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SAP SRM 7
Manuale GARE ON LINE con cFolders
FORNITORI
INDICE
0 - Introduzione
Vai!
1 - Logon
Vai!
2 - Ricerca gara elettronica
Vai!
3 - Visualizzazione offerta
Vai!
4 - Creazione offerta
Vai!
5 - Elaborazione offerta salvata
Vai!
6 - Uscita dal portale
Vai!
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0 - Introduzione
In questo manuale vengono illustrate le funzionalità della nuova piattaforma di e-procurement
relativamente alla creazione di un’offerta on line.
I contenuti presentati fanno riferimento al processo standard di invio di un'offerta elettronica con
l'utilizzo dell'area collaborativa (cFolders) per lo scambio di documentazione.
I fornitori selezionati per la partecipazione ad una negoziazione on line vengono contattati
tramite e-mail e invitati ad effettuare la quotazione secondo le modalità e i tempi previsti.
Oltre alla negoziazione on line, il sistema di e-procurement offre al fornitore una serie di
funzionalità a supporto dei seguenti processi:
•
qualifica fornitori
•
scambio documentazione per la sicurezza
•
scambio documentazione contrattuale
•
contabilizzazione lavori.
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1 - Logon
1.1 Accesso al Portale
Per partecipare ad una gara alla quale si è stati invitati, è possibile:
 utilizzare il link presente nel messaggio di posta elettronica ricevuto
 raggiungere il sito http://portale.edison.it:52000/irj/portal
 seguire il percorso www.edison.it > Area Fornitori > Gare Online > Login e selezionare Sei un
fornitore già registrato? Accedi
Nella nuova pagina inserire
le proprie credenziali e
selezionare Logon.
In caso di user ID o
password dimenticata
utilizzare la funzione
Supporto o inviare una mail
a [email protected].
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2 - Ricerca gara elettronica
2.1 Transazione Negoziazione on line
1) Selezionare la transazione Negoziazione on line nel Menu Fornitore
2) Se la gara elettronica appare nella tabella di riepilogo passare al punto 3, altrimenti eseguire la ricerca
2.1) selezionare Vis. aggiornamento rapido criteri
2.2) inserire il numero di appalto (riportato nella mail di invito alla presentazione dell'offerta) nel campo Numero evento
e premere Rilevare
3) Cliccare sul numero della gara per visualizzare il dettaglio
Nota: è possibile
presentare un'offerta
solo se la gara è
nello stato
"Pubblicato" e se la
data di fine non è
trascorsa
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3 - Visualizzazione offerta
3.1 Sezione economica
La nuova finestra è composta da tre schede:
1) Scheda Informazioni appalto
Contiene le informazioni generali della gara
ed è suddivisa in tre sezioni.

Parametri appalto, che specifica
- Data inizio, data e ora a partire dalla
quale è possibile presentare un'offerta
(se non indicata è già consentito)
- Termine di presentazione dell’offerta,
data e ora entro cui è possibile
presentare un'offerta
- Data di apertura, data e ora di apertura
delle offerte economiche
- Periodo di vincolo, periodo di validità
dell’offerta (se valorizzato)
- Divisa, valuta di riferimento della gara
(default = EUR)
- Data di apertura dell'offerta tecnica,
data e ora di apertura delle offerte
tecniche
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3 - Visualizzazione offerta
3.1 Sezione economica


Domande, che contiene eventuali quesiti posti dal buyer ai fornitori offerenti
Note e allegati, che può contenere un testo del buyer e la documentazione relativa alla gara.
- per visualizzare il testo selezionare Testo Fornitori
- per scaricare gli allegati selezionare la corrispondente descrizione
NOTA: Se, dopo aver cliccato sul nome del file nella scheda Note e allegati non viene eseguito il download del
documento, il problema è dovuto ad una errata impostazione di Internet Explorer. Segua questa procedura:
1)Scegliere Opzioni Internet dal menu Strumenti
2)Nella scheda Protezione (o Sicurezza) fare clic su Livello personalizzato…
3)Dalla lista delle impostazioni, selezionare Attiva sulle tre voci presenti nella sezione Download (download dei
caratteri, download dei file e richiesta di conferma)
4)Scegliere OK
In alternativa o ad integrazione, i documenti potrebbero essere stati caricati nell'area collaborativa cFolders
(vedi § 3.2)
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3 - Visualizzazione offerta
3.1 Sezione economica
2) Scheda Posizioni
Elenca le posizioni da quotare ed è composta dai seguenti campi principali:
 Numero righe, numero progressivo della posizione
 Tipo di posizione, materiale o prestazione
 Descrizione, descrizione della posizione
 Categoria prodotto, descrizione del gruppo merce
 Quantità, quantità richiesta
 Unità, unità di misura della quantità
 Data di consegna, data di consegna richiesta
 Appunti, numero di testi sulla posizione: cliccare sul numero per accedere ai dettagli
 Allegati, numero di eventuali allegati sulla posizione: cliccare sul numero per accedere ai dettagli
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3 - Visualizzazione offerta
3.1 Sezione economica
Cliccando sul numero della posizione
viene visualizzato il dettaglio, costituito
da tre sezioni:



