Allegato 1 - Regolamento dei Flussi Informativi ex D. Lgs 231/01 Data: 15/04/2014 Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs. 231/01 Allegato 1 - Regolamento dei Flussi Informativi ex D. Lgs 231/01 Allegato 1 - Regolamento dei Flussi Informativi ex D. Lgs 231/01 Data: 15/04/2014 Indice 1. Premessa ............................................................................................................... 3 2. Flussi di reporting all'OdV previsti dal MOG231 ........................................................... 4 3. Flussi connessi ad Attività sensibili censite nel “Manuale rischi e controlli” ...................... 6 4. Flussi di reporting dell’OdV ....................................................................................... 9 Pag 2 of 9 Allegato 1 - Regolamento dei Flussi Informativi ex D. Lgs 231/01 Data: 15/04/2014 1. Premessa Nel presente documento vengono schematizzati i flussi di reporting verso l’Organismo di Vigilanza ex D.Lgs. 231/2001, così come identificati: - dal Modello adottato dalla Società (cfr. Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. 231/2001); dall’Organismo, ove ritenuto opportuno e utile al fine dello svolgimento dei propri compiti, in relazione alle “attività sensibili” svolte dalle unità organizzative della Società (cfr. Allegato 3 Manuale dei Rischi e dei Controlli ex D.Lgs. 231/2001). Infine si riepiloga il compito dell’Organismo di Vigilanza della Società di rendicontare circa l’attività svolta sul Modello 231/01 al Consiglio di Amministrazione di BNLF ed ad altre entità. Pag 3 of 9 Allegato 1 - Regolamento dei Flussi Informativi ex D. Lgs 231/01 Data: 15/04/2014 2. Flussi di reporting all'OdV previsti dal MOG231 Fonte MOG231 par. 8 - Formazione e informazione dei dipendenti MOG231 par. 9 - Rapporti con soggetti terzi MOG231 par. 10.4 – Obblighi di informativa all'OdV MOG231 par. 10.10 Rendicondazione e comunicazione dell’OdV MOG231 par. 12.1 - Verifiche e controlli sul Modello (*) Oggetto Servizio responsabile Periodicità Relazione su piano di formazione e sull'attività formativa Amministratore Delegato/Direttore Generale Semestrale Relazione sull’attuazione delle previsioni del Modello relativamente all’informativa da fornire ai fornitori Organizzazione Processi e Sistemi Semestrale Informativa riguardante i provvedimenti e/o notizie provenienti da organi di polizia giudiziaria, o da qualsiasi altra autorità, dai quali si evinca lo svolgimento di attività di indagine per i reati di cui al Decreto, nei confronti dei destinatari del Modello Informativa riguardante i rapporti predisposti dalle funzioni di controllo, dai quali possano emergere fatti, atti, eventi od omissioni con profili di criticità rispetto alle norme del Decreto Informativa riguardante le segnalazioni dei Dipendenti in caso di avvio di procedimento giudiziario a loro carico per uno dei reati previsti dal Decreto Informativa riguardante l’avvio di indagini dirette ad appurare ed eventualmente sanzionare il mancato rispetto dei principi di comportamento e dei protocolli previsti dal Modello, nonché l’informativa sulle eventuali sanzioni irrogate Risposte a richieste di chiarimenti ove necessario per il corretto svolgimento delle proprie funzioni e per l’adempimento degli obblighi imposti dal Decreto. Amministratore Delegato/Direttore Generale Relazione su attività di controllo svolte in esecuzione del piano dell’ODV Inspection Generale Italia Ad evento (*) Ad evento Compliance e Controlli Permanenti (*) Amministratore Delegato/Direttore Generale Ad evento (*) Amministratore Delegato/Direttore Generale Ad evento (*) Collegio Sindacale Ad evento Società di Revisione Compliance e Controlli Permanenti Semestrale Nel caso in cui l’evento non si manifesti verrà inviata semestralmente comunicazione attestante il mancato presentarsi dello stesso. Pag 4 of 9 Allegato 1 - Regolamento dei Flussi Informativi ex D. Lgs 231/01 Data: 15/04/2014 MOG231 par. 12.2 - Aggiornamento e adeguamento del Modello Relazione su modifiche