LA FATTURAZIONE diapositive - Fondazione degli Ingegneri

LA FATTURAZIONE
ELETTRONICA
CONVEGNO DEL 18 LUGLIO 2014
Via Litteri, 88, 95021 Aci Castello Catania
President Park Hotel
Dott. Enrico Patti
COMMERCIALISTA IN CATANIA
CENNI SU LA FATTURAZIONE
La normativa IVA prevede che le cessioni di beni e le prestazioni di servizi
siano certificati con la fattura, salvo i casi in cui non sia previsto l’emissione
dello scontrino o della ricevuta fiscale.
Con lo scontrino o la ricevuta fiscale vengono assolti gli obblighi in capo al
cedente relativi all’addebito dell’imposta, ma con tali documenti l’acquirente
professionale non può usufruire della detrazione dell’imposta.
La fattura è quindi il documento che consente anche al soggetto acquirente
che sia
esercente attività d’impresa o di lavoro autonomo, di far sorgere il
diritto alla detrazione dell’imposta sul valore aggiunto corrisposta al
fornitore.
Con la fattura il cessionario certifica la natura e la quantità del bene o del
servizio oggetto della transazione.
ASPETTI GENERALI DELLA FATTURAZIONE
La fattura è il documento emesso per ciascuna operazione imponibile sia essa
cessione di beni o prestazione di servizi.
Cessioni di beni
Costituiscono cessioni di beni gli atti a titolo oneroso che
importano trasferimento della proprietà ovvero costituzione
o trasferimento di diritti reali di godimento su beni di ogni
genere ex art. 2, D.P.R.n. 633/1972
Prestazioni di servizi
ex art. 3, D.P.R. n. 633/1972
Costituiscono prestazioni di servizi le prestazioni verso
corrispettivo dipendenti da contratti d'opera, appalto,
trasporto,
mandato,
spedizione,
agenzia,mediazione,
deposito e in genere da obbligazioni di fare, di non fare e di
permettere quale ne sia la fonte
A seconda che la l’attività commerciale consista nella cessione dei beni o nella
prestazione di servizi, varia il momento in cui l’operazione si considera
effettuata e per la quale sussiste l’obbligo di emissione della fattura.
L’individuazione di tale termine è essenziale ai fini della determinazione
dell’insorgenza del debito dell’imposta sul valore aggiunto nei confronti
dell’Erario.
La regola generale sull’emissione della fattura è riassumibile nella seguente
tabella:
Cessioni di beni Data di spedizione o di consegna della merce
Prestazioni di servizi Data del pagamento della prestazione
Vi sono delle eccezioni:
Cessioni di immobili
In tal caso il momento di effettuazione dell’operazione si prefigura alla
stipulazione del contratto di compravendita dell’immobile
Cessioni di beni mobili con documento di trasporto
Per le vendite accompagnate dal DDT le fatture possono essere emesse entro
il 15 del mese successivo alla consegna o spedizione assumendo la
denominazione di “fattura differita”
Acconti o pagamenti anticipati
Anche per la cessione di beni, la fattura va emessa al momento in cui si riceva
un acconto relativo alla fornitura o un pagamento anticipato
Cessioni con prezzo da determinare
Per alcuni prodotti (soprattutto nel settore agricolo) il prezzo non è determinato
al momento della cessione, ma in un momento successivo (ad esempio in base
all’andamento generale del mercato). In tal caso la fattura viene emessa entro il
mese successivo alla definizione del prezzo
L’art. 21 del D.P.R. n. 633/1972 prevede che il termine fattura sia sostituibile
con differenti terminologie quali nota, conto, parcella e termini similari.
