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Posta Elettronica Certificata
obbligo e opportunità per le Imprese e la PA
Belluno
28 gennaio 2014
www.feinar.it
PEC: Posta Elettronica Certificata
Che cos'è e come funziona la PEC
3
PEC: Posta Elettronica Certificata
La Posta Elettronica Certificata (PEC) è un
tipo speciale di e-mail che consente di inviare e
ricevere messaggi di testo e documenti allegati
con la stessa efficacia probatoria di una
raccomandata con avviso di ricevimento.
Permette lo scambio di documenti e informazioni
con un evidente risparmio di
DENARO
TEMPO
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PEC: Caratteristiche principali
Efficacia probatoria
Tracciabilità
del mittente
Certificazione di
avvenuta consegna
Abbattimento
dei costi
Garanzie sul
contenuto
Velocità e
semplicità
Invio a più utenti
contemporaneamente
Possibilità di allegare
al messaggio
informazioni e/o
documenti digitali di
diversi formati
Archiviazione, da parte del
gestore, del log degli eventi
(30 mesi)
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PEC: Ambiti di applicazione (Esempi)
CAMERA DI COMMERCIO
FORNITORI
VARIAZIONI
STATUTO
CERTIFICATI
MALATTIA
FATTURE
AZIENDA
SOLLECITI
CLIENTI
CONTRATTI
ESTRATTI CONTO
BANCHE
PARTNER
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PEC: Ambiti di applicazione (Esempi)
Autore: INPS
Oggetto: Fatturazione elettronica
L’Inps ha avviato le attività finalizzate ala realizzazione del sistema volto
all’implementazione dell’utilizzo della fatturazione elettronica, che consente
agli operatori economici l’invio delle fatture firmate digitalmente attraverso
indirizzi PEC. Pertanto, a partire dal 6 giugno 2014, gli operatori economici
dovranno trasmettere le fatture esclusivamente in modalità elettronica e
l’Istituto dovrà procedere al pagamento delle sole fatture pervenute in tale
modalità. Con il messaggio n. 2834 del 25 febbraio 2014 vengono fornite
pertanto tutte le informazioni in merito alla strategia di adeguamento
dell’attuale sistema e relativa cronologia, e i riferimenti del referente
dell’amministrazione in materia di fatturazione elettronica.
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PEC: Ambiti di applicazione (Esempi)
8
Schema funzionale From PEC To PEC
Dominio PEC del Mittente
1
Dominio PEC del Destinatario
Composizione messaggio
Collegamento al gestore
2
Identificazione mittente
Controlli di sicurezza
Controlli di provenienza,
integrità e sicurezza
4 Messaggio di trasporto
3 Ricevuta di
ACCETTAZIONE
9 Ricevuta di
5
contenente il messaggio
originale
Gestore PEC
Mittente
6 Ricevuta di presa in carico
Gestore PEC
Destinatario
CONSEGNA
8 Ricevuta di consegna
7
Consegna POSTA
CERTIFICATA nella casella
postale del destinatario
9
PEC: Scenari
MITTENTE
DESTINATARIO
Da PEC a PEC
Riceve il messaggio di
ACCETTAZIONE firmato dal
proprio server PEC e quello di
avvenuta CONSEGNA firmato
dal server PEC del destinatario
Riceve il messaggio di POSTA
CERTIFICATA completo di firma
del server PEC del mittente e con
allegato il messaggio originale
Da ACCOUNT generico a PEC
E’ un messaggio di posta
elettronica come un altro
Riceve un messaggio di ANOMALIA
firmato dal proprio server PEC
contenente il messaggio originale
come allegato
Da PEC a ACCOUNT generico
Riceve il messaggio di
ACCETTAZIONE firmato dal
proprio server PEC
Riceve il messaggio di POSTA
CERTIFICATA completo di firma
del server PEC del mittente e con
allegato il messaggio originale
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Da PEC a PEC
Riceve il messaggio di ACCETTAZIONE firmato dal
proprio server PEC e quello di avvenuta CONSEGNA
firmato dal server PEC del destinatario
MITTENTE
È la sua “ricevuta di ritorno”!
