico, senza dovere ritornare alla pagina principale, agli
altri eventi configurati per ogni locale gestito dall’account.
Questa possibilità è data dal menu che si trova sulla destra nelle pagine di
gestione degli eventi.
In automatico il sistema mostrerà, sotto ogni locale, la lista degli eventi
nella stessa giornata dell’evento in cui si è acceduti.
Per passare da un evento all’altro basta cliccare sopra l’evento di
interesse. Se l’evento non è nella lista, si può cercarlo selezionando il
giorno di interesse nel menu a tendina “Elenco eventi previsti per il
giorno”.
Visualizzare la
piantina su un
monitor esterno
E’ possibile, all’interno di ogni
evento, visualizzare la piantina
continuamente aggiornata su un
monitor
esterno
debitamente
configurato e collegato al pc dove
viene utilizzato il sistema.
Per fare questo basta cliccare, dentro l’evento nella funzionalità “Emissione in blocco su posti liberi” o
“Prestampa in blocco su posti liberi”, nell’icona del monitor in nero. Si aprirà una nuova finestra con
visualizzata solo la piantina che basterà poi “trascinare” sul secondo monitor.
Allo stesso modo è anche possibile disattivare questa funzione cliccando sul monitor in grigio.
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Il menu manager
Le operazioni che si trovano in questo menu sono
accessibili unicamente da un account di tipo manager.
Disponibilità posti
Questa funzione permette di scegliere dei posti dalla
piantina da rendere o no disponibili per la vendita dal
botteghino, e che, quindi, nessun account potrà vendere.
Basta cliccare su un posto alla volta, scegliere tra le due
opzioni “Disponibile al botteghino” o “Non disponibile” e
cliccare sul tasto “Modifica”. Automaticamente nella
piantina il posto sarà colorato in grigio.
Un posto in grigio non può essere né venduto né
prenotato.
Per rendere disponibile un posto che si trova nello stato
“Non disponibile” basta cliccarci sopra e scegliere
l’opzione “Disponibile al botteghino”.
Assegnazione posti riservati
Questa funzione permette di riservare dei posti a delle
anagrafiche specifiche.
Semplicemente si sceglie un posto alla volta nella
piantina e si clicca sul pulsante “Assegna”.
Tale posto diventerà di colore BIANCO.
Si può vendere un biglietto su un posto prenotato
tramite la funzione “Emissione su prenotazione”.
Se si tenta di emetterlo attraverso la funzione
“Emissione su posto libero” il sistema darà un
messaggio di errore.
Come fare per Gestire le Anagrafiche
Nel menu manager andare alla funzione “Gestione anagrafiche”: è possibile da qui inserire una nuova voce
oppure modificare quelle esistenti. Per inserirne una nuova si clicca su “Crea nuova” e si compilano i campi di
interesse; per modificarne una si scrive il nome o una parte nell’etichetta e si cerca, poi si seleziona quella
risultante e si clicca sul tasto “Modifica selezionata” andando poi a modificare i campi di interesse con le nuove
informazioni.
32
Operazioni sugli eventi:
Il menu operatore – locali a posti non numerati
Attraverso questo menu è possibile accedere alle varie funzionalità previste per l’operatore in modo che possa
operare sugli eventi.
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Come fare per emettere su posto libero
Attraverso la funzione “Emissione su posto libero” si
possono emettere e stampare titoli di accesso per eventi
configurati in locali a posti non numerati.
Si deve scegliere la tariffa da applicare attraverso il menu
a tendina “Tipo biglietto”, si sceglie il settore (settore A
se non ci sono suddivisioni), il prezzo viene direttamente
caricato dal listino a seconda della tariffa selezionata e si
può scegliere se applicare o no il diritto di prevendita
precedentemente inserito nel listino, semplicemente
mettendo una spunta alla casella relativa.
Dopodiché si dovrà semplicemente inserire la quantità di
biglietti da stampare della tariffa scelta nella casella
“Biglietti da stampare” (il cursore sarà automaticamente
posizionato sul numero “0” nella casellina non appena si
entra nella schermata, in modo da potere semplicemente
battere la quantità desiderata da tastiera) e cliccare sul
pulsante “Vendi” per emettere i biglietti e stamparli.
Eventualmente, se si desidera dare una progressione
numerica precisa ai biglietti (numerazione che non sarà
fiscale), si toglierò la spunta alla casellina “Automatico” e
si inserirà a mano il numero iniziale della progressione
nella casella “Numero del prossimo biglietto”.
Se, invece, si desidera un’emissione ancora più veloce,
senza necessariamente andare a scegliere la tariffa dal
menu a tendina, basterà cliccare sui tasti di selezione
rapida inseriti in fondo. Saranno creati tasti per ogni
tariffa richiesta dal cliente.
Se si clicca direttamente sul tasto della tariffa, il sistema
emetterà e stamperà un solo biglietto, altrimenti si può
inserire una quantità diversa nella casellina di riferimento
e poi cliccare il bottone desiderato.
Fatto questo il sistema incrementerà automaticamente il contatore “Biglietti” posizionato a destra.
E’ possibile inserire una nota che verrà stampata sul biglietto scrivendola nello spazio “Nota su biglietto”.
Come fare per emettere su posto libero abbonamenti a turno fisso
Per emettere degli abbonamenti a turno fisso si utilizza l’opzione “Emissione su posto libero” oppure
“Emissione in serie su posti liberi” nel caso si desideri la stampa in blocco di più abbonamenti.
La procedura da seguire è la stessa descritta nelle sezioni di emissione ma l’unica accortezza in più da seguire è
quella di spuntare la casellina vicino alla scritta “E’ un abbonamento” e poi procedere come per un’emissione
normale. Il sistema provvederà ad incrementare il numero degli abbonamenti venduti, e tale modifica sarà
segnata all’interno dei contatori di ogni evento facente parte di quell’abbonamento.
NOTA BENE: tale casellina è presente solamente se l’evento è stato precedentemente associato ad un
abbonamento.
Come fare per emettere su posto libero abbonamenti a turno libero
34
Per l’emissione e la contestuale stampa di questi abbonamenti si deve entrare all’interno di uno qualsiasi degli
eventi che ne fanno parte, dalla pagina principale.
Da qui nel menu si deve cliccare su “Emissione abb. a
turno libero”
Se si vuole che l’abbonamento sia nominale, e che quindi
il nome del cliente che l’acquista compaia in fase di
stampa, si sceglie l’anagrafica dalla voce relativa
(creandola nuova se non esistente).
Dopodichè si sceglie il tipo di abbonamento da emettere,
ed in automatico il sistema inserirà i campi relativi
all’organizzatore (nel caso il gruppo di locali faccia capo
allo stesso, altrimenti se si tratta di locali associati ad
organizzatori diversi si dovrà scegliere l’organizzatore che
gestirà l’abbonamento) e il campo della tariffa,
posizionandolo su Intero. Ovviamente sarà possibile dal
menu scegliere una tariffa diversa, il cui prezzo viene in
automatico inserito nella casella sottostante.
Infine si deve inserire la quantità di abbonamenti da
emettere e poi cliccare il tasto “Vendi”.
A questo punto il sistema avrà effettuato l’emissione e la
stampa di un abbonamento.
Nell’abbonamento a turno libero vengono stampati i dati
fiscali dell’organizzatore, il codice dello stesso con il suo
progressivo interno utile per effettuare le procedure di
annullamento, il nome, il numero degli ingressi per cui è
valido, la scadenza, la tariffa con relativo costo, i dati
fiscali del titolo.
N.B. se l’utilizzatore è un account operatore, vedrà come organizzatore solamente quello/i associato/i al suo
account.
Come fare per emettere su posto libero dei biglietti-abbonamento
Per emettere i biglietti-abbonamento si deve accedere alla funzione “Emissione in serie su posti liberi”.
Questa operazione deve essere effettuata una volta emesso l’abbonamento a turno libero. Il cliente, infatti,
dovrà ogni volta presentarsi con quello per accedere agli eventi di suo interesse, e di cui può usufruire in base,
appunto, al tipo di abbonamento acquistato. In queste fasi gli verrà emesso e stampato un ulteriore biglietto
valido per quell’ingresso, chiamato “Biglietto-abbonamento”.
Nella schermata di emissione si deve inserire nella etichetta con a lato le voci “Cod. tessera – Cod. abbon.” il
codice dell’abbonamento completo così come compare in alto vicino alla scritta “codice” es. 0001H-2O/1.
