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MATCH4CASH - Mandati
Sistema di ausilio alla acquisizione
dei mandati di pagamento
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MC3 Informatica s.r.l. - 25121 BRESCIA - VIA C. ZIMA 4 - Tel. 030/2942340 - Fax 030/2811062 - http//www.mc3info.com - [email protected]
PREMESSA
La gestione della cassa e tesoreria ha caratteristiche e impatti molto differenziati, dipendentemente dal
tipo di clientela e “prodotto” che un'azienda distribuisce.
Tanto più la fatturazione è frammentata e di basso importo, tanto maggiore risulta l'incidenza della
gestione degli incassi e della tesoreria.
A titolo di esempio il costo di gestione di 1.000.000 fatture (e pagamenti) di importo intorno ai 50 euro, è,
in generale, più onerosa di quanto non sia la gestione di 1000 documenti da 5.000 euro.
Il processo di incasso dei pagamenti e della loro riconciliazione risulta comunque molto dipendente dai
sistemi di pagamento adottati, a partire dai pagamenti con legame intrinseco al partitario come RID,
carte di credito, per arrivare ai sistemi “debolmente” collegati con l'estratto conto di un cliente (bonifici,
bollettini postali, assegni … ).
È questa seconda categoria che espone le maggiori difficoltà all'automatizzazione tradizionale legata
all'esistenza di tracciati, regole precise, identificativi univoci, etc.
La strategia oggi largamente diffusa di approccio alla riconciliazione degli incassi, con procedure più o
meno automatizzate, è quella di delegare a operatori umani il giudizio circa la correttezza degli
abbinamenti “pagamento – partita”.
Se questa risulta essere una modalità inevitabile in una parte di casi, non risulta invece giustificata nella
grande maggioranza di essi. L'assenza di tracciati o codici, unita alla inammissibilità dell'errore, implica
caratteristiche che esulano dal “normale” dominio delle applicazioni gestionali per spostarsi in quello che
abitualmente è considerato specifico ambito dell'intelligenza umana che non ragiona solo per “certezza”.
M4C, facendo proprie queste esigenze, fornisce una soluzione che garantisce di ottenere risultati utili e
affidabili indipendenti da formati, dati certi e giudizi di conferma a posteriori da parte di “esperti umani”.
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COSA È M4C
M4C - Mandati NON è:
•
un sistema di gestione di tesoreria
•
un erp aziendale
•
un sistema di combinato hw sw di lettura ocr
è bensì:
•
una componente multi sorgente di analisi documentale
•
un sistema intelligente di analisi automatica di contenuti e layout
•
una procedura di abbinamento caratterizzata da un elevato grado di competenza nell'individuare
le soluzioni più corrette
•
un software che integra e completa i sistemi di gestione di incasso / tesoreria / erp
Il sistema non intende sostituirsi al sistema di gestione incassi / tesoreria, ma collabora e si integra con
essi, sia che si tratti di implementazioni embedded a sistemi ERP (ad esempio SAP) sia per soluzioni
custom.
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IL FORNITORE DELLA GDO
Una declinazione della famiglia di soluzioni M4C è dedicato alle problematiche di gestione dei pagamenti
della GDO.
Questo particolare tipo di cliente, che molto spesso ha un peso rilevante nella gestione del cash flow
aziendale, ha tipicamente la caratteristica di anticipare i propri pagamenti inoltrando al cliente un avviso
di pagamento molto articolato e dettagliato.
Sono piuttosto comuni documenti dei più svariati layout e formati che l'ufficio incassi deve processare
quasi completamente in modo manuale. I documenti informativi sono spesso estremamente corposi
(varie centinaia di pagine ) e richiedono perciò varie ore, quando non giorni, per essere processati ed
elaborati.
L'approccio possibile alla problematica è di procedere a una registrazione semi manuale delle singole
voci dei mandati sui sistemi ERP o di tesoreria.
Le soluzioni più evolute prevedono la normalizzazione dei formati e la successiva mappatura di ciascun
layout. L'effetto complessivo non risulta quasi mai soddisfacente, soprattutto nel lungo periodo, poiché
modifiche nei formati o layout rischiano di evidenziare le eccessive rigidità di questi approcci
“informatici”.
Da una analisi effettuata, sono consueti documenti di avviso di pagamento composti tra le 10.000 e le
20.000 “righe”. Tali situazioni richiedono un'attività di ricerca e abbinamento sul partitario molto lunga e
tediosa e, successivamente, la riconciliazione degli elementi atipici presenti in fattura (sconti non
presenti nel partitario o altre situazioni critiche) per arrivare alla corretta registrazione del mandato.
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Con situazioni critiche si intendono ad esempio:
 ritenute per contestazioni prodotto
 compensazioni per espositori o attività promozionali nel punto vendita
 resi di prodotto
 documenti non ancora registrati sul partitario
Approcci che, come descritto sopra, non corrispondono alla modalità con la quale una persona affronta il
problema: una persona legge il contenuto di un documento oltre ad analizzarne la struttura !!!
L'attività di identificazione e abbinamento delle partite esistenti deve (o dovrebbe essere) l'obiettivo di
una automazione, mentre la definizione di partite nuove, che per sua natura è dipendente da situazioni
contingenti e specifiche, deve essere lasciata al giudizio e all'attività dell'operatore umano.
M4C – Mandati affronta il problema esattamente in questo modo:
•
non richiede nella grande maggioranza dei casi alcuna mappatura o preanalisi dei layout
•
Procede in autonomia alla identificazione del cliente
•
Analizza contemporaneamente struttura e contenuti del documento
•
Propone le righe abbinate a partita ed evidenzia le altre
•
Consente la definizione delle business rule di gestione contabile dei pagamenti
L'approccio di M4C – mandati, ha dimostrato già di identificare correttamente le partite indicate in un
documento di avviso di pagamento per circa il 95% dei casi.
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UN ESEMPIO CONCRETO
Ad titolo esemplificativo consideriamo un pagamento di Esselunga inviato via fax server ed elaborato da
M4C – Mandati.
Il caso preso in considerazione risulta particolarmente significativo e utile allo scopo, ma al pari di questo
si sarebbero potuti usare uno qualsiasi dei formati usati allo scopo (che si tratti di GDO o PA o altro): xls,
xlsx, doc, docx, pdf, txt, html, ...
Va sottolineato che il caso considerato proviene da un faxserver che trasmette un documento
elettronico, quindi privo dei problemi di scarsa definizione delle immagini o rotazione del documento.
Illustrazione 1: Richiesta di analisi di un avviso di pagamento.
In questo caso l'operatore carica il file da interfaccia web (o intranet) di M4C – Mandati ed avvia l'analisi
(vedi illustrazione 1). Al termine dell'analisi, M4C notifica l'utente dell'esito complessivo. L'utente può
prendere visione e verificare i risultati del sistema completando se necessario il processo di quadratura.
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Illustrazione 2: Esempio di input - output
Il documento in questione, composto da circa 200 pagine, è stato elaborato approssimativamente in 10
minuti, consentendo di abbinare automaticamente 8904 partite e lasciando all'utente la gestione delle
restanti 52.
CONCLUSIONI
Si è verificato che, nella attuale declinazione della piattaforma M4C - mandati, i tempi di analisi dei
mandati e di gestione complessiva del processo di incasso siano stati abbattuti di oltre l'80%,
contribuendo in modo significativo a gestire le problematiche relative ai picchi di lavoro che
caratterizzano questo tipo di attività.
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