FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURAZIONE OBBLIGATORIA PA CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA 1 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA NORMATIVA IN VIGORE FATTURAZIONE ELETTRONICA Il D. L. n. 216 del 11/12/2012 convertito con la Legge di Stabilità n. 228 del 24/12/2012 ridefinisce la Fattura Elettronica, semplificandone la diffusione consentendo di abbandonare il supporto cartaceo FATTURAZIONE ELETTRONICA PA La L. n. 244 del 24/12/2007, commi 209-2014 (Finanziaria 2008) impone l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA attraverso l’emissione di due Decreti Attuativi per rendere operativa tale norma. Il DMEF del 7/03/2008 individua l’Agenzia delle Entrate come gestore del sistema di interscambio (SDI) e la SOGEI quale apposita struttura dedicata ai servizi strumentali e tecnici Infine il tanto atteso (5 anni) D.M. n. 55 del 3/04/2013 che rende obbligatoria la Fatturazione Elettronica verso i Ministeri,le Agenzie fiscali e gli Enti Nazionali di Assistenza e Previdenza a partire dal 6 giungo 2014 così che non potranno più accettare le fatture cartacea e di conseguenza non potranno più procedere al loro pagamento sino all'invio del documento elettronico. DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66 che all’art. 5-CAPO IV anticipa dal 6 giugno 2015 al 31 marzo 2015 l’obbligo per le ALTRE AMMINISTRAZIONI CENTRALI allineando alla medesima data l’entrata in vigore per le AMMINISTRAZIONI LOCALI PEC obbligatoria per tutte le imprese dopo la conversione del D.L.179/2012 nella Legge 221/2012 che si affianca alle indicazioni contenute nella Legge 2/2009 rendendo obbligatoria la PEC per: Professionisti, Società, Ditte Individuali, PA. 2 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA NOVITA’ NORMATIVE ATTESE REGOLAMENTO UE approvato il 3 aprile 2014 che dovrebbe entrare in vigore a partire dal 1 luglio 2014 dal titolo: “Identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno”. Le principali novità introdotte: -Realizzazione dell’interoperabilità giuridica e tecnica fra i Paesi dell’Unione -Gli Stati membri avranno sempre facoltà di notificare alla Commissione il sistema nazionale di identificazione che deve essere accettato da tutti gli Stati membri (ad es. nelle gare) -Introduzione del sigillo elettronico che costituisce la firma della persona giuridica. -Introduzione dell’obbligo di conservazione -Ampio rinvio agli standard tecnici -Espresso riconoscimento della firma su server, di firma remota e di firma su mobile. (BOZZA di DECRETO) che porta modifiche al DME 23 gennaio 2004 e prevede la conservazione delle fatture entro tre mesi dalla data di presentazione della dichiarazione fiscale. (BOZZA di DECRETO) che potrebbe far saltare l’obbligo dell’invio all’Agenzia delle Entrate delle impronte dei documenti fiscalmente rilevanti sostituendolo con una indicazione nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento. La bozza del DMEF interviene anche sulle formalità per il pagamento dell’imposta di bollo. 3 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FIRME ELETTRONICHE ED EFFICACIA PROBATORIA Firma Elettronica E’ un insieme di dati in forma elettronica utilizzati come metodo di identificazione informatica. E’ la Firma informatica più debole. Il documento così sottoscritto sarà riconosciuto dall’ordinamento come forma scritta e la sua efficacia probatoria potrà essere liberamente valutata dal giudice. Firma Elettronica Avanzata (FEA) E’ l’insieme di dati in forma elettronica che consentono l’identificazione del firmatario e la sua connessione univoca. Il DPCM del 22 febbraio 2013 entrato in vigore il 5 Giugno 2013 ha valorizzato questo tipo di firma e così la Firma Grafometrica che è l’applicazione su tablet più diffusa della FEA. Il documento informatico sottoscritto con FEA apposta nel rispetto delle regole tecniche, è riconosciuto valido fino a querela di falso ma lo è solo nei soli rapporti intercorrenti tra sottoscrittore ed erogatore della soluzione di firma. Es: Cliente/Banca Firma Qualificata E’ un particolare tipo di firma elettronica avanzata ottenuta attraverso una procedura informatica che garantisce la connessione univoca al firmatario, creata con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo e collegata ai dati ai quali si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati Deve basarsi su un certificato qualificato e deve essere realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma. Il disconoscimento richiede querela di falso e soddisfa il requisito della forma scritta. 4 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FIRMA DIGITALE E’ un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare, tramite la chiave privata, e al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di uno o più documenti informatici. Tutto ciò unito al ruolo del certificatore che garantisce la veridicità e la correttezza delle informazioni riportate nel certificato (dati anagrafici del titolare), forniscono allo strumento “firma digitale” caratteristiche tali da non consentire al sottoscrittore di disconoscere la propria firma digitale (fatta salva la possibilità di querela di falso). 