Slides a cura della Dott.ssa Olliveri

Corso Base di Formazione per
dipendenti e collaboratori di studi
professionali
Martedì 1 aprile 2014
1
PROCEDURE
AMMINISTRATIVE
CONTABILI
A) ACQUISIRE LA DOCUMENTAZIONE DI OGNI FATTO DI
GESTIONE
B) RISPETTARE GLI OBBLIGHI FISCALI - AMMINISTRATIVI
C) TENERE IN ORDINE OGNI DOCUMENTO
D) ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE PER LA
CONTABILITA’
E) CONTABILIZZARE
F) ARCHIVIARE
A) ACQUISIRE LA DOCUMENTAZIONE DI OGNI
FATTO DI GESTIONE
 Non si paga se non c’è documento giustificativo
 Prima di ogni registrazione occorre avere il
documento giustificativo
B) RISPETTARE GLI OBBLIGHI FISCALI AMMINISTRATIVI
 Ogni fatto di gestione può comportare
specifici adempimenti fiscali amministrativi.
 Approfondire o consultare il consulente per
informazioni in proposito.
A puro titolo di esempio, si ricorda:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
comunicazione annuale iva e dichiarazione annuale iva
elenchi intrastat
comunicazioni black list
certificazioni e mod. 770 - sostituti d’imposta
unico (redditi/irap/iva)
liquidazioni e versamenti iva mensili/trimestrali
versamenti RA lavoratori autonomi/dipendenti/altri
versamento contributi inps/inail e relative dichiarazioni
versamento acconti e saldi imposte (irap/irpeg/altre)
versamento tasse (rifiuti / diritti cciaa / ccgg)
C ) TENERE IN ORDINE OGNI DOCUMENTO
Art. 2214 C.C. : L’imprenditore “ deve
conservare ordinatamente per ciascun affare
gli originale delle lettere, telegrammi e delle
fatture ricevute, nonché le copie delle lettere,
dei telegrammi e delle fatture spedite”
D) ORGANIZZARE LA DOCUMENTAZIONE PER LA CONTABILITA’
 Controllare la correttezza sostanziale dei documenti
 (conformità ad ordini, a contratti, ecc.)
 Controllare la correttezza formale dei documenti
 (conformità a disposizioni di legge, ecc.)
 Controllare che siano fatti tutti gli adempimenti conseguenti
(es. versamento delle ritenute, contributi, ecc.)
Alcuni documenti per la contabilità
documenti ai fini IVA :
fatture emesse
corrispettivi
fatture di acquisto
importazioni
liquidazioni periodiche IVA
versamenti IVA
dichiarazione annuale IVA
documenti non IVA :
paghe e contributi
prestazioni occasionali di lavoro autonomo
prestazioni di lavoro autonomo coordinate e continuative
spese varie non IVA (es. giornali, acquisti di francobolli, ecc.
rimborsi spese con documenti non validi ai fini IVA
imposte e tasse pagate - ritenute d’acconto
movimenti di cassa e banche :
Cassa (prima nota)
Cassa valori bollati (prima nota)
Banche (prima nota / estratti conto)
Carte di credito (prima nota / estratti conto)
E) CONTABILIZZAZIONE
Esempio di alcuni documenti contabili
FATTURE EMESSE
1) Controllare la progressione numerica e cronologica delle
fatture emesse comprese le eventuali note di variazione
2) Timbrare
3) Codificare ai fini della registrazione in contabilità
generale ed IVA
CONTABILIZZAZIONE
FATTURE DI VENDITE
FATTURE EMESSE IN ITALIA
_____________________________
________________________________
CREDITI VCLIENTI
a
CLIENTI C/ACCONTO
Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per acconto su fornitura
_____________________________
________________________________
=/=
a
=/=
Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per vendita merce
CREDITI V/CLIENTI
CLIENTI C/ ACCONTO
a
MERCI C/VENDITE
a
IVA A DEBITO
_____________________________
________________________________
FATTURE EMESSE IN ITALIA
_____________________________
________________________________
BANCA C/C
a
CREDITI V/CLIENTE
Saldo ft. n….del ….. cliente xxx con …..
