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Alfresco Case Study: ITAS Assicurazioni
Informazioni su ITAS Assicurazioni
Con i suoi quasi 190 anni di attività, il Gruppo ITAS è una delle più antiche imprese assicuratrici italiane, capace
di conservare negli anni la natura mutualistica, indipendente e fortemente radicata nel territorio del Trentino Alto
Adige. Oggi il Gruppo ITAS, la cui Direzione Generale ha sede a Trento, conta oltre 180 agenzie sul territorio
italiano e vanta un’offerta ricca di soluzioni e servizi assicurativi, frutto di una lunga e consolidata tradizione, ma
anche attenti all’evoluzione del mercato e delle esigenze della clientela e con una spiccata connotazione
innovativa.
Comdata ha sviluppato e sta implementando una soluzione in grado di gestire l’intero sistema documentale
aziendale nell’ambito di un ambizioso progetto del Gruppo ITAS, compagnia di assicurazione con sede a Trento.
Il progetto, realizzato in partnership con Telecom Italia, consentirà di migliorare l’efficienza dei processi di
archiviazione e utilizzo della documentazione aziendale con vantaggi economici e gestionali.
L’esigenza
All’inizio del 2009 il Gruppo ITAS ha avviato un processo di software selection per la scelta di una piattaforma di
Enterprise Content Management (ECM) adatta a realizzare il sistema documentale a supporto di tutti i principali
processi di business della Compagnia.
L’esigenza era di archiviare i documenti all’interno di un “fascicolo elettronico” che contenesse polizze, contratti,
corrispondenza, quietanze nonché, in prospettiva, tutto il materiale relativo ai sinistri e la documentazione
amministrativa. Questi documenti dovevano essere resi accessibili in maniera completamente integrata con le
applicazioni gestionali di portafoglio, sinistri, ecc. e dalle piattaforme web collaborative di cui la Compagnia si sta
dotando, per migliorare la comunicazione con i suoi partner di business (rete distributiva, rete liquidativa,
fiduciari, ecc.).
In attesa del futuro trasferimento della sede centrale della Compagnia in un nuovo e più ampio edificio, al
momento in corso di realizzazione, la Direzione ITAS aveva inoltre richiesto la digitalizzazione massiva
dell’attuale archivio cartaceo dei contratti, in modo da liberare rapidamente spazi preziosi oggi occupati
all’interno della sede storica di ITAS, nel pieno centro di Trento.
Durante l’attività di software selection sono stati valutati prodotti commerciali “best in class”, applicazioni
proprietarie e soluzioni open source. La scelta è ricaduta su Alfresco Software, leader nelle soluzioni open
source per l’enterprise content management. Alfresco Enterprise, infatti, combina l’innovazione dell’open source
con la stabilità di una piattaforma di livello enterprise. Inoltre, il modello open source consente ad Alfresco di
utilizzare la miglior tecnologia disponibile nonché di avvantaggiarsi dei contributi della comunità open source,
producendo software di miglior qualità, più rapidamente e a costi inferiori rispetto ai competitor tradizionali.
“Alfresco si è rivelato il partner ideale per rispondere alle necessità di ITAS Assicurazioni. La grande
flessibilità e scalabilità tipiche dell’open source, unite ai costi contenuti della soluzione di document
management di Alfresco, al livello di competenze tecniche e all’esperienza nella progettazione delle
risorse di Comdata, specializzate nelle soluzioni di Gestione Documentale volte a migliorare e rendere
efficienti i processi e l’operatività delle aziende, hanno fatto la differenza.”
Dario Orbecchi, Responsabile delle soluzioni GED di Comdata.
Il progetto
Il progetto “G.DOC” concepito da ITAS in collaborazione con i tecnici della divisione ICT del Gruppo Comdata, si
basa su tre elementi fondamentali:
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la creazione di un repository documentale unificato, basato su Alfresco Enterprise in cui archiviare e
catalogare con affidabilità e sicurezza sia documenti di origine digitale (generati dai sistemi informativi di
ITAS) sia documenti cartacei digitalizzati (polizze sottoscritte dai clienti, contratti, corrispondenza, etc.);
la realizzazione di una piattaforma di digitalizzazione dei documenti cartacei in grado di supportare con
efficacia il workflow di smaterializzazione della carta, attraverso funzionalità di indicizzazione dei documenti,
riconoscimento di codici a barre, etc.
l’integrazione del repository documentale con le applicazioni di business utilizzate quotidianamente dagli
utenti di ITAS, per consentire agli stessi di accedere direttamente alla consultazione dei documenti a partire
dalle applicazioni usate abitualmente.
L’accesso ai contenuti del sistema documentale non sarà limitato al personale degli uffici della Direzione, ma
sarà esteso anche ai partner di business sul territorio. In questa prospettiva, il sistema è stato sin dall’inizio
progettato per garantire la massima sicurezza nell’accesso ai contenuti per evitare la consultazione accidentale
di informazioni riservate o non di pertinenza del singolo utente.
Di seguito entriamo nel merito dei diversi componenti della prima fase della gestione documentale ITAS relativa
ai contratti:
Acquisizione contenuti elettronici
L’applicazione ECO (Emissione Contratti Online) di ITAS Assicurazioni genera le polizze da archiviare all’interno
del sistema documentale. E’ stato realizzato un modulo di acquisizione dei documenti prodotti dall’applicazione
ECO, denominato “Loader”, progettato per acquisire automaticamente i flussi batch di documenti già prodotti in
formato PDF, e classificati tramite indici di classificazione organizzati in file XML. Il modulo è stato progettato per
operare in maniera totalmente automatizzata e per poter essere riconfigurato in futuro per consentire
l’acquisizione di ulteriori tipologie di documenti (p.e. i documenti del Ramo Vita).