Eventualmente, se provvisti di un lettore di codice a barre, si può utilizzarlo per sparare sul codice apposto
sull’abbonamento. Se si è provvisti di una tessera legata all’abbonamento precedentemente creata sul sistema,
si potrà anche sparare direttamente su di essa.
Poi si deve cliccare sul tasto “Invio” in alto per emettere e stampare il biglietto-abbonamento. Non si deve
cliccare il tasto “Vendi” perché in quel caso il sistema ignorerebbe il codice immesso ed emetterebbe un
normale biglietto intero.
Inoltre non si deve scegliere la tariffa perché in automatico il sistema emette il titolo secondo la tariffa scelta in
fase di emissione del relativo abbonamento a turno libero.
Tale biglietto riporterà, fra gli altri, i seguenti dati: i dati dell’organizzatore, il titolo dell’evento, la data e l’ora, il
settore, il nome dell’abbonamento relativo con il suo codice, il numero degli ingressi ancora residui.
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Come fare per emettere biglietti in serie su posti liberi
Attraverso la funzione “Emissione in serie su posti
liberi” del menu operatore è possibile emettere in serie
diversi biglietti o abbonamenti anche di tariffe diverse.
Basta inserire nelle caselline relative alle diverse tariffe, le
quantità che servono per ognuna, oppure aumentarle o
decrementarle con gli appositi bottoni + e -.
Eventualmente possiamo mettere il segno di spunta nella
casella “Iva in fattura” se vogliamo emettere dei titoli con
la tariffa scelta ma con l’iva preassolta.
Si sceglie il settore per il quale emetterli (se serve), si
decide se applicare la prevendita (se prevista) e se si deve
o meno emettere un abbonamento tramite la spunta sulla
casellina “E’ un abbonamento”.
A fini statistici è anche possibile scegliere la modalità di
pagamento scelta dal cliente finale cliccando nell’opzione
relativa del menu “Modalità di pagamento”. Sarà poi
possibile verificare dal report degli “Incassi” i dettagli dei
tipi
di
pagamento
scelti
per
ogni
evento.
Si tratta di un campo a scelta multipla, compilabile in sede
di vendita, e che appare solo quando sono previsti dei tipi
di pagamento associati al cliente.
Dopodichè basta cliccare sul tasto “Vendi” per procedere
all’emissione e contestuale stampa delle quantità richieste.
Prima dell’emissione, eventualmente, si può anche scrivere
una nota sul biglietto nello spazio apposito che verrà
apposta sul titolo di accesso in fase di stampa.
Una volta terminata l’emissione, se è presente il menu
relativo alla modalità di pagamento, ed è stata scelta
“Contanti”, apparirà un pop-up dove si inserirà quanto
corrisposto dall’acquirente, dopodichè cliccando sul bottone
OK il sistema mostrerà quanto sarà l’importo del resto da
dare all’acquirente.
Da questa funzione è possibile emettere titoli di accesso
legati a particolari tessere, utilizzando il codice della stessa
scrivendolo nella etichetta relativa, o emettere bigliettiabbonamento legati ad abbonamenti a turno libero. Si
rimanda alle sezioni “come fare per emettere su posto
libero dei biglietti-abbonamento” e “come fare per
emettere titoli di accesso legati a tessere di convenzione” e “come fare per emettere titoli di
accesso legati a tessere prepagate”.
Da questa stessa schermata è anche possibile emettere degli abbonamenti a turno fisso, nel caso in cui l’evento
stesso faccia parte di un abbonamento di questo tipo. Per potere procedere si rimanda alla sezione “Come fare
per emettere su posto libero abbonamenti a turno fisso”.
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Come fare per emettere titoli di accesso in prestampa
Attraverso la funzione “Prestampa su posto libero” è
possibile emettere dei titoli di accesso in prestampa.
Si deve scegliere la tariffa da applicare attraverso il menu
a tendina “Tipo biglietto”, si sceglie il settore (settore A se
non ci sono suddivisioni), il prezzo viene direttamente
caricato dal listino a seconda della tariffa selezionata e si
può scegliere se applicare o no il diritto di prevendita
precedentemente inserito nel listino, semplicemente
mettendo una spunta alla casella relativa.
Si sceglie poi, dal menu “Stampa per vendita presso terzi”,
il soggetto che verrà inserito sul biglietto alla voce
“Emesso per la vendita da parte di” come richiesto dalla
normativa in caso di prestampa.
Tale dato deve necessariamente essere comunicato prima
a Gostec che sarà l’unica a poterlo inserire nel sistema.
Dopodiché si dovrà semplicemente inserire la quantità di
biglietti da stampare della tariffa scelta nella casella
“Biglietti da stampare” (il cursore sarà automaticamente
posizionato sul numero “0” nella casellina non appena si
entra nella schermata, in modo da potere semplicemente
battere la quantità desiderata da tastiera) e cliccare sul
pulsante “Vendi” per emettere i biglietti e stamparli.
Eventualmente, se si desidera dare una progressione
numerica precisa ai biglietti (numerazione che non sarà
fiscale), si toglierò la spunta alla casellina “Automatico” e
si inserirà a mano il numero iniziale della progressione
nella casella “Numero del prossimo biglietto”.
Se, invece, si desidera un’emissione ancora più veloce,
senza necessariamente andare a scegliere la tariffa dal
menu a tendina, basterà cliccare sui tasti di selezione
rapida inseriti in fondo. Saranno creati tasti per ogni tariffa
richiesta dal cliente.
Se si clicca direttamente sul tasto della tariffa, il sistema emetterà e stamperà un solo biglietto, altrimenti si
può inserire una quantità diversa nella casellina di riferimento e poi cliccare il bottone desiderato.
Fatto questo il sistema incrementerà automaticamente il contatore “Biglietti” posizionato a destra.
E’ possibile inserire una nota che verrà stampata sul biglietto scrivendola nello spazio “Nota su biglietto”.
Prestampa su posto libero di abbonamenti a turno fisso
Da questa stessa schermata è possibile emettere in prestampa anche dei biglietti di abbonamento a turno fisso.
L’unica accortezza in più da seguire è quella di spuntare la casellina vicino alla scritta “E’ un abbonamento” e
poi procedere come per un’emissione normale. Il sistema provvederà ad incrementare il numero degli
abbonamenti venduti, e tale modifica sarà segnata all’interno dei contatori di ogni evento facente parte di
quell’abbonamento.
NOTA BENE: tale casellina è presente solamente se l’evento è stato precedentemente associato ad un
abbonamento.
Supporto per Touch Screen
Il sistema BOL 5.0 è utilizzabile anche attraverso pc che utilizzano monitor touch screen.
Ogni account dovrà essere configurato in modo che possa essere utilizzato in questa maniera. Se si utilizza,
quindi, un account così configurato, la schermata di emissione in blocco su posti liberi che sarà mostrata è la
seguente:
37
Questa schermata è anche quella a cui si accede direttamente dopo avere inserito i dati di accesso di un
account abilitato al touch screen. L’utente dovrà solamente selezionare il locale dal primo menu a tendina a
sinistra, e poi l’evento dal menu a fianco.
Sceglierà poi la tipologia della tariffa su cui emettere i titoli, il tipo di pagamento se è stata abilitata la relativa
funzionalità di registrazione della metodologia di pagamento, e la quantità di titoli da emettere. A quel punto
basterà cliccare sul tasto “Conferma” per avviare l’emissione fiscale.
Con il tasto “Indietro” si ritornerà alla schermata principale, dove poi si potranno gestire tutte le altre operazioni
possibili nel sistema, e si potrà scegliere se continuare ad emettere i titoli tramite la funzione touch screen
cliccando
la
voce
“Touch”
di
fianco
ad
ogni
evento.
38
Come fare per prenotare posti da vendere online
Per prenotare dei posti da vendere online per un evento su un locale non numerato, si deve utilizzare la
funzione “Prenotazione poltrone per vendita online”.
Tramite questa operazione si sceglie la quantità di posti
da mettere in vendita, spuntando l’opzione “Aggiungi
posti
da
vendere
online”;
si
tolgono
posti
precedentemente immessi con l’opzione “Rimuovi posti
dalla vendita online”.
Si sceglie il settore per il quale effettuare una delle due
operazioni, si inserisce la quantità di posti da aggiungere
o rimuovere, e si procede.
