GESTIONALE ARIS
MANUALE D'USO
ARIS, ORGANIZZA LA TUA VITA
Versione e data
Ideazione e realizzazione
V. 2015
----Dicembre 2014
Sito internet: www.dearis.org
Email: [email protected]
Via Botticelli 126, 09045,
Quartu Sant'Elena (CA)
DEARIS - Studio di Ingegneria ed Architettura
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Indice
1 PREMESSA.........................................................................................................................................8
2 OTTIMIZZAZIONE DELLA GESTIONE ECONOMICA..........................................................................10
2.1 GESTIONE DEGLI UTENTI, DEI CLIENTI E DELLE COMMESSE..............................................10
2.1.1 Gestione degli utenti – Area generale .......................................................................10
2.1.2 Gestione degli utenti – Inserimento orari di lavoro...................................................11
2.1.3 Gestione degli utenti – Calcolo ore lavorative............................................................11
2.1.4 Gestione degli utenti – Calcolo costi orari..................................................................12
2.1.5 Gestione degli utenti – Calcolo aliquote generali......................................................12
2.1.6 Gestione degli utenti – Scelta tipologia del costo orario in uso.................................12
2.1.7 Gestione clienti...........................................................................................................13
2.1.8 Gestione commesse...................................................................................................13
2.1.9 Gestione tipologie di lavoro.......................................................................................14
2.1.10 Analisi e calcolo delle ore lavorative annuali degli utenti........................................15
2.2 GESTIONE DELLE ORE DI LAVORO......................................................................................16
2.2.1 Registrazione ingressi ed uscite..................................................................................16
2.2.2 Registrazione ore lavorate..........................................................................................17
2.3 ANALISI DELLE ORE DI LAVORO E DELLE COMMESSE........................................................17
2.3.1 Filtri e ricerche nella cronologia.................................................................................17
2.4 GESTIONE DELLA CONTABILITA' - ENTRATE........................................................................18
2.4.1 Creazione di avvisi di fattura......................................................................................18
2.4.2 Creazione di fatture definitive....................................................................................19
2.4.3 Creazione di avvisi di saldo (CONTABILITA' MOMENTANEA)......................................20
2.4.4 Archivio fatture...........................................................................................................20
2.4.5 Archivio avvisi di fattura.............................................................................................21
2.4.6 Analisi fatturato e avvisi di fattura non ancora saldati...............................................22
2.4.7 Analisi e inserimento attese di saldo..........................................................................23
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2.4.8 Analisi e inserimento finanziamenti...........................................................................23
2.5 GESTIONE DELLA CONTABILITA' - USCITE...........................................................................24
2.5.1 Premessa....................................................................................................................24
2.5.2 Spese varie dell'ufficio (Soggette ad IVA)...................................................................24
2.5.3 Spese non soggette ad IVA.........................................................................................25
2.5.4 Spese verso colleghi...................................................................................................25
2.5.5 Spese di telefonia.......................................................................................................25
2.5.6 Spese riguardanti il carburante..................................................................................26
2.5.7 Analisi delle Uscite......................................................................................................26
2.5.8 Analisi e inserimento dei debiti (CONTABILITA' MOMENTANEA)...............................27
2.5.9 Cassa generale............................................................................................................28
2.5.10 Costi generali............................................................................................................28
2.5.11 Tasse e imposte........................................................................................................29
3 OTTIMIZZAZIONE DELLA PRODUTTIVITA'.......................................................................................30
3.1 AGENDA..............................................................................................................................30
3.2 PROMEMORIA....................................................................................................................30
3.3 MESSAGGISTICA INTERNA..................................................................................................31
3.4 GESTIONE PASSWORD........................................................................................................32
3.5 RUBRICA.............................................................................................................................32
3.6 CARRELLO ACQUISTI...........................................................................................................32
4 IMPOSTAZIONI UTENTE..................................................................................................................34
4.1 BARRA DEI SUGGERIMENTI................................................................................................34
4.2 COMANDI RAPIDI...............................................................................................................34
4.3 FINESTRE RAPIDE................................................................................................................34
4.4 DATI FISCALI........................................................................................................................34
5 PROSSIME MIGLIORIE.....................................................................................................................35
6 MIGLIORIE RISPETTO ALLE VERSIONI PRECEDENTI........................................................................36
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MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.1.................................................................................36
Costi generali dell'azienda (Par. 2.5.10)...............................................................................36
Costi orari e ore lavorative utenti (Par. 2.1.3, 2.1.4, 2.1.5, 2.1.6)........................................36
Agenda: operazioni cicliche a data fissa (Par. 3.1)................................................................36
Versamenti IVA: calcolo automatico (Par. 2.5.11)................................................................37
Commessa: inserimento del responsabile interno (Par. 2.1.8)............................................37
Utenti : inserimento degli orari di lavoro (Par. 2.1.2)...........................................................37
Fatture: modifica delle aliquote relative alla cassa previdenziale, all'IVA ed alla ritenuta
d'acconto (Par. 2.4.1)...........................................................................................................37
Messaggi: possibilità di cancellare con un unico comando tutti i presenti nel cestino e
spostare messaggi in promemoria (Par. 3.3)........................................................................37
Promemoria: possibilità di inviare ad uno o più utenti, mediante messaggi, i promemoria
(Par. 3.3)................................................................................................................................37
Spese: ora è possibile modificare qualsiasi caratteristica delle spese già inserite (Par. 2.5.7)
..............................................................................................................................................38
Fatture: E' stato eliminato il bug relativo all'azzeramento della ritenuta d'acconto applicata
verso aziende ed enti a seguito dell'emissione di una fattura verso condomini con ritenuta
d'acconto pari a 0.................................................................................................................38
Documenti contabili: le fatture e gli avvisi di fattura riportano nella parte alta del
documento l'identificativo della commessa.........................................................................38
Rubrica: quando si filtra un numero telefonico o un cliente, qualora non lo si trovi e si
decida di aggiungere una nuova voce in rubrica, in automatico ARIS scrive i dati filtrati nei
campi opportuni...................................................................................................................38
Clienti: Eliminato il bug che non permetteva di modificare i dati dei clienti già inseriti.....38
Promemoria: Eliminato il bug che non permetteva, in fase di modifica, di eliminare la
priorità a promemoria già inseriti........................................................................................38
Carrello: è ora possibile stampare in PDF o su carta la lista spesa.......................................38
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.................................................................................38
Carrello: Aggiunto il filtro dinamico.....................................................................................38
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MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.0.2...........................................................................39
Contabilità: ottimizzazione inserimento di ingressi ed uscite in attesa...............................39
Carrello: ottimizzazione dell'aggiunta di nuovi oggetti........................................................39
Carrello: Eliminato bug che non consentiva la modifica degli oggetti nel carrello della
spesa.....................................................................................................................................39
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.0.3...........................................................................39
Migliorie varie.......................................................................................................................39
Aumentato la dimensione dei campi dei testi relativi all'invio dei messaggi tra gli utenti ed
alla descrizione delle attività svolte nella sezione cronologia..............................................39
Agenda: aggiunta opzione fine appuntamento....................................................................39
Promemoria: ottimizzazione in fase di aggiunta..................................................................39
Fatture: eliminato bug che non consentiva la modifica di fatture con referenti o oggetti
della fattura contenenti apostrofi........................................................................................40
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.1..............................................................................40
Agenda: Eliminato bug che non riportava a 0.00, quando si inseriva un secondo
appuntamento di fila, l'orario finale del nuovo appuntamento da aggiungere...................40
Agenda: ottimizzazione inserimento data filtrata in nuovi appuntamenti..........................40
Agenda: ottimizzazione inserimento ora fine......................................................................40
Archivio ingressi fatture: potenziamento filtro dinamico ...................................................40
Cronologia: ora fine a mezzanotte e altri automatismi .......................................................40
Password: ottimizzazione in fase di aggiunta.......................................................................40
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.1.1...........................................................................41
Cassa: migliorie grafiche e ottimizzazione inserimento saldi iniziali....................................41
Clienti: ottimizzazione inserimento dati...............................................................................41
Cronologia: ottimizzazione inserimento dati.......................................................................41
Cronologia: uniformato grafica schermate inserimento e modifica....................................41
Fatture: migliorie grafiche....................................................................................................41
Promemoria: migliorie grafiche............................................................................................41
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Ingressi e uscite: possibilità di utilizzare due conti correnti ................................................42
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.2..............................................................................42
MIGLIORIE GENERALI: aggiunta non automatica in tutte le finestre...................................42
Agenda: nuova opzione sveglia per promemoria appuntamenti.........................................42
Agenda: inserimento di appuntamenti con doppio clic sulla data.......................................42
Agenda: gestione operazioni cicliche...................................................................................42
Avvio programma: aggiunto finestra promemoria...............................................................42
Avvio programma: utilizzo monoutente...............................................................................43
Cassa: spostamento denaro rapido .....................................................................................43
Uscite: migliorie grafiche ....................................................................................................43
RISOLUZIONE BUG ED ERRORI .............................................................................................43
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.3..............................................................................43
Avvio programma: ottimizzazione posizione finestra promemoria.....................................43
Finanziamenti: ottimizzazioni grafiche e uso dei due conti correnti....................................44
RISOLUZIONE BUG ED ERRORI .............................................................................................44
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.4..............................................................................44
Commesse: ottimizzazione inserimento dati.......................................................................44
Commesse: inserimento fatturato e importo lavori distinto per tipologie..........................44
Commesse: analisi fatturato e importo lavori distinto per tipologie...................................45
Password: ottimizzazione accesso al database....................................................................45
RISOLUZIONE BUG ED ERRORI .............................................................................................45
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.5..............................................................................45
Agenda: Eliminazione di appuntamenti e note multipli.......................................................45
Archivio fatture: nuova icona per incassi dal conto corrente n.2 ........................................45
Avvisi di fattura: nuova dicitura nei documenti emessi ......................................................45
Cronologia: nuove opzioni spesa per cliente e spesa utente...............................................46
Fatture: calcolo automatico dei rimborsi spese...................................................................46
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Gestione utenti: calcolo automatico delle spese anticipate ...............................................46
RISOLUZIONE BUG ED ERRORI .............................................................................................46
7 RINGRAZIAMENTI...........................................................................................................................48
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1 PREMESSA
Il tempo è denaro...e il denaro è tempo.
Quanto vogliamo guadagnare in un anno?
Quale è il nostro costo orario e quello dei nostri collaboratori?
Noti i costi orari, quante ore dedichiamo a ciascuna commessa?
Quali commesse sono in perdita e quali in attivo?
Quanti sono e saranno i nostri guadagni, i nostri crediti e i nostri debiti?
A che ora è entrato ed uscito da lavoro un collaboratore e quante ore ha lavorato?
Ogni azienda, dal libero professionista alla società più strutturata, per crescere e
migliorarsi, deve poter rispondere istantaneamente alle domande poste sopra.
ARIS permette di fare ciò...e molto di più (*)!