Contenuto della fattura
Il comma 2 dell’art. 21 del D.P.R. 633/1972, anche a seguito delle modifiche
introdotte dall'art. 1, comma 325, lett. d), n.1), Legge 24 dicembre 2012, n. 228,
elenca quali siano gli elementi che devono essere contenuti nella fattura:
a) La data di emissione;
b) Il numero progressivo che la identifichi in modo univoco;
c) La ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o
domicilio del soggetto cedente o prestatore, del rappresentante fiscale nonché
ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti
d) Il numero di partita IVA del soggetto cedente o prestatore;
e)La ditta, denominazione o ragione sociale, nome e cognome, residenza o
domicilio del soggetto cessionario o committente, del rappresentante fiscale
nonché ubicazione della stabile organizzazione per i soggetti non residenti;
f) Il numero di partita IVA del soggetto cessionario o committente ovvero, in
caso di soggetto passivo stabilito in un altro Stato membro dell'Unione europea,
numero di identificazione IVA attribuito dallo Stato membro di stabilimento; Il
codice fiscale, nel caso in cui il cessionario o committente residente o
domiciliato nel territorio dello Stato non agisce nell'esercizio d'impresa, arte o
professione;
g) La natura, qualità e quantità dei beni e dei servizi formanti oggetto
dell'operazione;
h) I corrispettivi ed altri dati necessari per la determinazione della base
imponibile, compresi quelli relativi ai beni ceduti a titolo di sconto, premio o
abbuono di cui all'art. 15, primo comma, n. 2;
i) I corrispettivi relativi agli altri beni ceduti a titolo di sconto, premio o
abbuono;
l) L’aliquota, ammontare dell'imposta e dell'imponibile con arrotondamento al
centesimo di euro;
m) La data della prima immatricolazione o iscrizione in pubblici registri e
numero dei chilometri percorsi, delle ore navigate o delle ore volate, se trattasi
di cessione intracomunitaria di mezzi di trasporto nuovi, di cui all'art. 38, comma
4, del D.L. 30 agosto 1993, n. 331, convertito, con modificazioni, dalla Legge 29
ottobre 1993, n. 427;
n) L’annotazione che la fattura è emessa, per conto del cedente o prestatore,
dal cessionario o committente ovvero da un terzo.
In evidenza: identificazione del committente
È obbligatorio indicare in fattura la partita IVA del committente professionale, o
il codice fiscale nel caso il committente non sia titolare di attività d’impresa o di
lavoro autonomo. Lo stesso obbligo non è previsto per il soggetto non titolare di
partita IVA non residente nel territorio dello stato.
Come confermato dalla Circolare n. 45/E/2005, le società iscritte al Registro
delle imprese, ai sensi dell’art. 2250 c.c., devono indicare in fattura, e in
qualsiasi altro documento i seguenti dati:
- l'ufficio del Registro delle imprese presso il quale è registrata la società;
- il numero di iscrizione al Registro;
- per le società di capitali, il capitale sociale;
- l'indicazione dell'eventuale unico socio;
- l'eventuale stato di liquidazione della società.
Nel caso in cui l'operazione a cui si riferisce la fattura comprenda beni o servizi
soggetti all'imposta con aliquote diverse, gli elementi e i dati di cui al comma 2,
lettere
g), h) ed l), sono indicati distintamente secondo l'aliquota applicabile.
LA FATTURAZIONE ELETTRONICA
L’emissione, la registrazione e la conservazione delle fatture di vendita è
disciplinata dagli artt. 21 e seguenti del D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633. Nel
corso degli anni la normativa comunitaria e conseguentemente quella nazionale
si è adeguata alle esigenze di semplificazione ed elaborazione elettronica dei
dati.
In ordine di tempo si segnala la Legge 24 dicembre 2012, n. 228, che ha
recepito la Direttiva europea n. 2010/45 contenente le novità anche in tema di
fatturazione elettronica e semplificata, oltre ad altre disposizioni finalizzate
all’armonizzazione europea dell'imposta sul valore aggiunto.
ALLA MODALITÀ DI REDAZIONE CARTACEA DELLA FATTURA, SI È AFFIANCATO IL
METODO ELETTRONICO DI REDAZIONE, SPEDIZIONE E CONSERVAZIONE DEL
DOCUMENTO.
CHIARIMENTI C.M.18/2014
La recente CM 18/2014 del 24/06/2014 ha fornito nuovi chiarimenti in materia
di fatturazione (elettronica, differita e semplificata, in recepimento della Dir.
