Guida al CRM INGENIA Group

Guida al CRM
INGENIA Group
Come usare uno
strumento
indispensabile per
riuscire ad avere in
tempo reale
informazioni sui Clienti.
Aggiornato a Maggio/2014
Per informazioni: [email protected]
Sugar-CRM Ingenia Group Srl
MANUALE UTENTE
SUGAR-CRM è l’interfaccia adottata da Ingenia Group Srl per la gestione efficiente
di Clienti e Contatti tramite web, attraverso l’uso di un qualunque PC collegato alla
rete Internet.
E’ uno strumento indispensabile per riuscire ad avere in tempo reale informazioni sui
Clienti.
Il suo utilizzo è davvero semplice e intuitivo. Vediamo insieme come funziona
attraverso questo breve tutorial.
1. Il LOGIN
Apri una pagina del tuo browser (Internet Explorer, Firefox, Chrome o simili).
Collegati all’indirizzo del CRM: http://crm.ingeniagroup.it.
Inserisci il nome utente e la password che hai precedentemente ricevuto in email
[email protected]
Al primo accesso visualizzerai le schermate di benvenuto del sistema e una scheda
della tua anagrafica che DOVRAI completare con i tuoi dati di contatto.
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Compila la tua Anagrafica con tutti i dati, successivamente clicca sempre sul tasto
“Avanti” senza inserire nient’altro finché non arrivi all’ultima schermata “Sei pronto
per usare Sugar!” in cui devi cliccare su “Termina”.
2. La tua HOMEPAGE
Visualizza la Homepage del tuo profilo sul CRM, dove trovi delle “dashlet”, cioè dei
riquadri che mostrano informazioni.
Per semplificare la visualizzazione, chiudi le dashlet “Scoprire Sugar” e “Sugar
News”, cliccando sul simbolo a croce, così da avere solo le dashlet che ti saranno
utili.
Sempre nella Homepage trovi in alto a destra il link alla pagina del tuo profilo e in
alto a sinistra il MENU per l’accesso a tutte le operazioni di gestione dei tuoi contatti.
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3. Crea una nuova AZIENDA
Passa il cursore del mouse sul Menu in alto “Vendite” e clicca su “Aziende”. Quindi
clicca su “Nuova Azienda”.
Visualizzerai la Scheda dell’Azienda, in cui dovrai inserire tutti i dati dell’anagrafica
della società in tuo possesso. Diversi campi, contrassegnati da un * sono
obbligatori. Se l’azienda ti è stata segnalata, seleziona il nome del segnalatore, da
te precedentemente inserito nel modulo “Segnalatori”. Quando avrai inserito i dati,
clicca su “Salva” e avrai creato la prima Azienda del tuo portafoglio.
Una volta che hai salvato, ti compare la schermata riepilogativa sull’Azienda, con i
dati da te inseriti.
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Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul
pulsante “Modifica” e, dopo aver effettuato le modifiche, clicca ancora sul tasto
“Salva”.
Procedi allo stesso modo per creare le anagrafiche di altre Aziende.
Per visualizzare tutte le Aziende inserite clicca sul link in alto “Vendite” e
successivamente “Aziende”.
Se vuoi vedere soltanto le aziende del tuo portafoglio, devi solo cliccare su “Solo i
miei elementi”
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Hai inoltre la possibilità di fare una ricerca più dettagliata cliccando sul “Ricerca
Avanzata” ed avere una schermata con tutti i parametri di ricerca che desideri.
Si ricorda che per effettuarne una nuova, dovrete sempre prima cliccare su
“AZZERA” in quanto il CRM memorizza sempre la vostra ultima ricerca.
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4. Crea un nuovo CONTATTO
SugarCRM ti permette di gestire una rubrica generale dei tuoi contatti e ti assegna
così la gestione del contatto.
IMPORTANTISSIMO, fai sempre un controllo sul CRM prima di inserire un nuovo
contatto, perché potrebbe essere già presente e gestito da un altro Company
Advisor.