(*)
Agenda multiutente con operazioni cicliche
Rubrica
Promemoria
Messaggistica interna
Lista spesa
Gestione password e user
Il funzionamento di Aris è molto semplice: gli utenti registrano i loro dati generali e, giorno
per giorno, o ora per ora, registrano su quale commessa hanno lavorato e in cosa è
consistito il loro lavoro: inoltre, ogni volta che entrano o escono dall'ufficio, registrano
l'ingresso e l'uscita e, ogni volta che completano una commessa o parte di essa emettono
un avviso di fattura o una fattura. Ogni volta che, a livello contabile, si ha una uscita o una
spesa, di qualsiasi natura, si registra in Aris.
Grazie a pochi secondi utilizzati compilando Aris ogni giorno...in ogni istante gli
amministratori potranno seguire l'evolversi del lavoro dei collaboratori ma anche i
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collaboratori potranno controllare a che punto sono arrivati i colleghi nello sviluppo della
commessa. Inoltre, a livello contabile, gli amministratori potranno in pochi secondi
controllare il fatturato in entrata ed in uscita (del mese, del trimestre o dell'anno), la cassa
(contanti, conto corrente, assegni...e la somma di tutti) gli avvisi di fattura non ancora
saldati (del mese, del trimestre o dell'anno) e la produttività dei singoli lavori...o dei singoli
collaboratori.
Grazie a pochi secondi utilizzati compilando Aris si risparmiano ogni mese ore di lavoro
normalmente male utilizzate per fraintendimenti tra diversi collaboratori o amministratori,
mancanza di informazioni su lavori in essere o già completati e conteggi contabili manuali.
Grazie a pochi secondi utilizzati compilando Aris non ci si potrà più dimenticare di
riscuotere saldi o acconti di commesse consegnate e mai pagate: si conoscerà sempre chi
tra i collaboratori ha eseguito una determinata mansione all'interno di una commessa
responsabilizzando maggiormente tutta la forza lavoro.
Grazie a pochi secondi utilizzati compilando Aris si potranno fare offerte e preventivi più
precisi, mediante l'analisi delle ore lavorate su commesse simili, evitando sia di fare
preventivi ed offerte sottostimate sia di fare preventivi o offerte eccessive.
Il risparmio di tempo in azienda, la migliore resa dei collaboratori, il miglior
controllo da parte degli amministratori, il miglior rapporto qualità/prezzo di un
gestionale...
....tutto ciò è Aris.
Installa ARIS è inizia ad utilizzarlo...è molto intuitivo!
Se preferisci, leggi prima la presente guida.
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2 OTTIMIZZAZIONE DELLA GESTIONE ECONOMICA
2.1
2.1.1
GESTIONE DEGLI UTENTI, DEI CLIENTI E DELLE COMMESSE
Gestione degli utenti – Area generale
Per ogni utente si possono registrare i dati anagrafici, i contatti telefonici, il
codice IBAN, l'inizio della data di collaborazione con l'azienda, il costo/la paga oraria e il
costo chilometrico del mezzo di locomozione privato eventualmente utilizzato per lavoro.
Inoltre, nella parte inferiore della finestra, si deve assegnare un nickname (costituito da un
solo carattere) e l'eventuale password necessaria per l'accesso al gestionale. E'
importante precisare che, non selezionando il check-box “attiva password” l'accesso al
gestionale sarà molto più rapido ed avverrà immediatamente dopo avere inserito il proprio
nickname nella finestra di apertura del programma.
Selezionando il check-box “admin” l'utente sarà autorizzato a modificare i righi
della cronologia (Vedi Par. 2.2.2) e potrà visionare le agende degli altri utenti.
Deselezionando il check-box “MEMBER” l'utente risulterà inattivo (questa operazione, ad
esempio, dovrà essere effettuata in caso di licenziamento o cassa integrazione etc...).
Dalla finestra “Gestioni utente”, facendo doppio clic su un utente o selezionando
il bottone “Interroga utente” sarà possibile, per ogni utente, visualizzare quante ore sono
state lavorate in un anno, in un mese, nella settimana o in una data selezionabile tramite il
check-box posto in alto a destra denominato “Data di riferimento”. Inoltre, sempre da
questa sezione, sarà possibile visualizzare la percentuale di ore improduttive impiegate da
ciascun utente, intendendo per ore improduttive quel tempo impiegato in lavori (Vedi Par.
2.1.8) non approvati (Preventivi non approvati...) o in “lavori” deliberatamente gratuiti: a tal
proposito si consiglia, per ogni campo di attività non remunerata da clienti (ad esempio
tenuta della contabilità dell'azienda o tempi impiegati in corsi di formazione etc..) di
assegnare un codice di lavoro univoco e non selezionare il check-box “approvato” (Vedi
Par. 2.1.8). In questo caso sarà possibile tenere conto del totale delle ore “improduttive”
(ovvero non pagate da nessun cliente) e, altresì, sarà possibile, tramite altre sezioni del
programma (Vedi Par. 2.3), analizzare quante ore sono state impiegate sulla singola
tipologia di lavoro “improduttivo”.
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Infine, nella finestra denominata “dettaglio mese” sarà possibile vedere la
ripartizione percentuale delle ore lavorate in un mese in ogni commessa a cui, l'utente
selezionato, ha lavorato per almeno 15 minuti.
2.1.2
Gestione degli utenti – Inserimento orari di lavoro
Una volta che è stato inserito un nuovo utente, è possibile, tramite il pulsante
“Orario di lavoro” presente nella parte in basso a sinistra del form “Modifica utente”, editare
gli orari di lavoro dell'utente selezionato in precedenza. ARIS permette di registrare i
singoli orari di ingresso ed uscita relativi ai sette giorni della settimana, differenziati tra
mattina e sera. Inoltre, per accelerare l'inserimento dei dati, tramite i quattro campi
denominati “Lun/Ven” è possibile inserire un unico orario di ingresso o uscita che,
velocemente, viene ricopiato in tutti i giorni della settimana compresi tra lunedì e venerdì.
2.1.3
Gestione degli utenti – Calcolo ore lavorative
Quando si inserisce un nuovo utente o se ne modificano i dati, è possibile
indicare quante ore lavorative settimanali verranno effettuate dall'utente specifico; inoltre,
è possibile indicare quante ore di permessi e ferie spettano annualmente all'utente.
Premendo sul pulsante “Modifica aliquote generali” è possibile infine indicare o modificare,
per tutti gli utenti, quante ore di malattie e feste sono annualmente stimate o prevedibili da
calendario: ad esempio se nell'anno in corso ci fossero solo le tre feste di Natale, Pasqua
e Ferragosto, e tutte “cadessero” in giorni feriali, si dovrebbero indicare 8x3=24 ore di
feste annuali.
ARIS, dopo aver premuto il pulsante “Calcola”, indica a video, nel campo
denominato “Ore lavorabili annuali lorde”, il totale delle ore lavorabili teoricamente in un
anno; da queste, detrae le ore di ferie, permessi, malattie e feste, ottenendo il numero di
ore che l'utente lavora in un anno, denominato “Ore lavorabili annuali nette”.
Si può inoltre impostare una percentuale di ore lavorate dedicate a attività
generali non remunerate da nessun cliente come, ad esempio, potrebbero essere le ore
dedicate a corsi di aggiornamento o impiegate su preventivi non andati a buon fine; ARIS
in automatico detrae dal totale delle ore lavorabili annuali nette dall'utente le ore dedicate
in attività improduttive, ottenendo quindi le “ore lavorate pagate dai clienti”.
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2.1.4
Gestione degli utenti – Calcolo costi orari
Il costo orario di ciascun utente è dato da due componenti: la prima tiene conto
dei costi specifici annuali riferibili direttamente all'utente mentre la seconda è dovuta alla
ripartizione, tra i diversi utenti, dei costi generali dell'attività (Vedi Par. 2.5.10).
•
La prima componente, denominata “Costo orario ore produttive”, è pari al rapporto
tra la somma dei costi relativi all'utente selezionato (detratto gli eventuali contributi
a fondo perduto) e il numero di “ore lavorate pagate dai clienti” relative allo stesso
utente.
•
La seconda componente, relativa ai costi generali, è pari al rapporto tra il totale dei
costi generali annuali relativi all'azienda (Vedi Par.2.5.10) e la somma delle “ore
lavorate pagate da TUTTI i clienti).
La somma tra le due componenti viene indicata da ARIS con la dicitura “Costo
orario inclusi i costi generali”. Questo costo orario, moltiplicato per i quattro
coefficienti maggiorativi modificabili tramite il bottone “Modifica aliquote generali”
(Vedi Par. 2.1.5) viene denominato “Costo orario incluso aliquote generali”.
2.1.5
Gestione degli utenti – Calcolo aliquote generali
Premendo sul pulsante “Modifica aliquote generali” è possibile, oltre che
indicare le ore di malattia annuale stimata e le ore delle festività annuali da calendario,
indicare quattro tipologie di percentuali di aumento dei costi orari.
•
La percentuale di utili necessari per la costituzione di un fondo cassa dell'azienda,
che, ad esempio, potrebbe essere utilizzato per far fronte alle spese relative ad un
periodo caratterizzato da scarse entrate.
•
La percentuale di utile aziendale che, ad esempio, potrebbe essere utilizzato per
l'acquisto di nuove attrezzature o servizi.
•
La percentuale necessaria per tener conto della quota parte di commesse
completate e non saldate da parte di committenti disonesti, falliti etc..
•
La percentuale necessaria per tener conto della quota parte di commesse che si
chiudono in perdita rispetto al preventivo/offerta accettato dal cliente.
2.1.6
Gestione degli utenti – Scelta tipologia del costo orario in uso
E' possibile tenere conto dei costi della manodopera di ogni commessa
utilizzando il costo orario dei singoli utenti o il costo orario mediato dei diversi utenti.
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ARIS calcola il costo orario mediato mediante la media ponderata dei costi orari
dei diversi utenti attivi: in pratica, ai fini di tener conto delle diverse quantità di ore lavorate
pagate dai clienti, che potrebbero essere significativamente diverse da utente ad utente,
ARIS media i diversi costi orari tenendo conto delle ore lavorate di ogni utente.
Esempio n.1 (2 utenti con stesso numero di ore lavorate)
•
Utente 1: Costo orario: €10,00 – Ore annuali lavorate pagate dai clienti: 1000 ore
•
Utente 2: Costo orario: €20,00 – Ore annuali lavorate pagate dai clienti: 1000 ore
Costo orario medio: € 15,00
Esempio n.2 (2 utenti con diverso numero di ore lavorate)
•
Utente 1: Costo orario: €10,00 – Ore annuali lavorate pagate dai clienti: 1000 ore
•
Utente 2: Costo orario: €20,00 – Ore annuali lavorate pagate dai clienti: 275 ore
Costo orario medio: € 12,15
2.1.7
Gestione clienti
Per ogni cliente si possono registrare i dati anagrafici e fiscali. Questi
concorrono a creare un database all'interno del quale, tramite un pratico filtro dinamico, si
possono ricercare velocemente i clienti già registrati per modificare e/o cancellare i dati già
inseriti. Ai fini di una corrette gestione finanziaria dello studio, per ogni cliente registrato, è
necessario, tramite un menu' a tendina, selezionare la tipologia di cliente, a scelta tra
privato, condominio, collega, azienda o ente.