45/2010/UE), aggiornando la precedente CM 12/2013 in relazione alle novità,
dal 17/01/2013, della Legge di stabilità 2013 (art. 1 c. 325-328 L. 228/2012).
FATTURA ELETTRONICA
PECULIARITA’: ci si riferisce ad una fattura elettronica come ad un documento
“smaterializzato”:
nel senso che prescinde dalla stampa sia del documento che dei registri su
cui viene annotata in relazione sia a colui che la emette (fornitore), che del
soggetto che la riceve (cliente).
Se la fattura:
a) può essere definita “elettronica” (presenza di tutti i requisiti):
sia l’emittente che il ricevente (in via del tutto autonoma l’uno dall’altro):
possono evitare di stamparla, procedendo alla sua “conservazione
sostitutiva”
Conservazione sostitutiva: anche se adottata, permette comunque la tenuta
degli ordinari registri “cartacei” in relazione agli altri documenti contabili: fatture
non elettroniche di vendita, fatture cartacee di acquisto
 il cliente può sempre evitare la “conservazione sostitutiva” procedendo alla
stampa della fattura
b) in caso contrario: scatta l’obbligo di stampare il documento (fornitore e
cliente devono stamparlo, divenendo “analogico”) e la “conservazione
sostitutiva” diviene una mera facoltà.
Elemento discriminante per distinguere tra fatture “elettroniche” e “cartacee”:
-
non è il tipo di formato “originario” utilizzato per la propria creazione
-
bensì la sua “emissione” e “ricezione” in un qualunque “formato
elettronico”.
Le fatture:
A) non sono considerate elettroniche se, per quanto create in formato
elettronico (es: in pdf) tramite un software, siano successivamente stampate ed
inviate in formato cartaceo
B) sono considerate elettroniche se, per quanto create in formato cartaceo:
 siano inviate tramite posta elettronica (es: sono scannerizzate, oppure ricreate
in pdf)
 sempreché soddisfino i requisiti di legge (tra cuil’accettazione del
destinatario).
Il cliente è libero di procedere alla stampa della fattura, ritornando a
considerarla un documento “cartaceo”, in modo del tutto autonomo l’uno
dall’altro; così, ad esempio:
- il cliente può procedere alla sua stampa (es: perché non accetta la modalità
telematica, perché non intende procedere alla conservazione sostitutiva, ecc.)
- il fornitore continua a considerarla elettronica (effettuando la conservazione
sostitutiva).
REQUISITI DELLA FATTURA ELETTRONICA
Affinché il documento venga considerato una fattura elettronica, occorre
rispettare i seguenti requisiti, dal momento della sua emissione fino al termine
del suo periodo di conservazione:
AUTENTICITÀ
l’identità del fornitore/prestatore di
DELL’ORIGINE
beni/servizi
o
dell’emittente
della
fattura devono essere certi (note
esplicative alla Direttiva 45/2010/UE)
il
contenuto
della
fattura
e,
in
particolare, i dati obbligatori previsti
dall’art.
21
del
DPR
633/72
non
possano essere alterati.
A
condizione
che
sia
garantita
l’invariabilità del contenuto obbligatorio
della fattura, il relativo formato può
INTEGRITÀ
essere convertito in altri formati (es.:
DEL CONTENUTO
da
MS
word
ad
XML)
attraverso
specifiche tecnologie (come la firma
elettronica
dell’emittente,
qualificata
i
o
sistemi
digitale
EDI
di
trasmissione elettronica dei dati oppure
quelli di controllo di gestione, idonei ad
assicurare un collegamento affidabile
tra la fattura e la cessione dei beni o la
prestazione dei servizi ad essa riferibile)
la fattura deve essere resa leggibile
dal momento dell’emissione fino al
termine del periodo di archiviazione, e
si ritiene soddisfatta se:
 il documento e i suoi dati sono re
prontamente disponibili, anche dopo il
processo di conversione, in una forma
LEGGIBILITÀ
leggibile su schermo o tramite stampa
 è
possibile
verificare
che
informazioni del file elettronico originale
non siano state alterate rispetto a quelle
del documento leggibile presentato.