5 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTO E’, in sostanza, l’equivalente elettronico di una tradizionale firma apposta su carta e la sua apposizione garantisce: - l’autenticità del documento (sicurezza della paternità) - l’integrità del documento (certezza che non sia stato alterato) - la sua validità La sicurezza del sistema sta nel fatto che, conoscendo un elemento della coppia “chiave pubblica”, non è possibile dedurre l'elemento corrispondente “chiave privata”. La “chiave privata”, infatti, è l'elemento della coppia di chiavi destinato ad essere conosciuto dal solo soggetto titolare che appone la firma digitale sulle pratiche telematiche. La “chiave pubblica”, invece, è l'elemento della coppia di chiavi destinato ad essere conosciuto dagli interessati e con il quale si verifica la firma digitale del titolare della coppia di chiavi + PIN 6 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTO COME SI OTTIENE – SCADENZA - DISPOSITIVI COME SI OTTIENE Chiunque intenda dotarsi di firma digitale deve rivolgersi ad uno dei soggetti autorizzati: i Certificatori il cui elenco pubblico è disponibile sul sito della Agenzia Digitale all’indirizzo http://www.agid.gov.it dove sono anche disponibili i link ai siti web degli stessi Certificatori con le indicazioni operative da seguire. LA COPPIA DI CHIAVI HA UNA SCADENZA TEMPORALE La scadenza della Firma Digitale è solitamente triennale ma essa, anche se il relativo certificato qualificato risulti scaduto, revocato o sospeso, è valida se alla stessa è associabile un riferimento temporale opponibile ai terzi che colloca la generazione di detta firma in un momento precedente alla scadenza, sospensione o revoca del suddetto certificato. DISPOSITIVI DI FIRMA 7 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FIRMA DIGITALE-APPROFONDIMENTO COME SI UTILIZZA LA FIRMA DIGITALE PIN Processo di apposizione della “Firma Digitale” 8 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA QUANDO LA FIRMA GRAFOMETRICA ACQUISISCE IL VALORE DI FEA Il DPCM del 22/02/2013 introduce l’impiego della firma elettronica avanzata (FEA) nella sottoscrizione di qualsiasi tipologia di documento con valore legale tra le parti. La firma grafometrica è quel tipo di FEA che si ottiene apponendo la propria firma su un tablet, modalità molto simile a quella della Firma autografa La Firma Grafometrica può considerarsi “Avanzata” solo se risponde a determinati requisiti di sicurezza. La firma elettronica avanzata non comporta l’uso necessario di una determinata tecnologia ma bensì l’osservanza di determinate garanzie e più precisamente: A. l’identificazione del firmatario del documento; B. la connessione univoca della firma al firmatario; C. il controllo esclusivo del firmatario del sistema di generazione della firma, ivi inclusi i dati biometrici eventualmente utilizzati per la generazione della firma; D. la possibilità di verificare che l’oggetto della sottoscrizione non abbia subito modifiche dopo l’apposizione della firma; E. la possibilità per il firmatario di ottenere evidenza di quanto sottoscritto; F. l’individuazione del soggetto che ha erogato la soluzione di firma elettronica avanzata; G. l’assenza di qualunque elemento nell’oggetto della sottoscrizione atto a modificarne gli atti, fatti o dati nello stesso rappresentati. 9 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA LA FIRMA GRAFOMETRICA E’ IL PIU’ DIFFUSO TIPO DI FEA La Firma Grafometrica apposta su Tablet se soddisfa tutti i requisiti richiesti dalla legge può avere lo stesso valore di una firma elettronica avanzata. 10 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA DIFFERENZE TRA FIRMA DIGITALE E FIRMA CONVENZIONALE 11 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA VISTA SINOTTICA SULLE DIVERSE FIRME ELETTRONICHE Fonte: Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione – Politecnico di Milano 12 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA LA PEC “POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS’È E COME FUNZIONA La PEC garantisce certezza sull’identità del mittente e del destinatario, sull’integrità del messaggio elettronico, sulla data e ora di invio e di consegna perché gli attestati di ricevimento e di spedizione sono firmati digitalmente dai Provider certificati. Le Comunicazioni tra Imprese e Pubbliche Amministrazioni dal 1/01/2014 devono avvenire esclusivamente in via telematica. L’obbligo riguarda le presentazioni di istanze, dichiarazioni, dati, lo scambio di informazioni e documenti anche ai fini statistici. Le PA dovranno aver messo a disposizione sul proprio sito apposite procedure; in alternativa dovrà essere utilizzata la PEC. L’obbligo di comunicazione telematica si applica anche alla documentazione allegata alle istanze e dichiarazioni. Le PA non potranno più accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni. Intanto le PA a seguito della pubblicazione del Decreto del Fare (testo vigente dal 21/08/2013) non possono più trasmettersi documenti tramite fax. 13 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA LA PEC “POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS’È E COME FUNZIONA Schema di funzionamento della PEC 14 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA LA PEC “POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA COS’È E COME FUNZIONA CONSERVAZIONE PEC: COME, QUALI E PER QUANTO TEMPO La normativa indica che la Conservazione Sostitutiva è l’unico sistema per conservare il valore legale dei messaggi e delle ricevute PEC nel tempo in quanto la PEC ha la stessa “efficacia probatoria” di una raccomandata con avviso di ricevimento e il messaggio PEC e le relative ricevute sono considerati documenti informatici. Le PEC da conservare sono quelle che si riferiscono ai documenti previsti dall’art. 2220 del Codice Civile: le fatture, le lettere, le copie delle fatture e delle lettere e tutti i documenti aventi rilevanza assimilabile alle scritture contabili. Lo stesso articolo indica il tempo di conservazione in 10 anni dalla registrazione o avvenuta ricezione. Di conseguenza i messaggi e le ricevute PEC sarebbero privi di valore legale se conservati su carta perché perderebbero le informazioni di certificazione di natura elettronica. 