Automaticamente verrà aggiornato il contatore che si
trova a lato nella schermata, alla voce “Posti disponibili”
nel riquadro dedicato alla “Vendita online”.
E’ possibile, naturalmente, inserire in vendita online
anche dei biglietti di abbonamento. Per fare questo,
semplicemente basterà cliccare nella casellina “E’ un abbonamento” presente nel menu di impostazione vendita
online.
Tale casellina è presente solamente all’interno di eventi che sono stati assegnati in precedenza ad un
abbonamento.
Come fare per stampare dei titoli di accesso venduti online
Per stampare i titoli di accesso venduti online si utilizza la funzione “Stampa vendita online/stampa
differita”.
Alla voce “Biglietti da stampare” si inserisce la quantità
dei biglietti venduti da stampare, alla voce “Numero del
primo biglietto” si inserisce il numero progressivo interno
del primo biglietto da stampare, dopodiché si clicca sul
pulsante “Stampa differita”.
Naturalmente si possono stampare in una volta sola, con
questo
metodo,
solo
biglietti
con
numerazione
progressiva.
Altrimenti, se si volessero stampare i biglietti a partire
dall’identificativo di un cliente, si inserisce alla voce
“Codice cliente LiveTicket” il codice assegnato al cliente in
fase di attivazione sul sito Liveticket e si clicca sul
pulsante “Stampa differita”.
Altrimenti, se si volessero stampare i biglietti a partire dal
codice dell’ordine si inserisce alla voce “Codice di acquisto
LiveTicket” il codice assegnato all’ordine online e si clicca
sul pulsante “Stampa differita”.
Per risalire ai numeri progressivi dei biglietti, si può
cliccare sopra il contatore con l’etichetta “Venduti” e verrà
visualizzata una nuova finestra in cui apparirà la lista di
tutti i biglietti venduti online con i seguenti campi: sigillo
fiscale, numero della carta, progressivo fiscale, data e ora
di emissione, cliente acquirente, il settore, la tariffa, il
prezzo, il numero progressivo interno dato al biglietto.
Le stesse informazioni sono riportate anche nel contatore
“Stampati”, dove verranno mostrati biglietti venduti online
che sono stati stampati.
N.B. ogni volta che si usa questa funzionalità
contestualmente il sistema provvede a convalidare il titolo
di accesso, per cui non è necessario passare alla funzione
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di controllo accessi.
Consulta posto / Modifica anagrafica
Tramite questa funzione si potranno avere informazioni su un certo titolo di accesso che è stato venduto.
Entrati nella scheda basterà inserire il progressivo del
titolo di accesso in questione e cliccare su “Consulta il
posto”. Apparirà quindi una piccola finestra contenente il
nome ed il numero telefonico del cliente che ha effettuato
l’acquisto e si potrà poi cliccare sul nome del cliente per
modificarne il titolare del posto.
Appariranno anche gli estremi della vendita, come data e
ora di emissione e tutti i dati fiscali.
Qualora si inserisse un numero che in realtà non è stato
associato a nessun titolo di accesso, il sistema emetterà
una finestra con un messaggio di errore.
40
Come fare per annullare un titolo di accesso emesso
Per l’annullamento ci sono diverse possibili causali fra cui scegliere, come spiegato di seguito:
Nome causale
Nessuna
Da utilizzare quando
Si annullano operazioni non fiscali (prenotazioni)
Obblighi
Nessuno
Nome causale
Errata compilazione
Da utilizzare quando
Il biglietto è stato compilato con informazioni errate.
Obblighi
E' obbligatorio conservare il biglietto cartaceo integro
in ogni sua parte in quanto verrà esaminato durante la
prossima ispezione della SIAE.
Nome causale
Stampa non valida
Da utilizzare quando
Il biglietto non è stato stampato oppure risulta
rovinato, incompleto o illeggibile.
Obblighi
E' obbligatorio conservare il biglietto a prescindere
dalla sua integrità o leggibilità in quanto verrà
esaminato durante la prossima ispezione della SIAE.
L'assenza del biglietto sarà tollerata solo se la
stampante non ha prodotto alcun cartaceo.
Nome causale
Transazione non completata
Da utilizzare quando
L'operazione di emissione non è andata a buon fine (il
sistema si è bloccato).
Obblighi
E' obbligatorio conservare il biglietto a prescindere
dalla sua integrità o leggibilità in quanto verrà esaminato durante la prossima ispezione della SIAE. L'assenza
del biglietto sarà tollerata solo se la stampante non ha prodotto alcun cartaceo.
Nome causale
Annullamento su richiesta del cliente
Da utilizzare quando
Il cliente ha chiesto l'annullamento del biglietto.
Obblighi
E' obbligatorio conservare il biglietto integro in ogni sua parte in quanto verrà esaminato durante la prossima
ispezione della SIAE.
Per effettuare la procedura di annullamento si deve inserire il numero progressivo che il sistema da al biglietto e
stampa su di esso. Si inserisce il primo numero nella casella “Numero del primo biglietto” ed il numero
dell’ultimo biglietto nel caso siano in progressione numerica, nella casellina “Numero dell’ultimo biglietto” (se il
biglietto è solamente uno i due numeri coincideranno).
Il sistema inserirà in automatico la quantità di biglietti interessati dalla procedura nella casellina “Biglietti da
annullare”.
Dopodiché basta cliccare sul pulsante “Avvia la procedura”. Mano a mano che i titoli di accesso vengono
annullati il contatore al centro si decrementerà della quantità annullata.
Altrimenti si può anche procedere inserendo il progressivo fiscale stampato anche sul biglietto nella casellina
apposita, scegliere poi la causale di annullamento e cliccare sul bottone apposito.
E’
anche
possibile
effettuare
l’annullamento dalle “Funzioni di servizio”
che si trovano nella pagina principale
della biglietteria.
Si
deve
cliccare
alla
voce
“Annullamento titolo emesso” e
inserire il codice della carta ed il
progressivo fiscale del titolo da annullare,
come riportato sul cartaceo, o come si
può ritrovare dalle funzioni di servizio. Si
sceglie la giusta causale di annullamento
e si clicca poi sul pulsante “Annulla”.
Da questa funzione è possibile annullare solo titoli di accesso relativi ad eventi che si trovano in quel preciso
locale. Ma è invece possibile annullare abbonamenti a turno libero di qualsiasi locale.
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Come consultare il numero di ingressi residui di un abbonamento a
turno libero
Nel menu operatore si deve cliccare
“Consultazione abb. a turno libero”.
sulla
voce
Nella nuova schermata si dovrà semplicemente inserire il
codice completo dell’abbonamento a turno libero che si
desidera consultare. Il sistema ne riporterà o meno
l’esistenza ed in caso affermativo riporterà poi la data di
scadenza dello stesso, il numero di ingressi rimasti e dirà
se è ancora utilizzabile o meno.
Stampa biglietto di prova e Stampa abbonamento di prova
Entrambe le funzioni hanno come unico scopo quello di stampare un biglietto, o un abbonamento, di test,
assolutamente non fiscali, per provare il funzionamento della stampante e verificare se il tipo di dati inseriti nel
biglietto
sono
conformi
alle
necessità
dell’evento per il quale si deve effettuare
l’emissione.
Pannello di controllo della
stampante
Per provare il funzionamento della stampante
si può utilizzare la funzione “Pannello di
controllo della stampante” che riporta, in
una nuova finestra, le informazioni tecniche
della stampante, e permette di effettuare delle
stampe di prova tramite i bottoni “Test di
stampa posti numerati” e “Test di stampa
posto unico”.
Da questo pannello è anche possibile effettuare
il reset delle impostazioni della stampante
(“Resetta le impostazioni”) e inviare un
comando per effettuare la calibrazione della
stampante (“Avvia la calibrazione”).
42
La Gestione delle Tessere
Gestione tessere di abbonamento a turno libero: creazione, rinnovo,
ritiro, consultazione
Qualora l’organizzatore disponesse di tessere proprie non fiscali da rilasciare ai clienti, è possibile legarle ad
abbonamenti a turno libero, in modo che il cliente possa presentarsi al botteghino per accedere agli eventi
anche solo con tale tessera.
Per potere legare tessera ed abbonamento si entra nella gestione “Gestione tessere a turno libero” dal menu
in alto nella pagina principale.