Leggibilità: la CM 18/2014 precisa che
- la fattura può essere resa leggibile anche solo in sede di accesso,
ispezione o verifica da parte degli organi accertatori (il legislatore prescrive
infatti il solo l’obbligo di dotarsi della strumentazione idonea a rendere il formato
comprensibile)
- la leggibilità della fattura elettronica può essere garantita in qualsiasi modo.
LA CONSERVAZIONE DIGITALE DEI DOCUMENTI FISCALI
Quella elettronica costituisce una possibile modalità di conservazione per la
generalità dei documenti rilevanti ai fini tributari e permette alle aziende, così
come all’Amministrazione pubblica, di risparmiare sui costi di stoccaggio e di
archiviazione. Per le fatture elettroniche la conservazione elettronica è, invece,
obbligatoria: tale obbligo sussiste sia per le fatture elettroniche utilizzate nei
rapporti tra privati che per le fatture elettroniche emesse nei confronti della
Pubblica Amministrazione (c.d. “fatturaPA”).
Il quadro normativo di riferimento
L’art. 7-bis, D.L. n. 357/1994, aveva aggiunto all’art. 2220 c.c. il co. 3
prevedendo che “le scritture e i documenti di cui al presente articolo possono
essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre
che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento
essere resi leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza
detti supporti”.
Il successivo co. 9 del citato art. 7-bis estendeva l’applicazione delle
disposizioni di cui al co.3 a tutte le scritture e documenti rilevanti ai fini
tributari
rimandando
la
definizione
delle
modalità
di
conservazione
all’emanazione di un apposito decreto del Ministro delle Finanze.
Con il D.M. 23 gennaio 2004 recante “modalità di assolvimento degli obblighi
fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione in diversi tipi di
supporto” sono state definitivamente stabilite, ai fini tributari, le modalità di
emissione, conservazione ed esibizione dei documenti informatici e di
conservazione digitale dei documenti analogici.
Questo decreto è stato abrogato e sostituito dal D.M. 17 giugno 2014; le norme
del decreto del 2004 continuano comunque ad applicarsi ai documenti già
conservati alla data del 27 giugno 2014.
La Deliberazione 19 febbraio 2004 n. 11 del CNIPA (Centro Nazionale per
l'Informatica nella Pubblica Amministrazione trasformato in DigitPA – Ente
nazionale per la digitalizzazione della pubblica amministrazione) ha invece
stabilito le regole tecniche di conservazione ed archiviazione dei
documenti.
Le previsioni contenute nella Delibera CNIPA del 2004 sono state sostituite da
quelle del D.P.C.M 3 dicembre 2013, pubblicato in G.U. n. 59 del 12 marzo
2014 S.O. n. 20, ed entrato in vigore l’11 aprile 2014. L’art. 14, D.P.C.M. 3
dicembre 2013 prevede, infatti, un periodo transitorio di 36 mesi (11 aprile
2017) entro il quale dovranno essere adeguati alle nuove disposizioni i sistemi
di conservazione elettronica già esistenti; decorso tale termine la Delibera
CNIPA del 2004 cesserà di avere efficacia.
Fino al completamento del processo di adeguamento potranno ancora essere
applicate le previgenti regole tecniche o, in alternativa, i documenti potranno
essere riversati fin da subito nel nuovo sistema di conservazione.
La normativa primaria di riferimento per le regole relative all’implementazione
dei
sistemi
di
conservazione
sostitutiva
è
individuata
nel
Codice
dell’Amministrazione Digitale di cui al D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82. D.M. 23
gennaio 2004
La
conservazione
elettronica
costituisce
una
possibile
modalità
di
conservazione per la generalità dei documenti rilevanti ai fini tributari,
procedendo mediante Dematerializzazione del supporto cartaceo ovvero
mediante emissione del documento in formato elettronico.
