La Giustizia Telematica nel quadro dell’Amministrazione Digitale Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna Salerno 18 giugno 2014 L’esperienza organizzativa delle cancellerie di un Tribunale Telematico La pre-analisi organizzativa dei settori interessati dall’avvio del PCT- RISORSE Risorsa intesa come energia personale e/o materiale necessaria al funzionamento di un’Organizzazione, in senso lato. Come si determinano le risorse minime indispensabili? È un valore quantitativo o qualitativo? Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 1 Il lungo percorso di un Tribunale Telematico Esecuzioni immobiliari telematiche con valore legale dal 1 aprile 2010 Fallimenti telematici (I° Tribunale in Italia) con valore legale dal 26 aprile 2010 Decreti ingiuntivi telematici con valore legale dal 1° giugno 2010 Notifiche civili con valore legale dal dicembre 2010 Solo sperimentato il pagamento telematico Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 2 Contenuto decreto DGSIA: le funzioni PCT attive con valore legale dal 16 giugno 2012 1) Atti e provvedimenti del giudice (Decreti, Ordinanze e Sentenze, processi verbali di udienza) 2) Atti e documenti di parte (comparsa di risposta, comparsa di intervento, comparsa conclusionale e memoria di replica, elaborato CTU, memorie autorizzate dal giudice, scambio delle memorie ex art. 183 comma 5 cpc, iscrizione a ruolo delle cause civili) 3) Procedimenti contenzioso Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 3 Settori in forte ritardo sul Processo Civile Telematico Esecuzioni mobiliari: Attive funzioni per le richieste/istanze degli Avvocati telematici, ma difetta l’atto principale, il pignoramento. Per questo è necessario coinvolgere l’ufficio UNEP (che potrebbe utilizzare il sistema GSU). Il processo civile telematico impone un coinvolgimento di tutti gli attori del processo di lavoro e una rivisitazione delle modalità lavorative di tutti. Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 4 La promozione del Processo Civile Telematico L’informatica non “risparmia” risorse nell’immediato, né tempo, né fatica. Il paradosso del nuovo sportello che non c’era: quello per gli avvocati non iscritti al punto di accesso PCT che vengano a ritirare la notifica cartacea. Le azioni organizzative incentivanti e di promozione del telematico e, all’opposto, disincentivanti delle modalità tradizionali di fruizione del servizio al precipuo fine di ridurre l’affluenza fisica allo sportello. Sinergie con l’Avvocatura: Osservatori civili Protocolli sul PCT (prassi comuni) Cabina di regia (Punto unico PCT) Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 5 Scegliere il Processo Civile Telematico La scelta del PCT è scelta di qualità del dato, trasparenza, omogeneità delle procedure ma, nel caso del tribunale di Bologna, è anche scelta del puro valore della dematerializzazione, quale risparmio di magazzino indotto dai vincoli strutturali della nuova sede di P.L.P. Riprogettazione/Riconfigurazione dei servizi di back e front office in ordine cronologico dal 2010: Lo sportello polifunzionale per le quattro sezioni civili contenzioso; Gli sportelli dedicati (telematico e non telematico) Decreti ingiuntivi Lo sportello unico mobiliare/immobiliare Il punto unico PCT per l’apertura delle buste telematiche fino al graduale trasferimento alle cancellerie Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 6 Risorse e Organizzazione Gestione sostenibile delle risorse non rinnovabili, finite Legame inscindibile fra il concetto di risorsa e quello dell’organizzazione Sistema di regole organizzative come patrimonio culturale di un ufficio che si arricchisce gradualmente e cerca di adattarsi alle nuove esigenze emergenti (dinamico non statico) Il confronto a più voci (Giurisdizione – Amministrazione - Avvocatura): vincolo o risorsa aggiuntiva? Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 7 Risorse Interne Si tratta di personale amministrativo stabilmente incardinato nell’organizzazione affidata al dirigente amministrativo (D.Lvo 165/2001 e succ. modifiche) Vincoli contrattuali e giuslavoristici (CCNL e Ordinamento professionale) Esigenze di flessibilità e di riclassificazione Servizi di back office e front office Unità Organizzative Dagli organigrammi ai funzionigrammi quali strumenti di trasparenza e di controllo dell’azione del dirigente amministrativo. Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 8 Risorse Interne a supporto della Giurisdizione 1/3 Gestione non sostenibile: disallineamento fra l’apparato amministrativo esistente e le concrete esigenze attuali dell’organizzazione giudiziaria. Sotto il profilo quantitativo: mancanza di turn over da circa 20 anni Sotto il profilo qualitativo: Chi costituisce l’ufficio di Staff dei Vertici degli uffici? Chi governa in concreto i progetti di miglioramento? Chi controlla l’aggiornamento delle prassi lavorative con i continui adeguamenti del sistema informativo automatizzato? Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 9 Risorse Interne a supporto della Giurisdizione 2/3 Le professionalità più ricercate oggi per una giurisdizione più efficiente: esperti informatici? Statistici? Ricercatori? Se si fa una mappatura degli uffici che svolgono attività omogenee (ad esempio i Tribunali), si evidenziano comportamenti organizzativi difformi a riprova che si tratta di aree dell’organizzazione la cui gestione è lasciata alla completa discrezionalità (e creatività) dei Vertici degli uffici. Per lo stretto collegamento dell’apparato amministrativo alla giurisdizione, è evidente che non basta pensare alle nuove professionalità che occorrono ma nel contempo ad una seria revisione dei c.d. «servizi di cancelleria». Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 10 Risorse Interne a supporto della Giurisdizione 3/3 Il nesso fondamentale fra l’organizzazione e le professionalità necessarie (e anche il numero adeguato di persone occorrenti) appare in tutta evidenza nell’avvio del PCT, occasione di modifica organizzativa e di lavoro a 360° per tutti gli attori del processo. Assumono così un nuovo significato i servizi di cancelleria al pubblico e agli interni. Appare anacronistica la normativa risalente (art. 162 L. 1196/1960) che, non potendo prevedere lo sportello virtuale, impone genericamente un’apertura di cinque ore giornaliere indistintamente per tutti gli sportelli delle cancellerie. Sarebbe opportuna una delegificazione della materia. Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 11 Dematerializzazione e scambi elettronici: aspetti organizzativi 1/3 La formula D x I = c2: “disorganizzazione moltiplicata per l’informatizzazione produce Caos al quadrato” (cit. Prof. Penzo). Un sistema automatizzato non può essere una copia «evoluta» di un sistema Analogico, ma deve essere accompagnato dal cambiamento organizzativo. Chiusura graduale dello sportello tradizionale con informazione capillare e formazione addestramento: Avvocatura e Tribunale insieme nelle “prove di obbligatorietà del PCT” (chiedendo ad esempio al Ministero l’anticipazione dell’obbligatorietà del PCT per il procedimento monitorio) Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 12 Dematerializzazione e scambi elettronici: aspetti organizzativi 2/3 Protocollo per il procedimento civile d’ingiunzione telematico siglato dall’Osservatorio sulla Giustizia Civile di Bologna il 15 maggio 2014: Forza cogente delle prassi condivise Strumento di ausilio all’Avvocatura telematica e a quella che lo diverrà per “veloce contaminazione” Punto PCT per il supporto costante e il monitoraggio dei flussi Scelte di premialità per gli atti telematici Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 13 Dematerializzazione e scambi elettronici: aspetti organizzativi 3/3 I modelli organizzativi dei servizi di front-office e back-office sperimentali e transitori sono in evoluzione con l’incremento dei volumi telematici Le scelte organizzative sono “centripete e centrifughe”: dall’apertura in punto unico centrale a quella capillare estesa a tutte le cancellerie civili Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 14 PCT: i vincoli esistenti che influiscono negativamente sul pieno decollo Cosa vorremmo: Una soluzione tecnica al problema delle richieste dei giudici di stampa delle c.d. “copie di cortesia”: occorrerebbe transitoriamente concertare prassi con l’avvocatura ad evitare il possibile danno erariale per stampe non dovute dalle cancellerie La possibilità per l’avvocato di autenticare gli atti “nativi digitali” L’eliminazione dei vincoli di orario per i depositi dell’accettazione della busta da parte del cancelliere Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna telematici e 15 PCT: la diffusione a livello nazionale 1/2 1. I provvedimenti organizzativi adottati, anche i più «coraggiosi» e innovativi, i protocolli d’intesa, i vademecum, le circolari illustrative delle nuove prassi possono essere «esportati» in altri uffici? 2. Con quali tempi, quali forme e quali legittimazioni? 3. Serve davvero un protocollo nazionale per il PCT? … sinopia per un disegno organizzativo degli uffici coerente con il PCT! Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 16 PCT: la diffusione a livello nazionale 2/2 Non si tratta di replicare ordini di servizio, provvedimenti o funzionigrammi, bensì di introdurre un metodo per rivedere l’organizzazione del lavoro dall’interno. Il PCT è uno strumento di lavoro che impone un ripensamento generale del modo di lavorare a diverse variabili personali, soggettive e oggettive di contesto, ma è uno strumento a chiara direzione per evidenti, tangibili risultati che si apprezzano nell’immediato ma ancor più nel medio-lungo periodo. Più l’organizzazione è rigida (come le nostre) più il vincolo normativo dell’obbligatorietà è imprescindibile Elena Barca - Dirigente Amministrativo del Tribunale di Bologna 17 Aspettando il 30 giugno 2014… «Il vero viaggio di scoperta non è nuova terra ma avere nuovi occhi» (Marcel Proust)
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