Per prima cosa si deve inserire il gruppo di locali sui quali creare la tessera scegliendolo dall’apposito menu a
tendina in alto.
Poi in basso si inserisce il codice della tessera, se si vuole si sceglie un’anagrafica a cui legarla, poi si sceglie
l’abbonamento a turno libero fra quelli già esistenti per quel gruppo di locali, l’organizzatore e la tariffa.
Una volta cliccato su “Crea tessera” il sistema emette autonomamente l’abbonamento fiscale relativo e procede
anche alla contestuale stampa dello stesso.
A questo punto sarà possibile, dalla schermata di emissione del biglietto-abbonamento dentro un evento, sia
inserire il codice della tessera che quello dell’abbonamento per effettuare l’emissione.
Da questa stessa schermata posso anche effettuare delle operazioni di ricerca di tessere già esistenti,
inserendone il codice, o il numero o il cliente associato, oppure semplicemente facendole caricare tutte dal
sistema dopo avere scelto il gruppo di locali.
Nella lista delle tessere troviamo i seguenti dati:
- Codice, numero, cliente, Abbonamento a cui è legata, scadenza.
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Se si clicca sul codice, in basso verranno caricate tutte le operazioni registrate per quella tessera, con
l’indicazione dell’account che ha effettuato l’operazione, la data delle operazioni effettuate, il tipo, il sigillo della
relativa operazione fiscale.
E’ possibile RINNOVARE una tessera qualora ad esempio il cliente abbia raggiunto il numero massimo di
ingressi consentiti, in modo da fargli riutilizzare la stessa.
Per fare ciò basta cliccare sul tasto “Rinnova” nella riga della tessera in questione. Il sistema chiederà di:
- selezionare l’abbonamento a cui collegarla (può essere uno diverso dal precedente)
- selezionare l’organizzatore
- selezionare la tariffa
Una volta effettuate queste scelte e confermate, il sistema emetterà automaticamente anche l’abbonamento
relativo.
E’ possibile RITIRARE una tessera per non utilizzarla più. Per potere fare questo basta cliccare sulla scritta
“Ritira” nella riga relativa alla tessera in questione.
E’ anche possibile comunque RIPRISTINARE una tessera ritirata semplicemente cliccando sulla scritta “RIP”
nella riga relativa alla tessera stessa.
Come fare per emettere titoli di accesso tramite tessere di abbonamento a
turno libero
Per effettuare questa emissione si rimanda alle sezioni “Come fare per emettere biglietti-abbonamento” o
“Come fare per emettere su posto libero dei biglietti-abbonamento”.
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Gestione tessere di convenzione: creazione, ritiro, consultazione
E’ possibile creare nel sistema delle tessere di convenzione già utilizzate dall’organizzatore, che possono servire
nel caso in cui i clienti, alla presentazione della stessa al botteghino, debbano ricevere un biglietto legato ad
una particolare tariffa agevolata.
Per creare tali tessere registrandole sul sistema, si deve cliccare su “Gestione tessere di convenzione” nel
menu in alto della pagina principale.
Nella nuova schermata si deve scegliere il gruppo di locali relativo (precedentemente predisposto da Gostec nel
sistema sotto indicazione dell’organizzatore), e compilare i campi in basso:
- inserire il codice della tessera, il cliente possessore, la convenzione a cui legarla per l’emissione del biglietto
con la tariffa corretta, la scadenza.
Una volta cliccato il tasto “Crea tessera” si creerà una nuova riga nella tabella riepilogativa dove compariranno
gli estremi anche della nuova tessera, insieme a quelli delle tessere esistenti.
Cliccando sul codice di ogni tessera vengono caricate in basso tutte le operazioni effettuate relative ad essa. Tali
operazioni saranno: creazione, ritiro, ripristino, emissione ed annullamento del titolo di accesso con relativo
sigillo fiscale per la consultazione dei dati relativi.
E’ possibile RITIRARE una tessera di convenzione qualora questa non debba più essere usata. E’ bene
ricordarsi che, una volta ritirata, la tessera non potrà essere usata, a meno che non la si ripristini, cliccando
sulla scritta RIP nella riga relativa.
E’ possibile anche CERCARE una determinata tessera, se si conosce il codice, semplicemente inserendolo in
alto nella casella “ricerca codice”. Oppure è possibile cercare tutte le tessere legate ad una certa anagrafica
inserendo il nome nel campo “ricerca cliente”. Cliccando poi su “Ricerca/aggiorna” il sistema caricherà il
risultato della ricerca nella tabella riepilogativa sottostante.
Come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere di convenzione
Per effettuare questa operazione basta entrare nella funzione “Emissione in blocco su posti liberi” o
“Emissione in serie su posti liberi”. Si inserisce il codice della tessera nel campo “Cod. tessera – Cod.
abbon.” oppure, se si dispone di lettore di barcode, leggere con quello il codice a barre sulla tessera, scegliere il
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posto (o i posti) nella piantina oppure inserire la quantità di biglietti se si tratta di un locale a posto non
numerato e cliccare su “Invio” in alto.
N.B. se si clicca su “Vendi” il sistema ignorerà l’immissione del codice ed emetterà in automatico titoli di
accesso della tariffa intero, e non della convenzione legata alla tessera.
I titoli di accesso emessi in questo modo sono normali titoli di accesso il cui riepilogo si trova nel c1 giornaliero
e mensile.
Gestione delle tessere prepagate: creazione, ricarica, storno, ritiro,
consultazione
E’ possibile creare nel sistema delle tessere prepagate già in possesso dell’organizzatore, che vengono
precedentemente acquistate da un cliente.
Per potere emettere titoli di accesso legati a queste tessere in modo da avere anche una correlazione tra il
credito mano a mano utilizzato e gli ingressi effettuati, è necessario caricare le tessere nel sistema. Questa cosa
è possibile cliccando dalla pagina principale alla voce “Gestione tessere prepagate”.
Si deve prima di tutto scegliere un gruppo di locali tra quelli proposti nel primo menu a tendina.
Automaticamente saranno caricate tutte le tessere presenti nel sistema.
Per CREARE una nuova tessera si devono inserire:
- il codice della tessera (il codice completo viene stampato sempre come codice a barre e viene utilizzato per far
riconoscere la tessera al sistema), il numero che è la parte che viene stampata in chiaro sulla tessera e serve a
controllare a colpo d’occhio le tessere plastificate l’anagrafica del cliente che l’acquista, la convenzione a cui
legarla per la successiva emissione dei titoli di accesso, il credito con cui caricare la tessera.
Su ogni tessera è possibile effettuare le seguenti operazioni:
- RICARICARE la tessera: si clicca su RIC e si inserisce l’importo della ricarica. In automatico il credito si
aggiornerà aggiungendo la quota appena inserita;
- STORNARE l’ultima ricarica: si clicca su STO ma si può fare solo se non ci sono state operazioni successive;
- RITIRARE una tessera: si clicca su RIT e da quel momento in poi la tessera non potrà più essere utilizzata;
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- RIPRISTINARE una tessera: si clicca su RIP e si potrà così riattivare una tessera ritirata;
- CAMBIARE UNA CONVENZIONE: cliccando su CAC è possibile passare ad un’altra convenzione ritirando la
tessera attuale e creandone una nuova. Il credito residuò verrà trasferito sulla nuova tessera.
Cliccando sul codice di ogni tessera, vengono caricate in basso tutte le operazioni effettuate relative ad essa.
Tali operazioni saranno: creazione, ricarica, storno, ritiro, ripristino, emissione ed annullamento del titolo di
accesso con relativo sigillo fiscale per la consultazione dei dati relativi.
E’ possibile ritirare una tessera di convenzione qualora questa non debba più essere usata. E’ bene ricordarsi
che, una volta ritirata, la tessera non potrà essere usata, a meno che non la si ripristini, cliccando sulla scritta
RIP nella riga relativa.
E’ possibile anche cercare una determinata tessera, se si conosce il codice, semplicemente inserendolo in alto
nella casella “ricerca codice”. Oppure è possibile cercare tutte le tessere legate ad una certa anagrafica
inserendo il nome nel campo “ricerca cliente”. Cliccando poi su “Ricerca/aggiorna” il sistema caricherà il
risultato della ricerca nella tabella riepilogativa sottostante.
Mano a mano che la tessera viene utilizzata il credito della stessa nella pagina di consultazione è continuamente
aggiornato in tempo reale.