In particolare, le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004 trovano applicazione
con riferimento alle scritture contabili, ai libri, ai registri e a ogni altro
documento rilevante ai fini tributari.
A titolo esemplificativo, la procedura di conservazione elettronica può essere
utilizzata con riferimento ai seguenti documenti:
libro giornale e libro inventari;
registro dei beni ammortizzabili;
registri IVA;
libri sociali;
dichiarazioni fiscali;
fatture.
Ai sensi dell’art. 2, co. 2, D.M. 23 gennaio 2004, “il presente decreto non si
applica alle scritture e ai documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie
nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza
dell’Agenzia delle Dogane”.
Con riferimento all’ambito giuslavoristico si segnala, invece, che specifiche
disposizioni in tema di conservazione elettronica del Libro Unico del Lavoro
sono previste dal D.M. 9 luglio 2008 e dalla Circolare n. 20/2008 del Ministero
del lavoro e delle politiche sociali del 21 agosto 2008.
Per le fatture elettroniche viene, invece, espressamente previsto un obbligo
di conservazione elettronica. Infatti, ai sensi del co. 3 dell’art. 39, D.P.R. n.
633/1972, “le fatture elettroniche sono conservate in modalità elettronica”.
L’obbligo sussiste quindi sia per le fatture elettroniche utilizzate nei rapporti tra
privati sia per le fatture elettroniche emesse nei confronti della Pubblica
Amministrazione (c.d. “fatturaPA”). Questo obbligo è valido sia per il soggetto
emittente che per il ricevente.
A tal proposito si segnala che la nuova formulazione dell’art. 21, D.P.R. n.
633/1972 stabilisce con riferimento ai rapporti tra privati che “l’utilizzo della
fattura elettronica è subordinato all’accettazione da parte del destinatario”. Su
questo punto la Circolare n. 18/E dell’Agenzia delle Entrate del 24 giugno 2014
chiarisce che non è più previsto un obbligo di accordo preventivo considerato
comunque “utile ed opportuno ai fini di un più strutturato scambio di
informazioni tra le parti”).
Con specifico riferimento al requisito dell’accettazione del destinatario la
Circolare chiarisce che “la stampa e la conservazione analogica del documento
ricevuto elettronicamente rappresentano un comportamento concludente per
esprimere l’intenzione del destinatario di non accettare la fattura come
“elettronica” (pur procedendo, viceversa, al suo pagamento e alla sua
registrazione)”.
Si precisa, inoltre, che “nel caso in cui il destinatario non accetti il documento
elettronico, all’emittente non è impedito di procedere all’integrazione del
processo di fatturazione con quello di conservazione elettronica, sempre che la
fattura generata e trasmessa in via elettronica abbia i requisiti di A.I.L.
(autenticità, integrità, leggibilità, n.d.r.) dal momento della sua emissione fino al
termine del suo periodo di conservazione”. Laddove l’emittente trasmetta o
metta a disposizione del ricevente una fattura elettronica, anche se quest’ultimo
non accetti tale processo, “la fattura rimarrà elettronica in capo al primo, con
conseguente obbligo di conservazione elettronica”.
Abrogato Con specifico riferimento alle tempistiche del processo di
conservazione elettronica, l’art. 3, co. 2, D.M. 23 gennaio 2004, prevede che
“il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per
le fatture e almeno annuale per gli altri documenti”.
Abrogato Le fatture elettroniche devono quindi essere sottoposte al processo
di conservazione sostitutiva ogni 15 giorni mentre sussiste un più ampio
termine annuale per le altre tipologie di documenti.
Con riferimento alle modalità di conservazione elettronica dei documenti, il
D.M. 23 gennaio 2004 distingue tra documenti informatici, per i quali sono
altresì disciplinate le modalità di emissione ed esibizione) e documenti
analogici formati ed emessi secondo modalità tradizionali e per i quali la
conservazione elettronica rappresenta una possibilità di
conservazione
alternativa a quella cartacea. Si ricorda che le disposizioni del D.M. 23 gennaio
2004 restano in vigore per i documenti già conservati alla data del 27 giugno
2014 (data di entrata in vigore del D.M. 17 giugno 2014 recante le nuove
modalità di conservazione dei documenti informatici).