_____________________________
________________________________
FATTURE EMESSE IN ITALIA
Se dovessero essere emesse fatture per provvigioni occorrerà all’incasso
rilevare le ritenute d’acconto subite / enasarco
_____________________________
________________________________
CREDITI V/ CLIENTI
a
=/=
Ft. n. …. Del….. Cliente xxx per provvigioni periodo
a
PROVVIGIONI ATTIVE
a
IVA A DEBITO
_____________________________
________________________________
_____________________________
________________________________
=/=
a
CREDITI V CLIENTE
Saldo ft. n….del ….. cliente xxx con …..
BANCA C/C
RITENUTE DI ACCONTO SUBITE
RITENUTE ENASARCO
_____________________________
________________________________
Nelle ditte individuali e nelle società di persona le ritenute di acconto e di
enasarco subite dovranno essere imputate ai soci quando verranno
utilizzate con un giro conto,
Nelle società di capitali le ritenute di acconto si scomputeranno direttamente
nel conteggio delle imposte di fine anno.
Quindi ricordarsi che nel conto di credito per ritenute di acconto subite e
ritenute enasarco ci sarà il progressivo dell’anno
FATTURE DI ACQUISTO
1) Ordinare le fatture e le eventuali note di variazione in base alla data di riceviment
(N.B. : - per le bollette telefoniche conservare la copertina contenente il dettaglio IVA
- per le importazioni occorre bolla doganale, fattura fornitore estero e fattura dello spedizioniere
- per le schede carburanti controllare che siano relative ad automezzi dell’azienda o in leasing)
2) Controllare l’intestazione, la data e gli altri elementi obbligatori della fattura
(controllo formale del documento)
3) Controllare la conformità del documento agli accordi contrattuali (controllo
sostanziale del documento)
4) Numerare progressivamente
5) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale ed IVA
6) Registrare su scadenziere (per pagamento della fattura e dell’eventuale R.A.)
7) Registrare sul libro dei cespiti ammortizzabili (non più obbligatorio, ma consigliabile)
CONTABILIZZAZIONE ACQUISTI
ACQUISTI IN ITALIA
_____________________________
________________________________
=/=
a
DEBITI V/ FORNITORE
Ft. n. …. Del….. Fornitore xxx per acquisto merce
MERCI C/ACQUISTI
IVA A CREDITO
_____________________________
________________________________
DEBITI V/ FORNITORE
a
BANCA
Saldo ft. n….del ….. fornitore xxx con …..
_____________________________
________________________________
Att.ne : quando si registra la fattura verificare anche la corretta applicazione dell’IVA
ACQUISTI IN ITALIA con RA
_____________________________
________________________________
=/=
a
DEBITI V/ FORNITORE
Ft. n. …. Del….. Fornitore xxx per consulenze
CONSULENZE
IVA A CREDITO
_____________________________
________________________________
DEBITI V/ FORNITORE
a
=/=
Saldo ft. n….del ….. fornitore xxx con …..
a
BANCA
a
ERARIO C/ R.A. LAV.AUT.
_____________________________
________________________________
IN ITALIA - acquisto cespiti
_____________________________
________________________________
=/=
a
DEBITI V/ FORNITORE
Ft. n. …. Del….. Fornitore xxx per mobili
MOBILI E ARREDI
IVA A CREDITO
_____________________________
________________________________
A fine anno tra le altre scritture di rettifica e assestamento occorrerà provvedere al
conteggio degli ammortamenti (come per tutte le altre immobilizzazioni immateriali e
materiali) e rilevarli con il seguente un articolo:
_____________________________
________________________________
AMM.TO MOBILI
a FONDO AMM.TO MOBILI
Amm.to
_____________________________
________________________________
ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI
1) Raccolta documenti :
Fattura fornitore comunitario
Verificare il codice identificativo del fornitore comunitario
tramite la procedura VIES
ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI
2) Registrazioni contabili:
a) La fattura del fornitore comunitario si registra in contabilità IVA
e in contabilità generale (con codice operazione apposito)
non è più obbligatoria la doppia annotazione (sia nel registro delle fatture di acquisto sia nel
registro delle fatture emesse) sebbene debba essere rilevato nella liquidazione periodica IVA
sia il debito che l'eventuale credito di IVA.