Come fare per emettere titoli di accesso legati a tessere prepagate
Per effettuare questa operazione basta entrare nella funzione “Emissione in blocco su posti liberi” o
“Emissione in serie su posti liberi”. Si inserisce il codice della tessera nel campo “Cod. tessera – Cod.
abbon.” oppure, se si dispone di lettore di barcode, leggere con quello il codice a barre sulla tessera, scegliere il
posto (o i posti) nella piantina oppure inserire la quantità di biglietti se si tratta di un locale a posto non
numerato e cliccare su “Invio” in alto.
N.B. se si clicca su “Vendi” il sistema ignorerà l’immissione del codice ed emetterà in automatico titoli di
accesso della tariffa intero, e non della convenzione legata alla tessera.
I titoli di accesso emessi in questo modo sono normali titoli di accesso il cui riepilogo si trova nel c1 giornaliero
e mensile.
Se si tenta di procedere all’emissione di un titolo di accesso con una tessera il cui credito è arrivato a 0,00 o
non è sufficiente, il sistema, al momento dell’invio della richiesta di emissione, emetterà un messaggio di errore
relativo al problema.
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Le Funzioni di servizio
Tale schermata permette di effettuare operazioni di consultazione dei dati relativi ai titoli di accesso emessi per
ogni evento svoltosi in quel particolare locale e dei riepiloghi giornalieri e mensili.
Ricerca titolo emesso
La schermata permette di ricercare un titolo di accesso emesso inserendone i dati fiscali, che sono:
- codice della carta, numero progressivo del titolo, sigillo fiscale.
Inserendo questi dati il sistema mostrerà il riepilogo delle caratteristiche del titolo ricercato: dati dell’evento,
tariffa e prezzo, data di emissione, dettagli sul posto emesso e i vari dati fiscali.
Annullamento titolo emesso
La funzione permette di effettuare la procedura di annullamento anche dalle funzioni di servizio. Si deve cliccare
inserire il codice della carta ed il progressivo fiscale del titolo da annullare, come riportato sul cartaceo, o come
si può ritrovare dalle funzioni di servizio. Si sceglie la giusta causale di annullamento e si clicca poi sul pulsante
“Annulla”.
Da questa funzione è possibile annullare solo titoli di accesso relativi ad eventi che si trovano in quel preciso
locale. Ma è invece possibile annullare abbonamenti a turno libero di qualsiasi locale.
Elenco titoli emessi e annullati per data
Inserendo la data in cui sono state effettuate delle emissioni posso scegliere fra diversi tipi di report:
-
elenco di tutti i titoli emessi ed annullati, e dei relativi annullamenti effettuati nella data
specificata;
-
elenco di tutti i titoli emessi nella data specificata e mai annullati;
-
elenco di tutti i titoli annullati emessi nella data specificata;
-
elenco di tutti gli annullamenti effettuati nella data specificata.
Si può anche scegliere se includere nella ricerca tutte le varie operazioni dell’organizzatore, in modo così da
avere nel report anche l’elenco degli abbonamenti a turno libero emessi e annullati, tramite la spunta sulla
casellina apposita.
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Il sistema emetterà un report tabellare in cui sono indicati i dati fiscali di ogni titolo rispecchiante i criteri di
ricerca. Si può cliccare sul sigillo fiscale in modo che si apra una nuova scheda contenente i dati riepilogativi
delle operazioni di emissione e di annullamento relative a quel titolo.
Elenco titoli emessi e annullati per evento
Si sceglie l’evento per il quale sono state effettuate delle emissioni e il tipo di report che si desidera controllare:
-
elenco di tutti i titoli emessi ed annullati, e dei relativi annullamenti effettuati nella data
specificata;
-
elenco di tutti i titoli emessi nella data specificata e mai annullati;
-
elenco di tutti i titoli annullati emessi nella data specificata;
-
elenco di tutti gli annullamenti effettuati nella data specificata.
Il sistema emetterà un report tabellare in cui sono indicati i dati fiscali di ogni titolo rispecchiante i criteri di
ricerca. Si può cliccare sul sigillo fiscale in modo che si apra una nuova scheda contenente i dati riepilogativi
delle operazioni di emissione e di annullamento relative a quel titolo.
Elenco titoli emessi e annullati per evento e data
Si sceglie l’evento di riferimento e la data nella quale sono state effettuate operazioni fiscali su quello specifico
evento, e il tipo di report che si desidera controllare:
-
elenco di tutti i titoli emessi ed annullati, e dei relativi annullamenti effettuati nella data
specificata;
-
elenco di tutti i titoli emessi nella data specificata e mai annullati;
-
elenco di tutti i titoli annullati emessi nella data specificata;
-
elenco di tutti gli annullamenti effettuati nella data specificata.
Il sistema emetterà un report tabellare in cui sono indicati i dati fiscali di ogni titolo rispecchiante i criteri di
ricerca. Si può cliccare sul sigillo fiscale in modo che si apra una nuova scheda contenente i dati riepilogativi
delle operazioni di emissione e di annullamento relative a quel titolo.
Modello C1 giornaliero
Attraverso questa funzione è possibile emettere il report C1 giornaliero. Per poterlo visualizzare si deve
scegliere l’evento di riferimento nel primo menu a tendina contenente la lista degli eventi del locale ed inserire
la data nella quale sono state effettuate operazioni fiscali, sia che si tratti di emissioni che di annullamenti, nella
casella “Data di riferimento”.
Dopodiché si clicca sul pulsante “Consulta riepilogo”.
Il sistema emetterà, quindi, una tabella in cui sono riportate tutte le informazioni per il C1, come previsto dalla
normativa.
Tale C1 può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di
stampa del proprio browser.
Si può anche emettere un report unico per tutti gli eventi svoltisi nella data di riferimento inserita, lasciando nel
primo menu la selezione “Tutti gli eventi del giorno”.
Modello C1 mensile
Attraverso questa funzione è possibile emettere un report C1 mensile o riferito all’evento scelto per il mese
specificato, o riepilogativo di tutti gli eventi svoltisi nel mese specificato.
Per poterlo visualizzare si deve scegliere l’evento di riferimento (oppure lasciare la voce di default), il mese in
cui si è svolto l’evento e l’anno.
Il sistema emetterà, quindi, una tabella in cui sono riportate tutte le informazioni per il C1, come previsto dalla
normativa.
Tale C1 può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di
stampa del proprio browser.
Si può anche emettere un report unico per tutti gli eventi svoltisi lo stesso mese ed anno, lasciando nel primo
menu la selezione “Tutti gli eventi”.
Modello per il calcolo dell’IVA sui biglietti omaggio
Attraverso questa funzione è possibile emettere un report relativo ad uno specifico evento, che riporta l’IVA da
versare per i titoli di accesso omaggio emessi eccedenti la base di calcolo specificata in fase di attivazione.
Se tale calcolo è integrato nel report C1 mensile, allora il sistema emetterà un avvertimento all’interno di
questo report indicando che, appunto, il calcolo risulta già nel report mensile.
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Modello C2 giornaliero
Attraverso questa funzione è possibile emettere il report C2 giornaliero relativo agli abbonamenti emessi e/o
annullati nella data che si specificherà.
Si può anche scegliere se includere nella ricerca tutte le varie operazioni dell’organizzatore, in modo così da
avere nel report anche i dettagli sugli abbonamenti a turno libero emessi e annullati, tramite la spunta sulla
casellina apposita.
Per poterlo visualizzare si deve scegliere, appunto, la data in cui sono state fatte operazioni fiscali su
abbonamenti e cliccare sul bottone “Consulta riepilogo”.
Il sistema emetterà, quindi, una tabella in cui sono riportate tutte le informazioni per il C2, come previsto dalla
normativa.
Tale C2 può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di
stampa del proprio browser.
Modello C2 mensile
Attraverso questa funzione è possibile emettere un report C2 mensile relativo agli abbonamenti emessi o
annullati nel mese di riferimento.
Si può anche scegliere se includere nella ricerca tutte le varie operazioni dell’organizzatore, in modo così da
avere nel report anche i dettagli sugli abbonamenti a turno libero emessi e annullati, tramite la spunta sulla
casellina apposita.
Per poterlo visualizzare si deve scegliere il mese in cui si sono svolti gli eventi in abbonamento e l’anno.
Il sistema emetterà, quindi, una tabella in cui sono riportate tutte le informazioni per il C2 mensile, come
previsto dalla normativa.