Conservazione elettronica dei documenti informatici
Secondo l’art. 3, D.M. 23 gennaio 2004, i documenti informatici rilevanti ai
fini tributari:
hanno la forma di documenti statici e non modificabili;
sono emessi, al fine di garantirne l’attestazione della data, l’autenticità e
l’integrità, con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione
elettronica ;
sono memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel
tempo, purché sia assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di
continuità per ciascun periodo d’imposta; inoltre, devono essere consentite le
funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni degli archivi informatici in
relazione al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla
partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi.
Per riferimento temporale si intende l’informazione, contenente la data e l’ora,
che viene associata ad uno o più documenti informatici; l’operazione di
associazione deve rispettare le procedure di sicurezza definite e documentate,
a seconda della tipologia dei documenti da conservare, dal soggetto pubblico o
privato che intende o è tenuto a ad effettuare la conservazione digitale ovvero
dal responsabile della conservazione nominato dal soggetto stesso. Per
sottoscrizione elettronica si intende l’apposizione della firma elettronica
qualificata.
Con riferimento alla formazione del documento il D.M. specifica che si deve
trattare di documenti statici non modificabili, cioè privi di elementi che ne
possano modificare la presentazione della firma, come macroistruzioni o codici
eseguibili.
Il secondo requisito previsto con riferimento all’emissione del documento
informatico prevede l’obbligo di apposizione del riferimento temporale e della
sottoscrizione elettronica da parte del soggetto emittente al fine di garantirne
l’attestazione della data, integrità e del documento.
Con riferimento alla memorizzazione del documento, il D.M. prevede che i
documenti informatici possono essere memorizzati su qualsiasi supporto a
condizione che ne venga in ogni caso garantita la leggibilità nel tempo, sia
assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun
periodo d’imposta. Inoltre, il sistema di conservazione deve garantire la
possibilità di gestire funzioni di ricerca ed estrazione delle informazioni sulla
base di specifiche chiavi di ricerca.
Infine, si prevede, in relazione alle modalità di esibizione dei documenti
informatici, che il documento deve essere “reso leggibile e, a richiesta,
disponibile su supporto cartaceo e informatico presso il luogo di conservazione
delle scritture, in caso di verifiche, controlli o ispezioni e che il documento
conservato può essere esibito anche per via telematica secondo le modalità
stabilite con provvedimenti dei direttori delle competenti Agenzie Fiscali” (art. 6,
D.M. 23 gennaio 2004).
La prima fase del processo di conservazione riguarda la memorizzazione del
documento informatico che riguarda in concreto il trasferimento del documento
digitale su un qualsiasi supporto (ottico o altro idoneo supporto) che garantisca
la leggibilità nel tempo.
Il procedimento deve quindi essere finalizzato con l’apposizione sui documenti
così predisposti della sottoscrizione elettronica e della marca temporale
effettuata dal responsabile della conservazione ovvero su un’evidenza
informatica che contiene l’impronta degli stessi.
Per marca temporale si intende l’evidenza informatica che consente di rendere
opponibile a terzi un riferimento temporale. Per impronta si intende una
sequenza di simboli binari (bit) di lunghezza predefinita generata mediante
l’applicazione alla prima sequenza di un’opportuna funzione di hash. Per
“funzione di hash” si intende una funzione matematica che genera, a partire
da una generica sequenza di simboli binari, un’impronta in modo tale che risulti
di fatto impossibile, a partire da questa, determinare una sequenza di simboli
binari (bit) che la generi, ed altresì risulti di fatto impossibile determinare una
coppia di sequenze di simboli binari per le quali la funzione generi impronte
uguali. (art. 1, co. 1, lett. m) e n), D.M. 23
La responsabilità della gestione dell’intero processo di conservazione è
affidata al responsabile della conservazione sostitutiva, i cui compiti sono
stabiliti dalla Deliberazione CNIPA del 2004 e dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013.