Qualora sia stato associato un cliente a più di una commessa, che sia questa
un semplice preventivo (lavoro non approvato) o un lavoro remunerato (approvato), dalla
finestra denominata “Analisi del cliente” è possibile visualizzare l'elenco dettagliato ed il
riepilogo delle commesse affidate o approvate dal cliente selezionato.
2.1.8
Gestione commesse
Ad ogni commessa si può associare un cliente già inserito nel database clienti,
un referente del committente (ad esempio, se il cliente è una società, l'amministratore
della stessa o il contatto che ha consentito di ottenere la commessa), l'indirizzo
dell'eventuale luogo di svolgimento dell'incarico e la sua distanza chilometrica dalla sede
in cui si lavora. Si possono associare inoltre alla commessa, sia l'onorario proposto o
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approvato sia, caricandolo da una database apposito, la tipologia di lavoro.
Tramite alcuni check-box, è possibile, speditamente, segnalare se la commessa è
stata approvata, completata o pagata (parzialmente o saldata). Inoltre, è possibile
selezionare la data in cui è stata ufficialmente acquisita la commessa (ad esempio, la data
della firma del preventivo). Qualora in passato sia stato inserito una commessa simile, è
possibile, in fase di inserimento di una nuova commessa, copiare con un solo clic tutti i
dati della commessa già inserita, per poi eventualmente, modificare manualmente solo
alcuni dei campi editabili.
Dalla finestra “commesse”, dopo aver selezionato un rigo commessa, è possibile tramite il
comando “documento”, avere un estratto dettagliato della commessa (che può essere
anche salvato in pdf o stampato cartaceo) con tutte le diciture delle descrizioni, le varie ore
impiegate da ogni utente che ci ha lavorato ed il totale delle ore dedicate a quella
commessa. Selezionando invece un rigo di una specifica commessa mediante il pulsante
destro (o in alternativa premendo sul pulsante con le barre rosse verticali posto sulla
sinistra del pulsante “Aggiungi”) si può analizzare l'andamento economico della commessa
ed Aris segnala se, rispetto all'onorario stabilito, attualmente si ha un margine positivo
(campo con sfondo verde) o un margine negativo (campo con sfondo rosso). Il totale della
spesa sulla commessa selezionata, denominato nella finestra posta in alto “totale lavoro”,
viene inoltre scomposto e evidenziato a video nelle sue componenti principali:
1. Manodopera: è il prodotto tra le ore impiegate e il costo orario di ciascun utente;
2. Spese chilometriche: è il prodotto tra i chilometri percorsi e il costo chilometrico
dell'autovettura di ciascun utente;
3. Spese di vario genere: è la somma delle eventuali spese sostenute, le quali vengono
elencate in dettaglio nella finestra a sfondo bianco posta nella parte in basso a destra.
Infine, in fase di aggiunta o modifica di una commessa, è possibile indicare, nel campo
denominato “Responsabile interno commessa” chi, tra i diversi utenti, è il project manager
della commessa.
2.1.9
Gestione tipologie di lavoro
Si possono creare, modificare e cancellare nuove e esistenti tipologie di lavori.
Queste concorrono a creare un database all'interno del quale, tramite un pratico filtro
dinamico, si possono ricercare velocemente le tipologie di lavoro più adatte per descrivere
la nuova commessa.
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Analisi e calcolo delle ore lavorative annuali degli utenti
Selezionando l'icona utenti, e successivamente il pulsante aggiungi, ARIS
permette di inserire, per ciascun utente, il numero di ore lavorative settimanali e il numero
di ore annuali di ferie e permessi: inoltre, nell'apposita sezione delle aliquote generali,
valide per tutti gli utenti, si possono stimare e registrare il numero di ore di malattia e feste
presenti nell'anno.
Editate le ore di cui sopra, dopo avere premuto il pulsante calcola ARIS mostra:
•
Il numero di ore lavorabili annuali lorde, costituito dal prodotto tra le ore lavorative
settimanali dell'utente specifico e il numero delle settimane presenti un un anno;
•
Il numero di ore lavorabili annuali nette, pari alla differenza tra le ore lorde di cui
sopra e le ore di ferie, permessi, malattie e feste annuali.
Inoltre, in un apposito campo, è possibile inserire la percentuale di ore lavorate in attività
generali, ovvero in attività necessarie per l'azienda ma che non vengono retribuite da
nessun cliente specifico (ad esempio ore trascorse seguendo corsi di formazione, facendo
contabilità, aggiornando il sito internet aziendale etc..). Sono da considerare ore lavorate
in attività generali anche le ore impiegate nel predisporre preventivi o offerte di commesse
che poi non vengono confermate dai clienti o le ore dedicate alle pubbliche relazioni o alla
promozione pubblicitaria.
Impostata la percentuale di cui sopra, dopo avere premuto il pulsante calcola
ARIS mostra:
•
Il numero di ore lavorabili annuali pagate dai clienti, pari alla differenza tra le ore
lavorabili annuali nette e le ore impiegate in attività generali, calcolate tramite la
percentuale di cui sopra;
•
Il costo orario dell'utente, dato dal rapporto tra i costi relativi a ciascun utente
(Contratto, IRAP, premi etc..) e le ore lavorate pagate dai clienti;
•
Il costo orario dell'utente, inclusi i costi generali: questo è dato dalla somma tra il
costo orario dell'utente e la quota parte dei costi generali suddivisa equamente tra
la somma di tutte le ore lavorabili annuali pagate dai clienti di TUTTI gli utenti
(Incidenza dei costi generali sulle ore di TUTTI gli utenti). Pertanto, maggiore sarà il
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numero degli utenti e delle loro ore lavorative, maggiore saranno le ore su cui
verranno ripartiti i costi generali e pertanto, minore sarà l'incidenza dei costi
generali su ogni ora di lavoro.
•
Il costo orario dell'utente, incluso delle aliquote generali, pari al costo orario inclusi i
costi generali aumentato delle percentuali relative alle aliquote generali; queste
permettono di definire due diversi tipi di utili aziendali e consentono di aumentare il
costo orario di tutti gli utenti a causa della quota parte di commesse realizzate ma
non pagate dai clienti ed a causa delle commesse completate sottocosto o in
perdita.
Il costo orario dell'utente, comprensivo di aliquote generali, è pertanto il costo orario che
consente di retribuire l'utente regolarmente, tenendo conto sia delle ore non lavorabili
annuali, sia delle ore lavorate in attività non pagate dai clienti sia delle inevitabili aliquote
generali e degli eventuali utili d'impresa.
2.2
2.2.1
GESTIONE DELLE ORE DI LAVORO
Registrazione ingressi ed uscite
Ogni utente, quando arriva/esce dalla sede, deve cliccare sul bottone
ingresso/uscita. In automatico ARIS registra come orario di ingresso quello del quarto
d'ora successivo e come uscita quello del quarto d'ora precedente. Ad esempio, se si
entra alle 8.55 ARIS segnerà l'ingresso alle ore 9.00: se si esce alle 18.03 ARIS segnerà
l'ingresso alle 18.00. Per tenere conto di eventuali imprecisioni dei diversi orologi, ARIS
approssima gli ingressi e le uscite di 2 minuti pertanto, ad esempio, se si entra alle 9.02
ARIS segnerà l'ingresso alle 9.00 così come se si esce alle 17.59 ARIS segnerà l'ingresso
alle 18.00; viceversa, qualora si entri alle 9.03 ARIS segnerà come orario di ingresso le
9.15. Qualora, per regole interne all'azienda, sia concesso agli utenti modificare
manualmente l'orario di ingresso e di uscita proposto in automatico dal software, si
potranno in ogni caso “forzare” gli orari suggeriti editando i campi dell'ora e dei minuti: in
questo caso, nel database denominato “Cronologia” (Vedi Par. 2.2.2), in corrispondenza
del rigo di ingresso o uscita “forzato”, apparirà un simbolo azzurro circolare che ha il
compito di segnalare visivamente eventuali forzature degli orari da parte degli utenti.
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2.2.2
Registrazione ore lavorate
Ogni utente, ha la facoltà, in funzione degli accordi aziendali o delle tipologie di
commesse da svolgere, di registrare, con intervalli compresi tra i 15 minuti o le 23 ore, il
lavoro effettuato nell'intervallo temporale appena trascorso. Ad esempio, se dalle 9.00 alle
10.15 l'utente “s” ha predisposto un preventivo per la commessa n.348, l'utente “s” potrà
scrivere in “Commessa n.” il codice del lavoro “348”, nella descrizione ciò che ha effettuato
e in ora inizio/fine l'intervallo temporale occupato dalla mansione effettuata.
Qualora l'utente abbia utilizzato il suo mezzo privato di locomozione, potrà
indicare i chilometri percorsi e, qualora sia stato effettuato un percorso sede-sede della
commessa, si potrà, più velocemente, selezionare il check “andata” oppure il check
“andata e ritorno”; in ogni caso, i chilometri indicati potranno essere editati
successivamente.
Qualora sia stata effettuata una spesa inerente alla commessa, si potrà indicare l'importo
della spesa effettuata e l'eventuale descrizione della stessa.
Si precisa che per tener conto delle ore impiegate in attività non produttive (ad
esempio installazione di software generali, riunioni tra colleghi etc..) si suggerisce di
utilizare un ID specifico per ciascuna delle attività improduttive (ad esempio ID 1 per
attività generali di pubbliche relazioni, ID 2 per contabilità interna etc...). In ogni caso, non
selezionando il check-box approvato nella distinta del lavoro, si potrà, in ogni momento,
visualizzare il totale delle ore “non remunerate” premendo sul pulsante con le barre rosse
verticali presente nella finestra “Commesse”.
2.3
ANALISI DELLE ORE DI LAVORO E DELLE COMMESSE
2.3.1
Filtri e ricerche nella cronologia
All'interno del Database della cronologia sono elencate tutte le ore di lavoro
inserite dai diversi utenti in maniera progressiva. E' possibile eseguire diversi tipi di filtri
che consentono una veloce analisi e ricerca all'interno della cronologia: si possono ad
esempio visualizzare tutti i righi inseriti per una determinata commessa mediante il filtro
denominato “Filtra n° commessa”. Una volta visualizzati i dati si possono filtrare i soli righi
di quella determinata commessa inseriti da un determinato utente o da tutti gli utenti
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mediante l'uso del filtro denominato “Filtra utenti/collab.”;ancora, all'interno dei righi filtrati
si possono ricercare i soli righi all'interno dei quali sono presenti determinate sequenze di
parole, parole o parti di parole, mediante il filtro denominato “Filtra descrizione attività”.
Infine, all'interno dei righi già filtrati si può ulteriormente restringere il campo della ricerca
mediante il filtro denominato “Filtra date” che consente di impostare manualmente
l'intervallo temporale all'interno del quale operare il filtro oppure, mediante pratici pulsanti,
filtrare velocemente il giorno precedente (-1), il giorno attuale (G), i 30 giorni precedenti
(30), l'anno precedente (A) o i 90 giorni precedenti (90). Qualora si utilizzi il filtro editando
l'intervallo temporale, si dovrà poi selezionare il pulsante (→) per avviare la ricerca.