normative, organizzative e di processo intervenute con impatto sul Modello 231 Organizzazione Processi e Sistemi Ad evento (*) MOG231 par. 12.2 - Aggiornamento e adeguamento del Modello Informativa su fatti rilevanti relativi alla gestione (operazioni straordinarie, attività strategiche, ecc.) Amministratore Delegato/Direttore Generale Ad evento (*) (*) Nel caso in cui l’evento non si manifesti verrà inviata semestralmente comunicazione attestante il mancato presentarsi dello stesso. Pag 5 of 9 Allegato 1 - Regolamento dei Flussi Informativi ex D. Lgs 231/01 Data: 15/04/2014 3. Flussi connessi ad Attività sensibili censite nel “Manuale rischi e controlli” Periodicità 1 Relazione sui rapporti (sintesi delle comunicazioni e ispezioni) con Autorità pubbliche di Vigilanza (Banca d'Italia, UIF, Garante Privacy, Amministrazione pubbliche, ecc.) Servizio responsabile Compliance e Controlli Permanenti Mensile 2 Relazione incidenti con Autorità pubbliche di Vigilanza (Banca d'Italia, UIF, Garante Privacy, Amministrazione pubbliche, ecc.) Compliance e Controlli Permanenti Trimestrale Amministratore Delegato/Direttore Generale Semestrale Amministrazione e Finanza Semestrale Amministratore Delegato/Direttore Generale Semestrale Responsabili di Centro di Costo Semestrale N. Oggetto 3 4 5 6 7 Informativa periodica sull'utilizzo delle deleghe conferite dal Consiglio di Amministrazione, avuto particolare riguardo alle deleghe in materia di: 1. Concessione del credito; 2. Spese; 3. Contributi, liberalità o sponsorizzazioni(con evidenza dei beneficiari delle erogazioni); 4. Passaggi a perdita di crediti (con evidenza delle partite imputate nel periodo). Relazione contenente l’elenco di eventuali nuove deleghe assegnate Relazione andamentale relativa alla movimentazione di fondi rischi e oneri e fondi svalutazione crediti con evidenza dell’Organo deliberante. Alla relazione sull’andamento dei fondi sopracitati può essere allegata l’informativa sulla corretta classificazione delle posizioni creditizie. Relazione sul Piano organici aziendale, con indicazione delle nuove assunzioni Relazione sui rapporti con fornitori avviati nel periodo, con particolare riguardo a: - nuove forniture di importo rilevante attivate (identità del fornitore e ragioni alla base dell'assegnazione dell'incarico di fornitura); - incarichi di consulenza organizzativa, legale e amministrativa attivati (identità del fornitore e ragioni alla base dell'assegnazione dell'incarico di fornitura); - utilizzo fornitori non compresi negli specifici albi. Relazione sulle richieste e visite ispettive del Collegio Sindacale e della Società di revisione 8 Relazione sulla gestione/evoluzione delle cause giudiziali in corso 9 Evidenza delle convenzioni stipulate o in fase di stipula con le Amministrazioni Pubbliche Amministrazione e Finanza Amministratore Delegato/Direttore Generale Commerciale e Marketing Semestrale Semestrale Semestrale Pag 6 of 9 Allegato 1 - Regolamento dei Flussi Informativi ex D. Lgs 231/01 10 Relazione contenente lo stato di avanzamento dei progetti rilevanti in corso di realizzazione Organizzazione Processi e Sistemi Semestrale 11 Relazione sull’esito dei singoli controlli permanenti svolti nel periodo di riferimento Compliance e Controlli Permanenti Semestrale 12 Relazione sul numero di segnalazioni operazioni sospette: - ricevute dal Responsabile Antiriciclaggio di BNL Finance; - declinate dal Responsabile Antiriciclaggio di BNL Finance ovvero inoltrate al Delegato di Gruppo (e relativo esito); - inoltrate direttamente da BNLF all’UIF. Responsabile Antiriciclaggio Trimestrale 13 Relazione sul numero di irregolarità riscontrate nel controllo degli strumenti di pagamento Responsabile Antiriciclaggio Trimestrale 14 Relazione sulle attività svolte in materia di antiriciclaggio Responsabile Antiriciclaggio Ad evento 15 Relazione sulle segnalazioni pervenute al dispositivo dell’allerta etico di BNLF e di BNL (concernenti BNL Finance) Compliance e Controlli Permanenti Ad evento 16 Relazione