b) La fattura ricevuta del fornitore intracomunitario va integrata con:
- data e n. di protocollo della registrazione
- aliquota IVA del bene in Italia e relativa imposta (o titolo di esenzione/esclusione/non
imponibilità)
ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI
_____________________________
________________________________
=/=
a
=/=
Ft. n. …. Del….. Fornitore UE per acquisto…….
MERCI C/ACQUISTI
IVA A CREDITO CEE
a
DEBITI V/ FORNITORE
a
IVA A DEBITO CEE
_____________________________
____________________________
ACQUISTI IN PAESI COMUNITARI
3) Elenco INTRASTAT:
occorre predisporre l'elenco intrastat riguardante il periodo di riferimento
(MENSILE o TRIMESTRALE)
ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI (IMPORTAZIONI)
1) Raccolta documenti:
• fattura fornitore estero
•
bolla doganale
•
fattura dello spedizioniere
ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI (IMPORTAZIONI)
2) Registrazioni contabili:
a) La fattura estera si registra solo in contabilità generale (con codice apposito)
_____________________________
________________________________
MERCI C/ ACQUISTI
a
DEBITIV/FORNITORE ESTERO
ft. n….del ….. fornitore ESTERO
$......... X cambio €
_____________________________
________________________________
ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI (IMPORTAZIONI)
b) La bolla doganale si registra in contabilità iva e in contabilità generale
(con codice apposito)
_________________________________
=/=
IMPONIBILE-FORNITORE ESTERO
IVA A CREDITO
ONERI DOGANALI
_____________________________
________________________________________
a
DEBITI V/FORNITORE ESTERO (dogana)
___________________________________
ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI (IMPORTAZIONI)
c) La fattura dello spedizioniere si registra in contabilità IVA e in contabilità
generale (con codice operazione apposito)
_________________________________
________________________________________
=/=
a
DEBITI V/FORNITORE ESTERO (dogana)
PRESTAZIONI - IMPONIBILE
IVA A CREDITO
PRESTAZIONI – NON IMPONIBILE
ANTICIPAZIONI DEGLI ONERI DOGANALI (art.15 dpr 633/72)
_____________________________
___________________________________
ACQUISTI IN PAESI EXTRACOMUNITARI (IMPORTAZIONI)
- Registrare in contabilità generale i pagamenti dei fornitori estero
_________________________________
________________________________________
=/=
a
=/=
FORNITORE ESTERO
DIFFERENZA PASSIVA SU CAMBIO
a
BANCA C/C
a
DIFFERENZA ATTIVA SU CAMBIO
_____________________________
___________________________________
SPESE VARIE NON IVA
1) Controllare che i documenti giustifichino opportunamente le
spese 
non c’è spesa se non c’è documento giustificativo
2) Ordinare i documenti
3) Timbrare
4) Codificare ai fini della registrazione in contabilità generale
Esempio:
Ricevimento di ricevuta per lavoro occasionale
di € 1000 – 200 di ra = netto pagato 800
_____________________________
________________________________
COSTO ……..
a
=/=
Pagato compenso a ………………….per prestazioni occasionali ………...
a
BANCA c/c
a
ERARIO C/ R.A. LAV.AUT.
_____________________________
________________________________
Attenzione: spesso le ricevute contengono l’indicazione della RA sbagliata in quanto
conteggiata sul netto e non sul compenso lordo.
CASSA
1) Le aziende dovrebbero tenere il libro cassa o predisporre foglio
di excel con p.n.