Si precisa che, in automatico, la cronologia è impostata per visualizzare i righi
inseriti in data odierna dall'utente che ha effettuato l'accesso.
2.4
GESTIONE DELLA CONTABILITA' - ENTRATE
2.4.1
Creazione di avvisi di fattura
Per evitare di creare una fattura definitiva, è possibile redarre un avviso di
fattura; selezionando l'apposito pulsante, inserendo l'ID identificativo della commessa,
viene redatto in maniera automatica il documento, inserendo i dati fiscali del cliente
associato alla commessa e l'onorario della stessa: entrambi i campi sono in ogni caso
editabili successivamente. Qualora non si conoscano i dati fiscali completi del cliente è
possibile selezionare il bottone “dati non disponibili” facendo si da far apparire nel
documento contabile un avviso/promemoria per il cliente.
Si precisa che Aris, in funzione della tipologia di cliente inserita nel database
clienti (privato, azienda etc..) imposta il documento automaticamente in maniera da
conteggiare o meno la ritenuta d'acconto; è sempre in ogni caso possibile modificare dalla
finestra “Nuova fattura/avviso di fattura” la tipologia di cliente mediante la selezione di uno
dei pulsanti posti nella parte alta destra.
La parte inferiore della finestra, dedicata alla parte strettamente contabile dei
documenti fiscali, consente di compilare il documento a partire dall'onorario, dal totale
fattura o dal netto a pagare: in tutti e tre i casi ARIS calcola in automatico l'IVA e
l'eventuale contributo della Cassa previdenziale. Sempre in questa sezione è possibile
modificare le aliquote relative alla cassa previdenziale, all'IVA ed alla ritenuta d'acconto; le
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modifiche vengono salvate nel database e pertanto, nella stesura dei successivi
documenti contabili, non sarà più necessario editare le aliquote variate.
Qualora si stia creando un avviso di fattura verso condomini o enti, è possibile,
tramite dei checkbox posti nella parte alta della finestra, impostare la ritenuta d'acconto
pari a 0; inoltre ARIS è predisposto per modificare, tramite un checkbox posto nella parte
mediana destra della finestra, la percentuale di applicazione dell'IVA.
Inoltre, se necessario, si può editare una data del documento differente dalla
data del giorno in cui si sta predisponendo il documento contabile.
Si precisa che se in fase di eventuale modifica del documento si vuole
trasformare lo stesso in fattura definitiva, è necessario selezionare il checkbox “fattura”,
posto nella parte alta della finestra; successivamente, per completare l'operazione, sarà
necessario selezionare, nella parte destra della finestra, una delle tre opzioni di
pagamento oppure l'opzione “Attesa”, per fatture definitive emesse ma non ancora
saldate. Grazie alla scelta della modalità di pagamento effettivamente utilizzata, ARIS in
automatico aggiornerà la “Cassa Generale” (Vedi paragrafo 2.5.9) permettendo di
conoscere in ogni istante il saldo disponibile nel conto corrente, l'ammontare degli assegni
ancora non versati e i contanti eventualmente presenti nella cassa corrente dello studio.
E' possibile, infine, premendo il bottone “Anteprima – Avviso di Fattura”
visualizzare, prima o dopo aver salvato il documento tramite il pulsante “salva”, il
documento definitivo. Dalla schermata di anteprima, tramite l'icona posta in alto a sinistra,
è possibile procedere con il salvataggio del file in formato PDF.
2.4.2
Creazione di fatture definitive
Per redarre fatture definitive si procede in maniera identica a quanto riportato
nel paragrafo precedente; l'unica differenza, importante ai fini fiscali, è che le fatture
definitive, come richiesto dalle vigenti leggi, vengono in automatico numerate da ARIS in
maniera progressiva. Pertanto, mentre è possibile cancellare gli avvisi di fattura già redatti,
le fatture, a rigore, come previsto dalla vigente normativa tributaria, non potrebbero essere
eliminate: ARIS, per venire incontro a probabili errori contabili, in ogni caso permette di
eliminare qualsiasi fattura che, in un futuro, potrà essere sostituita creando una nuova
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fattura e numerandola, mediante il box n.fattura, con lo stesso numero della fattura
cancellata.
2.4.3
Creazione di avvisi di saldo (CONTABILITA' MOMENTANEA)
Può capitare, che, per le più svariate ragioni, venga saldato dal committente il
solo onorario di una certa commessa, ma non si possa o non si voglia emettere la relativa
fattura. (si precisa in ogni caso che il non emettere il documento fiscale definitivo una volta
incassato il pagamento non è lecito secondo le norme attuali).
In tal caso, qualora in precedenza fosse stato già emesso un avviso di fattura, è
possibile trasformare lo stesso in “Attesa di saldo”, mediante la selezione del pulsante
posto in basso nella schermata “Archivio delle fatture/avvisi di fattura”. Qualora invece, si
incassino delle somme senza prima aver emesso un avviso di fattura, si può registrare il
movimento MOMENTANEO selezionando il pulsante su sfondo nero denominato “attese di
saldo”, e, successivamente, aggiungendo un movimento in ingresso tramite il pulsante +;
si precisa che le somme incassate in questo modo, certamente in contanti, andranno ad
incrementare la disponibilità della cassa generale, sommandosi ai contanti già presenti
nella stessa.
2.4.4
Archivio fatture
Nell'archivio sono visionabili in una sola videata tutte le fatture o gli avvisi di
fattura emessi in un determinato anno fiscale. Mediante dei check box posti nella parte
alta sinistra della finestra è possibile visionare i soli avvisi di fattura o le sole fatture
emesse. E' possibile inoltre filtrare i soli documenti contabili creati un un determinato anno
mediante il box “Fatture / Avvisi dell'anno”; nel box in alto, viene evidenziato l'ID della
commessa relativa al documento contabile selezionato.
E' presente inoltre un filtro dinamico che consente di selezionare i soli
documenti contabili all'interno dei quali, nei campi “referente” e “dati fiscali” sia presente
una determinata parola o gruppo di parole: in questo modo, istantaneamente, è possibile
visualizzare ad esempio, per ciascun anno, tutte le fatture emesse verso un determinato
cliente
o
relative
ad
un
determinato
referente
(utente,
procacciatore
d'affari,
amministratore etc..). Un altra caratteristica utile è quella tramite la quale, selezionando un
documento contabile, mediante il check box posto in alto a destra all'interno della finestra,
è possibile scrivere delle note relative al documento: in questo modo, in futuro,
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selezionando i diversi documenti contabili, nella parta alta della finestra appariranno le
note scritte in precedenza che permetteranno, ad esempio, di ricordarsi a che punto si era
con la riscossione dei crediti.
In generale, per quanto concerne le fatture, si raccomanda, nel limite del
possibile, di emettere innanzitutto i soli avvisi di fattura e trasformare gli stessi in fatture
definitive il giorno stesso del pagamento. Qualora si sia costretti (dagli enti pubblici o, in
casi particolari, dai privati o dai colleghi) ad emettere fatture, ed alcune di queste non
siano state ancora pagate, nella parte bassa della finestra, su sfondo verde, appare un
promemoria per le fatture ancora in attesa di pagamento: qualora, all'interno dell'anno
fiscale selezionato, si intenda visionare le sole fatture in attesa, si dovrà semplicemente
premere sul bottone “controlla”, posto sulla destra del box a sfondo verde.
Si ricorda infine che anche dalla schermata dell'archivio, è possibile stampare le
fatture già emesse tramite il pulsante “Stampe – Fattura”, posto nella parte bassa a
sinistra della finestra.
Qualora si intenda modificare una fattura già emessa, è possibile selezionarla
dall'elenco visualizzato mediante il pulsante sinistro e poi, tramite il pulsante destro,
selezionare l'opzione “modifica”. Sempre con il pulsante destro si possono eliminare le
fatture già emesse e filtrare le stesse facendo apparire a video le sole fatture emesse
verso Aziende/enti, privati, condomini o colleghi: si noti che ARIS, in ogni caso, anche non
filtrando le diverse fatture per tipologia di cliente, per una più facile identificazione dei
documenti contabili, utilizza dei colori differenti per ciascuna tipologia di committente.
E' importante infine precisare che, per le fatture pagate tramite assegno,
quando lo stesso viene versato in banca è utile selezionare, con il pulsante destro,
l'opzione assegno e, di seguito, l'opzione versa sul conto corrente. In questo modo, come
si vedrà nei paragrafi successivi, sarà possibile conoscere istantaneamente, direttamente
da ARIS, il saldo del conto corrente e l'eventuale cassa dei contanti e degli assegni
presenti in azienda.
2.4.5
Archivio avvisi di fattura
Si accede all'archivio degli avvisi di fattura selezionando la stessa icona
dell'archivio fatture e, successivamente, premendo sul check box “Avvisi di fattura”.
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La maggior parte delle caratteristiche dell'archivio avvisi di fattura sono
identiche a quelle dell'archivio fatture e, pertanto, si rimanda al paragrafo precedente per
la descrizione delle opzioni in comune.
Selezionando con il pulsante sinistro un avviso di fattura sarà possibile
convertire lo stesso in fattura definitiva mediante il pulsante “fattura” posto nella parte
bassa della finestra: si dovrà contestualmente selezionare una modalità di pagamento
tramite i quattro check box situati nella parte bassa sinistra; si precisa che è possibile
editare la data della fattura che si sta' creando stando sempre attenti, in tal caso, a evitare
di scrivere date nei documenti contabili che contraddicono la progressione numerica delle
fatture emesse.
Qualora si debba convertire l'avviso di fattura in fattura ma, per questioni
contabili, non è possibile creare la fattura definitiva, è possibile convertire il documento in
quello che in ARIS viene definito come “Attesa di saldo”. In questo modo gli onorari
teoricamente riscossi andranno ad incrementare la disponibilità di cassa senza però
rientrare nella contabilità prevista dalla legge. Si precisa che la suddetta procedura, pur
prestandosi alla contabilizzazione di eventuali introiti in nero, non deve essere utilizzata
per gestire l'eventuale contabilità sommersa che, come noto, è perseguibile civilmente e
penalmente.
Infine, qualora, per facilitare il compito dell'eventuale riscossione crediti, risulti
utile evidenziare solo alcuni avvisi di fattura (per i quali ad esempio, si è già proceduto a
fare un sollecito telefonico) è possibile, utilizzando il pulsante destro, selezionare l'opzione
“evidenzia”.
2.4.6
Analisi fatturato e avvisi di fattura non ancora saldati
ARIS, a seguito della realizzazione di fatture ed avvisi di fattura, in automatico
permette di visionare a video il fatturato dei singoli mesi, trimestri ed anni fiscali; inoltre,
sempre mediante pratici filtri azionabili medianti quattro check box posti nella parte alla
della finestra, consente di esaminare il solo fatturato riferito ad una sola tipologia di
committente a scelta tra Azende/Enti/condomini, privati e colleghi. Si precisa che, qualora
si filtri una tipologia di clienti, nel rigo inferiore viene sempre indicato il fatturato totale.