Conservazione elettronica di documenti analogici
Nel caso in cui si intenda, invece, procedere con la conservazione elettronica
di documenti cartacei, la procedura ha avvio con la memorizzazione della
relativa immagine mediante scansione su supporti digitali e termina con
l’apposizione, sull’insieme dei documenti, della sottoscrizione elettronica e della
marca temporale da parte del responsabile della conservazione, che attesta il
corretto svolgimento del processo.
Ai sensi dell’art. 4, co. 2, D.M. 23 gennaio 2004, il processo di conservazione:
può essere limitato a una o più tipologie di documenti e scritture analogici; deve
in ogni caso essere assicurato l’ordine cronologico delle registrazioni; non deve
prevedere soluzioni di continuità per ogni periodo d’imposta.
Nel caso di conservazione elettronica di documenti analogici originali , il
processo si conclude con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e
della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale per attestare la
conformità di quanto memorizzato al documento di origine.
Per documento analogico originale si intende un documento analogico che
può essere unico e non unico se, in questo secondo caso, sia possibile risalire
al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la
conservazione, anche in possesso di terzi.
Una volta completato il procedimento di conservazione elettronica, i documenti
in formato analogico possono essere distrutti.
Comunicazione dell’impronta all’Agenzia delle Entrate
Ai sensi dell’art. 5, D.M. 23 gennaio 2004 “entro il quarto mese successivo alla
scadenza dei termini stabiliti dal Decreto del Presidente della Repubblica n.
322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui
redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive e all’imposta sul valore
aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove
designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici, trasmette
alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della
conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale”.
Con Provvedimento del Direttore dell’Agenzia delle Entrate 25 ottobre 2010
sono state individuate le modalità per procedere alla comunicazione
dell’impronta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari.
L’Agenzia delle Entrate ha chiarito diversi aspetti, normativi e operativi, relativi
all’invio dell’impronta con la Circolare n. 5/E del 29 febbraio 2012.
L’impronta deve essere formata partendo dal file firmato e marcato
temporalmente e deve poi essere inserita negli appositi campi previsti dalla
comunicazione, in formato xml.
Il tracciato record del file xml relativo alla comunicazione prevede l’indicazione
dei seguenti dati:
dati identificativi del soggetto interessato;
dati identificativi del responsabile della conservazione e del soggetto
eventualmente delegato dal responsabile della conservazione;
indicazione del luogo di conservazione dell’evidenza informatica da cui è stata
generata l’impronta dell’archivio;
elenco dei documenti cui l’impronta si riferisce;
marca temporale relativa all’archivio informatico.
D.M. 17 giugno 2014
NOVITA’
Come anticipato, il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze 17
giugno 2014 ha abrogato e sostituito le disposizioni del D.M. 23 gennaio 2004
con effetto dal 27 giugno 2014.
Principali novità
apportate rispetto alle modalità di conservazione elettronica di cui al D.M. 23
gennaio 2004 sopra descritte.
A tal proposito si ricorda che le disposizioni di cui al D.M. 23 gennaio 2004
continuano ad applicarsi ai documenti già conservati alla data di entrata in
vigore del nuovo decreto, prevedendo la possibilità di riversare detti documenti
in un sistema di conservazione elettronico tenuto in conformità alle disposizioni
del nuovo decreto.
Secondo l’art. 2 del decreto i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno
le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della
leggibilità e utilizzano i formati previsti dal D.Lgs. 5 marzo 2005, n. 82, dai
decreti emanati ai sensi dell’art. 71 del predetto D.Lgs. ovvero “utilizzano i
formati scelti dal responsabile della conservazione, il quale ne motiva la scelta
nel manuale della conservazione, atti a garantire l’integrità, l’accesso e la
leggibilità nel tempo del documento informatico”.