È la sua “raccomandata”!
Riceve il messaggio di POSTA CERTIFICATA
completo di firma del server PEC del mittente e
con allegato il messaggio originale
DESTINATARIO
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PEC: Quadro normativo di riferimento
Quadro normativo di riferimento
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PEC: PUNTI CHIAVE
La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una
raccomandata con ricevuta di ritorno
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PEC: Quadro normativo di riferimento
La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di
una raccomandata con ricevuta di ritorno
DPR n.68 dell’11 febbraio 2005
Disciplina le modalità di utilizzo della Posta Elettronica Certificata non solo
nei rapporti con la PA, ma anche tra privati cittadini.
Sia i privati, sia le Pubbliche Amministrazioni possono scambiarsi e-mail
certificate. I gestori del servizio fanno da garanti dell’avvenuta consegna.
I messaggi vengono sottoscritti automaticamente da parte dei gestori con
firme elettroniche. Tali firme sono apposte su tutte le tipologie di messaggi
PEC, per assicurare l’integrità e l’autenticità del messaggio.
I gestori devono conservare traccia delle operazioni per 30 mesi.
I gestori sono tenuti a verificare l’eventuale presenza di virus nelle e-mail e
a informare in caso positivo il mittente, bloccandone la trasmissione.
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PEC: Quadro normativo di riferimento
La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di
una raccomandata con ricevuta di ritorno
Art. 48 del Dlgs 7 marzo 2005, n. 82 (CAD)
L’invio di una e-mail certificata è equiparato a tutti gli
effetti di legge alla spedizione di una raccomandata
cartacea con avviso di ricevimento.
Ai sensi di legge, il messaggio si considera
consegnato al destinatario quando è accessibile
nella sua casella di posta.
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PEC: PUNTI CHIAVE
La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una
raccomandata con ricevuta di ritorno
Le società di capitali, le società di persone, i
professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche
amministrazioni devono dotarsi di un indirizzo PEC
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PEC: Quadro normativo di riferimento
Tutte le società, i professionisti iscritti in albi o elenchi e le
pubbliche amministrazioni devono dotarsi di un indirizzo PEC
Legge 28 gennaio 2009, n.2 (conversione del D.L. 29 novembre 2008, n. 185)
Stabilisce l’obbligo, per le società di capitali, per le
società di persone e per i professionisti iscritti in albi o
elenchi e le pubbliche amministrazioni, di dotarsi di
una casella di posta elettronica certificata (PEC).
Decreto Legge n. 179/2012, n.2 (convertito dalla legge n. 221/2012
Estende l’obbligo alle imprese individuali e artigiane
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PEC: PUNTI CHIAVE
La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una
raccomandata con ricevuta di ritorno
Le società di capitali, le società di persone, i
professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche
amministrazioni devono dotarsi di un indirizzo PEC
Per spedire una PEC non è necessario il consenso
del destinatario
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PEC: Quadro normativo di riferimento
Per spedire una PEC non è necessario il consenso del destinatario
Legge 28 gennaio 2009, n.2 – Art. 16 comma 9
“(…) Le comunicazioni tra i soggetti di cui ai commi 6, 7 e 8 del presente
articolo, che abbiano provveduto agli adempimenti ivi previsti, possono
essere inviate attraverso la posta elettronica certificata (…) senza che il
destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad
accettarne l'utilizzo.”
I SOGGETTI OBBLIGATI DEVONO AVERE LA PEC
NON SONO OBBLIGATI A SPEDIRE VIA PEC
POTRANNO ESSERE DESTINATARI
DI MESSAGGI PEC
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PEC: PUNTI CHIAVE
La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una
raccomandata con ricevuta di ritorno
Le società di capitali, le società di persone, i
professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche
amministrazioni devono dotarsi di un indirizzo PEC
Per spedire una PEC non è necessario il consenso
del destinatario
È obbligatorio conservare a norma la corrispondenza
aziendale
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PEC: Quadro normativo di riferimento
È obbligatorio conservare a norma la corrispondenza aziendale
Art. 2214 Codice Civile - Libri obbligatori e altre scritture contabili
“[1] L’imprenditore che esercita un’attività commerciale deve
tenere il libro giornale e il libro degli inventari.
