Google Apps for Business: la suite di app per lavorare in cloud Marcello Pellicelli, eLocal Group Google area manager OPEN DAY: ELOCAL GROUP RELOADED ELOCAL GROUP SRL Google Apps: perché? ! ! ! ! Con Google Apps, tuDo il tuo lavoro viene salvato automaEcamente in cloud. Avrai accesso a email, calendario, documenE e siE e potrai lavorare in modo sicuro, ovunque E trovi e a prescindere dal disposiEvo che usi. Per il tuo business, questo significa che ogni dipendente e chiunque collabori con te può essere produLvo ovunque, uElizzando qualsiasi disposiEvo dotato di connessione a Internet. Google Apps aiuta te e il tuo team a lavorare in modo più rapido e intelligente, semplificando e oLmizzando per tuL, dipendenE, partner, fornitori, chiunque, la collaborazione tra team, aziende e sedi. Google Apps E consente di condividere e modificare in tempo reale molE Epi di file: documenE, fogli di lavoro, presentazioni e molto altro. Niente più tempo perso a inviare e ricevere email per recuperare l'ulEmo aggiornamento di un file. Memorizzare i documenE in cloud significa che tuL dispongono automaEcamente dell'ulEma versione di ogni file. OPEN DAY ELOCAL GROUP IT invisibile che funziona sempre ! ! ! ! ! Dedica meno tempo alla gesEone dell'infrastruDura IT. I tuoi dipendenE hanno sempre accesso ai soRware più recenE, nuove funzioni e aggiornamenE della sicurezza inclusi. Non hai bisogno di acquistare o gesEre server e puoi controllare tuDo da un'unica interfaccia. Non c'è bisogno di comprare né gesEre un server o soRware client, quindi potrai risparmiare anche su quesE servizi. Google Apps viene aggiornato automaEcamente e il personale IT non dovrà più preoccuparsi di scaricare e implementare patch né meDere a rischio la sicurezza per i ritardi degli aggiornamenE. Per semplificare, gesEamo centralmente tuDe queste operazioni, inclusi gli aggiornamenE dei prodoL, tramite i server di Google. DimenEca le lunghe aDese per gli aggiornamenE dei prodoL. Google Apps si aggiorna ogni volta che accedi, quindi puoi avere a disposizione le nuove funzioni non appena sono pronte. Quasi ogni seLmana puoi contare su aggiornamenE che possono essere uEli per la tua azienda. TuDo quello che E serve per uElizzare e tenere aggiornato Google Apps è un browser Internet. Ciò significa niente più hardware specializzato o soRware client da installare e gesEre, quindi niente più tempo usato per far funzionare quesE servizi. OPEN DAY ELOCAL GROUP Le App principali: Gmail ! ! Gmail consente la scelta di un indirizzo email che corrisponda al nome o all'indirizzo web dell'azienda: [email protected]. Gmail funziona in modo naEvo sui cellulari più diffusi, come Android, iPhone, BlackBerry e Windows Phone, e può controllare e inviare messaggi email su qualsiasi disposiEvo dotato di browser web. OPEN DAY ELOCAL GROUP Gmail ! ! ! ! L'applicazione Offline Google Mail per Chrome consente di leggere e scrivere email anche senza connessione Internet. Le bozze dei messaggi vengono inviate e la casella di posta viene sincronizzata alla successiva connessione a Internet. Con Google Apps for Business ogni utente ha a disposizione 30 GB di spazio di archiviazione per l'email ed è possibile acquistarne dell'altro. Ciò significa che si possono salvare tuL i messaggi importanE, senza perdere tempo a eliminare le email per liberare spazio. E' possibile eseguire le ricerche nell'email, nelle eEcheDe e nei documenE direDamente dalla propria casella di posta grazie al veloce motore di ricerca di Google. Consente di creare eEcheDe per classificare, organizzare e sfogliare l'email. E' possibile inoltre costruire potenE filtri per eEcheDare e archiviare automaEcamente i nuovi messaggi in base a regole scelte dall'utente. OPEN DAY ELOCAL GROUP Gmail ! ! ! ! Se si è affidato a qualcuno la gesEone della propria casella di posta, è possibile delegargli anche la propria email: così si potrà leggere, inviare ed eliminare i messaggi a proprio nome. Se si uElizza un client di posta eleDronica desktop, come MicrosoR® Outlook, Apple Mail o Mozilla Thunderbird, si può conEnuare a uElizzarlo con Gmail. Gmail offre il supporto POP