15 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA DEFINIZIONE NORMATIVA Dal 1 gennaio 2013 l’evoluzione normativa ha equiparato in tutto e per tutto le fatture cartacee e quelle elettroniche. Definizione di legge: deve intendersi elettronica la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico. Non tutte le Fatture create in formato elettronico possono rientrare nella definizione di fattura elettronica se non sono in formato elettronico sia quando sono emesse che quando sono ricevute. Il formato non è rilevante: può essere tanto un formato strutturato XML, quanto un PDF inviato via PEC. E’ invece essenziale farvi ricorso solo previa accettazione da parte del destinatario che peraltro si può rilevare dai suoi comportamenti: ad esempio quando provvede alla contabilizzazione della fattura, e/o al pagamento della stessa. 16 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA REQUISITI AUTENTICITÀ DELL’ORIGINE: definita dal Legislatore comunitario come la prova dell’identità del fornitore o del prestatore o dell’emittente della fattura. Si deve sempre poter dimostrare con certezza chi è il fornitore di beni ovvero il prestatore di servizi e cioè il soggetto emittente la fattura. INTEGRITÀ DEL CONTENUTO: dimostrabilità che il contenuto non risulti modificato dal momento dell’emissione a quello del termine della conservazione. LEGGIBILITÀ NEL TEMPO: a prescindere dal formato originale con cui è stato emesso e conservato il documento deve garantire la sua leggibilità nel tempo. 17 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA MODALITA’ DI EMISSIONE E TRASMISSIONE Contratto sulle Modalità tecniche di trasmissione: suggerita sottoscrizione Garantire: l'autenticità dell'origine, l'integrità del contenuto e la leggibilità della fattura dal momento della sua emissione fino al termine del suo periodo di conservazione attraverso l’adozione di: • Sistemi di controllo di gestione che assicurino un collegamento affidabile tra la fattura e la cessione di beni o la prestazione di servizi ad essa riferibile; • Apposizione della firma elettronica qualificata o digitale dell'emittente; • Sistemi EDI (sistemi di Electronic Data Interchange) di trasmissione elettronica dei dati o altre tecnologie in grado di garantire l'autenticità dell'origine e l'integrità dei dati. 18 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA - MODALITA’ DI TRASMISSIONE Apposizione Firma Digitale alla Fattura elettronica Trasmissione della fattura elettronica tramite posta elettronica certificata (PEC): Download della fattura elettronica dal server aziendale: La fattura elettronica si ha per emessa all’atto della sua trasmissione per via elettronica. Quindi,rileverà la data della PEC piuttosto che il messaggio di posta che avvisa il cliente che la fattura elettronica è scaricabile dal server aziendale. I riferimenti normativi concernenti la creazione delle fatture elettroniche sono contenuti nell’articolo 21 del D.P.R. 633/1972. 19 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA TRASMISSIONE EDI L’EDI è un sistema di trasmissione che si basa sull’impiego di messaggi strutturati e codificati secondo una norma concordata: essi possono essere elaborati dal computer automaticamente e senza ambiguità. L’accordo tipo prevede, inoltre, che siano esplicitamente enunciate le procedure e misure di sicurezza riguardanti la verifica dell’origine, la verifica dell’integrità e il non disconoscimento dell’origine e del ricevimento nonché la riservatezza dei messaggi EDI FLUSSO EDI (Electronic Data Interchange) 20 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA FATTURAZIONE ELETTRONICA IN “OUTSOURCING” 21 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” CHE COSA E’ E’ l’obbligo, imposto dall’art. 209 della L. 24 dicembre 2007 n. 244, ai Fornitori della PA di utilizzare esclusivamente in forma elettronica l'emissione, la trasmissione, la conservazione e l'archiviazione delle fatture emesse nei rapporti con le amministrazioni dello Stato, anche ad ordinamento autonomo, e con gli enti pubblici nazionali, anche sotto forma di nota, conto, parcella e simili. 22 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” DEFINIZIONI Amministrazione Certificatore Agenzia per l’Italia Digitale (già DigitPA, già CNIPA) Fattura elettronica Firma elettronica qualificata Fornitore FTP (File Transfer Protocol) HTTPS (HyperText Transfer Protocol Secured) Intermediario Messaggio SOAP Riferimento temporale SdI SPC SPCoop WSDL (Web Service Definition Language) XML (Extensible Markup Language) 23 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” MODALITA’ DI EMISSIONE – FORMATI AMMESSI - FORMATO: XML - Firma elettronica certificata - Riferimento temporale - Garanzia di assenza di macroistruzioni o codici eseguibili I formati ammessi per firmare elettronicamente la fattura sono i seguenti: CAdES-BES (CMS Advanced Electronic Signatures) con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 733 V 1.7.4 XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures), con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 V 1.4.1 Nell’ambito del formato di firma XML l’unica modalità accettata è quella “enveloped”. Inoltre la firma XAdES deve presentare i Reference con URI=”” oppure con URI=”#iddoc” dove iddoc indica l’identificativo del documento da firmare: non è possibile quindi omettere l’attributo URI all’interno degli elementi Reference. Come riferimento temporale il SdI intende la valorizzazione dell’attributo “signing time” che deve essere presente nella firma elettronica apposta sul documento. 