Tale C2 può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di
stampa del proprio browser.
Modello 1DA per il calcolo dei diritti d’autore
Attraverso questa funzione è possibile emettere il modello 1DA per il calcolo dei diritti d’autore.
Si deve, innanzitutto, scegliere l’opera sulla quale emettere il report e la data in cui si sono svolti eventi riferiti
a quella stessa opera.
A scelta si può o no barrare l’opzione perché venga calcolata anche la quota di assicurazione locale.
Dopodiché si clicca sul bottone per generare il riepilogo.
Tale 1DA può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di
stampa del proprio browser.
Modello 2DA per il calcolo dei diritti d’autore
Attraverso questa funzione è possibile emettere il modello 1DA per il calcolo dei diritti d’autore.
Si sceglie l’evento singolo per il quale generare il riepilogo di interesse e si clicca sul bottone apposito.
Tale 2DA può essere poi stampato tramite una qualsiasi stampante attaccata al pc dalle normali funzioni di
stampa del proprio browser.
Stampa modello associato all’account – posti numerati
Stampa modello associato all’account – posti non numerati
Entrambe le funzioni servono per effettuare delle prove di stampa verificando i modelli di biglietti che sono stati
creati ed associati al particolare account che viene utilizzato.
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Pubblicare eventi sul sito Liveticket per la vendita
online
Per pubblicare un film/opera sul sito Liveticket, ci si sposta nella pagina “Opere” raggiungibile dal menu in alto
nella pagina principale.
Si seleziona poi il pulsante “Pubblica” relativo all’opera da pubblicare.
Il sistema aprirà una piccola finestra, in cui indicherà se l’opera è già stata o no pubblicata ed il tipo di vendita
dei posti da utilizzare:
attiva la vendita online: se si desidera
inserire l’evento su Liveticket per la vendita
online dei biglietti o solo come pagina
informativa
applica il diritto di prevendita: se applicare
o no il diritto di prevendita, come inserito
nei listini.
Vendita solo nel giorno dell’evento:
permette di scegliere se la vendita deve
essere
disponibile
solo
nel
giorno
dell'evento, cioè se gli eventi devono essere
vendibili solo nella data in cui si svolgono.
Mantieni separati gli eventi: permette di
avere tutti gli eventi che fanno parte di una
stessa opera come eventi separati e distinti
nelle pagine di Liveticket per la vendita
online. Se non si mette la spunta il sistema
creerà l’opera una sola volta nel portale e accedendo al suo interno sarà poi possibile scegliere fra tutti
gli eventi disponibili. Consente di esportare gli eventi di un'opera come se fossero slegati tra loro. Se
l'opzione viene attivata, gli eventi appaiono sempre in box separati e per selezionarli non è necessario
passare dalla pagina dell'opera.
Pubblica/ritira i dati dell’abbonamento: Consente di decidere se gli eventi esportati debbano contenere i
link agli altri eventi in abbonamento con loro.
Una volta selezionate le opzioni, si clicca su “Pubblica”: il sistema indicherà attraverso un nuovo messaggio che
l’opera è stata pubblicata e sarà visualizzata all’interno del sito Liveticket.
Se si volesse aggiornare la pubblicazione dell’opera perché, ad esempio, sono stati inseriti nuovi posti da
vendere online, o sono state immesse modifiche nella scheda dei dettagli, basterà cliccare ancora su
“Pubblica”. Il sistema avvertirà che l’opera è già stata pubblicata e sarà possibile aggiornarla.
Se, invece, si desidera togliere l’opera dal sito Liveticket, basterà cliccare sul pulsante “Ritira”.
La voce “Foto” permette di vedere un’anteprima di come la foto sarà visualizzata sul sito e da dove poterla
andare a caricare.
La voce “Archivia” serve per archiviare un’opera quando non più utilizzata per toglierla dalla visualizzazione.
La voce “Copia” permette di creare una nuova opera copiandone una esistente.
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La Pagina Principale: le funzioni di consultazione
Pagina principale: Locali e organizzatori
Questa sezione serve solo a consultare i dati generali relativi alle sale disponibili per le rappresentazioni.
La pagina presenta l'elenco di tutti i locali accessibili da quel preciso account con l’indicazione dell’organizzatore
associato ad ogni locale.
Cliccando su una voce dell'elenco si apre la scheda specifica con i dati non modificabili per ogni locale, tra cui il
codice biglietteria assegnato al locale, i dati fiscali dell’organizzatore e i dati fiscali del titolare del sistema.
Le informazioni visualizzate possono essere modificate solo dal provider Gostec su richiesta dell'organizzatore.
Pagina principale: Smart Card
Questa sezione serve solo a consultare i dati relativi alla smart card associata al sistema di biglietteria, utile
nell’eventualità, ad esempio, di un controllo da parte di qualche referente SIAE presso un botteghino.
Pagina principale: Account
Attraverso questa sezione è possibile scegliere la stampante sulla quale effettuare le emissioni dei titoli di
accesso da parte di questo preciso account. La stampante si sceglie dal menu alla voce “Modello stampante”.
Per provare il funzionamento della stampante si può cliccare sul bottone “Pannello di controllo” che riporta, in
una nuova finestra, le informazioni tecniche della stampante, e permette di effettuare delle stampe di prova
tramite i bottoni “Test di stampa posti numerati” e “Test di stampa posto unico”.
Porta di stampa: attraverso questa voce si inserisce il percorso di rete per l’identificazione del pc utilizzato al
botteghino. Tale percorso si inserisce una sola volta alla prima configurazione dell’account utilizzato per la
stampa, e deve essere modificato solamente se si cambia il pc o si modificano il nome del pc o della stampante.
Modello biglietto: se all’account è stata data la possibilità, in fase di configurazione dei dati nel sistema di
biglietteria, di potere utilizzare diversi modelli di biglietti a seconda delle esigenze, da questo menu a tendina si
può scegliere il modello di biglietto da utilizzare. Qualora il modello fosse unico, allora nel menu a tendina non
comparirà nulla e il nome del modello di default sarà semplicemente visualizzato.
Trasferimento dati: questa voce permette la scelta fra due tipi di trasferimento dei dati che sono “Tradizionale”
e “Smart”. Il sistema consigliato, perché migliore nelle prestazioni, è il sistema “Smart”.
Stampa in serie e Max Op. in serie: l’indicazione “Sì” o “No” viene inserita direttamente da Gostec in fase di
attivazione dell’account, e indica la possibilità o meno dell’account di potere effettuare operazioni di emissione
in serie. La seconda voce indica quante operazioni in serie, al massimo, l’account può effettuare.
Pagina principale: eventi su monitor esterno
E’ possibile, ad esempio per un multisala che ne fa richiesta, fare in modo che venga visualizzata su un secondo
monitor una schermata riepilogativa dei posti liberi in ogni sala riguardo i primi eventi disponibili.
Per fare ciò basta cliccare nel menu in alto
della pagina principale alla voce “Eventi su
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monitor esterno” e verrà visualizzata una schermata su una nuova finestra del browser che chiederà che tipo di
prospetto visualizzare tra:
- Nessun conteggio dei posti liberi
- Conteggio approssimato dei posti liberi
- Conteggio dettagliato dei posti liberi
La gestione degli incassi
Dalla pagina principale si seleziona la voce “Incassi” per potere visualizzare dei report sulle vendite effettuate
al botteghino in un certo lasso temporale, che riporti tutte le emissioni, gli annullamenti, gli incassi, divisi per
evento, per titolo, per operatore, per tariffa, per pagamento, ecc...
E’ possibile filtrare per locale, scegliere il periodo di interesse, scegliere se includere le operazioni effettuate dai
vari punti vendita Liveticket Point, scegliere se visualizzare anche le operazioni con iva preassolta, le operazioni
con tessere prepagate e poi procedere ad impostare i vari filtri.
Attraverso tale report è possibile verificare anche la quantità di emissioni effettuate in vendita online ed il
relativo incasso.
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Una volta scelto il tipo di riepilogo, è possibile poi stamparlo su una normale stampante cartacea attraverso il
bottone “Stampa”.
Calcolo delle commissioni per la vendita online e da punto vendita: le
Competenze
Tramite questo report è possibile verificare l’incasso delle vendite effettuate sia dai vari punti vendita sia dalle
vendite online, vedere quanti biglietti sono stati emessi ed annullati attraverso queste due tipologie di vendita,
le commissioni trattenute sia da Gostec che dai Punti Vendita e l’ammontare definitivo da versare al cliente.