Con riferimento alla conservazione dei documenti informatici l’art. 3 del Decreto
prevede che il processo termini con l’apposizione di un riferimento temporale
opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione e debba essere effettuato
entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della
dichiarazione annuale. Questo elemento costituisce un’importante novità con
specifico riferimento alle fatture elettroniche, per le quali era in precedenza
previsto un obbligo di conservazione su base quindicinale.
In relazione alla dematerializzazione dei documenti e scritture analogici il
decreto
dispone
che
il
procedimento
di
generazione
delle
copie
informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico avvenga ai
sensi dell’art. 22, co. 3, del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82, e termini con
l’apposizione della firma digitale ovvero della firma elettronica basata sui
certificati rilasciati dalle Agenzie fiscali. La conservazione avviene poi secondo
le stesse regole previste per i documenti informatici.
Il Decreto elimina, inoltre, l’obbligo di effettuare l’invio dell’impronta degli
archivi informatici all’Agenzia delle Entrate; il contribuente che effettua la
conservazione elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari dovrà darne
comunicazione nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo d’imposta di
riferimento.
A seguito dell’emanazione di specifici provvedimenti del Direttore dell’Agenzia
delle Dogane e dei Monopoli, gli obblighi previsti per i documenti informatici
rilevanti ai fini delle disposizioni tributari saranno applicabili anche ai documenti
del settore doganale.
D.P.C.M. 3 dicembre 2013
Come anticipato, con l’entrata in vigore del D.P.C.M. 3 dicembre 2013 sono
state introdotte alcune importanti novità in particolare con riferimento agli
aspetti tecnici precedentemente definiti dalla Delibera CNIPA del 2004.
Più precisamente, le nuove regole per la conservazione dei documenti
informatici:
stabiliscono le procedure, le tecnologie e i modelli organizzativi da adottare per
la gestione di tali processi;
sono destinate a sostituire le disposizioni della deliberazione CNIPA n. 11/2004,
ampliando il concetto di memorizzazione dei documenti informatici su supporti
digitali attraverso l’introduzione del “sistema di conservazione”, che assicura la
conservazione a norma dei documenti elettronici e la disponibilità dei fascicoli
informatici;
prevedono indicazioni di dettaglio raccolte in specifici allegati che definiscono in
maniera puntuale il quadro di riferimento dell’attività di conservazione;
introducono alcune innovazioni terminologiche;
prevedono l’obbligo di adozione del manuale della conservazione.
Le nuove disposizioni porteranno di fatto ad un superamento della distinzione
fra conservazione di documenti informatici e conservazione sostitutiva di
documenti analogici, intendendo come documento informatico sia quello
prodotto
mediante
strumenti
informatici
sia
quello
prodotto
mediante
acquisizione informatica di un documento analogico (ad esempio mediante
scansione).
In base alle nuove regole gli oggetti del sistema di conservazione sono definiti
pacchetti informativi.
Ai sensi dell’art. 4 del D.P.C.M. si distinguono in:
pacchetti di versamento (inviati dal produttore al sistema di conservazione);
pacchetti di archiviazione (composti dalla trasformazione di uno o più
pacchetti di versamento secondo le specifiche contenute nell’allegato IV del
decreto e secondo le modalità riportate nel manuale di conservazione);
pacchetti di distribuzione (inviati dal sistema di conservazione all’utente in
risposta a una sua richiesta o in caso di esibizione all’Autorità richiedente).
Le nuove disposizioni prevedono inoltre l’istituzione-definizione di specifici ruoli
prevedendone specifiche responsabilità (es. ridefinizione dei compiti del
responsabile della conservazione) e l’obbligatorietà dell’adozione di un manuale
della conservazione (prevedendo un contenuto minimo del documento).
Inoltre, da un punto di vista organizzativo, il D.P.C.M. prevede la possibilità di
affidare a terzi la procedura di conservazione elettronica. A tal proposito si
ricorda che le pubbliche amministrazioni sono tenute, a differenza dei privati, ad
avvalersi in caso di esternalizzazione dei servizi, di conservatori accreditati
iscritti all’Albo gestito da AgID (Agenzia per l’Italia Digitale).
GRAZIE PER L’ATTENZIONE