RINA GESTIONE DEI RECLAMI FSC-COC RICEVUTI DALLE ORGANIZZAZIONI CERTIFICATE FSCCOC RIGUARDANTI PRODOTTI NON CONFORMI INVIATI AI CLIENTI ITT-QPT-FSC_CoC-02 Rev. 0 Pag. 1/2 1. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE L’implementazione delle procedure della catena di custodia e dei sistemi di controllo dello standard FSCSTD-40-004 sono finalizzati ad assicurare che non si abbiano prodotti non conformi. La presente istruzione fa riferimento ai requisiti dell’ADVICE-40-004-08 che introduce un salvaguardia aggiuntiva al fine di prevenire che prodotti non certificati siano consegnati come tali e riporta gli elementi che il GVI deve controllare per verificare il rispetto dell’ADVICE di cui sopra e le modalità di gestione da parte di RINA dell’eventuale notifica di prodotti non conformi inviati al cliente da parte delle organizzazioni certificate FSCCOC. 2. DEFINIZIONI ED ABBREVIAZIONI GVI: Gruppo di Verifica Ispettiva Piccole imprese FSC-COC: Organizzazioni con : - Non più di 15 dipendenti (full time equivalent) oppure Non più di 25 dipendenti (full time equivalent) ed un turnover massimo annuo totale di US $ 1,000,000. Prodotto non conforme: Prodotto o materiale per il quale l’organizzazione non è in grado di dimostrare che è conforme ai requisiti di eleggibilità FSC per fare claim e/o per usare le etichette FSC sul prodotto. 3. RIFERIMENTI FSC-STD-40-004 V2-1 – FSC Standard for Chain of Custody Certification FSC-DIR-40-004 – Directive on Chain of Custody Certification ADVICE-40-004-08 – Non conforming product IS-QPT-FSC_CoC-00 – Valutazione e certificazione della catena di custodia dei prodotti di origine forestale 4. ELEMENTI OGGETTO DI VALUTAZIONE DA PARTE DEL GVI Il GVI durante la verifica ispettiva dovrà verificare che l’organizzazione (le piccole imprese non sono tenute ad avere una procedura scritta) abbia una procedura documentata che definisca i controlli e le relative responsabilità ed autorità per gestire i prodotti non conformi. Il GVI dovrà verificare che il sistema di catena di custodia sia strutturato in modo da garantire che i prodotti non conformi ai requisiti FSC siano identificati e controllati al fine di prevenire la loro involontaria consegna. Nel caso in cui l’organizzazione abbia consegnato prodotti non conformi al cliente, il GVI dovrà verificare che l’organizzazione abbia: - immediatamente cessato di vendere ogni prodotto non conforme tenuto in stock; identificato tutti i clienti pertinenti ed avvisato per iscritto questi clienti entro 3 giorni lavorativi dal prodotto non conforme e mantenuto registrazione di tale avviso; analizzato le cause per l’avvenimento di prodotti non conformi ed implementato misure finalizzate a prevenire il loro ripetersi; notificato a RINA tale fatto; cooperato con RINA al fine di permettere a RINA di confermare che azioni appropriate sono state intraprese per correggere questa non conformità. RINA GESTIONE DEI RECLAMI FSC-COC RICEVUTI DALLE ORGANIZZAZIONI CERTIFICATE FSCCOC RIGUARDANTI PRODOTTI NON CONFORMI INVIATI AI CLIENTI ITT-QPT-FSC_CoC-02 Rev. 0 Pag. 2/2 5. GESTIONE DELLA NOTIFICA DI PRODOTTI NON CONFORMI INVIATI AL CLIENTE DA PARTE DI ORGANIZZAZIONI CERTIFICATE FSC-COC Ogni volta che l’Organizzazione notifica a RINA la consegna di prodotti non conformi al cliente, RINA pianificherà ed effettuerà un audit supplementare finalizzato ad accertare che l’organizzazione abbia: - analizzato le cause che hanno comportato la produzione e consegna di prodotti non conformi implementato azioni appropriate a correggere tale non conformità implementato misure finalizzate a prevenire il loro ripetersi L’audit supplementare potrà essere effettuato su base documentale oppure on-site a seconda della gravità dell’avvenimento (elevato numero di prodotti non conformi consegnati e/o ancora in stock). Nel caso del reiterarsi della consegna di prodotti non conformi, l’audit supplementare dovrà essere necessariamente on-site.
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