Le stesse procedure indicate poco sopra sono effettuabili per quanto riguarda
gli avvisi di fattura: mediante la selezione del check box posto in alto a destra, è possibile
analizzare la quota parte di “fatturato teorico” che si sarebbe ottenuto mediante
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l'emissione dei documenti contabili ancora in sospeso. Si consiglia, ogni qual volta si
termina una commessa, a prescindere dall'eventuale invio del documento al cliente, di
emettere sempre un documento contabile, sia esso una fattura o un avviso di fattura; in
questo modo, tramite ARIS, è possibile istantaneamente capire quali sono i nostri crediti e,
di conseguenza, essere più coscienti della quantità del lavoro svolto mese per mese.
2.4.7
Analisi e inserimento attese di saldo
Nelle videate relative all'analisi delle attese di saldo vengono in automatico
inseriti tutti gli avvisi di fattura che, in precedenza, erano stati convertiti in “Attese di saldo”.
Inoltre è possibile inserire nuovi documenti contabili di questo tipo mediante il pulsante con
il simbolo + verde posto nella parte bassa della finestra. La finestra dell'analisi delle attese
di saldo consente, in una sola videata, di capire, mese per mese ed anno per anno, quanti
sono i contanti teorici incassati dall'attività in un determinato periodo.
Infine, tramite il check box “dettagli date”, è possibile visualizzare nel dettaglio
ogni singola “attesa di saldo”: sarà sempre possibile inoltre, filtrare le diverse “attese di
saldo” mediante un comodo filtro dinamico che consentirà, in ogni istante, di trovare
velocemente un determinato documento all'interno del quale, in un qualsiasi campo
testuale dello stesso, siamo certi che ci sia una determinata parola o gruppo di parole. Si
precisa che la suddetta procedura, pur prestandosi alla contabilizzazione di eventuali
introiti in nero, non deve essere utilizzata per gestire l'eventuale contabilità sommersa che,
come noto, è perseguibile civilmente e penalmente.
2.4.8
Analisi e inserimento finanziamenti
Anche ai fini di rispettare la normativa De Minimis, è importante poter
istantaneamente conoscere quanti finanziamenti sono stati ottenuti, in quale data e quale
è la loro somma negli ultimi tre esercizi finanziari.
E' possibile inserire nuovi finanziamenti ricevuti mediante il pulsante con il
simbolo + verde posto nella parte bassa della finestra. La finestra dell'analisi dei
finanziamenti consente, in una sola videata, di capire, per ogni mese, per un determinato
anno e negli ultimi tre esercizi finanziari, quanti sono stati i finanziamenti incassati. Inoltre,
qualora si abbia la necessità di conoscere quanti finanziamenti sono stati ricevuti, è
possibile inserire anche un numero di anni diverso da tre, semplicemente inserendo il
numero di anni nell'apposito box posto nella parte bassa della finestra.
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Infine,
anche
ai
fini
di
comunicare
al
proprio
consulente
fiscale
(Commercialista / CAF) il resoconto dei finanziamenti ricevuti, premendo il pulsante
“stampa resoconto” si potrà esportare in PDF la videata visualizzata in un determinato
momento.
2.5
GESTIONE DELLA CONTABILITA' - USCITE
2.5.1
Premessa
Tramite la selezione della relativa icona è possibile inserire cinque tipi diversi di
spese, con la possibilità di segnarle come già pagate o meno. Le spese sono: Spese varie
per l'ufficio soggette ad IVA, Spese non soggette ad IVA, Spese verso colleghi, Spese di
telefonia e Spese carburante autovettura. Se segnate come pagate, prima di selezionare
una tipologia di spesa si dovrà scegliere la modalità di pagamento delle stesse; grazie alla
scelta della modalità di pagamento effettivamente utilizzata, ARIS in automatico
aggiornerà la “Cassa Generale” (Vedi Par. 2.5.9) permettendo di conoscere in ogni istante
il saldo disponibile nel conto corrente, l'ammontare degli assegni ancora non versati e i
contanti eventualmente presenti nella cassa corrente dello studio.
2.5.2
Spese varie dell'ufficio (Soggette ad IVA)
Per registrare una spesa soggetta ad IVA è possibile indicare quale è il suo
importo totale, quale la sua eventuale quota parte non soggetta ad IVA (Non imponibile) e
l'entità dell'eventuale scontistica applicata dal fornitore. Inoltre, è possibile variare la
percentuale dell'aliquota IVA e, qualora si conoscano i valori di detraibilità della tipologia di
spesa, è possibile indicare la percentuale di detraibilità dell'IVA e dell'IRPEF (inizialmente
impostate al 100% come, ad esempio, per le spese di cancelleria).
In automatico ARIS imposta la data della spesa uguale alla data del giorno di
compilazione della nota ma, selezionando il check box “sblocca” è possibile editare a
piacere anche la data del documento. Infine, nella parte bassa della finestra, si consiglia di
inserire i dati del fornitore e la descrizione della spesa effettuata: in questo modo,
istantaneamente, sarà possibile ricercare e confrontare negli archivi (Vedi paragrafi
successivi), tramite dei filtri dinamici, le spese effettuate verso un determinato fornitore o le
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spese inerenti un determinato prodotto.
2.5.3
Spese non soggette ad IVA
Per registrare una spesa non soggetta ad IVA è possibile indicare quale è il suo
importo totale, e, qualora si conoscano i valori di detraibilità IRPEF della tipologia di spesa,
è possibile indicarne la percentuale di detraibilità.
In automatico ARIS imposta la data della spesa uguale alla data del giorno di
compilazione della nota ma, selezionando il check box “sblocca” è possibile editare a
piacere anche la data del documento. Infine, nella parte bassa della finestra, si consiglia di
inserire i dati del fornitore e la descrizione della spesa effettuata: in questo modo,
istantaneamente, sarà possibile ricercare e confrontare negli archivi (Vedi paragrafi
successivi), tramite dei filtri dinamici, le spese effettuate verso un determinato fornitore o le
spese inerenti un determinato prodotto.
2.5.4
Spese verso colleghi
Per registrare una spesa effettuata verso un collega si deve indicare quale è il
netto a pagare e quale eventualmente è la parte di rimborsi spese spettanti; ARIS in
automatico calcolerà i valori della ritenuta d'acconto dovuta e dell'IVA. E' possibile variare
la percentuale dell'aliquota IVA e, qualora si conoscano i valori di detraibilità della tipologia
di spesa, è possibile indicare la percentuale di detraibilità dell'IVA e dell'IRPEF
(inizialmente impostate al 100% come, ad esempio, per le spese di cancelleria).
In automatico ARIS imposta la data della spesa uguale alla data del giorno di
compilazione della nota ma, selezionando il check box “sblocca” è possibile editare a
piacere anche la data del documento. Infine, nella parte bassa della finestra, si consiglia di
inserire i dati del fornitore e la descrizione della spesa effettuata: in questo modo,
istantaneamente, sarà possibile ricercare e confrontare negli archivi (Vedi paragrafi
successivi), tramite dei filtri dinamici, le spese effettuate verso un determinato fornitore o le
spese inerenti un determinato prodotto.
2.5.5
Spese di telefonia
Per registrare una spesa riguardante la telefonia è possibile indicare quale è il
suo importo totale, quale la sua eventuale quota parte non soggetta ad IVA (Non
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imponibile) e l'entità dell'eventuale scontistica applicata dal fornitore. Inoltre, è possibile
variare la percentuale dell'aliquota IVA e, qualora si conoscano i valori di detraibilità della
tipologia di spesa, è possibile indicare la percentuale di detraibilità dell'IVA e dell'IRPEF
(inizialmente, tali valori, sono impostati pari a 50% e 80% come attualmente previsto dalla
normativa).
In automatico ARIS imposta la data della spesa uguale alla data del giorno di
compilazione della nota ma, selezionando il check box “sblocca” è possibile editare a
piacere anche la data del documento. Infine, nella parte bassa della finestra, si consiglia di
inserire i dati del fornitore e la descrizione della spesa effettuata: in questo modo,
istantaneamente, sarà possibile ricercare e confrontare negli archivi (Vedi paragrafi
successivi), tramite dei filtri dinamici, le spese effettuate verso un determinato fornitore o le
spese inerenti un determinato prodotto.
2.5.6
Spese riguardanti il carburante
Per registrare una spesa relativa al carburante utilizzato, è possibile indicare
quale è il suo importo totale e variare la percentuale dell'aliquota IVA; qualora si
conoscano i valori di detraibilità della tipologia di spesa, è possibile indicare la percentuale
di detraibilità dell'IVA e dell'IRPEF (inizialmente impostate pari al 40% come previsto alla
data della stesura del presente manuale, dalla vigente normativa).
In automatico ARIS imposta la data della spesa uguale alla data del giorno di
compilazione della nota ma, selezionando il check box “sblocca” è possibile editare a
piacere anche la data del documento. Infine, nella parte bassa della finestra, si consiglia di
inserire i dati del fornitore e la descrizione della spesa effettuata: in questo modo,
istantaneamente, sarà possibile ricercare e confrontare negli archivi (Vedi paragrafi
successivi), tramite dei filtri dinamici, le spese effettuate verso un determinato fornitore o le
spese inerenti un determinato prodotto.
2.5.7
Analisi delle Uscite
ARIS, a seguito della registrazione delle diverse uscite di cui ai paragrafi
precedenti, in automatico permette di visionare a video il totale delle uscite relative ai
singoli mesi, ai trimestri e agli anni fiscali; inoltre, sempre mediante pratici filtri azionabili
medianti sei check box posti in alto nella parte alla della finestra, consente di esaminare le
sole uscite riferite ad una sola tipologia di spesa a scelta tra “Soggette ad IVA”, “Non
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soggette ad IVA”, “Verso Colleghi”, “Telefonia” e “Carburante”. Oltre a ciò si può decidere
di potere visionare tramite l'apposito check “Mostra” anche l'archivio delle spese che
dovranno esser pagate in futuro e di poterlo filtrare nella stessa maniera di come spiegato
precedentemente. Si precisa che, qualora si filtri una tipologia di clienti, nel rigo inferiore
viene sempre indicato il totale delle uscite dell'anno (pagate e da pagare a seconda di
quale archivio si è deciso di visualizzare).
Dal menù principale inoltre, attraverso l'utilizzo dell'apposito comando, si
possono visualizzare nel dettaglio in una schermata separata tutte le uscite divise per
anno, avendo anche qui la possibilità di poter filtrare le spese già sostenute e quelle
future; è possibile filtrare all'interno delle uscite mostrate a video, una singola parola o un
gruppo di parole: in questo modo si potrà, ad esempio, visualizzare e confrontare
istantaneamente tutte le bollette telefoniche dei diversi mesi, rendendosi immediatamente
conto della progressione delle spese.
Infine, all'interno della finestra stessa, è possibile cancellare o modificare
singole spese mediante gli appositi comandi: si mette in evidenza che una volta che una
spesa è stata cancellata questa non può essere recuperata salvo il totale reinserimento
dei valori nei diversi campi editabili della finestra.