Un Contatto è: un Referente Aziendale, un Consulente del Lavoro, un
Commercialista, un’Agenzia Formativa (persona fisica o persona giuridica) di cui ti
serve registrare i riferimenti.
Una sorta di biglietto da visita elettronico sempre presente nella tua banca dati.
Può essere un contatto indipendente o collegato a un’azienda cliente.
Per inserire un nuovo Contatto, passa il cursore del mouse sul Menu in alto
“Vendite” e clicca su “Contatti”. Quindi clicca su “Nuovo Contatto”.
Nel caso in cui il Contatto sia un Referente di un’azienda già caricata sul CRM,
inserire il nome dell’Azienda sulla scheda del contatto, così entrambi saranno
collegati automaticamente.
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Se il Contatto diventa Segnalatore, indipendentemente dal fatto che firmi
l’Accordo con o senza percentuali, va cliccata la casella SEGNALATORE.
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5. Crea un nuovo SEGNALATORE
SugarCRM ti permette di gestire una rubrica generale dei tuoi Segnalatori.
Un Segnalatore è il professionista con il quale hai stretto un accordo di
collaborazione e di cui ti serve registrare i riferimenti per collegarlo a tutte le
aziende da lui segnalate.
Per inserire un nuovo Segnalatore, passa il cursore del mouse sul Menu in alto
“Vendite” e clicca su “Segnalatori”. Quindi clicca su “Nuovo Segnalatore”.
Visualizzerai la Scheda del Segnalatore, in cui dovrai inserire tutti i dati
dell’anagrafica in tuo possesso, reperibili nell’accordo di segnalatore.
Importantissimo
il segnalatore può avere 4 tipologie di accordi ovvero:
1. Senza percentuali quindi in questo caso va comunque caricato il Segnalatore
sul CRM senza indicare nessuna percentuale. (Anche se non ha firmato nessun
accordo e vi sta segnalando le aziende, è sempre utile ed Importante avere il
suo riferimento);
2. Entrambe le percentuali, sia su acquisizione cedolini che sulla formazione
erogata;
3. Solo percentuale sull’acquisizione dei cedolini;
4. Solo percentuale sulla formazione erogata.
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Bisogna sempre indicare tutto ciò che c’è scritto sull’accordo, e non bisogna
dimenticare in nessun modo l’inserimento della percentuale.
(L’amministrazione al momento del controllo dei compensi se non trova nessuna
percentuale, non invia l’invito a fatturare con conseguente disagio).
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Quando avrai inserito tutti i dati in tuo possesso clicca su “Salva” e avrai creato il
tuo primo Segnalatore in rubrica.
Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul
pulsante “Modifica” e, dopo aver effettuato i cambiamenti, clicca ancora sul tasto
“Salva”.
Procedi allo stesso modo per creare le anagrafiche di altri Segnalatori.
Per visualizzare tutti i Segnalatori inseriti clicca sul link in alto “Visualizza Segnalatori”.
6. Crea una nuova OPPORTUNITA’
Un’OPPORTUNITA’ è una trattativa aperta con un potenziale cliente (Azienda) che
genererà una possibilità di guadagno.
Per ogni “Azienda” esistono n. 3 opportunità (in ambito dei servizi di formazione
finanziata tramite il Fondo Interprofessionale):
1. Opportunità Iscrizione al Fondo
2. Opportunità Formazione
3. Opportunità Formazione Bando FondER
N.B. l’opportunità n. 2 non può esistere se non vi è presente l’opportunità n. 1.
Creazione Nuova Opportunità 1 (Iscrizione al Fondo)
Entra nella scheda anagrafica dell’azienda a cui vuoi collegare l’opportunità e
scorri la pagina in basso: troverai il pannello “Opportunità”. Clicca sul pulsante
“Crea”.
