processo di gestione delle registrazione della qualita

PROCEDURE GESTIONE QUALITA’
P.G.Q. 4.2.4
Rev 03
PROCESSO DI GESTIONE DELLE
REGISTRAZIONE DELLA QUALITA’
Liceo Musicale e
Coreutico P. Bausch
22/07/2014
VASL01000A
PROCESSO DI GESTIONE DELLE REGISTRAZIONE
DELLA QUALITA’
Questo Documento è emesso con distribuzione riservata e non può essere
riprodotto senza il benestare del Liceo Artistico Statale Paolo Candiani.
Revisione
Data
01
18/10/05
02
03/09/13
03/09/13
22/07/14
03
Fasi
Funzioni
Nominativi
Data
Capitolo/Paragrafo
modificato
6
6
Redazione
RGQ
Rosario Commisi
22/07/14
Modifiche
Per quelli che secondo le norme ministeriali è
prevista la conservazione per un numero maggiori
di anni si procede alla archiviazione e, scaduti i
termini, tali documenti vengono vengono distrutti
con l’invio al macero
Logo
Aggiunto PAO, PAF, POF
Aggiunto loghi musicale e coreutico
Verifica
RGQ
Rosario Commisi
30/10/14
Approvazione
DS
Andrea Monteduro
30/10/14
INDICE:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
SCOPO DELLA PROCEDURA
CAMPO DI APPLICAZIONE
DEFINIZIONE
MODALITA’ OPERATIVE
TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI
ATTIVITA’ DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE
6.1 Identificazione dei documenti di registrazione della Qualità
6.2 Approvazione
6.3 Distribuzione
6.4 Modifica
6.5 Archiviazione
6.6 Conservazione
6.7 Protezione
Pagina 1 di 7
PROCEDURE GESTIONE QUALITA’
P.G.Q. 4.2.4
Rev 03
PROCESSO DI GESTIONE DELLE
REGISTRAZIONE DELLA QUALITA’
Liceo Musicale e
Coreutico P. Bausch
22/07/2014
VASL01000A
6.8 Modalità di eliminazione delle registrazioni
Pagina 2 di 7
PROCEDURE GESTIONE QUALITA’
P.G.Q. 4.2.4
Rev 03
PROCESSO DI GESTIONE DELLE
REGISTRAZIONE DELLA QUALITA’
Liceo Musicale e
Coreutico P. Bausch
22/07/2014
VASL01000A
PROCESSO DI GESTIONE DELLE REGISTRAZIONE
DELLA QUALITA’
1. SCOPO DELLA PROCEDURA
Scopo della procedura è quello di definire, per ciascun tipo di registrazione della
Qualità, le responsabilità, le modalità di gestione e i tempi minimi di
conservazione.
2. CAMPO DI APPLICAZIONE
La procedura si applica sia alle registrazioni della Qualità interne sia a quelle
eventualmente inviate dai fornitori.
3. DEFINIZIONI
Registrazione della Qualità: è un documento che fornisce evidenza oggettiva di
attività eseguite e di risultati ottenuti. Le registrazioni sono effettuate
normalmente compilando appositi moduli su supporto cartaceo o informatico. Le
registrazioni sono efficaci solo se sono al sicuro da deterioramenti, prontamente
recuperabili e chiaramente leggibili per tutto il periodo di conservazione stabilito.
Documento superato: è il documento non più in vigore. Tutte le copie dei
documenti superati devono essere distrutte dai destinatari al momento della
ricezione della copia aggiornata. L'originale invece viene conservato dal RGQ, al
fine di mantenere la memoria storica, per un periodo di 3 anni. Per quelli che
secondo le norme ministeriali (Vedi ERQ 4.2.4) è prevista la conservazione per un
numero maggiore di anni si procede all'archiviazione e, scaduti i termini, tali
documenti vengono distrutti con l'invio al macero.
Il documento non in uso viene distinto da quello in vigore riportando sul
frontespizio la scritta: documento superato, data, firma.
4. MODALITA' OPERATIVE
La definizione delle attività e responsabilità relative alla gestione dei documenti di
registrazione della Qualità comporta le seguenti fasi operative:
Definizione della tipologia dei documenti di registrazione;
Pagina 3 di 7
P.G.Q. 4.2.4
PROCEDURE GESTIONE QUALITA’
Rev 03
22/07/2014
PROCESSO DI GESTIONE DELLE
REGISTRAZIONE DELLA QUALITA’
Liceo Musicale e
Coreutico P. Bausch
VASL01000A
Identificazione dei documenti;
Approvazione;
Distribuzione;
Gestione delle modifiche;
Archiviazione;
Conservazione.
5. TIPOLOGIA DI DOCUMENTI
Sono documenti di registrazione della Qualità:
Documenti relativi all'approvvigionamento di prodotti e servizi e alla
qualificazione e valutazione dei fornitori;
Documenti di progettazione del servizio;
Documenti di erogazione del servizio;
Documenti di controllo del servizio erogato;
Documenti di controllo dei documenti e dati;
Documenti relativi alla gestione delle non conformità e programmazione
delle azioni correttive e preventive;
Documenti relativi a verifiche ispettive interne;
Documenti relativi alla formazione del personale.
L'elenco Registrazione della Qualità (ERQ 4.2.4) allegato alla presente procedura
individua documenti di registrazione oggetto di gestione specifica.