Si scegli, quindi, il tipo di report come visualizzato in figura, poi l’anno e la settimana di interesse o il mese.
Dopo aver scelto il filtro, apparirà un report diviso in varie righe, una per ogni giornata in cui sono state
registrate delle emissioni o degli annullamenti da parte dell’account. Le colonne presenti sono:
-
Data: la data in cui sono state effettuate operazioni
-
Em. : il totale delle emissioni in quella precisa data
-
An. : il totale degli annullamenti effettuati in quella precisa data
-
Vend. : il totale dei biglietti effettivamente venduti nella precisa data
-
Incasso: il totale incassato in quella precisa data
-
Comm. Gostec : il totale delle commissioni dovute a Gostec
-
Netto: il totale da versare al netto delle commissioni, riferito alle vendite di quella precisa data
-
Da versare: il totale da versare al netto delle commissioni, comprensivo anche dei versamenti
precedenti se non ancora effettuati
-
Versato: il totale versato dal punto vendita o da Gostec nel caso di report sulle vendite online.
Tale voce può essere registrata unicamente dal manager globale di Gostec.
Per ogni versamento effettuato chiuso dall’account admin, il relativo importo alla voce “Da versare” viene
azzerato, mentre andrà a registrarsi alla voce “Versato”. A quel punto si aggiornerà automaticamente anche le
voci “Quota debito” e “Quota fido” all’interno della sezione “Informazioni sull’account”.
Per ogni settimana, poi, il sistema genera anche il totale di ogni voce.
Ogni report può anche essere stampato tramite una normale stampante cartacea cliccando sul bottone
“Stampa”.
Punto di accesso LiveTicket
Tramite questa funzione è possibile utilizzare la funzionalità di controllo accessi per gli eventi disponibili sul
sistema nel giorno precedente, nel giorno stesso e nel giorno successivo, per tutti i locali dell’account.
Eventualmente si può scegliere di ampliare la visualizzazione a più eventi cliccando su “Clicca qui per
visualizzare più eventi”.
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Da qui si deve poi cliccare sull’evento per il quale si deve effettuare la convalida, e si aprirà una nuova scheda
dedicata solo al controllo accessi, dove si dovrà inserire il codice a barre presente sul biglietto, o
sull’abbonamento o sulla tessera, per verificare che tale titolo non sia già stato registrato nel sistema e già
utilizzato per accedere all’evento.
Si può utilizzare questa funzione anche per la stampa e contestuale controllo accesso dei titoli di accesso
acquistati online, leggendo il codice a barre che si trova nel foglio di conferma dell’ordine online.
Nel caso in cui il codice sia stato già utilizzato, il sistema evidenzierà un messaggio di errore di CONVALIDA
FALLITA.
N.B. se il titolo è stato stampato tramite la funzione di stampa differita, non si dovrà utilizzare la funzione di
controllo accesso perché il sistema avrà già convalidato il titolo.
Esiste anche la possibilità di creare un account di Controllo Accessi che serve unicamente per la convalida dei
titoli di accesso. Infatti inserendo i dati di accesso di questo account, compare la schermata di selezione degli
eventi su cui effettuare la convalida.
E’ anche disponibile, su richiesta a Gostec del cliente, attivare una tipologia di convalida chiamata “ad ampio
spettro” che è in grado di accettare biglietti, abbonamenti e ordini di LiveTicket presenti in un qualsiasi locale
fra quelli accessibili all'operatore e in tutti gli eventi iniziati da meno di 3 ore o che inizieranno entro un'ora.
Quando è attiva questa convalida, sia accedendo alla funzionalità di controllo accessi dalla pagina principale
dell’account, sia accedendovi con un account di solo controllo accessi, il sistema direttamente mostrerà la
schermata di convalida, senza che si debba così andare a scegliere eventi.
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L’account dei Punti Vendita Liveticket Point
La pagina principale di questi account contiene tutti gli eventi di volta in volta collegati, dal manager globale,
alla vendita da parte dei punti vendita. Non è possibile scegliere a quali punti vendita collegare determinati
eventi, ma tutti gli eventi saranno necessariamente collegati a tutti i punti vendita.
Cliccando su ogni singolo evento si potrà procedere con l’emissione dei titoli di accesso richiesti.
Le operazioni disponibili per i punti vendita sono:
•
Emissione in blocco su posti liberi (locali a
posti numerati)
•
Emissione in blocco su prenotazione (locali a
posti numerati)
•
Emissione in blocco su vendita online (locali
a posti numerati)
•
Emissione su posto libero (locali a posti non
numerati
•
Emissione in serie su posti liberi (locali a
posto non numerato)
•
Gestione tessere
•
Emissione abb. a turno libero
•
Consultazione abb. a turno libero
•
Annullamento (locali a posti numerati)
•
Annullamento in serie (locali a posti non numerati)
•
Stampa biglietto di prova
•
Stampa abbonamento di prova
•
Pannello di controllo della stampante
Per spiegazioni sulle varie operazioni rimandiamo alle sezioni del presente manuale. L’unica differenza con
quanto già descritto è che la prevendita è già selezionata di default e non è possibile modificare l’impostazione
da parte dell’account.
Il menu principale: Informazioni sull’account
Da questa funzione è possibile impostare le informazioni sul tipo di stampante utilizzata dall’account, il percorso
della porta di stampa, il modello del biglietto da utilizzare, il tipo di metodo di trasferimento dei dati. Per il
dettaglio delle informazioni per ogni voce, si rimanda alla sezione “Pagina principale: Account” del presente
manuale.
Inoltre è possibile conoscere le informazioni relative al punto vendita:
-
Quota fido: è il valore che rappresentante l’importo massimo degli incassi consentiti.
-
Quota debito: è il valore che rappresenta il totale degli incassi non ancora versati.
-
Residuo: è il valore che rappresenta l’importo delle emissioni che si possono ancora effettuare.
Solo la quota fido deve essere impostata in sede di configurazione del cliente nel sistema di biglietteria da parte
di Gostec. Le altre due voci rappresentano valori variabili conseguenti alle operazioni effettuate dal punto
vendita.
Per sapere quanto è stato incassato: Prospetto degli incassi
Dalla pagina principale si seleziona la voce “Incassi” per potere visualizzare dei report sulle vendite effettuate
al botteghino, in un certo lasso temporale, che riporti tutte le emissioni, gli annullamenti, gli incassi, divisi per
evento, per titolo, per operatore, per tariffa, ecc...
Si sceglie il periodo di interesse, che può essere di un singolo giorno o di un lasso temporale più ampio, e poi si
procede ad impostare i vari filtri che possono essere: per titolo, per evento, per tariffa, ecc...
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Attraverso tale report è possibile verificare anche la quantità di emissioni effettuate in vendita online ed il
relativo incasso, semplicemente spuntando la casellina “Includi le operazioni in vendita online / Stampa
differita”.
Una volta scelto il tipo di riepilogo, è possibile poi stamparlo su una normale stampante cartacea attraverso il
bottone “Stampa”.
Per sapere l’ammontare delle commissioni e quanto versare: Prospetto
delle competenze
Dalla pagina principale si seleziona la voce “Prospetto delle competenze” per potere visualizzare tutti gli
incassi, le commissioni dovute al punto vendita e la quota da versare a Gostec.
Si deve scegliere semplicemente il periodo da controllare, filtrando per anno e settimana, e cliccare sul bottone
“Genera prospetto”.
Apparirà un report diviso in varie righe, una per ogni giornata in cui sono state registrate delle emissioni o degli
annullamenti da parte dell’account. Le colonne presenti sono:
-
Data: la data in cui sono state effettuate operazioni
-
Em. : il totale delle emissioni in quella precisa data
-
An. : il totale degli annullamenti effettuati in quella precisa data
-
Vend. : il totale dei biglietti effettivamente venduti nella precisa data
-
Incasso: il totale incassato in quella precisa data
-
Comm. P. V. : il totale delle commissioni dovute al punto vendita
-
Netto: il totale da versare al netto delle commissioni, riferito alle vendite di quella precisa data
-
Da versare: il totale da versare al netto delle commissioni, comprensivo anche dei versamenti
precedenti se non ancora effettuati
-
Versato: il totale versato dal punto vendita. Tale voce può essere registrata unicamente dal
manager globale di Gostec.