24 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” MODALITA’ DI TRASMISSIONE SDI E NOMENCLATURA FILES MODALITA’ DI TRASMISSIONE AL SDI a) un file contenente una singola fattura; b) un file contenente un singolo lotto di fatture; c) un file in formato compresso contenente uno o più file di tipo a) e/o uno o più file di tipo b); il formato di compressione accettato è il formato ZIP. Nei casi a) e b) il nome del file deve rispettare la seguente nomenclatura: dove: - il codice paese va espresso secondo lo standard ISO 3166-1 alpha-2 code; - l’identificativo univoco del soggetto trasmittente, (codice fiscale nel caso di soggetto trasmittente residente in Italia, identificativo proprio del paese di appartenenza nel caso di soggetto trasmittente residente all’estero), la lunghezza di questo identificativo è di: •11 caratteri (minimo) e 16 caratteri (massimo) nel caso di codice paese IT; •2 caratteri (minimo) e 28 caratteri (massimo) altrimenti; - il progressivo univoco del file è rappresentato da una stringa alfanumerica di lunghezza massima di 5 caratteri e con valori ammessi [a-z], [A-Z], [0-9]. Il file deve essere firmato elettronicamente. In base al formato di firma elettronica adottato, l’estensione del file assume il valore “.xml” oppure “.xml.p7m”. 25 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” MODALITA’ DI TRASMISSIONE DEL FILE AL SDI La trasmissione dei file verso il SDI può essere effettuata utilizzando le seguenti modalità: - un sistema di posta elettronica certificata “PEC”; - un sistema di cooperazione applicativa, su rete Internet, con servizio esposto tramite modello “web service” fruibile attraverso protocollo HTTPS, di seguito “servizio SdICoop”; - un sistema di cooperazione applicativa tramite porte di dominio in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione (SPCoop), di seguito “servizio SPCoop”; - un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, di seguito “servizio SdIFtp”; - un sistema di trasmissione per via telematica attraverso il sito del Sistema d’Interscambio www.fatturapa.gov.it . 26 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” TRASMISSIONE TRAMITE “PEC” DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 30 Mb 27 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SDIcoop) DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 5 Mb 28 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SPCoop) DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 5 Mb 29 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” TRASMISSIONE TRAMITE (Servizio SDIFTP) 30 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” TRASMISSIONE TRAMITE WEB DIMENSIONE MASSIMA MESSAGGIO PEC = 5 Mb 31 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” SDI TRASMETTE IL FILE ALL’AMMINISTRAZIONE Il SDI trasmette all’ Amministrazione destinataria la fattura tramite l’inoltro del file ricevuto in ingresso utilizzando canali di trasmissione analoghi a quelli utilizzati per la ricezione con queste modalità: - un sistema di posta elettronica certificata, “Servizio PEC”; - un sistema in ambito Sistema Pubblico di Cooperazione, di seguito “Servizio SPCoop - Ricezione”; - un sistema di trasmissione dati tra terminali remoti basato su protocollo FTP, di seguito “Servizio SDIFtp”. Oltre a trasmettere il file ricevuto in ingresso il SDI invia i dati utili per agevolare l’elaborazione del file stesso da parte del ricevente; i dati sono riportati nel messaggio “notifica dei metadati del file fattura” che viene trasmesso come file XML. 32 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” COMUNICAZIONI SDI Le comunicazioni prodotte dal SdI vengono inoltrate, salvo diversa indicazione, tramite lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file fattura. Le comunicazioni sono costituite da file XML firmati elettronicamente, con firma XAdES-BES (XML Advanced Electronic Signatures) in modalità “enveloped”, con struttura aderente alla specifica pubblica ETSI TS 101 903 versione 1.4.1; i file vengono trasmessi come allegati ai messaggi previsti per i diversi canali trasmissivi che, come per l’invio della Fattura sono: - Il “servizio PEC”; - Il “servizio SdICoop”; - Il “servizio SPCoop”; - Il “servizio SdIFtp”; - l’invio telematico attraverso il servizio esposto su www.fatturapa.gov.it. 33 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” MODALITA’ DI INOLTRO AL SDI DELLE COMUNICAZIONI DALLA PA Le comunicazioni che l’Amministrazione ricevente deve inviare al SdI vengono inoltrate, salvo diversa indicazione, attraverso lo stesso canale utilizzato per la trasmissione del file fattura dal SdI all’Amministrazione stessa. Sono file XML che vengono trasmessi come allegati ai messaggi previsti per i diversi canali trasmissivi. In particolare: - nel caso di “servizio PEC” verranno applicate le regole previste ad hoc; - nel caso di “servizio SPCoop - Ricezione” l’accordo prevede l’esposizione, da parte dello SdI, di un analogo servizio ad uso