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Si apre il riquadro per l’inserimento dei dati dell’opportunità. Come vedi, alcuni
campi sono già compilati in automatico dal sistema:
Il campo “Nome Opportunità” *: inserire il nome dell’opportunità, in questo caso
Iscrizione al Fondo;
Il campo “Nome Azienda” *: è già collegato all’azienda da cui sei partito per
l’inserimento dell’Opportunità;
Il campo “Importo Opportunità” *: indica la cifra del valore dei cedolini che
andranno al Fondo e sulla quale verrà calcolata la vostra percentuale.
Quindi scrivere l’importo risultante dalla moltiplicazione dei cedolini dell’azienda x il
valore medio FISSO € 30 del cedolino iscritto.
ESEMPIO (25 cedolini x 30 € valore medio cedolino = € 750);
Il campo “Tipo di Opportunità” *: Iscrizione al Fondo;
Il campo “Data chiusura prevista” *: inserite la data visualizzata nell’UNIEMENS che
vi ha consegnato il Consulente del Lavoro;
Il campo “Fase di Vendita” *: Richiesta DL;
Il campo “Fase di vendita” è fondamentale per la gestione ed avanzamento
dell’opportunità e la sua relativa fatturazione.
Pertanto va sempre aggiornato, in base allo stato della trattativa commerciale in
essere.
Vedi “Guida Procedure”
Tutti gli altri Campi non obbligatori, possono essere tranquillamente non compilati.
Una volta completati tutti campi, clicca su “Salva” e l’opportunità creata
comparirà all’interno del pannello Opportunità:
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Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul link del
nome dell’opportunità e poi sul pulsante “Modifica”. Dopo aver effettuato le
modifiche, clicca ancora sul tasto “Salva”.
Ripeti la procedura dall’inizio per creare altre opportunità.
Per visualizzare tutte le opportunità inserite clicca sul link in alto “Visualizza
Opportunità”.
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Creazione Nuova Opportunità 2 (Opportunità Formazione)
Entra nella scheda anagrafica dell’azienda a cui vuoi collegare l’opportunità e
scorri la pagina in basso: troverai il pannello “Opportunità”. Clicca sul pulsante
“Crea”.
Si apre il riquadro per l’inserimento dei dati dell’opportunità. Come vedi, alcuni
campi sono già compilati in automatico dal sistema:
Il campo “Nome Opportunità” *: inserire il nome dell’opportunità, in questo caso
scrivere il titolo del corso di formazione richiesto;
Il campo “Nome Azienda” *: è già collegato all’azienda da cui sei partito per
l’inserimento dell’Opportunità;
Il campo “Importo Opportunità” *: nell’opportunità Formazione questo campo
indica l’importo medio del valore del corso di formazione previsto. Il calcolo va
eseguito in questo modo: € 150 X Discente partecipante al corso di formazione
(che è diverso dal totale dei dipendenti dell’azienda che può essere sicuramente
superiore al numero dei partecipanti al corso).
Questo importo è solo indicativo, sarà definito successivamente dalla Segreteria
Formativa al momento in cui il corso verrà accettato dal Fondo.
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Il campo “Tipo di Opportunità” *: Formazione;
Il campo “Data chiusura prevista” *: inserire la data posticipata di circa due mesi
dal momento in cui create la richiesta;
Il campo “Fase di Vendita” *: Richiesta Formazione;
Il campo “Fase di vendita” è fondamentale per la gestione e l’avanzamento
dell’opportunità e la sua relativa fatturazione.
Pertanto va sempre aggiornato in base allo stato della trattativa commerciale in
essere.
Vedi “Guida Procedure”
Tutti gli altri Campi non obbligatori possono essere tranquillamente non compilati.
Una volta completati tutti campi, clicca su “Salva” e l’opportunità creata
comparirà all’interno del pannello Opportunità:
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Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul link del
nome dell’opportunità e poi sul pulsante “Modifica”. Dopo aver effettuato le
modifiche, clicca ancora sul tasto “Salva”.
Ripeti la procedura dall’inizio per creare altre opportunità.
Per visualizzare tutte le opportunità inserite clicca sul link in alto “Visualizza
Opportunità”.