[2] Deve altresì tenere le altre scritture contabili che siano
richieste dalla natura e dalle dimensioni dell’impresa e
conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali
delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute,
nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture
spedite. (…)“
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PEC: Quadro normativo di riferimento
È obbligatorio conservare a norma la corrispondenza aziendale
Art. 2220 Codice Civile – Conservazione delle scritture contabili
“[1] Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla
data dell’ultima registrazione.
[2] Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere
e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere
e dei telegrammi spediti.
[3] Le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono
essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di
immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai
documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con
mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti
supporti.”
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PEC: Quadro normativo di riferimento
È obbligatorio conservare a norma la corrispondenza aziendale
Dlgs n.82 7/03/05 - in vigore dal 1° Gennaio 2006
Dlgs n. 235 del 30/12/2010, GU 10.01.2011
Gli obblighi di conservazione e di esibizione di documenti previsti
dalla Legislazione vigente si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di
legge a mezzo di documenti informatici, se le procedure utilizzate sono
conformi alle regole tecniche dettate ai sensi dell’art. 71.
(Art. 20, c.5 bis Codice Amministrazione Digitale)
Conservazione sostitutiva
Archiviazione elettronica con apposizione del riferimento temporale
e della Firma digitale del Responsabile della Conservazione.
(Art. 1 sub i] Delibera CNIPA n° 11 del 19/02/2004)
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PEC: PUNTI CHIAVE
La PEC ha lo stesso valore legale (efficacia probatoria) di una
raccomandata con ricevuta di ritorno
Le società di capitali, le società di persone, i
professionisti iscritti in albi o elenchi e le pubbliche
amministrazioni devono dotarsi di un indirizzo PEC
Per spedire una PEC non è necessario il consenso
del destinatario
È obbligatorio conservare a norma la corrispondenza
aziendale
La PEC è un documento informatico firmato digitalmente
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PEC: Quadro normativo di riferimento
La PEC è un documento informatico firmato digitalmente
DOCUMENTO
Rappresentazione informatica o in formato analogico di atti, fatti e dati
intelligibili direttamente o attraverso un processo di elaborazione
elettronica.
(Art. 1 sub a] Delibera CNIPA n° 11 del 19/02/2004)
DOCUMENTO INFORMATICO
Rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente
rilevanti.
(Art. 1 sub p] - Codice Amministrazione Digitale).
Art. 20 Codice Amministrazione Digitale
“Il documento informatico da chiunque formato, la
memorizzazione su supporto informatico e la trasmissione con
strumenti telematici conformi alle regole tecniche di cui all’art. 71 sono
validi e rilevanti agli effetti di legge, ai sensi delle disposizioni del
presente codice.”
comma
1:
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PEC: Quadro normativo di riferimento
Conservazione sostitutiva di documenti informatici: realizzazione
(Art.3 - Delibera CNIPA n° 11 del 19/02/2004)
Non sono richieste autorizzazioni preventive in caso di Aziende
Private.
Memorizzazione su supporti ottici di documenti informatici, anche
sottoscritti, con apposizione del riferimento temporale e della
firma digitale del Responsabile della Conservazione (RC) che
attesta il corretto svolgimento del processo.
E’ IL CASO
DELLA PEC
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PEC: Considerazioni
OBBLIGATORIO
AVERLA
NESSUN
CONSENSO
EFFICACIA PROBATORIA
RACCOMANDATA A/R
CORRISPONDENZA
DOCUMENTO INFORMATICO
FIRMATO DIGITALMENTE
Dobbiamo GESTIRE e CONSERVARE la PEC in
modalità sostitutiva a norma di legge.
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GED e COS della Corrispondenza:
REGOLE
ORGANIZZATIVE
STRUMENTI e SERVIZI
STRUMENTI E
SERVIZI
INFORMATICI
INTERATTIVI
AUTOMATICI
CHI
COSA
COME
32

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