2.5.8
Analisi e inserimento dei debiti (CONTABILITA' MOMENTANEA)
Tramite la selezione della relativa icona è possibile inserire e visualizzare
eventuali movimentazioni che non devono momentaneamente essere registrate ai fini
fiscali come, ad esempio, i costi del conto corrente bancario o il pagamento di piccole
spese ininfluenti ai fini fiscali (0,50 Euro per parcheggi e simili). Si precisa che la suddetta
procedura, pur prestandosi alla contabilizzazione di eventuali spese in nero, non deve
essere utilizzata per gestire l'eventuale contabilità sommersa che, come noto, è
perseguibile civilmente e penalmente.
Tramite la selezione del check box “Mostra” è possibile visualizzare nel
dettaglio tutti i “debiti” registrati e, mediante il filtro dinamico, si possono rendere visibili i
soli movimenti all'interno dei quali è presente una singola parola o un gruppo di parole.
Infine, all'interno della finestra, è possibile inserire o cancellare singoli “debiti”
mediante i due pulsanti posti nella parte bassa destra: si mette in evidenza che una volta
che un debito è stato cancellato questo non può essere recuperato salvo il totale
reinserimento dei valori nei diversi campi editabili della finestra.
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2.5.9
Cassa generale
In un'unica schermata è possibile tenere sotto controllo la disponibilità teorica
totale dell'azienda, i saldi del conto corrente e il totale degli assegni e dei contanti presenti
nella “cassa corrente” dello studio. Si precisa che i cosiddetti “avvisi di saldo” e i cosiddetti
“debiti” concorrono a modificare il saldo disponibile dei “contanti”.
Qualora si inizi ad utilizzare ARIS con una situazione di cassa diversa da zero,
è possibile editare i tre campi, a sfondo grigio, presenti nella parte alta della finestra
denominati “Saldo iniziale”; in questo modo, a seguito della registrazione di TUTTI i
movimenti in entrata (fatture e “avvisi di saldo”) ed in uscita (“Spese e “debiti”) ARIS
manterrà aggiornata le tre casse e la cassa totale. Se, per distrazione o mancanza di
tempo, o per deliberata decisione si intendesse non registrare determinati movimenti, sarà
sempre possibile modificare i valori dei tre campi “Saldo iniziale” per riallineare le diverse
disponibilità di cassa con la situazione reale.
2.5.10
Costi generali
Tramite l'apposita sezione è possibile inserire, modificare o cancellare singoli
costi generali, suddividendoli per tipologia di costo. ARIS permette di selezionare una
tipologia di costo predefinita (Affitti, Consumi, Materiali etc..) o editare una nuova tipologia
di costo: istantaneamente, a video, si può vedere il totale dei costi annuali e mensili.
Inoltre, utilizzando l'apposito filtro dinamico, è possibile individuare velocemente un costo
già inserito per eventualmente modificarlo, copiarlo o eliminarlo.
Si tenga presente che ARIS in automatico ripartisce equamente i costi generali
tra tutte le ore lavorative (pagate dai clienti) di TUTTI gli utenti: pertanto, ogni aggiunta,
modifica o eliminazione di un costo generale modificherà automaticamente i costi orari dei
diversi utenti.
I costi orari degli utenti, come meglio specificato nel paragrafo 2.1.5, sono
composti da una quota parte di costo orario dovuto ai costi generali e da una quota parte
di costo orario dovuta dai costi del singolo utente. Maggiore sarà il numero degli utenti e
delle loro ore lavorative, maggiore saranno le ore su cui verranno ripartiti i costi generali e
pertanto, minore sarà l'incidenza dei costi generali su ogni ora di lavoro.
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2.5.11
Tasse e imposte
Tramite l'apposita sezione è possibile visualizzare gli importi dei versamenti
dell'IVA da corrispondere tramite F24 allo stato; mediante la selezione dei check “Mensile”
e “Trimestrale” ARIS visualizza gli importi IVA da versare calcolati tenendo conto degli
eventuali interessi dovuti alla scelta di versare l'imposta trimestralmente. Nella parte
inferiore del form appare invece un utile promemoria che consente velocemente di
calcolare l'entità del versamento degli acconti IVA da effettuare per l'anno successivo, in
base ai versamenti effettuati l'anno precedente, mediante il cosiddetto “Metodo storico”.
Si ricorda che i versamenti IVA, qualora si opti per il regime IVA trimestrale,
vanno effettuati entro il 16 del secondo mese successivo alla fine del trimestre: ad
esempio, per il primo trimestre, il versamento IVA deve essere effettuato entro il 16 del
mese di Maggio; qualora invece si opti per il regime IVA mensile, i versamenti vanno
effettuati entro il 16 del mese successivo: ad esempio, per quanto concerne l'IVA relativa
al mese di Luglio, il versamento deve essere effettuato entro il 16 Agosto.
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3 OTTIMIZZAZIONE DELLA PRODUTTIVITA'
3.1
AGENDA
Tramite l'agenda di ARIS è possibile inserire sia singoli appuntamenti, note o
promemoria temporali sia appuntamenti e promemoria ciclici, con la possibilità di decidere
se farli ripetere ogni tot giorni o direttamente fissare la data di ripetizione (ripeti ogni mese,
trimestre, semestre, anno). Per inserire un appuntamento di qualsiasi tipo si deve
selezionare il pulsante “aggiungi” e compilare i diversi campi presenti nella finestra di
input. E' infine possibile definire un nuovo appuntamento o una operazione ciclica
assegnandolo a più di un utente o a tutti gli utenti attivi mediante i check-box situati nella
parte bassa della finestra.
La schermata dell'agenda, in automatico, visualizza gli appuntamenti di oggi
riferiti all'utente che ha inserito il suo ID in fase di avvio del software; qualora si intenda
visualizzare gli appuntamenti di qualche altro utente, se l'utente risulta registrato come
amministratore (Vedi Par. 2.1.1), può selezionare l'icona posta in alto a destra nell'agenda
denominata “filtra utenti/collaboratori”.
Qualora lo si desideri, è possibile, selezionando uno dei sette pulsanti posti
nella parte sinistra della finestra, visualizzare, per un determinato utente, gli appuntamenti
riferiti solo ad “Oggi”, “Da Domani”, Fino a 30 giorni”,”fino a 7 giorni”, “domani”, “ieri” e “tutti
i precedenti”. E' inoltre possibile, selezionando la data nel calendario a sfondo bianco con
un doppio clic, visionare l'agenda di un qualsiasi giorno futuro e passato di un qualsiasi
utente.
Le annotazioni in agenda una volta viste, devono essere segnate come lette
attraverso l'apposito comando “CONTRASSEGNA” (dopo averle selezionate dal relativo
check a sinistra della nota). Se ciò non viene fatto l'annotazione verrà visualizzata in
continuazione nelle date successive, fino a che non viene contrassegnata.
3.2
PROMEMORIA
Capita spesso che, mentre si lavora su una commessa venga in mente una
problematica o una semplice idea su di un altro lavoro o commessa. In ARIS si possono
facilmente registrare dei promemoria momentanei che, elencati in ordine di priorità,
permettono di non dimenticarsi idee o appunti che, altrimenti, potrebbero andare persi.
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I promemoria in ARIS possono essere identificati da simboli che fanno capire
se quanto segnalato non è ancora stato effettuato, oppure è stato iniziato ma non è stato
terminato o, ancora, se è stato terminato. Inoltre, selezionando il check-box “Assegna
priorità” il promemoria registrato apparirà nella prima posizione dell'elenco dei promemoria
già registrati.
Si precisa che, come nella maggior parte delle applicazioni di ARIS, anche nella
finestra dei promemoria, nella parte bassa, è presente un filtro che consente di trovare
velocemente un determinato promemoria all'interno del quale sia stata scritta una parola o
una parte di essa.
Infine, qualora si debba inviare ad uno o più utenti un promemoria inizialmente
salvato nel proprio archivio personale, è possibile, mediante il pulsante “Sposta in
messaggi”, cancellare il promemoria precedentemente selezionato ed inviarlo ad uno o più
utenti: questi, a loro volta, potranno, una volta selezionato il promemoria inviato,
archiviaarlo nel loro database dei promemoria personali tramite il pulsante “Sposta in
promemoria”.
3.3
MESSAGGISTICA INTERNA
Qualora l'azienda sia composta da più di un utente, è possibile inviare un
messaggio ad un altro utente o ad un gruppo di utenti. Allo stesso tempo, con un filtro
dinamico, posto nella parte bassa della finestra, è possibile filtrare tra i messaggi ricevuti
qualsiasi parola o parte di essa. Si consiglia, una volta che si è letto il messaggio inviato
da un altro utente, di selezionare il check-box relativo al messaggio stesso (posto nella
parte sinistra del rigo) e premere il pulsante “cestina”: in questo modo, ogni qual volta si
accede ad ARIS, appariranno i soli messaggi nuovi mentre, qualora si intenda rileggere i
vecchi messaggi, si potrà sempre visionare i messaggi cestinati tramite l'apposito checkbox. Si precisa che i messaggi inviati a più di un utente verranno evidenziati in rosso,
mentre quelli inviati ad un singolo utente saranno scritti in azzurro. I messaggi posti nel
cestino potranno poi, successivamente, essere definitivamente eliminati uno ad uno o,
tramite il pulsante “cancella tutto”, tutti insieme.
Si precisa infine che è possibile, selezionando prima un singolo messaggio e
poi premendo il pulsante “Sposta in promemoria”, cancellare il messaggio selezionato per
poi, in automatico, inserirlo nel database promemoria.
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3.4
GESTIONE PASSWORD
Come noto, capita spesso di dover registrare password e username di accesso
a servizi internet o ad altri servizi. Tramite ARIS, mediante una singola password, è
possibile visionare, filtrare ed aggiungere infinite password e username per altrettanti
infiniti servizi...dovendo cosi' ricordarsi una sola password...che permette di visionare tutte
le altre.
Poiché all'interno di un'azienda esistono servizi a cui possono accedere tutti gli
utenti e servizi ad acceso limitato, ARIS permette di registrare e gestire in maniera
separata entrambe le tipologie di dati. Per accedere alle password pubbliche si dovrà
scrivere la password preimpostata “dearis” mentre per visionare o modificare le password
ad accesso limitato si dovrà inserire la password del singolo utente, editabile in “Gestione
degli utenti” (Vedi Par. 2.1.1).
3.5
RUBRICA
E' possibile registrate e filtrare in maniera dinamica contatti telefonici o email.
Una volta registrato il contatto, grazie al filtro dinamico, si può ricercare istantaneamente
un contatto scrivendo anche solo una parte del nome, del cognome o del numero di
telefono: ad esempio se ci si ricorda che un numero di telefono ha al suo interno le cifre
“3486” si potrà filtrare istantaneamente tutta la rubrica alla ricerca di quella sequenza
numerica.
3.6
CARRELLO ACQUISTI
Ai fini di ottimizzare la gestione degli acquisti e degli ordini di materiale, è
possibile, nella finestra, aggiungere nuovi oggetti da acquistare specificando le quantità e
inserendo una eventuale descrizione nel campo denominato “note”.