e IMAP, oltre a Google Apps Sync for MicrosoR Outlook. Se collaboratori, partner o fornitori internazionali inviano email in lingue non conosciute Gmail rileva i messaggi di posta eleDronica che non sono nella propria lingua e può tradurli con un solo clic. Gmail è progeDato per offrire sicurezza e affidabilità con funzioni come la verifica in due passaggi, la visualizzazione degli allegaE nel browser, le connessioni criDografate ai server di Google, l'archiviazione replicata simultanea per l'email, il riprisEno di emergenza integrato, il filtro anEspam e l'autenEcazione del miDente. OPEN DAY ELOCAL GROUP Le App principali: Drive ! ! Google Drive permeDe di accedere al proprio lavoro ovunque, tramite disposiEvi mobili, Mac, PC e sul Web. Quando si aggiorna un file in un disposiEvo, le modifiche vengono salvate automaEcamente su Drive e negli altri disposiEvi abbinaE, così si dispone sempre della versione più aggiornata dei propri file. Consente di condividere singoli file o intere cartelle con una sola persona o con tuDo il proprio team e perfino con clienE, fornitori e partner. Inoltre permeDe di inserire nei file commenE e risposte come feedback o per proporre nuove idee. OPEN DAY ELOCAL GROUP Drive ! ! Consente di visualizzare nel browser oltre 30 Epi di file, inclusi immagini, video HD, file di Adobe Illustrator e di Photoshop, anche se sul disposiEvo non è installato il soRware uElizzato per crearli. Inoltre con i potenE strumenE di ricerca rapida di Google si può trovare esaDamente ciò che si sta cercando, anche se non è nella cartella giusta! Con Google DocumenE è facile importare il lavoro esistente e converErlo dai più comuni formaE di testo, foglio di lavoro e presentazione, per modificarlo e condividerlo. Il riconoscimento oLco dei caraDeri ("OCR") permeDe anche di importare testo modificabile dai file PDF e dalle immagini. E se necessario, si può facilmente scaricare uno qualsiasi dei propri documenE nei più comuni formaE di testo, foglio di lavoro, presentazione e disegno, oppure esportarlo in formato PDF sul proprio disco rigido. OPEN DAY ELOCAL GROUP Drive ! ! ! Oltre a visualizzare i documenE, è possibile modificarli e condividerli con altre persone in tempo reale dal proprio disposiEvo Android o da qualsiasi browser web per disposiEvi mobili. E’ inoltre possibile tenere traccia di tuDe le modifiche apportate a ciascun documento dal team: con la cronologia deDagliata delle revisioni si può riesaminare ciascun documento dopo ogni serie di modifiche e decidere, nel caso, di tornare a una versione precedente. L'editor di moduli è uno strumento semplice da uElizzare che permeDe di creare moduli e raccogliere daE inviaE da colleghi o clienE. Le informazioni sono registrate in un foglio di lavoro, così è facile analizzarle e condividerle. Con Google Drive for Work si potenziano le funzioni esistenE e se ne aggiungono molte altre nuove per andare incontro ad esigenze aziendali più arEcolate e struDurate. OPEN DAY ELOCAL GROUP Google Hangouts -‐ Conferenze video e audio e messaggisIca ! ! ! Con Hangouts si può avviare o partecipare ad una videoconferenza HD con massimo 15 partecipanE, ovunque ci si trovi. Sia che i partecipanE si trovino dall'altra parte del mondo o che lavorino in un altro quarEere della tua ciDà, Hangouts li riunisce tuL nella stessa stanza. Hangouts è collegato ad altre applicazioni, come Gmail, Calendar e Drive, così è possibile avviare una rapida conversazione dalla posta in arrivo, aggiungere una videoconferenza a un evento del calendario o lavorare su un documento con altre persone durante una chiamata. Hangouts viene eseguito direDamente nel browser web quindi funziona da qualsiasi computer, mentre l'app mobile di Hangouts è disponibile su telefoni e tablet iPhone, iPad e Android. OPEN DAY ELOCAL GROUP Google Calendar ! ! ! ! Con Google Calendar si ricevono promemoria degli evenE sul telefono o nella casella di posta e si possono allegare file o documenE ad un evento per avere i materiali giusE all'inizio della riunione. Si può creare un calendario degli evenE e incorporarlo in un sito web o impostare spazi per gli