Acquisizione contenuti cartacei
Per recuperare il contenuto dell’archivio cartaceo esistente, e per consentire la digitalizzazione di tutti i nuovi
documenti cartacei pervenuti alla Compagnia, è stata realizzata una apposita isola di digitalizzazione all’interno
della sede di ITAS, dove 4 scanner professionali connessi in rete e controllati da una apposita applicazione
realizzano la scansione di tutti i documenti, l’indicizzazione (automatica tramite OCR per i bar code e manuale
per i documenti non gestibili come bar code), e il rilascio dei lotti di documenti da archiviare ai moduli di Loader
automatizzati.
La soluzione software realizzata è derivata dai sistemi in uso nei centri servizi Comdata, con opportune
personalizzazioni e adattamenti richiesti per adattare il workflow standard di digitalizzazione dei documenti alle
esigenze di ITAS.
Moduli applicativi personalizzati
Gli ulteriori moduli realizzati da Comdata per completare il sistema documentale aziendale di ITAS consentono:
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l’integrazione con le applicazioni ITAS, ad esempio per la consultazione dei documenti tramite Web Service
personalizzati richiamati dall’applicazione ECO;
la generazione di reportistica a supporto del processo, che consente di verificare periodicamente le quantità
di documenti attesi e ricevuti;
il calcolo delle informazioni sulla posizione del documento nell’archivio cartaceo di deposito, con la
posizione di scatola e magazzino, e la stampa delle informazioni di posizione su etichette adesive.
“Il supporto di Comdata nell’individuazione del partner tecnologico giusto per le nostre esigenze è
stato basilare, così come nelle fasi di implementazione del progetto. I nostri dipendenti e i nostri
partner di business potranno usufruire di un sistema semplice da utilizzare, che garantisce
Alfresco Software,
Suite 700,
2839 Paces Ferry Rd SE,
Atlanta, GA 30339, USA.
Tel: 877-238-4651
Alfresco Software,
The Place, Bridge Avenue,
Maidenhead, SL6 1AF, UK
UK Tel: + 39 6622 91722
Italia Tel: + 39 06 622 91722
[email protected]
www.alfresco.com
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l’archiviazione di tutti i documenti in sicurezza e ne facilita il recupero e l’utilizzo nei processi di
business.”
Mauro Luchetta, Responsabile Service Management del Gruppo ITAS.
I numeri
L’infrastruttura hardware e software a supporto del server Alfresco Enterprise è stata dimensionata per gestire
una quantità significativa di documenti:
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Polizze: 750.000 contratti esistenti e una stima di 250.000 nuovi contratti e sostituzioni all’anno
Sinistri: circa 3.500.000 di pagine all’anno
Ramo Vita: circa 1.000.000 di pagine all’anno
Documentazione amministrativa: circa 4.000.000 di pagine all’anno
Gli utenti del sistema saranno 300 nella prima fase (limitata al personale della sede centrale), per crescere fino a
oltre il migliaio quando il sistema sarà reso accessibile anche ai business partner.
Timeline del progetto
Nei primi mesi del 2009 è iniziata la selezione del partner ideale per lo sviluppo del progetto. Fra giugno e luglio è
stata negoziata l’offerta basata sulla soluzione Alfresco Enterprise e tra agosto e settembre è partita la fase di
analisi e implementazione del progetto. Il sistema è stato consegnato in ottobre e dopo la fase di tuning e
collaudo, tra novembre e dicembre il sistema è stato messo in produzione.
Conclusioni
ITAS Assicurazioni, con il nuovo sistema di Document Management sviluppato da Comdata, potrà migliorare la
qualità del lavoro dei dipendenti e di conseguenza il servizio erogato, diminuendo i tempi di ricerca dei
documenti, i margini di errore e velocizzando tutte le fasi delle operazioni. Inoltre, il progetto di digitalizzazione
dell’archivio cartaceo esistente sta procedendo a buon ritmo, e si prevede il completamento dell’attività di
caricamento a fine 2011.
Alfresco Enterprise si è rivelato il prodotto ideale per rispondere alle necessità di ITAS Assicurazioni, grazie al
mix ottimale tra funzionalità offerte dal prodotto e costi di esercizio e alle caratteristiche tecniche che ne fanno
un sistema con architettura aperta estendibile nel tempo.
Infine, la competenza di Comdata nel settore dei servizi e nei sistemi di gestione documentale, l’esperienza
pregressa nei processi di smaterializzazione dei documenti nel settore assicurativo, e la consolidata partnership
che lega Comdata e Alfresco Software, hanno fornito un valore aggiunto di know-how ed esperienza che ha
contribuito ai buoni esiti del progetto.
Informazioni su Comdata
Il Gruppo Comdata, partner industriale per la Business Trasformation e la gestione operativa dei processi di
business, opera sul mercato in qualità di Business Delivery Partner e realizza una modalità di servizio innovativo
in grado, attraverso l’integrazione di Consulenza Specialistica, Tecnologie evolute e Strutture Operative di
eccellenza, di anticipare le esigenze del Cliente e proporre modelli di re-ingegnerizzazione dei processi che
portano valore e trasformazione al business aziendale.
Fondato nel 1987 a Torino, il Gruppo Comdata rappresenta oggi una realtà presente su tutto il territorio
nazionale attraverso 23 sedi. La Divisione ICT del Gruppo opera, con un competence center di oltre 40 risorse
specializzate, nella realizzazione di progetti e sistemi di gestione documentale sin dal 1997 ed è Gold Partner di
Alfresco Software dal 2007.
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