Raccolta fondi e procedure di spesa (23 gennaio 2014)

Raccolta fondi e procedure di spesa
Le Cogliamo l'occasione per condividere le riflessioni, avviate in seno al Gruppo di Coordinamento
(GDC), sull'orientamento di senso della festa in rapporto alla raccolta fondi per la realizzazione
degli eventi singoli e di quelli dei diversi poli, attraverso cui si concretizza la Festa.
Pensiamo che la logica implicata nelle diverse fasi (eventi prefestivi ed eventi nella festa), che
portano annualmente alla realizzazione della festa, sia quella del bene comune: una logica di
reperimento, condivisione e scambio delle risorse umane ed economiche, orientata dal
principio/nozione di dono, al fine della costruzione del legame sociale tra i diversi partecipanti alla
Festa.
In questa direzione, la richiesta di far pervenire al GDC il preventivo e poi il consuntivo delle spese
programmate, come quella di condividere con il GdC e con l'Assemblea generale il progetto
(evento singolo e/o di polo) per il quale vengono richiesti dei fondi, ci sembra la premessa
necessaria per la messa in rete degli obbiettivi che la Festa si pone.
La Festa vuole infatti essere una grande occasione per stare insieme, divertirci, costruire relazioni,
senso di appartenenza, convivenza civile e valorizzazione delle risorse.
Queste risorse rappresentano un bene comune e ci permettono di raggiungere un obiettivo
comune, quando le condividiamo in termini progettuali complessivi (La Festa di Via Padova).
art.1 La vita dell'associazione ė garantita dalle seguenti fonti di entrata:
- fondo di cassa
- quote associative
- iniziative di autofinanziamento (cene, festa, sottoscrizione a premi etc.)
- donazioni (commercianti, singole realtà, cittadini )
- bandi, contributi, richieste di patrocinio oneroso, sponsor
art.2 E’ compito dell’Associazione occuparsi di quanto previsto dall'art.1
art.3 Modalità di richiesta di contributi da parte di singoli soci e aderenti alla Festa
La richiesta di contributi economici e tecnici, di materiali e di sponsorizzazioni per eventi presenti
nel palinsesto, in cui sia precisato espressamente che i contributi o le sponsorizzazioni vengono
richiesti per realizzare eventi che si collocheranno nella Festa, dovrà essere comunicata
all’Associazione, tramite il GdC , e
nello specifico al GdC, con il quale verranno concordate
le
modalità di stipula del contratto di sponsorizzazione e di partnership.
I soci e gli aderenti che avessero ottenuto dei fondi comunicheranno all’Associazione “
Via Padova è meglio di Milano” i contributi che intendono dare all’Associazione.
art.4 Durante la festa ė consentita la vendita (prodotti, cibo e bevande, etc.) esclusivamente a chi
ė in possesso di regolare licenza.
In altro caso
libera.
si tratterà di esposizione di prodotti senza indicazione di
art.5 Gestione economica dei poli
a) Autofinanziamento
prezzo e l'offerta sarà
I poli possono attivare forme di autofinanziamento per coprire le spese generali del progetto di
polo senza limiti di raccolta. Le attività finalizzate alla raccolta di somme vanno comunicate in
fase di preventivo e rendicontate in fase di consuntivo all’Associazione tramite il GdC.
Eventuali rimanenze saranno versate sul conto della Associazione e resteranno accantonate per
le iniziative dello stesso polo per l’anno successivo.
b)Sponsorizzazioni
In caso di sponsorizzazioni vedi art. 2 e 3 del presente documento.
art.6 Criteri di utilizzo delle somme raccolte dall’Associazione
Le fonti di entrata servono a coprire spese generali, quali:
- comunicazione e ufficio stampa
- assicurazione RC
- oneri amministrativi
- acquisto di attrezzature e servizi necessari alla buona riuscita della edizione corrente
- accantonamento delle somme necessarie per la pubblicizzazione dell’evento e per la
realizzazione degli eventi prefesta della edizione successiva per un importo che sarà deciso
dall’assemblea.
Non vanno destinate somme al pagamento di professionisti eventualmente incaricati da
singole organizzazioni, ma solo di quelli che forniscono prestazioni professionali essenziali
per la realizzazione della Festa.
art.7 Ripartizione delle rimanenze
• L’Associazione, compatibilmente con le risorse disponibili e con l’entità dell’accantonamento
deciso dall’assemblea per l’anno successivo, si adopererà, come negli anni precedenti, per
garantire almeno una parziale copertura delle spese sostenute dai soci per la realizzazione
del loro evento, salvo che non abbiano ottenuto i fondi di cui all’art.4. e 5.
• Non vanno destinate somme al pagamento di professionisti eventualmente incaricati da
singole organizzazioni.
• Le spese generali necessarie alla realizzazione dei progetti di polo riconosciuti
dall’assemblea come progetti di polo di particolare rilevanza
avranno la priorità
nella
copertura delle spese sostenute. Sarà un delegato dal Gruppo di Coordinamento a valutare,
assieme ai referenti di polo, l’ammissibilità delle richieste di rimborso.
• Analoga precedenza nel rimborso rispetto al resto degli eventi sarà riconosciuta, secondo
criteri deliberati dall’assemblea al termine della Festa, per le spese
•
•
affrontate per la
realizzazione di eventi di singole realtà individuati dall’assemblea come eventi di particolare
rilevanza.
Sarà l’assemblea, al termine della festa, a deliberare l’entità complessiva del rimborso (cfr.
art.7) e le diverse ripartizioni percentuali.
Ovviamente potranno essere risarcite solo le spese presentate con fattura regolare e con
un chiaro riferimento alla Festa.
art.8 Procedure di spesa
• Per ottenere l’eventuale parziale copertura delle somme spese
va fatto esplicito
riferimento sulle fatture alla Associazione “ Via Padova è meglio di Milano”.
• Si fa presente che, al termine dell’evento, l’associazione dovrà rendicontare il tutto agli
enti che hanno concesso contributi, allegando alla relazione finale le pezze giustificative di
spesa (fatture, scontrini).
art.9 Responsabilità delle realtà partecipanti.
Ogni realtà socia, pur assicurando l’Associazione la copertura della responsabilità civile,
si assume la responsabilità economica e del rispetto delle norme vigenti
programmati.
degli eventi
art.10 Forme di pubblicizzazione
La pubblicizzazione delle attività prodotte dalle singole realtà o singoli poli che compaiono
sul palinsesto
nonché l’utilizzo del logo della Festa sono autorizzati dal GdC a nome
dell’Associazione
( esempi: volantini, cartelli, siti, FB, Twitter).

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