2) Far annotare giornalmente i movimenti in entrata e in uscita di
cassa specificando causali ed importi
3) Far verificare giornalmente: - la consistenza fisica iniziale della cassa
- la consistenza fisica finale della cassa
4) La cassa non può MAI andare in rosso
BANCHE
a) Tenuta libro banca :
1) Creare un libro banca per ogni c/c
2) Annotare giornalmente movimenti in entrata e in uscita di banca
3) Fare periodicamente prospetto di riconciliazione con c/c bancari
b) Creare un dossier per la tenuta della documentazione
relativa ai movimenti di banca
BANCHE
I rapporti con le banche spesso vanno al di là del
semplice rapporto di conto corrente in quanto le aziende
possono fare anticipi fattura, richiedere anticipazioni
bancarie, contrarre mutui, ecc….
di tutti questi rapporti occorre avere la documentazione
per rilevare correttamente debiti e oneri
Riconciliazione banca ……………..… Al …………
saldo su e/c banca
+ / - movimenti contabilizzati ma non ancora su e/c
+ / - movimenti su e/c ma non ancora contabilizzati
Saldo contabilità
Spesso nella riconciliazione di fine anno ci sono le competenze bancarie di fine
trimetre/anno rilevate al 31/12 in co.ge., ma indicate in e/c bancario a gennaio
_________________________________
________________________________________
=/=
a
=/=
SPESE BANCARIE
INTERESSI PASSIVI
RITENUTE DI ACCONTO SUBITE SU INT.ATT.BANC.
a
BANCA C/C
a
INTERESSI ATTIVI BANCARI
_____________________________
___________________________________
PAGHE E CONTRIBUTI
1) Inserire tra le fatture di acquisto la fattura del consulente del
lavoro
2) Farsi dare dal consulente del lavoro :
- cedolino paga
- riepilogo mensile delle paghe (per rilevare i contributi a carico azienda)
- fotocopia del versamento dei contributi e dell’IRPEF lavoratori dipendenti
mod. F24
- fotocopia dei versamenti INAIL – conteggi inail
3) Fare registrazioni in contabilità
CONTABILIZZAZIONE
PAGHE E CONTRIBUTI
_____________________________
________________________________
=/=
a
DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI
Rilevazione degli stipendi lordi
STIPENDI
SALARI
_____________________________
________________________________
INPS
a
DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI
Rilevazione A.N.F. / CIG / indennità malattia
_____________________________
________________________________
DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI
a
INPS
Rilevazioni contributi a carico dipendenti
_____________________________
________________________________
_____________________________
=/=
a
Pagamento delle retribuzioni nette
DIPENDENTI C/RETRIBUZIONI
DIPENDENTI C/ARROTONDAMENTI
a
a
a
a
a
_____________________________
________________________________________
=/=
CASSA / BANCA
ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - IRPEF
ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. REG.
ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. COM.
DIPEND. C/ ARROTOND.
_________________________________________
_____________________________
________________________________
=/=
a
INPS
Rilevazione dei contributi a carico azienda
CONTRIBUTI
CONTRIBUTI
_____________________________
________________________________
_____________________________
________________________________
INPS
a
DEBITI VARI
Pagamento dei contributi da parte del consulente del lavoro per ns. conto
_____________________________
________________________________
=/=
a
DEBITI VARI
Pagamento delle ritenute fiscali lavoratori dipendenti dal consulente per ns. conto
ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - IRPEF
ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. REG.
ER. C/RIT. DA VERS. LAV. DIP. - ADD. COM.
ARROT. PASSIVI
_____________________________
________________________________
_____________________________
=/=
Ricevuta fattura dal consulente
CONSULENZE
IVA SU ACQUISTI
DEBITI VARI
________________________________
a
_____________________________
FORNITORE
Pagamento della fattura del consulente
_____________________________
FORNITORE
________________________________
a
=/=
a
a
BANCA C/C
ERARIO C/RIT.ACC. LAV. AUTON.
________________________________
_____________________________
INAIL
a
Contributi inail di competenza .....