concernente le attività svolte in materia di salute e sicurezza 17 Relazione concernente le visite da parte di Organi Ispettivi in materia di salute e sicurezza 18 Ordine del Giorno e Verbale del CdA Legale, Contenzioso e Segreteria Generale 19 Relazione su incidenti di rischio operativo Referente Rischi Operativi 20 21 (*) Data: 15/04/2014 Relazione sul reclutamento di Agenti in attività finanziaria che abbiamo dichiarato, in sede di contrattualizzazione del rapporto, di avere vincoli di parentela o affinità con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio che hanno avuto negli ultimi 24 mesi o che hanno ancora in corso poteri decisionali in procedimenti amministrativi di cui BNL Finance è stata o sarebbe beneficiaria Relazione sul reclutamento di personale che abbia dichiarato, in sede di assunzione anche a tempo determinato o tramite altre forme contrattuali comunque a scadenza, di avere rapporti di parentela o affinità con pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio che hanno avuto negli ultimi 24 mesi o che hanno ancora in corso poteri decisionali in procedimenti amministrativi di cui BNL Finance è stata o sarebbe beneficiaria Nel caso in presentarsi dello (**) Nel caso in presentarsi dello Responsabile Organizzazione Processi e Sistemi Responsabile Organizzazione Processi e Sistemi (*) (**) Semestrale Ad evento (*) Ad evento (*) Semestrale Responsabile Commerciale e Marketing Ad evento (*) Responsabile Risorse Umane Ad evento (*) cui l’evento non si manifesti verrà inviata semestralmente comunicazione attestante il mancato stesso. cui l’evento non si manifesti verrà inviata trimestralmente comunicazione attestante il mancato stesso. Pag 7 of 9 Allegato 1 - Regolamento dei Flussi Informativi ex D. Lgs 231/01 22 Relazione semestrale sulle frodi Compliance e Controlli Permanenti Semestrale 23 Scheda incidente per frodi Compliance e Controlli Permanenti Ad Evento( ‡‡) Compliance e Controlli Permanenti Annuale 24 25 26 (*) Data: 15/04/2014 Relazione sulla Struttura Organizzativa destinata all’Autorità di Vigilanza (entro il 31 marzo di ogni anno), a seguito di approvazione da parte del Consiglio di Amministrazione della Società Relazione al Consiglio di Amministrazione sulle modalità di utilizzo dei poteri assegnati e sulle eventuali deleghe e procure conferite a dipendenti e/o terzi Segnalazioni alla Compliance e Controlli Permanenti sull’esito delle verifiche effettuate sulla gestione degli accessi logici alle risorse informatiche aziendali Amministratore Delegato/Direttore Generale Semestrale Incaricato alla Sicurezza Aziendale Semestrale Nel caso in cui l’evento non si manifesti verrà inviata semestralmente comunicazione attestante il mancato presentarsi dello stesso. Pag 8 of 9 Allegato 1 - Regolamento dei Flussi Informativi ex D. Lgs 231/01 Data: 15/04/2014 4. Flussi di reporting dell’OdV Fonte Oggetto MOG231 par. 10.10 Rendicondazione e comunicazione dell’OdV Comunicazione del piano attraverso il quale vengono pianificate le attività di verifica e controllo. Consiglio di Amministrazione BNLF Annuale MOG231 par. 10.10 Rendicondazione e comunicazione dell’OdV Relazione di sintesi circa l’adeguatezza del Modello di Organizzazione Gestione e Controllo ex D. Lgs 231/01, evidenziando le attività svolte, i relativi risultati, gli interventi pianificati e l’utilizzo del budget di spesa. Richieste di chiarimenti ove necessario per il corretto svolgimento delle proprie funzioni e per l’adempimento degli obblighi imposti dal Decreto. Consiglio di Amministrazione BNLF(in copia Collegio Sindacale) Annuale Collegio Sindacale Ad evento Comunicazione circa l'eventuale violazione della normativa vigente, del Modello o del Codice Etico da parte di Amministratori della Società Capogruppo MOG231 par. 10.10 Rendicondazione e comunicazione dell’OdV MOG231 par. 11.3 Misure nei confronti degli Amministratori e Sindaci Destinatario Periodicità Società di Revisione Ad evento Pag 9 of 9
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