dell’Amministrazione; - nel caso di “servizio SdIFtp”, si utilizza lo stesso protocollo e lo stesso canale; In ogni caso l’Amministrazione ricevente, a prescindere dalla modalità utilizzata per la ricezione della fattura, può sempre trasmettere le comunicazioni di ritorno al SdI tramite PEC. 34 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” MODALITA’ DI INTERAZIONE CON IL SISTEMA DI INTERSCAMBIO Affinché l’Amministrazione ricevente possa validamente interagire con il SdI devono essere soddisfatti i requisiti indispensabili alla sua qualificazione e al suo riconoscimento attraverso i seguenti passaggi: a) immissione ed aggiornamento dei dati di competenza all’interno dell’Anagrafica delle Pubbliche Amministrazioni (IPA) e del Codice Univoco Ufficio b) definizione del canale di trasmissione attraverso: - l’adozione di una casella di posta elettronica certificata (PEC) o di analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse; - la qualificazione della porta di dominio (PdD-SPCoop), secondo le regole disposte dall’Agenzia per l’Italia Digitale, e la realizzazione del servizio di ricezione e pubblicazione del relativo accordo di servizio, secondo le modalità e le specifiche pubblicate sul sito www.fatturapa.gov.it; - la definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi di notifica, attraverso protocolli di “file transfer” all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale. 35 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” INSERIMENTO DATI IPA 36 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” CARICAMENTO CODICI UFFICIO UNIVOCI 37 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” PROCEDURA ACCREDITAMENTO FORNITORE Affinché il fornitore possa validamente interagire con il SdI, devono essere soddisfatti i requisiti minimi indispensabili alla sua identificazione. Il soddisfacimento di tali requisiti si ottiene definendo uno o più canali di trasmissione/comunicazione attraverso: - dotazione di una casella di posta elettronica certificata o di analogo indirizzo di posta elettronica basato su tecnologie che certifichino data e ora dell'invio e della ricezione delle comunicazioni e l'integrità del contenuto delle stesse; - adesione e sottoscrizione di un accordo di servizio con il SdI; - definizione di un accordo per disciplinare la trasmissione della fattura, e relativi messaggi di notifica, attraverso protocolli di “file transfer” all'interno di circuiti chiusi che identificano in modo certo i partecipanti e assicurano la sicurezza del canale. Nel caso di utilizzo del servizio di invio telematico esposto su www.fatturapa.gov.it, l’identificazione avviene attraverso l’indicazione di codice fiscale e password rilasciate dai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate Fisconline o Entratel oppure, in alternativa, attraverso l’utilizzo di un dispositivo di tipo Smartcard rispondente ai requisiti della Carta Nazionale dei Servizi-CNS, preventivamente registrata ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. 38 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” PREPARAZIONE E INVIO FATTURA ALLA PA Le operazioni che l’operatore economico deve svolgere sono: predisporre la FatturaPA controllare la FatturPA firmare la FatturaPA inviare la FatturaPA 39 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” PROCEDURA DI INOLTRO E GESTIONE RICEVUTE E NOTIFICHE 40 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” CONTROLLI EFFETTUATI DA SDI Le tipologie di controllo effettuate mirano a verificare: - nomenclatura ed unicità del file trasmesso; - dimensione del file - integrità del documento; - autenticità del certificato di firma; - conformità del formato fattura; - validità del contenuto della fattura; - unicità della fattura; 41 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” TEMPI DI ELABORAZIONE SDI La stima del tempo intercorrente tra il momento T0 ed il momento T1 può essere quantificata in un tempo medio di circa 48 ore 42 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” INTERMEDIARI ABILITATI La normativa consente di trasmettere le Fatture Elettroniche al Sistema di Interscambio anche per il tramite di intermediari abilitati. A oggi, tuttavia, il Legislatore non ha ancora previsto alcuna specifica disciplina al riguardo: è lecito attendersi, quindi, che possano essere compresi in questa definizione, per la sola attività di trasmissione dei dati, anche i seguenti soggetti: • i provider EDI (i cosiddetti VAN EDI); • i provider che svolgono servizi di Conservazione Elettronica; • le banche che offrono servizi di trasmissione telematiche di fatture tramite il canale CBI; • i commercialisti, abilitati alla trasmissione delle comunicazioni telematiche; • le associazioni di categoria, cui gli associati delegano le trasmissioni delle dichiarazioni; • ecc. 43 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” CODICE UNIVOCO UFFICIO 44 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” TEMPI DI ENTRATA IN VIGORE DELLA NORMATIVA E SOGGETTI COINVOLTI Dal 6 giugno 2014 i Ministeri, le agenzie fiscali, gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale (*) devono accettare solo fatture elettroniche. D.M. n. 55 del 3/04/2013 Dal 31 marzo 2015 l’obbligo viene esteso alle Altre Amministrazioni Centrali allineando alla medesima data l’entrata in vigore per le Amministrazioni Locali DECRETO-LEGGE 24 aprile 2014, n. 66 (*) Sono quelli individuati come tali nell’elenco delle amministrazioni pubbliche inserite nel conto economico