Dati posizione, che contiene le
informazioni su descrizione, gruppo
merce, quantità richiesta e consegna
Domande, nella quale sono riportati
eventuali quesiti per la posizione
selezionata
Note e allegati, che riporta gli
allegati relativi alla posizione
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3 - Visualizzazione offerta
3.1 Sezione economica
3) Scheda Note e allegati
È la schermata di riepilogo di tutti gli allegati inseriti dal buyer (allegati generali o specifici per posizione)
 Per visualizzare il testo selezionare Testo Fornitori
 Per scaricare gli allegati selezionare la corrispondente descrizione
NOTA: Se, dopo aver cliccato sul nome del file nella scheda Note e allegati non viene eseguito il download del
documento, il problema è dovuto ad una errata impostazione di Internet Explorer. Segua questa procedura:
1)Scegliere Opzioni Internet dal menu Strumenti
2)Nella scheda Protezione (o Sicurezza) fare clic su Livello personalizzato…
3)Dalla lista delle impostazioni, selezionare Attiva sulle tre voci presenti nella sezione Download (download dei
caratteri, download dei file e richiesta di conferma)
4)Scegliere OK
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3 - Visualizzazione offerta
3.2 Sezione tecnica
1) Per visualizzare gli allegati di carattere prevalentemente tecnico, accedere all'area collaborativa cFolders tramite il
comando Appalto tecnico.
2) Nella nuova finestra, aprire le cartelle Collaborazione e Area Esterna per verificare la presenza di allegati.
3) Per scaricarli, cliccare sul link nel campo Versione attuale
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4 - Creazione offerta
4.1 Offerta economica
Per la creazione dell'offerta,
selezionare il pulsante Creare offerta
Nella nuova finestra inserire le
seguenti informazioni obbligatorie:
 Prezzi
Accedere alla scheda Posizioni e
inserire i prezzi nei relativi campi
Nota: i prezzi devono essere riferiti
alle quantità indicata nella colonna
Prezzo per e all'unità di misura.
Nell'esempio viene richiesta la
quotazione per 1 pz di un materiale e
per 1 giorno di una prestazione.
Qualora richiesto dal buyer, è
possibile aggiungere nuove posizioni
(ad esempio per eventuali costi
aggiuntivi) utilizzando il tasto
Aggiungere posizione
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4 - Creazione offerta
4.1 Offerta economica
 Offerta commerciale
Inserire l’offerta commerciale (comprensiva di prezzi),
come allegato alla prima posizione
1) selezionare il numero "1" relativo alla prima posizione
per aprire il dettaglio
2) aprire la scheda Note e allegati
3) premere il pulsante Aggiungere allegato
4) nella nuova finestra selezionare il file tramite il tasto
Sfoglia, inserire una breve descrizione e cliccare su
OK
5) Ripetere la procedura descritta nei punti 3 e 4 per
allegare altri documenti
6) Per eliminare un documento, selezionare la riga
corrispondente tramite il pulsante grigio presente alla
sinistra della stessa e premere il pulsante Cancellare
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4 - Creazione offerta
4.2 Offerta tecnica
 Offerta tecnica
L’offerta tecnica (senza indicazioni sui prezzi) deve
essere caricata nell'area collaborativa cFolders
1) per accedere all'area selezionare il pulsante
Offerta tecnica
2) nella nuova finestra aprire la cartella Tech_Bid
all'interno della directory denominata con il
proprio codice fornitore, ovvero la user ID di
accesso
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4 - Creazione offerta
4.2 Offerta tecnica
È possibile allegare un documento e/o inserire una
nota
3) premere il pulsante Creare
4) selezionare Documento per caricare un file o
Testo per digitare una nota
5) nel primo caso inserire il nome, una descrizione
e cliccare su Continuare
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4 - Creazione offerta
4.2 Offerta tecnica
6) selezionare il file tramite il tasto Sfoglia e
premere Salvare
7) ripetere la procedura descritta dal punto 3 al 6
per allegare altri documenti
8) per tornare alla schermata di elaborazione dei
dati economici chiudere la finestra dell'area
collaborativa cFolders utilizzando il pulsante X
del browser
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4 - Creazione offerta
4.3 Invio offerta
Al termine della compilazione dei dati è possibile eseguire le seguenti azioni principali tramite i pulsanti in alto:

Inviare: invia l'offerta

Chiudere: chiude la pagina di modifica dell'offerta

Anteprima di stampa: crea un file pdf di anteprima dell'offerta

Controllare: effettua un controllo sui dati inseriti in termini di completezza sui campi obbligatori e formato.

Salvare: salva l'offerta come bozza da completare in un momento successivo
Dopo aver selezionato Inviare, il sistema restituisce il seguente messaggio:
Il fornitore
Da quel momento in poi l'offerta non è più modificabile (salvo diversa impostazione della gara o restituzione dell'offerta
da parte del buyer)
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5 - Elaborazione offerta salvata
5.1 Modifica ed invio
È possibile modificare un'offerta salvata o inviata (se previsto dal buyer) fino al termine di presentazione delle offerte.
Dopo aver eseguito l'accesso al Portale e ricercato la gara (vedi pagg. 3 e 4)
1) cliccare sul Numero offerta nella riga relativa all'appalto
2) nella nuova finestra selezionare Elaborare
3) Apportare le modifiche e selezionare Salvare per salvare in bozza o Inviare per confermare
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6 - Uscita dal portale
Dopo aver inviato o salvato l'offerta elettronica è possibile abbandonare la sessione di lavoro:
1) selezionare il pulsante Chiudere nella schermata di modifica dell'offerta
2) cliccare su Logoff nella pagina principale del portale
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6 - Uscita dal portale
Per ricevere supporto o per segnalare anomalie chiamare l’help
desk al numero +39 02.6222.8075 o inviare una mail a
[email protected]
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