6. ATTIVITÀ DI GESTIONE DEI DOCUMENTI DI REGISTRAZIONE
6.1 Identificazione dei documenti di registrazione della Qualità
Il conseguimento della Qualità e l'efficacia del Sistema Qualità è dimostrabile dai
documenti di registrazione della Qualità. Attestano nel tempo che quanto
realizzato rispetta i requisiti contrattuali e tecnici richiesti e che il Liceo Artistico
Statale P. Candiani e Liceo Musicale e Coreutico Statale P. Bausch hanno
osservato le prescrizioni previste dal proprio Sistema Qualità. Il Responsabile
Gestione Qualità individua i documenti che consentono di definire, svolgere,
controllare, registrare le attività svolte e che sono stati previsti dal manuale. Ogni
documento è univocamente individuato e identificato dal codice e descritto dal
MGQ e dalle procedure di pertinenza.
Pagina 4 di 7
PROCEDURE GESTIONE QUALITA’
P.G.Q. 4.2.4
Rev 03
PROCESSO DI GESTIONE DELLE
REGISTRAZIONE DELLA QUALITA’
Liceo Musicale e
Coreutico P. Bausch
22/07/2014
VASL01000A
I documenti del Sistema Gestione Qualità sono identificati da tre lettere, che ne
individuano la tipologia, e da una serie di numeri in sequenza che ne individuano
il riferimento e la progressione XYZ m.n
In particolare ciascun documento è identificato da una sigla XYZ m.n,
Tale sigla è uguale a:
PGQ nel caso di procedure;
IST nel caso di Istruzioni;
ALL nel caso di allegati, con riferimento alla sezione del manuale o alla
procedura;
PAO nel caso del Piano Annuale Obiettivi
PAF nel caso del Piano Annuale Formazione
POF nel caso del Piano Offerta Formativa
tre lettere identificative della tipologia nel caso di Documenti interni (ad es. PAO
nel caso Piano Annuale Obiettivi, PAF Piano Annuale Formazione, POF Piano
Offerta Formativa, ecc.)
Secondo la classificazione di protocollo dell'Ente emittente nel caso di moduli
esterni m è relativo alla sezione e paragrafo della norma UNI EN ISO 9001 :2000
di riferimento, n è un numero che rappresenta, quando necessario, la sequenza
interna di emissione.
I documenti di registrazione della qualità sono riportati nella tabella in allegato,
nella quale sono anche indicati la funzione responsabile dell' emissione, il luogo
di archiviazione e i tempi standard di conservazione. Il Responsabile Gestione
Qualità, il Dirigente Scolastico e il Direttore dei Servizi Generali amministrativi
mantengono, per quanto di competenza, copia originale dei documenti di
registrazione.
6.2 Approvazione
L'approvazione deve garantire che i documenti siano emessi solo dopo le
necessarie verifiche e l'approvazione degli organi collegiali coinvolti, nonché del
Responsabile della gestione Qualità, per attestare la conformità al Sistema.
6.3 Distribuzione
La distribuzione di ogni documento è responsabilità dell'organo emittente in
collaborazione con il Responsabile della gestione Qualità, il quale individua i
Pagina 5 di 7
PROCEDURE GESTIONE QUALITA’
P.G.Q. 4.2.4
Rev 03
PROCESSO DI GESTIONE DELLE
REGISTRAZIONE DELLA QUALITA’
Liceo Musicale e
Coreutico P. Bausch
22/07/2014
VASL01000A
destinatari e rende disponibile il documento secondo le modalità ritenute più
idonee. La distribuzione deve essere idonea all'uso del documento e nello stesso
tempo garantire che tutte le funzioni coinvolte ne dispongano al momento
opportuno e nella revisione aggiornata.
6.4 Modifica
I documenti di registrazione della Qualità possono subire modifiche a seguito di
richiesta dei singoli organi competenti, a fronte di esigenze operative,
osservazioni e proposte del Responsabile Gestione Qualità e concordate con gli
organi interessati. Le modifiche ai documenti ritenute necessarie, o l'introduzione
di nuovi documenti di registrazione, vengono verificate con congruità dal
Responsabile Gestione Qualità.
6.5 Archiviazione
Il Responsabile della Gestione Qualità è responsabile della gestione dei
Documenti di Registrazione della Qualità compilati e della loro archiviazione.
Il Responsabile della Gestione Qualità mantiene copia in ultima edizione degli
originali dei documenti di registrazione.
6.6 Conservazione
I documenti di registrazione della Qualità sono conservati presso il luogo di
archiviazione per il tempo indicato nella tabella riportata in allegato.
Normalmente i documenti sono archiviati in ordine cronologico in relazione
all'oggetto di cui trattano.
6.7 Protezione
Tutta la documentazione di registrazione è conservata in luoghi e con modalità
tali da garantire la protezione delle informazioni e dei dati contenuti.
6.8 Modalità di eliminazione delle registrazioni
Annualmente (normalmente a fine anno) gli Uffici e/o Dipartimenti effettuano
un'analisi della documentazione archiviata provvedendo ad eliminare tutti i
documenti i cui termini di conservazione risultino scaduti. I tempi di
Pagina 6 di 7
PROCEDURE GESTIONE QUALITA’
P.G.Q. 4.2.4
Rev 03
PROCESSO DI GESTIONE DELLE
REGISTRAZIONE DELLA QUALITA’
Liceo Musicale e
Coreutico P. Bausch
22/07/2014
VASL01000A
conservazione ivi indicati possono essere superati solo in caso di diverse
specifiche richieste da enti esterni oppure dalla Direzione.
7. ALLEGATI
ERQ 4.2.4
EPG 4.2.4
EST 4.2.4
RMD 4.2.3
LDD 4.2.3
LDL 4.2.3
Elenco Registrazione della Qualità
Elenco Procedure
Elenco Istruzioni
Richiesta Modifica Documento
Lista di distribuzione documenti
Lista di distribuzione documenti online
Pagina 7 di 7

Download Report