_____________________________
DEBITI V/INAIL
a
Pagato inail
_____________________________
________________________________
DEBITI V/INAIL
________________________________
BANCA
________________________________
_____________________________
=/=
a
Rilevazione TFR dipendente cessato
TFR maturato nell’esercizio
FONDO TFR
_____________________________
DIP. C/RETRIBUZIONI
a
Pagato TFR
a
a
_____________________________
________________________________
DIP. C/ RETRIBUZIONI
________________________________
=/=
BANCA
ERARIO C/ R.A. SU TFR
________________________________
ATTENZIONE
Ogni fine mese i conti di debito, v/ dipendenti e v/
enti previdenziali (inps), avranno, dopo il loro
pagamento, un saldo 0: se non fosse così
occorre cercare il motivo del saldo diverso da 0.
Esistono casistiche particolari per i quali ci saranno specifiche
rilevazioni contabili come ad esempio:
-
le imprese edili  occorre gestire la cassa edile
-
gli studi professionali  occorre gestire la cadiprof
-
le imprese i cui dipendenti hanno optato ai fondi pensione in
luogo del tfr in azienda  occorre gestire i fondi pensione
e relativi versamenti
Per quanto riguarda la giusta rilevazione del
costo di competenza dei dipendenti a fine anno
occorrerà rilevare alcune scritture di rettifica e
assestamento
(ratei ferie/13.ma/14.ma/p.r./festività - conguaglio inail - Accantonamento tfr)
_____________________________ 31/12 ________________________________
SALARI E STIPENDI
a
DIP. C/ RETRIBUZIONI
Rilevazione ratei ferie, 14.ma, 13.ma, pr, festività maturate
_____________________________
________________________________
TFR
a
FONDO TFR
rilevazione tfr maturato nell’esercizio
_____________________________
________________________________
INAIL
a
DEBITI V/INAIL
conguaglio inail al 31,12,..
_____________________________
________________________________
Dopo aver fatto tutte le rilevazioni contabili di un
periodo occorre procedere ai controlli
contabili base per verificare di non aver
utilizzato conti sbagliati, aver fatto dei g/c al
contrario, aver dimenticato qualche rilevazione
contabile………..
quindi
stampare una bozza di situazione
contabile e….
… e controllare le schede contabili dei principali conti di credito e debito
ad esempio:
- cassa e cassa assegni
- valori bollati
- Banche ……..(fare riconciliazione)
- Mutui / altri finanziamenti
- clienti
- fornitori
- altri crediti
- altri debiti
- c/ soci
…..controllare la giusta imputazione nei conti
economici
- c/ economici - ricavi
- c/ economici - costi
Dopo aver fatto i controlli contabili base e
aver verificato di avere una situazione contabile
«pulita»
Si può procedere al conteggio e alla
rilevazione delle
scritture di rettifica e di assestamento
Principali scritture di rettifica e di assestamento
RATEI E RISCONTI
FATTURE DA EMETTERE
FATTURE DA RICEVERE
RIMANENZE
AMMORTAMENTI
ACCANTONAMENTI
RATEI
Un rateo è una quota di entrata o uscita futura che
misura ricavi o costi già maturati, ma non ancora rilevati,
poiché la loro manifestazione finanziaria avrà luogo in
esercizi futuri
Esempio di rateo attivo su interessi attivi annuali su cauzione incassati 31/03/2014
1/4/2013
31/12/2013
Quota interessi di competenza 2013
31/03/2014
Quota interessi comp. 2014
___________________________ 31/12 /13 ____________________________
RATEI ATTIVI
a
INTERESSI ATTIVI SU CAUZIONI
Rilevazione rateo interessi su cauzione (aggiungo ricavo di competenza 2013)
___________________________
______________________________
Esempio di rateo passivo su interessi passivi su finanziamento del periodo 1/12/2013 –
28/2/2014 pagato il 28/02/2014
1/12/2013
Quota interessi comp. 2013
31/12/2013
31/03/2014
Quota interessi di competenza 2014
___________________________ 31/12 /13 ____________________________
INTERESSI PASSIVI SU FINANZ. a
RATEI PASSIVO
Rilevazione rateo interessi su finanziamento (aggiungo costo competenza 2013)
___________________________
______________________________
RISCONTI
Il risconto è una quota di costo o di ricavo che hanno
già avuto la loro manifestazione finanziaria (quindi già
rilevati tra i costi/ricavi), ma che non sono
completamente di competenza economica dell’esercizio
e che, pertanto, sono da rinviare al futuro.