Creazione Nuova Opportunità 3 (Formazione Bando FondER)
Entra nella scheda anagrafica dell’azienda a cui vuoi collegare l’opportunità e
scorri la pagina in basso: troverai il pannello “Opportunità”. Clicca sul pulsante
“Crea”.
Si apre il riquadro per l’inserimento dei dati dell’opportunità. Come vedi, alcuni
campi sono già compilati in automatico dal sistema:
Il campo “Nome Opportunità” *: inserire il nome dell’opportunità, in questo caso
scrivere il titolo del corso di formazione richiesto (FondER);
Il campo “Nome Azienda” *: è già collegato all’azienda da cui sei partito per
l’inserimento dell’Opportunità;
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Il campo “Importo Opportunità” *: inserire, seguendo il modulo del Bando FondER in
vostro possesso, l’importo erogabile in virtù di quanti Dipendenti ha l’azienda che fa
richiesta del corso, indipendentemente da quanti Discenti parteciperanno al corso.
Esempio:
Dipendenti da 4 a 9 € 1600
Dipendenti da 10 a 15 € 2880
Dipendenti da 16 a 30 € 4275
Questo importo è solo indicativo, sarà definito successivamente dalla Segreteria
Formativa al momento in cui il corso verrà accettato dal Fondo.
Il campo “Tipo di Opportunità” *: Formazione Bando FondER;
Il campo “Data chiusura prevista” *: inserire la data posticipata di circa due mesi
dal momento in cui create la richiesta;
Il campo “Fase di Vendita” *: Richiesta Formazione;
Il campo “Fase di vendita” è fondamentale per la gestione e l’avanzamento
dell’opportunità e la sua relativa fatturazione.
Pertanto va sempre aggiornato, in base allo stato della trattativa commerciale in
essere.
Vedi “Guida Procedure”
Tutti gli altri Campi non obbligatori, possono essere tranquillamente non compilati.
Una volta completati tutti campi, clicca su “Salva” e l’opportunità creata
comparirà all’interno del pannello Opportunità:
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Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul link del
nome dell’opportunità e poi sul pulsante “Modifica”. Dopo aver effettuato le
modifiche, clicca ancora sul tasto “Salva”.
Ripeti la procedura dall’inizio per creare altre opportunità.
Per visualizzare tutte le opportunità inserite clicca sul link in alto “Visualizza
Opportunità”.
7. Crea un nuovo DOCUMENTO
SugarCRM ti permette di allegare documenti alla scheda delle Aziende presenti nel
tuo database. Questo consente di avere sempre a disposizione un archivio
completo con la documentazione prodotta per ciascuna delle tue aziende e ti
permette di scambiare la documentazione aggiornata direttamente con Ingenia
Group Srl
Ogni Documento ha un proprio pannello di riferimento Vedi “Guida Procedure”
Per allegare il file di un nuovo documento, entra prima nella Scheda Azienda a cui
vuoi collegare il file poi nel “Pannello specificato” nella “Guida Procedure” e scorri
la pagina in basso: troverai il pannello “Documenti”. Clicca sul pulsante “Crea”.
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Si apre il riquadro per l’inserimento dei dati del documento.
Il campo “Nome File” *: Seleziona il file da allegare cliccando sul pulsante “Sfoglia”;
Il campo “Nome Documento *: Viene automaticamente precompilato al momento
in cui inserisci il File, per questo devi fare attenzione antecedentemente a nominare
il file correttamente:
Esempio DL Azienda Guida CRM;
Il campo “Tipo Documento *: dal menù a tendina, scegliere il tipo di documento
che si sta caricando.
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Tutti gli altri Campi non obbligatori, possono essere tranquillamente non compilati.
Una volta completati tutti i campi, clicca su “Salva” e il documento creato
comparirà all’interno del pannello “Documenti”
Se vuoi modificare le informazioni inserite o aggiungerne di nuove, clicca sul link del
nome del documento e poi sul pulsante “Modifica”.
Dopo aver effettuato le modifiche, clicca ancora sul tasto “Salva”.
Ripeti la procedura dall’inizio per creare altri documenti.
Buon Lavoro
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