Fatturazione elettronica e dematerializzazione: impatti sull’organizzazione e sui processi aziendali 3 giugno 2014 GSK in breve GSK è un’azienda globale, basata sulla ricerca, la cui missione “do more, feel better and live longer” è quella di sviluppare prodotti innovativi e renderli accessibili al maggior numero di persone che ne possono beneficiare Farmaci etici Vaccini Consumer Healthcare Principali aree di attività: Leader mondiale della prevenzione in età pediatrica e adulta con un portfolio di 30 vaccini, tra cui: difterite, tetano, pertosse, epatite A+B, polio, haemophilus influenzae, parotite, pertosse, meningite, rotavirus, HPV e influenza Principali aree di attività: • apparato respiratorio • cardiovascolare – metabolico • immunologia e malattie infettive • oncologia ed ematologia • sistema nervoso centrale • dermatologia • urologia • dermatologia • igiene orale • nutrizione • parafarmaco GSK a livello globale • 115 Paesi e oltre 150 mercati • 99.488 dipendenti in tutto il mondo • 26,4 miliardi di sterline di fatturato Fonte: Annual report 2012 - http://www.gsk.com/content/dam/gsk/globals/documents/pdf/GSK-Annual-Report-2012.pdf GSK in Italia • Presenza in Italia dal 1932 • 1 miliardo di euro il fatturato (vendite dirette + export) • 1882 collaboratori GSK S.p.A, GSK Manufacturing S.p.A, GSK Consumer Healthcare S.p.A,,ViiV Healthcare S.r.l. – dati al 31.12.2013 Fatturazione cliente in GSK Pharma • clienti: grossisti, farmacie private, parafarmacie, studi medici ed enti ospedalieri privati e della Pubblica Amministrazione • numero clienti PA: ~ 3.000, di cui ~300 destinatari di fattura elettronica (10%) • numero fatture/anno vs PA: > 45.000 (~ 30% del totale), di cui ~4.700 in formato elettronico (10%) Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 5 La fatturazione elettronica in GSK Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 6 GSK e fatturazione elettronica prima implementazione • 2009: prima implementazione, tramite DAFNE e Banca Intesa SanPaolo – DAFNE = Distribuzione Aziende Farmaceutiche Network EDI • comunità “B2B” costituita da Aziende Farmaceutiche e da Distributori Intermedi • obiettivo: integrare i Partner e gli Utenti della filiera farmaceutica attraverso collegamenti telematici EDI o INTERNET per lo scambio di documenti e informazioni nell’ambito del ciclo attivo (ordine, consegna, fattura) • nel progetto Fatturazione Elettronica (FE): – coordinamento – definizione tracciato file standard per i consorziati (“EasyDafne”) – BISP, nell’ambito del progetto FE per: – veicolare le fatture ai clienti – firma elettronica e archiviazione sostitutiva dei documenti Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 7 GSK e fatturazione elettronica flussi dati Sistema gestionale GSK Easy PDF BISP esignature printout email Easy DAFNE (GXS) Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 .P7M archive customer @ customer customer 8 GSK e fatturazione elettronica scopo del progetto • diminuire costi diretti: stampa, posta (imbustamento, bolli), archiviazione • diminuire costi amministrativi: smarrimento documenti, riconciliazione saldi, errori di registrazione, tempi consultazione archivi • maggiore tempestività, miglioramento DSO (tempo medio di incasso) Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 9 GSK e fatturazione elettronica aspetti fiscali • archiviazione sostitutiva: • marca temporale • firma elettronica • diversi sezionali: • fattura cartacea vs elettronica • IVA esigibilità immediata vs differita Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 10 La fatturazione elettronica in GSK per decr. 3 aprile 2013, n.55 Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 11 Fatturazione elettronica vs PA canali di trasmissione • servizio PEC – file da trasmettere come allegato del messaggio di posta • modalità automatica B2B – servizio web, richiamabile da un sistema informatico o da una applicazione • invio tramite web – manuale, dalla sezione Inviare la FatturaPA sul sito www.fatturapa.gov.it Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 12 GSK e fatturazione elettronica vs PA Decr. 3 aprile 2013, n.55 • Q4 2013: inizio lavori nell’ambito DAFNE / BISP, considerando le 2 fasi: – fase 1: obbligo FE verso PA enti centrali – dal 6 giugno 2014 • Ministeri • carceri • enti militari •… – fase 2: obbligo FE esteso a tutta la PA – dal 31 marzo 2015 • ASL • Ospedali • Distretti farmaceutici •… Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 13 GSK e fatturazione elettronica vs PA fase 1 (enti centrali) • approccio semi-manuale (portale BISP) • ambito: • preservati: – ~50 clienti (enti centrali) – obbligo di legge FE vs PA enti centrali – ~220 fatture/anno – archiviazione sostitutiva Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 14 GSK e fatturazione elettronica vs PA fase 2 (PA al completo) • nuovo tracciato DAFNE – per continuare a gestire la FE verso canale retail – per adempiere agli obblighi di FE vs PA • nuovo progetto – coinvolte varie funzioni aziendali: • Customer service • Fiscal • Legal • Treasury • IT • QRC Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 15 GSK e fatturazione elettronica vs PA flussi dati fase 2 Sistema gestionale GSK Easy2 PDF esignature XMLPA BISP esignature .P7M archive .P7M archive customer printout @ customer email .P7M SDI Easy customer Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 DAFNE (GXS) customer 16 GSK e fatturazione elettronica vs PA impatti organizzativi • da cartacea a elettronica: – fruibilità immediata del documento da ambo le parti – non più necessario rimandare documenti al cliente • codice ufficio pagatore (IPA) – reperimento codice, sua gestione – rilavorazione scarti • CIG – reperimento CIG (da ordine / da gara); – validazione – caricamento a sistema e sua gestione potenziale rivisitazione mansioni all’interno del Customer Service Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 17 Riepilogo • Scadenze: – 6 giugno 2014: Enti Centrali – 31 marzo 2015: PA al completo • Vantaggi: – tempestività, miglioramento DSO – minori costi diretti (stampa, posta, archivio, …) – minori costi amministrativi (protocollazione, riconciliazione, recupero documenti, …) • Punti di attenzione: – impatti su organizzazione aziendale – gestione CIG – gestione codice ufficio pagatore Fatturazione elettronica 03 giugno 2014 18 Thank you 19
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