appuntamenE in modo che i clienE possano scegliere il momento migliore per loro. Google Calendar si sincronizza con i calendari integraE nei cellulari più diffusi, come Android e iPhone. E si può accedere al proprio calendario da qualsiasi disposiEvo dotato di browser web. Con l'applicazione Google Calendar per Chrome puoi visualizzare la tua pianificazione e rispondere agli inviE anche senza connessione Internet. Il calendario e le risposte agli inviE verranno sincronizzaE non appena E conneDerai di nuovo. OPEN DAY ELOCAL GROUP ! ! ! Google Sites -‐ Spazi e siI condivisi per i team di lavoro Consente di costruire siE per i progeL con molta semplicità e permeDe di scegliere tra cenEnaia di modelli preimpostaE. Inoltre è possibile inserire qualsiasi Epo di gadget: documenE, video, immagini, calendari condivisi e altro ancora. In Google Sites si possono impostare elenchi di accesso diversi per le diverse pagine di ciascun sito. Così si può consenEre a un partner o a un fornitore di vedere solo la parte del sito che lo riguarda o costruire una rete Intranet aziendale assegnando a ciascun reparto i privilegi di accesso opportuni. Google Sites offre un ampio spazio di archiviazione. La tua azienda riceverà una quota pari a 10 GB + 500 MB di spazio per ciascun utente per i file allegaE. DocumenE, calendari e video incorporaE da Google DocumenE non rientrano in questa quota. OPEN DAY ELOCAL GROUP Google Apps Vault ! ! ! Se necessario, puoi conservare i messaggi degli utenE in caso di controversie legali: gli utenE non possono eliminare i messaggi email e di chat conservaE a fini legali. Un archivio unico per messaggi email e di chat: i daE sono gesEE in sede. I criteri di amministrazione sono applicaE direDamente nell'archivio daE e non è necessario duplicare i daE in un altro archivio. In questo modo si riducono i rischi legaE allo spostamento e all'alterazione dei daE. Un aDento iter di controllo fornisce una visibilità completa su tuDo l'archivio. Le norme di conservazione della posta eleDronica e della chat consentono alle aziende di definire i criteri di conservazione standard per i messaggi di Gmail e di chat. Quando un messaggio raggiunge la fine del periodo di conservazione, per disposizione automaEca viene garanEta la conformità con le norme di conservazione. Il processo automaEzzato assicura che nessun dato soggeDo a conservazione per controversia legale venga eliminato e riduce i rischi di alterazione e di non conformità. La conservazione dei messaggi permeDe di conservare i messaggi email e di chat oltre il periodo di conservazione standard a fini legali o di indagine. OPEN DAY ELOCAL GROUP Vault ! ! Con gli strumenE di eDiscovery, gli utenE autorizzaE possono cercare nell'archivio i daE perEnenE relaEvi a indagini o argomenE specifici. Gli algoritmi di ricerca di Google possono eseguire la ricerca a livello di dominio su grandi quanEtà di email in archivio e resEtuire rapidamente i risultaE. A parEre dai risultaE della ricerca, gli utenE autorizzaE possono impostare e gesEre raccolte di risultaE di ricerca dei messaggi e collaborare con altri per la loro gesEone. È possibile esportare i messaggi email dall'archivio per ulteriori elaborazioni e analisi. Google Apps Vault è progeDato per offrire sicurezza e affidabilità grazie a funzioni come le connessioni criptate ai server di Google, l'archiviazione replicata simultanea per i messaggi, il riprisEno di emergenza integrato e i controlli di condivisione, che consentono agli utenE di collaborare alle praEche in modo sicuro. OPEN DAY ELOCAL GROUP Sicurezza ! ! ! ! I tuoi daI appartengono a te e gli strumenE di Google Apps E consentono di controllarli e di stabilire con chi e in che modo condividerli. La nostra rete di data center offre un'eccezionale sicurezza e E garanEsce* l'accesso affidabile ai tuoi daE 24 ore su 24 e 7 giorni su 7, per 365 giorni all'anno Mentre lavori, viene automaEcamente eseguito il backup di tuL i daE criEci sui server di Google. Così, in caso di incidenE, se il computer si blocca o viene rubato, puoi riprendere a lavorare in pochi secondi. Quando inserisci daE in Google