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4 IMPOSTAZIONI UTENTE
4.1
BARRA DEI SUGGERIMENTI
Selezionando con il mouse il menù a tendina “impostazioni utente” e,
successivamente, l'opzione “Attiva/disattiva suggerimenti”, è possibile visualizzare o meno
la barra orizzontale all'interno della quale appaiono le spiegazioni delle icone selezionate o
delle opzioni selezionabili. Si precisa che, nelle versioni successive alla presente, saranno
via via aggiunte maggiori informazioni per ogni check-box o pulsante selezionabile,
rendendo di fatto inutile la presente guida.
4.2
COMANDI RAPIDI
Selezionando con il mouse il menù a tendina “impostazioni utente” e,
successivamente, l'opzione “Attiva/dis comandi rapidi” si potrà rendere visibile o meno la
barra di comando principale; qualora si opti per renderla invisibile, si potranno selezionare
i comandi principali tramite i tasti funzione presenti nella parta alta della tastiera (F1, F2
etc..). In generale, per un uso più rapido di ARIS si raccomanda di utilizzare sempre i tasti
funzione, i quali, per una più facile memorizzazione, sono sempre esplicitati nelle diverse
opzioni selezionabili dai menù a tendina.
4.3
FINESTRE RAPIDE
Selezionando con il mouse il menù a tendina “impostazioni utente” e,
successivamente, l'opzione “Attiva/dis finestre” si potrà scegliere se, all'avvio di ARIS, si
preferisce che appaiano o meno le tre finestre preimpostate: “Cronologia”, “Agenda” e
“Messaggi utente”.
4.4
DATI FISCALI
Selezionando con il mouse il menù a tendina “impostazioni utente” e,
successivamente, l'opzione “dati fiscali” si potranno editare i dati fiscali dell'azienda;
questi, saranno utilizzati per creare i documenti contabili con l'intestazione ed i dati fiscali
minimi previsti dalla normativa attuale.
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5 PROSSIME MIGLIORIE
Stiamo lavorando alla prossima versione di ARIS. Queste le idee che
miglioreranno, ulteriormente, la gestione della vostra azienda:
•
Calcolo automatico di stima dei versamenti IRAP e IRPEF;
•
Stampa automatica di un unico file pdf con tutte le fatture del mese, del trimestre o
dell'anno per l'invio telematico al commercialista.
•
Stesura automatica istantanea del curriculum generale dell'azienda, a partire dai
dati delle commesse approvate;
•
Stesura automatica istantanea dei curricula settoriali: mediante appositi filtri, si
potrà esportare in PDF solo una quota parte del curriculum generale; ad esempio si
potrà redarre un curriculum dei soli lavori di una determinata tipologia di commessa
(Vedi Par. 2.1.8) o dei soli lavori completati e saldati dai committenti;
•
Calcolo automatico dei preventivi: a partire dai costi orari dei diversi utenti, si potrà
analizzare la singola commessa suddividendola in sottocommesse e stimando, per
ciascuna di esse, le ore impiegate dai diversi utenti; in output, si avrà l'offerta
dettagliata da consegnare al committente in PDF;
•
Migliorie grafiche e di personalizzazione;
Molte altre sono le migliorie nelle nostre teste...ma le idee non sono mai abbastanza;
Scriveteci e esponete i vostri suggerimenti ( o le vostre critiche...sempre ben accette!) alla
mail [email protected] con oggetto “IDEA X ARIS”.
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6 MIGLIORIE RISPETTO ALLE VERSIONI PRECEDENTI
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.1
Costi generali dell'azienda (Par. 2.5.10)
E' possibile ora aggiungere, modificare e cancellare, suddividendoli per
tipologia di costo, i diversi costi generali relativi all'azienda. In questo
modo, istantaneamente, si possono vedere a video il totale dei costi
annuali e mensili, e filtrare tra tutti i costi inseriti per
analizzare
velocemente le spese aziendali.
Costi orari e ore lavorative utenti (Par. 2.1.3, 2.1.4, 2.1.5, 2.1.6)
Inserendo i costi relativi a ciascun utente (Contratto, IRAP, premi etc..),
analizzando le ore lavorative, le ferie ed i permessi previsti dai contratti, da
altri patti verbali o scritti con i diversi utenti o per se stessi, ARIS calcola in
automatico il costo orario di ciascun utente. E' possibile prevedere inoltre
una percentuale di ore lavorate in attività generali e delle altre aliquote
generali per tener conto dell'incidenza degli utili aziendali o delle
commesse non pagate dai clienti morosi.
Agenda: operazioni cicliche a data fissa (Par. 3.1)
Sono state apportate due migliorie al sistema agenda. E' possibile da
questa versione in poi potere decidere di impostare un operazione ciclica a
data fissa con scadenza mensile, trimestrale, semestrale ed annuale, oltre
al sistema tradizionale (operazione ciclica che cade ogni tot. giorni). Inoltre
se una nota in generale (annotazione, appuntamento o operazione ciclica)
non viene letta e “contrassegnata” come tale da apposito comando in data
di scadenza, essa verrà visualizzata in continuazione nelle date
successive, fino a che non viene contrassegnata.
Uscite: modifica al sistema di visualizzazione (Par. 2.5.10)
Si è deciso di standardizzare come negli ingressi il sistema delle uscite. E'
stata modificata quindi la grafica dell'archivio contabile uscite, ed aggiunto
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un archivio con i dettagli uscite (oggetto, fornitore e spesa) come già
esistente per le entrate. Inoltre è stata aggiunta l'opzione “spesa non
pagata” così da potere avere un archivio delle spese che andranno pagate
in futuro.
Versamenti IVA: calcolo automatico (Par. 2.5.11)
E' possibile visualizzare quali saranno e sono stati i versamenti IVA
mensili, trimestrali e annuali e quale è stato o sarà l'acconto IVA da versare
per l'anno successivo entro il 27.12 dell'anno in corso.
Commessa: inserimento del responsabile interno (Par. 2.1.8)
E' possibile indicare quale, tra gli utenti registrati, è il project manager delle
commesse già registrate o delle nuove commesse.
Utenti : inserimento degli orari di lavoro (Par. 2.1.2)
Per ciascun utente si possono registrare gli orari di ingresso ed uscita
relativi a tutte le mattine e le sere di tutti i giorni della settimana.
Fatture: modifica delle aliquote relative alla cassa previdenziale, all'IVA
ed alla ritenuta d'acconto (Par. 2.4.1)
E' possibile editare, direttamente dal form delle fatture, le percentuali delle
aliquote relative alla cassa previdenziale, all'IVA ed alla ritenuta d'acconto.
Messaggi: possibilità di cancellare con un unico comando tutti i
presenti nel cestino e spostare messaggi in promemoria (Par. 3.3)
E' possibile cancellare, premendo il pulsante cancella tutto, tutti i messaggi
precedentemente cestinati; inoltre, premendo il pulsante “Sposta in
promemoria” è possibile spostare, il messaggio in “Promemoria” .
Promemoria: possibilità di inviare ad uno o più utenti, mediante
messaggi, i promemoria (Par. 3.3)
Premendo il pulsante “Sposta in messaggi” è possibile cancellare
dall'archivio promemoria ed inviare ad uno o più utenti il messaggio
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selezionato.
Spese: ora è possibile modificare qualsiasi caratteristica delle spese
già inserite (Par. 2.5.7)
Premendo il pulsante “Modifica” si accede all'area di modifica della spesa
precedentemente selezionata.
Fatture: E' stato eliminato il bug relativo all'azzeramento della ritenuta
d'acconto applicata verso aziende ed enti a seguito dell'emissione di
una fattura verso condomini con ritenuta d'acconto pari a 0.
Documenti contabili: le fatture e gli avvisi di fattura riportano nella parte
alta del documento l'identificativo della commessa.
Rubrica: quando si filtra un numero telefonico o un cliente, qualora non lo si
trovi e si decida di aggiungere una nuova voce in rubrica, in automatico ARIS
scrive i dati filtrati nei campi opportuni.
Clienti: Eliminato il bug che non permetteva di modificare i dati dei
clienti già inseriti.
Promemoria: Eliminato il bug che non permetteva, in fase di modifica,
di eliminare la priorità a promemoria già inseriti.
Carrello: è ora possibile stampare in PDF o su carta la lista spesa.
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2
Carrello: Aggiunto il filtro dinamico
E' possibile, editando il campo su sfondo giallo, filtrare dinamicamente tra
gli oggetti inseriti nella lista spesa: ARIS filtra tra nome degli oggetti e note
visualizzando a video i soli elementi che contengono la parola filtrata.
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MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.0.2
Contabilità: ottimizzazione inserimento di ingressi ed uscite in attesa
E'
ora
possibile
inserire
ingressi
ed
uscite
in
attesa
senza
obbligatoriamente dover compilare due campi testuali (Oggetto e
committente/destinatario).
Carrello: ottimizzazione dell'aggiunta di nuovi oggetti
Quando si aggiunge un nuovo oggetto nel carrello, in automatico ARIS
scrive l'oggetto eventualmente precedentemente filtrato nella ricerca.
Carrello: Eliminato bug che non consentiva la modifica degli oggetti nel
carrello della spesa.
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.0.3
Migliorie varie
Aumentato la dimensione dei campi dei testi relativi all'invio dei messaggi tra
gli utenti ed alla descrizione delle attività svolte nella sezione cronologia.
Agenda: aggiunta opzione fine appuntamento
Si può ora inserire e modificare anche l'orario di fine appuntamento: ARIS
lo visualizzerà insieme agli altri dati inseriti direttamente a video.
Promemoria: ottimizzazione in fase di aggiunta
Quando si aggiunge un nuovo promemoria, in automatico ARIS scrive il
promemoria eventualmente precedentemente filtrato nella ricerca.
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Fatture: eliminato bug che non consentiva la modifica di fatture con
referenti o oggetti della fattura contenenti apostrofi.
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.1
Agenda: Eliminato bug che non riportava a 0.00, quando si inseriva
un secondo appuntamento di fila, l'orario finale del nuovo
appuntamento da aggiungere.
Agenda: ottimizzazione inserimento data filtrata in nuovi appuntamenti
Quando si filtra una data e, successivamente, si inserisce un nuovo
appuntamento, ARIS in automatico scrive la data filtrata nel nuovo
appuntamento.
Agenda: ottimizzazione inserimento ora fine
Quando si inserisce un nuovo appuntamento, una volta digitate le prime
cifre dell'ora di inizio in automatico ARIS scrive l'ora di fine (aggiungendo
un'ora rispetto all'ora di inizio digitata).
Archivio ingressi fatture: potenziamento filtro dinamico
E' possibile ora filtrare i documenti contabili anche a partire dagli ID delle
commesse a cui essi si riferiscono.
Cronologia: ora fine a mezzanotte e altri automatismi
E' possibile ora inserire come ora fine la mezzanotte (0.00): inoltre quando
si digita nel campo ore la cifra “0” in automatico ora ARIS passa al campo
successivo.
Password: ottimizzazione in fase di aggiunta
Quando si aggiunge una nuova password, in automatico ARIS scrive la
password eventualmente precedentemente filtrata nella ricerca; inoltre,
dopo l'aggiunta di una nuova password, ARIS non ripropone nuovamente il
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form per l'inserimento di nuove password.