Per ogni versamento effettuato chiuso dal manager, il relativo importo alla voce “Da versare” viene azzerato,
mentre andrà a registrarsi alla voce “Versato”. A quel punto si aggiornerà automaticamente anche le voci
“Quota debito” e “Quota fido” all’interno della sezione “Informazioni sull’account”.
Per ogni settimana, poi, il sistema genera anche il totale di ogni voce.
Ogni report può anche essere stampato tramite una normale stampante cartacea cliccando sul bottone
“Stampa”.
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Controllo accessi automatizzato per i titoli di accesso
emessi anche in forma digitale
Per attivare la funzionalità, è necessario che venga prima comunicata a Gostec questa necessità. In questo
modo il cliente troverà negli eventi di un certo locale la possibilità o meno di utilizzare questa gestione per le
emissioni che riguardano ogni singolo evento.
Quando si crea l’evento, infatti, l’utente può
decidere se abilitare il controllo accessi su di esso
con un semplice segno di spunta sulla relativa
opzione “Controllo accessi fiscale”.
In fase di configurazione viene deciso anche quali
siano le tipologie di supporti per il controllo
accessi abilitate per l’evento. Questo può essere
fatto solo da un utente di tipo admin.
Durante la configurazione iniziale dell’utente viene anche decisa la tipologia di stampa per ogni singolo utente:
si decide, cioè, se potrà utilizzare solo il biglietto tradizionale come supporto, oppure se potrà utilizzare solo
tutti gli altri supporti disponibili. Non sarà possibile, per un dato account, avere a disposizione sia il biglietto
tradizionale che gli altri supporti digitali.
Le diverse tipologie di supporti possono essere: biglietto tradizionale, carta di credito, cellulare, carta d’identità,
documento digitale, carta di fidelizzazione, Tessera Servizi Comunale, Tessera sanitaria.
Se si sceglie il biglietto tradizionale, in fase di emissione sarà stampato il cartaceo relativo completo di tutti i
dati fiscali del titolo, attraverso la stampante standard termica fornita.
Se, invece, viene scelto qualsiasi altro supporto, non è necessario che sia collegata anche la stampante termica
ma basta avere solamente una normale stampante che stampi su fogli A4. Infatti all’emissione verrà stampato
un documento cartaceo riportante tutti i dati fiscali del titolo ed, eventualmente, un QR CODE nel caso si scelga
come supporto controllo accessi un documento digitale. La stampa cartacea, comunque, è necessaria per la
convalida solo nel caso si scelga il documento digitale.
Emissione dei titoli di accesso con controllo accessi abilitato
Nelle schermate di “Emissione in blocco su posti liberi” (locali con posti numerati) ed “Emissione in serie su
posti liberi” (locali con posti non numerati) è possibile decidere con quale supporto, fra quelli disponibili per
l’evento, avverrà il controllo accessi per ogni emissione effettuata.
Se il controllo accessi è stato attivato, è possibile emettere
un solo titolo alla volta con un certo supporto per il controllo
accessi, eccezione fatta nel caso venga scelto un “Documento
digitale – Codice automatico” senza l’indicazione da parte
dell’utente del codice.
Questo perché, va ricordato, ogni supporto è valido per
l’emissione di un solo biglietto, dal momento che il codice
fornito è univoco per una sola emissione.
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Nel caso volessi emettere più biglietti con la selezione in blocco delle poltrone (o l’inserimento di un numero
maggiore a 1 nel caso dei locali a posti non numerati), possiamo scegliere solamente l’opzione “Documento
digitale – Codice automatico ”. In questo modo, infatti, il sistema, non avendo fornito alcun codice da parte
dell’utente, emetterà i vari titoli di accesso generando i vari sigilli fiscali, che diventeranno i codici da utilizzare
in fase di convalida, leggibili poi attraverso il QR CODE stampato nel documento relativo rappresentante il
biglietto elettronico.
Possiamo anche decidere di utilizzare un Documento
digitale fornendo comunque noi stessi un codice a nostro
piacimento, di 16 cifre, che dovremmo inserire
nell’apposito spazio “Codice” con la scelta del supporto
“Documento digitale – codice manuale”.
Così facendo, però, potremmo emettere solamente un
biglietto alla volta, dovendone sempre legare uno diverso
ad ogni codice diverso.
Una volta scelto dal menu il supporto ed eventualmente
inserito il codice, dopo avere scelto il posto o indicato il
numero di biglietti da emettere nella giusta tariffa, si
clicca sul tasto “Vendi” per avviare l’emissione fiscale.
Se come supporto è stato scelto il biglietto tradizionale,
allora verrà anche stampato il relativo titolo di accesso
cartaceo.
Altrimenti, nel caso degli altri supporti, contestualmente
all’emissione avverrà la stampa del biglietto elettronico
su un foglio A4 tramite una normale stampante. Tale stampa è indispensabile solamente per l’invalidazione
tramite documento digitale. Nei casi degli altri supporti digitali non è necessaria.
Convalida del biglietto
Per effettuare una convalida è necessario collegarsi ad un altro indirizzo apposito del sistema di biglietteria.
Si accede poi utilizzando l’account per il controllo accessi creato appositamente per l’utente.
Dalla schermata “Controllo accessi” si deve scegliere:
−
il locale dal primo menu a tendina
−
l’evento sul quale convalidare il biglietto dal secondo menu a tendina
Poi alla voce “Tipo di codice” si seleziona dal menu a tendina il supporto utilizzato in fase di emissione e si
inserisce nell’apposito spazio a lato “Codice identificativo” il codice relativo fornito precedentemente (numero
di cellulare, numero della carta di credito, sigillo fiscale…) oppure si utilizza l’apposito lettore per leggere
all’occorrenza, per es., o il QR CODE o il codice a barre.
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Dopodichè basta premere “Invio” da tastiera ed il sistema emetterà un messaggio di “CONVALIDA RIUSCITA”
o “CONVALIDA FALLITA”.
Chiaramente se si provasse a richiedere una convalida per un biglietto precedentemente già convalidato, il
sistema restituirà il messaggio di fallimento.
Per potere effettuare la convalida tramite documento digitale e/o lettura di codice a barre, la postazione
dedicata al controllo accessi dovrà:
−
essere provvista di un pc connesso alla pagina del controllo accessi con lettore di codici a una
dimensione o bidimensionali (es. QR CODE) collegato che operi in emulazione tastiera
−
essere provvista di un qualsiasi altro tipo di supporto (es. smartphone) connesso alla pagina del
controllo accessi in grado di leggere codici a una dimensione o bidimensionali (es. QR CODE)
Funzioni di servizio
Le funzioni di servizio all’interno del controllo accessi sono divise tra:
−
Lista titoli di accesso
−
Report controllo accessi
−
Dettagli titolo
La “Lista titoli di accesso” permette di visualizzare tutte le operazioni fiscali effettuate sull’evento scelto.
Troveremo quindi i dati delle emissioni, degli eventuali annullamenti, e i dati riguardanti le convalide. Sono
presenti anche diversi filtri come quello per tariffa, per ordine di posto, per stato e per sistema di emissione.
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Il “Report controllo accessi” permette di visualizzare, per l’evento scelto, il riepilogo degli accessi registrati,
con il conteggio anche, ad esempio, del tipo di validazione dei titoli (se digitali o manuali) e il loro stato (quanti
soggetti a furto, quanti daspati, quanti in black list).
In “Dettagli titolo” possiamo visualizzare tutti i dettagli relativi ad un certo titolo (per cercarlo basta cliccare
su
“Cerca/visualizza
titolo”
e
indicarne
i
dati
fiscali).
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Da questa schermata possiamo anche modificare lo stato dei titoli, identificandoli come “Rubati”, “Daspati” o
inseriti in “Blacklist” cliccando sui diversi pulsanti alla voce “Modifica dello stato”
Ognuno di questi report è stampabile direttamente dal sistema cliccando sul pulsante “Stampa”.
Luogo e data
Timbro e Firma
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Il rivale che serve a Renzi

Diritti di Genere

TERMINE VENDITA ABBONAMENTI 10 CORSE SUI SERVIZI

servizio di biglietteria izio di biglietteria trasporto regionale

InMoto

BIGLIETTI INGRESSO E` previsto l`ingresso a

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