consolidato, pubblicato dall’Istat entro il 31/7 di ogni anno e aggiornato al 30 settembre 2013 45 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA “PA” CHI TOCCA E QUANTO VALE 46 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA DEFINIZIONE E REQUISITI La conservazione digitale sostitutiva è un procedimento informatico regolamentato dalla legge, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Ovviamente la garanzia di conservazione ai fini della rilettura nel tempo dei documenti conservati in formato digitale deriva dai requisiti principali che un buon formato deve possedere: - non essere proprietario, vale a dire non essere legato ad una specifica azienda; - essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico dominio e ben documentate; - essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi internazionali di standardizzazione quali ad esempio l'ANSI (American National Standards Institute), l'ISO (International Organization for Standardization), etc. 47 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA NORMATIVA IN VIGORE La principale normativa a cui dobbiamo riferirci quando affrontiamo l’argomento della “Conservazione digitale sostitutiva” è la seguente - Decreto Legge 357/1994: che stabilisce che i documenti e le scritture contabili possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini - Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004: che si occupa di modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici - Decreto Legislativo: che emana il CAD ”Codice dell’amministrazione digitale” - Circolari n. 45/E del 2005 e n. 36/E del 2006 dell’Agenzia delle Entrate: per chiarimenti in tema di fatturazione elettronica e conservazione elettronica dei documenti - Circolare n. 5/E del 29 febbraio 2012 dell’Agenzia delle entrate tra l’altro sul tema della comunicazione dell’impronta informatica - DPCM 3 dicembre 2013: Regole tecniche in materia di sistema di conservazione ai sensi degli articoli 20, commi 3 e 5-bis, 23-ter, comma 4, 43, commi 1 e 3, 44 , 44-bis e 71, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale di cui al decreto legislativo n. 82 del 2005. Possiamo affermare che il quadro normativo aggiornato con l’ultima norma costituita dal DPCM del 3 dicembre 2013 si possa considerare completo 48 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA DOCUMENTI SOGGETTI ALL’OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DIGITALE E CHE SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA. DOCUMENTI CHE NON SI POSSONO ARCHIVIARE IN MANIERA SOSTITUTIVA Il documento soggetto all’obbligo della “Conservazione Digitale” è senz’altro la Fattura elettronica trasmessa, o ricevuta, in formato elettronico Le Fatture elettroniche invece consegnate o spedite in copia sotto forma cartacea possono, e non devono obbligatoriamente, essere conservate digitalmente Le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004, che consentono la “Conservazione Digitale Sostitutiva” si applicano invece alle scritture contabili, ai libri, ai registri e, in generale, ad ogni documento rilevante ai fini tributari, fatta eccezione per le scritture ed i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell'Agenzia delle dogane 49 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA PARTICOLARI TIPI DI DOCUMENTI Esistono poi particolari tipologie di documenti analogici originali unici per i quali, in ragione di esigenze di natura pubblicistica, permane l'obbligo della conservazione dell'originale analogico oppure, in caso di conservazione sostitutiva, la loro conformità all'originale deve essere autenticata da un notaio o da altro pubblico ufficiale a ciò autorizzato con dichiarazione da questi firmata digitalmente ed allegata al documento informatico, ai sensi dell'art. 22, comma 5, del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e successive modificazioni 50 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA DOCUMENTI CHE SI POSSONO CONSERVARE SOLO IN FORMA ANALOGICA Documenti analogici originali unici per i quali permane l’obbligo della conservazione dell’originale cartaceo (in alcun modo sostituibile). Si tratta di Atti contenuti nella Raccolta Ufficiale degli atti normativi della Repubblica, atti giudiziari, processuali e di polizia giudiziaria per i venti anni successivi, opere d’arte, documenti di valore storico e artistico, atti notarili, etc. 51 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA MEMORIZZAZIONE, ARCHIVIAZIONE CONSERVAZIONE ELETTRONICHE Memorizzazione è il processo di trasposizione su qualsiasi idoneo supporto, di documenti analogici o informatici Archiviazione elettronica è la memorizzazione, su qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, identificati in modo univoco mediante un codice di riferimento. Conservazione elettronica dei documenti informatici e analogici è, nel rispetto delle regole tecniche dettate dal DPCM 3 dicembre 2013, il processo che avviene mediante memorizzazione su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo e che si conclude con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale. 52 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE DOCUMENTI NATIVI ANALOGICI 53 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA CONSERVAZIONE DOCUMENTI DIGITALI 54 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA TERMINI DI REGISTRAZIONE E CONSERVAZIONE Cadenza quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti. 55 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA SCELTA DEL FORMATO DA UTILIZZARE PER LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI FISCALI Le caratteristiche che un buon formato deve possedere, per consentire una conservazione nel lungo periodo dei documenti fiscali, sono: - essere statico e non modificabile - non essere proprietario - essere aperto - essere uno standard. Altri elementi da valutare sono l’efficienza in termini di occupazione di spazio fisico e la possibilità di gestire il maggior numero possibile di metadati, compresi i riferimenti a modifiche o aggiunte intervenute sul documento Ulteriore elemento di valutazione nella scelta del formato è il tempo di conservazione previsto dalla normativa per le singole tipologie di documenti informatici. I formati per la conservazione adottati per le diverse tipologie di documenti informatici devono essere indicati nel manuale di conservazione 56 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA ELENCO DEI FORMATI INDICATI PER LA CONSERVAZIONE (*) PDF - PDF/A - Un documento PDF può essere firmato digitalmente in modalità nativa attraverso il formato ETSI PAdES TIFF - Utilizzato per la conversione in digitale di documenti cartacei JPG - Il suo impiego va valutato attentamente in funzione del tipo di documento da conservare. Office Open XML (OOXML) - Dispone di caratteristiche che lo rendono adatto alla conservazione nel lungo periodo Open Document Format - È stato adottato come standard di riferimento da moltissime organizzazioni governative ed ha una "penetrazione" di mercato che cresce giorno per giorno. XML - Utilizzato in diverse situazioni che vanno dai dati finanziari al commercio elettronico, etc TXT - Oltre a XML, per quanto concerne i formati non binari “in chiaro”, è universalmente utilizzato il formato TXT (*) (Allegato 2) DPCM 3 dicembre 2013 57 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA IL PROCESSO DI CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DELLE FATTURE 58 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA L’IMPRONTA DELL’ARCHIVIO INFORMATICO Impronta generata applicando la funzione di hash SHA-1 L’OBBLIGO DI TRASMISSIONE E’ A CARICO DEL SOGGETTO TITOLARE DEI DOCUMENTI CONTABILI O DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE LA COMUNICAZIONE VA FATTA ENTRO IL QUARTO MESE SUCCESSIVO ALLA SCADENZA DEL TERMINE DI PRESENTAZIONE DELLA DICHIARAZIONE DEI REDDITI 59 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA GENERAZIONE CORRETTA DELL’IMPRONTA DELL’ARCHIVIO INFORMATICO Esempio di una società che effettua fatturazione elettronica del ciclo attivo STEP 1 60 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA GENERAZIONE CORRETTA DELL’IMPRONTA DELL’ARCHIVIO INFORMATICO STEP 2 61 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA IL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Compiti del responsabile della conservazione che opera d’intesa con il Responsabile del trattamento dei dati personali e il Responsabile della Sicurezza Definizione delle politiche complessive del processo Gestione secondo modello organizzativo, interno o esterno Manuale di conservazione: redazione e aggiornamento apporto di versamento e pacchetto di distribuzione: redazione e R sottoscrizione (se prevista da manuale) Richiesta pubblico ufficiale se necessario Monitoraggio del sistema erifica periodica non superiore a 5 anni di integrità e leggibilità V archivi Delega dei compiti a uno o più soggetti terzi 62 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA SCELTA E NOMINA DEL RESPONSABILE DELLA CONSERVAZIONE Nel caso di soggetti privati singoli o imprese a struttura semplificata, tale ruolo sarà ricoperto dalla medesima persona fisica, o dal soggetto imprenditore o da un dipendente o da un professionista in grado di assolvere gli adempimenti richiesti o da un terzo Conservatore Accreditato Nel caso di contribuenti diversi dalle persone fisiche, spetta agli stessi il potere di nominare il responsabile della conservazione che potrà essere sia un soggetto legato da un rapporto qualificato (un socio,un amministratore, un dirigente) sia un terzo esterno alla società, all’associazione o all’ente compreso un terzo Conservatore Accreditato In sede di verifica da parte dell’Amministrazione finanziaria, uno dei primi documenti che verranno richiesti ai fini del controllo è costituito proprio dall’atto di nomina data la posizione fondamentale rivestita dal responsabile in seno al processo di conservazione sostitutiva Quindi, ai fini della nomina del soggetto responsabile della conservazione è necessario predisporre un’apposita lettera di incarico o atto di nomina da fare controfirmare per accettazione alla persona fisica nominata. CONSERVATORI ACCREDITATI AGID Si tratta di soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici e di certificazione dei relativi processi anche per conto di terzi e che conseguono il riconoscimento del possesso dei requisiti del livello più elevato, in termini di qualità e di sicurezza. I soggetti privati devono essere costituiti in forma di società di capitali e disporre di un capitale sociale non inferiore a duecentomila euro 63 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA MANUALE DI CONSERVAZIONE (Obbligatorio) Redazione obbligatoria Documento informatico Contenuto minimo: organizzazione, soggetti coinvolti e ruoli svolti, modello di funzionamento del processo e delle infrastrutture utilizzate 64 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA RESPONSABILITA’ CIVILI E PENALI