Esempio di risconto attivo su canoni di leasing finanziario:
Normalmente alla stipula del contratto di leasing viene pagato un maxicanone che deve essere
«spalmato» per tutta la durata del contratto: per verificare il costo di competenza dell’esercizio
occorre conteggiare il costo complessivo del leasing suddividerlo per il n. dei mesi complessivi della
durata del contratto (es. 48 mesi) e moltiplicarlo per il n. dei mesi di competenza del periodo (nei
periodi intermedi è 12 mesi, nel 1° e ultimo periodo del contratto i mesi di competenza potrebbero
essere meno di 12 mesi)
___________________________ 31/12 /13 ____________________________
RISCONTI ATTIVI
a
CANONI DI LEASING
Rilevazione risconto attivo su canoni di locazioni finanziaria
____________________________
____________________________
Esempio di risconto attivo su assicurazione annuale pagata il 1/10/2013
1/10/2013
31/12/2013
Quota assicurazione comp. 2013
30/09/2014
Quota assicurazione di competenza 2014
___________________________ 31/12 /13 ____________________________
RISCONTO ATTIVO
a
ASSICURAZIONI
Rilevazione risconto attivo su assicurazione (storno quota costo competenza 2014)
___________________________
______________________________
Risconto passivo su affitto attivo trimestrale anticipato periodo 1/12/2013 – 28/2/2014
1/12/2013
Quota affitto comp. 2013
31/12/2013
28/2/2014
Quota affitto di competenza 2014
___________________________ 31/12 /13 ____________________________
AFFITTO ATTIVO
a
RISCONTO PASSIVO
Rilevazione risconto passivo su fitto attivo (storno quota ricavo competenza 2014)
___________________________
______________________________
FATTURE DA EMETTERE
___________________________ 31/12 /13 ____________________________
CLIENTI C/FT.DA EMETTERE
a
RICAVI PER PRESTAZIONI
Fattura da emettere al cliente XX – prestazioni effettuate nel mese di dicembre
____________________________
____________________________
FATTURE DA RICEVERE
___________________________ 31/12 /13 ____________________________
MERCI C/ACQUISTI
a
DEB.V/FORN.C/FT.DA RICEVERE
Fattura da ricevere dal fornitore XX – consegna merce ddt n. .. del 20/12/2013
____________________________
____________________________
CONSULENZE
a
DEB.V/FORN.C/FT.DA RICEVERE
Ft. da ricevere dall’Avv. /dott. / rag. / ing. / arch.
____________________________
_____________________________
RIMANENZE
___________________________ 31/12 /13 ____________________________
R.F. PRODOTTI FINITI (s.p.)
a
VARIAZIONI RIMAN.PROD.FIN. (c.e.)
Rilevate Rimanenze finali di prodotti finiti al 31/12/13
____________________________
______________________________
LAVORI IN CORSO SU ORD.(s.p.) a
VARIAZIONI LAVORI IN CORSO (c.e.)
Rilevate lavori in corso su ordinazione al 31/12/2013
____________________________
_____________________________
Occorre anche rilevare eventuali RF di merci, materie prime, materiale di consumo........
AMMORTAMENTI
___________________________ 31/12 /13 ____________________________
AMMORTAMENTI
a
FONDI AMM.TO
Rilevato amm.to anno 2013
____________________________
______________________________
Occorre fare, sul libro cespiti, il conteggio degli ammortamenti di tutte le immobilizzazioni immateriali e
materiali suddivise per categorie omogenee e rilevare i singoli ammortamenti in contabilità
generale a fine anno.
ACCANTONAMENTI
___________________________ 31/12 /13 ____________________________
ACCANTONAMENTO AL FONDO
SVALUTAZIONE CREDITI
a
FONDO SVALUTAZ.CREDITI
Rilevato acc.to al fondo svalutazione crediti
____________________________
______________________________
…. ma esistono altri accantonamentti come quelli al fondo per rischi e oneri, al fondo tfr ,
fondo tfm….ecc.

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