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.1.1
Cassa: migliorie grafiche e ottimizzazione inserimento saldi iniziali
Sono state eliminate numerose celle di testo ormai inutilizzate; inoltre, ora
è possibile inserire saldi iniziali anche negativi, facendo doppio clic sulla
cella saldo iniziale.
Clienti: ottimizzazione inserimento dati
Quando si inserisce un nuovo cliente o si modificano i dati di un cliente già
inserito, ARIS non ripropone più la schermata di inserimento di un nuovo
cliente.
Cronologia: ottimizzazione inserimento dati
E' possibile inserire righi senza editare la descrizione. Inoltre è stata
migliorata la sequenza dei comandi attivabili mediante il tasto TAB. Infine,
quando si inserisce nel campo minuti relativo all'ora inizio la cifra 0, in
automatico ARIS passa al campo successivo.
Cronologia: uniformato grafica schermate inserimento e modifica
Aumentate le dimensioni del campo testuale descrittivo della schermata
modifica cronologia ed è stata uniformata la dimensione della finestra
“modifica” cronologia con quella relativa all'aggiunta. Inoltre, quando si
apre la cronologia o si modificano dei righi precedentemente inseriti, questi
vengono aperti nella stessa identica posizione.
Fatture: migliorie grafiche
Aumentato dimensioni del campo in cui si inserisce la descrizione del
documento contabile e ottimizzato la disposizione degli altri campi.
Promemoria: migliorie grafiche
Aumentato dimensioni del campo in cui si visualizzano la descrizione dei
promemoria già inseriti e ottimizzato la disposizione degli altri campi.
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Ingressi e uscite: possibilità di utilizzare due conti correnti
E' ora possibile registrare ingressi ed uscite, fatturati o meno, su un
secondo conto corrente. Inoltre, quando si inserisce una nuova spesa,
ARIS non ripropone ora nuovamente la schermata per l'inserimento di un
altra spesa.
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.2
MIGLIORIE GENERALI: aggiunta non automatica in tutte le finestre
In tutte le finestre di ARIS, ora, quando si aggiunge un nuovo elemento
(Esempio nuovo promemoria, nuovo utente o cliente etc..), non viene in
seguito riproposta la finestra relativa all'aggiunta di un altro elemento.
Agenda: nuova opzione sveglia per promemoria appuntamenti
E' possibile ora essere avvisati da ARIS in anticipo su un appuntamento
segnato in agenda: se ARIS sarà attivo, all'ora della sveglia, apparirà in
primo piano una finestra che ricorderà l'appuntamento all'utente.
Agenda: inserimento di appuntamenti con doppio clic sulla data
E' ora possibile aggiungere appuntamenti su una data specifica, facendo
doppio clic, nel calendario, in corrispondenza della data di interesse.
Agenda: gestione operazioni cicliche
Quando si preme il pulsante “Contrassegna” dopo aver selezionato
precedentemente un'operazione ciclica, la nota viene immediatamente
cancellata dalla data odierna e posizionata nella data successiva.
Avvio programma: aggiunto finestra promemoria
In avvio di ARIS, se è stato precedentemente selezionato, tramite il menù
a tendina impostazioni-utente, l'opzione finestre rapide all'avvio, ora
appare anche la finestra promemoria.
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Avvio programma: utilizzo monoutente
Quando in ARIS è registrato un unico utente, e questo accede senza
password, non è più necessario all'avvio del software digitare l'ID
dell'utente.
Cassa: spostamento denaro rapido
Accedendo alla sezione cassa, è possibile movimentare velocemente
denaro prelevandolo da un conto corrente, dagli assegni o dai contanti e
versandolo su un diverso conto corrente, o sugli assegni o sui contanti.
Uscite: migliorie grafiche
Ottimizzato grafica della finestra di scelta della modalità di pagamento: ora,
fino a quando non si sceglie la modalità di pagamento non si può anche
volendo, selezionare la tipologia di spesa.
RISOLUZIONE BUG ED ERRORI
•
Cassa: quando si modifica o si apre la cassa, ARIS, ora, aggiorna
istantaneamente tutti i campi presenti.
•
Cronologia, Km andata e ritorno: ora, dopo che in cronologia sono
stati inseriti dei km percorsi tramite i check andata (A) e andata e
ritorno (A/R) nell'inserimento successivo ARIS non ripropone
nuovamente i Km appena digitati nella nuova finestra di inserimento
del nuovo rigo di cronologia.
•
Messaggi: quando si cancellano tutti i messaggi presenti nel
cestino, non appare più una finestra di dimensioni eccessive.
•
Uscita telefonia: è ora possibile inserire uscite del tipo telefonia.
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.3
Avvio programma: ottimizzazione posizione finestra promemoria
All'avvio di ARIS, la finestra promemoria, rispetto alle versioni precedenti,
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appare più in alto per consentire, ad esempio, di aggiungere velocemente
un nuovo promemoria con un singolo clic.
Finanziamenti: ottimizzazioni grafiche e uso dei due conti correnti
Quando si seleziona un finanziamento dall'elenco, ora, in una nuova
finestra sottostante, appare per esteso la descrizione della sovvenzione;
inoltre è possibile versare l'importo finanziato su uno dei due conti correnti.
RISOLUZIONE BUG ED ERRORI
•
Agenda: Eliminato bug per utilizzo della sveglia: ora si possono
impostare sveglie sul singolo utente e su appuntamenti che
coinvolgono più di un utente.
•
Cassa: ora, quando si versa su conto corrente un assegno, ARIS lo
versa solo sul conto corrente numero 1.
•
Cronologia: quando si inserisce un rigo in cronologia, ARIS
mantiene le precedenti impostazioni (filtri etc..) per visualizzare la
lista della cronologia sino ad allora visibile.
•
Finanziamenti: è possibile modificare finanziamenti già inseriti.
•
Promemoria: quando si modifica un promemoria, ora ARIS aggiorna
in automatico la finestra con la lista dei promemoria.
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.4
Commesse: ottimizzazione inserimento dati
Quando si crea una commessa e caricando i dati del cliente, si aggiunge
un nuovo cliente, ARIS, dopo la creazione del cliente, filtra in automatico i
suoi dati per un inserimento del cliente più rapido nella nuova commessa.
Commesse: inserimento fatturato e importo lavori distinto per tipologie
Quando si aggiunge o modifica una commessa, è ora possibile, tramite il
pulsante posto a sinistra della dicitura “Importo lavori e sottotipologie”
specificare un importo dei lavori e 3 livelli di sottotipologie.
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Commesse: analisi fatturato e importo lavori distinto per tipologie
Dalla finestra “commesse”, premendo il pulsante verde posto nella parte
bassa, è possibile analizzare il fatturato e la somma degli importi lavori di
tutte le commesse relative ad un determinato periodo o delle sole migliori
commesse aventi il fatturato o l'importo lavori più alto.
Password: ottimizzazione accesso al database
E' possibile ora visualizzare contemporaneamente le password pubbliche
e private (dell'utente connesso); inoltre è possibile scegliere di non dover
più inserire la password....per l'accesso al database delle password.
RISOLUZIONE BUG ED ERRORI
•
Commesse: è ora possibile selezionare le opzioni “saldo” e
“acconto” anche per commesse con onorario pari a € 0,00: in tal
caso,la finestra “commesse” visualizza ora correttamente le icone
“saldo”, “acconto” e “onorario non stabilito”.
•
Rubrica: è di nuovo possibile modificare i dati precedentemente
inseriti, anche quando preventivamente è stata filtrata la rubrica.
MIGLIORIE RISPETTO ALLA VERSIONE V.2.5
Agenda: Eliminazione di appuntamenti e note multipli
E' ora possibile cancellare, selezionando più di un check alla volta,
numerosi appuntamenti e note con un unico comando!
Archivio fatture: nuova icona per incassi dal conto corrente n.2
E' stata differenziata l'icona per i documenti contabili versati sul conto
corrente n.2: l'icona è graficamente identica, ma con colori azzurri!
Avvisi di fattura: nuova dicitura nei documenti emessi
Nei soli avvisi di fattura appare ora, poco sopra l'identificativo del
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documento, una dicitura che spiega al cliente che il documento non è una
fattura definitiva e che la fattura verrà inviata entro 5 giorni lavorativi.
Cronologia: nuove opzioni spesa per cliente e spesa utente
Quando si inserisce una spesa è ora possibile esplicitare se la stessa può
essere o meno chiesta a rimborso al cliente e se è stata anticipata
dall'utente.
Fatture: calcolo automatico dei rimborsi spese
Quando si creano avvisi di fattura o fatture, in automatico ARIS scrive
l'importo dei rimborsi spese spettanti.
Gestione utenti: calcolo automatico delle spese anticipate
E' ora possibile visionare per ciascun utente quanti rimborsi spese gli
spettano nell'anno, nel mese, nella settimana e nel giorno selezionato.
RISOLUZIONE BUG ED ERRORI
•
Agenda: quando si inserisce un appuntamento a più di un utente,
utilizzando una sveglia, ora la sveglia funziona per tutti gli utenti ai
quali l'appuntamento è stato inserito.
•
Archivio fatture: nella lista delle fatture già inserite in nessun caso
appare più
il codice “5” al posto dell'icona verde che
contraddistingue i versamenti fatti nel Conto C. numero 2.
•
Cronologia: dopo che si è inserito un rigo, selezionando il check dei
km “A” o “A/R”, nel rigo successivo, nel campo Km, non viene più
scritto in automatico i Km precedentemente inseriti.
•
Commesse: è di nuovo possibile scegliere un referente interno della
commessa diverso dall'utente connesso e modificare commesse già
inserite.
•
Fatture: nell'anteprima dei documenti fiscali ora, in alto a destra,
appare sempre l'identificativo della commessa.
•
Password: è di nuovo possibile filtrare tra le password inserite,
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anche quando è stato scelto di non immettere la password di
accesso.
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7 RINGRAZIAMENTI
Il software ARIS è il frutto della passione e della pazienza di tutti i tecnici degli
Studi di Ingegneria ed Architettura DEARIS; è stato sviluppato, utilizzato, migliorato,
perfezionato e testato in maniera dettagliata, ora dopo ora, giorno dopo giorno, da oltre 6
anni.
La nostra profonda gratitudine va ad Antonio Campanile, il più tenace, ostinato e brillante
programmatore e sviluppatore che mai avremmo potuto incontrare.
Ringraziamo (in ordine alfabetico) Marcello Banni, Sara Cavada, Daniele Frau, Michele
Ibba, Stefano Ibba, Giovanni Massa, Danilo Matta, Mauro Melis, Davide Schirru, Silvia
Sulis e Claudia Vacca: centinaia sono state le migliorie ispirate dai loro suggerimenti e
infinita è stata la loro pazienza nello sviluppare ARIS per anni, anche mediante una
lunghissima ma preziosa fase di test.
Infine, tutti noi dello staff DEARIS ringraziamo lei, gentile cliente, promettendole di
impegnarci sempre, anno dopo anno, nello sviluppo continuo di quello che riteniamo
debba essere uno strumento indispensabile per una corretta e sana gestione di qualsiasi
azienda...e della propria vita!
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Avviso ai fornitori per la fatturazione elettronica

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Comunicazione per assunzione di impegni di spesa sul bilancio 2005