RESPONSABILITA’ CIVILE Il Responsabile della Conservazione è obbligato a rispondere dei danni eventualmente cagionati a terzi a causa del negligente adempimento del proprio incarico. RESPONSABILITA’ PENALE Il Responsabile della Conservazione quindi, nel momento in cui non rispetta la normativa vigente, può commettere in base alla sua condotta il reato di trattamento illecito di dati personali o il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati, solo se abbia operato al fine di trarne per sé o per altri un profitto o di recare ad altri un danno è punito, se dal fatto deriva nocumento al titolare dei dati indebitamente trattati, con la reclusione da sei a diciotto mesi o, se il fatto consiste nella comunicazione o diffusione, con la reclusione da sei a ventiquattro mesi”. L’articolo 169 del Codice della privacy delinea il reato di omessa adozione delle misure minime di sicurezza dei dati. La norma prevede che chiunque, essendovi tenuto, omette di adottare le misure minime è punito con l’arresto sino a due anni o con l’ammenda da diecimila euro a cinquantamila euro. 65 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA SUGGERIMENTO OPERATIVO PER EVITARE SANZIONI- CHECK LIST LISTA PUNTI CHIAVE DA CONTROLLARE 66 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA IMPOSTA DI BOLLO SULLE FATTURE ELETTRONICHE 67 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA EVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI POSSIBILI ATTIVITA’ DI CONTROLLO DEGLI ORGANI ISPETTIVI - individuazione del responsabile della conservazione ed acquisizione del manuale della conservazione sostitutiva (ove disponibile) - controllo dell’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione - controllo del certificato di firma, del riferimento temporale e delle marche temporali - controllo delle comunicazioni obbligatorie all’Agenzia delle entrate - controllo della tipologia dei documenti portati in conservazione - verifica dell’esistenza degli indici di ricerca - verifica dell’accordo con il destinatario - verifica sulla corretta emissione e conservazione dei documenti - verifica a campione sulle impronte dei singoli documenti - controllo sull’avvenuto intervento del pubblico ufficiale nei casi previsti dalla normativa. 68 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA EVENTUALI SANZIONI DA VERIFICHE FISCALI a) Chi non tiene o conserva, secondo le prescrizioni, le scritture contabili, i documenti e i registri previsti dalle leggi in materia di II.DD. e IVA ovvero i libri, i documenti e i registri la cui tenuta e conservazione sono imposte da altre disposizioni di leggi tributarie e non rispetta le modalità obbligatorie relative alla conservazione digitale di tali documenti è punito con la sanzione amministrativa da euro 1.032,91 a euro 7.746,85. b) La medesima sanzione trova applicazione anche a colui il quale nel corso di accessi, ispezioni, verifiche ai fini dell’accertamentosi rifiuta di esibire, dichiara di non possedere o comunque sottrae alla verifica i documenti, i registri e le scritture, ancorché non obbligatori, dei quali risulti con certezza l’esistenza. Tale quindi è la fattispecie per chi non consenta l’accesso ai sistemi elettronici (ad es. non comunicando password, chiavi di accesso e simili) ovvero, sempre a titolo esemplificativo, non metta a disposizione le necessarie apparecchiature tecniche Passiamo adesso ad analizzare la sanzione prevista in caso di inosservanza del termine quindicinale per procedere alla conservazione digitale delle fatture. Ad esempio le fatture vengono portate in conservazione entro venti giorni ma sono state emesse e registrate nei registri Iva nei termini, la sanzione che troverebbe applicazione è quella dell’articolo 9 che va da euro 1.032,00 a euro 7.746,00. Nel caso in cui il contribuente si rifiuti di esibire i documenti oppure li occulti o li distrugga, si configura la fattispecie penale prevista dall’articolo 10 del D. Lgs. 74/2000, che prevede la reclusione da sei mesi a cinque anni. 69 FATTURAZIONE ELETTRONICA “PA” & CONSERVAZIONE DIGITALE A NORMA CONSERVAZIONE DIGITALE SOSTITUTIVA COMMERCIALISTI E DEMATERIALIZZAZIONE/DOMANDE E RISPOSTE Di seguito elenchiamo le più diffuse obiezioni (con le relative risposte) frutto di un’analisi dell’Osservatorio ICT & Commercialisti della School of Management del Politecnico di Milano del settembre 2013 Obiezione: Non è ancora sicuro che i commercialisti possano effettuare la Conservazione Sostitutiva Risposta: Già dal 2004 è possibile impiegare negli studi professionali la Conservazione Sostitutiva sia di documenti analogici che informatici. Con la pubblicazione del DMEF del 23 gennaio 2004 e le disposizioni contenute nel CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) è possibile conservare in solo formato digitale qualsiasi tipo di documento fiscale e amministrativo, a esclusione dei documenti e delle scritture del settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo. Obiezione: La normativa è ancora troppo complessa Risposta: La normativa potrebbe sembrare complessa perché tratta anche di alcuni aspetti tecnici, come la firma digitale e la marca temporale, che sono argomento non attigui a quelli normalmente trattati dagli studi professionali. Tuttavia la normativa non è certo più complessa di altri dispositivi di legge, che regolano altri temi di natura civilistico - fiscale. E comunque si può sempre ricorrere all’Outsourcing 70
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