Apps, conEnui a esserne il proprietario e questo è stabilito anche nei nostri contraL. Gli strumenE di Google Apps, potenE e facili da usare, consentono agli amministratori di gesEre gli utenE, i documenE e i servizi, nonché di tenere traccia dell'uElizzo dei daE tramite le dashboard. I nostri data center sono progeDaE e costruiE per le nostre applicazioni e non contengono hardware o soRware inuEli. Questo riduce il numero di potenziali vulnerabilità. GaranIamo una disponibilità del servizio del 99,9%* e un'efficace funzionalità integrata per il riprisEno di emergenza, quindi non devi preoccuparE nemmeno in caso di calamità naturali. OPEN DAY ELOCAL GROUP Sicurezza ! ! Google Apps offre un ulteriore livello di sicurezza con autenEcazione a due faDori, che riduce notevolmente il rischio che vengano rubaE nomi utente e password. Le sessioni del browser degli utenE di Google Apps vengono inoltre automaEcamente criDografate con SSL, senza la necessità di VPN o altre costose e ingombranE infrastruDure. Questo consente di proteggere i daE che vengono trasferiE tra il browser e i nostri data center. Il nostro grande team incaricato della sicurezza delle informazioni monitora costantemente la nostra rete globale di data center. I componenE del team, molE dei quali vantano significaEvi background accademici, sono gli esperE a cui abbiamo affidato la definizione delle nostre best pracEce per la protezione dei daE. Google Apps e i nostri data center vengono soDoposE ai controlli SOC 2 e SSAE 16/ISAE 3402 Tipo II1 e hanno oDenuto la cerEficazione ISO 270012. 1SSAE 16/ISAE 3402 è uno standard di controllo in base al quale un revisore di terze parE effeDua una valutazione dei controlli predisposE per la sicurezza fisica e logica, la privacy, la risposta agli incidenE e altro ancora. 2ISO 27001 è una valutazione della sicurezza basata su standard di seDore con cerEficazione di Ernst & Young CerEfyPoint. OPEN DAY ELOCAL GROUP TesImonianze "Il mio team IT è più soddisfa2o perché in precedenza avevamo 16 persone a tempo pieno che ges=vano i sistemi di messaggis=ca, dedicando circa 8.000 ore all'anno al backup dell'email, alla risoluzione dei problemi di archiviazione o alla ges=one dei problemi rela=vi ai server. Ora abbiamo bisogno di due sole persone per la ges=one della messaggis=ca e le altre 14 si possono concentrare su progeH aziendali cri=ci. Sono talmente conten= che ora indossano le maglie2e di Google una volta alla seHmana!" Cinram "Come studio legale che ges=sce le informazioni riservate dei nostri clien=, Bradford & Barthel prende la sicurezza molto sul serio e per questo considera Google Apps la scelta migliore. Google dispone di molte funzionalità che garan=scono sia a noi che ai nostri clien= una protezione dei da= decisamente superiore a quella fornita dall'hos=ng locale." Bradford & Barthel, LLP OPEN DAY ELOCAL GROUP RispeDo dell'ambiente ! ! ! ! Passare a Google Apps contribuisce a ridurre sia le spese generali sia l'impaDo ambientale della tua azienda. Google Apps uElizza i data center Google ad alta efficienza energeEca, quindi riduce il consumo di energia e le emissioni di CO2 rispeDo ai server on-‐premise. Passare alla cloud significa che la tua azienda può spendere meno in energia eleDrica e infrastruDura IT. Prendi Gmail: spostare il servizio di hosEng dell'email da un server on-‐ premise alla cloud potrebbe aumentare l'efficienza fino a 80 volte. Grazie a strumenE di collaborazione come la chat video e i documenE condivisi, i dipendenE si sentono come se lavorassero nella stessa stanza. Potrai ridurre gli spostamenE non necessari dei dipendenE, l'uso di materiali per l'ufficio e l'impaDo ambientale complessivo. Google è una società a zero emissioni di CO2. Abbiamo raggiunto questo obieLvo aDraverso una combinazione di data center a elevata efficienza energeEca, acquisto di energie rinnovabili e massiccia riduzione delle emissioni di biossido di carbonio. Questo significa che Google Apps (e tuL i prodoL che uElizzi nella nostra cloud) hanno un impaDo sull'ambiente pari a zero. OPEN DAY ELOCAL GROUP
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